huisvesting
Creëer waarde met uw huisvesting Is kantoorhuisvesting slechts een ruimte met een dak waar mensen van negen tot vijf werken of is huisvesting een middel dat kan bijdragen aan de bedrijfsstrategie? Dat laatste kan zeker het geval zijn, maar dan moet wel een aantal bedrijfskundige invalshoeken in acht worden genomen. René P.M. Stevens *
K
ent u als facility manager dat gefrustreerde gevoel om steeds een stap achter te lopen bij de veranderende huisvestingsbehoeften van uw organisatie? Hoe zou u het vinden om een stap voor te zijn in de vorm van het reduceren van kosten maar tegelijkertijd ook het voorstellen van huisvestingsoplossingen die in lijn zijn met de bedrijfsstrategie? Huisvesting is meer dan overheadkosten. Het devies luidt dan ook: transformeer de huisvesting tot een belangrijke troef in de waardecreatie van een organisatie.
Regenboog Huisvesting kan worden vergeleken met een regenboogspectrum. De zeven kleuren van de regenboog zijn altijd aanwezig in wit licht. Echter, alleen door de breking van het licht onder verschillende (invals)hoeken wordt het spectrum zichtbaar. Zo zie je de
bijdrage die huisvesting aan de bedrijfsstrategie kan leveren ook alleen maar als je vanuit bedrijfskundige invalshoeken naar de huisvestingsopgave kijkt.
1
Wees onderscheidend
Organisaties proberen in het krachtenveld van de markt een onderscheidende concurrentiepositie in te nemen. Wat maakt uw organisatie uniek ten opzichte van de concurrentie? Het is de kunst om dat voor zowel de medewerkers als de bezoekers zichtbaar en tastbaar te maken in de huisvesting. Kijk naar de supermarkten: zij verkopen allemaal dezelfde A-merken. Zij proberen zich niet alleen te onderscheiden met prijs en huismerken maar ook met de inrichting van hun huisvesting. Durf je te onderscheiden en laat een ‘me too’-huisvesting achterwege. Het
Huisvesting draagt bij aan bedrijfsstrategie Zeven bedrijfskundige invalshoeken om met huisvesting bij te dragen aan de bedrijfsstrategie. Waardoor het facilitair bedrijf of de corporate real estate-afdeling een stap voor is op organisatorische veranderingen. 1. Wees onderscheidend 2. Van prijs naar waarde 3. Imagebuilding 4. Integreren in plaats van coördineren 5. Teambuilding 6. Innovatie 7. Ontmoeten en samenwerken
32
Facto Magazine nummer 11 november 2010
streven naar een marktconforme huisvesting is meestal alleen maar ingegeven vanuit kosten. Bovendien staat ‘marktconform’ in de regel voor ‘marktuniform’. Zogenaamd marktconforme gebouwen appelleren te weinig aan de beleving van de gebruiker. Zij richten zich op de grote middenmoot, zij zijn voor velen functioneel maar voor nagenoeg niemand onderscheidend.
2
Van prijs naar waarde
Huisvesting vertegenwoordigt de tweede of derde kostenpost op de begroting van een organisatie en heeft een grote invloed op de grootste kostenpost: het personeel. Het gebouw beïnvloedt gedrags- en procesaanpassingen. Leg daarom de focus niet slechts op het reduceren van kosten maar ook op het verhogen van de waarde. Kijk niet alleen naar de hoogte van de huur en de jaarlijkse exploitatiekosten, maar kijk ook naar de intrinsieke waarde die de huisvesting biedt voor de organisatie. De intrinsieke waarde is een persoonlijke (subjectieve) inschatting van de waarde voor de belanghebbende(n). De prijs is ‘slechts’ de marktprijs waarvoor iets kan worden gekocht. Kernvraag is niet: ‘wat is de prijs?’ maar veel eerder: ‘wat is het effect van huisvesting op het gedrag van mensen en welke boodschap communiceert de huisvesting naar de markt?’ En dus hoe levert
huisvesting
Huisvesting is net als een regenboog: het geheel is meer dan de som der delen. de huisvesting toegevoegde waarde voor de organisatie?
3
Imagebuilding
Een organisatie besteedt bij de marketing van haar producten of diensten veel aandacht en zorg aan het creëren van een strategische en onderscheidende concurrentiepositie. Zij stemt communicatie-uitingen (zoals brochures, website, (personeels)advertenties en huisstijl op elkaar af om een congruente, gewenste boodschap te communiceren. Afhankelijk van het type bedrijf kan een organisatie ook de vestigingslocatie, inrichting en buitenkant van haar kantoorgebouw inzetten bij de communicatie. De wijze waarop men gehuisvest is, zegt immers veel over de organisatie; net zoals kleding iets zegt over de persoon die haar draagt. Kleding is naast functioneel vooral een communicatiemiddel. Er is daarbij sprake van ‘dresscodes’. Denk aan slogans als ‘dress for success’ of
‘dress to impress’. Met zijn kledingkeuze geeft de drager impliciet aan met welke groep hij wil worden geassocieerd. Het kantoor is een visitekaartje dat het gewenste beeld kan bevestigen of in duigen kan laten vallen. Weet dus wat u uitstraalt en wilt uitstralen. Huisvesting is daarmee veel meer dan een ‘functioneel onderdak, ze is ook een podium in de huidige beleveniseconomie. Huisvesting maakt tastbaar waar je als organisatie voor staat. Zie ook de site www.officestyles.nl.
4
Integreren in plaats van coördineren
Huisvesting kan worden gezien als een verzameling vierkante meters met een bepaalde gebruikskwaliteit en prijs. In die huisvesting worden bedrijfsprocessen uitgevoerd door medewerkers. Deze componenten kunnen ieder voor zich gecoördineerd worden. We kunnen deze componenten echter ook vergelijken met edelstenen en edelmetalen:
heel waardevol, maar nog waardevoller als we ze integreren in een juweel. Het integreren van mensen, bedrijfsprocessen en huisvesting zal ook leiden tot meerwaarde op alle onderdelen. Huisvestingskeuzen worden dan per definitie afgewogen in de bedrijfskundige kaders van de organisatie.
5
Teambuilding
Gebouwen worden gecreëerd voor mensen om toegevoegde waarde-activiteiten in te verrichten, als medewerker of als klant. Het zijn vooral de zogenaamde ‘zachte’ huisvestingsaspecten die het verschil maken bij verder technisch en functioneel gelijkwaardige gebouwen. Aspecten die iets met je doen als mens. Die emoties oproepen. Emoties zoals je veilig voelen, je op je gemak voelen, trots zijn, geaccepteerd zijn, er samen voor gaan. Zij maken het verschil tussen ‘marktconforme’ doorsneehuisvesting en authentieke huisvesting die de bedrijfsidentiteit van
Facto Magazine nummer 11 november 2010
33
»
huisvesting
een organisatie bevestigt en versterkt. Zachte aspecten hebben met de beleving van het gebouw te maken. Je ziet ze in de regel niet, maar je merkt ze wel. De beleving van de ruimte kan een wezenlijke bijdrage leveren aan de manier waarop medewerkers met elkaar (ver)binden. Om de teamspirit te versterken en om als aantrekkelijke werkgever gezien te worden. Het gebouw als employee benefit dus.
6
Innovatie
Voor veel organisaties is innovatie de enige mogelijkheid om te overleven in de huidige veranderende markt. Innovatie ontstaat doordat mensen de conventionele kennis of de dominante logica uitdagen. Huisvesting kan deze uitdaging maximaal stimuleren door een omgeving te bieden die de dominante logica (bijvoorbeeld marktconformiteit) uitdaagt. In deze veranderende omgeving kunnen noodzakelijke reorganisaties of herschikkingen aan de orde van de dag zijn. Huisvesting is een middel om te
verleiden tot het gewenste gedrag en kan zelf het ‘korset’ zijn om de noodzakelijke veranderingen af te dwingen.
7
Ontmoeten en samenwerken
Een gebouw kent natuurlijke netwerkknooppunten zoals de parkeergarage, fietsenstalling, entree, de wachtruimte voor de lift, de lift zelf, trappenhuizen, toiletten, koffiecorners, kantine/ bedrijfsrestaurant, vergaderruimten, print/kopieerplekken, rookruimte. Op deze knooppunten, waar mensen van verschillende afdelingen elkaar tegenkomen, zijn quick wins te behalen door ze zo in te richten dat ze (prikkelend) uitnodigen voor een spontaan (introductie)gesprek. De kans op een vervolggesprek op de werkplek, in een vergaderruimte of het bedrijfsrestaurant neemt daarmee toe. Onderlinge communicatie tussen medewerkers bevordert samenwerking.
Moraal Een regenboog is meer dan de som van zeven kleuren. Zo is huisvesting
meer dan de som van locatie, vierkante meters, kwaliteit en kosten. De zeven bedrijfskundige invalshoeken laten zien hoe huisvesting kan bijdragen aan de bedrijfsstrategie en hoe u een stap voor blijft. ‹‹
* ir. René P.M. Stevens MBA is algemeen directeur van Atelier V real estate, Amersfoort (www.atelier-v.nl), bureau voor huis vesting, vastgoed en stedelijke ontwikkeling (rene.stevens@atelier-v.nl)