ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

F I N A N C I E R O / E M P R E S A R I A L

“ No hay signo más claro de locura, que repetir lo mismo una y otra vez, esperando resultados diferentes”

Cuando se toma la decisión, o bien, es necesario llevar a cabo un proyecto trascendental en nuestra vida económica, como puede ser: establecer un negocio, estudiar una licenciatura, o proyectar la educación de nuestros hijos, nos enfrentamos a la incertidumbre del cómo hacerlo adecuadamente derivado de nuestro desconocimiento del desarrollo de proyectos.

Es necesario considerar que un proyecto es cualquier intento por llegar a un objetivo específico, mediante:

la realización de tareas relacionadas entre sí, que deben llevar un orden, utilizando de la mejor forma los recursos con que contamos (materiales, humanos y financieros).

Para tener elementos de juicio bien sustentados y posibles de evaluar, debemos aplicar el proceso que establece la Administración de Proyectos y para un conocimiento inicial de lo que trata este tema, tenemos las siguientes definiciones de este:

El estudio de la administración de proyectos se enfoca principalmente a aquellos que implican cumplirlos en el largo plazo, y con una inversión importante de recursos financieros. En referencia a lo que debemos considerar como importante el nivel de recursos invertidos, será correspondiente a la relación de nuestro nivel económico disponible respecto a la inversión, por lo que esta metodología será aplicable a cualquier proyecto, ya sea individual o empresarial.

Al hablar de administración, se deben tener contempladas las etapas de esta, teniendo a la planeación inicialmente, donde hay que establecer los objetivos y darles secuencia a las demás etapas.

El objetivo deberá:

“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. ” (Baker, 1999).

La administración de proyectos es una metodología usada a nivel mundial, por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. También significa llevar una gestión equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. El volumen de trabajo, las variables y los requisitos cada vez más complejos, han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. De acuerdo con el PMI (Project Management Institute).

estar bien definido ser alcanzable y medible teniendo un resultado o producto esperado.

Cinco fases de la administración de proyectos 1. Inicio 2. Planeación 3. Ejecución 4. Control 5. Conclusión

Para tener mayor certeza en el logro de los resultados esperados, se requiere de un cambio de mentalidad y actitud, para implementar procesos de calidad que implican cumplir con los requerimientos del proyecto y del cliente, las escuelas japonesas hacen referencia a los círculos de calidad para lograr, entre otros puntos, la reducción de costos, presencia y permanencia en el mercado y la generación de empleos. Lo anterior necesitará de un mayor esfuerzo, de invertir tiempo en capacitación, en estudiar y aprender lo necesario.

Es razonable pensar que esto requiere de mayor inversión al inicio del negocio, y es correcta esta apreciación, en este sentido las estadísticas también muestran, que quienes hacen esta inversión inicial, tienen un 90% más probabilidades de éxito.

Cualquier proyecto deberá tener un tiempo perfectamente establecido, esto es, fecha de inicio y fecha de término, o en su caso, tiempo máximo de duración, lo que nos permitirá imponer un límite en el tiempo que dedicaremos a este y podremos analizar en su caso, las desviaciones que se puedan presentar y tomar las decisiones necesarias, ya sean preventivas o correctivas, y, en su caso, evaluar la conveniencia de seguir adelante con el proyecto o no.

Es fundamental identificar al cliente objetivo, entendiendo como tal, hacia quién va dirigido el producto y/o el servicio, ya que este será parte primordial en la definición de las características del proyecto y deberán acordarse con este, entre otras variables, el tiempo y el presupuesto destinado al proyecto.

La incertidumbre y el riesgo influirán en la vida del proyecto como consecuencia del largo plazo en el que generalmente se desarrolla un proyecto de negocio, inclusive si fuera a corto plazo, y estas variables deberán ser presupuestadas y analizadas. Otros conceptos que pueden afectar el desarrollo o cumplimiento de nuestro proyecto, pueden ser el ambiente laboral, la situación política, aspectos sociales, legales o de producción, entre otros.

Los factores de éxito son el alcance, el costo y el programa; donde el primero será la cantidad total de trabajo que se deberá realizar, el costo será el dinero asignado de acuerdo con el presupuesto previamente realizado, y el programa, será la relación detallada de cada una de las actividades que se deberán hacer para alcanzar el objetivo propuesto.

Se puede delegar parte del trabajo asignando a un responsable directo, el cual a su vez integrará los equipos de trabajo en caso de ser necesario, determinando las responsabilidades particulares por

cada grupo de actividades y así evitar que al llegar la fecha del evento o el término del proyecto alguno de los responsables no haya llevado a cabo su tarea adecuadamente, lo que nos obligaría tener que resolver el contratiempo de manera urgente con detrimento económico, tiempo y de resultados.

El programa de trabajo para tener mayor probabilidad de éxito, deberá ir acorde con el detalle de las actividades, establecerse en un diagrama de red, el cual se dará a conocer a todos los involucrados y que estos sepan interpretarlo adecuadamente, para “hablar un mismo idioma” y determinar en qué momento se deben iniciar estás actividades y cuánto tiempo se tiene para llevarlas a cabo, puede ser que algunas de estas, se puedan adelantar o retrasar, sin afectar el desarrollo del proyecto y evaluando el impacto en el costo que tendría esa decisión. El diagrama deberá mostrar cuáles son las tareas interdependientes y el orden necesario de las actividades.

Es necesario siempre considerar en relación con el tiempo, tres posibilidades:

Tiempo Normal. - El considerado inicialmente y el esperado en circunstancias naturales.

Tiempo Óptimo. - El menor tiempo estimado

Tiempo Pésimo. - Aquel que se podría presentar si las cosas se salen de control.

Recordando el proceso administrativo, Planear y Controlar, serán claves en cualquier actividad de nuestra vida, porque al estimar lo que vamos a hacer antes de llevarlo a cabo, nos permite visualizarlo, y al aplicar el control (comparando lo estimado contra lo real), nos dará bases suficientes para tomar las mejores decisiones.

Conclusiones

La Administración de Proyectos al ser una metodología aplicada a nivel mundial, garantiza la preparación y capacidad de los profesionales que puedan y quieran certificarse como PMP, Project Management Professional (Administrador Profesional de Proyectos), para prestar sus servicios en diferentes áreas de especialización y la certificación al ser internacional les dará la posibilidad de ser considerados ante el registro del PMI Project Management Institute (Instituto de Administración de Proyecto).

La base de estudio es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK); la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

En esta siguiente liga puedes encontrar más información.

Al tener proyectos en nuestra vida privada y de negocios y la constante complejidad para sostener o desarrollarlos tanto a nivel nacional como internacional como consecuencia de las variables económicas derivadas de las crisis sanitarias y financieras presentes, aunadas a la incertidumbre de cuándo podrá “regularizarse” la actividad económica, se hace indispensable el desarrollar y sostener cualquier proyecto integrando especialistas en las diferentes áreas y en consecuencia contar con un administrador de proyectos, que permita a los dueños de negocios, socios o accionistas tomar las mejores decisiones para proteger y optimizar su patrimonio.

Cuiden sus finanzas y su salud.

En caso de requerir asesoría referente a este tema o de cualquier comentario al respecto, estamos en contacto.

Deseándote éxito y salud...

S o b r e e l A u t o r : C . P . Y M . D . F . J O S É L U I S A R R O Y O A M A D O R

Consultor financiero, fiscal y contable jlarroyoa@audaciacorporativafiscal.com