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GOREHCO. Revista de Divulgación en Gestión Pública de la Región Huánuco.

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ENFOQUE DE MACRO PROCESOS SOBRE UNA ARQUITECTURA ORIENTADA A REGULACIONES PARA LA PLATAFORMA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO DE LA REGIÓN HUÁNUCO. Dr © MSc. Aland Bravo Vecorena e-mail: abravo@regionhuanuco.gob.pe

RESUMEN: El Gobierno Regional Huánuco ha iniciado el proceso de implementación de Simplificación Administrativa como un preámbulo a la fase de análisis y diseño de la Plataforma Regional de Gobierno Electrónico impulsado por el ONGEI-PCM, el CNC-MEF y la SGDIS-GRPAPT-GRH. Para lograr con éxito este objetivo, se plantea la implementación de la Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) que es una propuesta de mejora al Modelo de Sistema Viable (MSV) concebido por el Dr. Stanffor Beer en 1987, que trata sobre una plataforma de Cibernética Organizacional Telemática que unifica a través de los macro y supra procesos, el modelo biológico planteado a los enfoques tradicionales de organización (TUPA, MAPRO, CAP, ROF, MOF, PIA, etc.); como resultado se muestran mejoras en los enfoques de procesos utilizados en las Tablas ASME-VM, Diagramas de Bloque y Costeos ABC antes y después de utilizar el enfoque AOR-MSV.

2 ESTADO DEL ARTE 2.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES Para entender el modelo de la AOR-MSV, debemos remontarnos a los Sistemas y Aparatos del Cuerpo Humano. Desde el punto de vista biológico, un Sistema es un conjunto de órganos relacionados que trabajan en una actividad general y están formados principalmente por los mismos tipos de tejidos. Un Aparato es un conjunto de sistemas que cumplen una función común y más amplia. Estos pueden ser el aparato locomotor, constituido por los sistemas muscular, esquelético, articular y nervioso.

PALABRAS CLAVE: Se sugiere no más de cuatro palabras o frases cortas en orden alfabético, separadas por comas, que representen su reporte.

1 INTRODUCCIÓN La Arquitectura Orientada a Regulaciones AOR es una mejora al Modelo de Sistema Viable MSV y tiene como finalidad diseñar y diagnosticar la viabilidad de una organización social a través del paradigma de marcos regulatorios, mediante el cual dicha organización adquiere habilidades para responder a estímulos no previstos y ante los cuales puede desarrollar, aprender y adaptar nuevos enfoques metodológicos y tecnológicos para asegurar su supervivencia en el tiempo. La AORMSV intenta inyectar flexibilidad regulatoria para garantizar un auto organización en medio de cambios de su entorno. La AOR-MSV representa un modo de entendimiento de las organizaciones humanas distinto al de la administración tradicional, caracterizado por modelos jerárquicos y reduccionistas. La AOR fue creada como respuesta a una mejora del modelo MSV, para concebir una alternativa científica real para el estudio de organizaciones de actividad humana, bajo la premisa de cumplir con la condición de sostener su viabilidad enmarcada en regulaciones como único requisito. El propósito es descentralizar las funciones administrativas en los cinco mecanismos constituidos a partir de los subsistemas base del MSV, tales como: Sistema 1 – Generador del Producto, Sistema 2 – Apoyo y Servicio, Sistema 3 – Control, Sistema 4 – Estudio del Entorno, Sistema 5 – Diseños de Política.

Figura 1. Sistemas Fundamentales del Cuerpo Humano.

N°

Detalle de los Sistemas Humanos 1 Sistema Muscular 2 Sistema Óseo 3 Sistema Respiratorio 4 Sistema Digestivo 5 Sistema Excretor o Urinario 6 Sistema Circulatorio 7 Sistema Hormonal o Endocrino 8 Sistema Nervioso 9 Sistema Reproductor 10 Sistema Inmunológico

Ente Humano Detalle de los Servicios del Cuerpo Humano Servicio de Gestión Motriz Corporal Servicio de Protección Física Corporal Servicio de Intercambio Gaseoso Servicio de Conversión de Insumos en Nutrientes Servicio de Extracción de Desechos Metabólicos Servicio de Transferencia de Nutrientes y Oxígeno Servicio de Regulación del Crecimiento y Reproducción Servicio de Detección, Análisis y Respuesta Servicio de Replica Simétrica Servicio de Patrullaje y Preservación

Figura 2. Servicios de los Sistemas del Cuerpo Humano.

La Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) utiliza el enfoque del Modelo de Sistema Viable (MSV) para articular las unidades orgánicas de una institución.

Que en este trabajo de investigación aplicada, se adecuó al modelado institucional del Gobierno Regional

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Huánuco, con motivo de la implementación de la plataforma de Gobierno Electrónico. Los componentes del Modelo AOR-MSV se dividen en:

estandarización de los documentos que se generen a partir del modelo, junto con un sistema en línea. Se propondrá crear redes de conocimiento con reuniones periódicas.

Sistema 5 – Política: Función política, se encarga de definir la identidad de la organización. Después de recoger toda la información que le llega a la institución, define sus políticas y estrategias, con el objetivo de balancear las demandas de las diversas partes de la organización y dirigir la organización en su totalidad.

Este componente utiliza las directivas establecidas como base para establecer las estrategias de los demás sistemas.

Sistema 1 – Operación: Función de Operación, que hace posible que la organización genere sus productos o servicios. El resto de los sistemas del dos al cinco, tienen como misión servir al Sistema Uno. Es un sistema que contiene varias actividades primarias. Cada actividad primaria del sistema 1 es en sí mismo un sistema viable, debido a la naturaleza recurrente de sistemas según lo antes descrito. Esto se refiere con realizar una función que implementa por lo menos una parte clave de la transformación de la organización. Este modelo y las estrategias se deben desarrollar en los procesos misionales, en conjunto con los colaboradores.

Se espera poder incluir las sugerencias de estos.

Sistema 4 – Inteligencia: Función inteligencia, este sistema debe contribuir a crear un contexto apropiado en la organización a fin de prever escenarios de acción que respondan a retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el “afuera y el mañana”, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno. Está enfocado en el futuro y el mundo externo de la organización, y es el componente responsable de observar externamente el ambiente para monitorear como la organización se adapta con él para mantenerse viable. Este componente analizará la coherencia entre el modelo de las unidades orgánicas propuestas y el Plan Estratégico Institucional para asegurar el cumplimiento de las políticas.

Sistema 3 – Control (Cohesión y Sinergia): Función de cohesión, es el responsable de la estabilidad interna de la organización. Éste sistema es el encargado de velar por lo interno y el ahora, proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema.

Solamente y por excepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a acuerdo, el control por parte de la función de cohesión debe ser ejercido. Está enfocado en el presente y la organización interna a la que monitorea usando el S3* de Monitoreo. Representa las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema, y para proveer de una interfaz con los sistemas 4 y 5. La información que se genere a partir del modelo, se asegurará en un procedimiento, que aportará a concretar la estrategia de largo plazo.

Figura 3. Concepción del Modelo de Sistema Viable.

En las Figuras 3 y 4, se detalla el diseño organizacional del MSV, el cual permite a un directivo organizacional dirigir su mirada hacia los componentes internos y las relaciones externas de una organización, permitiendo organizar el trabajo y elaborar mecanismos de coordinación organizacional.

Sistema 3* – Monitoreo: Se generarán indicadores de gestión alineados con el Plan Estratégico y el Modelo de Desarrollo y Desempeño Institucional, los cuales se aplicarán en las actividades, asimismo se plantearán auditorías de conocimiento para asegurar la continuidad y el mejoramiento del modelo.

En suma es un proceso de observación que permite crear y percibir las organizaciones como algo tangible. Como toda observación, requiere un planteamiento de observación, una epistemología que dirija la mirada y concretice una organización. Esta epistemología no es única, sino que puede variar, por ello hablamos de epistemologías las cuales encontramos en los diferentes enfoques, teorías y modelos de la Teoría de Organizaciones.

Sistema 2 – Coordinación: Función de Coordinación, se ocupa de las actividades de coordinación, siendo su principal función amortiguar las oscilaciones que se producen como consecuencia del funcionamiento de las operaciones elementales contenidas en el Sistema Uno y sus interacciones.

Representa los canales de información y los cuerpos que permiten las actividades primarias en el sistema 1, comunicarse entre sí. Esto permite que el sistema 3 supervise y coordine las actividades dentro del sistema.

Se utilizará la gestión documental para garantizar la

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En la medida que estas epistemologías incluyan o no determinados elementos, se sabrá el potencial de la organización.

 Es en este momento cuando los Sistemas de Información adquieren un rol. Pero no es que los enfoques, teorías y modelos incluyan Sistemas de Información, sino que lo que permiten es describir o considerar componentes informacionales dispuestos en redes estructuralmente dispersas.

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Luego serán otros análisis los que conviertan estos componentes y redes en sistemas y tecnologías concretas. Tales análisis involucran los sistemas de información con el soporte de las tecnologías de información y comunicación.

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Recursividad, que busca reconocer el potencial de trabajar en niveles de desagregación de información; Flujos de información, que busca identificar el aspecto informacional; Retroalimentación, que busca identificar ciclos de información que faciliten la toma de decisiones que en suma justifica un Sistema de Información; Inserción del Sistema de Información, que busca describir la facilidad manifiesta de la epistemología de insertar un Sistema de Información como objeto organizacional; y, Alcance de las redes, que busca identificar la capacidad de la epistemología de representar una organización dispersa como una red intra e inter organizacional.

En las Figuras 5 y 6 se muestra la aplicación de la AORMSV en el modelado de los Macro Procesos del Gobierno Regional Huánuco, en base al modelo más organizativo más avanzado conocido a la fecha.

Figura 5. Modelado AOR-MSV del GRH. Ente Institucional Detalle de los Macro Procesos Detalle de los Macro Servicios 1 Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Servicio de Atención a Usuarios 2 Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Servicio de Mejora de Infraestructura 3 Macro Proceso de Comunicación Organizacional Macro Servicio de Comunicación GRH - Academia - Empresas 4 Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas Macro Servicio de Capacitación Especializada 5 Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional Macro Servicio de Gestión de Activos Institucionales 6 Macro Proceso de Mejora Contínua Macro Servicio de Mejora Contínua Institucional 7 Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional Macro Servicio de Evolución Sistémica Organizacional 8 Macro Proceso de Coordinación Organizacional Macro Servicio de Cadena de Mando Institucional 9 Macro Proceso de Recursividad Sistémica Macro Servicio de Supervivencia Institucional 10 Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio Macro Servicio de Preservación de Identidad

N°

Figura 4. Representación del MSV en Bloques Funcionales de Sistemas 1 al 5.

La razón por la que se utilizó la AOR-MSV como técnica en el modelado de los Macro Procesos, se debe a que el modelo organizacional más perfecto es similar a la del Cuerpo Humano, el cual es analizado bajo los siguientes parámetros:  

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Figura 6. Detalle de los Macro Procesos del GRH.

Se aprecia la analogía con el sistema nervioso en el cuerpo humano, que comunica los diversos órganos con un enfoque de recursividad y viabilidad en un contexto regulatorio.

Idea predominante, que busca identificar cuál es él o los conceptos que guían el planteamiento epistemológico; Simpleza esquemática, que busca reflejar en qué medida la representación visual del enfoque, teoría o modelo permite generar esquemas comprensibles que faciliten un diseño organizacional y faciliten la derivación de un modelo de Sistema de Información; Jerarquía-coordinación organizacional, que busca identificar la base de una red de componentes de información distribuida por la organización;

3 RELACIÓN ENTRE LAS ORGANIZACIONES CON LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TIC) Existen varios enfoques que intentan relacionar la estructura organizativa de las instituciones con las tecnologías de información y comunicación implantadas.

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En esencia existen dos enfoques: El primero en base a modelos conceptuales teóricos, investigación teórica; la segunda en base a la observación del impacto de determinadas tecnologías en el amplio mundo organizacional.

Tecnologías de Información y Comunicación

Diagnóstico Características del Sistema

Estado Actual

Base de Datos

No Existe

Lenguaje de Programación

Uso Deficiente u Obsoleto

En Uso Normal

Sistema Operativo del Servidor

Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Macro Proceso de Recursividad Sistémica

Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

Macro Proceso de Mejora Contínua

Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional

Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Macro Proceso de Comunicación Organizacional

1 Sistema de Caja 2 Sistema de Trámite Documentario 3 Sistema de Inserción e Inducción Laboral 4 Sistema de Aprendizaje Virtual 5 Sistema de Tesorería 6 Sistema de Escalafón 7 Sistema de Planilla 8 Sistema Electrónico de Contratación del Estado (SEACE) 9 Sistema de Inventario del Mobiliario Institucional 10 Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) 11 Programa de Declaración Telemática (PDT) 12 Sistema de Logística 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (INFOPRAC y SAGU) 14 Sistema de Confrontación de Operaciones Auto Declaradas (COA)

Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

Sistemas y Tecnologías de Información de Soporte a los Macro Procesos del Gobierno Regional Huánuco

Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°

Macro Procesos del GRH

En la Figura 9, se listan algunos de los Sistemas Telemáticos aún no existentes, que darán soporte a los macro procesos AOR-MSV del GRH, tales como:  Sistema Anti Denegación de Servicios  Sistema de Análisis y Gestión de Tráfico  Sistema de I-Cache  Sistema de Detección y Prevención de Intrusos  Sistema de Seguridad de Aplicaciones WEB  Sistema de Gestión de Seguridad Unificada  Sistema de Gestión de Uso de Internet  Sistema Unificado de Auditoria de Seguridad  Sistema de Red de Campus de Gobierno Electrónico  Sistema de Video conferencia y Telepresencia  Sistema Contendor en Clusters del Centro de Datos  Sistema de Almacenamiento en Nube  Sistema de Virtualización en Nube  Sistema de Gobierno Electrónico

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Figura 7. Sistemas de Información Soporte AOR-MSV.

1 1

1

1

1

1

Total

0

2-Coordinación

2

7 1 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1

1 1

3*-Monitoreo

Total

2-Coordinación

3*-Monitoreo

3-Control 1

3-Control

3 1 1

4-Inteligencia

3

4 EXPECTATIVA, CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Apoyo

5-Política

2 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0

5-Política

1

Total

1

2-Coordinación

3-Control

0 Proceso de Elaboración de Documentos de Gestión Proceso de Actualización de Documentos de Gestión Proceso de Aprobación de Documentos de Gestión Proceso de Apoyo en Políticas de Gestión Proceso de Mejoramiento de Procedimientos Administrativos Proceso de Formulación de Estudios de Ingeniería Telemática Proceso de Gestión de Proyectos Proceso de Mesa de Ayuda Proceso de Operación y Mantenimiento del Centro de Datos Proceso de Seguridad de la Información Proceso de Respuesta a Incidencias Proceso de Autoevaluación y Mejora Contínua

3*-Monitoreo

4-Inteligencia

Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Coordinación Organizacional SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Mejora Contínua SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Mejora Contínua SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Mejora Contínua SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Coordinación Organizacional SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Servicio al Usuario SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Servicio al Usuario SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Recursividad Sistémica SGDIS-GRPPAT Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Nombre del Proceso

5-Política

Nombre del Macro Proceso

4-Inteligencia

Tipo de Proceso Operativo

Estratégico Unidad Orgánica

3 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0

1 1 1

Se espera con expectativa implementar los Sistemas y Tecnologías de Información necesarios para adecuada gestión organizativa para las unidades orgánicas centralizadas y descentralizadas del Gobierno Regional Huánuco, de tal forma que su aplicación sea de utilidad tanto para usuarios internos como externos.

Figura 8. Mapeo Macro Procesos AOR-MSV del GRH. Tecnologías de Información y Comunicación

Diagnóstico Estado Actual

Características del Sistema

Base de Datos

Se concluye que la AOR-MSV es la técnica más avanzada en lo que se refiere al mapeo organizacional de sistemas complejos, y su aplicación en el contexto de los macro procesos del Gobierno Regional Huánuco ha permitido refinar y repensar las conexiones entre las diversas unidades orgánicas, sistemas y aparatos de la institución pública a nivel de gobierno regional.

Sistema Operativo del Servidor

No Existe

En Uso Normal

Uso Deficiente u Obsoleto

Lenguaje de Programación

Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Macro Proceso de Recursividad Sistémica

Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

Macro Proceso de Mejora Contínua

Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional

Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Macro Proceso de Comunicación Organizacional

15 Sistema Anti Denegación de Servicios 16 Sistema de Análisis y Gestión de Tráfico 17 Sistema de I-Cache para agilizar el Acceso a Internet 18 Sistema de Detección y Prevención de Intrusos 19 Sistema de Seguridad de Aplicaciones WEB 20 Sistema de Gestión de Seguridad Unificada 21 Sistema de Gestión de Uso de Internet 22 Sistema Unificado de Auditoria de Seguridad 23 Sistema de Red de Campus de Gobierno Electrónico 24 Sistema de Video conferencia y Telepresencia 25 Sistema Contendor en Clusters del Centro de Datos 26 Sistema de Almacenamiento en Nube 27 Sistema de Virtualización en Nube 28 Sistema de Gobierno Electrónico

Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

Sistemas y Tecnologías de Información de Soporte a los Macro Procesos del Gobierno Regional Huánuco

Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°

Macro Procesos del GRH

Y

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Como recomendación para proyectos futuros, un adecuado modelo organizacional permitirá reducir costos de implementación y/o de operación y mantenimiento de sistemas de Gobierno Electrónico que sean realmente útiles y necesarios a la institución. El punto de unión de las TICs con los sistemas organizacionales, nos lo brinda la AOR-MSV que se orienta al contexto regulatorio vigente.

1 1 1 1 1 1

Figura 9. Listado de Sistemas Telemáticos del GRH. Para el caso de la implantación de las TIC vía los sistemas de información telemáticos en el Gobierno Regional Huánuco, se ha optado por un enfoque conjunto entre los mejores modelos teóricos de cibernética organizacional basada en la MSV conjuntamente con las mejores experiencias tecnológicas contemporáneas a la fecha existentes tales como la Plataforma de Gobierno Electrónico en Nube basado en Procesos con estándares regulatorios en base al enfoque de la AOR, llevándonos a la propuesta integral AOR-MSV, el cual nos permitirá un enfoque más ajustado a la realidad que cubra con las necesidades de las diversas unidades orgánicas, partiendo de la información, procesándola a través de sistemas de información, con el soporte de tecnologías de información y comunicación.

5 REFERENCIAS A. Bravo Vecorena, “Propuesta de una Arquitectura Orientada a Regulaciones para el Mejoramiento de la Gestión Empresarial en las PYMES”, Disertación de Tesis Doctoral en Gestión Empresarial, UNHEVAL. Vol. 47. No 5. pp 857-863. - Jul 2013.

[2] A. Bravo Vecorena, Victor Rojas Cerna, Alberto Soto Lock, ”J2EE Platform Adaptation to Build a Monitoring and Diagnostic System of AC Motor Faults using Wavelets and TPM”, TECNIA 17, pp. 17 (2), 2007.

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