BUEN MANEJO CONTABLE = BUEN MANEJO CONTABLE = ESTAR AL DÍA CON EL NEGOCIO

Los avances tecnológicos han permitido que las cuentas dejen de ser anotadas en un cuaderno para trabajar en un software contable, capaz de arrojar estadísticas y pronósticos basados en el día a día del negocio; lo que funciona para identificar un ritmo de progreso y fortalecer el control.

S eñor ferretero, para elaborar una estructura financiera es fundamental organizar la operación de la ferretería relacionada con la estructura de la parte financiera, los costos y las ventas, el manejo de cartera, los créditos con los clientes, el pago de los proveedores, plazos, contratación de empleados, costos fijos, etcétera; también, es clave identificar la forma de controlar el inventario porque ese puede ser el fuerte o la debilidad de un negocio distribuidor de productos.

estruCturar la ContaBilidad

Según Olga Lucía Peña, Contadora Pública de la Universidad Externado de Colombia y asesora independiente para Pymes: “Es recomendable que las empresas con grandes manejos de inventario trabajen con su propio sistema contable porque el desorden les puede generar muchas pérdidas. Todo se concentra en un sistema que integra y entrega unos estados financieros que le dicen cuál es su utilidad, estado de deudas, o cartera, porque toda la información está registrada”.

Estar al día implica tener registro de todas las actividades del negocio y los costos que se derivan de toda su operación. “Los empresarios deben tener claros los costos que tengan que ver con la administración, los gastos fijos, el alquiler, los servicios públicos, el personal vinculado; porque eso se debe pagar mensualmente, se venda o no se venda”, advierte Peña.

Los procesos contables abarcan principalmente el registro, manejo y actualización permanente de: cuentas; débitos y créditos; cargos y créditos a las cuentas que tenga la empresa; llevar las cuentas de los activos; las de pasivo y capital; registro de todas las operaciones; y manejo de cuentas por cobrar y pagar, entre otros.

tenga en Cuenta:

u Cuando se inicia un negocio y se desconocen los procesos de contabilidad, es prudente contratar a un asesor contable para realizar el análisis financiero de su negocio.

u Para organizar una estructura contable se deben presentar toda la documentación relacionada con facturas de venta y compra de proveedores.

u Se conoce como soporte contable al documento físico que prueba un hecho económico.

u Los comprobantes de egresos son los que evidencian el pago de una factura y van firmados por quien recibe el ingreso.

u Los balances financieros funcionan para conocer cómo está operando el negocio, si tiene pérdidas o utilidades; no hay otra forma de conocer la situación financiera del negocio si no se tienen balances que indiquen si está ganando o perdiendo, lo que ayudará a tomar decisiones financieras. Se reportan anualmente a la Cámara de Comercio.

u Para vincular a una persona como empleado se debe: realizar un contrato laboral, afiliarlo al sistema de seguridad social (eps, pensión y riesgos profesionales).

Además, se le deben consignar las cesantías, intereses, prima de servicios y vacaciones.

Contratación formal de empleados ¿cuánto cuesta?

u Salario mínimo legal vigente: $566,700 pesos u Auxilio transporte: $67,800 pesos u Afiliación al sistema de seguridad social: $ 119,200 pesos, ello implica:

8,5% aportes destinados a salud

12% aportes a pensión

0,522% ARP (porcentaje de riesgo mínimo) u Mensualmente a una empresa le cuesta: $892,300 pesos.

saBía que

En el mercado existen diversos tipos de software contable para aquellos ferreteros que buscan sistematizar su operación contable, algunos pueden alquilarse en tarifas mensuales que oscilan entre los $65,000 pesos y $100,000 pesos.