Manual para organizar un evento
1.
RESERVA UN ESPACIO
Reserva un aula, hall, comedor.
Departamento: eventos
Ana Mezquita y Thäis Mas-Sardá
Hay que hacer la reserva con al menos 24 horas de antelación; si no, llama directamente al departamento. Reserva de salas y espacios: para aulas, salón de grados, aula magna (auditorio), sala de conferencias, peceras, etc. Reservas cafetería: Vip y otros espacios de cafetería. Aparte tienes que rellenar el parte de cafetería y entregarlo al menos el día de antes.
Ana Mezquita: a.mezquita@ufv.es - Extensión 1286 Thäis Mas-Sardá: t.massarda@ufv.es - Extensión: 1287
Intranet
COMUNÍCALO
2.
Invitaciones institucionales, comunicación interna y externa
Departamento: Comunicación y RR.EE. Macarena Botella, Ana Arenas, Javier Jiménez, Íñigo Urquía y Beatriz Gutiérrez Comunicación interna:
a. Newsletter interna semanal: manda la información al menos con una semana de antelación b. Pantallas de los pasillos y cafetería c. Manteles de bandejas de cafetería – eventos - a.mezquita@ufv.es
Comunicación externa:
a. Información a medios: Ana Arenas – comunicación@ufv.es b. Newsletter externa semanal c. Web de comunicación institucional d. Redes sociales: social team – a través del equipo de Social Media la información se distribuye segmentada por distintos perfiles UFV coordinados por este departamento.
Macarena Botella: m.botella@ufv.es - Extensión 1371 Equipo: comunicacion@ufv.es
3.
ORGANIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Departamento: eventos
1. Manteles azules para cubrir las mesas 2. Meseros para los nombres de los ponentes 3. Banderas – tanto en el Aula Magna como en la Sala de Grados, hay banderas. Si tu actividad es en otra sala y las necesitas, escribe a comunicación@ufv.es para que te indiquen cómo proceder. 4. Agua, copas y jarras para los ponentes 5. Catering 6. Protocolo del acto: asesoramiento del protocolo – departamento de comunicación 7. Fotografía: solicitar a comunicación@ufv.es
Ana Mezquita: a.mezquita@ufv.es - Extensión 1286 Thäis Mas-Sardá: t.massarda@ufv.es - Extensión: 1287
4.
OTRAS NECESIDADES...
1. Diseño de cartelería o invitaciones no institucionales (Unidad de diseño.) - José Damián Pecci y Yolanda Palazón (ext. 1235) 2. Iluminación y riego del jardín: Jesús Caminero - Ext. 1270 3. Si necesitas más focos, micros o cámaras - Ricardo León (Laboratorios periodismo) - Ext. 1583 4. Regalo institucional para los ponentes – Eventos 5. Taxi para los ponentes – Intranet. 6. Reserva aparcamientos: Juan Carlos Miranda - j.miranda@ufv.es - Ext. 1328
GRABAR LA ACTIVIDAD Según la actividad: 1. Actividad de interés pedagógico - Sergio Saldaña (ItunesU) - s.saldana@ufv.es - Ext. 1248 2. Video-reportaje: Javier de la Rosa (Mirada21) - j.delarosa@ufv.es - Ext. 1595 3. Productora externa - Alejandro Gala (Productora UFV): a.gala.prof@ufv.es - Ext. 1433 4. Aula Magna, lo graban desde informática (Héctor Molina) - h.molina@ufv.es - Ext. 1322 5. Medios de comunicación: si se ha mandado convocatoria a medios puede ser que algún medio de comunicación venga a grabarlo. Posteriormente le puedes solicitar los videos al departamento de Comunicación.
GUÍA RÁPIDA Eventos
Thaïs y Ana Mezquita
1287
Comunicación
Macarena Botella
1371
Diseño
José Damián Pecci y Yolanda Palazón
1235
iTunesU
Sergio Saldaña
1248
Mirada21
Javier de la Rosa
1595
Productora UFV
Alejandro Gala
1433
Informática
Héctor Molina
1322
Electricidad, riego, iluminación
Jesús Caminero
1270
Laboratorios
Ricardo León
1583
Exteriores, aparcamientos
Juan Carlos Miranda
1328