![](https://assets.isu.pub/document-structure/230810035557-97287de6d949b77462367c2089ccef66/v1/16b3e4ce66130ebfa01015020e7ece56.jpeg?width=720&quality=85%2C50)
9 minute read
RANCANGAN AKTUALISASI
from Optimalisasi Edukasi dan Informasi Tata Cara Pndaftran Online Pasien Lama rawat jalan Poliklinik THT
3.1 Identifikasi Isu
Dalam proses perancangan aktualisasi dibutuhkan identifikasi isu yang terjadi di dalam unit kerja, yang kemudian ditapis untuk mendapatkan isu utama yang diangkat dan dicari gagasan ide pemecahanya. Identifikasi isu dilihat dari permasalahan yang berkaitan dengan peran dan kedudukan ASN di unit kerja masing-masing. Permasalahan yang penulis temukan selama bekerja di unit kerja antara lain sebagai berikut :
Advertisement
1. Pasien BPJS tidak memperpanjang rujukan dari faskes tingkat 1 / faskes tingkat 2 saat kembali berobat ke poliklinik.
Berdasarkan pengalaman pada saat melayani pasien yang ingin berobat kembali pada poliklinik tujuan, dalam 1 hari pelayanan biasanya terdapat 1-3 pasien BPJS yang tidak memperpanjang rujukannya dari faskes 1 ataupun faskes 2 sebelum pasien melakukan pendaftaran ke poliklinik yang dituju.
Pasien BPJS seharusnya memperpanjang rujukan setiap 3 bulan sekali, dimana masa berlaku rujukan tertera pada surat rujukan pasien yang diberikan oleh faskes 1 atau faskes 2. Pasien yang belum memperpanjang rujukan nya, akan terdeteksi oleh sistem BPJS seperti yang ada pada gambar di bawah ini.
Gambar 3. 1 Informasi Rujukan Pasien
Apabila pasien BPJS tidak memperpanjang rujukan, tentunya akan berpengaruh kepada pelayanan pasien sendiri. Pasien tidak dapat mendaftarkan diri dengan menggunakan BPJS, karena di dalam sistem BPJS nantinya tidak akan muncul data pasien tersebut. Dalam hal ini penyebab pasien tidak memperpanjang rujukannya adalah dikarenakan ketidaktahuan informasi yang dimiliki pasien, atau pasien yang lupa dan tidak melihat tanggal berakhirnya rujukan tersebut. Sehingga apabila pasien BPJS ingin tetap berobat dengan menggunakan BPJS, pasien harus terlebih dahulu memperpanjang rujukannya kemudian kembali mendaftar online untuk berobat ke poliklinik tujuan. Namun apabila pasien ingin tetap berobat di hari itu, maka pasien dapat mendaftarkan diri sebagai pasien umum.
2. Belum optimalnya edukasi dan informasi mengenai tata cara pendaftaran online mandiri pasien lama rawat jalan.
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung telah menerapkan sistem online untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. Untuk pasien baru dapat mendaftarkan diri secara online maupun onsite langsung di rshs, tetapi untuk pasien yang sudah pernah berkunjung sebelumnya (pasien lama), pasien diwajibkan untuk mendaftar online baik melalui petugas APM yang ada di setiap poliklinik, ataupun mendaftar online secara mandiri melalui website rshs.
Sering terjadi pasien lama tidak mendaftarkan diri secara online untuk berobat kembali ke poliklinik tujuan, pasien tersebut tidak dapat didaftarkan ke poliklinik pada hari itu (kecuali jika mendapatkan acc screener), sehingga pasien harus mendaftar secara online pada hari yang lain. Tentunya hal ini sangat disayangkan karena pasien sudah meluangkan waktu, tenaga, dan biaya untuk datang ke rumah sakit, namun tidak mendapatkan pelayanan yang dibutuhkan.
![](https://assets.isu.pub/document-structure/230810035557-97287de6d949b77462367c2089ccef66/v1/34b55cabecfdf735ee302dc9f611fe00.jpeg?width=720&quality=85%2C50)
Permasalahan ini dapat terjadi karena ketidakmampuan dan ketidaktahuan pasien mengenai bagaimana tata cara untuk mendaftar online, terutama pada pasien yang sudah lanjut usia. Pasien dapat juga melakukan pendaftaran melalui loket APM, namun seringkali pasien berhalangan hadir atau ada perubahan jadwal dari hari yang telah ditentukan, yang membuat pasien tetap harus mendaftar online secara mandiri untuk mengubah tanggal kunjungan.
3. Kurangnya pemahaman pasien dalam memahami alur pelayanan pasien lama rawat jalan.
Pasien yang datang untuk berobat kembali dan sudah memiliki bukti pendaftaran online dapat langsung datang ke poliklinik yang dituju dan menginput atau scanbukti pendaftaran online yang dimiliki pada mesin APM. Setelah pasien selesai menginput atau scan barcode dan berhasil, maka mesin akan mengeluarkan kertas yang berisi nomer antrian dan poliklinik tujuan pasien. Jika kertas sudah didapatkan oleh pasien, maka pasien tinggal menunggu di kursi tunggu untuk mendaptkan panggilan dari poliklinik.
Namun yang seringkali terjadi adalah saat pertama kali pasien datang, pasien mendatangi petugas APM untuk menanyakan atau memperlihatkan bukti online yang dibawa, setelah diarahkan petugas untuk menginput pada mesin APM terkadang pasien tetap kembali lagi untuk bertanya kepada petugas, apakah pasien tersebut sudah berhasil terdaftar. Pasien yang bertanya kepada petugas bukan hanya satu orang saja, sehingga terkadang sampai membuat antrian yang seharusnya tidak perlu.
Hal ini tentunya akan menghambat pelayanan dimana petugas tidak dapat berfokus untuk mendaftarkan pasien, tetapi juga petugas perlu untuk menjawab dan menjelaskan ulang kepada pasien. Pasien sendiri juga akan terhambat pelayanannya karena keterlambatan untuk pengisian data pasien oleh petugas pendaftaran.
3.2 Penapisan Isu
Berdasarkan isu-isu yang telah dipaparkan oleh penulis, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penapisan isu untuk mendapatkan isu prioritas (core issue) yang nantinya akan diperdalam sehingga mendapatkan pemecahan masalah atau solusi dari isu tersebut. Dalam proses penetapan isu dilakukan dengan menggunakan alat bantu berupa metode Urgency, Seriousness, Growth (USG) seperti yang terlihat pada Tabel 3.1. Urgency(U) artinya seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti. Seriousness (S) artinya seberapa serius suatu isu harus dibahas dan dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan. Growth (G) artinya seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera. Berikut ini merupakan tabel analisis isu menggunakan metode USG.
Tabel
Isu Menggunakan Metode USG edukasi dan informasi mengenai
3 Kurangnya pemahaman pasien dalam memahami alur pelayanan pasien lama rawat jalan.
3 3 9 II
Keterangan : Berdasarkan skala Likert 1-5 (5 = Sangat tinggi; 4 = Tinggi; 3 = Sedang; 2 = Rendah; 1 = Sangat rendah)
Berdasarkan penapisan isu dalam tabel USG di atas, maka penulis dapat menentukan coreissueyang akan dipilih yaitu “Belum optimalnya edukasi dan informasi mengenai tata cara pendaftaran online mandiri pasien lama rawat jalan.”
3.3 Analisis Penyebab CoreIssue
Setelah melakukan identifikasi dan penapisan isu didapatkan coreissue yang akan diselesaikan, maka penulis akan mengidentifikasi penyebab isu tersebut dengan menggunakan diagram fishbone atau cause and effect diagram. Pada diagram ini akan ditampilkan penyebab isu yang telah dipilih.
Gambar
3. 2 Analisis Fishbone
![](https://assets.isu.pub/document-structure/230810035557-97287de6d949b77462367c2089ccef66/v1/a2f8698da451b9b3354f9c256d85e3be.jpeg?width=720&quality=85%2C50)
3.4 Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIssue
Bedasarkan fishbone yang telah dibuat, untuk melakukan penyelesaian masalah maka diperlukan gagasan penyelesaian isu dengan cara pembuatan leaflet dan pembuatan poster digital. Pembuatan metode ini karena pasien membutuhkan petunjuk tata cara pendaftaran online yang dapat diakses ataupun dilihat oleh siapapun, kapanpun, dan dimanapun. Pembuatan leaflet diperuntukkan untuk pasien yang sudah memasuki usia lansia, karena lebih mudah dilihat dan dibawa. Sedangkan pembuatan poster digital diperuntukkan untuk pasien yang masih dalam usia muda yang memiliki kemampuan digital.
Unit Kerja : Poli Kulit dan Kelamin RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
Identifikasi Isu : 1. Pasien BPJS tidak memperpanjang rujukan dari faskes tingkat 1 / faskes tingkat 2 saat kembali berobat ke poliklinik
2. Belum optimalnya edukasi dan informasi mengenai tata cara pendaftaran online mandiri pasien lama rawat jalan
3. Kurangnya pemahaman pasien dalam memahami alur pelayanan pasien lama rawat jalan
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya edukasi dan informasi mengenai tata cara pendaftaran online mandiri pasien lama rawat jalan
Gagasan Pemecahan: Optimalisasi edukasi tata cara pendaftaran online pasien lama rawat jalan poliklinik THT serta kulit dan Isu kelamin di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
No Kegiatan
Tahapan Kegiatan
Output/Hasil
Keterkaitan Subtansi Mata Pelatihan
Kontribusi
Terhadap
Visi/Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi kepada atasan langsung dan mentor
Akuntabel: tersedianya laporan rancangan aktualisasi yang akan disampaikan kepada atasan langsung dan mentor
Kompeten : rancangan aktualisasi yang disampaikan bersumber dari pemikiran penulis yang dapat dipertanggungjawabkan
Harmonis : membina hubungan baik dengan atasan dan mentor
Loyal : kegiatan yang direncanakan adalah demi meningkatkan kualitas pelayanan di rumah sakit
Adaptif : berkonsultasi agar mendapatkan prespektif yang sama dalam rencana yang akan dijalankan
Kolaboratif : mampu bekerjasama untuk memberikan solusi pemecahan isu
Berkontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu terwujudnya
Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
Sejalan dengan misi RSHS yaitu mewujudkan kualitas hidup manusia
Indonesia yang maju.
Professional : kegiatan ini berhubungan dengan professional yaitu dengan menyampaikan rencana aktualisasi serta meningkatkan kerja sama dan tanggung jawab, Integritas : kegiatan ini dilaksanakan dengan etika yang baik yaitu menyampaikan rencana aktualisasi dan meminta persetujuan dari atasan dan mentor arahan dan persetujuan dari atasan langsung dan mentor
Persetujuan
Berorientasi
Pelayanan : melakukan perbaikan atas arahan dan saran yang diberikan
Akuntabel : adanya bukti lembar persetujuan yang diberikan oleh mentor
Kompeten : adanya transfer pengetahuan dari atasan dan mentor
Harmonis : membina hubungan baik dengan atasan dan mentor
Adaptif : beradaptasi dengan saran dan masukan yang diberikan
Kolaboratif : dapat bekerjasama dalam pelaksanaan rancangan aktualisasi dan digital tata cara pendaftaran online pasien lama rawat jalan rawat jalan
Berorientasi
Pelayanan : memahami kebutuhan masyarakat dengan membuat disign yang mudah dipahami
Akuntabel : bertanggung jawab atas leaflet dan poster digital yang akan dibuat
Kompeten : mengembangkan kemampuan dengan mendisain leaflet dan poster digital
Loyal : berdedikasi untuk memberikan disain leaflet dan poster digital yang mudah dipahami
Adaptif : menyesuaikan disain agar dapat dipahami semua kalangan
Berkontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu terwujudnya
Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
Sejalan dengan misi RSHS yaitu mewujudkan kualitas hidup manusia
Indonesia yang maju.
Inovatif : kegiatan ini berhubungan dengan adanya rancangan produk baru yang merupakan hasil pemikiran, sehingga dapat membantu mempermudah kegiatan
Profesional : kegiatan ini dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan dengan kompetensi yang dimiliki, Integritas : kegiatan ini dilaksanakan dengan etika yang baik yaitu meminta izin dan berkolaborasi dengan pihak promkes, Tulus : kegiatan ini dilaksanakan tanpa pamrih serta proaktif dengan membuat pemecahan dari isu yang ada poster digital dengan atasan langsung dan mentor kesepakatan dan persetujuan disain yang dibuat
Akuntabel : adanya bukti konsultasi atas diskusi yang dilakukan
Kompeten : adanya keterlibatan berupa pemikiran untuk mendapatkan disain yang terbaik
Harmonis : membina hubungan baik dengan atasan dan mentor
Loyal : berdedikasi berdiskusi untuk mendapatkan disain yang sesuai kebutuhan
Adaptif : beradaptasi atas perubahan dari masukan yang diberikan
Kolaboratif : bekerjasama untuk memberikan disain yang sesuai
3. Berdiskusi dengan atasan langsung dan mentor untuk menentukan jumlah leaflet yang akan dicetak dan disebarkan
3. Adanya kesepakatan jumlah leaflet yang akan dicetak dan disebarkan
Berorientasi
Pelayanan : memenuhi kebutuhan pasien dengan menyesuaikan jumlah leaflet yang akan dicetak
Akuntabel : mencetak leaflet dengan jumlah yang dibutuhkan
Harmonis : adanya hubungan baik dengan atasan dan mentor
Kolaboratif : bekerjasama menentukan jumlah leaflet yang akan dicetak
4. Menyepakati hasil disain dan meminta izin dengan pihak promkes untuk membagikan leaflet dan poster digital
4. Mendapatkan perserujuan dan izin dari pihak promkes untuk membagikan leaflet dan poster digital
Akuntabel : adanya bukti izin dari promkes untuk membagikan leaflet dan poster digital
Harmonis : terjalin hubungan yang baik dengan pihak promkes
Kolaboratif : bekerjasama dengan pihak promkes untuk mewujudkan rancangan aktualisasi yang dibuat
3 Pencetakan leaflet dan pembuatan poster digital
1. Mencetak leaflet dengan disain dan jumlah yang telah disetujui
1. Tercetaknya leaflet dengan disain dan jumlah yang sesuai
Berorientasi
Pelayanan : mencetak leaflet sesuai dengan kebutuhan pasien
Akuntabel : jumlah leaflet yang dicetak sesuai dengan kebutuhan
Loyal : berdedikasi memberikan kontribusi
Berkontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu terwujudnya
Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
Sejalan dengan
Inovatif : kegiatan menciptakan produk yang belum tersedia, untuk memudahkan pelayanan, Tulus : kegiatan dilaksanakan dengan ikhlas tanpa pamrih, Unggul : menghasilkan produk dengan kualitas yang terbaik
2. Meng-upload poster digital yang telah dibuat pada
Google Drive
2. Ter-uploadnya poster digital yang dibuat pada Google Drive
Berorientasi
Pelayanan : memberikan alternatif yang lebih praktis bagi pasien
Akuntabel : memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan pelayanan
Kompeten : mampu mengoperasikan teknologi untuk pembuatan poster digital
Adaptif : beradaptasi dengan adanya teknologi yang selalu berubah
Smart ASN : memiliki digitalskilluntuk membuat inovasi misi RSHS yaitu mewujudkan kualitas hidup manusia
Indonesia yang maju.
Berorientasi
Pelayanan : memberikan alternatif yang lebih praktis bagi pasien
Akuntabel : QR code yang dapat diakses oleh semua pihak
Kompeten : mampu mengoperasikan teknologi untuk pembuatan QR code
Adaptif : beradaptasi dengan adanya teknologi yang selalu berubah
Smart ASN : memiliki digitalskilluntuk membuat inovasi
Berorientasi
Pelayanan : memberikan alternatif yang lebih praktis bagi pasien
Akuntabel : QR code yang dapat diakses oleh semua pihak
Harmonis : memberikan kemudahan bagi pasien
4 Penyebaran leaflet dan pemasangan QR code di loket APM poliklinik THT serta kulit dan kelamin RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung
1. Menyampaikan hasil pembuatan leaflet dan poster digital kepada rekan kerja agar dapat dimanfaatkan
1.
Berorientasi terinformasikan adanya leaflet dan poster digital
Pelayanan : pemanfaatan leaflet dan poster digital oleh semua pihak demi menunjang pelayanan
Kompeten : menyampaikan leaflet dengan pihak yang terlibar dalam pelayanan
Harmonis : membina hubungan baik dengan rekan kerja
Kolaboratif : berkerjasama dengan rekan kerja
Berkontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu terwujudnya
Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
Sejalan dengan misi RSHS yaitu mewujudkan kualitas hidup manusia
Indonesia yang maju.
Tulus: memberikan informasi kepada pasien dengan tulus tanpa membeda-bedakan, Unggul : memberikan leaflet dengan kualitas yang terbaik, Integritas : menjaga etika saat memberikan informasi kepada pasien sticker yang berisi QR code dan menyimpan leaflet di loket
2.
2.
APM Poliklinik
THT serta Kulit dan Kelamin sticker yang berisikan QR code dan tersimpan leaflet di loket
APM Poliklinik THT serta Kulit dan Kelamin
Akuntabel : adanya sticker QR code dan leaflet yang tersedia di loket APM
Loyal : berdedikasi dalam usaha memasangkan dan menyimpan leaflet dan sticker sesuai dengan kebutuhan
5 Evaluasi hasil pelaksanaan
3. Menunjukan QR code atau memberikan leaflet yang tersedia kepada pasien
3. Pasien dapat mengakses link yang terdapat pada QR code atau pasien mendapatkan leaflet yang diberikan
Berorientasi
Pelayanan : memahami kebutuhan pasien dalam mengakses informasi pendafataran online
Akuntabel : jumlah leaflet yang dibagikan sesuai dengan kebutuhan
Harmonis : membina hubungan yang baik dengan pasien
Loyal : berkontribusi dalam memudahkan kebutuhan pasien
Adaptif : dapat menyesuaikan dengan kebutuhan pasien
1. Mengunduh data reservasi online sebelum dan setelah pemberian leaflet dan poster digital
1. Tersedianya data laporan reservasi online dan data kuisioner
Akuntabel : adanya laporan data reservasi online
Kompeten : dapat menghasilkan data yang dibutuhkan
Kolaboratif : mendapatkan data untuk di unduh dari rekan kerja
Berkontribusi terhadap visi rumah sakit yaitu terwujudnya
Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
Profesional : kegiatan ini dilaksanakan dengan kompetensi yang dimiliki yang dapat dipertanggungjawabkan, Tulus : kegiatan dilakukan dengan sepenuh hati untuk memberikan pelayanan yang terbaik, Unggul : sebelum dan setelah pemberian leaflet dan poster digital dan setelah pemberian leaflet dan poster digital, serta adanya rekap hasil kuisioner
Berorientasi
Pelayanan : membuat data untuk memperbaiki pelayanan
Akuntabel : adanya data perbandingan sebelum dan setelah kegiatan
Kompeten : dilakukan dengan pemikiran yang dapat dipertanggung jawabkan
Harmonis : mengayomi kepentingan masyarakat
Loyal : berdedikasi untuk memberikan yang terbaik bagi pasien
Adaptif : beradaptasi dengan adanya datadata baru yang digunakan
Sejalan dengan misi RSHS yaitu mewujudkan kualitas hidup manusia
Indonesia yang maju. memperlihatkan data yang jelas untuk menghasilkan kualitas yang prima