LAPORAN AKTUALISASI
NILAI NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK)
PESERTA PELATIHAN DASAR CPNS KEMENTERIAN KESEHATAN ANGKATAN II TAHUN 2022
Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Mata Cicendo
Disusun oleh :
Nama : Widayanti, A.Md. Kes.
NIP : 199112252022032002
NDH : 07
Jabatan : Perekam Medis Terampil
Instansi : Rumah Sakit Mata Cicendo
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIABEKERJASAMA
DENGAN
UPTD PELATIHAN KESEHATAN DINAS KESEHATAN
PROVINSI JAWA BARAT 2022
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu Wata’ala yang telah melimpahkanrahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan aktualisasi yang berjudul Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit
Mata Cicendo.
Penyusunan Laporan Aktualisasi ini merupakan syarat dalam menyelesaikan Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia T.A. 2022. Seluruh kegiatan yang ada dalam kegiatan aktualisasi ini diharapkan dapat mencerminkan nilai-nilai dasar profesi ASN yang dapat diterapkan di instansi kerja masing- masing.
Dalam penyusunan Laporan Aktualisasi ini, penulis mendapatkan banyak pengarahan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang tentunya memberikan kelancaran dalam pembuatan laporan ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis hendak menyampaikan ucapan terimakasih kepada:
1. Bapak Drs. Suherman, M.Kes. Selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes) Cikarang Kementerian Kesehatan yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untukmengikuti Latihan Dasar CPNS Kementerian Kesehatan Angkatan 2 Tahun 2022.
2. dr. Irayanti, SpM. Selaku Plt. Direktur Utama Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti Latihan Dasar CPNS Kementerian Kesehatan Angkatan 2 Tahun 2022.
3. Ibu Melina Ulfah, Amd.Perkes, S.Sos. selaku Kepala Instalasi Rekam Medik sekaligus Mentor penulis yang telah memberikan banyak masukan dan bimbingan.
4. Ibu Elly Rustiny, ST., MT. selaku Coach yang telah memberikan banyak masukan dan bimbingan.
5. Bapak dr. Maryono, M.Kes. selaku Penguji Seminar Laporan Aktualisasi.
6. Bapak dan Ibu Tutor Widyaiswara yang senantiasa telah memberikan banyak ilmu yang bermanfaat.
7. Seluruh Panitia Latsar CPNS Kementerian Kesehatan sebagai penyelenggara kegiatan Latsar CPNS.
8. Keluarga yang selalu memberikan dukungan, nasihat dan semangat kepada penulis.
9. Rekan-rekan Perekam Medis dan petugas kesehatan lainnya di Rumah Sakit Mata
Cicendoyang telah banyak memberikan dukungan dan semangat
10. Seluruh pihak yang telah membantu Penulis dalam menyelesaikan kegiatan
aktualisasi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan yang mendasar pada laporan ini, oleh karena itu penulis berharap kepada semua pihak untuk memberikan saran dan masukan serta kritik yang membangun untuk penyempurnaan laporan ini. Penulis juga berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak dan dapat memberikan contoh tentang implementasi nilai-nilai "BerAKHLAK" dalam kehidupan seharihari baik di lingkungan kerja maupun di masyarakat.
Bandung, September2022
Penulis,
Widayanti
NIP. 199112252022032002
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN berdasarkan Undang-Undang
Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pasal 10 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 menyebutkan bahwa pegawai ASN berfungsi sebagai: (1) pelaksana kebijakan publik; (2) pelayan publik; serta (3) perekat dan pemersatu bangsa. Sementara itu, Pasal 12 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 juga menyebutkan bahwa pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme.
Dalam surat edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 tahun 2022 tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil Menjadi Pegawai Negeri Sipil bahwa masa prajabatan CPNS dilaksanakan melalui proses Pendidikan dan pelatihan. Dan sesuai dengan Peraturan LAN Nomor 10 tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar CPNS yang bertujuan untuk membuat Latsar CPNS tetap efisien namun tidak mengubah atau mengurangi tujuan dari Latsar CPNS yakni membentuk karakter PNS di Indonesia.
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) adalah pendidikan dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi. Kompetensi diukur berdasarkan kemampuan
menunjukkan sikap perilaku bela negara; mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya; mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.
Latsar CPNS diorientasikan agar nilai-nilai dasar BerAKHLAK mampu menginternalisasi
pada diri setiap ASN. Selain itu juga dituntut untuk mampu mengaktualisasikannya pada instansi kerja masing-masing. Kegiatan aktualisasi yang dilakukan oleh penulis sebagai
peserta latsar CPNS merupakan implementasi dari niliai-nilai dasar BerAKHLAK yang akan
diaktualisasikan di Rumah Sakit Mata Cicendo
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit yaitu institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Setiap Rumah Sakit wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (PERMENKES Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis).
Salah satu pemberian pelayanan rekam medis yaitu ruang penyimpanan (filing) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan. Pertambahan pasien baru di Rumah Sakit Mata Cicendo setiap harinya terus bertambah dengan jumlah rak penyimpanan tetap yang dapat mengakibatkan penumpukan rekam medis di ruang penyimpanan. Hal ini disebabkan karena pelaksanaan penyusutan rekam medis belum optimal dan penyusutan dilakukan secara manual dalam pengambilan rekam medis inaktif dan pemberian nomor urut.
Berdasarkan latar belakang isu yang telah terjadi maka penulis bertujuan untuk melakukan laporan aktualisasi dengan judul “Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit
Mata Cicendo” .
1.2 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dilaksanakannya kegiatan aktualisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo adalah
1. Untuk mengoptimalkan kegiatan retensi/penyusutan rekam medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo
2. Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan
3. Mampu melaksanakan kegiatan atau memecahkan masalah dengan membuat perancangan sistem retensi / penyusutan rekam medis di Rumah Sakit Mata Cicendo Kota Bandung
4. Untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar profesi ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif dalam upaya peningkatan mutu pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Mata Cicendo.
Manfaat dilaksanakannya kegiatan aktualisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo adalah
1. Meningkatkan mutu pelayanan di Instalasi Rekam Medik Rumah sakit Mata Cicendo.
2. Dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan dengan tetap menjaga kualitas pekerjaan khususnya di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo.
3. Memudahkan petugas rekam medis dalam melaksanakan retensi / penyusutan rekam medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo.
4. Mampu mengaktualisasikan nilai-nilai dasar profesi ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif dalam setiap kegiatan yang dilakukan agar kinerja ASN menjadi lebih baik, profesional, penuh integritas dan berdedikasi tinggi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegiatan aktualisasi di Rumah Sakit Mata Cicendo antara lain
1. Kegiatan aktualisasi dilaksanakan dengan menerapkan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK yang dihubungkan dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
2. Sistem Informasi yang diimplementasikan berupa perangkat lunak untuk memudahkan petugas dalam penyusutan rekam medis
3. Pihak yang terlibat dalam kegiatan aktualisasi yaitu penulis, mentor / Kepala Instalasi Rekam Medik, petugas rekam medis, dan IT.
4. Kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Rumah Sakit Mata Cicendo pada Instalasi Rekam Medis selama 30 hari mulai tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan 06 September 2022.
BAB II
PROFIL INSTANSI DAN PESERTA
Rumah Sakit Mata Cicendo berdiri pada tanggal 3 Januari 1909 yang diresmikan olehGubernurJenderalJ.B.Van HeustzdengannamaKoningenWilheminaGathuisvoor Ooglijders dan direktur pertamanya adalah C.H.A. Westhoff, Pelayanan yang diberikan saat itu adalah pelayanan rawat jalan, rawat inap dan kegiatan operasi. Tahun 1930, mulai melakukan kegiatan pelayanan luar gedung(outreach) ke daerah sekitar Bandung, seperti Sumedang, Tanjungsari, Congeang, Darmaraja, Situraja, dan Legok.
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Pada tahun1942-1945saatzamanpendudukanJepangrumahsakitinimengalami perubahan fungsi pelayanan menjadi Rumah Sakit Umum. Hal ini di karenakan Rumah
Sakit Hasan Sadikin yangtadinya merupakan Rumah Sakit Umum dijadikan Rumah Sakit Militer sehingga secara tidak langsung semua kegiatan fungsi pelayanan untuk umum yang tadinya di Rumah Sakit Hasan Sadikin dialihkan ke Pusat Mata Nasional Rumah
Sakit MataCicendo Bandung.
Gambar 2.2 PMN RS Mata Cicendo Tahun 1945
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Sejaktahun 1961berperan sebagaiRumah SakitPendidikan Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran. Tahun 1976 menjadi Pusat Kegiatan Bank Mata dan Pusat Kegiatan Hari Kesehatan Sedunia dengan tema Pencegahan Kebutaan. Tahun 1977 –
1979menjadi Kantor Risetuntuk Pencegahan Defisiensi Vitamin A berkolaborasi dengan AFOB dan Departemen Kesehatan. Tahun 1978 ditetapkan sebagai Rumah SakitTipe C oleh Departemen Kesehatan.
Gambar 2.3 PMN RS Mata Cicendo Tahun 1978
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Kemudian pada tahun 1992 ditetapkan sebagai Rumah Sakit Tipe B Non Pendidikan dan sebagai Rujukan Mata Nasional berdasarkan Keputusan Menkes No. 1040/Menkes/SK/XI/1992. Mulai saat itu berbagai fasilitas dan kualitas pelayanan serta
pendidikan mulai ditingkatkan.
Gambar 2.4 PMN RS Mata Cicendo Tahun 1992
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Tahun 2000 terakreditasi 5 pelayanan yaitu administrasi dan manajemen, pelayanan medis, perawatan, rekam medis dan emergensi. Sejak tahun 2002 dimulai peningkatan kualitas sumber daya manusia serta sarana dan prasarana secara teratur dan lebi bermakna sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Dikembangkan pula beberapa pusat pelayanan unggulan (center of excellence) yaitu Pediatrik
Opthalmologi, VitreoRetina, Othalmologi Komunitas, Glaukoma, dan Katarak Bedah Refraktif. Kemudian diikuti dengan pengembangan Pusat Pelatihan Oftamologi (Ofthamology Training Center) dan Pusat Penelitian Mata (Opthamology Reseach Center) melaui kerja sama dengan berbagai pihak di luar negeri.
Tahun 2005 terakreditasi 12 pelayanan yaitu administrasi dan manajemen, pelayanan medis, perawatan, rekam medik, emergensi, operasi, labolatoruim, farmasi, elektro diagnostic, keselamatan dan kesehatan kerja (K3), infeksi nosocomial dan pediatrik opthalmologi. Tahun 2006 terakreditasi A untuk Bagian Ilmu Kesehatan Mata
Fakultas Kedokteran Universitas Padjadjaran. Tahun 2007 menjadi Rumah Sakit Khusus
Kelas A dan menjadi Rumah Sakit dengan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK BLU).
Gambar 2.5 PMN RS Mata Cicendo Tahun 2007
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Tahun 2009ditetapkan sebagai PUSAT MATA NASIONAL. Tahun 2014ditetapkan
sebagai Rumah Sakit Pendidikan dan terakreditasi Tingkat Paripurna oleh Komisi
Akreditasi Rumah Sakit (KARS), dan kembali mendapatAkreditasi Paripurnapada Tahun
2017
Gambar 2.6 Penetapan PUSAT MATA NASIONAL
Menteri Kesehatan DR.dr Endang Rahayu Sedyaningsih,MPH.PH
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
Rumah Sakit Mata Cicendo yang telah ditetapkan sebagai Pusat Mata Nasional
melalui Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 059 Tahun 2009 mempunyai tanggung
jawab yang besar untuk meningkatkan derajat kesehatan mata masyarakat Indonesia
mulaidariAcehsampaidenganPapua. Sebagai PMN, tanggung jawab tersebut bukan
saja terletak pada kiprah pelayanan semata melainkan mencakup kemampuan rumah
sakit dalam penelitian dan pengembangan ilmu kesehatan mata.
RumahSakitMataCicendoyangmeraihAkreditasiRumahSakitVersi Tahun 2012
dengankelulusan “ Paripurna “, berdiridiataslahanseluas11.750m2memilikipelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat mata, kamar bedah dan pelayanan penunjang.
Pelayanan rawat jalan sendiri terdiri dari rawat jalan regular dan paviliun denganproduk pelayananunggulan:Katarak&BedahRefraktif,VitreoRetina,Pediatrik Oftalmologi dan Strabismus, Lasik, Oftalmologi Komunitas, Glaukoma, Infeksi dan Imunologi, Neuro Oftalmologi, Rekonstruksi,Onkologi dan Okuloplasti, Refraksi, Low Vision dan Lensa
Kontak. Untuk pelayanan rawat inap tersedia kapasitas tempat tidur berjumlah 104, sesuai dengan Keputusan Direktur Utama PMN Rumah Sakit Mata Cicendo nomor
HK.00.07/I.1/2126/2014 Tentang Penetapan JumlahTempatTidurRawatInapPMNPMN
Rumah Sakit Mata Cicendo telah ditetapkan sebagaiberikut : Ruang Anggrek 12 tempat tidur(11,54%),RuangBougenville28tempattidur(26,92%),RuangCempaka21tempat tidur ( 20,2%) dan RuangDahlia 43 tempat tidur(41,35%).
Gambar 2.7 PMN RS Mata Cicendo Tahun 2016
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
RumahSakitMataCicendoberalamatdiJalanCicendoNomor04terletakdi pusat
kota Bandung, disebelah Gedung Pakuan (kediaman resmi Gubernur Jawa Barat), dekat
dengan Stasiun Kereta Api Bandung, dekat dengan Bandara Hussen Sastranegara dan juga dekat dengan Rumah Sakit Hasan Sadikin dinilai sangat strategis bagi masyarakat
kota Bandung khususnya dan masyarakat Jawa Barat umumnya.
Dalam perjalanannyaPusatMata Nasional RumahSakitMataCicendomengalami
pergantian pimpinan serta fungsi pelaynan dan sampai sekarang ada 17 Direktur Utama
yang telah memimpin Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung dan jumlah pegawai sebanyak 516 karyawan. Berikut daftar nama para Direktur Utama
Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo bandung :
1. Dr. C.A Westhoff menjabat pada tahun 1909 – 1915
2. Dr.G.P. Uter Mohlen menjabat pada tahun 1915 – 1928
3. DR.B. Baker menjabat pada tahun 1928 – 1931
4. Dr. FL. Hote menjabat pada tahun 1932 – 1934
5. DR.G. Fast menjabat pada tahun 1935 -1937
6. Dr.J.H.R. Dick menjabata pada tahun 1937 - 1941
7. dr. Sukiman menjabat pada tahun 1942 1945
8. Prof. Sumitro Hadisubroto menjabat pada tahun 1947 – 1948
9. dr. R. Gadroen menjabat pada tahun 1949 – 1955
10. dr. H.R. Soediro, Sp.M menjabat pada tahun 1955 – 1972
11. Prof. dr. R. Sugana Tjakrasudjatma, Sp.M menjabat pada tahun 1972 – 1980
12. Prof. Dr. dr. Gantira Natadisastra, Sp.M menjabat pada tahun 1980 – 1993
13. dr. Edi Djunaedi, Sp.M menjabat pada tahun 1993 – 2001
14. Dr. dr. Farida Sirlan, Sp.M menjabat pada tahun 2001 – 2008
15. Dr. M. Kautsar Boesoeiri, Sp.M menjabat pada tahun 2008 – 2012
16. Dr. Hikmat Wangsaatmadja, menjabat pada tahun 2012 – 2015
17. Dr. Irayanti, Sp.M (K), MARS menjabat pada tahun 2016 – sekarang
Identitas visual (logo) Rumah Sakit Mata Cicendo menerangkan jati diri lembaga secara lugas sebagai satu-satunya Rumah Sakit Mata milik Pemerintah penyelenggara pelayanan penyeluruh di bagian kesehatan mata, pelaksana kegiatan pendidikan dan pusat rujukan, pelayanan mata secara nasioanal. Visualisasi identitas menampilkan citra mata sehat adalah untuk mempermudah identifikasi, mempertegas korelasi dan relevan dan meningkatkan impresi kepada khalayak terhadap Rumah Sakit Mata Cicendo dalam mengarahkan cara pandang (pemahaman baru) terhadap brand yang lebih jelas, signifikan dan segar (Reju Venate) bahwa Rumah Kesehatan Mata dan telah berkiprah
secara profesioanal serta berpengalaman di bidangnya sejak tahun 1909.
Gambar 2.8 Logo PMN RS Mata Cicendo
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
2.1.1. Visi, Misi dan Motto Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo
a. Visi Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo mengacu pada Visi Pemerintah Kabinet Indonesia Maju 2020-2024
Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong
b. Misi Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo mengacu pada Visi Pemerintah Kabinet Indonesia Maju 2020-2024
“Peningkatan Kualitas Manusia Indonesia”
Dalam pencapaian Visi Misi tersebut, Rumah Sakit Mata Cicendo berperan mendukung Visi Misi Presiden yaitu “Eye Care for Everyone
Seeing Better World”
1. EyeCare
Memberikan pelayanan kesehatan mata
2. forEveryone
Pelayanan yang tidak diskriminatif, kepada seluruh warga
3. BetterWorld
Melihat dunia dengan lebih baik
c. Motto Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo
Melihat lebih baik
2.1.2 Tata Nilai Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo
Dalam rangka kelancaran melakukan misi untuk mewujudkan Visi maka
Pusat Mata Nasional Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung menganut nilai-
nilai sebagai berikut :
1. Visioner
Setiap pegawai Rumah Sakit Mata Cicendo Bandung senantiasa memiliki pandangan ke depan dan cita-cita luhur untuk menjadi pribadi yang unggul,mampu memenuhi harapan orang lain dan memiliki keyakinan serta kemampuan mewujudkan kehidupan yang lebih baik.
2. Integritas
SetiappegawaiRumahSakitMataCicendoBandungsecarakonsisten bekerjadengan jujur, tertib, teliti dan disiplin, demi menjaga kredibilitas institusi dan kehormatan dirinya sebagai pegawai yang memiliki martabat dan hargadiri.
3. Profesional
Berkomitmen untuk bekerja tuntas, cerdas dan akurat atas dasar kompetensiterbaik dengan penuh tanggung jawab.
4. Inovatif
Selalu mempunyai ide / gagasan baru dan berorientasi untuk memberikan solusi yangoptimal untuk memenuhikebutuhan pelanggan pasien serta berorientasi terhadap kemajuan institusi.
5. Proaktif
Selalu peka dan aktif untuk mengidentifikasi akan kebutuhan pelanggan/pasien sesuai berkembangan jaman.
6. Istiqomah
Bersikap sabar, lurus, jujur, bijaksana serta teguh pendirian sesuai aturan dan tuntunan hidupnya.
2.1.3 StrukturOrganisasi PusatMataNasional RumahSakitMataCicendo
Berdasarkan Keputusan Direktur Utama Pusat Mata Nasional Rumah
Sakit Mata Cicendo Bandung Nomor : HK.02.03/II/4.2/3897/2021 tentang
StrukturOrganisasiRumahSakitMataCicendoBandung,bahwaPMNRumah
Sakit Mata Cicendo Bandung mempunyai susunan organisasi terdiri dari :
1. Direktur Utama : Plt. dr. Irayanti, SpM, MARS
2. Direktur Pelayanan Medik & Keperawatan : Plt. dr. Antonia Kartika, SpM
3. Direktur SDM, Pendidikan & Penelitian : dr. Antonia Kartika, SpM
4. Direktur Keuangan & BMN : E.C. Subur, SE
5. Direktur Perencanaan & Umum : Hartono, SKM, M.Kes
Gambar 2.9 Struktur Organisasi RS Mata Cicendo
Sumber : PMN RS Mata Cicendo
2.1.3 Struktur Organisasi Instaslasi Rekam Medis
Instalasi rekam medis PMN Rumah Sakit Mata Cicendo berada di bawah
Direktorat Pelayanan Medik, Keperawatan dan Penunjang dengan Kepala Instalasi yaitu Melina Ulfah, Amd.Perkes. S.Sos dengan susunan organisasi sebagai berikut:
Gambar 2.10 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
Sumber : Instalasi Rekam Medik RS Mata Cicendo
Nama : Widayanti, A.Md. Kes.
NIP : 199112252002032002
Jabatan/Golongan : Perekam Medis Terampil
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Instansi : Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia
Pendidikan : DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan
Dalam melakukan pelaksanaan aktualisasi, peserta latihan dasar CPNS
melakukan tugas pokok pekerjaan yang mengacu pada pasal 8 PERMENPAN RB
Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis yaitu sebagai berikut:
A. Tugas Pokok
Melakukan kegiatan pelayanan rekam medis informasi kesehatan yang meliputipersiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi.
B. Uraian Tugas
1. Melaksanakan Entry Kodifikasi Penyakit
2. Menerima Berkas Rekam Medis
3. Melakukan Sortir Rekam Medis
4. Melakukan Entry Monitoring Pasien Reservasi Online
5. Melakukan Penyusutan Berkas Rekam Medis
6. Melakukan Pengambilan Rekam Medis
7. Melakukan Alih Media Rekam Medis
2.3. Sikap Perilaku Bela Negara
a. Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara
Kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam pelaksanaan tugas terutama pelayanan publik, harus didasarkan pada Pancasila, UUD NRI 1945, WawasanNusantara,nilai-nilaidasarBelaNegara,sertawawasankebangsaan Wawasan kebangsaan yaitu cara pandang yang dilandasi akan kesadaran diri sebagai warga dari suatu negara akan diri dan lingkungannya di dalam kehidupan berbangsadan bernegara. Melalui wawasan ini, warganegaraakan memiliki rasa bela negara dan cinta tanah air karena wawasan kebangsaan merupakan bagian dari pemahaman berwarga negara.
Tujuan dari wawasan kebangsaan adalah membangun dan mengembangkan persatuan dan kesatuan. Salah satu manfaat dari wawasan kebangsaan yaitu timbulnya rasa menjiwai semangat bangsa, dan inilah yang menjadi salah satu tes dasar dalam perekrutan ASN yang nantinya akan berperan dalam mewujudkan pemerintahan yang stabil.Dalam hal ini ASN diharapkan akan mewujudkan pemerintah daerah yang tumbuh dan berkembang secara mandiri dengan daya saing yang sehat antar daerah. Selain itu ASN juga harus terus berupaya melakukan pembinaan dengan mengangkat nilai bela negara sesuai dengan konsepsi bela negara serta selalu
tanggap terhadap perubahan lingkungan strategis, mendiagnosa berbagai permasalahan, serta mengelola perubahan.
ASN diharapkan memiliki sikap bela negara dan cinta tanah air sesuai konsepsi bela negara. Perwujudan bela negara adalah melalui pelaksanaan tugas sebaik-baiknya sesuai profesi ASN. Partisipasi aktif terhadap perubahan lingkungan strategis, mendiagnosa berbagai permasalahan, serta mengelola perubahan merupakan hal yang harus dilakukan. Hal yang lebih utama adalah nilai-nilai Pancasila tetap menjadi pedoman bekerja dan falsafah kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
b. Analisis Isu Kontemporer
Isu Kontemporer yaitu suatu pokok persoalan yang terjadi pada masa sekarang atau menjadi trending topik pada saat ini dan sangat berkaitan erat dengan perubahan. Perubahan bersifat mutlak, kita akan jauh tertinggal jika tidak segera menyadari dan berperan serta dalam perubahan tersebut.
Pada hal ini ASN harus memahami posisi, peran serta kesiapannya dalam memberikan hasil yang terbaik dengan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki untuk bersama-sama melakukan perubahan yang memberikan manfaat secara luas dalam melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik. Sebagai seorang ASN harus mampu mengidentifikasi isu-isu kritikal dan dapat melakukan penapisan isu-isu kritikal serta melakukan Analisa isu-isu kritikal dengan menggunakankemampuanberpikirkritis.DenganbegituseorangPNS dapat mengambil keputusan yang terbaik dalam tindakan profesionalnya.
c. Kesiapan Bela Negara
Kesiapsiagaan BelaNegaraadalahsuatu keadaan siapsiagayangdimiliki oleh seseorang baik secara fisik, mental, maupun sosial dalam menghadapi situasi kerja yang beragam yang dilakukan berdasarkan kebulatan sikap dan tekad secara ikhlas dan sadar disertai kerelaan berkorban sepenuh jiwa raga yang dilandasi oleh kecintaan terhadap Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) berdasarkan Pancasila dan UUD Tahun 1945 untuk menjaga, merawat, dan menjamin kelangsungan hidup berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu dalam pelaksanaan Latihan dasar bagi CPNS akan dibekali Latihan-latihan seperti Kegiatan olahraga dan fisik, Kesiapsiagaan dan kecerdasan mental, kegiatan baris-berbaris, apel dan tata upacara, keprotokolan, fungsi-fungsi intelijen dan badan pengumpul keterangan, serta kegiatan ketangkasan dan permainan.
Kesiapsiagaan bela negara bagi CPNS adalah kesiapan untuk mengabdikan diri secaratotal kepada negara dan bangsadan kesiagaan untuk menghadapi berbagi ancaman multidimensional yang bisa saja terjadi di masa yang akan datang, Kesiapsiagaan bela negara bagi CPNS menjadi titik awal langkah penjang pengabdian yang didasari oleh nilai-nilai dasar negara. Ketangguhan mental yang didasarkan pada nilai-nilai cinta tanah air, kesadaran berbangsa dan bernegara, yakin Pancasila sebagai ideologi negara, kerelaanberkorbandemibangsadannegaraakanmenjadisumberenergiyang luar biasa dalam pengabian sebagai abdi negara dan abdi rakyat.
2.4. Nilai-Nilai Dasar ASN BerAKHLAK
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya,seorangASN harus berpegang teguh pada nilai-nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK yang merupakan akronim dari
Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Adapun detail dari nilai-nilai tersebut, yaitu :
a. Berorientasi Pelayanan
Berorientasi Pelayanan yaitu komitmen memberikan pelayanan prima demi kepuasan masyarakat. Dengannilaiini ASNharusmampumemahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memberikan pelayanan publik.
Bersikap Ramah, cekatan, solutif kepada pasien untuk menjunjung tinggi profesionalisme dan dapat diandalkan dalam memberikan jawaban yang ditanyakan oleh pasien serta melakukan perbaikan tiada henti dalam pelayanan.
Kata Kunci : Responsivitas, Kualitas dan Kepuasan
Kalimat Afirmasi : Kami berkomitmen memberikan pelayanan prima demi kepuasan masyarakat
b. Akuntabel
Akuntabel yaitu pertanggungjawaban atas tugas yang diberikan. Dalam hal ini ASN harus memiliki sikap tanggung jawab, disiplin dan berintegritas
tinggidalammelaksanakantugasdankewajibannyakarenasikapkeberpihakan kepada pasien merupakan bentuk rasa empati dan kepedulian untuk meminimalisir terjadinya ketidakpuasan terhadap layanan yang diterima pasien. Selain itu ASN juga harus menggunakan kekayaan dan barang milik kedinasan secara bertanggung jawab, efisien dan efektif serta tidak boleh menyalahgunakan jabatan karena akan merusak tatanan kehidupan, bahkan
dapat menghancurkan bangsa berkeping-keping.
Kata Kunci : Integritas, konsisten, dapat dipercaya, dan transparan
Kalimat Afirmasi : Kami bertanggungjawab atas kepercayaan yang diberikan
c. Kompeten
Kompetenmerupakankemampuanseseoranguntukmelakukansesuatu secara memadai , atau kapasitas mental seseorang untuk memahami suatu proses. Seorang ASN harus selalu meningkatkan kompetensi untuk meningkatkan kualitas diri dan pelayanan yang selalu berubah. Seseorang dapat dianggap kompeten apabila mereka dapat melakukan tugasnya dengan kualitas yang baik.
Kata Kunci : Kinerja terbaik, sukses, keberhasilan, learning agility, ahli di bidangnya
Kalimat Afirmasi : Kami terus belajar dan mengembangkan kapabilitas
d. Harmonis
Harmonis menurut KBBI yaitu seia sekata. Sebagai seorang ASN harus peduli dan menghargai perbedaan setiap orang apapun latar belakangnya.
Dalam melaksanakan tugas dan kewajiban PNS juga harus memiliki suka menolong baik kepada pengguna layanan, juga membantu kolega PNS lainnya yang membutuhkan pertolongan dan untuk kenyamanan dalam bekerja seorang ASN harus menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
Kata Kunci : Peduli (caring) dan perbedaan (diversity)
Kalimat Afirmasi : Kami saling peduli dan menghargai perbedaan
e. Loyal
Loyal adalah berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara. Dalam rangka usaha membina ASN yang bersih, jujur, dan sadar akan tanggung jawabnya sebagai aparatur negara dan abdi masyarakat wajib mengangkat sumpah/janji/komitmen PNS sesuai PP Nomor 21 tahun 1975 tentang sumpah/janji PNS. Selain itu setia dan taat kepada Pancasila, UUD
1945, Negara, Pemerintah serta mengutamakan kepentingan negara dibandingkankepentinganseorangASN merupakanhalpentingyangharusada di diri ASN.
Kata kunci : Komitmen, dedikasi (rela berkorban), kontribusi
Kalimat Afirmasi : Kami berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara
f. Adaptif
Adaptif adalah kemampuan menyesuaikan kompetensi dengan kebutuhan sesuai tuntutan zaman/perubahan. Seorang ASN harus harus adaptif yakni terbuka terhadap perubahan yang terjadi, terutama terhadap teknologi karena apabila adaptif maka ASN akan inovatif yang akan meningkatkan kinerja. Para ASN diwajibkan untuk beradaptasi terhadap transformasiteknologiagarfungsipelayananpublicbisalebihefisien,tepatdan cepat.
Kata Kunci : Inovasi, Antusias terhadap perubahan, Proaktif
Kalimat Afirmasi : Kami terus berinovasi dan antusias dalam menggerakan ataupun menghadapi perubahan
g. Kolaboratif
Kolaboratif yaitu Kerjasama. Setiap ASN harus membangun Kerjasama yang bersinergi untuk membangun hubungan koordinasi dalam menunjang kinerja ASN. Keterbukaan dalam kolaborasi sangat dibutuhkan karena untuk mencapai tujuan bersama dengan saling membantu dan saling memahami aktivitas masing-masing.
Kata Kunci : Kesediaan bekerjasama, sinergi untuk hasil yang terbaik
Kalimat Afirmasi : Kami mendorong Kerjasama yang sinergis
2.5. Kedudukan dan Peran ASN menuju Smart Governance
1. Manajemen ASN
Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai
ASN yang profesional, memiliki Nilai Dasar, Etika Profesi, Bebas dari Intervensi Politik, Bersih dari praktik KKN.
Berdasarkan UU Nomor 5 tahun 2014 mengenai ASN. PNS merupakan warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu dan diangkat sebagai ASN secara tetap. Berdasarkan kedudukan nya ASN dibagi menjadi dua yaitu PNS yakni pengangkatan sebagai pegawai ASN secara tetap oleh pejabat Pembinakepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan dan PPPKyakni pengangkatanberdasarkanperjanjiankerjauntukjangkawaktutertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
Kedudukan PNS dalam NKRI sebagai unsur aparatur negara yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat dan pemersatu bangsa. PNS melaksanakan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah. Dalam menjalankan tugasnya, PNS harus bebas
dari pengaruh dan intervensi semua golongan dan partai politik. Berikut tugas PNS dan PPPK sebagai pegawai ASN :
• Melaksanakan kebijakan yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan
• Memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas
• Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Merujuk pada Pasal 12 UU Nomor 5 Tahun 2014, pegawai ASN (PNS dan PPPK) berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Dalam hal ini ASN harus mengutamakan kepentingan publik dan masyarakat luas dalam menjalankan fungsi dan tugasnya. ASN berfungsi bertugas dan berperan untuk memberikan pelayanan public yang professional dan berkualitas, serta mempererat persatuan dan kesatuan Republik Indonesia. ASN harus senantiasa taat sepenuhnya kepada Pancasila, UUD 1945, negara dan pemerintah. ASN harus senantiasa mengutamakan dan mementingkan persatuan dan kesatuan bangsa (kepentingan bangsa dan negara diatas segalanya).
2. Smart ASN
Smart ASN yaitu pegawai dengan kompetensi, kinerja serta profesionalisme yang tinggi sehingga dapat beradaptasi dengan perubahan teknologi serta untuk mencapai tujuan instansi. Smart ASN memiliki kriteria yang harus dimiliki oleh setiap ASN untuk mewujudkan smart governance yaitu mempunyai integritas, jiwa nasionalisme, keramahtamahan, berwawasan global, Bahasa asing, IT, serta jejaring kerja /networking entrepreneurship. Seorang ASN yang “Smart” juga diharapkan dapat berperan sebagai digital talent dan digital leader yang mendukung transformasi birokrasi di Indonesia.
a. Integritas
Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 60 tahun 2020 tentang pembangunanintegritaspegawaiaparatursipilnegara. Pengembangan integritas ASN diukur melalui kejujuran, kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, kemampuan bekerja sama; dan pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.
b. Nasionalisme
Sebagai seorang aparatur negara, memiliki sikap nasionalisme tentu sudah menjadi suatu keharusan. Seorang ASN harus memiliki sikap nasionalisme, yang salah satunya adalah Nasionalisme Pancasila, yang dapat kita pahami sebagai sebuah pandangan atau paham kecintaan manusia Indonesia terhadap bangsa dan tanah airnya yang didasarkan pada nilai-nilai luhur Pancasila.
c. Keramahtamahan
ASN adalah seorang pelayan publik. Untuk itu keramahan tentu menjadi faktor penting yang harus dimiliki. Hospitality atau keramahan adalah memiliki sifatbaik hati dan menarik budi bahasanya,manis tutur kata dan sikapnya dalam setiap pelaksanaan tugas, khususnya dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.
d. Wawasan Global
Upaya membentuk ASN yang berwawasan global merupakan salah satu bagian penting dari pengembangan kompetensi Aparatur
Sipil Negara (ASN), untuk mewujudkan visi Presiden yaitu terwujudnya Indonesia maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong. Dengan wawasan global, diharapkan ASN dapat membangun pola pikir yang adaptif serta mendukung fleksibilitas dan inovasi.
e. Bahasa Asing
SeorangASNselainmenguasaiBahasaIndonesiadenganbaikdan benar juga harus memiliki kemampuan menguasai Bahasa asingseperti Bahasa Inggris dan Bahasa asing lainnya hal ini bertujuan untuk mengembangkan potensi melalui informasi dan teknologi dari seluruh dunia yang menggunakan Bahasa asing
f. IT
Teknologi informasi yang kian hari kian berkembang harus dapat dirangkul dan dimanfaatkan oleh ASN dalam pelaksanaan tugasnya.
Seorang ASN dituntut tidak gagap teknologi dan informasi yang dapat mengoperasikan serta dapat memanfaatkan aplikasi produk IT. Hal ini untukmeningkatkanefektivitasdanefisiensidalampeningkatankinerja, tugas, pelayanansertapengabdian kepadamasyarakat. ASN jugaharus
bijak dalam memanfaatkan internet yang digunakan yaitu dengan
menggunak etika yang baik.
g. Entrepreneurship
Jiwa entrepreneurship yang perlu dimiliki oleh ASN antara lain adalah keberanian, kreatifitas, inovatif, pantang menyerah serta cerdas dalam menangkap dan menciptakan peluang.
2.6. Role Model
Nilai nilai BerAKHLAK dari tokoh panutan yaitu Dr.Dra.Gemala Rabi'ah Hatta, MRA.,M.P.H atau yang biasa disebut dengan Gemala Hatta. Gemala Hatta merupakanPendiriPerhimpunanProfesionalPerekamMedisdanInformasiKesehatan Indonesia (PORMIKI) yaitu organisasi profesi bagi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) dan peminat di bidang rekam medis dan informasi kesehatan di Indonesia yang dibentuk di Jakarta pada 18 Februari 1989, dan pada tahun 19891999 beliau menjabat sebagai Ketua Umum Dewan Perwakilan Pusat PORMIKI. Gemala Hatta juga menjabat sebagai Presiden Alumni APEC Women Information Communityuntuk 16 negara.
Gemala Hatta adalah putri kedua dari mantan Wakil Presiden Republik Indonesia yang pertama, Mohammad Hatta dan Rahmi Hatta Beliau lahir di Jakarta pada 2 Maret 1952. Pada tahun 1970, dia menamatkan masa SMAnya di SMA Santa Ursula, Jakarta, di tahun 1976, beliau meraih gelarMRA dariSchool of Medical Record Administration, Sydney, Australia; beasiswa ColomboPlan, lalu melanjutkan kembali pendidikan di Sekolah Tinggi IlmuAdministrasi Lembaga AdministrasiNegaraRI,lulus tahun 1983, meraih gelar (S-1), setelah itu beliau Melanjutkan (S-2) di Pascasarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia,lulus tahun 1994, dan Terakhir pada tahun 2002, beliau berhasil meraih gelar doktor [lulus CumLaude] dari FKM-UI (jurusan Biostatistik).
Berikutgambaran nilai nilai BerAKHLAK yang beliau lakukan, diantaranya :
1. Berorientasi Pelayanan
Gemala Hatta dalam membentuk Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia (PORMIKI) berlandaskan nilai dasar
berorientas pelayanan karena untuk membantu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui peningkatan sistem kesehatan nasional dengan membina dan mengembangkan sistem rekam medis dan informasi kesehatan.
SelainituPadaTahun1970-anGemalaHattamemperbaikiorganogramstruktur
rumah sakit di Indonesia pada Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
sehubungan dengan masuknyaunitkerjarekam medis (MIK) di rumah sakitseIndonesia
2. Akuntabel
Dalam pengimplementasian nilai akuntabel Gemala hatta Ia tetap bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnyasebagai dosen tamu FKM UI dari akhir 1980an hingga sekarang untuk cabang mata kuliah MIK, terutama klasifikasi penyakit (ICD) dan sejak 2018 sebagai dosen mata kuliah MARS di URINDO Bambu Apus, Jakarta Timur
3. Kompeten
Gemala Hatta sangat berkotribusi dengan profesi Rekam Medis. Bermula dengan mendirikan sekolah D-3 MedicalRecord(Rekam Medis) 1989 dan kini sudah ada 57 total program D-3, D4 S-1 di berbagai provinsi di Indonesia. Tahun 1978-1986 mendirikan berbagai Bagian Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di RS Kusta, Harapan Kita, Islam Cempaka Putih, dan Dr. Sardjito Yogyakarta. Sistemnya sudah menyebar ke seluruh rumah sakit dan Puskesmas di Indonesia. Sejak 1978 sampai sekarang mengadakan berbagai pelatihan di bidang manajemen informasi kesehatan (rekam medis). Mendirikan Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia, dan 1989-1999 dipilih sebagai Ketua Umum pertama.
4. Harmonis
Dalam pengimplementasian Nilai Dasar ASN Harmonis. Gemala Hatta menciptakan lapangan kerja baru tenaga kesehatan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia. Menerbitkan beberapa buku pedoman untuk bidang keilmuan ini, antara lain "Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di SaranaPelayananKesehatan"yangdijadikanbukureferensiolehBadanPPSDM, Kementerian Kesehatan untuk pendidikan rekam medis/MIK di Indonesia.
5. Loyal
Implementasi Nilai Dasar Loyal diterapkan oleh Gemala Hatta dengan membantu proses terbitnya jabatan fungsional Perekam Medis di Departemen Kesehatan yang disahkan oleh Kementerian Penertiban dan Aparatur Negara untuk seluruh praktisi rekam medis (manajemen informasi kesehatan) di Indonesia
6. Adaptif
Gemala Hatta terus mengembangkan inovasi dan kreativitas dengan mengupayakan peningkatan analisis rekam medis dengan menemukan cara penganalisisan kualitatif rekam medis ketingkat aspek medis dengan menggunakan berbagai indikator profesi medis. Ia menggabungkan analisis itu ke dalam multi variate - rotasi bertingkat faktor analisis sehingga menghasilkan formulir rekam medis yang diandalkan. Konsep ini terbukti dapat digunakan untuk semua jenis morbiditas dan kegiatan fisikal terapi termasuk Orthotik Prostetik
7. Kolaboratif
Dalam pembentukan Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia (PORMIKI) Gemala Hatta bekerjasama dengan berbagai profesi kesehatan. Dihadiri oleh 31 rekan-rekan dan berbagai profesi yangtidaksajaberasaldariorganisasiprofesitetapijugadariinstansikesehatan pemerintah dan swasta. Dari daftar penandatanganan “Naskah Proklamasi” tampak Ketua PB IDI saat itu dr. H. Azrul Azwar, MPH berkenan hadir dan bahkan bersama-sama dengan Ketua Persatuan Sarjana Administrasi (PERSADI) Jakarta Raya saat itu drs. H. Razak Manan saling bahu membahu memberi semarak jalannya pembentukan PORMIKI. Di acara pembentukan PORMIKI ini Gemala Hatta mendapat bantuan penuh dari Ketua Umum PB IDI untuk menyusun Anggaran Dasar dan Rumah Tangga.
BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI
3.1. Deskripsi Isu
3.1.1. Penuhnya Rak Penyimpanan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Mata Cicendo
A. Data / Fakta
1. Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan kepala instalasi rekam medis. sebanyak 3150Rekam medis yangada di satu rak penyimpanan rekam medis (rol'opack), ada 381 Rekam medis inaktif dan sebanyak 2769 Rekam medis aktif.
2. Rak yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis yaitu rol o'pack terdiri dari 31 rak 2 muka dengan jumlah 7 shaft di setiap rak nya. Perhitungan jumlah kebutuhan rak penyimpanan rekam medis yang diperlukan berdasarkan IFHIMA yaitu 97650 / 21 = 4650 atau 47 rak
3. Dimulai tahun 2019 dilakukan penggunaan Rekam Medis Elektronik (EMR) namun belum semua formulir termasuk kedalam EMR. Dari 60 Formulir. Sebanyak 56 formulir Menggunakan EMR dan 4 formulir Menggunakan Manual seperti Informed Consent, General Consent, Penunjang EKG dan Catatan perkembangan pasien terintegrasi (CPPT)
B. Dampak
1. Dalam penyimpanan rekam medis petugas bagian filling rekam medis mengalami kesulitan dalam menyimpan atau mengambil rekam medis
2. Ruangan menjadi penuh karena rekam medis tidak hanya disimpan di Rol ‘Opack tetapi rekam medis yang belum masuk ke rol O’pack disimpan jugadi dus untuk sementara
3. Pencarian rekam medis membutuhkan waktu dalam menemukan rekam medis karena tidak semua rekam medis tersimpan d rak penyimpanan, tetapi ada juga di rak scan untuk scaning rekam medis yang masih manual. Sehingga pendistribusian berkas akan menjadi lama begitupun dengan waktu tunggu pasien di poliklinik
C. Penyebab
1. Masih adanyarekam medis inaktif tersimpan di rak penyimpanan rekam
medis, sedangkan rekam medis baru terus bertambah setiap harinya
2. Rak penyimpanan rekam medis kurang, tidak sesuai dengan jumlah rekam medis yang ada
3. Belum maksimalnya pelaksanaan Electronic Medical Record (EMR), karena masih ada rekam medis yang dibuat secara manual
D. Pihak yang Terlibat
1. Petugas Filling Rekam Medis
2. Instalasi Rekam Medis
3. Petugas medis
4. Pasien
5. Pelayanan Pasien
3.1.2. Ketidaklengkapan pengisian catatan medis Rawat Jalan di Rumah
Sakit Mata Cicendo
A. Data / Fakta
1. Kelengkapan Rekam medis merupakan salah satu mutu pelayanan Rumah Sakit, tetapi dalam hal ini ketidak disiplinan dokter ataupun perawat dalam pengisian rekam medis masih belum optimal. Berdasarkan laporan bulanan Masih ada 12% belum lengkap meliputi ringkasan pulang, laporan operasi (tanggal dan jam di buat laporan operasinya) dan 88 % lengkap, dengan target sasaran kelengkapan 100%.
2. Kepentingan dalam melayani pasien memang diperlukan, tetapi pengisian rekam medispun harus dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku jangan sampai diabaikan. keterbatasan waktu antara pelayanan pasien dengan pengisian rekam medis harus seimbang karena itu semua sangat penting. Ketidaklengkapan pengisian rekam medis terjadi di bagian pengisian Ringkasan Pulang dengan jumlah ketidaklengkapan sebesar 10%. Oleh karena itu dokter harus membagi waktunya demi mencapai pelayanan dengan kualitas terbaik.
3. Ketidaksesuaian dalam pengisian kode penyakit menentukan pembayaranclaimasuransi,sehinggasangatdibutuhkannyakomunikasi antar dokter, perawat dan tenaga coding/perekam medis untuk menentukan diagnosa yang tepat. Dengan jumlah dokter 37 orang, Perawat21orang,danperekammedis21orang.Ketidaksesuaiandalam mengisi kode penyakit sebesar 8%. Kode penyakit yang ditulis harus
sesuai dengan standar yang telah ditentukan menurut ICD X dan tindakan sesuai dengan ICD 9CM.
B. Dampak
1. Terhambatnya proses klaim asuransi Kesehatan yang diajukan dan terhambatnya proses tertib administrasi
2. Berkurangnyakualitasrekammedisdalammenentukanmutupelayanan rumah sakit. Hal ini karena rekam medis merupakan salah satu standar yang harus dipenuhi rumah sakit untuk mendapatkan predikat akreditasi.
3. Pemeriksaan pasien control akan mengalami kesulitan dalam mengetahui riwayat penyakit terdahulu pasien
C. Penyebab
1. Kurangnya kedisiplinan petugas terhadap pengisian rekam medis, karena kedisiplinan membentuk suatu sikap dan perilaku pegawai
2. Beban kerja petugas medis yang sangat tinggi sehingga memiliki waktu yang sedikit untuk mengisi rekam medis
3. Kurangnyakomunikasi antaradokter, perawatdan tenagacodingdalam pengisian rekam medis. Komunikasi sangat dibutuhkan untuk saling mengingatkan tugasnya masing-masing
D. Pihak yang Terlibat
1. Petugas Filling Rekam Medis
2. Instalasi Rekam Medis
3. Petugas medis
4. Manajemen RS
5. Petugas Casemix
6. Pasien
7. Pelayanan Pasien
3.1.3. Belum Optimalnya Pelaksanaan Retensi/Penyusutan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo
A. Data / Fakta
1. Pencarian rekam medis inaktif dilakukan secara manual dengan cara melihat nomor rekam medis yang dipakai dalam waktu 5 tahun ke belakang untuk rajal dan 10 tahun
2. Petugasrekammedisyaitusebanyak21orangdansemuaterlibatdalam pelaksanaan retensi
3. Ruang penyimpanan rekam medis inaktif belum maksimal dan masih menyatu dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif meskipun rak penyimpanan dibedakan
Gambar 3.1. Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Sumber : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo
4. Pengambilan rekam medis inaktif di rak penyimpanan rekam medis dilakukan secara manual, dan penyimpanan data no urut retensi rekam medis pun tidak dalam satu aplikasi melainkan di semua PC petugas Rekam Medis
Gambar 3.2. Buku Nomor Urut Retensi / Penyusutan Rekam Medis
Sumber : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo
5. SOPPenyusutanrekammedissudahadatetapipelaksanaandilapangan tidaksemuaditerapkan.Haliniditandaidengankurangnyapengetahuan petugas akan pentingnya melaksanakan penyusutan dengan 35 % belum mengikuti pelatihan mengenai system penyusutan rekam medis.
B. Dampak
1. Rak penyimpanan rekam medis (Rol O’Pack) mengalami kepadatan
2. Tidaktercapainyatargetretensiyangmenyebabkanpenumpukanrekam medis di ruang penyimpanan, dikarenakan kesibukan petugas yang harus menyelesaikan terlebih dahulu tugas pokoknya, sehingga dapat melakukan retensi setelah selesai melaksanakan tugas nya
3. Terjadinya penumpukan rekam medis baru karena rak penyimpanan penuh
4. Petugas bekerja 2x dalam pengambilan rekam medis inaktif karena apabila data kunjungan nya masih kurang dari 5 tahun, rekam medis harus disimpan kembali ke rak penyimpanan rekam medis aktif. Sedangkan untuk Hasil input nomor urut retensi rekam medis tersebar di semua PC petugas rekam medis tidak dalam satu aplikasi
5. Terhambatnya proses retensi/penyusutan rekam medis yang apabila dibiarkan akan menurunkan kualitas pelayanan
C. Penyebab
1. Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) retensi/penyusutan yang belum maksimal di instalasi rekam medik PMN RS Mata Cicendo Bandung
2. Tidak ada petugas khusus retensi
3. Kurangnya sarana dan prasarana untuk penyimpanan rekam medis inaktif
4. Belum adanya sistem aplikasi mengenai pengambilan data kunjungan terakhir pasien di SIM RS untuk memudahkan pegawai dalam mengambil rekam medis inaktif di rak penyimpanan rekam medis, dan pemberian nomor urut dalam satu aplikasi tersebut.
5. Petugas kurang paham manfaat dan tujuan akan pentingnya retensi rekam medis, sehingga petugas menjalankan SOP nya tidak sesuai dengan prosedur
D. Pihak yang Terlibat
1. Petugas Filling Rekam Medis
2. Instalasi Rekam Medis
3. Manajemen RS
4. Pasien
5. Pelayanan Pasien
3.2. Penetapan CoreIsu
Berdasarkan isu yang ditemukan, maka isu tersebut akan diuji untuk menentukan isu utama dengan menggunakan alat bantu penapisan. Alat bantu yang digunakan dalam penapisan ini adalah teknik metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)
Teknik USG (Urgency, Seriousness, Growth) memiliki pengertian yaitu Urgency adalah seberapa mendesaknya isu tersebut harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti Seriousnessadalahseberapaseriusisutersebutperludibahasdikaitkan dengan dampak yang timbul serta Growth adalah Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera. Teknik USG adalah salah satu alat untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Skala penilaian USG dimulai dari 1-5.
Penilaian dimulai dari Skor 1 – 5
1 = Tidak Serius
2 = Kurang Serius
3 = Cukup Serius
4 = Serius
5 = Sangat Serius
Berdasarkan analisis kriteria menggunakan USG, isu yang paling tinggi nilainya yaitu Belum Optimalnya Pelaksanaan Retensi/Penyusutan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo. Dapat dilihat dari tabel tersebut dengan tingkat urgency yang bernilai 5 (sangat serius) bahwa isu tersebut sangat penting untuk diselesaikan karena memberikan dampak yang buruk terhadap penyimpanan rekam medis, lalu seriousness yang bernilai 5 (sangat serius) bahwa isu ini sangat serius untuk diselesaikan mengingat dampak yang akan ditimbulkan dengan bertambahnya terus rekam medis yang baru / pasien baru setiap harinya di RS Mata Cicendo Bandung maka penyimpanan rekam medis akan terus bertambah dan perlu dilakukannya retensi yang bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan rekam medis, dan growth dengan nilai 5 (sangat serius) jika hal ini dibiarkan dan tidak diselesaikan, maka penyimpanan rekam medis akan mengalami terhambatnya proses pelayananpasienbaikiturawatjalan,IGDmaupunrawatinap,sertaakanberpengaruh kedalam manajemen mutu pelayanan dalam penilaian akreditasi
3.3. Analisa Faktor Penyebab CoreIsu
Dari penilaian isu diatas, isu tersebut dapat dijadikan coreisu. Dan selanjutnya dapat menggunakan teknik analisis diagram Fishboneuntuk mencari penyebab terjadinya isu tersebut
Man
Methode
Tidak Adanya Petugas Khusus Retensi
Petugas belum mengikuti pelatihan
Penerapan SOP yang belum maksimal
Belum
Optimalnya
Pelaksanaan
Tidak ada system yang mendukung
dalam pengambilan data
kunjungan
terakhir
Machine
RM inaktif masih tersimpan dengan RM aktif
Kurangnya rak Rekam Medis
Material
Gambar 3.3. Methode Fishbone
Retensi / Penyusutan
Rekam Medis
No
Penyebab
1 Penerapan SOP yang belum
maksimal
Upaya
1. Update, Riview, dan Sosialisasikan
kembali mengenaiSOP Penyusutan
Rekam medis untuk menumbuhkan
komitmen pegawai dalam
melaksanakan retensi rekam
medis.
2. Dilakukannya pengembangan dan
pengawasan standar yang ada
untuk menilai, mengevaluasi, mengkoreksiserta mengusahakan
3 Petugas belum mengikuti pelatihan
kinerja yang optimal
Dengan keterbatasan pegawai
dalam menjalankan retensi. Dan
supaya retensi dapat berjalan
dengan baik dan lancar yaitu, melakukan laporan setiap satu
bulan sekali dengan target yang
telah ditetapkan. Pegawai harus
lebih bertanggung jawab, dan
disiplin dalam menjalankan
tugasnya.
Melakukan pelatihan dan edukasi
khusus kepada petugas rekam
medis mengenai retensi, serta
melakukan monitoring danevaluasi
lapangansetiapsatubulansekali
4 Tidak ada system yang mendukung
dalam pengambilan data kunjungan terakhir
Membuat sistem retensi rekam
medis yang dapat bridging dengan
SIM RS untuk memudahkan
pegawai dalam pengambilan rekam
medis inaktif dan semua data
mengenai retensi ada dalam sistem
tersebut
5 RM inaktif masih tersimpan
dengan RM aktif
Melakukan permintaan anggaran
untuk penambahan ruangan rekam
medis inaktif dengan pengendalian
suhu ruangan penyimpanan
berkisar 20-24C dengan
kelembaban relatif 50-60%, serta
penerangan
6 Kurangnya rak Rekam Medis Melakukan permintaan anggaran
penambahan rak penyimpanan
Rekam Medis Inaktif
Tabel 3.2. Penyebab belum optimalnya pelaksanaan retensi / penyusutan rekam medis
3.4. Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIsu
Berdasarkan teknik analisis isu dengan menggunakan metode analisis diagram
Fishbone, maka didapatkan hasil bahwa isu prioritasnya adalah “Belum optimalnya Pelaksanaan Retensi / Penyusutan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medik
Rumah Sakit Mata Cicendo” dengan gagasan kreatif yaitu “Perancangan Sistem
Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Mata Cicendo”. Dengan memuat Submenu Pencarian :
1. Semua Pelayanan
2. Semua Poliklinik
3. Nomor Rekam Medis
4. Data Kunjungan
5. Data Kunjungan
6. Status Aktif / Inaktif
7. Penambahan Daftar pertelaan
8. Cari
9. Print
10. Export Excel Gagasan tersebut berkaitan dengan nilai-nilai dasar BerAKHLAK serta mata pelajaran Manajemen ASN dan Smart ASN.
3.5. Matrik Rancangan Aktualisasi
Unit Kerja : Perekam Medis, Instalasi Rekam Medis, Rumah Sakit Mata Cicendo
Identifikasi Isu : 1. Penuhnya Rak Penyimpanan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata Cicendo
2. Ketidaklengkapan pengisian catatan medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Mata Cicendo
3. Belum Optimalnya Pelaksanaan Retensi/Penyusutan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medik Rumah
Sakit Cicendo
Isu yang Diangkat : Belum Optimalnya Pelaksanaan Retensi/Penyusutan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata
Cicendo
Gagasan
Pemecahan Isu
: Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Mata
Cicendo. Gagasan tersebut terkait dengan MP.Manajemen ASN dan Smart ASN
Kegiatan : 1. Konsultasi dengan mentor
2. Mempelajari Standar Operasional Prosedur (SOP) retensi / penyusutan rekam medis
3. Melakukan pengumpulan informasi dandata mengenai retensi / penyusutan rekam medis
4. Melakukan perancangan Sistem retensi rekam medis
5. Sosialisasi sistem retensi rekam medis kepada petugas rekam medis
konsultasi
Tersedianya
bahan
konsultasi
Saya akan menyiapkan
bahan konsultasi dengan
penuh rasa tanggung
jawab. MP Akuntabel
Saya akan melakukan
inovasi dalam penulisan
bahan konsultasi. MP
Adaptif
Saya akan melakukan
penulisan bahan
konsultasi dengan
menggunakan Bahasa
yang baik dan benar
sesuai dengan EYD.MP
Sebelum
menjalankan
tugasnya,
terlebih dahulu
penuliskonsultasi
dengan mentor /
Kepala Instalasi
Rekam Medik
untuk mecapai
tujuan yang
diharapkan / diinginkan,dalam
hal ini sejalan
dengan visi yaitu
Konsultasi
dengan mentor
merupakan
bentuk tata
nilai dari
Rumah Salit
Mata Cicendo
yaitu:
1.Visioner
2.Integritas 3.Profesional 4.Inovatif 5.Proaktif
2. Melakukan konsultasi
dengan mentor
Notulensi hasil
konsultasi
dengan mentor
Loyal Terwujudnya
Saya akan datang
kepada mentor dengan
izin terlebih dahulu,
mengucapkan salam
dengan sopan. MP
Berorientasi
Pelayanan .
Saya akan melakukan
konsultasi dengan
menciptakan suasana
yang nyaman dan
kondusif agar kegiatan
dapat berjalan dengan
lancar. MP Loyal dan
Harmonis
Saya akan menerima
masukan dan kritikan
yang diberikan oleh
mentor dalam mencapai
tujuan gagasan ide yang
akan dilakukan dalam
Indonesia Maju
yang Berdaulat, Mandiri dan Bergotong Royong
6.Istiqomah
3. Meminta arahan mengenai kegiatan
laporan aktualisasi
Terstrukturnya
kegiatan
dalam proses
pelaksanaan
aktualisasi
kegiatan aktualisasi MP
Kompeten.
Saya akan mencatat
hasil notulensi konsultasi
dengan mentor sebagai
bentuk
pertanggungjawaban
penulis terhadap
tugasnya. MP
Akuntabel
Saya akan membuka
kesempatan kepada
mentor untuk
memberikan arahan. MP
Kolaboratif.
Saya akan menerima
segala masukan dan
arahan dari mentor . MP
Kompeten
Saya akan cepat
menyesuaikan diri
apabila ada masukan
atau perubahan. MP
Adaptif.
Saya akan melakukan
penandatanganan
notulensi bentuk dari
pertanggungjawaban
hasil konsultasi. MP
Akuntabel
Value Apabila CoreValue tidak dilaksanakan dalam kegiatan konsultasi terhadap mentor, penulis akan mengalami kesulitan dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi yangsudah
Dampak Kegiatan Jika tidak dilaksanakannya Core
2. Mempelajari
Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Retensi / Penyusutan
1.Meminta dokumen SOP
mengenai retensi / penyusutan Rekam
Medis
dirancang, dan tidak terstrukturnya kegiatan yang akan dilaksanakan.
Adanya
lembar
Standar
Operasional
Prosedur
Saya akan melakukan
permintaan dokumen
SOP kepada mentor
dengan bersikaphormat, sopan dan santun. MP
Berorientasi
Pelayanan
Saya akan bekerjasama
dengan rekan kerja
untuk
menyiapkan
Standar Operasional
Tahapan
kegiatan
pembelajaran
SOP ini
bertujuan untuk
menjamin
setiap unit kerja
menjalankan
aktivitas
dengan tepat, cepat, efektif,
Mempelajari
SOP dilakukan
sesuai dengan
Nilai-Nilai
Dasar ASN
sehingga
diharapkan
menguatkan
nilai-nilai dari
organisasi
yaitu
2. Mempelajari Standar
Operasional Prosedur
(SOP) mengenai retensi / penyusutan
Notulensi hasil
pembelajaran
SOP
Prosedur (SOP). MP
Kolaboratif
Saya akan menjaga
kerahasiaan Standar
Operasional Prosedur ( SOP) dan
menyimpannya dengan
baik di map folder agar
tidak tercecer. MP loyal
Saya akan teliti dan
cermat dalam
memahami isi dari SOP
tersebut. MP
Akuntabel
Saya akan melakukan
pencatatan poin poin
penting yang ada di
dalam Standar
Operasional Prosedur
(SOP) dalam
meningkatkan kualitas
kegiatan aktualisasi
efisien, dan
terhindar dari
kesalahan, serta dasar
mengatur cara
kerja seluruh
individu dalam
bekerja dan
sekaligus
membangun
kualitas. Sesuai
dengan misi
Peningkatan
3. Konsultasi dengan
Kepala Instalasi Rekam Medik/Mentor
mengenaiSOPRetensi/
Penyusutan
Catatan
arahan
mengenai hasil pembelajaran
SOP
ataupun kinerja terbaik
MP Kompeten
Saya akan
mengimplementasikan
poin poin tersebut
kedalam kegiatan
aktualisasi sesuai aturan
yang sudah diterapkan.
MP Loyal
Sayaakandatangkepada
mentor dengan izin
terlebih dahulu, mengucapkan salam
dengan sopan. MP
Berorientasi
Pelayanan.
Sayaakanmenjagasikap
sopan dan santun dalam
melaksanakan konsultasi
kepada mentor. MP
Harmonis dan Loyal
4. Membuat catatan hasil
pembelajaran dan
konsultasi mengenai
SOP
Notulensi konsultasi dengan mentor
Sayaakanproaktifdalam
menyampaikan hasil
pembelajaran SOP
kepada mentor serta
cepat menyesuaikan diri
jika terdapat perubahan.
MP Adaptif
Saya akan memberikan
kesempatan kepada
mentor untuk
berkontribusi dengan
menambah atau
mengkoreksi kegiatan
yang akan saya lakukan
agar terjalin sinergi yang
lebih baik untuk instansi.
MP Kolaboratif
Saya akan membuat
notulensi dengan
tanggungjawab dan
menggunakan Bahasa
Indonesia yang baik dan
Dampak Kegiatan Jika tidak dilaksanakannya
CoreValue
3 Melakukan
pengumpulan
informasi dan data mengenai
retensi /
penyusutan
rekam medis
1. Mengumpulkan
informasi dan data
mengenai retensi / penyusutaan.
benar sesuai ejaan yang
disempurnakan. MP
Akuntabel dan MP
Loyal
Sayaakan menggunakan
hasil notulensi sebagai
peningkatan
kompetensi. MP
Kompeten
Apabila CoreValuetidak dilaksanakan dalam kegiatan mempelajari Standar
Operasional Prosedur (SOP) retensi / penyusutan,maka kualitas dari rancangan
aktualisasi tidak akan terarah dengan baik karena SOP ini akan menjadi patokan
penulis dalam kegiatan aktualisasi.
Memperoleh
informasi dan data mengenai retensi / penyusutan
saya akan melakukan
pengumpulan data
melalui mentor dan
rekan kerja. MP
Kolaboratif
Saya akan
bertanggungjawab
dengan informasi yang
Pengumpulan
informasi dan
data demi
memenuhi
kebutuhan yang
direncanakan
merupakan
aktivitas
Pengumpulan informasi dan data dilakukan
sesuai dengan
Nilai-Nilai Dasar
ASN sehingga
diharapkan
menguatkan
mengenai retensi Rangkuman hasil
pembelajaran
data-data
sudah didapatkan. MP
Akuntabel
Saya akan
mengumpulkan data
dan informasi dengan
tetap mengacu kedalam
SOP yang ada. MP
Loyal
Saya akan terbuka atas
masukan mengenai
informasi dan data demi
tercapainya hasil terbaik
dan sesuai dengan
harapan. MP
Kolaboratif dan MP
Kompeten
Saya akan melakukan
kegiatan mempelajari
data- data mengenai
retensi dengan cermat,
mencari data
yang dibutuhkan
dalam rangka
mencapai tujuan
yang dibutuhkan.
Tahapan ini
sejalan dengan
visi yaitu
Terwujudnya
Indonesia Maju
yang Berdaulat,
Mandiri dan
Bergotong
Royong.
nilai-nilai dari
organisasi yaitu
1.Visioner
2.Integritas
3.Profesional
4.Inovatif
5.Proaktif
6.Istiqomah
3. Mencatat data-data
yang akan dimasukan
kedalam aplikasi
mengenai
retensi
berintegritas tinggi. MP
Akuntabel
Saya akan melakukan
peningkatan kompetensi
dan inovasi dalam
perancangan sistem
yang diinginkan. MP
Kompetensi dan MP
Adaptif
Catatan
submenu data yang akan
diterapkan di system
Saya akan
bertanggungjawab
terhadap data-data yang
akan dipakai dalam
system. MP Akuntabel
Saya akan menentukan
data-data penting untuk
meningkatkan proses
pelayanan. MP
Berorientasi
pelayanan
4. Konsultasi dengan
kepala rekam medis
mengenai isian data
yang akan diterapkan di
sistem
Notulensi hasil
konsultasi
Saya akan
melaksanakan tugas
dengan kualitas terbaik
dengan mencatat
submenu yang
diterapkan . MP
Kompeten
Saya akan konsultasi
diawali dengan senyum, salam, sapa, sopan dan
santun. MP
Berorientasi
Pelayanan dan Loyal
Saya akan memaparkan
informasi dan data yang
telah dipelajari dengan
tanggung jawab. MP
Akuntabel.
Saya akan meminta
arahan kepada mentor.
MP Kolaboratif
Saya akan menerima
arahan atau masukan
dari mentor yang
diberikan oleh mentor.
MP Harmonis
Saya akan melakukan
perbaikan apabila ada
masukan yang diberikan
oleh mentor. MP
Berorientasi
Pelayanan
Value Apabila CoreValuetidak dilaksanakan dalam kegiatan pengumpulan informasi dan data mengenai retensi / penyusutan rekam medis, maka penulis tidak akan
Dampak Kegiatan Jika tidak dilaksanakannya Core
4 Melakukan
perancanga
n Sistem
dengan
Team IT
(SIM RS)
1. Melakukan
perencanaan pembuatan system
retensi bertujuan untuk
memberikan pelayanan
prima
mendapatkan informasi / data yang valid dalam mencapai tujuan kegiatan aktualisasi.
Adanya
susunan
rencana
pembuatan
system retensi
Saya akan melakukan
penyusunan rencana
pembuatan system
dengan bersikap proaktif.
MP Adaptif
Saya akan melakukan
susunan rencana dengan
Perancangan
sistem yang
dilakukan
merupakan
bentuk inovasi
untuk
meningkatkan
Perancangan
sistem informasi
dilakukan
sesuai dengan
Nilai-Nilai Dasar
ASN sehingga
yang terjadi pada system informasi
retensi / penyusutan
rekam medis melalui
Diagram Konteks,
Flowmap, Data Flow
Diagram (DFD)
mengikuti langkah-
langkah yang tepat.MP
Loyal
Saya akan melakukan
perencanaan pembuatan
sistem dengan mentor, rekan kerja serta team IT
dengan berorientasi
keberhasilan akan sistem
yang dibuat. MP
Kolaboratif dan MP
Berorientasi Pelayanan
efisiensi serta
efektivitas data
yang disajikan
secara akurat
dan tepat waktu.
Tahapan
kegiatan ini
selaras dengan
Visi yaitu
terwujudnya
Indonesia Maju
yang Berdaulat,
diharapkan
menguatkan
nilai-nilai dari
organisasi yaitu
1.Visioner
2.Integritas
3.Profesional
4.Inovatif
5.Proaktif
6.Istiqomah
Hasil dari
diagram konteks, Flowmap, dan
Data Flow
Diagram (DFD)
Saya akan mencari
referensi mengenai
pembuatan aliran data.
MP Kompeten
Saya akan
menggambarkan aliran
data sesuai dengan
urutan-urutan prosedur
Mandiri dan Bergotong
Royong.
3.
Retensi / Penyusutan
Rekam Medis dengan team IT
yang sudah ada. MP
Loyal
Saya akan terbuka dalam
memberikan hasil aliran
data kepada team IT dan
akan menerima masukan
serta arahan dari team IT
untuk segera dilakukan
perbaikan. MP
Kolaboratif, MP
Harmonis, MP
Berorientasi Pelayanan
Saya akan
bertanggungjawab atas
pembuatan aliran data.
MP Akuntabel
Sistem Retensi Saya akan melakukan
perbaikan sarana yang
dapat digunakan oleh
petugas rekam medis
dalam menjalankan
4. UjiCobasystemRetensi / Penyusutan Rekam
Medis
Hasil dari ujicoba sistem
tugasnya. MP
Berorientasi Pelayanan
Saya akan Melakukan
perubahan kinerja dari
manual ke sistem. MP
Kompeten
Saya akan melakukan
Kerjasama dengan team
IT dalam perancangan
sistem. MP Kolaboratif
dan Loyal
Saya akan
bertanggungjawab
dengan perancangan
system. MP Akuntabel
Saya akan melakukan
ujicoba dengan tim IT dan
mentor. MP Kolaboratif
dan Loyal
Saya akan memastikan
system dapat berjalan
dengan baik dan
berorientasi keberhasilan.
MP Berorientasi
Pelayanan
Saya akan menerima
masukan dalam
pengembangan system.
MP Kompeten
Saya akan menyesuaikan
apabila terjadi perubahan
terhadap pengembangan
sistem. MP Adaptif
Saya akan membuat
lingkungan kerja tetap
kondusif saat
dilakukannya uji coba
sistem. MP Harmonis
Value Apabila CoreValuetidak dilaksanakan dalam kegiatan perancangan Sistem dengan team IT (SIM RS), maka akssesibilitas data yang tersaji tidak akan akurat bagi
Dampak Kegiatan Jika tidak dilaksanakannya Core
5 Sosialisasi System Retensi / Penyusuta n Rekam Medis ke petugas rekam medis
1. Konsultasi dengan kepala instalasi rekam medis mengenai sosialisasi system retensi / penyusutan rekam medis.
pengguna sistem / petugas rekam medis.
2. Sosialisasi ke petugas rekam medis mengenai cara kerja system retensi / penyusutan rekam medis.
Notulensi hasil
Sosialisasi
Sosialisasi
konsultasi dengan
konsultasi Saya akan melakukan
ramah, sopan dan
santun kepada mentor.
MP Berorientasi
Pelayanan dan Loyal
Saya akan mencatat
hasil konsultasi dengan
tanggung jawab. MP
Akuntabel dan
pengenalan
sistem retensi /
penyusutan
rekam medis
sangat penting
karena untuk
mengurangi
beban
penyimpanan
sistem informasi
retensi
dilakukan
sesuai dengan
Nilai-Nilai Dasar
ASN sehingga
diharapkan
menguatkan
nilai-nilai dari
Notulensi hasil
ramah dalam
sosialisasi Saya akan bersikap
memaparkan sosialisasi
mengenai cara kerja
sitem retensi /
penyusutan rekam
medis, dengan
menggunakan Bahasa
Indonesia yang baik dan
rekam medis dan
memudahkan
pencarian
rekam medis
dalam
pelayanan
pasien.
Tahapan ini
sesuai dengan
organisasi yaitu
1.Visioner
2.Integritas
3.Profesional
4.Inovatif
5.Proaktif
6.Istiqomah
benar sesuai EYD. MP
Berorientasi
Pelayanan dan MP
Loyal
Saya akan menggunakan
metode penyampaian yang
santai tapi serius sehingga
suasana dapat nyaman dan
kondusif. MP Harmonis
Saya akan membuka sesi
diskusi untuk memberikan
kesempatan peserta yang
hadir memberikan masukan
dan saran.
MP Kompeten dan MP
Kolaboratif
Saya akan mencatat
hasil sosialisasi dengan
penuh tanggung jawab.
MP akuntabel
misi yaitu
Peningkatan
kualitas
Manusia
Indonesia
3.
Mempraktekan cara
pemakaian system
retensi / penyusutan
rekam medis
Video cara
pemakaian sistem
Saya akan
mempraktekan cara
pemakaian sistem sesuai
dengan aturan. MP
Loyal
Saya akan menjelaskan
setiap submenu dari
sistem tersebut secara
terbuka kepada petugas
rekam medis. MP
Kolaboratif
Saya akan bersikap
proaktif dalam
mempraktekan cara
kerja sistem. MP
Adaptif
Saya akan menciptakan
ruangan secara kondusif
dalam mempraktekan
sistem retensi MP
Harmonis
Dampak Kegiatan Jika tidak dilaksanakannya Core
Value Apabila CoreValuetidak dilaksanakan dalam kegiatan Sosialisasi System Retensi / Penyusutan Rekam Medis ke petugas rekam medis, maka petugas rekam medis akan sulit menjalankan sistem retensi / penyusutan yang sudah dibuat dalam kegiatan aktualisasi.
3.1 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi dilaksanakan selama 30 hari kerja. Berikut ini disajikan jadwal rancangan aktualisasi
Standar
Operasion al Prosedur (SOP) Retensi / Penyusuta n Rekam
Medis
3 Melakuka n pengump ulan informasi / data mengenai retensi / penyusuta n rekam medis
4 Melakuka n perancang an sistem retensi rekam medis dengan team IT (SIM RS)
1. Kegiatan 1
a. Menyiapkan bahan konsultasi
b. Konsultasi Kegiatan Aktualisasi
c. Notulensi Konsultasi
c. Arahan Mentor
d. Notulensi Konsultasi Pembelajaran SOP
3. Kegiatan 3
a. Pengumpulan informasi / Data mengenai retensi
