LAPORAN SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 3
OPTIMALISASI LAYANAN LEGALISIR DOKUMEN
SECARA ONLINE MENGGUNAKAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK
DI POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA
DISUSUN OLEH :
ARIF ADIGUNA, S.T. NIP. 199203152022031001
BAPELKES CIKARANG
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
2022
LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI
OPTIMALISASI LAYANAN LEGALISIR DOKUMEN
SECARA ONLINE MENGGUNAKAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK
DI POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA
Telah di seminarkan
Tanggal 29 Juni 2022, di Bapelkes Cikarang
Coach
dr. Arum Wiratri, MPH.
NIP. 198109172009122001
Mentor
Deddy Eko Heryanto, S.T. NIP. 197804072006041002
Penguji
Alfred Ariyanto, S.Si, Apt., M.Si. NIP. 197712162006041001
Segala puji bagi Allah SWT, sang Pengatur Alam Semesta, yang telah melimpahkan kasih-Nya sehingga kami berhasil menyusun Rencana Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Kedudukan dan Peran ASN pada Latihan Dasar CPNS Tahun 2022 Golongan III Angkatan 3 tepat pada waktunya. Saya ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Suherman, M.Kes selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.
2. Ketua Pelaksana, Ibu Verawati Lenny, SKM, MKM. dan tim panitia pelaksana Pelatihan Dasar CPNS Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.
3. Bapak Mars Khendra Kusfriyadi, STP., MPH. selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
4. Bapak Deddy Eko Heryanto, S.T. selaku Kepala Subbagian Akademik & KeMahasiswaan sekaligus Mentor yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk dapat mengikuti kegiatan pelatihan dasar CPNS Tahun 2022.
5. Bapak Mohamad Muchtar, SP., MPH. selaku Kepala Subbagian Administrasi Umum yang telah memberikan dukungan untuk kegiatan aktualisasi.
6. Segenap Widyaiswara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat selama pelatihan dasar ini.
7. Ibu dr. Arum Wirati, MPH. selaku Coach yang telah banyak memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun rancangan kegiatan aktualisasi ini dengan sebaik-baiknya.
8. Bapak Alfred Ariyanto, S.Si, Apt., M.Si. selaku Penguji Rancangan Aktualisasi
9. Ibu apt. Fina Ratih W.P.F.Y., M.Sc. selaku Kepala Unit Teknologi Informasi, Staf ADAK serta seluruh civitas akademika Poltekkkes Kemenkes Palangka Raya yang telah berkenan memberikan bimbingan, pengarahan, serta semangat dalam menyusun Rancangan Aktualisasi.
10. Serta Rekan-rekan Peserta Pelatihan Latsar Golongan III Angkatan 3 Kelompok D Bapelkes Cikarang Kementerian Kesehatan RI Tahun 2022 yang telah bersama-sama berjuang mengikuti pelatihan dasar sejauh ini.
Penyusunan Rancangan Aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu sangat diharapkan saran dari pembaca untuk penyempurnaannya.
Palangka Raya, 28 Juni 2022
Arif Adiguna, S.T.
Pegawai Negeri Sipil sebagai aparatur negara mempunyai peran yang strategis dalam menyelenggarakan pemerintahan dan mempercepat pembangunan. Sebagai Aparatur Negara, PNS berkewajiban menyelenggarakan tugas pemerintah dengan penuh tanggung jawab yang didasarkan pada Pancasila dan Undang- Undang Dasar 1945. PNS juga harus mampu menempatkan diri sesuai dengan fungsi, tugas dan peran. Sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 10 UU No.5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, Pegawai PNS berfungsi sebagai Pelaksana Kebijakan Publik, Pelayan Publik, Perekat dan Pemersatu Bangsa. Sementara tugas PNS diantaranya melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas, mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Aparatur Sipil Negara telah diamanatkan bahwa Instansi Pemerintah diwajibkan untuk memberikan Pendidikan dan Pelatihan (diklat) terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama 1 (satu) tahun untuk masa percobaan sebagaimana tertuang didalam UU No 5 Tahun 2014. Tujuan dari diklat terintegrasi ini adalah untuk membangun integritas tinggi, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, memperkuat profesionalisme dan kompetensi bidang.
Pembelajaran Pelatihan Dasar Calon ASN, setiap peserta pelatihan dituntut untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi pembelajaran yang telah dipelajari melalui proses pembiasaan diri yang difasilitasi dalam agenda Habituasi. Adapun materi pembelajaran yang didapatkan ketika on campus antara lain materi mengenai nilai- nilai dasar profesi ASN yang terdiri dari BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dan materi mengenai kedudukan dan peran ASN dalam NKRI (Manajemen ASN, Smart ASN).
Calon ASN dituntut untuk merancang dan mengimplementasikan nilai-nilai dasar profesi ASN dan kedudukan serta peran ASN dalam NKRI, dalam melaksanakan tugasnya di unit kerja masing-masing dalam bentuk sebuah “Rancangan Aktualisasi”. Rancangan aktualisasi adalah suatu bentuk perencanaan yang menggambarkan tentang cara Calon ASN dalam menterjemahkan teori ke dalam praktik, mengubah konsep menjadi konstruk, menjadikan gagasan sebagai kegiatan. Dengan demikian calon ASN diharapkan untuk
mampu mengaplikasikan secara langsung nilai-nilai dasar profesi ASN tersebut dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya masing-masing serta visi dan misi unit kerja.
Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi terlebih dahulu dibuat rancangan aktualisasi sesuai dengan isu yang ada di unit kerja, dalam mengidentifikasi atau menetepkan isu yang akan diangkat, dapat dilakukan dengan mempertimbangkan tiga hal, yaitu mencakup kegiatan yang menjadi tugas pokok peserta, mencakup kegiatan yang menjadi tugas tambahan peserta (sesuai SKP), atau berupa jenis kegiatan baru yang inovatif. Isu yang dipilih untuk kegiatan aktualisasi ini disesuaikan dengan tugas pokok dan memberikan inovasi yang baru terutama untuk meningkatkan pelayanan publik.
Dalam mendukung kelancaran tugas pokok dan fungsi, Politeknik Kesehatan Kemenkes
Palangka Raya (Poltekkes Kemenkes Palangka Raya) dilengkapi dengan struktur organisasi yang masing-masing memiliki tugas dan fungsi dimulai dari Direktur yang dibantu oleh 3 Wakil Direktur, Kasubbag ADUM serta Kasubbag ADAK yang membawahi
Layanan Akademik dan KeMahasiswaan (ADAK) yang menjadi tempat tugas peserta latsar.
Pada Layanan ADAK, salah satunya ada layanan legalisir dokumen berupa Ijazah dan Transkrip Nilai Akademik yang saat ini mengharuskan Pengaju layanan legalisir untuk membawa salinan sebanyak maksimal 5 lembar untuk masing-masing dokumen, menyerahkan ke loket ADAK, menunggu ditandatangani oleh Direktur kurang lebih 2 hari, kemudian setelah 2 hari datang kembali untuk mengecek apakah sudah dilegalisir atau belum, jika sudah maka dapat mengambil dokumen yang telah dilegalisir, jika belum maka keesokan hari atau hari lainnya harus datang kembali untuk mengecek hasil legalisir dokumen. Padahal Pengaju bisa saja memerlukan dokumen legalisir untuk keperluan yang mendesak, seperti syarat pengajuan beasiswa, kenaikan pangkat, melanjutkan pendidikan, atau melamar pekerjaan. Salah satu kendala lamanya proses legalisir dokumen ini karena terjadi penumpukan dokumen yang harus ditandatangani Direktur.
Melalui permasalahan tersebut, penulis ingin membuat suatu inovasi dimana pengaju legalisir tidak perlu bolak balik datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, dapat segera mendapatkan dokumen legalisir di hari yang sama, serta tidak terjadi penumpukan dokumen di meja Direktur.
Demi mendukung kegiatan tujuan tersebut, penulis menyusun Rancangan Aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Layanan Legalisir Dokumen Secara Online
Menggunakan Tanda Tangan Elektronik di Poltekkes Kemenkes Palangka
Raya” dengan menerapkan nilai-nilai dasar Aparatur Sipil Negara (ASN), yaitu BerAKHLAK.
1. Tujuan Umum
Teraktualisasinya nilai-nilai dasar ASN, yaitu nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif (BerAKHLAK) serta mengetahui kedudukan dan peran profesi ASN dalam NKRI sebagai Pengelola Layanan ADAK Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
2. Tujuan Khusus
Agar pelayanan ADAK khususnya legalisir dokumen yang sangat dibutuhkan oleh pengaju dapat lebih optimal, sehingga pengaju tidak perlu bolak balik datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, dapat segera mendapatkan legalisir dokumen di hari yang sama, serta tidak adanya penumpukan dokumen di meja Direktur.
Manfaat aktualisasi nilai-nilai dasar ASN ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Untuk Penulis
a. Mampu memahami, menginternalisasi dan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN, kedudukan dan peran ASN dalam NKRI;
b. Menjadi pengalaman belajar bagi ASN untuk mengemban tanggung jawab penuh sebagai abdi negara dan pelayan masyarakat;
c. Menjadi ASN yang lebih profesional, berkomitmen, berorientasi pelayanan, beretika dan berintegritas tinggi; dan
d. Mampu menjalankan fungsi sebagai pelaksana kebijakan, pelayanan publik, dan perekat pemersatu bangsa yang memiliki integritas dan profesional di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
2. Manfaat Untuk Organisasi
Meningkatnya kualitas dalam pelayanan kepada Alumni dan Mahasiswa Poltekkes
Kemenkes Palangka Raya serta menerapkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi sesuai dengan Misi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
3. Manfaat Untuk Masyarakat
Kepercayaan masyarakat semakin tinggi terhadap kinerja birokrasi.
D. Ruang Lingkup
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilakukan dengan menerapkan nilai-nilai dasar
BerAKHLAK serta peran dan kedudukan ASN dalam NKRI. Rancangan Kegiatan Aktualisasi
dilaksanakan berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang telah ditetapkan dan salah
satunya adalah melaksanakan tugas tambahan di bagian ADAK. Selain SKP, juga
ditambahkan inovasi kegiatan. Rangkaian kegiatan yang dilaksanakan terdiri dari
Pengajuan Tanda Tangan Elektronik ke Pusdatin Kemenkes RI, Sosialisasi Cara
Penggunaan Tanda Tangan Elektronik ke Pemilik Tanda Tangan Elektronik dan SOP
Layanan Legalisir Online, Mengaktifkan Layanan Legalisir secara Online menggunakan
WhatsApp, Mempublikasikan Layanan Legalisir Online di Website dan Media Sosial
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, dan Evaluasi Layanan Legalisir Online serta membuat
Laporan Hasil Kegiatan.
A. Profil Organisasi
Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Palangka Raya merupakan institusi pendidikan tenaga kesehatan di Palangka Raya, ibukota Provinsi Kalimantan Tengah, merupakan Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kesehatan yang berada dibawah dan bertanggung jawab pada Direktorat Jenderal Tenaga Kesehatan. Mempunyai tugas melaksanakan pendidikan vokasi dalam bidang kesehatan pada jenjang program Diploma III, program Sarjana Terapan serta program Pendidikan Profesi
1. Sejarah Singkat Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya perkembangannya dimulai dari tingkat pendidikan menengah pertama bidang kesehatan di tahun 1966. Pada awalnya lebih mengarah ke pendidikan vokasi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan tenaga kesehatan yang masih sangat kurang pada saat itu.
a. Jenjang Pendidikan Kesehatan Menengah
1) Tahun 1966-1967 dinamakan sekolah Penjenang Kesehatan Pertama (SPKP), peserta didik adalah lulusan Sekolah Rakyat atau Sekolah Dasar dididik selama 1 tahun.
2) Tahun 1967-1972 dinamakan Sekolah Penjenang Kesehatan Umum (SPKU), peserta didik adalah lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) atau sederajat, pendidikan selama 2 tahun.
3) Tahun 1972-1975 dinamakan Sekolah Pengatur Rawat (SPR), peserta didik adalah lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) atau sederajat, lama pendidikan 3 tahun.
4) Tahun 1975-2001 berubah nama menjadi Sekolah Perawat Kesehatan (SPK), peserta didik berlatar belakang pendidikan SLTP/sederajat. SPK Depkes Palangka Raya mendidik 23 angkatan atau sejumlah ± 1200 perawat yang terserap bekerja di seluruh Kalimantan Tengah.
5) Tahun 1995-1997 bernaung di dalam institusi SPK Depkes Palangka Raya memenuhi kebutuhan masyarakat akan tenaga bidan diadakan Program Pendidikan Bidan C (PPB-C), peserta didik adalah lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP), rekrutmen peserta didiknya berasal dari desa-desa terpencil, lama pendidikan 3 tahun, dan meluluskan tenaga bidan desa yang
penempatannya tersebar di wilayah Provinsi Kalimantan Tengah. PPB-C juga berdiri di bawah naungan SPK Depkes Palangka Raya yaitu di Kabupaten Kotawaringin Timur, Kabupaten Kapuas, Kabupaten Barito Selatan dan Kabupaten Barito Utara.
b. Jenjang Pendidikan Kesehatan Penyetaraan
Tahun 1982-1993 diadakan Suplementary Trainning Program (STP), rekruitment peserta didiknya dari pegawai/tenaga kesehatan lulusan SPKU, lama pendidikan
1 tahun untuk mendapatkan ijazah setara lulusan Sekolah Perawat Kesehatan (SPK).
c. Jenjang Pendidikan Kehatan setara DiplomaI (D-I)
1) Tahun 1984-1985 diadakan pendidikan Program Cepat Pembantu Medis (PCPM), peserta didik adalah lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), pendidikan dilaksanakan selama 1 tahun
2) Tahun 1989-1999 dinamakan program Pendidikan Bidan A (PPB-A), peserta didik adalah lulusan SPK, melulusan 10 angkatan sebanyak ± 480 orang Bidan.
d. Jenjang Pendidikan Akademik Kesehatan Setara Diploma III (D-III)
1) Tahun 1997-2000 dinamakan Akademi Keperawatan Depkes (Akper Depkes), menghasilkan tenaga perawat madya, pendidikan selama 3 tahun, peserta didik dari lulusan SLTA sederajat dalam 2 kelas, yakni kelas reguler dari lulusan SLTA, dan program khusus dari pegawai lulusan SPK/STP berasal dari Rumah Sakit Daerah dan Puskesmas se-Provinsi Kalimantan Tengah yang dididik selama 2-2,5 tahun.
2) Tahun 1998-2000 dinamakan Akademi Kebidanan Depkes (Akbid Depkes) menghasilkan tenaga bidan dalam 2 kelas, yakni kelas reguler dari lulusan SLTA, dan program khusus dari lulusan pendidikan bidan PPB-A dan PPB-C berasal dari Rumah Sakit kabupaten dan puskesmas, serta alumnus yang belum bekerja di Provinsi Kalimantan Tengah.
3) Tahun 1999-2004 dinamakan Akademi Gizi (AKZI) Depkes Palangka Raya, mendidik sebanyak 3 angkatan.
4) Bertepatan Hari Kesehatan Nasional yaitu tanggal 12 November 2001 Akper dan Akbid bergabung di bawah bendera Politeknik Kesehatan Departemen Kesehatan (Poltekkes Depkes) Palangka Raya, disusul oleh AKZI yang bergabung pada tahun 2007. Direktur pertama adalah Santhy K. Samuel, S.Pd., M.Kes. Poltekkes Depkes Palangka Raya memiliki 3 (tiga) jurusan yaitu
Jurusan Keperawatan, Kebidanan dan Gizi. Tahun 2010 mengikuti perubahan
nama Departemen Kesehatan (Depkes) menjadi Kementerian Kesehatan (Kemenkes), maka Poltekkes Depkes Palangka Raya pun berubah nama menjadi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
5) Tahun Akademik 2009/2010 Poltekkes Kemenkes Palangka Raya membuka kelas Non Reguler Kebidanan :
a) Kebidanan Kota Palangka Raya
b) Kebidanan Kabupaten Kotawaringin Timur
c) Kebidanan Kabupaten Katingan
d) Kebidanan Kabupaten Kuala Kapuas
e) Kebidanan Kabupaten Murung Raya
f) Kebidanan Kabupaten Barito Timur
g) Kebidanan Kabupaten Kotawaringin Barat
h) Kebidanan Kabupaten Sukamara
i) Kebidanan Kabupaten Seruyan
6) Jenjang Pendidikan D IV Kesehatan
Selain melaksanakan jenjang pendidikan kesehatan Diploma III, Poltekkes Kemenkes Palangka Raya juga menyelenggarakan pendidikan kesehatan Diploma IV, yaitu:
a) Tahun Akademik 2011/2012, Jurusan Gizi melaksanakan pendidikan Kesehatan Diploma IV Gizi Masyarakat, inputnya dari Diploma III Gizi.
b) Pada tahun yang sama 2011/2012 Jurusan Kebidanan menyelenggarakan pendidikan kesehatan Diploma IV Kebidanan Klinik, inputnya dari Diploma III Kebidanan.
c) Tahun 2012/2013 Pendidikan Diploma IV Keperawatan Medikal Bedah, peserta didiknya adalah lulusan Diploma III Keperawatan.
d) Tahun 2014/2015 Pendidikan Diploma IV dari nol tahun dilaksanakan meliputi DIV Keperawatan, DIV Kebidanan dan DIV Gizi.
7) Jenjang Pendidikan Sarjana Terapan Kesehatan
Sesuai Lampiran IV Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 257/M/KPT/2017 Tentang Nama Program Studi Pada Perguruan Tinggi, maka Program Studi Diploma IV berubah nama menjadi Sarjana Terapan.
a) Sarjana Terapan Keperawatan
b) Sarjana Terapan Kebidanan
c) Sarjana Terapan Gizi dan Dietetika
8) Jenjang Pendidikan Profesi Tahun Akademik 2020/2021 Jurusan Kebidanan melaksanakan pendidikan kesehatan Pendidikan Profesi Bidan, inputnya dari Diploma IV/Sarjana Terapan/S1 Kebidanan.
“Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal Menuju Daya Saing Global Tahun 2024”
Makna dari visi ini adalah sebagai berikut :
1) Unggul : Civitas Akademika dan tenaga kependidikan menjadi yang terutama dan yang terbaik, dalam aspek tridharma perguruan tinggi dan tata kelola institusi Pendidikan
2) Berkarakter : Civitas akademika dan tenaga kependidikan berintegritas, bertoleransi, kreatif, menjunjung tinggi nilai budaya, etika profesi, komunikasi efektif, cinta tanah air, disiplin dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi dan tata kelola institusi pendidikan.
3) Berbasis Kearifan lokal : Civitas akademika dan tenaga kependidikan Mengintegrasikan falsafah Huma Betang (humanis, maju, berani dan bertanggung jawab) dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi dan tata kelola institusi Pendidikan
4) Menuju Daya Saing Global : Mempersiapkan Civitas akademika dan tenaga kependidikan yang kompetitif dan professional bidang kesehatan melalui Tri Dharma Perguruan Tinggi (prestasi akademik dan nonakademik, publikasi, inovasi yang tepat guna) dan tata kelola institusi Pendidikan.
1) Menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent.
2) Mengembangkan kemitraan yang mendukung peningkatan tridharma perguruan tinggi dan pendayagunaan lulusan yang berkarakter.
3) Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan.
3. Tujuan
a. Menghasilkan Tenaga Kesehatan yang unggul dan berkarakter
b. Meningkatkan Kemampuan Dosen dan Mahasiswa dalam Penelitian Terapan yang berbasis output secara Kuantitas dan Kualitas
c. Meningkatkan Kuantitas dan Kualitas Pengabdian Masyarakat yang berbasis riset dan berdaya saing tinggi
d. Meningkatkan kemitraan dengan instansi pemerintah dan swasta di dalam dan di luar negeri untuk meningkatkan kualitas Tridharma Perguruan Tinggi.
e. Meningkatkan kemitraan dengan instansi pemerintah dan swasta di dalam dan di luar negeri untuk pendayagunaan lulusan
f. Meningkatkan tata kelola institusi pendidikan yang efisien, transparan, terukur dan akuntabel
4. Tata Nilai
a. Nilai Dasar/Nilai Utama
Setiap individu yang terlibat dalam proses penyelenggaraan layanan pendidikan tenaga kesehatan di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya harus dilandasi dengan keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, disiplin, rajin, jujur, adil, terbuka, lugas, konsisten, kebersamaan, profesional, dan saling menghargai serta dapat mempertanggungjawabkan tugas dan tindakannya berdasarkan peraturan, etika, dan moral sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
b. Nilai Pelayanan
Memberikan pelayanan yang bermutu secara konsisten dengan melakukan upaya peningkatan mutu produk dan jasa secara berkesinambungan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder) antara lain: memperhatikan kepuasan pelanggan, kesetaraan, dapat dipercaya, tepat waktu, terjangkau, sistematis, dan selalu dinamis.
c. Nilai Manfaat
Menghasilkan produk dan pelayanan yang memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh stakeholder bidang kesehatan dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.
d. Nilai Pro Mahasiswa
Dalam penyelenggaraan pendidikan di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya selalu mendahulukan kepentingan Mahasiswa dan harus menghasilkan yang terbaik untuk Mahasiswa. Diperolehnya lulusan yang kompetitif, mempunyai jiwa kewirausahaan dan mandiri, sifat inovatif, kreatif, berdaya saing tinggi serta pantang menyerah.
e. Nilai Responsif
Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user). Disamping itu Poltekkes Kemenkes Palangka Raya juga tanggap dan selalu proaktif dalam mengevaluasi program pendidikan secara berkesinambungan sesuai dengan kompetensi kebutuhan user.
5. Struktur Organisasi
Gambar 1. Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
Nama Lengkap (dengan Gelar) : Arif Adiguna, S.T.
Tempat, Tanggal Lahir : Palangka Raya, 15 Maret 1992
NIP : 19920315 202203 1 001
Pangkat / Golongan Ruang : Penata Muda / III.a
Jabatan : Pranata Komputer Ahli Pertama dan Koordinator Administrasi Akademik & Sistem
Informasi Akademik (Tugas Tambahan)
Instansi : Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
Unit Kerja : Unit Teknologi Informasi dan Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (Tugas Tambahan)
Tugas Pokok :
1. IT Support
Menjadi Pelaksana, Pemelihara, serta Perbaikan Sistem Teknologi Informasi di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
2. Koordinator Administrasi Akademik & Sistem Informasi Akademik
Mengelola administrasi :
a. Penerimaan Mahasiswa Baru
b. Sistem Informasi Akademik
c. Pelaporan Nilai di PDDIKTI
d. Ijazah & Transkrip Nilai
e. Wisuda
A. Identifikasi Isu
Rancangan aktualisasi disusun berdasarkan identifikasi beberapa isu atau problematika yang ditemukan dalam melaksanakan tugas sebagai Pranata Komputer dan Koordinator Akademik di Bagian Akademik dan Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.
Identifikasi isu ini merupakan tahapan dimana CPNS dituntut untuk peka terhadap isu atau masalah yang ada di unit kerja. Untuk mengidentifikasi isu tersebutt CPNS harus memiliki kemampuan environmental scanning, ploblem solving, dan berpikir analitik untuk identifikasi atau menetapkan isu.
Selanjutnya CPNS akan memilih beberapa isu yang dianggap penting dengan kriteria sebagai berikut:
1. Aktual artinya isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam masyarakat.
2. Problematik artinya Isu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan segera solusinya secara komperehensif
3. Kekhalayakan artinya Isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak, dan
4. Layak artinya Isu tersebut masuk akal, realistis, relevan, dan dapat dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
Maka dari beberapa kriteria di atas, dalam rancangan aktualisasi ini, terdapat tiga isu yang diindentifikasi, yaitu:
1. Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur Legalisir berasal dari kata legal yang menurut kbbi berarti “sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau hukum”. Dalam hal ini legalisir adalah proses pembubuhan cap stempel dan tanda tangan oleh pihak berwenang pada lembar fotokopi. Dokumen yang telah dilegalisir biasanya digunakan sebagai salah satu syarat administrasi pada saat-saat tertentu seperti mendaftar CPNS, melamar pekerjaan, kenaikan pangkat, mengajukan beasiswa atau keperluan lainnya. Pada
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, dokumen yang sering dilegalisir adalah Ijazah dan Transkrip Nilai Akademik. Pada hari-hari biasa, dalam sehari kurang lebih ada 5 (lima) orang yang mengajukan legalisir dokumen dan pada saat musim penerimaan pegawai bisa mencapai 10 (sepuluh) orang lebih dalam sehari. Saat ini Pengaju
legalisir harus datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya ke Loket Layanan ADAK dengan membawa fotokopi dokumen Ijazah dan Transkrip nilai dengan maksimal 5 lembar masing-masing dokumen. Kemudian untuk proses penandatanganannya oleh Direktur memerlukan waktu kurang lebih 2 (dua) hari kerja. Proses tanda tangan yang lama ini disebabkan karena penumpukan dokumen yang harus ditandatangani di meja Direktur. Setelah 2 hari kerja, Pengaju legalisir harus kembali lagi ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya untuk mengecek apakah sudah bisa diambil atau belum. Biasanya Pengaju legalisir yang berasal dari luar Palangka Raya menitipkan saudara atau temannya yang berada di Palangka Raya untuk mengajukan legalisir atau mengambilkan legalisir dokumen yang telah ditandatangani.
2. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang belum optimal. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat). Sementara itu surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik perorangan maupun instansi/organisasi. Setiap harinya, instansi atau organisasi bisa menerima ataupun mengeluarkan banyak surat. Apabila tidak segera ditangani maka akan merugikan pengirim maupun penerima. Surat masuk dan surat keluar juga merupakan arsip tapi kadang dianggap sebagai hal yang biasa dan kurang diperhatikan sehingga kadang surat masuk dan surat keluar tidak tertata dengan rapi. Pada Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, Arsiparis menggunakan Buku Besar untuk mendata surat masuk dan surat keluar. Kemudian surat yang masuk atau keluar digandakan terlebih dahulu menjadi 3 eksemplar sebelum diberikan kepada tujuan serta disimpan pada Binder sebagai arsip. Untuk penomoran surat, unit-unit yang memerlukan nomor surat harus menghubungi Arsiparis terlebih dahulu untuk mendapatkan nomor surat.
3. Terjadinya penumpukan dokumen yang harus ditandatangani direktur atau pejabat terkait dan belum adanya tanda bukti legal pengganti tanda tangan manual.
Tanda tangan merupakan bukti bahwa seseorang telah melakukan persetujuan dan kesepakatan pada suatu hal. Simbol ataupun bentuk yang digoreskan merupakan bukti unik yang sering kali hanya bisa dilakukan oleh orang bersangkutan. Itu sebabnya tanda tangan bisa dianggap sebagai bentuk perwakilan diri. Dalam pembuatan dokumen penting, tentu harus ada legalitas dari pihak terkait. Untuk hal
ini, bukti legalitas salah satunya dapat ditunjukkan dengan tanda tangan yang dibubuhkan pada dokumen. Sifat tanda tangan tersebut mengikat dan memiliki keabsahan tetap. Di Indonesia persyaratan tanda tangan sebagai bukti legalitas dokumen diatur pada Pasal 1869 s/d Pasal1874 KUHPdt atau Pasal 1 Ordonansi 1867
No.29 tentang syarat penandatanganan dokumen. Pada Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya, saat ini Direktur harus menandatangani banyak dokumen dalam sehari. Seperti yang kita lihat pada isu 1, mengenai dokumen legalisir saja sudah ada sekitar 30 lembar yang harus ditanda tangani, belum berasal dari isu 2, Surat Keluar
(Surat Tugas, SPPD, Surat Individu, laporan dan dokumen lainnya) dari unit-unit pendukung lain serta yang berasal dari 3 jurusan dan program studi yang berjumlah
7 program studi. Sehingga terjadilah penumpukan antrian dokumen yang harus ditandatangani di meja direktur dan sekretaris direktur.
Dalam proses penetapan suatu isu utama diperlukan adanya alat bantu penetapan kriteria isu salah satunya dengan teknik tapisan dengan memberikan rentang penilaian 1-
5 menggunakan metode APKL, yaitu Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak.
Tabel 1. Tapisan Isu menggunakan Metode APKL
1 Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk
2 Pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang belum optimal
3 Terjadinya penumpukan dokumen yang harus ditandatangani direktur atau pejabat terkait dan
adanya tanda bukti legal pengganti tanda
Dari Analisis Isu dengan menggunakan metode APKL di atas, dapat dilihat bahwa isu pertama yaitu Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur merupakan isu utama dengan skor
19, selisih tipis 1 angka dengan isu 3 Terjadinya penumpukan dokumen yang harus ditandatangani direktur atau pejabat terkait dan belum adanya tanda bukti legal pengganti tanda tangan manual. Selisih tersebut terdapat pada bagian kriteria Kekhalayakan, karena pada proses legalisir melibatkan pelayanan publik dan juga isu utama dipengaruhi oleh kedudukan CPNS dalam unit kerja, yaitu pada Bagian Akademik dan Kemahasiswaan yang salah satu tugasnya mengelola layanan Ijazah dan Transkrip Nilai Akademik.
C. Analisis Penyebab Isu
1. Penyebab Isu
Isu utama yang telah dianalisis dengan teknik tapisan, selanjutnya dilakukan analisis secara mendalam isu yang telah memenuhi kriteria APKL dengan menggunakan alat bantu dengan teknik berpikir kritis, salah satu metode yang dapat dilakukan ialah dengan menggunakan The Cause & Effect (C&E) diagram atau biasa juga disebut Fishbone diagram yang bertujuan untuk memecahkan akar penyebab masalah. Fishbone diagram membantu menampilkan secara visual sumber-sumber penyebab masalah sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi akar penyebab permasalahan.
Diagram sebab-akibat ini adalah sebuah tool visual yang digunakan saat akan menyelidiki beberapa kemungkinan penyebab timbulnya masalah. Tool ini menampilkan berbagai penyebab masalah dan peristiwa-peristiwa yang mengarah ke penyebabnya. Hal ini membuat diagram sebab-akibat menjadi salah satu toolyang efektif dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah. Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
a. Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur, yaitu Machine (mesin atau teknologi), Method (metode atau proses), material (termasuk raw material, konsumsi, dan informasi), Man power (tenaga kerja atau pekerjaan fisik)/Mind power (pekerjaan pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya), Measurement (pengukuran atau inspeksi), dan Milieu/Mother nature (lingkungan).
b. Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa, yaitu Product (produk/jasa), Price (harga), Place (tempat), Promotion (promosi atau hiburan), People (orang), Process (proses), Physical evidence (bukti fisik), dan Productivity & quality (produktivitas dan kualitas).
c. Kategori 5S yang biasa digunakan dalam industri jasa, yaitu Surroundings (lingkungan), Suppliers (pemasok), Sistems (sistem), Skills (keterampilan), dan Safety (keselamatan).
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :
a. Dokumen legalisir harus di cetak atau digandakan masing-masing maksimal 5 lembar.
b. Harus datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya untuk menyerahkan dan mengambil dokumen legalisir.
c. Pengaju dari luar Palangka Raya biasanya menitipkan kepada teman/kerabat di Palangka Raya.
d. Tidak ada akses layanan legalisir yang bisa dilakukan secara online.
e. Penandatangan berlangsung sampai 2 hari kerja karena terjadi penumpukan dokumen untuk ditandatangani Direktur
2. Dampak Jika Masalah Tidak Diselesaikan
a. Pengaju legalisir harus bolak-balik datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya untuk menyerahkan, mengecek dan mengambil dokumen legalisir
sehingga membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga dan biaya apalagi pengaju dari luar kota Palangka Raya.
b. Jika memerlukan dokumen legalisir yang mendesak dapat mengalami keterlambatan untuk proses keperluannya.
c. Terjadi penumpukan dokumen legalisir untuk ditandatangani oleh Direktur dan penumpukan berkas di loket ADAK.
3. Kondisi yang Diharapkan
a. Pengaju legalisir tidak harus bolak-balik datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya dan dapat mengajukan legalisir dokumen darimana saja bahkan cukup menggunakan handphone
b. Pengaju tidak perlu mencetak atau menggandakan dokumen legalisir untuk pengajuannya.
c. Dalam waktu maksimal 5 jam sudah dapat menerima dokumen yang telah dilegalisir.
d. Tidak ada penumpukan berkas legalisir di meja Direktur dan Loket ADAK.
D. Gagasan
Setelah melakukan analisis penyebab isu utama yaitu Proses legalisir Dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur, maka dirumuskan lah masalah Bagaimana Optimalisasi Layanan Legalisir di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya?
Untuk menjawab rumusan masalah tersebut maka gagasan pemecahan isu yang diangkat pada rancangan aktualisasi ini adalah :
“
OptimalisasiLayananLegalisirDokumen secara Online danmenggunakan Tanda TanganElektronik diPoltekkesKemenkesPalangkaRaya” .
Gagasan ini dianggap dapat menjadi solusi dari isu utama yang telah dibahas sebelumnya. Legalisir Dokumen secara online dan menggunakan tanda tangan elektronik memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
1. Pengaju legalisir tidak harus bolak-balik datang ke Poltekkes Kemenkes Palangka Raya dan dapat mengajukan legalisir dokumen darimana saja bahkan cukup menggunakan handphone.
2. Pengaju tidak perlu mencetak atau menggandakan dokumen legalisir untuk pengajuannya.
3. Dalam waktu maksimal 5 jam sudah dapat menerima dokumen yang telah dilegalisir.
4. Tidak ada penumpukan berkas legalisir di meja Direktur dan Loket ADAK.
5. Direktur memiliki pengganti tanda tangan yang legal.
E. Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Setelah menemukan suatu gagasan besar maka disusunlah beberapa kegiatan yang akan menjadi solusi terhadap isu utama yang ada di Unit Kerja.
Tabel 2. Rancangan Kegiatan Aktualisasi berdasarkan Sumber
No. Kegiatan Sumber
1 Pengajuan Tanda Tangan Elektronik ke Pusdatin Kemenkes RI
SKP dan Penugasan Pimpinan
2
Sosialisasi Cara Penggunaan Tanda Tangan Elektronik ke Pemilik Tanda Tangan Elektronik dan SOP Layanan Legalisir Online
Penugasan Pimpinan dan Inisiatif dengan persetujuan Mentor
3
Mengaktifkan Layanan Legalisir secara Online menggunakan WhatsApp Inovasi
4
Mempublikasikan Layanan Legalisir Online di Website dan Media Sosial Poltekkes Kemenkes Palangka Raya SKP
5 Evaluasi Layanan Legalisir Online
Inisiatif dengan persetujuan Mentor
F. Matriks Rancangan Aktualisasi
Dalam merancang aktualisasi nilai-nilai dasar setiap peserta Pelatihan Dasar dituntut mampu menyusun daftar rencana kegiatan (rancangan) aktualisasi beserta tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk melaksanakan gagasan pemecahan isu. Selama pelaksanaan tahapan kegiatan tersebut, peserta Pelatihan Dasar dituntut mengaktualisasikan nilai-nilai dasar BerAKHLAK, sebagai tindak lanjut dari tahap pembelajaran internalisasi nilai-nilai dasar profesi PNS yang telah membantu peserta Latsar dalam mengkaitkan nilai-nilai dasar tersebut dengan pelaksanaan kegiatan.
Tahap 2:
Identifikasi siapa saja yang
diajukan untuk menggunakan
tanda tangan elektronik
Output & Bukti Fisik:
Surat Permohonan
Daftar Nama
Pengajuan TTD
Elektronik
❑ Komunikasi dilakukan
dengan ramah (Berorientasi Pelayanan)
❑ Terbuka dalam bekerja
sama untuk menghasilkan nilai tambah (Kolaboratif),
❑ Bertindak proaktif (Adaptif),
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan
bertanggung jawab, cermat, serta disiplin dan berintegritas tinggi (Akuntabel)
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan cekatan, solutif dan dapat diandalkan (Berorientasi
Pelayanan)
❑ Cermat dalam memilih
siapa saja yang perlu
diajukan, berintegritas
tinggi dan tidak
menyalahgunakan
kewenangan jabatan untuk
pemilihan mengajukan atas
nama sendiri atau orang
lain jika tidak dipilih (Akuntabel)
❑ Kegiatan ini akan berkontribusi
dalam pencapaian
Visi Poltekkes
Kemenkes
Palangka Raya
yaitu mewujudkan
institusi Pendidikan
tinggi Kesehatan
yang unggul, berkarakter, berbasis kearifan
lokal dan menuju
daya saing global
❑ Serta berkontribusi
dalam pelaksanaan
Misi yaitu
Mengembangkan
tata kelola institusi
pendidikan yang
berbasis teknologi
informasi, akuntabel dan
mempunyai
kemampuan
kemandirian dalam
pengelolaan
Pelaksanaan kegiatan ini berguna untuk
penguatan :
Nilai Responsif yaitu Program pendidikan yang
diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya. Nilai ini mengacu dan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan
(stakeholder / user) dan selalu proaktif
dalam mengevaluasi program pendidikan secara
berkesinambungan
Nilai Pelayanan
yaitu Memberikan
pelayanan yang
bermutu secara
konsisten dengan
melakukan upaya
peningkatan mutu produk dan jasa secara
berkesinambun gan yang berorientasi
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
❑ Memberi kesempatan kepada berbagai pihak dari unit lain untuk berkontribusi menggunakan tanda tangan elektronik (Kolaboratif)
Tahap 3: Mengumpulkan KTP dan Specimen TTD menggunakan google drive
Output & Bukti Fisik: Data Specimen untuk pengajuan TTD Elektronik terkumpul
❑ Menggerakkan pemanfaatan google drive untuk tujuan bersama (Kolaboratif)
❑ Menjaga identitas pemilik KTP dan Specimen dengan tidak menyebarkan (Loyal) dan Tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan (Akuntabel)
❑ Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab terhadap specimen data diri dan tanda tangan (Akuntabel)
Tahap 4: Pengajuan TTD Elektronik ke Pusdatin
Output & Bukti Fisik: Email berisi MPIN masing-masing dan ESign
❑ Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, cermat, Menggunakan ttd elektronik secara bertanggung jawab sesuai keperluan, efektif dan efisien serta tidak menyalahgunakan
Visi-Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
Kontribusi Terhadap
kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)
Nilai Manfaat yaitu Menghasilkan produk dan pelayanan yang memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh stakeholder bidang kesehatan dalam meningkatkan mutu pelayanan serta Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes
Kemenkes Palangka Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user).
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi
Mata Pelatihan
kewenangan jabatan (Akuntabel)
❑ Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan dalam menggunakan TTD elektronik (Adaptif)
Penggunaan Tanda
Tangan Elektronik ke
Pemilik Tanda
Tangan Elektronik dan SOP Layanan
Legalisir Online
Tahap 1: Membuat draft pelaksanaan
Sosialisasi Cara Penggunaan
Tanda Tangan Elektronik dan draft SOP Layanan Legalisir Online
Output & Bukti Fisik: Draft Kegiatan & Draft SOP Layanan Legalisir Online
Bertindak proaktif (Adaptif), cermat (Akuntabel) dan solutif (Berorientasi
Pelayanan), serta
Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik (Kompeten)
dalam membuat draft
kegiatan dan draft SOP Legalisir Online
Tahap 2: Menyampaikan draft pelaksanaan sosialisasi & draft SOP Layanan Legalisir Online kepada pimpinan (Ka. Subbag ADUM & Ka. Subbag ADAK)
Output & Bukti Fisik: Arahan Pimpinan, Lembar Konsultasi, Rancangan Kegiatan & SOP Layanan Legalisir Online
Menyampaikan draft kegiatan dan draft SOP dengan ramah (Berorientasi Layanan), Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah dan memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi jika ada masukan/saran dalam draft kegiatan dan draft SOP (Kolaboratif), Membangun lingkungan kerja yang
kondusif (Harmonis), Melakukan perbaikan tiada henti jika ada saran dari
pimpinan (Berorientasi Pelayanan).
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
❑ Kegiatan ini akan
berkontribusi dalam
pencapaian Visi
Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya yaitu
mewujudkan
institusi Pendidikan
tinggi Kesehatan
yang unggul, berkarakter, berbasis kearifan
lokal dan menuju
daya saing global
❑ Serta berkontribusi
dalam pelaksanaan
Misi yaitu
Mengembangkan
tata kelola institusi
pendidikan yang
berbasis teknologi
informasi, akuntabel dan
Pelaksanaan kegiatan ini berguna untuk penguatan :
Nilai Responsif yaitu Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya. Nilai ini mengacu dan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan (stakeholder / user) dan selalu proaktif dalam mengevaluasi program pendidikan secara
berkesinambungan
Nilai Pelayanan
yaitu Memberikan
pelayanan yang
bermutu secara
konsisten dengan
melakukan upaya
peningkatan mutu produk dan jasa
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
Tahap 3: Membuat undangan pelaksanaan kegiatan
Output & Bukti Fisik: Undangan Pelaksanaan Kegiatan diterima masing-masing user
Membuat Undangan
Pelaksanaan Kegiatan
Sosialisasi dengan kualitas terbaik (Kompeten), cekatan (Berorientasi
Pelayanan), dan bertindak proaktif dalam menyebarkan ke masing-masing user(Adaptif)
Output & Bukti Fisik: Semua Pemilik Tanda
Tangan Elektronik dan Unit Terkait dapat
menggunakan TTD
Elektronik tanpa
kendala, Foto Kegiatan
Sosialisasi dan Daftar hadir
Membantu orang lain belajar dalam penggunaan TTD elektronik, Melaksanakan sosialisasi dengan kualitas
terbaik (Kompeten), Memahami dan memenuhi kendala user dalam
menggunakan TTD elektronik
dengan Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan), Menghargai setiap orang
apapun latar belakangnya jika
ada yang kesulitan dengan
menolong mengatasi masalah yang dihadapi, Membangun
lingkungan kerja yang
kondusif (Harmonis), Terus berinovasi dan
mengembangkan kreativitas (Adaptif)
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
mempunyai
kemampuan
kemandirian dalam
pengelolaan
secara
berkesinambun gan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian
Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)
Nilai Manfaat yaitu
Menghasilkan produk dan pelayanan yang
memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh stakeholder bidang kesehatan dalam meningkatkan mutu pelayanan serta Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user).
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
3. Mengaktifkan
Layanan Legalisir secara Online menggunakan
Tahap 1: Koordinasi dengan Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Output & Bukti Fisik: Arahan Pimpinan, Lembar Konsultasi, SOP
Pelayanan Legalisir Online menggunakan
❑ Terbuka dalam bekerja sama untuk menjalankan SOP Legalisir Online (Kolaboratif),
❑ bertindak proaktif untuk
melaksanakan arahan
pimpinan (Adaptif),
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan bertanggung jawab, cermat, serta disiplin dan berintegritas tinggi (Akuntabel)
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan cekatan, solutif dan dapat diandalkan (Berorientasi
Pelayanan)
Tahap 2:
Menyediakan Nomor WA dan Perangkat Mobile dan PC untuk Layanan ADAK Online
Output & Bukti Fisik: No WA Layanan ADAK, Perangkat Mobile dan PC tersedia online
❑ Bertindak proaktif, mencari nomor WhatsApp resmi untuk Layanan ADAK (Adaptif), ❑ Menggerakkan pemanfaatan perangkat mobile dan PC Online untuk Layanan ADAK secara online (Kolaboratif)
❑ Menggunakan PC ADAK secara bertanggung jawab, efektif dan efisien (Akuntabel)
Tahap 3: Output & Bukti Fisik: ❑ Membangun lingkungan kerja yang kondusif di
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
❑ Kegiatan ini akan
berkontribusi dalam
pencapaian Visi
Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya yaitu
mewujudkan
institusi Pendidikan
tinggi Kesehatan
yang unggul, berkarakter, berbasis kearifan
lokal dan menuju daya saing global
❑ Serta berkontribusi
dalam pelaksanaan
Misi yaitu
Mengembangkan
tata kelola institusi
pendidikan yang
berbasis teknologi
informasi, akuntabel dan
mempunyai
kemampuan
kemandirian dalam
pengelolaan
Pelaksanaan kegiatan ini berguna untuk
penguatan :
Nilai Responsif yaitu Program
pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya. Nilai ini mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user) dan selalu proaktif dalam mengevaluasi program pendidikan secara
berkesinambungan
Nilai Pelayanan yaitu Memberikan pelayanan yang bermutu secara konsisten dengan
melakukan upaya
peningkatan mutu
produk dan jasa secara
berkesinambun gan yang berorientasi
kepada kebutuhan
pengguna internal
(Kementerian
Kesehatan) dan
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Menjalankan SOP Pelayanan Legalisir Online
Output dan Bukti Fisik
Pelayanan Legalisir Online berjalan dengan
efektif dan efisien, chat whatsapp direspon
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
ruang ADAK dan menolong staf ADAK jika ada kendala
dalam menjalankan
layanan legalisir online (Harmonis),
❑ Memberi kesempatan
kepada staf ADAK untuk
berkontribusi dan Terbuka
dalam bekerja sama untuk
menjalankan SOP legalisir
layanan online (Kolaboratif)
❑ Memahami dan memenuhi kebutuhan pengguna
layanan ADAK online dengan ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan)
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
eksternal (stakeholder)
Nilai Manfaat yaitu
Menghasilkan produk dan pelayanan yang memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh
stakeholder bidang kesehatan dalam meningkatkan mutu pelayanan serta Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user).
Layanan Legalisir
Onlinedi Website
dan Media Sosial
Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya
Tahap 1: Membuat draft media publikasi
Layanan Legalisir Online
Output & Bukti Fisik: Draft berupa gambar Standing Banner, flyer digital dan Video
Layanan Legalisir Online
Bertindak proaktif (Adaptif), Cermat (Akuntabel) Solutif (Berorientasi Pelayanan), dalam membuat draft media publikasi dengan kualitas terbaik (Kompeten)
❑ Kegiatan ini akan
berkontribusi dalam
pencapaian Visi
Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya yaitu
Nilai Responsif yaitu Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes
Tahap 2: Menyampaikan draft media publikasi kepada Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Output & Bukti Fisik: Standing Banner siap cetak, Flyer digital dan Video Layanan Legalisir Online siap publish
❑ Terbuka dalam bekerja
sama untuk menghasilkan media publikasi yang baik
dan memberi kesempatan
kepada Kasubbag ADAK
mewujudkan
institusi Pendidikan
tinggi Kesehatan
yang unggul, berkarakter,
Palangka Raya. Nilai ini mengacu dan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan (stakeholder / user)
dan selalu proaktif
dalam mengevaluasi program pendidikan
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
untuk berkontribusi (Kolaboratif), ❑ Membangun lingkungan kerja yang kondusif dengan konsultasi dengan
Kasubbag ADAK (Harmonis), ❑ Melakukan perbaikan tiada henti jika ada saran (Berorientasi
Pelayanan), ❑ Terus berinovasi dan mengembangkan
kreativitas untuk menghasil kan media publikasi yang baik (Adaptif)
Tahap 3: Melakukan publikasi media cetak dan upload media digital di website dan media sosial
Poltekkes Palangka Raya
Output & Bukti Fisik: Standing banner diletakkan di depan loket ADAK, Flyer Digital terpampang di website dan media sosial Poltekkes
Palangka Raya. Video Layanan Legalisir Online terlihat di Youtube Poltekkes
Palangka Raya
❑ Melaksanakan publikasi media dengan bertanggung jawab, efektif dan efisien (Akuntabel)
❑ Bertindak proaktif untuk publikasi (Adaptif)
❑ Menggerakkan pemanfaatan internet, media sosial, website (Kolaboratif)
❑ Solutif dengan menyediakan standing banner di depan loket ADAK jika ada yang tidak terpapar publikasi online (Berorientasi
Pelayanan)
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi
berbasis kearifan
lokal dan menuju
daya saing global
❑ Serta berkontribusi
dalam pelaksanaan
Misi yaitu
Mengembangkan
tata kelola institusi
pendidikan yang
berbasis teknologi
informasi, akuntabel dan mempunyai
kemampuan
kemandirian dalam
pengelolaan
secara
berkesinambungan
Nilai Pelayanan yaitu Memberikan
pelayanan yang
bermutu secara konsisten dengan
melakukan upaya
peningkatan mutu
produk dan jasa secara
berkesinambun gan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian
Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)
Nilai Manfaat yaitu
Menghasilkan produk dan pelayanan yang memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh
stakeholder bidang
kesehatan dalam
meningkatkan mutu
pelayanan serta
Program pendidikan
yang diselenggarakan di Poltekkes
Kemenkes Palangka
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user).
1:
Tahap 2: Menyampaikan draft kuesioner evaluasi kepada Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Output & Bukti Fisik: Draft Rancangan Kuesioner berupa Google Form
Bertindak proaktif (Adaptif), Cermat (Akuntabel) Solutif (Berorientasi Pelayanan), dalam membuat draft
kuesioner evaluasi layanan legalisir online dengan kualitas terbaik (Kompeten)
❑ Kegiatan ini akan
berkontribusi dalam
pencapaian Visi
Poltekkes
Kemenkes Palangka
Raya yaitu
mewujudkan
Nilai Responsif yaitu Program
pendidikan yang
diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya. Nilai ini mengacu dan sesuai dengan
Output & Bukti Fisik: Kuesioner Evaluasi berupa Google Form
❑ Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan kuesioner evaluasi yang tepat dan memberi kesempatan kepada Kasubbag ADAK untuk berkontribusi (Kolaboratif),
❑ Membangun lingkungan kerja yang kondusif
dengan konsultasi dengan
Kasubbag ADAK (Harmonis),
❑ Melakukan perbaikan tiada henti jika ada saran (Berorientasi
Pelayanan),
❑ Terus berinovasi dan mengembangkan
kreativitas untuk menghasil
institusi Pendidikan
tinggi Kesehatan
yang unggul, berkarakter, berbasis kearifan
lokal dan menuju
daya saing global
❑ Serta berkontribusi
dalam pelaksanaan
Misi yaitu
Mengembangkan
tata kelola institusi
pendidikan yang
berbasis teknologi informasi, akuntabel dan
kebutuhan pelanggan (stakeholder / user) dan selalu proaktif
dalam mengevaluasi program pendidikan secara
berkesinambungan
Nilai Pelayanan yaitu Memberikan
pelayanan yang
bermutu secara
konsisten dengan
melakukan upaya
peningkatan mutu produk dan jasa secara
berkesinambun gan yang berorientasi
kepada kebutuhan
Tahap 3: Memberikan link kuesioner evaluasi layanan legalisir online pada saat memberikan dokumen yang telah dilegalisir
Output dan Bukti Fisik
Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
Kontribusi Terhadap
Visi-Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
Tahap 4: Menindaklanjuti hasil evaluasi layanan legalisir online
Output & Bukti Fisik: Hasil evaluasi berupa diagram dan excel
❑ Memberikan link kuesioener dengan efektif dan efisien (Akuntabel)
kan media publikasi yang baik (Adaptif) mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan
❑ Bertindak proaktif memberikan kuesioner saat memberikan dokumen yang telah dilegalisir (Adaptif)
❑ Menggerakkan pemanfaatan google form sebagai media kuesioner online (Kolaboratif)
pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)
Nilai Manfaat yaitu
Output & Bukti Fisik: Kepuasan Layanan Legalisir Online bernilai BAIK dan SOP telah dilaksanakan dengan BAIK
❑ Melakukan perbaikan tiada henti (Berorientasi Pelayanan)
❑ Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat serta jika nilai evaluasi masih ada yang belum BAIK (Berorientasi
Pelayanan)
Menghasilkan produk dan pelayanan yang memberi manfaat, bagi penyelesaian berbagai isu strategis yang dihadapi oleh stakeholder bidang kesehatan dalam meningkatkan mutu pelayanan serta Program pendidikan yang diselenggarakan di Poltekkes Kemenkes Palangka
Raya mengacu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan (stakeholder / user).
Presiden RI. 2014. Undang-UndangNomor5Tahun2014tentangAparaturSipilNegara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021 PeraturanKepalaLembagaAdministrasiNegaraNomor1Tahun 2021tentangPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. 2019 Rencana Strategis Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Tahun2020-2024
Lembaga Administrasi Negara. 2017.ModulPelatihanDasar Calon PegawaiNegeriSipil Habituasi. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2017.ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipilManajemen ASN. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2019. ANALISIS ISU KONTEMPORER Modul Pelatihan Dasar Calon PegawaiNegeriSipilGolonganIIdanGolonganIII.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:Berorientasi Pelayanan.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:Akuntabel.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:Kompeten.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil: Harmonis.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:Loyal.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. Modul Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil : Adaptif.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:Kompeten.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Lembaga Administrasi Negara. 2021. ModulPelatihanDasarCalonPegawaiNegeriSipil:SMARTASN.
Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.
Optimalisasi Layanan Legalisir Dokumen
secara Online menggunakan Tanda Tangan Elektronik
di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
Arif Adiguna, S.T. NIP. 199203152022031001
Pranata Komputer Ahli Pertama
PELATIHAN DASAR CPNS KEMENKES RI
GOLONGAN III ANGKATAN 3
KELOMPOK D BAPELKES CIKARANG TAHUN 2022
Proses legalisir dokumen yang belum
optimal serta terjadi penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani
oleh Direktur.
Pengelolaan surat masuk dan surat
keluar yang belum optimal
Terjadinya penumpukan dokumen yang
harus ditandatangani direktur atau
pejabat terkait dan belum adanya tanda
bukti legal pengganti tanda tangan manual
MAX 5 LEMBAR PER DOKUMEN
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi
penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
DATANG KE KAMPUS
MENYERAHKAN DOKUMEN KE LOKET ADAK
STAF ADAK MEMBAWA DOKUMEN LEGALISIR KE RUANG DIREKTUR DI LT.3
MENYERAHKAN DOKUMEN KE SEKRETARIS DIREKTUR
STAF ADAK MENCARI & MENYERAHKAN
DOKUMEN LEGALISIR KE PENGAJU
DATANG KE KAMPUS
DI HARI KE 2+
STAF ADAK MENGAMBIL DOKUMEN YANG SUDAH DI LEGALISIR
KE RUANG DIREKTUR DI LT.3
Proses Legalisir Dokumen Saat Ini
MENUNGGU DIREKTUR MENANDATANGANI DOKUMEN
± 2 HARI KERJA
Rancangan
Kegiatan Aktualisasi
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan
berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
HARUS CETAK/FOTOKOPI MAX 5 LEMBAR PER DOKUMEN
HARUS DATANG KE KAMPUS UNTUK MENYERAHKAN DAN MENGAMBIL LEGALISIR DOKUMEN
DIREKTUR MENANDATANGANI DOKUMEN
±2 HARI KERJA KARENA TERJADI
PENUMPUKAN DOKUMEN
PENGAJU DARI LUAR PALANGKA RAYA BIASANYA
MENITIPKAN KEPADA TEMAN/KERABAT DI PALANGKA RAYA
Penyebab Isu
TIDAK ADA AKSES LAYANAN LEGALISIR SECARA ONLINE
UNTUK PENGAJUAN LEGALISIR DOKUMEN
Rancangan
Kegiatan Aktualisasi
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan
berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
HARUS BOLAK-BALIK KE KAMPUS UNTUK
MENYERAHKAN, MENGECEK DAN MENGAMBIL
LEGALISIR DOKUMEN SEHINGGA MEMBUTUHKAN
LEBIH BANYAK WAKTU, TENAGA DAN BIAYA
APALAGI DARI LUAR PALANGKA RAYA
JIKA MEMERLUKAN DOKUMEN LEGALISIR YANG
MENDESAK DAPAT MENGALAMI KETERLAMBATAN
UNTUK PROSES KEPERLUANNYA
TERJADI PENUMPUKAN DOKUMEN LEGALISIR UNTUK
DITANDATANGANI OLEH DIREKTUR DAN PENUMPUKAN
BERKAS DI LOKET ADAK
Rancangan
Kegiatan Aktualisasi
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan
berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi penumpukan
berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
TIDAK HARUS BOLAK-BALIK
KE KAMPUS UNTUK LEGALISIR
DOKUMEN
DAPAT MENGAJUKAN LEGALISIR
DARI MANA SAJA BAHKAN
CUKUP MENGGUNAKAN
HANDPHONE
DALAM WAKTU MAX 5 JAM,
PENGAJU SUDAH
MENDAPATKAN DOKUMEN
LEGALISIR
TIDAK ADA PENUMPUKAN DOKUMEN
LEGALISIR DI RUANG DIREKTUR DAN
TIDAK PERLU
FOTOKOPI/CETAK
DOKUMEN LEGALISIR
Manfaat dan Kondisi yang diharapkan
TIDAK PERLU NAIK KE LANTAI 3
UNTUK MENGANTARKAN
BERKAS
TIDAK ADA PENUMPUKAN BERKAS
LEGALISIR DI LOKET ADAK
Rancangan
Kegiatan Aktualisasi
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi
penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur
IDENTIFIKASI ISU UTAMA
Proses legalisir dokumen yang belum optimal serta terjadi
penumpukan berkas dokumen untuk ditandatangani oleh Direktur.
ISU YANG DI ANGKAT
Bagaimana Optimalisasi Layanan Legalisir Dokumen
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya ?
GAGASAN PEMECAHAN ISU
Optimalisasi Layanan Legalisir Dokumen secara Online dan
menggunakan Tanda Tangan Elektronik di Poltekkes
Kemenkes Palangka Raya
Optimalisasi Layanan Legalisir Dokumen secara Online dan menggunakan Tanda Tangan Elektronik di Poltekkes Kemenkes
Palangka Raya
Pengajuan Tanda Tangan Elektronik ke Pusdatin Kemenkes RI
Koordinasi dengan Pimpinan (Ka. Sub Bag ADUM)
Arahan Pimpinan, lembar konsultasi, draft surat pengajuan
Mengumpulkan KTP dan Specimen TTD
menggunakan google drive
TAHAPAN
Identifikasi siapa saja yang diajukan untuk
menggunakan tanda tangan elektronik
Surat Permohonan Daftar Nama
Pengajuan TTD Elektronik
Kontribusi di Visi Misi
Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi
Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis
Kearifan Lokal dan Menuju Daya Saing Global
Kontribusi di Misi
Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang
berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai
kemampuan kemandirian dalam pengelolaan
TAHAPAN KEGIATAN DAN OUTPUT
Penguatan Nilai Organisasi
Nilai Responsif, Nilai Pelayanan dan Nilai Manfaat
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Pengajuan Tanda Tangan Elektronik ke Pusdatin Kemenkes RI
Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK yang diterapkan pada setiap tahap kegiatan
Koordinasi dengan Pimpinan
(Ka. Sub Bag ADUM)
❑ Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah (Kolaboratif),
❑ bertindak proaktif (Adaptif),
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan bertanggung jawab, cermat, serta disiplin dan berintegritas tinggi (Akuntabel)
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan cekatan, solutif dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan)
Mengumpulkan KTP dan Specimen TTD
menggunakan google drive
❑ Menggerakkan pemanfaatan google drive untuk tujuan bersama
(Kolaboratif)
❑ Menjaga identitas pemilik KTP dan Specimen dengan tidak
menyebarkan (Loyal) dan Tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan (Akuntabel)
❑ Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab (Akuntabel)
Identifikasi siapa saja yang diajukan untuk
menggunakan tanda tangan elektronik
❑ Cermat, berintegritas tinggi dan tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan (Akuntabel)
❑ Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi (Kolaboratif)
Pengajuan TTD Elektronik ke Pusdatin
❑ Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, cermat, Menggunakan ttd elektronik secara bertanggung jawab, efektif dan
efisien serta tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan (Akuntabel)
❑ Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan (Adaptif)
Rancangan Kegiatan
Aktualisasi
Sosialisasi Cara Penggunaan Tanda Tangan Elektronik ke Pemilik Tanda Tangan
Elektronik dan SOP Layanan Legalisir Online
Tahapan Kegiatan Output
Membuat draft pelaksanaan
Sosialisasi Cara Penggunaan Tanda Tangan
Elektronik dan draft SOP Layanan Legalisir
Online
Menyampaikan draft pelaksanaan
sosialisasi & draft SOP Layanan Legalisir
Online kepada pimpinan
(Ka. Subbag ADUM & Ka. Subbag ADAK)
Draft Kegiatan & Draft SOP
Layanan Legalisir Online
Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju Daya Saing Global
Lembar Konsultasi, Rancangan
Kegiatan & SOP Layanan
Legalisir Online
Undangan Pelaksanaan
Mengembangkan tata kelola institusi
pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan
Membuat undangan pelaksanaan kegiatan
Kegiatan diterima masingmasing user
Semua Pemilik Tanda Tangan
Elektronik dan Unit Terkait
Pelaksanaan Kegiatan
dapat menggunakan TTD
Elektronik
Nilai Responsif, Nilai
Pelayanan dan Nilai
Manfaat
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
SOSIALISASI CARA
PENGGUNAAN
Membuat draft pelaksanaan
Sosialisasi Cara Penggunaan Tanda
Tangan Elektronik dan draft SOP
Layanan Legalisir Online
TANDA TANGAN
ELEKTRONIK KE
PEMILIK TANDA
TANGAN
ELEKTRONIK dan
SOP LAYANAN
Menyampaikan draft
pelaksanaan sosialisasi & draft
SOP kepada pimpinan
Bertindak proaktif (Adaptif), cermat (Akuntabel) dan solutif
(Berorientasi Pelayanan), serta Melaksanakan tugas dengan kualitas
terbaik (Kompeten) dalam membuat draft kegiatan dan draft SOP
Legalisir Online
Menyampaikan draft kegiatan dan draft SOP dengan ramah (Berorientasi
Layanan), Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah
dan memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi
jika ada masukan/saran dalam draft kegiatan dan draft SOP (Kolaboratif), Membangun lingkungan kerja yang kondusif (Harmonis), Melakukan
perbaikan tiada henti jika ada saran dari pimpinan (Berorientasi
Pelayanan).
Membuat undangan
pelaksanaan kegiatan
Membuat Undangan Pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi dengan kualitas terbaik (Kompeten), cekatan (Berorientasi Pelayanan), dan bertindak proaktif dalam menyebarkan ke masing-masing user(Adaptif)
Membantu orang lain belajar dalam penggunaan TTD elektronik, Melaksanakan sosialisasi dengan kualitas terbaik (Kompeten), Memahami dan memenuhi kendala
Pelaksanaan Kegiatan
user dalam menggunakan TTD elektronik dengan Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan), Menghargai setiap orang apapun latar
belakangnya jika ada yang kesulitan dengan menolong mengatasi masalah yang
dihadapi, Membangun lingkungan kerja yang kondusif (Harmonis), Terus berinovasi
dan mengembangkan kreativitas (Adaptif)
Rancangan Kegiatan
Aktualisasi
Mengaktifkan Layanan Legalisir secara Online menggunakan WhatsApp
Menyediakan Nomor WA dan
Koordinasi dengan Pimpinan
(Ka. Sub Bag. ADAK)
Lembar Konsultasi, SOP
Pelayanan Legalisir Online
menggunakan WhatsApp
Kontribusi di Visi Misi
Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi
Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju
Daya Saing Global
Perangkat Mobile dan PC untuk
Layanan ADAK Online
No WA Layanan ADAK, Perangkat Mobile dan PC
tersedia online
Menjalankan SOP Pelayanan
Legalisir Online
Pelayanan Legalisir Online
berjalan dengan efektif dan
efisien
Kontribusi di Misi
Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan
kemandirian dalam pengelolaan
Penguatan Nilai Organisasi
Nilai Responsif, Pelayanan dan
Nilai Manfaat
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Mengaktifkan Layanan Legalisir secara Online menggunakan WhatsApp
Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK yang diterapkan pada setiap tahap kegiatan
1. Koordinasi dengan Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
❑ Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah (Kolaboratif),
❑ bertindak proaktif (Adaptif),
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan bertanggung jawab, cermat, serta disiplin dan berintegritas tinggi (Akuntabel)
❑ Melaksanakan arahan pimpinan dengan cekatan, solutif dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan)
2. Menyediakan Nomor WA dan Perangkat Mobile dan PC untuk Layanan ADAK Online
❑ Bertindak proaktif, mencari nomor WhatsApp resmi untuk Layanan ADAK (Adaptif),
❑ Menggerakkan pemanfaatan perangkat mobile dan PC Online untuk tujuan bersama (Kolaboratif)
❑ Menggunakan kekayaan dan barang milik negara secara bertanggung jawab, efektif dan efisien (Akuntabel)
3. Menjalankan SOP Pelayanan Legalisir Online
❑ Membangun lingkungan kerja yang kondusif dan Suka menolong orang lain (Harmonis),
❑ Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi dan Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah (Kolaboratif)
❑ Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat serta ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan (Berorientasi Pelayanan)
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Membuat draft media publikasi Layanan
Legalisir Online
Draft Rancangan berupa gambar,
Standing Banner, flyer digital dan Video Layanan Legalisir Online
Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju Daya Saing Global
Menyampaikan draft media publikasi
kepada Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Standing Banner siap cetak, Flyer digital dan Video Layanan
Legalisir Online siap di publish
Mengembangkan tata kelola institusi
Standing banner diletakkan di depan loket ADAK, Flyer Digital
pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan
Melakukan publikasi media cetak dan
upload media digital di website dan
media sosial Poltekkes Palangka Raya
terpampang di website dan media sosial Poltekkes Palangka
Raya. Video Layanan Legalisir
Online terlihat di Youtube
Poltekkes Palangka Raya
Nilai Responsif, Pelayanan dan Nilai Manfaat
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Mempublikasikan Layanan Legalisir Online di Website dan Media Sosial Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK yang diterapkan pada setiap tahap kegiatan
1. Membuat draft media publikasi Layanan Legalisir Online
❑ Bertindak proaktif (Adaptif), Cermat (Akuntabel) Solutif (Berorientasi Pelayanan), dalam membuat draft media publikasi dengan kualitas terbaik (Kompeten)
2. Menyampaikan draft media publikasi kepada Pimpinan
Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan media publikasi yang baik dan memberi kesempatan kepada Kasubbag
ADAK untuk berkontribusi (Kolaboratif), Membangun lingkungan kerja yang kondusif dengan konsultasi dengan Kasubbag
ADAK (Harmonis), Melakukan perbaikan tiada henti jika ada saran (Berorientasi Pelayanan), Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas untuk menghasil kan media publikasi yang baik (Adaptif)
3. Melakukan publikasi media cetak dan upload media digital di website dan media sosial Poltekkes Palangka Raya
Melaksanakan publikasi media dengan bertanggung jawab, efektif dan efisien (Akuntabel), Bertindak proaktif untuk publikasi (Adaptif), Menggerakkan pemanfaatan internet, media sosial, website (Kolaboratif), Solutif dengan menyediakan standing banner di depan loket ADAK jika ada yang tidak terpapar publikasi online (Berorientasi Pelayanan)
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Membuat draft kuesioner Evaluasi
Layanan Legalisir online
Draft Rancangan Kuesioner
berupa Google Form
Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju
Daya Saing Global
Menyampaikan draft kuesioner evaluasi
kepada Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Kuesioner Evaluasi berupa
Google Form
Memberikan link kuesioner evaluasi
layanan legalisir online pada saat
memberikan dokumen yang telah
dilegalisir
Hasil evaluasi berupa diagram
dan excel
Mengembangkan tata kelola institusi
pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai
kemampuan kemandirian dalam pengelolaan
Menindaklanjuti hasil evaluasi layanan
legalisir online
Kepuasan Layanan Legalisir
Online bernilai BAIK dan SOP
telah dilaksanakan dengan BAIK
Nilai Responsif, Pelayanan dan Nilai Manfaat
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
Evaluasi Layanan Legalisir Online
Nilai-nilai Dasar ASN BerAKHLAK yang diterapkan pada setiap tahap kegiatan
1. Membuat draft kuesioner Evaluasi Layanan Legalisir online
Bertindak proaktif (Adaptif), Cermat (Akuntabel) Solutif (Berorientasi Pelayanan), dalam membuat draft kuesioner evaluasi layanan legalisir online dengan kualitas terbaik (Kompeten)
2. Menyampaikan draft kuesioner evaluasi kepada Pimpinan (Ka. Sub Bag. ADAK)
Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan kuesioner evaluasi yang tepat dan memberi kesempatan kepada Kasubbag ADAK untuk berkontribusi (Kolaboratif), Membangun lingkungan kerja yang kondusif dengan konsultasi dengan Kasubbag ADAK (Harmonis),
Melakukan perbaikan tiada henti jika ada saran (Berorientasi Pelayanan), Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas untuk menghasil kan media publikasi yang baik (Adaptif)
3. Memberikan link kuesioner evaluasi layanan legalisir online pada saat memberikan dokumen yang telah dilegalisir
Memberikan link kuesioener dengan efektif dan efisien (Akuntabel), Bertindak proaktif memberikan kuesioner saat
memberikan dokumen yang telah dilegalisir (Adaptif), Menggerakkan pemanfaatan google form sebagai media kuesioner online (Kolaboratif)
4. Menindaklanjuti hasil evaluasi layanan legalisir online
❑ Melakukan perbaikan tiada henti (Berorientasi Pelayanan)
❑ Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat serta jika nilai evaluasi masih ada yang belum BAIK (Berorientasi Pelayanan))
Rancangan Kegiatan Aktualisasi
1
2 Sosialisasi Cara Penggunaan Tanda Tangan Elektronik ke Pemilik Tanda
Tangan Elektronik atau Unit Terkait
3 Mengaktifkan Layanan Legalisir secara Online menggunakan WhatsApp
4 Mempublikasikan Layanan Legalisir Online di Website dan Media Sosial
Poltekkes Kemenkes Palangka Raya
5 Evaluasi Layanan Legalisir Online
6 Penyusunan Laporan
