Optimalisasi Pencatatan Dan Pengelolaan Barang Habis Pakai Melalui Pembuatan Aplikasi Berbasis Web

LAPORAN SEMINAR RANCANAGAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 1

OPTIMALISASI PENCATATAN DAN PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI MELALUI PEMBUATAN APLIKASI

BERBASIS WEB (SIBAPAK)

DI KKP KELAS II BANJARMASIN

DISUSUN OLEH :

REDY CAHYA NUGRAHA

NIP. 199505292022031002

BAPELKES CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2022

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI PENCATATAN DAN PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI KKP KELAS BANJARMASIN

Telah di seminarkan

Tanggal 23 Juni 2022, di Bapelkes Cikarang

Coach

Alfred Afriyanto,S.Si,Apt.M.si NIP. 197712162006041001

Mentor

R. Djarot Darsono Wahyu Hartanto, S.Pd, M.Epid NIP. 196812271991031003

Penguji

Ns. Ella Andalusia, S.Kep, M.S.M NIP 198108312006042003

Segala puji syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat, hidayah dan karunia-Nya hingga saya mampu menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Pencatatan Pelaporan Bmn Barang Habis Pakai”.

Saya mengucapkan terimakasih untuk setiap pihak yang mendukung baik materi maupun non materi dalam Menyusun Rancangan Aktualisasi. Ucapak terimakasih saya ucapkan kepada :

1. Bambang Priyanto, SKM., M.Epid selaku Kepada KKP Kelas II Banjarmasin

2. R. Djarot Darsono Wahyu Hartanto, S.Pd, M.Epid selaku Kepala Sub Bagian Administrasi Umum dan Mentor

3. Alfred Ariyanto,S.Si,Apt.,M.si selaku coach

4. Bagian Pengelola BMN KKP Kelas II Banjarmasin

5. Seluruh widyaiswara, fasilitator dan panitia penyelenggara di Bapelkes Cikarang yang telah memberikan pelayanan terbaiknya selama proses pelatihan.

6. Orang tua dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungan.

7. Teman-teman latsar angkatan III yang telah memberikan semangat dan inspirasi.

Semoga rancangan aktualisasi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi pengelolaan BMN

KKP Kelas II Banjarmasin dan umumnya bagi seluruh pegawai pegawai instansi.

Banjarmasin Juni 2022

Redy Cahya Nugraha

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 merupakan profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga

negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Pegawai

Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara

Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan. Aparatur Sipil Negara

memiliki peran dalam pelaksanaan kebijakan, penyelenggaraan pelayanan publik serta

perekat dan pemersatu bangsa yang berlandaskan pada Pancasila dan Undang Undang Dasar

1945. Untuk mewujudkan peran tersebut maka diperlukan nilai-nilai yang harus selalu

melekat dimanapun dan kapanpun dalam melayani masyarakat. Nilai nilai tersebut adalah

BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif). Nilai nilai dasar BerAKHLAK ini harus diinternalisasikan dan diterapkan oleh para Aparatur Sipil Negara dalam menjalankan tugas dan kewajiban di lingkungan kerja.

Menurut Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, disebutkan bahwa Instansi Pemerintah untuk wajib memberikan pendidikan dan pelatihan terintegrasi bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama 1 tahun masa percobaan.sesuai dengan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Pelatihan Dasar CPNS adalah pendidikan dan pelatihan dalam Masa Prajabatan yang dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Pelaksanaan Pelatihan Dasar CPNS akan diselenggarakan dengan metode blendedlearningyang memadukan proses pembelajaran tatap muka di dalam kelas dengan proses pembelajaran secara daring. Metode blendedlearning tersebut akab dilaksanakan

melalui 4 (empat) bagian pembelajaran yaitu: MassiveOpenOnlineCourse, pembelajaran jarak jauh (distance learning), pembelajaran klasikal, dan Penguatan Kompetensi Teknis Bidang Tugas (PKTBT).

Materi pembelajaran Pelatihan Dasar CPNS yang dilakulan secara distancelearning, terdiri dari 4 agenda utama yaitu, agenda 1 (wawasan kebangsaan dan nilai-nilai bela negara), agenda 2 (nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK), agenda 3 (manajemen dan smart ASN), dan agenda 4 (habituasi). Keempat agenda tersebut kemudian diimplementasikan oleh masingmasing peserta Latsar dalam bentuk aktualisasi di unit kerja. Atualisasi ini merupakan serangkaian proses penerapan teori kedalam praktek dan gagasan suatu kegiatan. Pada praktek aktualisasi, peserta Latasar melakukan identifikasi isuyang terjadi di unit kerja dan melakukan penetapan rincian kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isi tesebut, sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja unit kerja.

Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK (agenda 2) dan manajemen & smartASN (agenda 3).

Saat ini penulis merupakan calon ASN di Kementerian Kesehatan, pada satuan kerja KKP Kelas II Banjarmasin di Sub Bagian Aministasi Umum. Pada rancangan aktualisasi, penulis melakukan identifikasi isu yang terjadi selama menjalankan tugas, prioritas isu yang dipilih berdasarkan diskusi dengan coachdan mentor adalah Belum Optimalnya Pencatatan dan Pengelolaan Barang Habis Pakai di KKP Kelas II Banjarmasin.

Setelah ditemukan isu, penulis mulai menyusun kegiatan dan tahapan kegiatan pada rancangan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK dan SmartGovernence. Nilainilai dasar tersebut juga diharapkan dapat diterapkan dalam setiap kegiatan yang dilakukan penulis sebagai CPNS.

1.2 Tujuan Aktualisasi

Tujuan dari kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut :

1.2.1 Tujuan Umum

Tujuan umum yaitu “menjadi PNS yang professional dan berkarakter dengan menerapkan nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK (sesuai dengan tujuan pelatihan dasar CPNS).

1.2.2 Tujuan Khusus

Tujuan dari kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut :

1. Sebagai salah satu bagian dari rangkaian kegiatan Pelatiahan Dasar CPNS Golongan di Kementerian Kesehatan.

2. Menerapkan nilai-nilai dasar Aparatur Sipil Negara dalam menjalankan tugas sebagai PNS di KKP Kelas II Banjarmasin dan sebagai wujud internalisasi nilainilai tersebut selama Pendidikan dan pelatihan dasar CPNS di Bapelkes Cikarang yang disesuaikan dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

3. Memberikan kemudahan informasi mengenai pengelolaan Barang Milik Negara khususnya barang habis pakai.

4. Meningkatkan transparansi penggunaan anggaran melalui pengelolaan Barang Milik Negara dengan pencatatan yang melaluiproses digitalisasi.

5. Memenuhi syarat kelulusan pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Kesehatan.

1.3 Manfaat

Rancangan aktualisasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat :

1. Bagi Organisasi dan Masyarakat

• Tercapaianya kinerja yang optimal

• Pencatatan barang menjadi lebih tertelusur khususnya barang habis pakai

• Mewujudkan transparansi penggunaan anggaran

2. Bagi Peserta Latihan Dasar

• Sebagai bahan bagi peserta latsar untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tugas dan fungsi Sub Bagian Administrasi Umum.

• Penerapan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Komitmen, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) sebagai wujud cinta tanah air serta diterapkan dalm kehidupan sehari-hari.

BAB II PROFIL INSTANSI

2.1 Visi dan Misi KKP Kelas II Banjarmasin

• Visi Kantor Kesehatan Pelabuhan Banjarmasin adalah : “Pelabuhan Banjarmasin

Sehat sebagai bagian Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian Berlandaskan Gotong-royong”.

• Untuk mencapai Visi Kantor Kesehatan Pelabuhan Banjarmasin ditempuh melalui Misi sebagai berikut:

1. Memelihara dan menghasilkan pelayanan kesehatan pelabuhan yang bermutu, merata dan memadai

2. Memelihara dan meningkatkan kesehatan individu masyarakat pelabuhan dan lingkungan SEHAT pelabuhan dan bandara, kapal laut dan pesawat terbang

3. Mendorong kemandirian masyarakat pelabuhan dan bandara untuk hidup sehat

4. Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang professional

5. Menjamin ketersediaan dan pemerataan sumber daya

2.2 Nilai-Nilai Organisasi

Berikut nilai-nilai organisasi yang dimiliki KKP Kelasi II Banjarmasin :

K : Komitmen

K : Kuat

P : Pelayanan

B : Berkarya

A : Amanah

N : Nurani

J : Jujur

A : Akuntabilitas

R : Responsif

M : Melayani

A : Aktif

S : Standar

I : Inisiatif

N : Norma

2.3 Tugas Organisasi

Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP), sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan

Kementerian Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan pencegahan masuk dan keluarnya penyakit potensial wabah. Sebagai leading sector dalam mewujudkan kondisi Pelabuhan

Banjarmasin Sehat, mengharuskan KKP Kelas II Banjarmasin untuk berperan lebih optimal dalam menginformasikan segala kegiatan yang telah dilaksanakan, terutama berbagai indikator yang harus dicapai sebagai tujuan dari pembangunan kesatuan di wilayah pelabuhan, bandara dan lintas batas darat Negara.

Dalam melaksanakan tugas tersebut diatas KKP Kelas II Banjarmasin menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Penyusunan rencana, kegiatan, dan anggaran

b. Pelaksanaan pengawasan terhadap penyakit dan factor resiko Kesehatan pada alat angkut, orang, barang, dan/ atau lingkungan.

c. Pelaksanaan respon terhadap terhadap penyakit dan factor resiko Kesehatan pada alat angkut, orang, barang dan/ atau lingkungan.

d. Pelaksanaan pelayanan Kesehatan pada kegawatdaruratan dan situasi khusus.

e. Pelaksanaan Tindakan pelanggaran di bidang kekarantinaan Kesehatan.

f. Pengelolaan data dan informasi di bidang kekarantinaan Kesehatan.

g. Pelaksanaan jejaring, koordinasi, dan kerja sama di bidang kekarantinaan Kesehatan

h. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang kekarantinaan Kesehatan.

i. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang kekarantinaan Kesehatan.

j. Pelaksanaan urusan administrasi KKP.

2.4 Uraian Tugas Peserta

Berdasarkan peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2020 tentang Jabatan Fungsional Pranata

Komputer, tugas Jabatan Fungsional Pranata Komputer yaitu melaksanakan kegiatan teknologi berbasis computer yang meliputi tata Kelola dan tata laksana teknologi informasi, infrastruktur teknologi informasi, serta system informasi dan multimedia.

Unsur kegiatan tugas Jabatan Fungsional Pranata Komputer yang dapat dinilai Angka Kreditnya terdiri atas :

a. Tata Kelola dan tata laksana teknologi informasi;

b. Infrastruktur teknologi informasi; dan

c. Sistem informasi dan multimedia.

Sub-unsur dari unsur kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas:

a. Tata Kelola dan tata laksana teknologi informasi, meliputi:

1. Information technology enterprise;

2. Manajemen layanan teknologi informasi;

3. Pengelolaan data (data management);

4. Audit teknologi informasi; dan

5. Manajemen risiko teknologi informasi;

b. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi:

1. System jaringan computer; dan

2. Manajemen infrastruktur teknologi informasi;

c. System informasi dan multimedia, meliputi:

1. System informasi;

2. Pengelolaan data; dan

3. Area teknologi informasi khusus.

Disamping itu terdapat tugas tambahan dari pimpinan yakni menjadi bagian dari tim Wilayah Bebas Dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) berdasarkan Surat Keputusan Kepala Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin

Nomor: PS.08.02/1/797/2022.

Berikut struktur organisasi KKP Kelas II Banjarmasin:

Gambar 2. 1 Struktur organisasi KKp Kelas II Banjarmasin

Sub Bagian Admnistrasi Umum memiliki tugas melakukan koordinasi dan penyusunan program, pengelolaan informasi, evaluasi, laporan, urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian, penyelenggaraan pelatihan, serta perlengkapan dan rumah tangga.

Gambar 2. 2 Struktur Sub Bagian Administrasi Umum

BAB III

ANALISIS ISU DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi dan Analisis Isu Aktual

3.1.1 Identifikasi Isu

Tabel 3. 1 Identifikasi Isu

Uraian tugas/jabatan

Melakukan Pengumpulan

Kebutuhan Informasi

Melakukan Deteksi Dan Atau

Perbaikan Terhadap

Permasalahan

Infrastruktur TI

Membuat Program Aplikasi

Sistem Informasi

Melakukan Editing Obyek

Multimedia Kompleks

Dengan Piranti

Lunak

Membuat Obyek Multimedia Kompleks Dengan Peranti

Lunak

Kondisi saat ini Kondisi yang diharapkan

Informasi telah dilakukan pengumpulan secara mandiri

Deteksi dan perbaikan telah dilaksanakan sesuai permasalahan yang terjadi

Masih dalam tahap pengumpulan informasi terkait kebutuhan program aplikasi

Telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

Telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

Pengumpulan data dilakukan secara terstruktur dan terpusat

Deteksi dan perbaikan telah dilaksanakan sesuai permasalahan yang terjadi

Implementasi aplikasi system informasi dapat berjalan dengan baik

Telah dilaksanakan

Telah dilaksanakan

Sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya subbagian administrasi umum mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana, program, dan anggaran, pengelolaan keuangan dan barang milik negara, urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana, dan hubungan masyarakat, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan, kearsipan persuratan, dan kerumahtanggaan KKP Kelas II. Oleh karena itu staf subbagian administrasi umum dituntut untuk bisa bekerja secara professional dengan komptensi dan kualifikasi optimal untuk kepentingan organisasi khususnya dan masyarakat pada umumnya. Pada subbagian administrasi umum setiap staf bekerja pada divisi yang spesifik. Salah satu divisi tempat saya bekerja saat ini adalah Divisi Hubungan Masyarakat, Pengelolaan Data dan Informasi, yang menangani mengenai penyebarluasan informasi tekait laporan kegiatan KKP Kelas II

Banjarmasin dan mengelola data dan informasi secara keseluruhan. Seiring dengan berjalannya proses administrasi instansi, masalah dalam penyimpanan dan pengelolaan data pun akan semakin kompleks. Pengkategorian yang kurang tepat, format data tidak konsisten, dan adanya duplikat, dapat mempersulit dan memperlambat pencarian data. Upaya yang akan

dilaksanakan adalah membuat perencanaan awal membangun struktur dasar terlebih dahulu

untuk memudahkan dalam menemukan, mengakses, dan menganalisis data dikemudian hari. Berikut beberapa isu yang didapatkan pada divisi Hubungan Masyarakat, Pengelolaan Data dan Informasi :

3.1.2 Rumusan Isu

3.1.2.1 Lambatnya memperoleh data yang dibutuhkan.

Seiring pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan informasi dituntut semakin mudah diterima, dalam prosesnya KKP Kelas II Banjarmasin dalam pengelolaan data pada tahun 2022 masih dikelola masing-masing sub bagian dan belum dilakukan pengumpulan data secara tepusat pada satu media. Sehingga ketika ada kebutuhan informasi ada beberapa masalah yang ditimbulkan yaitu :

1. Terbatasnya dalam melakukan pengontrolan data

2. Belum adanya pengelompokan jenis data

3. Belum tersedianya systemdatabase

3.1.2.2 Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan Barang Habis Pakai.

Pendataan inventaris barang milik negara khususnya Barang Habis Pakai yang

dilakukan oleh KKP Kelas II Banjarmasin pada tahun 2022 menggunakan formulir kertas lalu setelah itu dimasukkan ke aplikasi pengolah data untuk pencatatan. Pencacatan manual seperti ini tentunya memiliki permasalahan yaitu:

1. Kesalahan dalam pencatatan yakni terjadi selisih antara barang yang dikeluarkan dengan yang dicatat pada formulir,

2. Tingkat pengawasan yang relative rendah,

3. Ada resiko kehilangan data apabila formulir yang belum dilakukan rekapitulasi rusak atau hilang, dan

4. Petugas tidak tertib administrasi.

Terdapat kendala dalam proses pengelolaannya yakni ketika distribusi yaitu belum terdapat label Barang Habis Pakai dan petugas tidak mengetahui barang stok terdahulu dan yang terbaru dengan jenis barang yang sama, sehingga dikhawatirkan untuk barang yang memiliki masa kadaluarsa tidak dapat digunakan lagi. Barang yang tidak dapat digunakan berakibat menjadi sebuah kerugian pada anggaran yang sudah dikeluarkan.

3.1.2.3 Belum optimalnya media survey kepuasan masyarakat.

Salah satu manfaat kuesioner adalah untuk memperoleh informasi mengenai kualitas pelayanan yang telah diberikan khususnya KKP Kelas II Banjarmasin. Selama

pengamatan penulis sejak Maret 2022 penggunaan kuesioner survey kepuasan

masyarakat belum diterapkan pengaplikasiannya pada perangkat digital yang sifatnya mobile.Hal ini menimbulkan permasalahan yakni :

1. Pengolahan data cukup memakan waktu

2. Cukup memakan biaya apabila menggunakan kertas sebagai media kuesioner

3. Kurang praktis dalam mengisi kuesioner

4. Data yang diterima tidak secara realtime

3.1.3 Analisis Isu Aktual

Tabel 3. 2 Identifikasi Isu

No. Isu Dampak apabila isu tidak ditanggapi

1. Lambatnya memperoleh data yang dibutuhkan.

1. Terhambatnya kinerja instansi

2. Waktu pengolahan data menjadi tidak efisien

3. Kurangnya kepuasan terhadap pelayanan

2. Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan Barang Habis Pakai.

1. Stok barang dengan data rekapitulasi tidak sesuai

2. Terdapat kerugian karena kelalaian perhitungan

3. Unit kerja dinilai tidak akuntabel

4. Pegawai dinilai tidak loyal

5. Terjadi indikasi korupsi

3. Belum optimalnya media No. kepuasan masyarakat.

1. Menurunnya tingkat kepuasan masyarakat

2. Tidak mengetahui seberapa baik kualitas yang telah diberikan

3.1.4 Menapis Isu

Berdasarkan 3 isu yang sudah dijelaskan sebelumnya untuk menetapkan isu utama yang akan dilakukan pemecahan masalahnya perlu dilakukan proses penapisan dengan beberapa metode. Metode penapisan isu yang sering digunakan adalah dengan teknik APKL yaitu dengan menetapkan rentang penilaian (1-5) pada kriteria; Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan. Berikut 3 isu yang dikemukakan :

1. Lambatnya memperoleh data yang dibutuhkan.

2. Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan Barang Habis Pakai.

3. Belum optimalnya media No. kepuasan masyarakat.

Berdasarkan Analisis Penilaian Isu dengan kriteria Aktual-Kekhalayakan-ProblematikKelayakan, maka isu yang dipilih adalah isu No. 2 yaitu: “Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai”.

Bagian pengelola barang milik negara adalah unit kerja internal KKP Kelas II

Banjarmasin dalam melaksanakan fungsinya bertanggungjawab kepada Kepala Sub Bagian

Administrasi Umum. Lingkup kerja Pengelola BMN berdasarkan PP Nomor 27 tahun 2014

tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah meliputi semua aktifitas yang berkaitan

dengan BMN/D terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan (meliputi sewa, pinjam pakai, pemanfaatan, dan bangun guna serah/bangun serah guna, kerjasama pemanfaatan infrastruktur), pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan (meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan), pembinaan, serta pengawasan dan pengendalian.

Tabel 3. 3 Penapisan Isu Menggunakan Metode APKL

3. Belum optimalnya

Saat ini, proses pencatatan dan pengelolaan Barang Habis Pakai belum sepenuhnya

memanfaatkan sistem informasi secara digital. Pencatatan dan pengelolaan yang jelas dan efektif harus menjadi perhatian utama dari pengelola BMN .

Dari sudut pandang corevalueASN BerAKHLAK kurang memenuhi penerapan pada nilai Akuntabel, Loyal, dan Kompeten. Selain itu dari sisi Smart ASN sesuai arahan Presiden Jokowi mengenai percepatan transformasi digitalperlunya peningkatan infrastruktur digital.

3.1.5 Penyebab Isu

Berdasarkan penetapan isu yang telah dilakukan yaitu isu mengenai “Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai” di KKP Kelas II Banjarmasin tahun 2022, penulis melakukan pengamatan baik secara langsung maupun berdasarkan datadata pendukung yang didapatkan. Permasalahan yang didapat adalah hasil proses pengumpulan data dan pengamatan penulis yang kemudian dikonsultasikan kepada atasan kami, agar permasalahan yang dipaparkan tidak bersifat subjektif. Untuk menentukan penyebab isu utama, penulis menggunakan metode fishbone dengan pemaparan dari setiap aspek sebagai berikut:

Man

Tidaksesuainyadatastokbarang dengan data hasil rekapitulasi barangyangdilakukan

Method

Belumadalabel identifikasibaranguntuk pencatatan

Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai

Belum ada system yang memudahkan untuk pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai

Machine

Penyimpanandokumenfisiktidak rapi

Material

Gambar 3. 1 Diagram Fishbone

Dari diagram fishbone diatas maka dapat dinyatakan penyebab masalah dari isu yang

dikemukakan yaitu :

1. Tidak sesuainya data stok barang dengan data hasil rekapitulasi barang yang dilakukan

2. Belum ada label identifikasi barang untuk pencatatan

3. Belum ada sistem yang memudahkan untuk pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai

4. Penyimpanan dokumen fisik tidak rapi

Penjelasan analisis diatas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi dalam mencapai kinerja yang optimal pada divisi subbagian Administrasi Umum yakni dari faktor metode, orang, mesin, dan material.

3.2 Keterkaitan Penyebab Isu dengan Kedudukan dan Peran PNS untuk

Mendukung Terwujudnya SmartGovernance

Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai terkait dengan kedudukan dan peran PNS untuk mendukung terwujudnya Smart Governance seperti manajemen ASN, dan Smart ASN.

1. Antar pegawai pengelola barang habis pakai terjadi misinformasi disebabkan distribusi barang habis pakai tidak tercatat dalam formulir barang keluar sehingga terjadi kekeliruan jumlah barang yang dihitung dam kelebihan tau kekurangan stok. Sebagai seorang ASN dituntut untuk bersikap profesional sesuai kode etik manajemen ASN yakni melaksanakan tugasnya dengan cermat, disiplin, dan menggunakan kekayaan dan barang milik negara secara bertanggungjawab.

2. Belum adanya label pada barang habis pakai menunjukkan kurang disiplinnya dalam pengelolaan barang habis pakai dengan penyebab isu yang disebutkan perlunya ASN untuk menyesuaikan diri dan berinovasi dalam pemanfaatan teknologi digital untuk melakukan identifikasi barang habis pakai. Hal tersebut dikuatkan dengan pernyataan Presiden Jokowi mengenai Transformasi Digital dan didukung kebijakan

SMART ASN.

3. Belum ada sistem yang memudahkan untuk pencatatan dan pengelolaan barang habis pakai tidak sesuai dengan arahan Presiden mengenai percepatan transformasi digital yakni “perluasan akses dan peningkatan infrastruktur digital” dan pada panduan SMART ASN hal ini tertera dalam kerangka literasi digital pada kurikulum digital skill bahwasannya digital skill merupakan kemampuan individu dalam

mengetahui, memahami, dan menggunakan perangkat keras dan piranti lunak TIK serta system operasi digital dalam kehidupan sehari-hari .

4. Penyimpanan dokumen fisik tidak rapi hal ini tidak sesuai dengan kurikulum lieterasi digital yakni Digitalethics merupakan Kemampuan individu dalam menyadari, mencontohkan, menyesuaikan diri, merasionalkan, mempertimbangkan, dan mengembangkan tata kelola etika digital (netiquette) dalam kehidupan sehari-hari yang tertera pada panduan SMARTASN.

3.3 Alternatif Pemecahan Masalah sebagai Gagasan Kreatif

Setelah analis isu dilakukan, maka dari analisis diatas diangkat gagasan pemecahan isu yakni “Pembuatan aplikasi barang habis pakai (SIBAPAK) berbasis web”. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan dan perhitungan stok barang serta meminimalisir terhadap penyimpangan barang, baik itu kekurangan atau kelebihan. Selain itu, gagasan-gagasan lain untuk membantu memecahkan masalah akan diwujudkan dalam beberapa kegiatan sebagai berikut :

1. Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap untuk dianalisis dan mendefinisikan kebutuhan apa saja yang dicapai oleh program.

2. Melakukan desain perancangan perangkat lunak sebagai perkiraan sebelum dibuatnya kode.

3. Melakukan implementasi dimana seluruh desain yang sebelumnya sudah dibuat diubah menjadi kode-kode program berbentuk modul-modul.

4. Melakukan penggabungan modul modul yang sudah dibuat sebelumnya dan melakukan pengujian, apakah perangkat lunak telah sesuai dengan desain dan fungsinya.

5. Melakukan sosialisasi tatacara penggunaan aplikasi inventori barang habis pakai.

BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI

4.1 Rancangan aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit kerja : Subbagian Aministrasi Umum

Identifikasi Isu : Lambatnya memperoleh data yang dibutuhkan

Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang

habis pakai

Belum optimalnya media survey kepuasan masyarakat

Isu yang diangkat : Belum optimalnya pencatatan dan pengelolaan barang

habis pakai

Gagasan pemecahan : Pembuatan aplikasi barang habis pakai (SIBAPAK)

berbasis web.

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Evidence

1. Pengumpulan kebutuhan secara lengkap untuk

dianalisis dan

mendefinisikan

kebutuhan apa

saja yang

dicapai oleh

program.

1. Melakukan diskusi dengan kepala subbagian administrasi

umum selaku mentor

dan pengelola BMN

1. Terdapat saran dan masukan yang diberikan oleh kasubbag

administrasi

umum dan bagian

pengelola BMN

dari sisi

fungsional dan fitur aplikasi

inventori barang

2. Rancangan aktualisasi yang telah disetujui

mentor

Bukti :

Keterkaitan dengan substansi mata pelatihan

Saya akan membangun

kerjasama yang sinergi

dengan kasubbag administrasi

umum dan pengelola BMN untuk

berkontribusi dalam

pembuatan sistem

aplikasi.(kolaboratif)

Kontribusi terhadap visi misi organisasi

Membuat aplikasi

inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai

BerAKHLAK

(Berorientasi

Penguatan nilai organisasi

Membuat aplikasi

inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai BerAKHLAK

(Berorientasi

Saya akan melakukan

perbaikan tiada henti apabila

ada saran dan masukan yang

diberikan untuk menghasilkan

pelayanan prima dan kepuasan

bersama.(Berorientasi

Pelayanan).

Saya akan saling peduli

terhadap perbedaan pendapat

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif)

akan turut

berkontribusi

terhadap visi misi

organisasi yakni

meningkatkan

kualitas SDM yang

profesional

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) akan

menguatkan nilai-nilai

organisasi yakni, berkarya, amanah, jujur, akuntabilitas.

Tabel 4. 1 Matriks rancangan aktualisasi Nilai-Nilai Dasar PNS

2. Melakukan observasi/pengamatan langsung

- Foto kegiatan

diskusi

- Notulen saran

dan masukan

apapun latar belakangnya untuk

kemajuan Bersama.(Harmonis)

Saya akan berdedikasi

melaksanakan arahan pimpinan

dan pihak yang telah meberikan kontribusi.(Loyal)

Tersusunnya data

dan informasi

untuk pembuatan

aplikasi

Bukti :

Foto kegiatan

Foto objek yang

diamati

Notulen hasil

observasi

Saya akan bertanggung

jawab dan konsisten

merapkan data dan informasi

yang telah

didapatkan.(Akuntabel)

Saya akan terus belajar dari

berbagai sumber yang relevan

sebagaimana konsep learnig

agility.(Kompeten)

3. Melakukan studi literatur Terkoleksinya refrensi yang relevan

Bukti:

Daftar pustaka

Saya akan terus belajar dari berbagai sumber yang relevan

sebagaimana konsep learnig

agility.(Kompeten)

Saya akan terus berinovasi dengan membaca berbagai

literatur yang sesuai tugas dan fungsi.(Adaptif)

2. Perancangan desain perangkat

lunak sebagai

perkiraan

sebelum

dibuatnya

kode

1. Mengumpulkan refrensi desain perangkat lunak

Tersusunnya

daftar refrensi yang akan

menjadi acuan pembuatan desain

Bukti:

daftar diagram

alur pembuatan

perangkat lunak

Saya akan terbuka dalam

bekerjasama ber-sinergi

untuk menghasilkan desain

sesuai harapan.(Kolaboratif)

Membuat aplikasi

inventori barang mengimplemtasikan

nilai-nilai

Membuat aplikasi

inventori barang mengimplemtasikan

Saya akan menyesuaikan diri

terhadap kesesuaian desain

yang akan

diimplementasikan.(Adaptif)

Saya akan peduli dan

menghargai terhadap penulis

refrensi refrensi yang telah saya

pelajari dengan

BerAKHLAK (Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif)

akan turut

berkontribusi

terhadap visi misi

nilai-nilai BerAKHLAK (Berorientasi

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) akan

menguatkan nilai-nilai organisasi yakni, komitmen, berkarya.

2. Menetapkan struktur database program

aplikasi yang akan

dibuat

Terciptanya

struktur database

yang akan dibuat

Bukti: Dokumen struktur database

mencantumkannya pada daftar

pustaka laporan ini.(Harmonis) organisasi yakni meningkatkan

kualitas SDM yang

profesional

Saya akan menyesuaikan diri

terhadap kesesuaian database

yang akan

diimplementasikan.(Adaptif)

Saya akan melakukan

perbaikan tiada henti apabila

ada saran dan masukan yang

diberikan untuk menghasilkan

pelayanan prima dan

kepuasan

bersama.(Berorientasi

Pelayanan).

3. Menentukan flowchart

final Terciptanya

diagram flowchart

perangkat lunak

Bukti:

Dokumen

diagram flowchart

berisi keterangan

didalam simbol

sesuai fungsinya

Saya akan melaksanakan tugas

dengan jujur dan cermat serta

transparan dalam menjelaskan

proses proses

desain.(Akuntabel)

Saya akan berupaya

mengembangkan kapabilitas

dalam penentuan fungsi aplikasi

yang dituangkan dalam desain

flowchart untuk meraih kinerja

terbaik.(Kompeten)

Saya akan berdedikasi

bahwasannya flowchart telah

sesuai dengan kebutuhan user

sebagai sebuah bentuk

pengabdian kepada unit

kerja.(Loyal)

3. Pelaksanaan implementasi

dimana seluruh desain yang

sebelumnya

sudah dibuat

diubah menjadi kode-kode program

berbentuk modul-modul

1. Menyiapkan komputer dan software pendukung

Tersedianya perangkat pendukung implementasi

Bukti: Foto komputer dan software yang

digunakan

Saya akan bertindak cekatan

dan solutif dalam kegiatan

implementasi ini untuk

menghasilkan kepuasan

bersama.(Berorientasi

Pelayanan)

Membuat aplikasi inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai

BerAKHLAK

(Berorientasi

Membuat aplikasi inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai BerAKHLAK

(Berorientasi

2.

database perangkat lunak Terciptanya database untuk penyimpanan data perangkat lunak

Bukti: Screenshot database yang

telah dibuat

Terciptanya

source code yang

berisi sekumpulan

perintah komputer

berbentuk teks

Bukti:

Saya akan membuat

implementasi secara efektif

dan efisien hingga

mencerminkan nilai

integritas.(Akuntabel)

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif)

akan turut

berkontribusi

terhadap visi misi

organisasi yakni

meningkatkan

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) akan

menguatkan nilai-nilai

organisasi yakni, berkarya, aktif, dan responsif.

Saya akan berdedikasi

bahwasannya penulisan

program telah sesuai dengan

kebutuhan sebagai sebuah

bentuk pengabdian kepada unit

kerja.(Loyal)

kualitas SDM yang

profesional

Membuat

3. Melakukan penulisan program

Screenshot source code yang telah

dibuat

Saya akan berupaya

mengembangkan kapabilitas

dalam penentuan fungsi aplikasi

yang dituangkan dalam source code program untuk meraih

kinerja terbaik.(Kompeten)

Saya akan ber-antusias

menyelesaikan penerapan

source code program yang

sedang

diimplementasikan.(Adaptif)

Saya akan terbuka dalam

bekerjasama ber-sinergi

untuk menghasilkan

implementasi sesuai

harapan.(Kolaboratif)

4. Menemukan dan memperbaiki error Terbaca pesan error apabila source code program aplikasi

yang dijalankan

Saya akan melaksanakan tugas

dengan jujur dan cermat serta

transparan dalam melakukan

tahapn

implementasi.(Akuntabel)

dibuat

sebelumnya dan

melakukan

pengujian, apakah

perangkat lunak

telah sesuai

dengan desain dan fungsinya

berjalan sesuai

fungsinya

terdapat

kesalahan

Bukti: Screenshot pesan error dan screen program yang telah diperbaiki

Terintegrasinya

masing-masing

modul sehingga

dapat berjalan

sesuai fungsinya.

Bukti: Screenshot source code

Screenshoot proses running

perangkat lunak

Terlaksananya

pengujian

Saya akan menghargai saran

terhadap perbaikan error yang

terjadi hingga selaras dengan

fungsinya.(Harmonis)

fungsi perangkat

lunak yang telah

dilakukan integrasi

perangkat lunak

pada sisi

developer apakah

Saya akan melaksanakan tugas

sesuai keahlian

dibidangnya.(Kompeten)

Saya akan akan

mengembangkan kreatifitas dan proaktif terhadap penerapan source code program yang diterapkan.(Adaptif)

Membuat aplikasi

inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai

BerAKHLAK

(Berorientasi

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif)

Membuat aplikasi

inventori barang

mengimplemtasikan

nilai-nilai BerAKHLAK

(Berorientasi

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) akan

menguatkan nilai-nilai

Saya akan melaksanakan tugas

sesuai keahlian

dibidangnya.(Kompeten)

Saya akan melaksanakan

kegiatan testing/pengujian

akan turut

berkontribusi

terhadap visi misi

organisasi yakni

meningkatkan

organisasi yakni, berkarya, komitmen, inisiatif, aktif, dan responsif.

4. Penggabungan modul modul yang sudah

1. Melakukan integrasi modul-modul agar

2. Melakukan testing/pengujian

3. Melakukan

testing/pengujian

dari sisi pengguna

untuk mengetahui

kepuasan penghuni

berjalan sesuai

fungsinya.

Bukti:

Foto kegiatan

testing/pengujian

Screenshot

perangkat lunak

Link perangkat

lunak

Terlaksananya

pengujian

perangkat lunak

pada sisi

pengguna apakah

telah sesui fungsi

dan harapan.

Bukti:

Foto kegiatan

testing/pengujian

secara jujur, bertanggungjawab, cermat, dan disiplin sehingga

dapat dipercaya.(Akuntabel)

kualitas SDM yang profesional

Saya akan menghargai dan

menerima saran apabila ada

perbaikan dari hasil pengujian

hingga selaras dengan

fungsinya.(Harmonis)

Saya akan berdedikasi

melakukan perbaikan apabila

fungsi program belum sesuai

harapan pengguna.(Loyal)

Saya akan memahami dan

memenuhi kebutuhan pengguna

secara responsif dengan

pelayanan yang

5. pelaksanaan

sosialisasi

tatacara

penggunaan aplikasi

inventori barang

habis pakai

1. Membuat undangan

sosialisasi dan formulir kehadiran

peserta

Tersedianya undangan

kegiatan

sosialisasi

Bukti:

Undangan

kegiatan

sosialisasi

Absensi kehadiran

peserta

memuaskan.(Berorientasi

Pelayanan)

Saya akan terbuka dalam

bekerjasama dan ber-sinergi

untuk menghasilka perangkat

lunak sesuai

harapan.(Kolaboratif)

Saya akan melakukan pelayanan

dengan menunjukkan cara

penggunaan aplikasi sehingga

menghasilkan kepuasan

pengguna(Berorientasi

Pelayanan)

Membuat aplikasi

inventori barang mengimplemtasikan

nilai-nilai

BerAKHLAK (Berorientasi

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal,

Membuat aplikasi

inventori barang mengimplemtasikan

nilai-nilai BerAKHLAK (Berorientasi

pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) akan

menguatkan nilai-nilai

2. Mempersiapkan

materi sosialisasi

Terciptanya materi sosialisasi

penggunaan

aplikasi

Bukti:

Materi sosialisasi

dalam bentuk

powerpoint

Saya akan menyusun materi

sosialisasi dengan tujuan

membantu orang lain

belajar hingga meraih

keberhasilan.(Kompeten)

Adaptif, Kolaboratif)

akan turut

berkontribusi

terhadap visi misi

organisasi yakni

meningkatkan

organisasi yakni, pelayanan, melayani, dan amanah.

3. Melakukan sosialisasi

dan praktek penggunaan aplikasi

Terselenggaranya

kegiatan

sosialisasi

penggunaan

aplikasi dan

pengguna

mengerti cara

penggunaan

aplikasi

Bukti: Foto kegiatan

Absensi peserta

Saya akan bertindak proaktif

membuat materi sesuai dengan

cara dan fungsi penggunaan

aplikasi.(Adaptif)

Saya akan membantu orang lain

belajar agar dapat

mengoperasikan aplikasi

tersebut(Harmonis).

kualitas SDM yang

profesional

Saya akan bertanggungjawab

atas kepercayaan yang

diberikan dalam menyampaikan

sosialisasi penggunaan aplikasi

secara

transparan.(Akuntabel)

Saya akan berdedikasi

bahwasannya ini adalah sebuah

kontribusi bagi bangsa dan negara.(Loyal)

Saya akan bersedia

bekerjasama kepada berbagai

pihak untuk berkontribusi

terhadap pengembangan

aplikasi ini.(Kolaboratif)

4.2

1.

Pengumpulan kebutuhan secara lengkap untuk dianalisis dan mendefinisikan kebutuhan apa saja yang dicapai oleh program.

Melakukan diskusi dengan kepala subbagian administrasi umum dan pengelola BMN

Melakukan observasi/pengamatan langsung

Melakukan studi literatur

2.

Perancangan desain perangkat lunak sebagai perkiraan sebelum dibuatnya kode

Mengumpulkan refrensi desain perangkat lunak

Membuat sketsa fungsi perangkat lunak

Menentukan desain perangkat lunak

3.

Pelaksanaan implementasi dimana seluruh desain yang sebelumnya sudah dibuat diubah menjadi kode-kode program berbentuk modul-modul

4.

Penggabungan modul modul yang sudah dibuat

Menyiapkan komputer dan software pendukung

Membuat database perangkat lunak

Melakukan penulisan program

Menemukan dan memperbaiki error

Melakukan integrasi modul-modul agar

berjalan sesuai fungsinya

Penjadwalan

Tabel 4. 2 Jadwal kegiatan dan tahapan kegiatan aktualisasi

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Bulan Juni Juli IV I II III

5.

sebelumnya dan melakukan

pengujian, apakah perangkat lunak

telah sesuai dengan desain dan fungsinya

pelaksanaan sosialisasi tatacara penggunaan aplikasi inventori barang habis pakai

Melakukan testing/pengujian fungsi perangkat lunak yang

telah dilakukan integrasi

Melakukan testing/pengujian dari sisi pengguna untuk mengetahui kepuasan penghuni

Membuat undangan sosialisasi dan formulir kehadiran peserta

Mempersiapkan materi sosialisasi

Melakukan sosialisasi dan praktek penggunaan aplikasi

4.3 Para pihak yang terlibat dan perannya dalam aktualisasi

No Para Pihak Peran dalam aktualisasi

1 Mentor Berperan membimbing dan memberikan masukan terhadap pelaksanaan aktualisasi

2 Coach Berperan dalam melakukan arahan mengenai pelaporan aktualisasi

3 Pengelola BMN Berperan memberikan masukan mengenai fitur-fitur yang akan diterpkan pada aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Kepala LAN. 2021. Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Aministrasi Negara Nomor 1 Tahun

2021 tentang Pelatihan Dasar CPNS.

2. Pemerintah Republik Indonesia.2009. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

3. Menpan RB RI.2020. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2020 Tentang Jabatan Fungsional Pranata Komputer.

4. Menkes RI. 2020. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 77 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Kesehatan Pelabuhan.

5. KKP Kelas II Banjarmasin. 2021. Laporan Profil Tahun 2021 Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Banjarmasin.

6. PP RI. 2014.Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah Nomor 27 Tahun 2014.

7. Ade Putra Prawira. 2021. Pembuatan Aplikasi Web Sistem Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit Unit Satuan Pemeriksaan Intern di RSUP DR Cipto Mangunkusumo.