Optimalisasi Penataan Arsip Internal Di Substansi Pengembangan Teknologi Dan Laboratorium BBTKLPP

LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN 2

OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP INTERNAL DI SUBSTANSI PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM BALAI BESAR TEKNIK KESEHATAN LINGKUNGAN DAN PENGENDALIAN PENYAKIT (BBTKLPP) JAKARTA

DISUSUN OLEH : RINI TRI LESTARI NIP. 199012112020122006

BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN AKTUALISASI OPTIMALISASI PENATAAN DOKUMEN ARSIP INTERNAL DI SUBSTANSI PENGEMBANGAN TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM BBTKLPP JAKARTA

Telah di seminarkan Tanggal 05 Juli 2021, di Bapelkes Cikarang

Coach

Mentor

Alfred Ariyanto, S.Si, Apt, M.Si. 197712162006041001

Heri Nugroho, ST, MKM. 197203012000031004

Penguji

Verawati Lenny M, SKM, MKM. 197706112005012001

KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi penulis kekuatan, kesempatan, berkah, rahmat dan hidayah-Nya, dalam menyelesaikan penulisan laporan aktualisasi ini untuk memenuhi persyaratan seminar laporan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan II Tahun 2021 yang dilaksanakan di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.

Penyelesaian laporan aktualisasi ini tidak lepas dari bimbingan, pengarahan dan masukan serta bantuan dari beberapa pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu diantaranya:

1. Ibu Naning Nugrahini, SKM, MKM, selaku Kepala Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit Jakarta.

2. Bapak Drs. Suherman, M.Kes, selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.

3. Bapak dan Ibu Staf, Pengajar, serta Panitia penyelenggara di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.

4. Ibu dr. Grace Ginting Munthe, MARS, selaku Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium yang telah memberikan izin dalam pelaksanaan aktualisasi ini.

5. Alfred Ariyanto, S.Si, Apt, M.Si, selaku coach yang telah memberikan dukungan, semangat, arahan, dan bimbingan dalam penulisan rancangan aktualisasi.

6. Heri Nugroho, ST, MKM, selaku mentor yang telah memberikan dukungan, arahan, dan bimbingan dalam penulisan rancangan aktualisasi.

7. Seluruh rekan seperjuangan Golongan II Angkatan 2 Tahun 2021 Bapelkes Cikarang yang saling memberikan semangat dan dukungan satu sama lain.

Penulis menyadari bahwa, laporan aktualisasi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya. Kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan lebih lanjut.

Jakarta, 5 Juli 2021

Rini Tri Lestari, AMAK

2

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN……………………………………………………………………………...……..1 KATA PENGANTAR……………………………………………………………………..……….………..….2 DAFTAR ISI………………………………..………………………..………………………………...……….3 BAB 1 PENDAHULUAN………………………………………………………..……………………...…….4 1.1

Latar Belakang Aktualisasi………………………………………………………….…….....4

1.2

Tujuan Aktualisasi……………………………………………………………….………………6

1.3

Ruang Lingkup Aktualisasi…………………………………………………………………….7

BAB II PROFIL ORGANISASI………………………………………………………………………..…….8

2.1

Sejarah ……………………………………………………………………..………………..…....8

2.2

Struktur Organisasi ………………………………………………………………………..……9

2.3

Visi, Misi, Motto, Kode Etik Pegawai……………………………………………….….…10

2.4

Kedudukan, Tugas, dan Fungsi…………………………………………………………...12

BAB III PROFIL PESERTA………………………………………………………………………………..14

3.1

Profil Peserta…………………………………………………………………………………....14

3.2

Data Kegiatan SKP…………………………………………………………………………....14

BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI………………………..………………………………………...15

4.1

Unit Kerja…………………………………………………………………………………..……..15

4.2

Identifikasi Isu………………………………………………………………………………..…15

4.3

Analisis Isu…………………………………………………………………………….……......16

4.4

Analisis Penyebab Terjadinya Isu…………………………………………………………18

4.5

Dampak Yang Terjadi Bila Isu Tidak Diselesaikan………………………….....…..19

4.6

Kondisi yang Diharapkan…………………………………………….………………….…..19

4.7

Gagasan Penyelesaian Isu…………………………………………………….………….…19

4.8

Timeline Rancangan Aktualisasi………………………………………………….……....33

BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI..…………………………………………........34 BAB VI RENCANA TINDAK LANJUT…………………....…………………………..…………….….58 BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ………………………..…………………………………….…..59 DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………………………….....61 LAMPIRAN…………..………………………………………………………………………………………...62

3

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Aktualisasi Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Saat ini, ASN banyak mengalami tantangan dalam menjalankan tugas dan jabatannya, beberapa tantangannya adalah masih tinggi angka korupsi yang dilakukan ASN serta masih rendahnya kinerja pelayanan birokrasi.

Penyelenggaraan Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang inovatif dan terintegrasi, yaitu penyelenggaraan pelatihan yang menggabungkan pembelajaran klasikal dan non klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja. Hal ini dimaksudkan

untuk

memberikan

pembekalan

kepada

CPNS

agar

mampu

menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan serta membuatnya menjadi kebiasaan (habituasi) dan merasakan manfaat dari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnya serta dapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan. Pelatihan Dasar CPNS ini diatur melalui Peraturan Kepala LAN (Lembaga Administrasi Negara) Nomor 1 tahun 2021. Untuk membuat Latsar CPNS tetap efisien namun tidak mengubah atau mengurangi tujuan dari Latsar CPNS yakni membentuk karakter PNS di Indonesia. Untuk membentuk PNS profesional yang berkarakter dibutuhkan pembaharuan pola penyelenggaraan diklat pelatihan dasar dengan konsep on campus yaitu terdiri dari tahapan pembelajaran mandiri (MOOC) dan Distance Learning (aplikasi Kolabjar dan pembelajaran tatap muka secara daring) dan dilanjut dengan konsep off campus yaitu aktualisasi dan habituasi ditempat kerja.

Materi pembelajaran pada pelatihan dasar CPNS yang dilakukan di kelas (on

campus), terdiri dari 4 agenda utama yaitu agenda 1 (Wawasan Kebangsaan), Agenda

4

2 (Nilai-nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen mutu dan Anti Korupsi), Agenda 3 (Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI) dan Agenda 4 (Habituasi). Keempat agenda tersebut kemudian diimplementasikan oleh masingmasing peserta Latsar dalam bentuk aktualisasi di unit kerja. Aktualisasi ini merupakan serangkaian proses penerapan teori ke dalam praktek dan gagasan suatu kegiatan.

Pada praktek aktualisasi, peserta latsar melakukan identifikasi isu yang terjadi di unit kerja dan melakukan penetapan rincian kegiatan yang akan dilakukan untuk mengatasi isu tersebut, sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja unit kerja. Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan kedudukan dan peran ASN dalam NKRI (Agenda 3) dan pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai ANEKA (Agenda 2) Saat ini penulis merupakan calon ASN di Kementerian Kesehatan, pada Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit Jakarta di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit yang selanjutnya disingkat BBTKLPP adalah UPT yang melaksanakan tugas di bidang Teknik Kesehatan lingkungan dan pengendalian penyakit (PMK No.78 Th 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPT Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit).

UPT Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit mempunyai tugas melaksanakan surveilans epidemiologi, kajian dan penapisan teknologi, laboratorium

rujukan,

pengembangan

model

kendali dan

mutu,

kalibrasi,

teknologi

tepat

Pendidikan

guna,

dan

kewaspadaan

pelatihan, dini,

dan

penanggulangan Kejadian Luar Biasa (KLB) di bidang pengendalian penyakit dan Kesehatan lingkungan serta kesehatan matra.

Pada rancangan aktualisasi, penulis melakukan identifikasi isu yang terjadi selama menjalankan tugas di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. Prioritas isu yang dipilih berdasarkan diskusi dengan coach dan mentor adalah

Optimalisasi

penataan

dokumen

arsip

internal

di

Substansi

Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta.

Alasan pengangkatan isu tersebut adalah masih adanya dokumen yang tidak ditemukan di tempat penyimpanan arsip internal. Pengarsipan dokumen internal merupakan salah satu bentuk komitmen mutu dalam sebuah organisasi. Dengan belum

atau

kurang

dipahaminya

pengertian

5

terhadap

pentingnya

arsip,

mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai.

Setelah ditemukan isu, penulis mulai menyusun kegiatan dan tahapan kegiatan pada rancangan aktualisasi dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA. Nilai-nilai dasar tersebut juga diharapkan bisa diinternalisasikan dalam setiap kegiatan yang dilakukan penulis sebagai CPNS. 1.2 Tujuan Aktualisasi 1.2.1

Tujuan Umum Dengan adanya diklat latsar, maka peserta mampu melaksanakan

setiap tugas yang diemban dengan menerapkan nilai-nilai dasar di dalam pelaksanaannya, antara lain: a. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar akuntabilitas melalui pembelajaran nilai-nilai dasar akuntabilitas, konflik kepentingan dalam masyarakat, netralitas PNS, keadilan dalam pelayanan publik, dan sikap serta perilaku konsisten. Sehingga peserta mempunyai tanggung jawab dan integritas terhadap yang dikerjakannya. b. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar nasionalisme

dan public value

melalui pembelajaran keragaman bangsa dan berbagai aspeknya, nilainilai perjuangan kemerdekaan Indonesia, nilai-nilai gotong royong dalam masyarakat. Sehingga peserta akan melaksanakan pekerjannya berdasarkan nilai-nilai Pancasila. c. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar etika publik melalui pembelajaran kode etik dan perilaku pejabat publik, bentuk-bentuk kode etik dan implikasinya, aktualisasi kode etik PNS. Sehingga peserta dapat melakukan pelayanan terbaik di setiap pekerjaan yang diembannya. d. Mampu menerapkan nilai dasar inovatif atau komitmen mutu melalui pembelajaran

efisiensi,

kebaruan

dan

kualitas

penyelenggaraan

pemerintahan, konsekuensi dari perubahan, serta aktualisasi nilai-nilai dasar komitmen mutu. Sehingga di dalam setiap kegiatan, peserta dapat mengukur tingkat pencapaian pekerjaannya, mengevaluasi, serta melakukan tindakan baru yang lebih efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaannya itu. e. Mampu menerapkan nilai-nilai dasar anti korupsi melalui pembelajaran nilai-nilai dasar anti korupsi, proses internalisasi nilai-nilai dasar anti 6

korupsi, dan aktualisasi nilai-nilai dasar anti korupsi. Sehingga peserta tidak hanya mampu mencegah dirinya dari berbuat korupsi, tetapi juga mampu mencegah perbuatan korupsi di instansinya, betapapun kecil skalanya.

1.2.2 Tujuan Khusus a. Mampu mengoptimalkan penataan dokumen arsip internal di substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta. b. Mampu mendapatkan kembali dokumen yang dibutuhkan dengan mudah di tempat penyimpanan arsip dokumen internal substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta.

1.3

Ruang Lingkup Aktualisasi Ruang lingkup pengerjaan aktualisasi hanya meliputi pengarsipan dokumen internal yang dilakukan sementara di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta sebelum diserahkan ke bagian pengarsipan BBTKLPP Jakarta untuk di arsipkan sesuai dengan peraturan pengarsipan dokumen milik negara oleh petugas arsiparis.

7

BAB II PROFIL ORGANISASI

2.1 Sejarah Pada tahun 1920, lembaga Dienst Voor De Volks Deandheid mendirikan Proesfstation Voor Rivier Water Zuivering Voor Drink Water yang berkedudukan di daerah Manggarai, Jakarta (Sekarang bernama Kelurahan, Manggarai, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan) dengan maksud untuk melakukan penyelidikan dan pengolahan air sungai sebagai bahan baku air minum (PDAM). Pada tahun 1935, Proesfstation Voor Rivier Water Zuivering Voor Drink Water dipindah ke Bandung dan berganti nama menjadi laboratorium Voor Technisch Hygine & Drink Water Voorzeining dan bekerjasama dengan Technische Hooge School (T.H.S) yang sekarang dikenal sebagai Institut Teknologi Bandung (ITB).

Pada zaman pendudukan jepang (1942 - 1945) laboratorium Voor Technisch Hygine & Drink Water Voorzeining di Bandung, ditempatkan di bawah kementerian pengajaran yang dalam pelaksanaan tugasnya bekerjasama dengan Sekolah Tinggi Teknik (STT). Pada saat masa pendudukan jepang berakhir dan Indonesia memproklamasikan kemerdekaannya, laboratorium tersebut berganti nama menjadi Laboratorium Kesehatan Teknik (LKT).

Paska Indonesia merdeka, tepatnya pada tahun 1946 ibukota Negara Republik Indonesia dipindahkan dari Jakarta ke Yogyakarta. Bersamaan dengan pemindahan ibukota negara, Laboratorium Kesehatan Teknik (LKT) dan Sekolah Tinggi Teknik (STT) juga dipindahkan ke Yogyakarta. Pada saat yang sama, Belanda bersama dengan sekutunya (NICA) juga mendirikan Laboratorium Ilmu Kesehatan Teknik (LIKT) di Bandung, tepatnya di gedung bekas gedung yang ditinggalkan LKT (yang pindah ke Yogyakarta). Pada tahun 1949, LKT di Yogyakarta berganti nama menjadi Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik dan statusnya di bawah Sekretaris Jenderal Departemen Kesehatan RI Pada tahun 1953, Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta berubah menjadi Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik Bandung Cabang Yogyakarta. Selanjutnya pada tahun 1964, Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik di Bandung diserahkan Kementrian Kesehatan Kepada Institut Teknologi Bandung (ITB) Pada tahun 1967, Lembaga Ilmu Kesehatan Teknik Bandung Cabang Yogyakarta berubah nama

8

kembali menjadi Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta dan berkedudukan di bawah Departemen Kesehatan RI. Berselang 11 (sebelas) tahun kemudian (1978), Laboratorium Kesehatan Teknik Yogyakarta, ditetapkan oleh SK Menkes RI No. 143/Menkes/SK/IV/1978, berganti nama menjadi Balai Teknik Kesehatan Lingkungan (BTKL) dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik (Yanmedik) Departemen Kesehatan RI. Pada tahun 1982, BTKL Yogyakarta membentuk pos Jakarta dan Surabaya yang diserahi tugas untuk membantu pelaksanaan tugas pokok dan fungsi BTKL Yogyakarta di wilayah DKI Jakarta dan sekitarnya dan di wilayah Surabaya dan sekitarnya. Setelah berjalan selama 11 tahun di bawah Direktorat Jenderal Pelayanan Medik, kedudukan BTKL dilimpahkan kepada Direktur Jenderal Pemberantasan Penyakit Menular dan Penyehatan Lingkungan Pemukiman (PPM & PLP) melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 426/Menkes/SK/VI/1989. Pada tahun 1993, BTKL Yogyakarta pos Jakarta dikukuhkan menjadi Balai Teknik Kesehatan Lingkungan

Jakarta

berdasarkan

Keputusan

Menteri

Kesehatan

RI

No

023/Menkes/SK/XI/1993 dan ditetapkan sebagai UPT dengan eselon III b. BTKL Jakarta kembali mengalami perubahan nama, klasifikasi, struktur organisasi dan tata kerja, menjadi Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan Dan Pemberantasan Penyakit

Menular

(BBTKL

PPM)

JAKARTA,

melalui

SK

Menkes

RI

No.

267/Menkes/SK/III/2004, dan mengalami peningkatan eselon menjadi IIb. BBTKL PPM Jakarta berdasarkan SK Menkes RI No. 266/Menkes/SK/III/2004, memiliki wilayah layanan sebanyak 5 (lima) provinsi yaitu : Provinsi DKI Jakarta, Jawa Barat, Banten, Lampung, dan Kalimantan Barat.

Berdasarkan

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

Nomor

:

2349/MENKES/PER/XI/2011,tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan PengendalianPenyakit, BBTKL PP adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Kesehatan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan.

2.2

Struktur Organisasi Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit (BBTKLPP) Jakarta terletak dibelahan Timur Jakarta berbatasan dengan kota Bekasi, Provinsi Jawa Barat beralamat di Jalan Bambu Apus Raya No.6 Blok C1, Jakarta Timur, 13890.

9

Pada bulan Oktober Tahun 2020 terbit Permenkes RI No.78 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit sebagai perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 2349/MENKES/PER/XI/2011, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit.

Standarisasi instansi teknis, SDM, Sarpras serta pelayanan diatur dalam keputusan Dirjen P2P No.HK.02.02/1/3130/2019. BBTKLPP Jakarta merupakan salah satu dari empat balai besar yang ada di Indonesia, dipimpin oleh seorang kepala dan membawahi empat Eselon III b, delapan Eselon IV b dan 11 instalasi.

KEPALA NANING NUGRAHINI, SKM,

SUBBAGIAN ADMINISTRASI UMUM

SUBSTANSI TATA USAHA

SUBSTANSI SURVEILANS

SUBSTANSI PENGEMBANGAN

EPIDEMIOLOGI

TEKNOLOGI DAN LABORATORIUM

SUB SUBSTANSI

SUB SUBSTANSI ADVOKASI KEJADIAN

PROGRAM DAN

SUB SUBSTANSI TEKNOLOGI

LUAR BIASA

PENGENDALIAN PENYAKIT

LAPORAN

SUBSTANSI ANALISIS DAMPAK KESEHATAN LINGKUNGAN

SUB SUBSTANSI LINGKUNGAN

FISIKA KIMIA

SUB SUBSTANSI PENGKAJIAN DAN

SUB SUBSTANSI TEKNOLOGI

SUB SUBSTANSI LINGKUNGAN

DISEMINASI

LABORATORIUM

BIOLOGI

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

INSTALASI

Gambar 1. Struktur Organisasi BBTKLPP Jakarta 2.3 Visi, Misi, Motto, Kode Etik Pegawai Visi : “Sebagai pusat unggulan regional surveilans faktor resiko penyakit dan penyehatan lingkungan berbasis laboratorium berkeadilan” Misi :

1. Melakukan pengujian dan pengkajian faktor risiko penyakit dan penyehatan lingkungan

2. Mengembangkan laboratorium yang handal dan prima

10

3. Merekayasa teknologi tepat guna dan penerapannya 4. Mendorong kemampuan wilayah layanan dalam melakukan surveilans faktor risiko berbasis laboratorium

5. Menjalin kerjasama kemitraan dalam surveilans dan penyehatan lingkungan berbasis laboratorium.

Motto : “Uji Kaji Solusi” Kode Etik Pegawai : 1. Berperilaku sesuai dengan ajaran agama atau kepercayaan yang dianut 2. Memiliki toleransi terhadap penganut agama atau kepercayaan lain 3. Mengormati agama, kepercayaan, budaya, adat istiadat ornag lain dalam menjalankan tugas 4. Menaati ketentuan jam kerja dan tata tertib kantor 5. Menaati perintah kedinasan dari atasan yang berwenang 6. Berpakaian rapi dan sopan, serta menggunakan tanda pengenal 7. Bertingkah laku sopan terhadap semua pegawai dan mitra kerja 8. Bersikap netral dari pengaruh semua golongan dan/atau parpol serta tidak diskriminatif dalam memberikan pelayanan 9. Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional 10. Memberikan pelayanan prima kepada pemangku kepentingan/mitra kerja 11. Menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik 12. Menjaga kerahasiaan tugas dan pekerjaan yang harus dirahasiakan 13. Melaporkan secara lisan dan/atau tertulis kepada atasannya apabila mengetahui adanya pelanggaran/penyimpangan pelaksanaan tugas yang dapat merugikan keuangan negara 14. Menjaga kebersihan, kerapihan, keamanan, dan kenyamanan ruang kerja 15. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif 16. Memelihara, melindungi dan mengamankan peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 17. Mengindahkan etika berkomunikasi (bertelepon, menerima tamu dan surat menyurat termasuk e-mail)

11

18. Mematuhi aturan hukum, aturan kepegawaian, Kode Etik, serta sumpah dan janji PNS 19. Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan tugasnya 20. Pegawai yang berhenti atau selesai memangku jabatan wajib mengembalikan dokumen dan/atau barang investasi yang dipergunakan selama melaksanakan tugas.

2.4 Kedudukan, Tugas, dan Fungsi 1. Kedudukan Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor: 78 tahun 2020, tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Bidang teknis Kesehatan Lingkungan dan Pengendalian Penyakit, BBTKLPP adalah Unit Pelaksana Teknis di Lingkngan Kementerian Kesehatan yang berada di bawah dan

bertanggungjawab

kepada

Direktur

Jenderal

Pencegahan

dan

Pengendalian Penyakit.

2. Tugas BBTKLPP mempunyai tugas melaksanakan surveilans epidemiologi, kajian dan penapisan teknologi, laboratorium rujukan, kendali mutu, kalibrasi, Pendidikan dan pelatihan, pengembangan model dan teknologi tepat guna, kewaspadaan dini, dan penanggulangan Kejadian Luar Biasa (KLB) di bidang pengendalian penyakit dan kesehatan lingkungan serta kesehatan matra.

3. Fungsi •

Pelaksanaan surveilans epidemiologi

•

Pelaksanaan analisis dampak kesehatan lingkungan (ADKL)

•

Pelaksanaan laboratorium rujukan

•

Pelaksanaan pengembangan model dan teknologi tepat guna

•

Pelaksanaan uji kendali mutu dan kalibrasi

•

Pelaksanaan penilaian dan respon cepat, kewaspadaan dini, dan penanggulangan KLB/wabah dan bencana

•

Pelaksanaan surveilans faktor risiko penyakit tidak menular

•

Pelaksanaan Pendidikan dan pelatihan

•

Pelaksanaan

kajian

dan

pengembangan

teknologi

pengendalian

penyakit, kesehatan lingkungan, dan kesehatan matra, dan pelaksanaan ketatausahaan kerumahtanggan BBTKLPP. 12

Dalam memberikan pelayanan, BBTKLPP Jakarta memiliki kebijakan sebagai berikut: Pengutana surveilans berbasis laboratorium, penguatan pengembangan teknologi tepat guna dan implementasinya, penguatan akuntabilitas untuk mewujudkan reformasi birokrasi, penguatan kapasitas dan pengembangan Sumber Daya Manusia, koordinasi sinergisme, kolaborasi, dan integrasi program penguatan jejaring dan koordinasi.

Gambar 2. Profil BBTKLPP Jakarta

13

BAB III PROFIL PESERTA 3.1 Profil Peserta •

Nama

: Rini Tri Lestari

•

NIP

: 199012112020122006

•

Pangkat/Golongan

: Pengatur/IIc

•

Jabatan

: Pranata Laboratorium Kesehatan

•

Instansi

: Kementerian Kesehatan

•

Unit Kerja

:

Balai

Besar

Teknik

Kesehatan

Lingkungan

dan

Pengendalian Penyakit Jakarta / BBTKLPP Jakarta 3.2 Data Kegiatan SKP Dalam pelaksanaan aktualisasi, dapat mengacu pada kegiatan dalam Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yaitu: 1. Mempersiapkan pelayanan laboratorium kesehatan sederhana 2. Mempersiapkan sampel/spesimen 3. Melakukan pemeriksaan fisika, kimia, dan mikrobiologi sederhana 4. Menyusun draft pencatatan hasil pemeriksaan umum 5. Melakukan perbaikan peralatan laboratorium 6. Menyusun laporan pelaksanaan tugas 7. Melaksanakan tugas kedinasan lain 8. Mengerjakan kearsipan bidang PTL 9. Mengerjakan laporan bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan bidang PTL 10. Mengerjakan data dukung perencanaan bidang PTL 11. Mengerjakan laporan akreditasi laboratorium

14

BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI 4.1 Unit Kerja : Sub Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta 4.2 Identifikasi Isu : Identifikasi isu berdasarkan pengalaman bekerja selama 3 bulan di Unit Kerja Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta.

Berikut ini identifikasi isu yang telah dirumuskan: 1. Belum optimalnya pelaksanaan program kegiatan di BBTKLPP Jakarta selama pandemi.

Data pendukung : Beberapa program kegiatan pelayanan ditunda karena peralihan anggaran berkonsentrasi ke pelayanan covid.

2. Kurang optimalnya sarana dan prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian.

Data pendukung : petugas tim preparasi menggunakan alat komunikasi pribadi untuk berkomunikasi dengan tim pelayanan terkait sampel.

3. Belum

optimalnya

penataan

dokumen

arsip

internal

di

Substansi

Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta.

Data pendukung : Karena masih adanya dokumen yang tidak ditemukan di tempat penyimpanan arsip.

4. Belum optimalnya penyebarluasan informasi pelayanan BBTKLPP Jakarta.

Data pendukung : media sosial dapat dimanfaatkan untuk mengedukasi masyarakat dan memperkenalkan pelayanan BBTKLPP Jakarta seperti BBTKLPP Yogyakarta dan Surabaya yang sangat informatif di media sosial.

5. Belum optimalnya penerapan sop pada petugas laboratorium terkhusus tim preparasi di BBTKLPP Jakarta.

Data pendukung : Tim preparasi tidak selalu menggunakan box transportasi dalam pengantaran sampel covid dari ruangan preparasi ke ruangan ekstraksi.

15

4.3 Analisis Isu : Berdasarkan isu aktual yang telah teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses pemilihan isu dengan analisis kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan (APKL). Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu: a. Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa sekarang; b. Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya; c. Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang; d. Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu yang prioritas.

Berikut di bawah ini merupakan hasil penetapan isu dengan metode APKL Tabel 1. Analisis Isu berdasarkan kriteria APKL No

Isu

A

P

K

L

Hasil

Kriteria

(+/-) 1

Belum optimalnya

(-)

(+)

(+)

(+)

(-)

pelaksanaan program

Tidak terpilih

kegiatan di BBTKLPP Jakarta selama pandemi 2

Kurang optimalnya sarana

(+)

(+)

(+)

(+)

(+)

Terpilih

(+)

(+)

(+)

(+)

(+)

Terpilih

dan prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian 3

Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi

16

Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta 4

Belum optimalnya

(+)

(+)

(+)

(+)

(+)

Terpilih

(+)

(+)

(+)

(+)

(+)

Terpilih

penyebarluasan informasi pelayanan BBTKLPP Jakarta 5

Belum optimalnya penerapan SOP pada petugas laboratorium terkhusus tim preparasi di BBTKLPP Jakarta.

Dari lima isu yang berhasil di identifikasi, terdapat empat isu yang terpilih. Kelima isu yang terpilih ini kemudian di analisis lebih lanjut menggunakan perangkat USG. Untuk mengetahui

isu

mana

yang

menjadi

paling

prioritas

dengan

menggunakan

kriteria Urgency (U), Seriousness (S), Growth (G) atau yang biasa disebut identifikasi USG. Kriteria USG dijelaskan sebagai berikut: Tabel 2. Teknik USG No

ISU

Kriteria U

1

Kurang optimalnya sarana dan

S

Jumlah

Prioritas

Skor

G

3

4

3

10

3

5

4

4

13

1

3

2

3

8

4

prasarana terkait alat penunjang komunikasi antar bagian.

2

Belum

optimalnya

dokumen

arsip

Substansi

penataan internal

di

Pengembangan

Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta 3

Belum penyebarluasan

optimalnya informasi

pelayanan BBTKLPP Jakarta

17

4

Belum

optimalnya

penerapan

4

4

4

12

2

sop pada petugas laboratorium terkhusus

tim

preparasi

di

BBTKLPP Jakarta Keterangan: U: Urgency; S=Seriousness; G: Growth.

Interval penentuan prioritas: Angka 1: sangat tidak mendesak/gawat dan dampak; Angka 2: tidak mendesak/gawat dan dampak; Angka 3: cukup mendesak/gawat dan dampak; Angka 4: mendesak/gawat dan dampak; Angka 5: sangat mendesak/gawat dan dampak.

Berdasarkan hasil analisis penulis menggunakan teknik USG, isu paling prioritas adalah “Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta”. Isu ini menjadi lebih prioritas dibandingkan dengan isu lainnya.

4.4 Analisis penyebab terjadinya isu Penulis menggunakan metode Fishbone diagram untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari isu tersebut.

Gambar 3. Metode Analisis Fish Bone Metode Pengarsipan dokumen internal hanya dilakukan secara fisik

Belum optimalnya penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta

Kurang efektifnya lemari penyimpanan arsip

Kurangnya pengetahuan petugas tentang pentingnya pengarsipan dokumen

Material

Man

18

Beberapa penyebab isu tersebut, yaitu : • Kurangnya pengetahuan petugas tentang pentingnya pengarsipan dokumen • Penataan dokumen arsip internal hanya dilakukan secara fisik • Tidak ada pengarsipan dokumen secara digital • Penataan arsip internal terlihat tidak rapih 4.5

Dampak yang terjadi bila isu tidak diselesaikan Dampak yang akan terjadi bila isu ini tidak segera diselesaikan, diantaranya : 1. Petugas lain kesulitan mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan 2. Ketergantungan kepada petugas pengarsipan dalam mencari dokumen internal 3. Beberapa dokumen internal tidak ditemukan di tempat arsip 4. Penataan arsip internal menjadi tidak rapi

4.6

Kondisi yang diharapkan Kondisi yang diharapkan diantaranya : 1.

Semua petugas mudah mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan

2.

Tidak kesulitan dalam mencari dokumen internal ketika petugas pengarsipan tidak masuk kerja

3.

Pengarsipan secara digital dan fisik saling malengkapi apabila terjadi hal-hal yang tidak diharapkan

4.

Penataan arsip internal menjadi lebih rapih.

4.7 Gagasan penyelesaian isu Gagasan penyelesaian isu untuk “Optimalisasi penataan dokumen arsip internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium di BBTKLPP Jakarta”, yaitu: Tabel 3.Kegiatan gagasan penyelesaian isu No

Kegiatan

Sumber

1

Penataan arsip fisik berdasarkan jenis kegiatan, urutan

SKP

nomor surat, dan bulan terbitnya dokumen internal 2

Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan

19

SKP

3

Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan

SKP

diarsipkan 4

Pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil

SKP

scan dokumen 5

Pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet

SKP

dan disimpan dalam google drive 6

Sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta

20

SKP

Tabel 4.Matriks Rancangan Aktualisasi No

Kegiatan

Tahapan

Hasil / Output

Keterkaitan subtansi

Kontribusi visi dan

Penguatan nilai

misi

organisasi dan/atau Kode Etik Organisasi

1

Penataan arsip

1.Menyiapkan

Catatan hasil

Penulis

Kegiatan ini

Kegiatan ini

fisik

gagasan

konsultasi dan

menyampaikan

diharapkan dapat

diharapkan dapat

pemberian izin

rencana kegiatan

berkontribusi

memberikan

berdasarkan masing-masing

2. Meminta izin waktu

penataan arsip fisik

kepada

terhadap misi

penguatan terhadap

kegiatan, urutan

bertemu dengan

dokumen internal

SubKoordinator

BBTKLPP Jakarta

Kode Etik Pegawai

nomor surat

SubKoordinator Sub

di bidang

Teknologi

salah satunya yaitu

BBTKLPP Jakarta yaitu

dokumen

Substansi Teknologi

Pengembangan

Laboratorium dengan

Mengembangkan

:

internal

Laboratorium

Teknologi

sopan dan santun

laboratorium yang

1.Menjaga data

Laboratorium

(Etika Publik), serta

handal dan prima

dan/atau informasi

3. Melakukan

menggunakan bahasa

milik BBTKLPP Jakarta

konsultasi dan

Indonesia yang baik

dengan baik

meminta izin

dan benar

pelaksanaan

(Nasionalisme).

implementasi gagasan

2.Memelihara, melindungi dan

kepada

Penulis menerima

mengamankan

Subkoordinator Sub

masukan dan

peralatan kerja/BMN

mencatat hal-hal

21

Substansi Teknologi

penting (Komitmen

yang menjadi

Laboratorium

mutu)

tanggungjawabnya

Penulis meminta izin

2.Menjaga

4.Meminta izin kepada

untuk menggunakan

kebersihan,

Koordinator Bidang

fasilitas instansi

kerapihan, keamanan,

Pengembangan

dengan sopan dan

dan kenyamanan

Teknologi

santun (Etika

ruang kerja

Laboratorium untuk

Publik), serta

penggunaan fasilitas

menggunakan bahasa

3. Menerapkan 5 R

dalam merapihkan

Indonesia yang baik

(Ringkas, Rapi, Resik,

arsip fisik

dan benar

Rawat dan Rajin) di

(Nasionalisme).

tempat kerja agar sehat, selamat dan

Penulis bertanggung

produktif

jawab dalam penggunaan fasilitas

4.Mengindahkan etika

(ATK) dengan

berkomunikasi

menerapkan nilai

(bertelepon,

efektif dan efisien

menerima tamu dan

sehingga tidak terjadi

22

pemborosan (Anti

surat menyurat

Korupsi)

termasuk e-mail).

5.Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan tugasnya

5.Melakukan

Terkumpulnya

Petunjuk cara

Kegiatan ini

Kegiatan ini

pencarian materi

materi dan

pengarsipan dokumen

diharapkan dapat

diharapkan dapat

terkait tentang cara

terlaksananya

harus dapat dipercaya

berkontribusi

memberikan

pengarsipan dokumen

penataan arsip fisik

dan

terhadap misi

penguatan terhadap

dokumen internal

dipertanggungjawabk

BBTKLPP Jakarta

Kode Etik Pegawai

6.Mempersiapkan ATK

an kebenarannya

salah satunya yaitu

BBTKLPP Jakarta yaitu

yang diperlukan

(Akuntabilitas).

Mengembangkan

:

laboratorium yang

1.Menerapkan 5 R

handal dan prima

(Ringkas, Rapi, Resik,

seperti box file, map gantung, binder clips,

Dengan adanya

trigonal clips

petunjuk cara

Rawat dan Rajin) di

pengarsipan baik dan

tempat kerja agar

7.Merapihkan arsip

benar, tujuan dari

sehat, selamat dan

fisik dokumen internal

rencana penataan

produktif

berdasarkan masing-

23

masing kegiatan,

arsip fisik dokumen

2. Bertanggung jawab

urutan nomor surat

internal dapat tercapai

atas hasil pelaksanaan

dokumen.

(Komitmen Mutu).

tugasnya

Penggunakan fasilitas instansi dengan penuh tanggung jawab (Akuntabilitas).

Penataan arsip dokumen internal dibuat se-efektif mungkin sehingga mudah dicari kembali saat diperlukan (Komitmen Mutu) 2

Pembuatan

1.Menentukan wadah

Wadah dokumen

Penggunakan fasilitas

Kegiatan ini

Kegiatan ini

wadah

instansi (Box File)

diharapkan dapat

diharapkan dapat

penempatan

secara efektif dan

berkontribusi

memberikan

24

sementara

2.Membuat dan

efisien (Anti

terhadap misi

penguatan terhadap

dokumen yang

mencetak label

Korupsi).

BBTKLPP Jakarta

Kode Etik Pegawai

akan diarsipkan

keterangan untuk

salah satunya yaitu

BBTKLPP Jakarta yaitu

wadah

Mengembangkan

:

laboratorium yang

1.Menjaga

handal dan prima

kebersihan,

3.Menempelkan label keterangan pada

kerapihan, keamanan,

wadah

dan kenyamanan ruang kerja 2. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif

3

Pembuatan

1.Menentukan buku

buku bukti penyerahan

2.Membuat dan mencetak judul buku

Buku bukti

Buku bukti

Kegiatan ini

Kegiatan ini

penyerahan

penyerahan dokumen

diharapkan dapat

diharapkan dapat

dokumen

dibuat untuk

berkontribusi

memberikan

memudahkan

terhadap misi

penguatan terhadap

25

dokumen yang akan diarsipkan

tertelusurnya arsip

BBTKLPP Jakarta

Kode Etik Pegawai

3.Menempelkan label

fisik (Komitmen

salah satunya yaitu

BBTKLPP Jakarta yaitu

ketrangan pada buku

Mutu)

Mengembangkan

:

laboratorium yang

1.Menjaga data

handal dan prima

dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik 2.Menjaga kebersihan, kerapihan, keamanan, dan kenyamanan ruang kerja 3. Menerapkan 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) di tempat kerja agar sehat, selamat dan produktif

26

4

Pengarsipan

1.Meminta izin

Pdf dokumen

Penulis

Kegiatan ini dilakukan

Kegiatan ini

secara

penggunaan alat

dalam folder

menyampaikan

dengan tujuan untuk

diharapkan dapat

elektronik

scanner yang berada

komputer

permintaan izin

meningkatkan mutu

memberikan

dengan

di ruangan tata usaha

penggunaan alat

pengarsipan di bidang

penguatan terhadap

memfolderkan

scanner dengan sopan Pengembangan

Kode Etik Pegawai

hasil scan

2.Melakukan scan

dan santun (Etika

Teknologi

BBTKLPP Jakarta yaitu

dokumen

dokumen fisik

Publik), serta

Laboratorium, hal ini

:

menggunakan bahasa

sesuai dengan misi

1.Mengindahkan etika

3. Menyimpan dan

Indonesia yang baik

BBTKLPP Jakarta yaitu

berkomunikasi

merapihkan file hasil

dan benar

Mengembangkan

(bertelepon,

scan dokumen ke

(Nasionalisme).

laboratorium yang

menerima tamu dan

handal dan prima

surat menyurat

dalam folder komputer

Mendokumentasikan

termasuk e-mail).

secara digital sebagai tindakan dalam

2.Menjaga data

peningkatan mutu

dan/atau informasi

pelayanan

milik BBTKLPP Jakarta

(Komitmen Mutu)

dengan baik 3.Memelihara, melindungi dan

27

mengamankan peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 4.Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional

5

Pendataan

1. Membuat ringkasan

Data dokumen

Pendataan secara

Kegiatan ini dilakukan

Kegiatan ini

secara eletronik

beberapa poin penting

dalam speadsheet

digital dalam

dengan tujuan untuk

diharapkan dapat

dengan

dokumen yang akan

dan google drive

spreadsheet dan

meningkatkan mutu

memberikan

membuat

dimasukkan ke dalam

google drive sebagai

pengarsipan di bidang

penguatan terhadap

ms.excel dan

ms.excel

tindakan dalam

Pengembangan

Kode Etik Pegawai

peningkatan mutu

Teknologi

BBTKLPP Jakarta yaitu

2.Membuat ms.excel

pelayanan

Laboratorium, hal ini

:

dan memasukkan

(Komitmen Mutu)

sesuai dengan misi

1.Menjaga data

BBTKLPP Jakarta yaitu

dan/atau informasi

disimpan dalam

google drive

28

ringkasan data dari

Mengembangkan

milik BBTKLPP Jakarta

setiap dokumen

laboratorium yang

dengan baik

handal dan prima 3.Melakukan duplikasi

2.Memelihara,

file yang telah dibuat

melindungi dan

dari komputer

mengamankan

kedalam google drive

peralatan kerja/BMN yang menjadi tanggungjawabnya 3.Melaksanakan tugas sesuai SOP dengan penuh tanggung jawab, jujur dan profesional

6

Sosialisasi link

1.Meminta izin dan

1.Pemberi izin dan

Penulis

Kegiatan ini dilakukan

Kegiatan ini

google drive

persetujuan

persetujuan

menyampaikan

dengan tujuan untuk

diharapkan dapat

kepada petugas

Koordinator Bidang

Koordinator Bidang

permintaan izin

meningkatkan mutu

memberikan

di Bidang

Pengembangan

Pengembangan

kegiatan sosialisasi

pengarsipan di bidang

penguatan terhadap

29

Pengembangan

Teknologi

Teknologi

Teknologi

Laboratorium untuk

Laboratorium BBTKLPP

Pengembangan

Kode Etik Pegawai

Laboratorium untuk Bidang

Teknologi

BBTKLPP Jakarta yaitu

melakukan sosialisasi

melakukan

Pengembangan

Laboratorium, hal ini

:

link google drive

sosialisasi

Teknologi

sesuai dengan misi

1.Mengindahkan etika

Laboratorium dengan

BBTKLPP Jakarta yaitu

berkomunikasi

Jakarta

kepada Koordinator

2.Membuat undangan

2.Undangan

berbicara sopan dan

Mengembangkan

(bertelepon,

secara online dan

sosialisasi

santun (Etika

laboratorium yang

menerima tamu dan

Publik), serta

handal dan prima

surat menyurat

menyebarkan melalui

whatsapp grup

3.Absensi

menggunakan Bahasa

internal Bidang

kehadiran peserta

Indonesia yang baik

Pengembangan

sosialisasi

dan benar

2.Menjaga data

(Nasionalisme).

dan/atau informasi

Teknologi Laboratorium

4.Laporan kegiatan sosialisasi

termasuk e-mail).

milik BBTKLPP Jakarta Dalam pembuatan

dengan baik

3.Melaksanakan

nota dinas internal

sosialisasi

sebagai undangan

3.Memelihara,

penggunaan link

sosialisasi, penulis

melindungi dan

google drive kepada

menggunakan Bahasa

mengamankan

seluruh staf Bidang

Indonesia yang baik

peralatan kerja/BMN

Pengembangan

dan benar

yang menjadi

(Nasionalisme).

tanggungjawabnya

30

Teknologi Laboratorium

Penulis

4.Melaksanakan tugas

menyampaikan

sesuai SOP dengan

4. Pembuatan

sosialisasi kepada

penuh tanggung

Laporan hasil kegiatan

seluruh staf Substansi

jawab, jujur dan

sosialisasi

Pengembangan

profesional

Teknologi dan Laboratorium dengan berbicara sopan dan santun (Etika Publik), serta menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme).

Laporan hasil kegiatan sosialisasi dikerjakan dengan sungguhsungguh dan dapat dipetanggung

31

jawabkan (Akuntabilitas).

32

4.8 Timeline Rancangan Aktualisasi Dalam melakukan kegiatan aktualisasi, diperlukan rencana jadwal kegiatan untuk mempermudah peserta mencapai target aktualisasi dengan baik. Rencana jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini tertuang dalam Tabel . berikut.

Tabel 5. Timeline Rancangan Aktualisasi NO

KEGIATAN

MEI

.

2 1. Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing judul, urutan nomor surat, dan bulan terbitnya dokumen internal 2.

Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan

3.

Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan

4.

Pengarsipan secara elektronik dengan memfolderkan hasil scan dokumen

5.

Pendataan secara eletronik dengan membuat ms.excel dan disimpan dalam google drive

6.

Sosialisasi link google drive kepada petugas di Bidang Pengembangan Teknologi Laboratorium BBTKLPP Jakarta

Keterangan: Libur cuti bersama Idul Fitri Pelaksanaan kegiatan aktualisasi

33

3

JUNI 4

1

2

3

BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

I.

Laporan Pencapaian Aktualisasi Selama kegiatan aktualisasi, nilai-nilai dasar profesi ASN telah diaktualisasikan pada setiap tahapan kegiatan yang dimulai dari tanggal 20 Mei sampai dengan 18 Juni 2021. Berikut laporan hasil capaian pelaksanaan aktualisasi yang disajikan pada Tabel 6.

Tabel 6. Laporan Pencapaian Aktualisasi No 1

Kegiatan

Tahapan

Tanggal

Tanggal

Rancangan

Pelaksanaan

Kendala

Penataan arsip

1.Menyiapkan gagasan

20 – 28 Mei

20 – 28 Mei

Tahapan kegiatan

fisik

2. Meminta izin waktu

2021

2021

Meminta izin

berdasarkan

bertemu dengan

kepada

masing-masing

Subkoordinator Sub

Koordinator

kegiatan, urutan

Substansi Teknologi

Substansi

nomor surat

Laboratorium

Pengembangan

dokumen

3. Melakukan konsultasi dan

Teknologi dan

internal

meminta izin pelaksanaan

Laboratorium

implementasi gagasan

untuk

34

Keterangan Terlaksana

kepada Subkoordinator Sub

penggunaan

Substansi Teknologi

fasilitas dalam

Laboratorium

merapihkan arsip

4.Meminta izin kepada

fisik dilaksanakan

Koordinator Substansi

dengan

Pengembangan Teknologi

permohonan izin

dan Laboratorium untuk

berjenjang

penggunaan fasilitas dalam

melalui

merapihkan arsip fisik

Subkoordinator

5.Melakukan pencarian

Sub Substansi

materi terkait tentang cara

Teknologi

pengarsipan dokumen

Laboratorium

6.Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips 7.Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen

35

2

3

4

Pembuatan

1.Menentukan wadah

24 – 28 Mei

24 Mei 2021

-

Terlaksana

wadah

2.Membuat dan mencetak

2021

penempatan

label keterangan untuk

sementara

wadah

dokumen yang

3.Menempelkan label

akan diarsipkan

keterangan pada wadah

Pembuatan

1.Menentukan buku

24 Mei – 4

24 Mei 2021

-

Terlaksana

buku bukti

2.Membuat dan mencetak

Juni 2021

penyerahan

judul buku

dokumen yang

3.Menempelkan label

akan diarsipkan

keterangan pada buku

Pengarsipan

1.Meminta izin penggunaan

2 – 4 Juni

2 – 6 Juni

1.Permintaan izin

Terlaksana

secara digital

alat scanner yang berada di

2021

2021

kepada Kasubag

dengan

ruangan tata usaha

ADUM dalam

memfolderkan

2.Melakukan scan dokumen

penggunaan alat

hasil scan

fisik

scanner di

dokumen

3. Menyimpan dan

ruangan tata

merapihkan file hasil scan

usaha dilakukan

36

dokumen ke dalam folder

melalui pesan

komputer

singkat atau

whatsapp karena terkendala jadwal WFO, WFH di BBTKLPP Jakarta 2.Tahapan scan dokumen fisik dilanjutkan pada hari libur (sabtuminggu) agar tidak mengganggu dalam pelaksanaan pekerjaan penulis.

5

Pendataan

1. Membuat ringkasan

7 – 11 Juni

7 – 11 Juni

secara digital

beberapa poin penting

2021

2021

37

-

Terlaksana

dengan

dokumen yang akan

membuat

dimasukkan ke dalam

spreadsheet dan

spreadsheet

disimpan dalam

2.Membuat spreadsheet dan

google drive

memasukkan ringkasan data dari setiap dokumen 3. Membuat duplikasi file kedalam google drive

6

Sosialisasi

1.Meminta izin dan

14 – 18 Juni

penyimpanan

persetujuan Koordinator

2021

arsip internal

Substansi Pengembangan

sosialisasi tidak

secara digital di

Teknologi dan Laboratorium

semua staf

Substansi

untuk melakukan sosialisasi

Substansi

Pengembangan

penyimpanan arsip internal

Pengembangan

Teknologi dan

secara digital di Substansi

Teknologi dan

Laboratorium

Pengembangan Teknologi

Laboratorium

kepada staf

dan Laboratorium

hadir dalam

Substansi

2.Membuat nota dinas

sosialisasi karena

Pengembangan

internal undangan sosialisasi

penerapan jadwal

Teknologi dan

penyimpanan arsip internal

WFO, WFH di

Laboratorium

secara digital di Substansi

BBTKLPP Jakarta

38

17 Juni 2021

1.Pada tahapan kegiatan

Terlaksana

BBTKLPP

Pengembangan Teknologi

Jakarta

dan Laboratorium 3.Melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 4. Pembuatan Laporan hasil kegiatan sosialisasi

39

Adapun deskripsi capaian masing-masing kegiatan aktualisasi nilai dasar profesi ASN yang telah dilaksanakan di unit kerja substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta diuraikan sebagai berikut: Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 1 Kegiatan 1

Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal

Waktu Pelaksanaan

:

Tahapan Kegiatan

20 – 28 Mei 2021

1. Menyiapkan gagasan 2. Meminta

izin

waktu

bertemu

dengan

Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

3. Melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan implementasi gagasan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

4. Meminta izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk

penggunaan

fasilitas

dalam

merapihkan arsip fisik

5. Melakukan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen

6. Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips

7. Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen Dokumentasi (Terlampir)

:

1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

2. Catatan kegiatan konsultasi

40

3. Dokumentasi

pencarian

materi

terkait

tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis

4. Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes

5. Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Dalam proses penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal, penulis melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan kegiatan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium. Penyampaian rencana kegiatan dilakukan secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme) dan mencatat hal-hal penting dari konsultasi tersebut (Komitmen Mutu). Penulis juga meminta izin dalam penggunaan fasilitas instansi secara sopan dan santun (Etika Publik) dan bertanggung jawab dalam penggunaan fasilitas (ATK) dengan menerapkan nilai efektif dan efisien sehingga tidak terjadi pemborosan (Anti Korupsi). Penulis melakukan pencarian materi dari sumber yang dapat dipercaya

dan

dapat

dipertanggungjawabkan

kebenarannya

(Akuntabilitas), yaitu dari staf arsiparis BBTKLPP Jakarta. Permintaan masukan terkait materi cara pengarsipan dokumen dilakukan penulis secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Dengan adanya petunjuk cara pengarsipan yang baik dan benar, tujuan dari rencana penataan arsip fisik dokumen internal dapat tercapai (Komitmen Mutu). Berdasarkan materi pemberkasan arsip aktif dari biro umum Setjen Kemenkes, kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal dilakukan berdasarkan masing-masing kegiatan dan urutan nomor surat dokumen, penataan dibuat se-efektif mungkin sehingga mudah dicari kembali saat diperlukan (Komitmen Mutu).

41

Analisis Dampak Kegiatan ini merupakan bentuk tanggung jawab yang dilakukan penulis mengacu pada salah satu sasaran kinerja pegawai (skp) yaitu bertanggung jawab terhadap arsip internal Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Dalam pelaksanaan kegiatan, nilai Aneka menjadi sangat penting untuk membantu menjalankan kegiatan dengan lancar dan menghasilkan output yang tepat.

Jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam kegiatan penyampaian gagasan dan permohonan izin kepada Substansi

Teknologi

Laboratorium,

akan

Subkoordinator Sub

berdampak

menimbulkan

ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan masukan bahkan tidak menyetujui rencana kegiatan penulis dan tidak membantu melaksanakan izin berjenjang kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium.

Begitu pula saat penulis melaksanakan kegiatan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen kepada staf arsiparis, jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan staf arsiparis terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan staf arsiparis tidak mau membantu memberikan materi yang dibutuhkan oleh penulis.

Selanjutnya ketiadaan nilai Anti Korupsi pada kegiatan penggunaan fasilitas instansi (ATK) yang tidak bertanggung jawab dan tidak menerapkan efisiensi, tentunya dapat menimbulkan kerugian secara finansial dan secara tidak langsung dapat memberikan contoh sikap yang negatif kepada rekan kerja.

Begitu pula jika ketiadaan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal akan menyebabkan ketidak tercapaian pengarsipan yang baik dan benar.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dengan

42

memberikan kemudahan staf dalam mencari kembali dokumen yang di perlukan.

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “bertingkah laku sopan terhadap semua pegawai dan mitra kerja” dan “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi.

Foto-1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

43

Foto-2. Catatan kegiatan konsultasi

Foto-4

Foto-3 Foto-3.

Dokumentasi pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis.

Foto-4.

Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes.

44

Sesudah

Sebelum Foto-5.

Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 2 Kegiatan 2

Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan

Waktu Pelaksanaan

:

Tahapan Kegiatan

24 Mei 2021 1. Menentukan wadah 2. Membuat dan mencetak label keterangan untuk wadah 3. Menempelkan label keterangan pada wadah

Dokumentasi (Terlampir)

:

Dokumentasi wadah penyimpanan dokumen sementara

Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Pada proses kegiatan pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan, menggunakan fasilitas (box file) secara efektif dan efisien (Anti Korupsi).

45

Analisis Dampak Kegiatan ini merupakan bentuk inovasi dari penulis yang bertujuan untuk memudahkan alur penyerahan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan terpusat pada satu wadah. Bila meniadakan nilai Anti Korupsi dalam menggunakan fasilitas (box file) berdampak pada kerugian finansial apabila terjadi keborosan dalam menggunakan fasilitas tersebut.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan terpusat pada satu wadah, yang

sebelumnya

diletakkan

di

meja

petugas

pengarsipan

sehingga

meningkatkan resiko dokumen terselip bahkan hilang.

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik” dan ”memelihara, melindungi dan mengamankan peralatan kerja/BMN

yang

menjadi

tanggungjawabnya”.

Dalam

pelaksanaannya

mengutamakan prinsip anti korupsi.

Foto-6.

Dokumentasi wadah penyimpanan dokumen sementara

46

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 3 Kegiatan 3

Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan

Waktu Pelaksanaan

:

Tahapan Kegiatan

24 Mei 2021 1. Menentukan buku 2. Membuat dan mencetak judul buku 3. Menempelkan label keterangan pada buku

Dokumentasi

:

(Terlampir)

Buku penerimaan dokumen yang akan diarsipkan

Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Penulis membuat kegiatan pembuatan buku bukti penyerahan dokumen bertujuan untuk memudahkan tertelusurnya arsip fisik di Substansi (Komitmen Mutu).

Analisis Dampak Kegiatan pembuatan buku bukti penyerahan dokumen bertujuan untuk memudahkan tertelusurnya arsip fisik yang merupakan bentuk inovasi dari penulis, bila meniadakan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan ini dapat berdampak kesulitan dalam penelusuran dokumen.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal yang akan di arsipkan sehingga penyerahan tercatat dengan baik dan memudahkan dalam penelusuran petugas pengarsipan.

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu.

47

Foto-7. Buku penerimaan dokumen yang akan diarsipkan

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 4 Kegiatan 4

Pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil scan dokumen

Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan

:

2 – 6 Juni 2021 1. Meminta izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha 2. Melakukan scan dokumen fisik 3. Menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder komputer

Dokumentasi (Terlampir)

: 1. Screen shot percakapan via whatsapp dengan Kasubbag ADUM terkait kegiatan permohonan izin penggunaan alat scanner oleh Kasubbag ADUM 2. Screen shot bukti melakukan scan dokumen fisik 3. Screen shot bukti menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder komputer

48

Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Kegiatan pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil scan dokumen sebagai tindakan dalam peningkatan mutu pelayanan (Komitmen Mutu).

Penulis menyampaikan permohonan izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha kepada Kasubbag ADUM secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme).

Analisis Dampak Pada kegiatan penyampaian permohonan izin penggunaan alat scanner yang berada di ruangan tata usaha kepada Kasubbag ADUM, bila meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan izin penggunaan alat scanner tersebut.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal sehingga memudahkan staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dalam pencarian dokumen.

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu, etika publik, dan nasionalisme.

49

Foto-8. Screen shot percakapan via whatsapp dengan Kasubbag ADUM terkait kegiatan permohonan izin penggunaan alat scanner oleh Kasubbag ADUM

Foto-9. Screen shot bukti melakukan scan dokumen fisik

Foto-10. Screen shot bukti menyimpan dan merapihkan file hasil scan dokumen ke dalam folder computer 50

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 5 Kegiatan 5

Pendataan secara digital dengan membuat

spreadsheet dan disimpan dalam google drive Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan

:

7 – 11 Juni 2021 1. Membuat ringkasan beberapa poin penting dokumen yang akan dimasukkan ke dalam

spreadsheet 2. Membuat spreadsheet dan memasukkan ringkasan data dari setiap dokumen 3. Membuat duplikasi file kedalam google drive : 1. Screen shot spreadsheet ringkasan data dari

Dokumentasi (Terlampir)

setiap dokumen 2. Screen shot duplikasi file didalam google

drive Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Kegiatan pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet dan disimpan dalam google drive sebagai tindakan dalam peningkatan mutu pelayanan (Komitmen Mutu).

Analisis Dampak Meniadakan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan pendataan dokumen arsip secara digital berdampak sulitnya pencarian kembali dokumen yang telah di arsipkan.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal sehingga memudahkan staf Substansasi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dalam pencarian dokumen.

51

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip komitmen mutu..

Foto-11. Screen shot spreadsheet ringkasan data dari setiap dokumen

Foto-12. Screen shot duplikasi file didalam google drive

52

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 6 Kegiatan 6

Sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta

Waktu Pelaksanaan

:

Tahapan Kegiatan

17 Juni 2021 1. Meminta izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 2. Membuat nota dinas internal undangan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 3. Melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 4. . Pembuatan Laporan hasil kegiatan sosialisasi

Dokumentasi (Terlampir)

:

1. Dokumentasi permintaan izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi 2. Nota dinas undangan 3. Dokumentasi kegiatan sosialisasi 4. Daftar hadir peserta sosialisasi 5. Laporan hasil kegiatan sosialisasi

53

Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS Penulis meminta izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Begitu pula pada kegiatan melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium, penulis menyampaikan secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme).

Pembuatan laporan hasil kegiatan sosialisasi dikerjakan dengan sungguhsungguh dan dapat dipertanggung jawabkan (Akuntabilitas).

Analisis Dampak Meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam kegiatan permohonan izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dapat berdampak ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan izin untuk melakukan kegiatan sosialisasi. Begitupun dalam kegiatan sosialisasi, jika meniadakan nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam penyampaikan sosialisasi dapat berdampak ketidakpuasan rekan kerja terhadap tutur kata dan perilaku penulis.

Kontribusi

Unit

Kerja

Substansi

Pengembangan

Teknologi

dan

Laboratorium Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kemudahan alur penyimpanan dokumen pengarsipan internal dan kemudahan dalam pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan oleh seluruh staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium

54

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip etika publik, nasionalisme, dan akuntabilitas.

Foto-13. Dokumentasi permintaan izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi

55

Foto-14. Nota dinas undangan

Foto-15. Dokumentasi kegiatan sosialisasi

56

Foto-16. Daftar hadir peserta sosialisasi

Foto-17. Laporan hasil kegiatan sosialisasi

57

BAB VI RENCANA TINDAK LANJUT No

Kegiatan

Output

Waktu

Para

Kegiatan

Pihak Terlibat

1

Penataan arsip fisik

Penataan arsip

Setiap

Staf

berdasarkan jenis

fisik dokumen

hari

PTL

kegiatan, urutan

internal

senin/ju

nomor surat, dan

mat

bulan terbitnya dokumen internal 2

3

Pengarsipan secara

Pdf dokumen

Setiap

digital dengan

dalam folder

hari

memfolderkan hasil komputer

senin/ju

scan dokumen

mat

Pendataan secara

Data dokumen

Setiap

digital dengan

dalam

hari

membuat

speadsheet

senin/ju

spreadsheet dan

dan google

mat

disimpan dalam

drive

google drive

58

-

-

Keterangan

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Dalam rangka mewujudkan pembangunan nasional diperlukan ASN yang berkarakter, profesional dan berintegritas tinggi. Untuk membentuk hal tersebut, ASN harus mengikuti Diklat Latsar pola baru yaitu dengan pembelajaran sistem internalisasi nilai-nilai dasar profesi ASN yang diakronimkan sebagai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik, Komitmen mutu dan Anti korupsi). Yang kemudian dituangkan dalam suatu laporan rancangan aktualisasi, dengan melakukan penerapan nilai dasar sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi pada instansi tempat bekerja. Aktualisasi nilai dasar merupakan suatu proses untuk membuat kelima nilai dasar ANEKA menjadi aktual dan nyata terjadi serta sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) di unit kerja. Pemahaman serta internalisasi nilai-nilai ANEKA bagi para ASN menjadi penting dan agar masuk ke jiwa ASN agar kelak saat memangku jabaan, ASN dapat mewujudkan program kerja yang jelas dan professional.

Salah satu permasalahan yang terjadi di unit kerja adalah masih ditemukannya petugas yang kesulitan mencari kembali dokumen internal yang dibutuhkan. Hal ini mungkin disebabkan belum rapihnya penataan dokumen arsip internal.

Sehingga penulis mengangkat isu tersebut dan berusaha melakukan perbaikan dengan melakukan beberapa rencana kegiatan, yaitu : (1) Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal, (2) Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan, (3) Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan, (4) Pengarsipan secara elektronik dengan memfolderkan hasil scan dokumen, (5) Pendataan secara digital dengan membuat spreadsheet dan disimpan dalam

google drive, (6)

Sosialisasi

penyimpanan

Pengembangan

Teknologi

Pengembangan

Teknologi

arsip dan

dan

internal

secara

Laboratorium Laboratorium

digital

kepada BBTKLPP

di

staf

Substansi Substansi

Jakarta.

Dalam

pelaksanaannya, setiap tahapan rencana kegiatan tersebut dilakukan dengan penerapan nilai-nilai ANEKA.

59

•

Akuntabilitas

: kegiatan dilakukan sebagai upaya pertanggungjawaban

dalam mengerjakan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang telah disepakati.

•

Nasionalisme

: nilai-nilai Nasionalisme selalu diterapkan dalam setiap

kegiatan, hal ini dapat terlihat dari penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, sehingga dapat terjalin komunikasi yang baik antar rekan kerja.

•

Etika publik

: kegiatan konsultasi, permohonan izin, dan sosialisasi dengan

rekan kerja mengharuskan adanya tutur kata yang sopan, sikap yang santun dan perilaku yang senantiasa menghormati orang lain.

•

Komitmen mutu : nilai-nilai komitmen mutu tercermin pada kegiatan yang bertujuan sebagai upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan.

•

Anti korupsi

: dalam kegiatan penggunaan fasilitas instansi mengharuskan

adanya nilai anti korupsi, hal tersebut guna memastikan tidak adanya kerusakan yang mungkin dapat membuat kerugian terutama secara finansial.

Selanjutnya untuk mengoptimalkan penataan dokumen arsip internal penulis mengharapkan

rencana

kegiatan

ini

berkesinambungan.

60

akan

terus

dilakukan

secara

DAFTAR PUSTAKA Lembaga Administrasi Negara.2017.Akuntabilitas: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.Nasionalisme: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.EtikaPublik: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.KomitmenMutu: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2014.AntiKorupsi: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.Manajemen ASN: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.Whole of Goverment: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara.2017.PelayananPublik: Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta.Lembaga Administrasi Negara.

Mulyono.2020.Profil BBTKLPP Jakarta2020.Jakarta.BBTKLPP Jakarta.

61

LAMPIRAN Lembar Bimbingan Aktualisasi

62

63