Recursos para Empresas B: Creando un Código de Ética by BCorporation

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Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( ! ! !

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! % I. Definición%% ! Un!Código!de!Ética!(también!conocido!como!Código!de!Conducta)!es!un!documento! formal!que!establece!las!expectativas!de!comportamiento!de!la!empresa!y!las!personas! que!trabajan!allí.! ! ! II. ¿Por%qué%contar%con%un%Código%de%Ética?i% % • Definir!las!conductas!aceptadas/aceptables;! • Promover!altos!estándares!en!las!prácticas;! • Proporcionar!un!punto!de!referencia!para!los!miembros!al!realizar!autoevaluaciones;! • Establecer!un!marco!para!el!comportamiento!profesional,!y!de!responsabilidades;! • Como!vehículo!de!identidad!profesional;! • Como!una!señal!de!madurez!en!el!trabajo;! % % % % %

Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( % III. Plantilla%Generalii% ! Los!códigos!pueden!adoptar!diversas!formas.!Hemos!incluido!en!esta!guía!una! descripción!genérica!y!personalizable!a!sus!necesidades.!Puede!encontrar!una!versión! más!detallada!en!about.com.! ! 1. Prefacio%o%Introducción% (firmado!por!el!Presidente,!Director!General!o!ambos)! ! Comience!con!una!frase!sobre!el!propósito!de!la!Declaración!–!mencione!los!valores!que! son!importantes!para!la!alta!dirección!en!el!manejo!de!la!empresa,!tales!como!la! integridad,!la!responsabilidad!y!la!reputación.!Describa!el!compromiso!de!liderazgo!en!el! mantenimiento!de!altos!estándares;!tanto!dentro!de!la!organización,!como!en!sus! relaciones!con!los!demás.! ! Establezca!el!papel!de!la!empresa!dentro!de!la!comunidad!y!termine!con!una!nota! personal!en!el!código!y!con!la!expectativa!de!que!las!normas!establecidas!en!el!Código! de!Ética!serán!mantenidas!por!todos!los!involucrados!en!la!organización.! ! 2. Áreas%clave%a%incluir% ! A. El%Propósito%y%Valores%del%Negocio% El!servicio!que!se!está!siendo!proporcionado;!ya!sean!productos,!o!servicios,!los! objetivos!financieros!y!el!papel!del!negocio!dentro!de!la!sociedad!de!la!manera!en!que!la! empresa!lo!ve.! ! B. Empleados% La!forma!en!que!la!empresa!valora!a!los!empleados.!Las!políticas!de!la!compañía! referentes!a:!las!condiciones!de!trabajo,!reclutamiento,!entrenamiento!y!desarrollo,! recompensas,!salud,!seguridad!y!protección,!la!igualdad!de!oportunidades,!la!diversidad,! la!jubilación,!la!redundancia,!la!discriminación!y!el!acoso.!Uso!de!activos!de!la!empresa! por!los!empleados.! ! ! ! Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( % C. Relaciones%con%el%Cliente% La!importancia!de!la!satisfacción!del!cliente!y!la!buena!fe!en!todos!los!acuerdos,!calidad,! precios!justos!y!servicios!postUventa.! ! D. Accionistas%u%otros%proveedores%de%dinero% La!protección!de!la!inversión!realizada!en!la!empresa!y!el!"retorno"!adecuado!del!dinero! prestado.!El!compromiso!con!una!comunicación!adecuada!y!oportuna!sobre!los!logros!y! perspectivas.! ! E. Proveedores% Asentamiento!inmediato!de!las!facturas.!Cooperación!para!lograr!calidad!y!eficiencia.! Sin!la!aceptación!de!sobornos!o!el!exceso!de!hospitalidad!de!ninguna!de!las!partes! involucradas.! ! F. Sociedad%o%la%comunidad%en%general% El!cumplimiento!con!el!espíritu!de!las!leyes.!Las!obligaciones!de!la!compañía!para! proteger!y!preservar!el!medio!ambiente.!La!participación!de!la!empresa!y!de!su!personal! en!los!asuntos!locales.!La!política!corporativa!de!patrocinios,!así!como!las!donaciones!a! la!educación!y!a!causas!de!caridad.! ! G. Implementación% El!proceso!por!el!cual!se!expide!y!se!utiliza!el!código.!Medios!para!obtener! asesoramiento!sobre!posibles!infracciones.!Ejemplos!de!sensibilización!(sesiones!de! preguntas!y!respuestas).!Programas!de!capacitación!para!todo!el!personal.! ! H. Garantías,%presentación%de%informes%y%opiniones% Sugerir!formas!de!saber!si!el!código!es!eficaz.!Reportar!a!la!Junta!o!al!Comité!por!lo! menos!una!vez!al!año.!Revisar!los!procedimientos!para!la!actualización!del!código.! ! ! ! ! ! ! ! Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( ! IV. Como%implementar%un%Código%de%Ética% La!manera!en!que!involucra!a!sus!empleados!en!la!redacción!y!ejecución!de!su!código!es! tan!importante!como!lo!que!se!incluye!en!él.!A!continuación!se!presentan!12!pasos!para! la!implementación!de!un!código,!estos!pasos!fueron!tomados!del!Instituto!para!la! publicación!de!la!Ética!en!los!Negocios:!"El!desarrollo!de!un!Código!de!Ética! Empresarial."! ! DOCE%PASOS%PARA%IMPLEMENTAR%UN%CÓDIGO% % 1. Aprobación% Asegúrese!de!que!el!código!está!avalado!por!el!Presidente!y!Director!General.! ! 2. Integración% Genere!una!estrategia!para!integrar!el!Código!de!Ética!en!el!funcionamiento!de!la! empresa!al!mismo!tiempo!que!dicho!código!es!emitido.!! ! 3. Circulación% Envíe!el!código!para!todos!los!empleados!en!un!formato!legible!y!portátil;!así!mismo! distribúyalo!entre!todos!los!empleados!que!ingresen!a!trabajar!en!la!empresa.! ! 4. Respuesta%Personal% Proporcione!a!todo!el!personal!la!oportunidad!de!responder!al!contenido!del!código.!Un! empleado!debe!saber!cómo!reaccionar!en!caso!de!enfrentar!una!posible!violación!al! código!o!si!tiene!duda!de!de!las!acciones!a!tomar!en!caso!de!estar!involucrado!en!una! decisión!que!involucre!ética.! ! 5. Afirmación% Contemple!un!procedimiento!que!sea!realizado!con!regularidad,!y!que!asegure!la! aplicación!y!el!entendimiento!del!código!entre!los!gerentes!y!supervisores.!En!caso!de! existir!un!tema!que!no!esté!previsto!en!el!código,!este!deberá!ser!comunicado!a!las! personas!correspondientes.!! ! ! ! ! Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( ! 6. Contratos% Considere!hacer!obligatorio!el!código!mediante!la!inclusión!de!referencias!a!dicho! documento!en!todos!los!contratos!de!trabajo!y!vinculándolo!con!todos!los! procedimientos!disciplinarios.! ! 7. Revisión%Regular% Implemente!procedimientos!de!revisión!y!actualización!periódica!del!código.! % 8. Cumplimiento% Los!empleados!y!otras!personas!deben!estar!conscientes!de!las!consecuencias!de!violar! el!código.! ! 9. Entrenamiento% Incluya!en!el!código!todas!las!situaciones!que!podrían!ser!previstas!dentro!de!los! programas!de!formación!a!empleados!llevados!a!cabo!en!la!empresa.! ! 10. Traducción% Revise!que!el!código!sea!traducido!para!el!uso!en!filiales!en!el!extranjero!o!en!otros! lugares!en!donde!la!empresa!tenga!operaciones.!! ! 11. Distribución% Distribuya!copias!del!Código!de!Ética!entre!los!socios!comerciales!tales!como! proveedores,!clientes,!etc.,!y!hágales!saber!que!el!cumplimiento!del!código!es!esperado.! ! 12. Informe%Anual% Incluya!una!copia!del!código!de!Ética!en!el!Informe!Anual!de!modo!que!los!accionistas!y! un!público!más!amplio!conozca!la!posición!de!la!empresa!en!cuestiones!éticas! ! ! V. Algunos%Consejos%al%Desarrollar%un%Código%de%Éticaiii% 1.Concéntrese%en%las%prácticas%de%negocios%y%otros%asuntos%específicos.%Lo!que!en! realidad!determina!el!Código!de!Ética!en!una!empresa!va!a!diferir!en!otras.!Sin! embargo,!algunas!cosas!a!considerar!son:!conflictos!de!intereses!que!deben!evitarse,! exactitud!de!los!estados!financieros,!acoso!sexual,!seguridad!en!el!trabajo,!normas! ambientales!y!las!normas!y!reglamentos!específicos!para!su!industria!y!su!empresa.!! Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( ! De!acuerdo!a!Diane!Swanson,!profesora!de!Gestión!Empresarial!en!la!Universidad! Estatal!de!Kansas,!"Una!buena!regla!general!es!que!los!Códigos!de!Ética!deben! considerar!dominios!o!reglamentos!clave!a!nivel!nacional!e!internacional!que!apliquen! a!la!organización."! ! 2.Ajuste%su%Código%de%Ética%a%su%negocio.%Un!sólo!Código!de!Ética!no!sirve!para!todas!las! empresas.!Sin!embargo,!es!muy!útil!!examinar!los!Códigos!de!Ética!de!otras!empresas! para!tener!una!mejor!idea!de!lo!que!podría!incluir!o!mejorar!en!el!suyo,!es!necesario! que!mantega!un!Código!de!Conducta!lo!más!adecuado!posible!a!su!empresa.!! ! “Es!muy!importante!que!el!Código!de!Ética!se!ajuste!a!los!valores!y!a!la!misión!de!su! empresa,”!de!acuerdo!a!Alice!Peterson,!presidente!de!Listen!Up!Group;!un!proveedor! de!servicios!para!la!información!confidencial!de!los!empleados!en!Chicago.!"Eso! también!significa!que!nunca!debe!copiar!un!sitio!web!de!los!demás!y!la!de!ellos."! % 3.Incluir%los%empleados%en%el%desarrollo%de%un%Código%de%Ética.!Nada!puede!ser!más! inefectivo!que!un!Código!de!Ética!que!viene!como!un!mandato!ejecutivo.!Al!considerar! las!cuestiones!que!deberían!formar!parte!de!su!Código!de!Ética,!es!importante!que! tome!en!cuenta!las!opiniones!de!los!demás!empleados!en!su!empresa.!Esto!no!sólo! ayudará!a!fortalecer!el!alcance!general!del!Código!de!Ética,!si!no!también!ayudará!a! tener!mejor!aceptación!de!las!normas!éticas!en!las!que!ellos!mismos!también!han!sido!! involucrados.! ! 4.Capacitar%a%su%gente%para%actuar%con%ética.!Incluso!el!Código!de!Ética!mejor! elaborado!es!de!poca!utilidad!si!una!empresa!no!sabe!lo!que!realmente!significa,!esto! hace!que!el!entrenamiento!a!los!empleados!sea!de!particular!importancia.!Arregle! clases,!seminarios,!reuniones!para!exponer!los!detalles!de!su!código!de!ética!y!lo!que! significa!en!las!actividades!diarias!de!todos.!"La!formación!ética!debe!incluir!viñetas!e! historias!que!vienen!de!la!empresa,!para!que!sea!más!real!para!todos,!desde!la!sala!de! correo!hasta!la!oficina!de!la!esquina,"!de!acuerdo!a!Peterson.! ! 5.Publique%su%Código%de%Ética%internamente,%y%establecezca%un%sistema%de% información.!Mientras!que!usted!no!quiere!alentar!a!tener!una!red!de!soplones!e! informantes,!los!empleados!deberán!contar!con!la!manera!de!decirle!a!alguien!sobre! cualquier!violación!de!la!que!sean!testigos.!Peterson!recomienda!un!sistema!de!dos!! Ultima!actualización:!3/11/2007!

Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( ! niveles.!En!primer!lugar,!sugiere!una!política!completa!de!puertas!abiertas!para!que!los! empleados!sepan!que!la!información!es!siempre!bienvenida.!Por!otra!parte,!la! posibilidad!de!aceptar!denuncias!anónimas,!esta!opción!también!puede!ayudar!a! superar!la!reticencia!de!algunos!empleados!a!reportar!violaciónes!al!Código!de!Ética.! ! 6.Considere%el%nombramiento%de%una%persona%a%cargo%del%cumplimiento.!Obviamente,! la!ética!de!la!empresa!debe!ser!motivo!de!preocupación!para!todos!dentro!de!la! organización.!Pero,!en!caso!de!ser!factible,!podría!resultar!ventajoso!designar!un!oficial! de!cumplimiento!cuyas!responsabilidades!incluyan!la!investigación!de!problemas! relacionados!con!la!ética.!Esto!puede!hacer!que!sea!mucho!más!sencillo!conocer!a!los! empleados!han!cometido!alguna!falta!al!código.! ! 7.De%seguimiento%a%las%violaciónes%en%el%Código%de%Ética%que%se%descubran.!Al!igual!que! al!fallar!en!dar!a!conocer!y!promocionar!su!Código!de!Ética!entre!sus!empleados,!el!no! actuar!sobre!violaciones!de!ética!que!sean!descubiertas,!esto!deshabilitará!el!mejor! esfuerzo!de!la!compañía!para!hacer!que!el!código!funcione.!Al!elaborar!su!código,! especifique!el!rango!de!sanciones!y!las!acciones!a!tomar!para!cada!una!de!ellas.!Diseñe! un!proceso!de!apelación.!Asegúrese!de!que!todos!en!su!empresa!conozcan!las! consecuencias!al!violar!el!código.!“Muchas!personas!fallan!al!momento!de!darle! seguimiento!al!Código!de!Conducta,”!de!acuerdo!a!Sun.!"Se!requiere!de! confrontaciones!y!una!gran!cantidad!de!habilidades!de!liderazgo."! ! 8.Implemente%el%Código%de%arriba%hacia%abajo%dentro%de%la%organización.!Es! fundamental!que!ninguna!persona!en!la!empresa!parezca!estar!por!encima!del!Código! de!Ética.!Eso!significa!que!es!particularmente!importante!que!los!gerentes!y!altos! directivos!también!se!adhieren!a!las!directrices!marcadas!en!el!código.!Es!indispensable! que!los!gerentes!prediquen!con!el!ejemplo."Es!necesario!tener!un!buen!modelo!a! seguir!por!parte!de!los!altos!directivos,”!dice!Swanson.!"Sin!un!buen!modelo!a!seguir,! los!Códigos!de!Ética!pueden!ser!vistos!como!mera!decoración!de!vitrinas."! % % % % %

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Guía%de%Recursos%B:% Creando(un(Código(de(Ética( % VI. Links%a%algunos%Ejemplos%de%Códigos%de%Ética%por%Industria% % •!Finanzas! •!General! •!Personal!Administrativo!! •!Auditoría! •!Tienda!de!abarrotes! •!Fabricación/Manufactura! •!Finanzas! •!Inversiones! •!Banca! •!Franquicias! •!En!línea/E!Business! % VII. Más%Recursos%% ! •!Enlaces!ética!empresarial!! •!Los!Códigos!de!Ética! •!Casos!de!Estudio! •!Revista!“Ethisphere”! ! """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" i"http://www.ethicsweb.ca/codes/coe2.htm" ii"http://www.ibe.org.uk/contentcode.html iii"http://www.microsoft.com/smallbusiness/resources/management/leadership_training/put_it_in_writing_your_" business_has_ethics.mspx""

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