"Reflexión sobre el cambio de portales web en bibliotecas académicas en la UPR: Cinco líneas de acci

Título del cartel "Reflexión sobre el cambio de portales web en bibliotecas académicas en la UPR: Cinco líneas de acción" Liz M. Pagán, Ed.D.1 Luis E. Méndez, MIS2 Rossana I. Barrios, MIS3

Resumen: La determinación de desarrollar portales de bibliotecas académicas que cumplan con criterios de accesibilidad, diseño, estructura, utilidad y organización nos permite repensar en la disponibilidad de la información de acuerdo a la necesidad de los usuarios de las bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico. Esta iniciativa, que responde a un llamado de Administración Central, logra aunar esfuerzos para alcanzar la meta de simplificar y crear portales web cónsonos con las nuevas tendencias y reclamos de la comunidad universitaria de páginas sencillas y uniformes que faciliten la localización de recursos y servicios. Se presenta, a modo de reflexión, cinco líneas de acción a considerar en el diseño y desarrollo de portales web para las bibliotecas académicas de la UPR: a) Contar con la infraestructura tecnológica, programado y asistencia técnica; b) Establecer una estructura y diseño del portal; c) Asumir rol de liderato al implementar el trabajo colaborativo entre administradores y editores del portal; d) Fomentar la comunicación, el consenso y el seguimiento para su desarrollo; e) Crear un espacio que sirva como lugar de encuentro flexible y dinámico.

Se presentará el proceso de selección, diseño y elementos necesarios para crear un espacio colaborativo de acceso a la información. Esto evidenciará el esfuerzo y logro de alcanzar portales de bibliotecas que mantienen una estructura y organización que responde a los estándares para páginas web en el sistema de manejo de contenido Wordpress. Esta experiencia puede servir de modelo para ser replicado en otras bibliotecas del Caribe.

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Bibliotecaria, Universidad de Puerto Rico en Humacao, 787-850-0000 ext. 9570, liz.pagan3@upr.edu 2 Bibliotecario, Universidad de Puerto Rico, Recinto Universitario de Mayaguez, 787- 767-9705 ext.

2122, luis.mendez4@upr.edu 3 Bibliotecaria, Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas, 787-758-2525 exts 1449, 1457, rossana.barrios@upr.edu

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Introducción: El 24 de mayo de 2016, la Dra. Irma Quiñones, Presidenta de la Junta de Directores de Bibliotecas de la UPR, nombró el Comité Timón para el Desarrollo de los Portales Web Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico (UPR) con el propósito de desarrollar los portales de las bibliotecas del Sistema en un espacio único en la plataforma Wordpress. Se estableció un Comité Timón para el desarrollo de los portales web compuesto por Profa.

Rossana Barrios, Profa. Myrna Lee Torres, Prof. Luis Méndez y Dra. Liz Pagán como Coordinadora. Para iniciar los trabajos, se planificó y estableció lo siguiente: 1) seleccionar elementos básicos para desarrollar el portal, 2) crear cuentas y organizar grupos de trabajo y 3) publicar los portales y hacerlos disponibles a los usuarios. Para propósitos de cumplimiento, se dividieron los bibliotecarios representantes de cada biblioteca en Grupo A y B. La selección del Grupo A se lleva a cabo mediante evaluación de destrezas tecnológicas de modo que este grupo pudiese servir de mentor al Grupo B. Ambos grupos participaron de reuniones y adiestramientos durante un periodo de aproximadamente un año. Para lograr un avalúo del proceso de integración de los elementos requeridos en los portales, se compartió un cuestionario donde los representantes documentaron el cumplimiento de cada uno de los acuerdos, reflexionaron sobre el proceso, identificaron fortalezas y debilidades y brindaron recomendaciones . Luego el Comité revisaba los datos y con la ayuda técnica establecida se contribuía para que las bibliotecas que requerían ayuda completaran el proceso de desarrollo del portal web.

Proceso: En Noviembre de 2016, el 67% de los representantes por biblioteca respondieron el cuestionario donde presentaban el progreso del desarrollo del portal de la biblioteca. Ellos demostraron haber integrado el 74% de los elementos requeridos en el portal. Estos elementos son los siguientes: 1.Banner superior: Color oficial del recinto, dirección postal, teléfono y correo electrónico 2. Menú principal básico: Inicio, Biblioteca, Recursos, Servicios, Contáctenos 3. Revolution Slider: Imágenes de la biblioteca, anuncios o actividades que se desean destacar.

4. Nombre de la Biblioteca: Nombre completo de la biblioteca con el color institucional.

5. Redes sociales: Iconos negros oficiales del correo electrónico y redes sociales de uso activo en la biblioteca.

6. Búsqueda en el catálogo público de la biblioteca: Pestaña que incluye el “search box” del catálogo de la biblioteca.

7. Búsqueda en las revistas electrónicas, repositorio digital y bases de datos (opcional) 8. Widget de Eventos, actividades o anuncios: Disponible en el lado derecho del portal y actualizado regularmente (feed de Google calendar u otra opción).

9. Horario: Se debe colocar de manera visible en el portal inicial de la página, preferible al lado derecho del portal.

10. Imágenes con enlace al repositorio digital, revistas UPR y Referencia Virtual (si aplica).

Estas opciones son las imágenes oficiales para promover los servicios comunes que tienen disponibles las bibliotecas y se puede destacar algún otro servicio o recurso único de la biblioteca.

11. Text box de páginas adicionales (catálogo y calendario): Esto es opcional.

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Banner inferior: Color oficial del recinto, logo, copyright y derechos reservados y año.

En el periodo de enero a mayo de 2017, los representantes bibliotecarios(as) trabajaron arduamente para culminar el proceso del desarrollo de los portales de las bibliotecas a través de un nuevo espacio individual en el servidor de Wordpress donde cada uno administra su propia cuenta siguiendo los pre-acuerdos establecidos a través del Comité. En la actualidad se cuenta con 16 espacios web de bibliotecas académicas de la UPR. En noviembre de 2017 se proyectó el cumplimiento de desarrollo de 6 portales para mayo 2017. Al presente confirmamos que están disponibles y accesibles 15 portales. Esto refleja un 94% de cumplimiento. Para este logro, hemos reflexionado y recomendado cinco líneas de acción para toda biblioteca que desee emular esta iniciativa: a) Contar con la infraestructura tecnológica, programado y asistencia técnica Las bibliotecas académicas se enfrentan a muchos cambios tecnológicos de acuerdo a la innovación, nuevas adquisiciones y administración. Jarvenpaa e Ives (1990) según citado en Kim, Y. M. (2011) establecen que “el conocimiento técnico de los supervisores también sirve como señal para la importancia de la utilización de la tecnología dentro de la organización; En consecuencia, los empleados buscan activamente formas de utilizar la tecnología y adoptar con vigor la tecnología”. En el caso de la UPR, la integración de la tecnología depende en muchos aspectos del apoyo técnico de Administración Central y de las oficinas o Centros de Cómputos establecidos en cada Recinto. Para crear portales web cónsonos con las nuevas tendencias y reclamos de la comunidad universitaria de páginas sencillas y uniformes que faciliten la localización de recursos y servicios es necesario evaluar los programas de acceso abierto disponibles en el mercado. En el caso de la UPR se seleccionó Wordpress como plataforma para manejar el contenido. Esta se describe como una poderosa plataforma de publicación personal, y viene con una gran cantidad de características incorporadas, diseñadas para hacer tan fácil, placentera y atractiva como sea posible la experiencia de publicar en Internet (Wordpress, 2017). Este sistema de gestión de contenido es estable y confiable para desarrollar no solo portales sino que bitácoras (blogs). Se recomienda el apoyo técnico para asuntos de instalación y actualización de la plataforma. b) Establecer una estructura y diseño del portal Los portales de las bibliotecas deben responder a las necesidades de la comunidad a la cual sirve. Para esto es necesario identificar los servicios y recursos de mayor demanda, conocer la normativa para desarrollar portales web e innovar en su desarrollo. Esta gestión no se desarrolla de manera inmediata y sin planificación, esto requiere un grupo de trabajo que pueda seguir este proceso e implementarlo. Los bibliotecarios de Azuza Pacific University se dieron a la tarea de trabajar colaborativamente las páginas web de las bibliotecas del campus.

La asociación entre las bibliotecas produjo un sitio web de biblioteca más fuerte y centrado en el usuario (Stephenson, 2012). La colaboración entre campus demostró ser mutuamente beneficiosa, donde concluyen que para lograr ”colaboraciones positivas y productivas entre campus se debe incorporar una intención positiva, pensar de manera holística, reconocer y apreciar las habilidades de los demás, observarse mutuamente en el trabajo y recopilar y usar datos para impulsar la toma de decisiones (Stephenson, 2012). Greenhow, Robelia, y Hughes (2009) presentan que las tecnologías emergentes contribuyen en generar y compartir 3

conocimiento en la comunidad académica. Estas tecnologías son necesarias para el desarrollo del portal y de esta forma se mantiene activo los espacios desarrollados. Al mismo tiempo es necesario considerar la accesibilidad del portal. La accesibilidad indica la facilidad con la que algo puede ser usado, visitado o accedido en general por todas las personas, especialmente por aquellas que poseen algún tipo de discapacidad (BOE, 2004, citado por Hilera, 2013). c) Asumir rol de liderato al implementar el trabajo colaborativo entre administradores y editores del portal.

Senge (2001) define al líder como la persona que participa en la organización modelando su futuro, que es capaz de inspirar a las demás personas a su alrededor de realizar cosas difíciles y probar cosas nuevas. Como establece Pagán y Quinones (2013) el líder puede desarrollar su liderazgo al darle mayor importancia a su relación con los demás y menos importancia a su beneficio individual. Por lo tanto, el líder es mucho más que una cualidad particular de un individuo sino que esta se desarrolla con su relación con los demás.

Al establecer un proyecto o una iniciativa conjunta para desarrollar portales web se quiere que los líderes se unan y desarrollen un plan de trabajo para establecer una meta específica.

En este caso, se recomienda replicar la experiencia de la UPR en crear un Comité Timón para desarrollar los portales y asignar roles de trabajo a nivel de Comité y plataforma. De esta manera se clarifica las responsabilidades de los participantes y se visualiza claramente la aportación de cada uno. El trabajo debe ser colaborativo y no dependiente de una o dos personas. Se promueve el ser proactivo y se busca desarrollar un ambiente de trabajo de respeto y apertura. Claramente todo cambio requiere un proceso de adaptación y esto debe ser dirigido por los líderes del grupo de trabajo. d) Fomentar la comunicación, el consenso y el seguimiento para su desarrollo Margaix-Arnal (2008) establece que hace varios años que las bibliotecas universitarias comenzaron a plantearse su presencia en los sitios web con el objetivo de llegar donde se encuentran sus usuarios, utilizar las mismas plataformas y canales de comunicación que ellos y seguir siendo relevantes en el contexto de su experiencia del uso de Internet (Citado por Castillo y Herreira (2014). Siguiendo esta misma línea de pensamiento, los portales de las bibliotecas UPR incluyen, en su mayoría, en la página principal los íconos de las redes sociales y servicios web más utilizados por los estudiantes y bibliotecarios tales como Instagram, Facebook, Twitter y correo electrónico. Para propósito de la implementación del proyecto de desarrollo de portales se recomienda que la biblioteca estudie las tendencias de uso de las redes sociales y otras tecnologías de la web social en su universidad y seleccione la que cumpla con el fin que se desea lograr. Esto requiere establecer un consenso y seguimiento a la selección, implementación y mantenimiento de esas cuentas y espacios en línea. No se puede seleccionar una herramienta de la web social solo porque esté de moda o sea la preferencia de un sector académico. Una página web de bibliotecas universitarias es un elemento vivo y alerta a los cambios en las nuevas formas de comunicación académica tales como Mendeley entre otras, máxime con la incorporación de los marcos conceptuales para la literacia por la Association of College and Research Libraries (ACRL) en el 2016. El Marco para la alfabetización de la información para la educación superior abre el camino para que

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los bibliotecarios conecten la información y el conocimiento con las iniciativas de redes social académicas. Colaborar en la investigación, crear conversaciones más amplias sobre el aprendizaje de los estudiantes, la erudición de la enseñanza y el aprendizaje y la evaluación del aprendizaje (ACRL, 2016). e) Crear un espacio que sirva como lugar de encuentro flexible y dinámico El objetivos del Marco para la alfabetización de la información para la educación superior es alentar a los estudiantes a colaborar ya reflexionar sobre su propio aprendizaje. Este ángulo podría proporcionar una oportunidad de evaluación como una estrategia de enseñanza dinámica y una demostración de una práctica de información alfabetizada (Anderson, 2015).

Como se establece en el punto anterior, si se logra la comunicación, consenso y compromiso en mantener activa la cuenta o espacios de la web social beneficiará grandemente el portal.

Esto se debe a que muchos programas permiten un “ feed” automático de la cuenta y esto aporta en desarrollar un portal dinámico y variado, así como permite la biblioteca convertirse en un centro de información y colaboración, y reta a las bibliotecas que planificar estratégicamente para su futuro desde sus portales.

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Productos Generados: UPR Ciencias Médicas http://www.upr.edu/biblioteca-rcm/ UPR Humacao www.upr.edu/biblioteca-uprh UPR Carolina http://www.upr.edu/biblioteca-uprc/ UPR EEA www.upr.edu/biblioteca-eea UPR RUM Biblioteca General www.upr.edu/biblioteca-rum UPR Arecibo http://www.upr.edu/biblioteca-upra/ UPR Bayamón http://www.upr.edu/biblioteca-uprb/ UPRRP - Arquitectura http://www.upr.edu/biblioteca-uprbea/ UPR Ponce http://www.upr.edu/biblioteca-uprp/ UPR Aguadilla http://www.upr.edu/biblioteca-uprag/ UPR Derecho http://www.upr.edu/biblioteca-dupr/ UPRRP Ciencas Naturales http://www.upr.edu/biblioteca-uprrp-cn/ UPR Utuado http://www.upr.edu/biblioteca-upru/ UPRRP Sistema de Bibliotecas http://www.upr.edu/biblioteca-rrp/ UPRRP Humanidades http://www.upr.edu/biblioteca-uprprp-huma/ UPR Cayey http://www.upr.edu/biblioteca-uprcy/ Recomendaciones: 1. Instalar la última versión de Wordpress en un servidor institucional.

2. Contar con un grupo técnico de apoyo para desarrollar las cuentas de administración de los espacios.

3. Asignar roles para contribuir en el desarrollo del portal (editor, administrador, entre otros).

4. Mantener actualizado el portal de la biblioteca.

5. Evaluar la accesibilidad del portal utilizando el portal Wave http://wave.webaim.org/ 6. Mantener activo un comité de trabajo o comunidad de apoyo para el desarrollo del portal.

7. Avaluar el progreso y efectividad del portal.

Agradecimiento: Se agradece la aportación y apoyo de la Red ICI representada por la Dra. Julia Vélez y su equipo de trabajo por la colaboración en acelerar los trámites administrativos de este proyecto. Se reconoce la orientación y apoyo técnico de la Sra. Milagros Morales y su equipo de trabajo en Administración Central. Además, la ayuda del Sr. Elian Ortíz y su trabajo continuo con los administradores de los portales de biblioteca.

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Referencias: Anderson, M. J. (2015). Rethinking assessment: Information literacy instruction and the ACRL framework. SLIS Student Research Journal, 5(2), 1-12.

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Hilera, J, Fernández, L., et.al. (2013). Evaluación de la accesibilidad de páginas web de universidades españolas y extranjeras incluidas en rankings universitarios internacionales. Revista Espannola de Documentación Científica, 36 (1). Recuperado de http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/774/863 Kim, Y. M. (2011). Factors affecting university library website design. Information Technology and Libraries, 30(3), 99-107.

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