Sage gestion commerciale

ILL ON

Support de cours

EC

HA

NT

SAGE â„¢

Comment utiliser Sage™ Gestion commerciale sous Windows ? Lancer l'application, la fermer, les fenêtres, la barre de titre, le volet gauche, le ruban...

ILL ON

Comment paramétrer Sage™ Gestion commerciale ? Les paramètres société, la structure, les contacts, la logistique, le plan comptable, les tiers, les journaux, les banques, les taux de taxe…

Comment gérer les droits d'accès dans Sage™ Gestion commerciale ?

Comment gérer les commandes fournisseurs dans Sage™ Gestion commerciale ? La commande, la réception, la facture...

Comment gérer les commandes clients ? Le devis, la commande, la livraison, la facture...

Comment gérer les articles et les familles ? Le stock, les entrées, les sorties, la disponibilité, la dépréciation, le réapprovisionnement, l'inventaire...

Comment enregistrer les règlements ? L'enregistrement, le lettrage…

Comment gérer les représentants ? Les barèmes, les commissions…

Comment interroger les comptes ? Fournisseurs, clients, articles...

NT

Comment éditer les états ? Fournisseurs, clients, articles...

Comment maintenir et pérenniser les données ? La maintenance, la sauvegarde...

EC

HA

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur.

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE WINDOWS ................................................................................................................................ 3 SOURIS .............................................................................................................................................................. 3 1 2 3 4

B.

CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5 1 2 3 4 5

C.

II.

STRUCTURE DES FENÊTRES ........................................................................................................................................7 LA COMPOSITION DES FENÊTRES ...............................................................................................................................7 BARRE DE TITRE ..........................................................................................................................................................8 RUBAN .........................................................................................................................................................................8 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................................8 BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE .................................................................................................................................8 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................8 BOITES DE DIALOGUE .................................................................................................................................................9

FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 13 1 2 3 4 5

E.

PAVES ..........................................................................................................................................................................5 TOUCHES SPÉCIALES ...................................................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS ........................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES .............................................................................................................................6 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................6

FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 7 8

D.

PRINCIPE......................................................................................................................................................................3 UTILISATION ................................................................................................................................................................3 VOCABULAIRE .............................................................................................................................................................3 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................4

ILL ON

A.

STRUCTURE DES FENÊTRES ..................................................................................................................................... 13 COMPOSITION DES FENÊTRES ................................................................................................................................. 14 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 14 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 15 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 15

NT

I.

GUIDE / LE DIDACTICIEL.................................................................................................................................. 19

SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE .............................................................. 21 A. B. C. D.

CONFIGURATION OPTIMALE .......................................................................................................................... 21 PROCÉDURE D'INSTALLATION ........................................................................................................................ 21 ENTRER / QUITTER.......................................................................................................................................... 22 UTILISER LES EXERCICES ................................................................................................................................. 23

A. B.

ORGANISATION............................................................................................................................................... 25 FENÊTRE D'APPLICATION GESTION COMMERCIALE...................................................................................... 26 1 2 3 4 5

BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 27 MENU SAGE ............................................................................................................................................................. 27 MENU GESTION COMMERCIALE.............................................................................................................................. 27 BARRE VERTICALE .................................................................................................................................................... 28 BARRE D'ÉTAT .......................................................................................................................................................... 28

FENÊTRE DE DOCUMENT GESTION COMMERCIALE ..................................................................................... 28

EC

C.

HA

III. DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE ............................................................... 25

1 2 3 4

D.

DISPOSITION DES FENÊTRES .................................................................................................................................... 29 MANIPULATION DES FENÊTRES .............................................................................................................................. 29 MENU CONTEXTUEL ................................................................................................................................................ 30 PERSONNALISATION DES FENÊTRES ....................................................................................................................... 30

ANNULATION .................................................................................................................................................. 31

IV. L'ORGANISATION ................................................................................................................... 33 A.

STRUCTURE ..................................................................................................................................................... 33 1 2 3

B.

OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL ................................................................................................................. 33 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIAL ..................................................................................................................... 33 EXERCICE .................................................................................................................................................................. 34

PARAMÈTRES SOCIÉTÉ ................................................................................................................................... 34 1 2 3

IDENTIFICATION ....................................................................................................................................................... 34 CONTACTS ................................................................................................................................................................ 35 COMPTES GÉNÉRAUX .............................................................................................................................................. 36

4 5

PARAMÉTRES COMPTABLE .............................................................................................................................38 1 2 3 4 5

TIERS ................................................................................................................................................................43 1 2 3

E.

ARTICLES ..........................................................................................................................................................46 1 2 3

F.

A. B. C.

MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR ....................................................................................................50 CREÉR UN UTILISATEUR............................................................................................................................................51 GÉRER LES AUTORISATIONS .....................................................................................................................................51

LA COMMANDE FOURNISSEUR ............................................................................................. 53

BON DE COMMANDE ......................................................................................................................................53 BON DE RÉCEPTION .........................................................................................................................................55 RÉCEPTION PARTIELLE.....................................................................................................................................56 1 2

D.

FAMILLES...................................................................................................................................................................46 ARTICLES ...................................................................................................................................................................47 NOMENCLATURE ......................................................................................................................................................49

GESTION DES DROITS D'ACCES .......................................................................................................................50 1 2 3

V.

COLLABORATEURS ....................................................................................................................................................43 FOURNISSEURS .........................................................................................................................................................44 CLIENTS .....................................................................................................................................................................45

ILL ON

D.

LE PLAN COMPTABLE................................................................................................................................................38 JOURNAUX ................................................................................................................................................................39 BANQUES ..................................................................................................................................................................39 TAUX DE TAXE ...........................................................................................................................................................41 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT .....................................................................................................................42

MODIFIER LE BON DE LIVRAISON.............................................................................................................................56 CRÉER UN LE BON DE LIVRAISON .............................................................................................................................57

FACTURE ..........................................................................................................................................................58 1 2

TRANSFORMER LE BON DE LIVRAISON ....................................................................................................................58 COMPTABILISER LA FACTURE ...................................................................................................................................59

NT

C.

CODIFICATION DES TIERS .........................................................................................................................................37 LOGISTIQUE ..............................................................................................................................................................37

VI. LA COMMANDE CLIENT ......................................................................................................... 63 DEVIS ................................................................................................................................................................63 ACCEPTATION DU DEVIS .................................................................................................................................65 BON DE COMMANDE ......................................................................................................................................65 BON DE LIVRAISON ..........................................................................................................................................66 FACTURE ..........................................................................................................................................................67 1 2

TRANSFORMER LE BON DE LIVRAISON EN FACTURE ..............................................................................................67 COMPTABILISER LA FACTURE ...................................................................................................................................68

HA

A. B. C. D. E.

VII. LE STOCK ................................................................................................................................. 69 A. B. C. D. E.

ENTRÉES ...........................................................................................................................................................69 SORTIES ............................................................................................................................................................70 DISPONIBILITÉ..................................................................................................................................................71 DÉPRECIATION .................................................................................................................................................72 RÉAPROVISIONNEMENT..................................................................................................................................73 LE STOCK MINIMUM ................................................................................................................................................73 LE DELAIS FOURNISSEUR ..........................................................................................................................................74 LE RATTACHEMENT DES PRODUITS .........................................................................................................................75 LE RÉAPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................75

EC

1 2 3 4

F. G.

ÉTAT DES STOCKS ............................................................................................................................................77 INVENTAIRE .....................................................................................................................................................79

VIII. LES RÉGLEMENTS CLIENTS ..................................................................................................... 81 A. B.

PARAMÉTRAGE................................................................................................................................................81 GÉNÉRATION ...................................................................................................................................................82

IX. LES REPRÉSENTANTS .............................................................................................................. 83 A. B. C.

BARÊMES .........................................................................................................................................................83 AFFECTATION...................................................................................................................................................84 COMMISSIONS.................................................................................................................................................85

X.

L'INTERROGATION ................................................................................................................. 87 A. B. C. D.

FOURNISSEURS ............................................................................................................................................... 87 CLIENTS ........................................................................................................................................................... 88 ARTICLES ......................................................................................................................................................... 89 IMPRESSION .................................................................................................................................................... 90

XI. LES ÉDITIONS .......................................................................................................................... 91 FOURNISSEURS ............................................................................................................................................... 91 1 2 3

B.

CLIENTS ........................................................................................................................................................... 94 1 2 3

C.

MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 91 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 92 ANALYSE ................................................................................................................................................................... 93

ILL ON

A.

MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 94 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 95 ANALYSE ................................................................................................................................................................... 96

ARTICLES ......................................................................................................................................................... 97 1 2 3

MOUVEMENTS......................................................................................................................................................... 97 STATISTIQUES........................................................................................................................................................... 98 INVENTAIRE.............................................................................................................................................................. 99

XII. LES OUTILS ET LA MAINTENANCE........................................................................................ 101 A. B.

MAINTENANCE ............................................................................................................................................. 101 SAUVEGARDE ................................................................................................................................................ 102

XIII. DOSSIER PÉDAGOGIQUE ...................................................................................................... 103 IOS.GCM ........................................................................................................................................................ 103 GESTIONI&I.GCM .......................................................................................................................................... 103

EC

HA

NT

A. B.

ILL ON

NT

HA

EC

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

ILL ON

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

NT

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances OUVRIR votre navigateur internet SAISIR l'adresse suivante : http://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip <CLIC G> sur

la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre

HA

<CLIC G> sur

pour confirmer

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

EC

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

2 SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

ILL ON

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le clavier

BOUTON DROIT

NT

Avec le bouton droit de la souris

BOUTON GAUCHE

ELLES VONT S'EXERCER LE PLUS SOUVENT SUR : Le menu

EC

HA

Le ruban

Le menu contextuel

La barre verticale qui s'affiche dans un volet à gauche

CLAVIER

I – WINDOWS

3

ILL ON

Il n'est pas possible d'utiliser un logiciel sous Windows sans connaître un minimum le système d'exploitation. Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, passer simplement de l'écran d'accueil au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1 PRINCIPE

NT

Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

2 UTILISATION

EC

HA

Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

3 VOCABULAIRE

signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

4

4 ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

ILL ON

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

NT

POUR VALIDER

PANNEAU DE CONFIGURATION

<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET

HA

RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.

Modifiez-les éventuellement

EC

(POUR TESTER)

I – WINDOWS

19

h) LISTE DÉROULANTE

CHOIX ACTUEL

<CLIC G>

ILL ON

Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.

CHOIX DISPONIBLES

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ

NT

Afficher Le modifier

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles.

LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE DE LA boite

TOUCHE <F1>

du clavier

de dialogue active

HA

CASE AIDE

à droite de la barre de titre de l'application

EC

BOUTON

ILL ON

NT

HA

EC

20

II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE

21

ILL ON

SAGE Gestion commerciale permet d'assurer la gestion commerciale d'une entreprise, c’està-dire gérer les stocks de produits, les achats et les ventes en suivant une chaîne devis-bon de livraison-facture.

LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE : ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

ordinateur de type Core™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10 mémoire vive de 6 à 24 Go écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 - couleurs 32 bits disque dur 1 To / Ssd 250 Go Lecteur-graveur Dvd/BlueRay Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Accès internet

NT

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de sage Gestion commerciale

Sage Gestion commerciale est constitué de plusieurs modules complémentaires qui correspondent à des fichiers exécutables, notamment : ✓ Sage direct dossier "direct"

HA

✓ La Gestion commerciale même dossier "gecomaes"

EC

Il est recommandé de : Désactiver temporairement l'antivirus Décompresser les fichiers avant de les exécuter Mettre en ligne par défaut l'imprimante "pdf sage" (résoud les éventuels problèmes d'affichage de l'application)

POUR INSTALLER SAGE GESTION COMMERCIALE S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Télécharger la dernière version de Sage Gestion commerciale L'ouvrir avec un <double clic> si c'est un fichier .rar ou .zip éventuellement, décompresser les fichiers dans un dossier temporaire Lancer chacun des exécutables par un <double clic> (fichier .exe : setup.exe, Sagedirect.exe…)

Suivre les instructions L’installation est automatique

22

Comme toute application Windows, il suffit d'utiliser l'icône de l'application.

MENU DÉMARRER BARRE DES TACHES SAGE

ILL ON

AFFICHER LE BUREAU

<DOUBLE CLIC> SUR L'ICÔNE OU LA BARRE DES TÂCHES

SAGE GESTION

Pour sortir de sage Gestion :

NT

<CLIC G> SUR L'ICONE

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA CASE DE

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR

(en haut, à gauche du ruban) FERMER (en bas)

HA

FERMETURE

Lancer sage Gestion commerciale Quitter sage Gestion commerciale Lancer sage Gestion commerciale

EC

MENU FICHIER

MENU FICHIER QUITTER

II – SAGE GESTION COMMERCIALE POUR QUOI FAIRE

23

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

ILL ON

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET CLIQUER SUR LE LIEN OU SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

https://www.ios.fr/public/exossagegcom.zip tout en minuscules <ENTRÉE> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR

SI WINDOWS BLOQUE LE PROGRAMME OU L'ANTIVIRUS BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

NT

INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : EXERCICES)

:

HA

POUR VALIDER

EC

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés (à priori "DOCUMENTS\SAGE_GESTCOM ") Toutes les impressions des exercices sont faites en pdf mais vous pouvez aussi, si vous disposez d'une imprimante, les imprimer sur papier.

ILL ON

NT

HA

EC

24

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE

25

VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE :

ILL ON

Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de sa part. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

EC

HA

NT

La gestion commerciale est organisée autour d'un fichier principal qu'il faut ouvrir ou créer après avoir lancé l'application "SAGE GESTION COMMERCIALE " pour que les modules et menus deviennent actifs.

26 MENU FICHIER COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

ILL ON

SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE POUR VALIDER

Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre

NT

Ouvrir le fichier ios.gcm

HA

Elle affiche en fond la fenêtre "SAGE" active.

MENU GESTCOM

RUBAN

BARRE DE TITRE MENU SAGE

EC

VOLET GAUCHE

BARRE D'ÉTAT

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE

27

Reconnaître sur votre écran les différentes composantes représentées ci-dessus

1 BARRE DE TITRE

 BARRE VERTICALE (volet gauche)  BARRE D'ÉTAT

ILL ON

 BARRE DE TITRE  MENU SAGE  MENU GESTION COMMERCIALE

La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows et affiche le nom de l'application et du fichier de gestion commerciale.

Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche

2 MENU SAGE

Il propose différents écrans permettant d'accéder à des informations complémentaires. L'accueil permet notamment de lancer le module désiré.

NT

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR UN MENU POUR AFFICHER L'ÉCRAN

HA

Afficher l'un après l'autre chacun des menus

Il est possible de rassembler les éléments du menu les plus utilisés dans l'onglet MENU FENÊTRE COMMANDE

EC

3 MENU GESTION COMMERCIALE

Une fois le fichier ouvert, les différentes commandes gérant la gestion commerciale s'affichent.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LE MENU POUR LE DÉROULER

<ALT> + LETTRE SOULIGNÉE DU MENU

28 Tester les différents menus avec la souris puis le clavier

4 BARRE VERTICALE

MENU FENÊTRE COCHER

Afficher la barre verticale

5 BARRE D'ÉTAT

ILL ON

La barre verticale affiche un regroupement plus synthétique des commandes que le menu.

Pour l'afficher.

La barre d'état donne des informations sur le fichier, la monnaie, la date, etc.

NT

Elle affiche les informations liées à la commande Sage en cours.

Il est recommandé d'utiliser les fenêtres une par une, d'ouvrir celle dont on a besoin puis de la fermer lorsqu'elle est inutile, plutôt que de gérer de multiples fenêtres à l'écran BARRE DE TITRE

HA

CASE DE REDUCTION CASE D'AGRANDISSEMENT

BARRE D'OUTILS

EC

FILTRE DES ÉLÉMENTS

CASE DE FERMETURE D'ACTUALIT LISTE DES ÉLÉMENTS

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE

29

1 DISPOSITION DES FENÊTRES

case de RÉDUCTION case D'AGRANDISSEMENT case de RESTAURATION case de FERMETURE

réduit la fenêtre en icône

agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre

<CLIC G> CASE D'AGRANDISSEMENT

NT

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

ILL ON

Les fenêtres ont trois états possibles : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée Les différentes cases en haut et à droite des fenêtres permettent d'afficher ces états :

HA

<CLIC G> CASE DE RÉDUCTION

<CLIC G> CASE DE FERMETURE

<CLIC G> CASE RESTAURATION

<CLIC G> SUR DE L'ICÔNE EN BAS ET À GAUCHE DE L'ÉCRAN

Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre

2 MANIPULATION DES FENÊTRES

EC

La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

BOUTON GAUCHE

POINTER sur LA BARRE DE TITRE : FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA POSITION

BOUTON GAUCHE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE

formes

ou

du pointeur

FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE POUR MODIFIER LA TAILLE

30 le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées

3 MENU CONTEXTUEL

ILL ON

Modifier la position et la taille de la fenêtre de la liste des clients Restaurez sa taille et position antérieure

Comme dans toutes les applications sous Windows, il s'affiche avec un clic droit

BOUTON DROIT

<CLIC D> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER SON MENU CONTEXTUEL

NT

Sélectionner un client Afficher son menu contextuel

4 PERSONNALISATION DES FENÊTRES

HA

La présentation des données dans les fenêtres peut être personnalisée, les colonnes de données, leur largeur, leur ordre…

BOUTON DROIT

<CLIC D> DANS LA FENÊTRE <CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER LE LIBELLÉ DE COLONNE

EC

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

III – DIALOGUER AVEC SAGE GESTION COMMERCIALE

BOUTON GAUCHE

31

BOUTON GAUCHE POINTER sur LE CÔTÉ DROIT DE LA TÊTE DE COLONNE forme du pointeur FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA COLONNE

ILL ON

POINTER sur LA TÊTE DE COLONNE : FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE

Afficher comme ci-après la liste des clients

Le système permet d'annuler certaines actions (mais pas les actions de suppression)

MENU ÉDITION

EC

HA

<CTRL> Z

NT

<CLIC G> SUR

ILL ON

NT

HA

EC

IV –L'ORGANISATION

33

L'organisation est liée à la structure juridique.

ILL ON

À l'installation du logiciel, un dossier "sage/ i gestion commerciale " est créé : L'un dans les documents personnels ex : C:\Users\xxxxx\Documents\Sage (il contient un fichier .RGC qui est un raccourci vers le fichier de données dont vous pouvez mettre une copie sur le bureau pour accéder directement à votre fichier) L'autre dans les documents publics : C:\Users\Public\Documents\Sage (il contient des fichier de données exemple .MAE et .GCM)

1 OUVERTURE DU FICHIER COMMERCIAL

Le fichier contenant la gestion commerciale est ouvert à partir de l'application même.

MENU FICHIER COMMANDE DÉSIGNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

NT

SAISIR LE MOT DE PASSE (et éventuellement l'utilisateur) PAS DE MOT DE PASSE DANS L'EXEMPLE POUR VALIDER

Le fichier en cours doit être fermé avant de pouvoir en ouvrir un autre

2 CRÉATION DU FICHIER COMMERCIAL

HA

Pour une nouvelle structure, il est nécessaire d'associer un fichier comptable (commun aux différents logiciels).

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

EC

<CLIC G> SUR

DÉSIGNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

34 <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR (nous allons ici le créer de toutes pièces) <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ILL ON

SÉLECTIONNER LE DOSSIER ET NOMMER LE FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

3 EXERCICE

NT

Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm

Ces informations, issues du fichier comptable, peuvent être modifiées directement (dans ce même fichier).

1 IDENTIFICATION

HA

Figurent ici les éléments tels que nom, adresse, identifiants administration…

<CLIC G> POUR AFFICHER LES

EC

INFORMATIONS LIÉES

<CLIC G> POUR

MODIFIER LA LARGEUR

IV –L'ORGANISATION

35 MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

ILL ON

RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS

C'est aussi cette fenêtre qui donne accès à la monnaie du compte.

IDENTIFICATION ONGLET CHOISIR "EURO"

HA

NT

POUR VALIDER

EC

Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie comme ci-avant

2 CONTACTS

Les différents contacts de la société sont affichés ici.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

- la liste des contacts s'affiche

<CLIC G> SUR

POUR CRÉER UN NOUVEAU CONTACT

POUR VALIDER

ILL ON

36

Le volet "contact" est un volet spécifique de la fenêtre "identification" <FAIRE GLISSER> POUR

NT

MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES

Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-avant

3 COMPTES GÉNÉRAUX

HA

Les comptes sont préparamétrés mais il est prudent de vérifier ce paramétrage.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

EC

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la structure de la codification, reprise de la comptabilité, s'affiche ici POUR VALIDER

Il faut cliquer sur

après toute modification

IV –L'ORGANISATION

39

2 JOURNAUX Les journaux vont regrouper les écritures par nature. On distingue les journaux d'achat, de ventes, de trésorerie, des immobilisations, de paie, des od…

MENU STRUCTURE

<CLIC G> SUR La liste des journaux s'affiche

ILL ON

<CLIC G> SUR

NT

Pour afficher un journal, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur

TYPE DE JOURNAL

HA

DÉTERMINÉ À LA CRÉATION

CRÉE UN NOUVEAU JOURNAL

Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations

EC

3 BANQUES

C'est ici la liste des banques et les comptes bancaires associés.

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

MENU STRUCTURE

40 Afficher la banque ci-avant

NT

ILL ON

Pour afficher la banque, il suffit de faire un double-clic dessus ou un <clic g> sur

Pour afficher le compte bancaire associé, il suffit de sélectionner l'onglet

EC

HA

faire un double-clic sur le compte ou un <clic g> sur

Afficher le compte associé

et de

IV –L'ORGANISATION

41

4 TAUX DE TAXE Les taux de taxe (Tva) et les comptes associés sont préparamétrés dans le logiciel ; néanmoins, les taux existants peuvent évoluer ou de nouveaux taux voir le jour.

MENU STRUCTURE

ILL ON

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la fenêtre des taux de taxe s'affiche

<DOUBLE CLIC> SUR LA LIGNE POUR L'AFFICHER

<CLIC G> POUR MODIFIER

EC

HA

NT

LA SÉLECTION

DOIT ÊTRE COHÉRENT AVEC LE PARAMÉTRAGE DE LA TVA

Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20%

42

5 MODÈLES ET MODES DE RÉGLEMENT Les modèles créés et modes de règlement associés en comptabilité sont disponibles dans la gestion commerciale où ils peuvent être enrichis.

MENU STRUCTURE

ILL ON

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR la fenêtre des modèles de règlement s'affiche

NT

Afficher les modèles de règlement existants

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

HA

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS

EC

POUR VALIDER

50

ILL ON

Renseigner les nomenclatures suivantes :

La comptabilité d'une entreprise doit être à l'abri de toute intrusion. Pour ce faire, seuls les utilisateurs répertoriés y ont accès. L'administrateur possède, lui, la totalité des droits.

1 MODIFIER LE MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR

Si cela n'a pas été fait à l'installation, le mot de passe administrateur doit être personnalisé.

MENU FICHIER CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR <CLIC G> SUR

NT

<CLIC G> SUR la fenêtre de modification s'affiche

SAISIR ANCIEN ET NOUVEAU MOTS DE PASSE

EC

HA

POUR VALIDER

Pour qu'un mot de passe soit efficace, il doit comprendre au minimum 8 caractères avec au moins une majuscule et un chiffre

Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter)

IV –L'ORGANISATION

51

2 CREÉR UN UTILISATEUR L'administrateur doit créer les utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR la fenêtre de saisie s'affiche SAISIR LES INFORMATIONS POUR VALIDER

ILL ON

CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

Créer un utilisateur comme ci-dessous

HA

NT

La liste des utilisateurs se met à jour.

3 GÉRER LES AUTORISATIONS

Un utilisateur a des droits limités. Ceux-ci peuvent être personnalisés pour tenir compte du travail effectif de cet utilisateur (ex : saisie des achats, saisie des ventes, paie…).

MENU FICHIER

EC

CONNECTÉ COMME ADMINISTRATEUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR AFFICHER L'UTILISATEUR À PARAMÉTRER <CLIC G> SUR L'ONGLET les informations d'autorisation s'affichent DÉVELOPPER LA BRANCHE À MODIFIER SÉLECTIONNER L'ÉLÉMENT À PARAMÉTRER (précédé d'un verrou) <CLIC G> SUR OU POUR MODIFIER LES AUTORISATIONS IDEM POUR CHAQUE ÉLÉMENT À MODIFIER POUR VALIDER

52 L'opération doit être effectuée élément par élément et est donc assez longue

ILL ON

ÉTAT ACTUEL DE L'ÉLÉMENT

1- SÉLECTIONNER <CLIC G> sur pourL'développer ÉLÉMENT <CLIC G> sur pour réduire élément verrouillé : élément autorisé : élément accessible élément non accessible

2- MODIFIER LE

VERROUILLAGE

pour l'autoriser

pour le verrouiller pour le verrouiller pour l'autoriser

EC

HA

NT

Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"

V – LA COMMANDE FOURNISSEUR

53

ILL ON

Il existe de nombreux documents permettant de suivre l'évolution de la commande dans le temps, depuis le fournisseur jusqu'à la prise en compte dans les stocks de l'entreprise. Selon la taille de l'entreprise, tout ou seulement les plus indispensables seront suivis.

La modification de ce paramétrage peut s'effectuer en ouvrant paramètres société

de

NT

La commande est matérialisée par un bon de commande.

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

HA

SÉLECTIONNER

POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards.

BON DE COMMANDE AFFICHÉ

EC

<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE

(ÉVENTUELLEMENT)

<CLIC G> SUR

La ligne s'affiche dans le volet principal SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

des

54

VOLET HAUT

(infos générales) ENREGISTREMENT DE LA LIGNE DE SAISIE

ILL ON

LIGNE DE SAISIE

EC

HA

NT

Saisir les commandes fournisseurs suivantes :

V – LA COMMANDE FOURNISSEUR

55

Le bon de commande peut passer successivement de l'état "saisi" à "confirmé" puis "envoyé".

ILL ON

Afficher le fournisseur selon vos souhaits : "numéro", "abrégé", "code postal"

LA TOUCHE <TAB> PERMET DE PASSER D'UNE ZONE À L'AUTRE

<ENTRÉE> OU <CLIC G> SUR

VALIDE LA LIGNE

La réception des marchandises commandées au fournisseur peut être rapidement validée si elle est conforme à la susdite commande. Il faut alors afficher le bon de commande VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

NT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES BONS DE COMMANDE OUVRIR LE BON DE COMMANDE DÉSIRÉ

Puis transformer ce bon de commande en bon de livraison BON DE COMMANDE AFFICHÉ

HA

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER

EC

POUR VALIDER

SÉLECTIONNER

Réceptionner la première commande "FBC00001" et "FBC00002" aux dates prévues avec le même numéro de bon de livraison

56 Il est aussi possible de réceptionner globalement les commandes d'un ou plusieurs fournisseurs

<CLIC G> SUR SAISIR LES INFORMATIONS POUR VALIDER

ILL ON

VOLET GAUCHE

HA

NT

DÉFINIR

En cas de réception partielle, il existe plusieurs solutions : Réceptionner la totalité puis modifier le bon de livraison Utiliser la procédure de création d'un nouveau bon de livraison.

1 MODIFIER LE BON DE LIVRAISON

EC

Bon de réception ouvert, il faut modifier la ligne incorrecte.

AFFICHER LE BON DE LIVRAISON SÉLECTIONNER LA LIGNE À MODIFIER MODIFIER LA LIGNE

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

VI – LA COMMANDE CLIENT

63

ILL ON

Le processus peut commencer à n'importe quel endroit de la chaine. Cependant, la commande d'un client est le plus souvent précédée d'un devis. Si celui-ci est accepté par le client, il va être suivi de la livraison puis de la facturation.

La modification de ce paramétrage s'effectue dans paramètres société en ouvrant de "documents"

C'est la première étape. Ce document, une fois accepté, sera validé en bon de commande, bon de livraison puis facture, avec ou sans modifications.

<CLIC G> SUR

NT

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER

HA

POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES

VOLET HAUT

(infos générales)

EC

LIGNE DE SAISIE

LIGNES DE SAISIE ENREGISTRÉES

ENREGISTREMENT DE LA LIGNE DE SAISIE

64 La saisie des informations obéit aux règles standards.

DEVIS AFFICHÉ

<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE

(ÉVENTUELLEMENT)

<CLIC G> SUR

ILL ON

La ligne s'affiche dans le volet principal

SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

EC

HA

NT

Saisir les devis suivants

VII – LE STOCK

69

ILL ON

Le stock va indiquer le nombre d'articles disponibles en faisant la différence, à une date donnée, entre ce qui est rentré et ce qui est sorti. Des mouvements de stock peuvent être enregistrés indépendamment des chaînes "fournisseurs" ou "clients", ne serait que pour l'inventaire ou des mises à niveau ponctuelles. Ces mouvements doivent être cependant comptablement justifiés

Les entrées correspondent normalement à des documents fournisseurs (commande, réception, facture…). Néanmoins, les documents de stocks permettent de gérer des entrées indépendamment de l'activité "fournisseurs".

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER

POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)

NT

<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards.

MOUVEMENT D'ENTRÉE AFFICHÉ

<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR

(ÉVENTUELLEMENT)

HA

La ligne s'affiche dans le volet principal

SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…

EC

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

70

cond unité unité unité

PU 20 15 15

Qté 2 2 3

ILL ON

Saisir les entrées de stock suivantes : Date Dépot Référence 28-juin dépôt principal ENT18 ref Désignation BR400 Blue ray 400 Go à l'unité BR100 Blue ray 100 Go à l'unité SOLOGITECH Souris Logitech

Comme pour les entrées, des sorties peuvent être saisies indépendamment de la chaîne client.

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER

POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)

NT

<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards.

MOUVEMENT DE SORTIE AFFICHÉ

<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR

(ÉVENTUELLEMENT)

HA

La ligne s'affiche dans le volet principal

SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…

EC

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

VII – LE STOCK

71

cond unité unité unité

Qté 1 1 1

ILL ON

Saisir les sorties de stock suivantes : Date Dépot Référence 28-juin dépôt principal SORT18 ref Désignation IMPJEHP Imprimante jet encre Hp LOWINN10 Windows 10 LOEXCEL Excel 2016

Si l'article commandé n'est pas disponible, une fenêtre d'alerte s'affiche lors de la saisie de la commande ou de sa transformation.

BON DE COMMANDE AFFICHÉ

SAISIR UNE QUANTITÉ SUPÉRIEURE À LA QUANTITÉ DISPONIBLE UNE FENÊTRE D'INDISPONIBILITÉ PROPOSE DE COMMANDER LA MARCHANDISE MANQUANTE

<CLIC G> SUR

NT

POUR VALIDER

COMMANDÉ : 25

EC

HA

DISPONIBLE : 20

GÉNÈRE LE DOCUMENT D'APPROVISIONNEMENT

72

ILL ON

Saisir la commande suivante et générer le document d'achat si nécessaire" : Fournisseur Date Date Liv. Commercial 41pieces 28-juin 03 juillet Roubert ref Désignation Qté CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 25

C'est ici une notion comptable liée le plus souvent à l'inventaire. Elle correspond à une perte de valeur du stock d'un article (perte, bris, détérioration…).

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER

POUR VALIDER RENSEIGNER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES (VOLET HAUT)

<CLIC G> SUR POUR VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES La saisie des informations obéit aux règles standards.

<CLIC G> SUR SAISIR LA 1ÈRE LIGNE <CLIC G> SUR

NT

DOCUMENT DE DÉPRÉCIATION AFFICHÉ

(ÉVENTUELLEMENT)

La ligne s'affiche dans le volet principal

HA

SAISIR LA 2ÈME LIGNE PUIS <CLIC G> SUR La ligne s'affiche dans le volet principal ETC…

EC

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

VII – LE STOCK

79

Il va consister à comparer les stocks physiques aux stocks enregistrés et à régulariser éventuellement ces derniers. Cette procédure s'effectue au moins une fois dans l'année à l'époque du bilan.

MENU TRAITEMENT

ILL ON

VOLET GAUCHE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

PARAMÉTRER LA FENÊTRE

POUR VALIDER SÉLECTIONNER LA LIGNE À MODIFIER DANS LA FENÊTRE DU HAUT, SAISIR LA NOUVELLE QUANTITÉ

<CLIC G> SUR

EFFECTUER TOUTES LES MODIFICATIONS

<CLIC G> SUR

NT

Modifier la quantité des écran 24" de 10 à 9

ENREGISTRER LES

EC

HA

MODIFICATIONS

VALIDE LA LIGNE

ILL ON

NT

HA

EC

VIII – LES RÉGLEMENTS CLIENTS

81

ILL ON

Les règlements des clients doivent être enregistrés dans la gestion commerciale, notamment pour que les commissions des représentants soient calculées.

Il faut avant tout paramétrer les types de règlement et leurs caractéristiques.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

(VOLET GAUCHE)

RENSEIGNER OU VÉRIFIER LES INFORMATIONS

<CLIC G> SUR

HA

NT

POUR VALIDER

EC

Paramétrer les règlements tiers "chéque" et "virement" avec la banque "BQ2" Créer le règlement "CB" avec les caractéristiques : Cb - Carte bancaire - 48 - BQ2 - BQ2 puis fermer

82

Il faut enregistrer les règlements des clients et les imputer à la facture correspondante.

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR AFFICHER LE CLIENT

<CLIC G> SUR Puis imputer le ou les règlements.

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA FACTURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

ILL ON

<CLIC G> SUR

EC

HA

NT

Régler la facture "Fa000002" de "41PC0000" de "5700,16 €" par chèque à la date du jour

IX – LES REPRÉSENTANTS

83

Si les représentants sont réglés par commission sur leur résultat, il est intéressant de créer un barème basé sur la marge ou le chiffre d'affaires et éventuellement calculé par tranche.

ILL ON

Le type de barème le plus commun définit des tranches de chiffre d'affaires.

MENU STRUCTURE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

NOMMER LE BARÈME INDIQUER SES CARACTÉRISTIQUES (MODE DE CALCUL PAR TRANCHE) INDIQUER LES TRANCHES PAR

ASSOCIER LES REPRÉSENTANTS PAR

HA

NT

POUR VALIDER

MODE DE CALCUL

EC

PAR TRANCHES

BARÈME VALABLE POUR LES REPRÉSENTANTS

84 Il est possible de créer plusieurs barèmes et de les affecter aux représentants désirés

ILL ON

Créer le barème des représentants suivant : barème base - par tranche - sur Ca de 0 à 500 10% - de 501 à 1000 8% de 1001 à 5000 6% - de 5001 à 10000 4% Affecter les 2 représentants "Roubert" et "Petit" à ce barème

Il faut aussi mais dans l'autre sens affecter le barème aux représentants.

MENU STRUCTURE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR (DANS LE VOLET DE GAUCHE) <DOUBLE CLIC> SUR LE REPRÉSENTANT POUR L'AFFICHER <CLIC G> SUR L'ONGLET <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE BARÈME

NT

POUR VALIDER

HA

POUR VALIDER

EC

Affecter le barème "barème de base" aux représentants "Joubert" et "Petit"

X – L'INTERROGATION DES COMPTES

87

La gestion des comptes permet d'interroger les comptes fournisseurs, clients ou articles.

ILL ON

L'interrogation permet d'afficher le détail des articles commandés, les enregistrements comptables de factures et règlements ou les statistiques mensuelles.

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<DOUBLE CLIC> SUR UN FOURNISSEUR <CLIC G> SUR UN DES ÉLÉMENTS DU VOLET GAUCHE <CLIC G> SUR

permet de filtrer la sélection

NT

, un double clic sur un article affiche le détail de la commande

HA

Dans l'affichage

AFFICHAGE

EC

"COMMERCIALE"

Afficher le détail commercial du compte "Techdat"

88

Idem pour les clients.

VOLET GAUCHE

MENU TRAITEMENT

ILL ON

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<DOUBLE CLIC> SUR UN CLIENT <CLIC G> SUR UN DES ÉLÉMENTS DU VOLET GAUCHE <CLIC G> SUR

permet de filtrer la sélection

AFFICHAGE

HA

"COMPTABLE"

, un double clic sur un article affiche le détail de la commande

NT

Dans l'affichage

EC

Afficher le détail comptable du compte "Britta"

XI – LES ÉDITIONS

91

La gestion des éditions s'effectue dans un menu dédié. Ces éditions vont permettre de suivre l'activité commerciale et sa rentabilité de manière détaillée.

1 MOUVEMENTS

ILL ON

Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les fournisseurs.

Sont édités ici les mouvements fournisseurs MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les mouvements fournisseurs de l'année

92

2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques fournisseurs par article ou par famille.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille

XI – LES ÉDITIONS

93

3 ANALYSE Sont édités ici les chiffres d'affaires ou une comparaison de périodes par fournisseur.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR CHIFFRE D'AFFAIRES OU COMPARAISON DE CHIFFRE D'AFFAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf les chiffre d'affaires de l'année par fournisseur

94

Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les clients.

1 MOUVEMENTS

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

Sont imprimés ici les mouvements clients.

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année

XI – LES ÉDITIONS

95

2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques clients par article ou par famille.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille

96

3 ANALYSE Sont édités ici la rentabilité, les risques ou une comparaison de périodes par clients.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR CHIFFRE D'AFFAIRES OU COMPARAISON DE CHIFFRE D'AFFAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf la rentabilité de l'année par fournisseur

XI – LES ÉDITIONS

97

Sont proposés des états de mouvement, de statistiques et d'analyse concernant les articles.

1 MOUVEMENTS

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

ILL ON

Sont imprimés ici les mouvements de stock.

RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année

98

2 STATISTIQUES Sont édités ici les statistiques par article ou par famille.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR PAR ARTICLE OU PAR FAMILLE RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf tous les statistiques de l'année par famille d'article

XI – LES ÉDITIONS

99

3 INVENTAIRE Sont édités ici les états d'inventaire indispensables pour joindre au bilan en fin d'année.

MENU ÉTAT

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER POUR VALIDER

(NOMMER L'ÉTAT PUIS <CLIC G> SUR

ILL ON

CHOISIR ÉTAT PRÉPARATOIRE OU LIVRE D'INVENTAIRES RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

(SI PDF)

EC

HA

NT

Imprimer en pdf le livre d'inventaire

ILL ON

NT

HA

EC

100

XII – LES OUTILS ET LA MAINTENANCE

101

ILL ON

En matière d'informatique, il faut toujours prendre des précautions quant à la pérennité des données. Ici, cela va consister à faire des copies du fichier de données et à vérifier la disponibilité et l'intégrité de ces données

En cas de fermeture inopinée du logiciel ou de "plantage" de l'ordinateur, le fichier est considéré comme étant en cours d'utilisation. Il faut le libérer avant de pouvoir l'ouvrir de nouveau.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

La nouvelle fenêtre de maintenance propose les outils adéquats.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

NT

SÉLECTIONNER LE FICHIER

si le fichier est occupé, le logiciel propose de le libérer ACCEPTER POUR VÉRIFIER L'INTÉGRITÉ DES DONNÉES

MENU MAINTENANCE

<CLIC G> SUR

HA

POUR QUITTER LA MAINTENANCE, CES OPÉRATION EFFECTUÉES

<CLIC G> SUR

MENU FICHIER POUR REVENIR À LA GESTION

EC

Vérifier l'intégrité de vos fichiers de données

102

BOUTON GAUCHE

ILL ON

Pour sauvegarder les données, il suffit de faire une copie du fichier les contenant. Ce fichier est par défaut situé dans le dossier C:\Users\Public\Documents\Sage\iGestion commerciale sauf si spécifié autrement.

OUVRIR L'EXPLORATEUR OU LE POSTE DE TRAVAIL AFFICHER LE CONTENU DU DOSSIER CONTENANT LES FICHIER DE DONNÉES : GESTION COMMERCIALE (.GCM) ET COMPTABILITÉ (.MAE) COPIER CES FICHIERS SUR UN DOSSIER DE SAUVEGARDE SUR UN AUTRE DISQUE, UN DISQUE EXTERNE, UNE CLÉ USB, UN CD/DVD ROM…

EC

HA

NT

Faire une copie de sauvegarde de votre fichier de données

XII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

103

C'est le fichier qui correspond aux exercices de gestion de l'affichage et des fenêtres.

ILL ON

Ouvrir le fichier ios.gcm Reconnaître sur votre écran les différentes composantes Repérer la barre de titre et les informations qu'elle affiche Afficher l'un après l'autre chacun des menus Tester les différents menus avec la souris puis le clavier Afficher la barre verticale Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre Afficher la liste des clients plein-écran à partir du volet droit, restaurez-la en fenêtre puis réduisez la en icône - Restaurez-la de nouveau en fenêtre Sélectionner un client Afficher son menu contextuel

C'est le fichier qui correspond aux exercices du cours.

NT

Créer le fichier de la société" Informatique & Industrie" à partir du fichier comptable "comptaI&I.mae" pour l'exercice en cours en récupérant tous les éléments – Le nommer gestionI&I.gcm Vérifier le paramétrage de l'identification de la société et de sa monnaie Créer le contact "PETIT" et paramétrer les contacts comme ci-après

HA

Modifier la codification des comptes de tiers comme ci- après et vérifier l'existence des modes de règlement "virement" et "chèques"

EC

Ajouter les transporteurs "Tnt" et "France Express" avec des modes de calcul forfaitaires et des frais de transport affectés à "ZPORT" Afficher le plan comptable Afficher le compte 4010000 et visualiser les différentes informations Afficher le journal "achats" et visualiser les différentes informations Afficher la banque "caisse d'épargne" et le compte associé Afficher les taux de Tva et le détail du taux Tva collectée à 20% Afficher les modèles de règlement existants Vérifier les modes de règlement chèque et virement Créer les collaborateurs suivants : - Petit Noel commercial Directeur 3005 Le vautreux 50420 Tessy sur vire France 0654128796 petit.noel@i&i.com Vendeur Contrôleur - Thomas Florence Comptabilité fournisseur 3220 13 rue Clemenceau 75012 Paris France 0689874512 thomas.florence@i&i.com Acheteur Chargé de recouvrement - Roubert Frédérique comptabilité Clients 6098 166 rue de la baule 14440 Douvres la délivrande France 0621458432 roubert.frederique@i&i.com Vendeur Chargé recouvrement - Bernard François Comptable Directeur 122 quai vendeuvre 14000 Caen France 0612145784 bernard.francois@i&i.com Resp. financier

104 Vérifier l'existence des fournisseurs suivants : Intitulé PHOTOCOPIES EDF LAPOSTE ORANGE SCI TECHDAT RESEAUX

Abrégé COPY EDF LAPOSTE ORANGE SCI TECHDAT TELEC

Interlocuteur Mr Dupont Thierry Mme Ampére Lucile Mr JEASON Paul Mr DERBAGI Antonio Mr LATOUR Jules Mme LAFFARGUE Juliette Mr REVERSE Louise

Adresse 41 avenue cote de nacre 25 avenue du Gal de Gaulle 18 rue notre-dame BP 578 25 rue Eiffel Le bois aux oiseaux 10 rue Pasteur

CP Ville Pays 14000 CAEN FRANCE 14000 CAEN FRANCE 14000 CAEN FRANCE 75924 PARIS CEDEX 19FRANCE 75017 PARIS FRANCE 92500 RUEIL MALMAISON FRANCE 14000 CAEN FRANCE

ILL ON

Numéro 40COPY00 40EDF000 40LAPOST 40ORANGE 40SCI000 40TECHDA 40TELEC0

NT

Créer le fournisseur suivant avec les infos : Contact : Lemasurier Philippe 0145568412 0652154215 Lemazurier.philippe@infopiece.com Acheteur : Thomas Laurence remise 15% - Banque : Credit Agricole 16606 24213 09104409900 64 - Paramètres règlement selon modèle "fournisseur"

Vérifier l'existence des clients suivants : Abrégé Interlocuteur BRITTA Mr FERLIN Jacques IDA Mr DESJOUET Alain PIECES Mme LESIEUR Alaine

HA

Numéro Intitulé 41BRITTA BRITTARNA 41IDA000 IDASOFT 41PIECES PIECES

Adresse 141 rue du 6 juin 12 rue du canon 18 rue Aumale

CP Ville 14000 CAEN 50000 SAINT LO 61000 ALENCON

EC

Créer le client suivant avec les infos : Paramètres règlement selon modèle "client"

Pays FRANCE FRANCE FRANCE

XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

105

EC

HA

NT

ILL ON

Créer les familles d'articles en "FIFO" : ORD : ordinateurs (centralisateur des familles suivantes) UC : unités centrales EC : écrans (total) – EC17 (17") – EC21 (21") – EC24 (24") SO : souris CL : claviers IMP : imprimantes (total) – IMPJE (jet encre) – IMPLA (laser) LO : logiciels BR : BlueRay BUND : Bundle PS : prestations de service FRS : frais de déplacement Supprimer éventuellement les autres familles (sauf ZDIVERS) Modifier le conditionnement de "carton" à "pack" de 5, 10 et 50 Créer les articles suivants :

106 Créer les articles suivants

ILL ON

Renseigner les nomenclatures suivantes :

Modifier votre mot de passe – bien le mémoriser (ou le noter) Créer un utilisateur comme ci-dessous

EC

HA

NT

Pour l'utilisateur Durand, paramétrer les autorisations suivantes : Documents des ventes : "tout autoriser" Documents des achats : "tout autoriser" Documents des stocks : "tout interdire"

XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

107

HA

NT

ILL ON

Saisir les commandes fournisseurs suivantes :

EC

Réceptionner la première commande "FBC00001" et "FBC00002" aux dates prévues avec le même numéro de bon de livraison Modifier la 1ère commande "FBC00001" avec une quantité de "5" pour les articles "blueray 50" et "blueray 25" Réceptionner manuellement la 3éme commande "FBC00003" à la date prévue avec le même numéro de bon de livraison Associer les bons de livraison précédents à des factures Associer les familles d'articles physiques (sauf BR) aux comptes suivants :

108

EC

HA

NT

Comptabiliser les factures Saisir les devis suivants

ILL ON

Associer la famille "FRS" au compte "7080", la famille "PS" au compte "7060" et la famille "ZDIVERS" au compte "7580" Associer chacun des articles de la famile "BR" aux comptes généraux adéquats comme ci-dessous

Accepter les 3 premiers devis tels quels puis le dernier en modifiant le prix des claviers à 40 € et leur quantité à 8 Transformer les devis en bons de commande : les 3 premiers avec le menu contextuel et le dernier avec le bouton "transformer"

XIII – DOSSIER PÉDAGOGIQUE

109

HA

NT

ILL ON

Créer les bons de livraison des deux premiers devis au 22 juin et 26 juin et des deux derniers devis au 28 juin Créer les factures à partir des bons de livraison précédents à la date des 22, 26, 29 et 29 juin Comptabiliser les factures à leurs dates de création Saisir les entrées de stock suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal ENT18 ref Désignation cond PU Qté BR400 Blue ray 400 Go à l'unité unité 20 2 BR100 Blue ray 100 Go à l'unité unité 15 2 SOLOGITECH Souris Logitech unité 15 3 Saisir les sorties de stock suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal SORT18 ref Désignation cond Qté IMPJEHP Imprimante jet encre Hp unité 1 LOWINN10 Windows 10 unité 1 LOEXCEL Excel 2016 unité 1 Saisir la commande suivante et générer le document d'achat si nécessaire" : Fournisseur Date Date Liv. Commercial 41pieces 28-juin 03 juillet Roubert ref Désignation Qté CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 25 Saisir les dépréciations suivantes : Date Dépôt Référence 28-juin dépôt principal DEPREC18 ref Désignation SOMICROSOFT Souris Microsoft SOGENIUS Souris Genius Renseigner un stock minimum de 5 et un stock maximum de 100 pour les articles de la famille "claviers" Paramétrer le délai de de livraison de "infopieces" à 3 jours Rattacher les produits suivants au fournisseur "infopieces" ref lib PA CLAGENIUS Clavier Genius 28,6 CLALOGITECH Clavier Logitech 35,7 CLAMICROSOFT ClavierMicrosoft 32,1

EC

A l'aide du paramétrage du colonnage et du menu contextuel et disposer les colonnes de l'interrogation du stock article comme ci-après

, afficher

Imprimer l'état des mouvements de stock de l'année Modifier la quantité des écran 24" en stock de 10 à 9 Paramétrer les règlements tiers "chèque" et "virement" avec la banque "BQ2" Créer le règlement "CB" avec les caractéristiques : Cb - Carte bancaire - 48 - BQ2 - BQ2 puis fermer Régler la facture "Fa000002" de "41PC0000" de "5700,16 €" par chèque à la date du jour

110

EC

HA

NT

ILL ON

Créer le barème des représentants suivant : barème base - par tranche - sur Ca de 0 à 500 10% - de 501 à 1000 8% - de 1001 à 5000 6% - de 5001 à 10000 4% Affecter les 2 représentants "Roubert" et "Petit" à ce barème Affecter le barème "barème de base" aux représentants "Joubert" et "Petit" Régler au 30 juillet toutes les factures client restantes et imprimer en pdf les commissions des représentants sans détail Afficher le détail commercial du compte "Techdat" Afficher le détail comptable du compte "Britta" Afficher les stocks de l'article "LOWIN10" Imprimer le détail commercial de l'article "LOWIN10" Imprimer en pdf tous les mouvements fournisseurs de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille Imprimer en pdf les chiffre d'affaires de l'année par fournisseur Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques fournisseurs de l'année par famille Imprimer en pdf la rentabilité de l'année par fournisseur Imprimer en pdf tous les mouvements clients de l'année Imprimer en pdf tous les statistiques de l'année par famille d'article Imprimer en pdf le livre d'inventaire Vérifier l'intégrité de vos fichiers de données Faire une copie de sauvegarde de votre fichier de données

ILL ON

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de

Sage pour l'éditeur Sage ™, Paie & rh pour Sage ™ Paie & RH I7 V9 ®,

NT

Compta I7 pour Sage ™ Comptabilité & Facturation I7 ®, Gestion

commerciale pour Sage ™ gestion commerciale I7 ®, Windows pour Microsoft ™ Windows 10 ®.

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites

EC

HA

avec l'aimable autorisation des éditeurs Sage™ et de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible.

Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

112 Dépôt légal 3éme Trim 2018 ISBN 978-2-916950-54-9

ILL ON

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Les fichiers d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Existent aussi

NT

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Joomla 3, faire un site Web

Windows 10, 1er niveau utilisation, 2èm niveau configuration

HA

Word 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau document long,2ème niveau Publipostage Excel 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Access 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau programmation Outlook 2016, Powerpoint 2016, Outlook 2016 Maintenance micro

EC

Réseaux …

Versions Office 2013 et Office 2010 disponibles Sage i7 Paie & Rh V9

Sage i7 Comptabilité V8.x

129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/