» Gestire la propria forza lavoro in modo mirato grazie al software «E3» della Ethelred AG

Gestire la propria forza lavoro in modo mirato, grazie al know-how svizzero maturato in 40 anni

Le forze di pronto intervento sono in azione ventiquattr’ore su ventiquattro, tuttavia non sanno mai quando verrà chiesto loro di agire. A ogni modo, bastano pochi minuti e compaiono sul luogo dell’accaduto. Affinché ciò funzioni perfettamente, una programmazione esatta è imprescindibile. Ecco perché molte forze di pronto intervento si affidano al software «E3» dello specialista di Basilea Ethelred AG.

In Svizzera e nei Paesi limitrofi, sono centinaia le aziende con molte migliaia di dipendenti, nonché numerosi servizi di soccorso ed emergenza istituzionali, che si affidano al software di gestione della forza lavoro «E3» della svizzera Ethelred AG. Nata 35 anni fa, dalla Haas + Wollmann fondata 5 anni prima, oggi impiega 25 collaboratori e si è specializzata nello sviluppo di software standard per la pianificazione del personale e degli impieghi, la registrazione di tempi e prestazioni, la gestione della formazione e della qualità, nonché dei dati aziendali e degli accessi.

Un concept modulare per il massimo della flessibilità

Il software standard «E3», sviluppato internamente da Ethelred, disponibile in più lingue e utilizzabile sia nella versione fissa che mobile, viene considerato dagli esperti come una

Jörg Rothweiler delle migliori soluzioni sul mercato. Stando a Daniel Haas, Responsabile dello Sviluppo e amministratore delegato, ci sono più motivazioni per questo: «Da una parte, possediamo l’esperienza garantita da quarant’anni di attività di sviluppo e da centinaia di progetti. Dall’altra, in qualità di azienda familiare, siamo molto agili e soddisfiamo internamente le necessità dei clienti. Soprattutto, però, sin dal primo momento abbiamo puntato su un concept modulare: tutte le funzioni, anche quelle sviluppate su richiesta del cliente, vengono realizzate come estensioni completamente integrate del software standard. In questo modo, anche senza costosi sviluppi personalizzati riusciamo a offrire soluzioni assolutamente idonee.»

Elevata flessibilità, scalabilità e orientamento al futuro

È proprio quest’ultimo aspetto di cui godono al massimo corpi di Polizia, Vigili del fuoco, organizzazioni di salvataggio e sicurezza, sottolinea Monique Haas-Fischer, Responsabile amministrativa della Ethelred AG: «Le forze di pronto intervento hanno bisogno di soluzioni personalizzate e con ‹E3› è possibile configurare perfettamente anche le necessità più altamente specifiche di tali organizzazioni. Inoltre, l’‹E3› può essere sempre adattato ai requisiti in continuo cambiamento. In questo modo, alle forze di pronto intervento consegniamo soluzioni che crescono con loro, a favore della sicurezza dell’investimento e a prova di futuro.»

A questo si aggiunge il fatto che il software standard «E3» , utilizzabile sulle piattaforme più disparate e assolutamente parametrabile, è in grado di coprire qualsiasi modello istituzionale si voglia, proprio come spiega Daniel Haas: «Il nostro software viene infatti utilizzato nel commercio, nel settore gastronomico, a livello industriale, nella pubblica sanità, nelle amministrazioni e anche all’interno delle organizzazioni dei servizi di soccorso ed emergenza. La nostra base modulare di soluzioni cresce, quindi, con ogni progetto realizzato. Ecco perché l’‹E3› si adatta a ogni tipo di sfida e a organizzazioni di qualsiasi dimensione, con dozzine di collaboratori o anche diverse migliaia.»

Info

Perché Ethelred AG si chiama così?

Il nome aziendale «Ethelred» si riferisce a Etelredo II, re d’Inghilterra dal 978 al 1013 e dal 1014 al 1016. Il suo nome è costituito dai termini dell’inglese antico «æðele» («nobile») e «ræd» («consiglio, parere»). Analogamente, Ethelred AG vuol essere sinonimo di consulenza, lavoro esatto, persistenza e resistenza.

Tanto poliedrico quanto il servizio offerto

Come afferma Monique Haas-Fischer, per le organizzazioni dei servizi di soccorso ed emergenza sono essenziali i moduli per la pianificazione del personale e degli impieghi. Innanzitutto, la gestione dell’intera organizzazione del personale consente la pianificazione del servizio e dei turni, nonché dei veicoli e di altri mezzi d’intervento. In secondo luogo, tale soluzione può essere usata per pianificare concretamente gli eventi, come le dimostrazioni, grandi avvenimenti o visite di Stato. Le pianificazioni di servizio, turni, giorni e impieghi generabile con questi moduli vengono riportate sui terminali mobili dei collaboratori con l’aiuto di «E3 Web», affinché questi conoscano sempre gli eventi imminenti e la loro distribuzione in termini di luogo e orario.

Grazie all’integrazione completa dei moduli per la registrazione di tempi e prestazioni, i servizi svolti vengono rilevati anche in «E3», il tutto, in base a delle regole. «È possibile, per esempio, contabilizzare e liquidare correttamente i servizi di picchetto, operatività e altri servizi speciali» spiega Daniel Haas, riferendosi al modulo di gestione delle assenze, con cui si gestiscono anche queste ultime in caso di malattia, ferie, formazione o perfezionamento: «Il modulo di gestione della qualità e pianificazione della formazione è particolarmente utile proprio per le forze di pronto intervento che devono tenere costantemente aggiornate competenze e capacità. Con questo modulo è infatti possibile pianificare corsi, formazioni e perfezionamenti una tantum, quanto gestire le corrispondenti qualifiche. I formatori possono generare i corsi e rintracciare/contattare i collaboratori che devono usufruirne. I collaboratori così contattati possono vedere di cosa si tratta e rispondere tramite dispositivo mobile. In questo modo, l’assenza programmata viene visualizzata anche nella pianificazione degli impieghi e contabilizzata nella registrazione degli orari e, una volta concluso il corso con successo, al collaboratore verrà conferita automaticamente la corrispondente qualifica. Contemporaneamente, dalla piattaforma ‹E3› l’amministrazione visualizza lo stato di ciascun corso e in quale budget confluiscono gli eventuali costi sostenuti per esso.»

Controllo degli accessi integrato

«Senza dimenticare che», aggiunge Monique Haas-Fischer «molti clienti utilizzano il modulo di controllo degli accessi pertinente al segmento delle forze di pronto intervento. Con questo e con i terminali di Dormakaba, PCS e Datafox che gestiamo, con il nostro modulo di collegamento al terminale ‹E3-Comm›, nonché con gli strumenti di identificazione come Legic, portachiavi o smart card, è possibile sorvegliare tutti gli accessi fisici immaginabili come porte, cancelli o ascensori, nonché rilevare e controllare tutti gli accessi in generale.»

Flessibilità in termini di tempo e orientamento agli eventi

Una delle principali particolarità di «E3» è la possibilità di muoversi liberamente lungo l’asse temporale. In questo modo, presupponendo la corrispondente autorizzazione, è possibile correggere retroattivamente i dati, nonché effettuare simulazioni e ottimizzazioni predittive. In tale ambito, le contabilizzazioni vengono eseguite in modo automatico e pertinente alla revisione effettuata, se necessario includendo le pianificazioni correttive automatiche all’interno dei sistemi periferici collegati alle interfacce modulari, come SAP, POLIS, oppure nel corrispondente sistema di gestione degli impieghi. «Così è possibile modificare le programmazioni di impieghi, turni, servizi, assenze eccetera, anche nel passato, mentre tutte le correzioni successive confluiscono in modo totalmente automatico nella contabilizzazione», spiega Daniel Haas.

A favore di un utilizzo semplice e intuitivo, «E3» è anche concepito in modo da orientarsi agli eventi. Gli operatori lavorano tramite «eventi» anziché mediante dati astratti, mentre il sistema calcola i corrispondenti tempi e importi economici ai fini della contabilizzazione, in base a regolamenti ben definiti. «In questo modo aumenta la correttezza dei dati, e di conseguenza la qualità del reporting, per gli elenchi standard e i generatori di liste; inoltre, tramite assistenza alle richieste o script (data warehousing) è possibile inviare anche richieste dirette», spiega Monique HaasFischer.

Conclusioni

Il cospicuo numero di organizzazioni dei servizi di soccorso ed emergenza che utilizza già il software standard «E3»non sorprende di certo. Ci si chiede, piuttosto, perché non tutte lo usino ancora. Innanzitutto, si tratta di un prodotto 100 per cento nazionale. In secondo luogo, grazie al suo concept modulare, questa soluzione è poliedrica e adattabile a necessità e requisiti individuali dei servizi di soccorso ed emergenza istituzionali. Il terzo punto è che questo software standard gira su praticamente ogni sistema e abbina un’efficiente pianificazione del personale e degli impieghi, con numerose possibilità di registrazione di tempi e prestazioni, nonché il controllo degli accessi anche per altri incarichi. Tutti questi aspetti consentono sicurezza ed efficienza maggiori nonché, grazie al calcolo dei dati automatizzato e basato su regole e alle autorizzazioni assegnate a seconda dei ruoli, una qualità degli stessi dati spiccatamente superiore. In combinazione con molteplici interfacce di collegamento a sistemi periferici sovraordinati e subordinati, «E3» automatizza e rende più precise tutte le attività ridondanti e consente un reporting globale - il tutto a favore di processi più snelli e di un controllo qualità e pianificazione più efficace.