DIGITALE MØTER

Den 1. april i år kom nytt, permanent lovverk som åpner for å holde digitale generalforsamlinger og årsmøter i borettslag og sameier. Digitale møter er nå likestilt med fysiske, og flere av boligselskapene der BORI er forretningsfører, har allerede benyttet digital versjon både en og to ganger.

Digitale årsmøter arrangeres via Min side i Portalen. Møtet er åpent i flere dager – først med en debattperiode og deretter en avstemmingsperiode.

Å lage en god og utfyllende innkalling, samt å være på i debattperioden er viktig, konkluderer Hanne Hamborg i Karisveien borettslag.

TEKST / FOTO INGRID KVANDE

Flere deltagere enn i fjor

Med sine 232 enheter er Karisveien borettslag Skjettenbyens største rekkehusborettslag. Hanne Hamborg har vært styremedlem i 25 av de 35 årene hun har bodd i borettslaget, og de fem siste har hun vært styreleder. I fjor kom en ny utfordring ved at folk ikke kunne møtes på grunn av koronavirus, og generalforsamling likevel måtte avholdes. Styret i Karisveien borettslag tok utfordringen på strak arm, og arrangerte møtet digitalt.

Fordeler og ulemper – Vi fikk en god oppskrift fra BORI som vi delte ut, og vi synes det har fungert veldig bra med digitale møter. Vi har imidlertid ikke hatt noen kjempesaker til behandling. Hvis vi skal ha større saker som krever mye diskusjon, ville vi kanskje valgt fysisk generalforsamling hvis mulig. På den annen side er det flere som deltar på digitalt møte, sier Hanne.

Bruker på Min side I 2019 var det 35 stemmeberettigede som deltok på generalforsamlingen i Karisveien borettslag, mens det var 45 i år. Møtet ble arrangert i portalløsningen. – Alle andelseiere har fått informasjon via innkallingen om hvordan de logger seg inn når det skal være digitalt møte. Til neste år tror vi det er viktig at man blir enda mer fortrolig med verktøyet i forkant, sier eiendomsforvalter i BORI, Henriette Ødegaard.

Viktig med gode sakspapirer Hanne Hamborg forteller at styret forberedte seg godt til den digitale generalforsamlingen. – Vi la mye jobb i en utfyllende innkalling, og det er nok viktig. I forkant av møtet hadde vi beboermøte på Teams. Der tok vi opp tema som skulle opp på generalforsamlingen. Det er også viktig at styret er på i debattperioden. Jeg besvarte spørsmål etter hvert som de kom, og alle kunne gå inn og se både spørsmål og svar. Vi kommer nok til å velge digital løsning framover også, men kanskje ikke når vi skal behandle store saker som bytte av vindu. Vi ønsker at flest mulig skal ha muligheten til å si sin mening, og det er noen vi ikke favner på de digitale møtene, mener Hanne.

Hanne Hamborg, Styreleder i Karisveien borettslag.

To digitale møter i år

Kombinasjonen mellom fysisk informasjonsmøte og avstemming digitalt fungerte bra til større saker, sier Egil Alfredsen.

I Nordbymoen Nord Sameie på Jessheim har styreleder Egil Alfredsen trivdes i 20 år, og i mer enn halvparten av tiden har han vært styremedlem eller styreleder. Med seg i styret har han styremedlemmene Silje og Simen. – Vi er et veldig bra team som fordeler oppgavene godt mellom oss. Takket være Silje og Simen har vi nå en facebookgruppe for sameiet, og der informerte vi blant annet om årsmøtet, forteller Egil Alfredsen.

Bra deltagelse Nordbymoen har arrangert to digitale årsmøter i år, og har fått gode erfaringer med det. Av de 40 seksjonseierne, deltok 32 på det ordinære årsmøtet – 21 deltagere stemte digitalt og 11 leverte på papir. – Hos oss er det noen få seksjonseiere som ikke har pc, og da fikk de sakspapirene i papirform levert i postkassen. Noen var ikke helt fornøyd med at det var digitalt møte – de følte at de ikke ble hørt nok. Inne på Min side var det mulighet for å stille spørsmål i en periode, men vi opplevde at det var lite spørsmål da, så det har kanskje med vane å gjøre. Dette er jo helt nytt, sier Egil.

Beboermøte og digital avstemming Da sameiet hadde ekstraordinært årsmøte litt senere, tok de derfor et informasjonsmøte i forkant.

Egil Alfredsen Styreleder i Nordbymoen Nord Sameie på besøk hos BORI

– Vi hadde ekstraordinært årsmøte for å kunne etablere et vedlikeholdsfond. I en slik sak er det behov for god informasjon, og vi møttes ute på gressmatta i to timer en ettermiddag. Da informerte vi om saken, og folk kunne stille spørsmål. Selve avstemmingen foregikk digitalt, og det fungerte bra, sier Egil.

Lage seg bruker BORI hjelper styrene med gjennomføringen av de elektroniske møtene. – Utfordringen er fortsatt av noen ikke har opprettet egen bruker i Portalen. Vi hjelper folk å lage bruker til Min side dersom de står fast. Da guider vi dem på telefonen, sier Thomas Søvik i BORI.

Egil Alfredsen sier styret har fått veldig god hjelp av BORI hele tiden. – Det er fint for oss i styret å kunne kontakte Thomas i BORI enten det er tekniske spørsmål eller andre ting. Da blir det ikke så farlig å være i styret.

Beboerne blir spurt I Nordbymoen Nord Sameie har de sett at de digitale møtene fungerer greit, og de er ikke fremmed for å ha det igjen. – Vi tenkte å involvere beboerne og spørre de hva de ønsker til neste år. Siden vi er såpass få er det enkelt for oss å treffes fysisk. Ved digitale møter slipper vi å leie lokale, og vi har gode verktøy – BORI fikser alt, smiler Egil.

Henriette Ødegaard i BORI er eiendomsforvalter for Karisveien borettslag Thomas Søvik i BORI er eiendomsforvalter for Nordbymoen Nord Sameie

Digitale møter

TEKST / FOTO INGRID KVANDE

Populær møteform

En del av beboerdemokratiet er at flest mulig stemmer blir hørt. Da er deltagelse på generalforsamling og årsmøte viktig, og her har de digitale møtene fått best oppslutning.

– Leverandøren av vår portalløsning svingte seg rundt på 1-2-3. Fra 1. april har vi fått et permanent lovverk som tillater styrene å beslutte møteform på årsmøter og generalforsamlinger, så det har kommet noe godt ut av pandemien, sier forvaltningsdirektør Runa Bjerkomp hos BORI.

Flere deltar på digitale møter Hun forteller at det har vært god deltagelse på de digitale møtene. – Etter mer enn 560 gjennomførte generalforsamlinger og årsmøter, ser vi at ved 49 % av de digitale møtene deltok mer enn halvparten av de stemmeberettigede boligeierne. Hvis vi sammenligner med de fysiske møtene var det bare 41 % av møtene som hadde deltagelse på 50 % eller mer. Det er altså god deltagelse på en høyere andel av møtene når de er digitale, sier Bjerkomp.

Kan velge møteform Hun tror folk opplever at det er fleksibelt og lettvint med digitale generalforsamlinger og årsmøter. – Det er opp til det enkelte styre å velge møteform, og de må vurdere det som passer hos seg. Styret har plikt til å ivareta alle boligeiere enten de er datakyndige eller ikke, og type saker utover standardsakene er kanskje det aller viktigste kriteriet. Ved store rehabiliteringer, endring av vedtekter og saker om elbillading, kan det være at møtene bør være fysiske. Styret må også se på størrelsen på boligselskapet, og hvem som er beboerne. Det er også verd å merke seg at andelseierne/seksjonseierne (minst to andelseiere/seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene) kan kreve at det blir fysisk møte, forteller forvaltningsdirektøren.

Beboerdemokratiet En hybridløsning kan også være beboermøte for informasjon, etterfulgt av digitalt møte med debattperiode og avstemmingsperiode. – Jeg kjenner folk som er i 90-åra som gjerne deltar på Teamsmøter. Det å være digital handler mer om personlighet og ønske om å benytte nye dataverktøy enn om alder. Det er viktig å sikre beboerdemokratiet, og da ser vi at de digitale verktøyene vi tilbyr faktisk øker møtedeltagelsen, sier Bjerkomp.

Heldige Hanne

BORI-medlem fra julen 2021

Får medlemskap i julegave av forutseende farfar

Hanne er en av de heldige. Hun har besteforeldre som ser forbi julaften og inn i fremtiden. Derfor får Hanne medlemskap i BORI av farfar denne julen. Hun vet det ikke ennå, men farfar vet – at når hun en vakker dag skal inn i boligmarkedet, vil medlemskap og ansiennitet i boligbyggelaget hjelpe henne langt fremover i boligkøen. En slik farfar skulle alle hatt.

OktanOslo.no