Registration and management of visitor flows: how do they work and why are they needed?

Представляет "ААМ Системз" www.aamsystems.ru www.passoffice.ru

Стойка саморегистрации PassOffice Terminal

Появление на рынке Q2, 2022 г. Ценовой сегмент Средний Решаемые задачи

Программно-аппаратный комплекс PassOffice предназначен для автоматизации процессов оформления гостевых пропусков и учета посетителей в крупных бизнес-центрах, государственных учреждениях с большим потоком, компаниях с высокими требованиями к безопасности. Любые компании, которые заботятся об удобстве посетителей и персонала, а также об организации эффективной работы на проходной, являются его потенциальными пользователями.

Технические особенности

PassOffice – Web-приложение для удаленной подачи заявки, согласования и оформления посетительских пропусков. PassOffice может работать как самостоятельный продукт, также он интегрирован с отечественными программными комплексами APACS 3000, LyriX, APACS Bio, разработанными компанией "ААМ Системз" и успешно эксплуатируемыми более чем на 4000 объектов в России и СНГ. Все указанные программные комплексы входят в официальный реестр отечественного ПО Минкомсвязи. Возможна интеграция под заказ со сторонними программными комплексами. Уже сейчас для арендодателей иарендаторов бизнес-центров доступна интеграция с популярными СКУД Bolid иParsec, а также одновременная работа снесколькими СКУД. В состав комплекса может входить PassOffice Terminal – аппаратный терминал саморегистрации посетителей на проходной. В последней версии PassOffice появилась многосерверная конфигурация для объектов любого масштаба и мобильное приложение PassOffice Mobile.

Как это работает

Сотрудник оформляет заявку на гостевой пропуск в удобном веб-приложении со своего рабочего места или со смартфона. При этом он пользуется функциями поиска повторных посетителей, справочниками для простого ввода, может оформлять групповые заявки, отслеживает черные списки паспортов. Далее заявка при необходимости автоматически поступает на согласование заранее заданным лицам. Сотрудник будет полностью контролировать процесс, поскольку он получает уведомления о согласовании или отклонении заявки, а также уведомления на компьютер или смартфон о приходе посетителя. Интеграция с электронным сканером документов позволяет выполнить быстрое распознавание иввод данных из отсканированных паспортов и других удостоверений и многократно ускорить процесс регистрации. Посетитель на месте может получить печатную форму согласия на обработку персональных данных, при этом сроки их хранения настраиваются в соответствии ссоответствующими федеральными законами. По истечении разрешенного срока данные удаляются автоматически. Вся информация о заявках и посетителях доступна руководству в форме отчетов.

Саморегистрация посетителей

Стойка самостоятельной регистрации посетителей PassOffice Terminal полностью интегрирована с приложением PassOffice. Гость может самостоятельно получить пропуск на стойке без участия сотрудника ресепшен. При этом возможны различные варианты поиска гостевой заявки: по паспорту, по лицу, по ПИН-коду или QR-коду. Далее проход на объект можно организовать по карте, по QR-коду, по лицу. Владелец офиса получает снижение затрат, поскольку терминал выполнит рутинные задачи вместо сотрудника, четко, быстро, без ошибок и влияния человеческого фактора. Для многих заказчиков будет также актуальной возможность кастомизации внешнего вида стойки, интерфейса терминала и встроенного оборудования, например размещение на стойке логотипа компании.

Управление парковкой

Аналогично на основе PassOffice можно организовать проезд посетителей на территорию или корпоративную парковку компании. В этом случае при подаче заявки на посетительский пропуск сотрудник указывает также номер его автомобиля. Идентификация самого автомобиля на въезде может осуществляться по номеру или с помощью дальнобойных автомобильных считывателей.

Преимущества для владельцев, сотрудников, посетителей

Бюро пропусков PassOffice обеспечит быстрый, комфортный и технологичный процесс оформления и выдачи посетительских пропусков. Выиграют все – собственники, сотрудники и посетители. Собственники снизят затраты и сохранят репутацию, а также получат детализированную информацию: сколько посетителей приходит, какие сотрудники назначают встречи, какой трафик посетителей у разных арендаторов. Стоп-листы снизят риск проникновения злоумышленников. Сотрудники получат удобный инструмент для быстрого оформления индивидуальных и групповых посетительских пропусков ибудут в курсе прохождения заявки и прихода посетителя. Посетители не будут простаивать в очередях на ресепшен и быстро попадут на важную встречу. n см. стр. 127 "Ньюсмейкеры"

СПЕЦПРОЕКТ ЭЛЕКТРОННая ПРОхОДНая. СКУД ДЛя РЕгиСТРаЦии ПОСЕТиТЕЛЕй Сканирование паспорта

l Можно приехать на встречу на машине, точно зная, что парковка гарантирована и не надо колесить по всему району в поисках свободного места. l Вы не пропустите встречу, потому что вам напомнят о ней сообщением на смартфон.

Тонкости интеграции

Системы регистрации посетителей отвечают за автоматизацию процесса, быструю и удобную регистрацию именно посетителей. Система контроля и управления доступом (СКУД) отвечает непосредственно за доступ как посетителей, так и сотрудников на объект и определяет, какие конкретно возможности доступа могут использоваться: будет ли, например, поддерживаться биометрия или только доступ по карте или QR-коду, будет ли возможность использовать автоматическое распознавание номеров авто и доступ на парковку по номеру, поддерживаются ли специальные режимы доступа, такие как доступ посетителей в сопровождении, доступ по двум картам и т.д. Качество интеграции является одним из ключевых параметров итоговой системы, объединяющей функции системы регистрации посетителей и СКУД. Необходимо, чтобы СКУД имела прозрачный протокол интеграции, позволяющей не только работать с конфигурацией и отгружать изменения из системы регистрации посетителей, но в идеале и отслеживать в динамике информацию о проходах, а также изменения объектов конфигурации. Чем лучше протокол интеграции, тем больше возможностей получает пользователь общей информационной системы. Лидеры рынка предоставляют API, которые как минимум позволяют: l создавать и изменять данные разных категорий владельцев карт (посетителей, сотрудников, автомобилей, если для них используются отдельные идентификаторы); l выдавать и изымать идентификаторы, в том числе и биометрические; l импортировать настроенные шаблоны доступа, назначать посетителям один или несколько уровней доступа; l импортировать при необходимости данные о людях и других субъектах доступа и существующих идентификаторах из СКУД; l уведомлять об изменениях конфигурации; l уведомлять о новых событиях прохода; l получать данные об истории проходов как по идентификатору, так и по человеку или автомобилю; l безопасно работать через API при большом количестве параллельных соединений. Простые и дешевые системы обычно не предоставляют онлайн-уведомлений об изменении конфигурации и событиях прохода. Могут не поддерживать экспорт данных из СКУД в сторонние информационные системы, плохо позволяют распараллеливать запросы через API. Некоторые СКУД вместо современных протоколов интеграции предлагают интеграцию напрямую через базу данных или даже через файлы, что не только влияет на удобство самой интеграции, но и усложняет настройку комплексной информационной системы. Помимо непосредственно возможностей СКУД и протоколов интеграции, очень важным является качество технической поддержки как пользователей систем контроля доступа, так и их партнеров по интеграции. То, насколько быстро реагирует техподдержка, насколько легко компания-разработчик СКУД идет не только на устранение ошибок, но и при необходимости на доработки протоколов интеграции, говорит о том, насколько легко можно будет поддерживать и развивать систему в дальнейшем. Особенно актуально это для проектов, которые пытаются максимально автоматизировать собственные бизнес-процессы. В случае выбора новой СКУД стоит уделить пристальное внимание как возможностям самой СКУД, так и зрелости протокола интеграции, атакже качеству технической поддержки. Вслучае если СКУД уже развернута – полноте ее поддержки в выбранной системе регистрации посетителей. При активном использовании системы регистрации посетителей, которое предполагает интенсивный пропускной поток и/или кастомную автоматизацию бизнес-процессов, необходимо выбирать СКУД со зрелым протоколом интеграции, которые вместе дадут не только больше функциональных возможностей, но и лучшие параметры скорости работы интеграции. Есть два основных федеральных закона, регулирующих вопросы, связанные с защитой персональных данных, это 152-ФЗ "О персональных данных" и 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В интерфейсе управляющего ПО на терминале саморегистрации посетитель может подтвердить свое согласие на обработку персональных данных. В соответствии со ст. 22, п. 1, часть б) "оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: … необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях". Если речь идет о биометрических данных, то такое согласие может быть дано исключительно в письменной форме и посетитель должен будет его дать на ресепшен лично (при условии, что он является совершеннолетним). Надо отметить, что использование биометрии в принципе требует внимательной проработки не только в техническом, но и в правовом аспекте.

Растущие тенденции

Одна из наиболее интересных тенденций – возможность одновременной работы с несколькими СКУД, установленными на объекте. Поскольку достаточно часто встречается ситуация, когда на проходной стоит одна система контроля и управления доступом, а в офисных помещениях одной из компаний-арендаторов применяется СКУД другого производителя, вопрос работы с разными системами возникает достаточно часто. Другие тенденции при проведении саморегистрации гостей через стойку регистрации (терминал): l проверка подлинности паспорта посетителя; l сличение фото посетителя с фотографией впаспорте; l мониторинг состояния терминалов. С точки зрения многосерверных конфигураций для крупных объектов это: l распределение нагрузки между серверами для повышения производительности; l добавление и отключение серверов "на лету" без останова системы. Для функционала, связанного с проездом на парковку и бронированием мест: l интеграция с разными СКУД; l проезд по идентификатору или по номеру автомобиля. Для мобильных приложений – удобная работа со смартфона для приглашающих и согласующих сотрудников. Доступны и умные команды – возможность написания команд на естественном языке. Например, по запросу "пригласить Сидорова на завтра" будет найден в базе посетитель Сидоров (или добавлен новый, если такого не было) и на него автоматически создана заявка на пропуск. Кроме того, среди тенденций можно отметить поддержку протокола OpenID Connect, импорт сотрудников из Active Directory, отображение данных об автомобиле на парковках и др. n

Ваше мнение и вопросы по статье направляйте на ss@groteck.ru