Introdução ....................................................................................................................................... 2 Planeamento da Formação ............................................................................................................. 3 1. SKYDRIVE .................................................................................................................................. 3 2. Modelos de documentos .......................................................................................................... 3 2.1. Formatação dos documentos ................................................................................................ 4 2.1.1 Elaboração de Manuais ..................................................................................................... 4 2.1.2 Anexos ao Manual............................................................................................................. 4 2.2. Modelos para Avaliação ........................................................................................................ 5 2.3. Outros documentos............................................................................................................... 5 3. Prazos de entrega de documentos ........................................................................................... 5 4. Reportes e ações ...................................................................................................................... 6 5. Avaliação da Formação ............................................................................................................. 6 6. Avaliação do formador ............................................................................................................. 8 7. Dossiê Técnico Pedagógico (DTP) ............................................................................................. 8 8. Ordem de Pagamento............................................................................................................... 8 9. Atuação e Princípios Éticos ....................................................................................................... 9 10. Incumprimentos e Penalizações ............................................................................................... 9 11. Data de entrada em vigor ......................................................................................................... 9 12. Casos omissos ........................................................................................................................... 9 13. Procedimento de Tratamento de Reclamações ....................................................................... 9
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Introdução O presente regulamento pretende informar, os(as) formadores(as), internos(as) e externos(as), dos procedimentos que terão de seguir na elaboração, manutenção e entrega de documentos associados à formação/ação contratualizada. O Planeamento da Formação faz referência aos aspetos iniciais do processo formativo. No ponto 1. SKYDRIVE definem-se as regras de utilização da plataforma. No ponto 2. Modelos de documentos definem-se as regras de elaboração de manuais e outros documentos, não devendo estas regras ser alteradas, sob pena de devolução integral dos documentos redigidos. Solicita-se a leitura atenta das mesmas antes da elaboração dos documentos. No ponto 3. Prazos de entrega de documentos e na alínea b) do ponto 4. Avaliação do(a) formador(a) referenciam-se os procedimentos e prazos de entrega dos documentos da responsabilidade do(a) formador(a) (integrantes do Dossiê TécnicoPedagógico) aquando do início e do término da formação/ação contratualizada, No ponto 4. Reportes e ações referencia a importância de reportes contínuos sobre o decurso da formação e aspetos relevantes a esta, bem como ações e tarefas relativas à distribuição e envio da documentação referenciada. No ponto 5. Avaliação da formação/ação referencia-se o processo de avaliação a desenvolver na ação de formação. A alínea a) do ponto 6. Avaliação do(a) formador(a) descreve o processo de avaliação do(a) formador(a) adoptado pela TECNIN. No ponto 7. Dossiê Técnico-Pedagógico (DTP) referenciam-se as regras associadas ao DTP de cumprimento obrigatório. O ponto 8. Ordem de pagamento referencia como se processa a mesma. No ponto 9. Atuação e Princípios Éticos referenciam-se os princípios éticos previstos no nosso Código de Ética. No ponto 10. Incumprimentos e Penalizações referenciam-se as sanções resultantes do não cumprimento, na totalidade ou em parte, do disposto neste regulamento. O ponto 11 diz respeito à data de entrada em vigor do presente regulamento e ponto 12 a casos omissos. O ponto 13 faz alusão ao Procedimento de Tratamento de Reclamações.
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Planeamento da Formação -
Calendarização do curso – Definida aquando da contratualização. Qualquer alteração ao inicialmente previsto deverá ser reportada, via e-mail ou telefone, com a devida antecedência.
-
Cliente e Local de Realização – Indicado aquando fecho da contratualização.
Situações de Reclamação, interrupções, possibilidade de repetição de cursos, pagamentos e devoluções estão contempladas nas condições contratuais em vigor.
1. SKYDRIVE O SKYDRIVE é a ferramenta de comunicação documental com a Qualitividade Consulting Group. Assim, os documentos abaixo identificados nunca deverão ser remetidos por email. Este espaço foi criado para si, com o intuito de centralizar e simplificar os processos associados. O acesso e registo (com o seu email) devem ser efetuados através do seguinte endereço https://login.live.com/ (Este passo apenas deverá ser cumprido após o fecho da contratualização (ser-lhe-á dada indicação)).
Assim que efetuado o registo, na pasta “Partilhado” a informação está organizada da seguinte forma:
Pasta com o seu nome. Dentro desta pasta terá duas novas pastas:
Pasta Modelos - onde são disponibilizados os seguintes documentos/modelos para preenchimento: - Layouts dos materiais pedagógicos;
Pasta Documentação Processada onde serão colocados, pelo(a) formador(a), os seguintes materiais processados: - Layouts dos materiais pedagógicos; - Ficheiro de registo de presenças preenchido (sessão a sessão); - Digitalização das folhas de presença.
Nota: da Pasta Documentação Processada serão retirados os materiais pedagógicos para reprodução e distribuição junto do cliente e formandos, bem como para constituição do Dossiê Técnico-Pedagógico. Alerta-se que a versão aqui colocada terá que ser a final.
2. Modelos de documentos Após a efetivação da contratação do(a) formador(a) é-lhe disponibilizado, no SKYDRIVE, para elaboração da documentação, os seguintes layouts (Imp.) e informações: a.
Manual (Imp. PF23/1)
b.
Conteúdos Programáticos (corpo do email)
c.
Planos de sessão (Imp. PF21/1)
d.
Folha de exercícios (Imp. PF15/1)
e.
Teste diagnóstico (Imp. PF17/1)
f.
Ficha de avaliação (Imp. PF16/1) e corrigenda da ficha de avaliação (Imp. PF24/1) Imp. PF94/3 | Página 3 | Versão 17/2014 RE
g.
Cronograma (doc. excel)
h.
Grelhas de avaliação/assiduidades ST (sem testes) (Imp. PF20/1)
i.
Grelhas de avaliação/assiduidades (Imp. PF19/1)
j.
Grelha de Cotação da ficha de avaliação (Imp. PF18/1)
k.
Relatório final da ação (Imp. PF22/2)
l.
Modelo de Diapositivos em PowerPoint (se aplicável) (Imp. PF25/1)
Nota: A estrutura destes modelos nunca deverá ser alterada.
2.1. Formatação dos documentos a)
Todos os modelos de documentos utilizados nas formações da Qualitividade, com a exceção dos ficheiros de PowerPoint, obedecem às seguintes regras de formatação: 1.
Tipo de letra oficial dos manuais Qualitividade: Arial Narrow;
2.
Tipo de parágrafo: Americano: Inicia-se na margem esquerda, com alinhamento justificado, espaçamento de 1,5 entre linhas.
3.
Tamanho títulos: 12pt;
4.
Tamanho subtítulos: 11pt;
5.
Tamanho texto: 10pt;
6.
Margens a usar: Direita 2,5cm – Esquerda 2,5cm – Superior: 2,5cm e inferior: 1,5cm;
7.
A utilização de quadros, gráficos ou imagens, não devem ultrapassar os 15cm de largura.
2.1.1 Elaboração de Manuais Os manuais de formação Qualitividade são elaborados em formato Word (Imp. PF23/1), em texto corrido, não sendo aceites incorporações de páginas inteiras digitalizadas, nem a colagem de diapositivos elaborados em PowerPoint (transformação de PowerPoint em Word). Devem ser observadas as seguintes alíneas: a)
Consoante o número de horas de cada ação, os manuais terão de ser elaborados respeitando o seguinte número mínimo e máximo de páginas (nos valores apresentados, não são consideradas as páginas “Ficha Técnica”, “Índice” e “bibliografia”): 1.
Até 14 horas –
mínimo: 10
máximo: 15
2.
De 15 a 28 horas – mínimo: 16
máximo: 30
3.
De 29 a 50 horas – mínimo: 31
máximo: 60
4.
Mais de 51 horas – mínimo: 61
máximo: 80
b)
O manual terá de conter índice, corpo de texto, referências bibliográficas e/ou sites de referência;
c)
Não são aceites manuais em PowerPoint e/ou em formato PDF. 2.1.2 Anexos ao Manual
a)
Se o(a) formador(a), durante a formação, utilizar como apoio diapositivos elaborados em PowerPoint, o ficheiro modelo a utilizar será Apresentação PowerPoint (Imp. PF25/1).
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2.2. Modelos para Avaliação a)
O modelo para o Teste Diagnóstico é o Imp. PF17/1, para a Ficha de Avaliação é o Imp. PF16/1 e para a Corrigenda é o Imp. PF24/1.
b)
É obrigatório o preenchimento da Grelha de Cotação (Imp. PF18/1), Grelha de Avaliação/Assiduidade (Imp. PF 19/1) e Relatório final da Ação (Imp. PF 22/2). Estes documentos terão de ser preenchidos/elaborados no final da ação, impressos a cores e assinados pelo(a) formador(a). No que respeita ao preenchimento da Grelha de Avaliação/Assiduidade (Imp. PF19/1), deverá ter em consideração os seguintes aspetos: i.
No caso da formação ter mais de 15 formando(a)s, o(a) formador(a) tem que elaborar duas grelhas de avaliação, por ordem alfabética, de modo a não alterar a disposição do modelo do documento.
ii.
Caso a formação tenha menos de 18 horas, terá que ser utilizada a Grelha de avaliação/assiduidades ST (Imp. PF 20/1).
iii.
Se o(a) formador(a) imprimir a cores as grelhas, deverá ter em atenção se a impressão não corta os logótipos do financiamento e a respetiva codificação do modelo. Caso aconteça, este documento não é aceite.
c)
Os testes diagnósticos (resolvidos pelo(a)s formando(a)s) terão de constar do DTP.
d)
As fichas de avaliação (resolvidos pelo(a)s formando(a)s) corrigidas terão de constar do DTP.
2.3. Outros documentos a)
Se o(a) formador(a) pretender realizar exercícios no decorrer da formação, terá que utilizar o Imp. PF15/1 (Folha de exercícios).
b)
Os planos de sessão terão de ser elaborados no ficheiro modelo Planos de sessão (Imp. PF21/1) e terá que preencher um documento por sessão/dia.
c)
O cronograma da ação terá de ser elaborado no ficheiro Excel designado por “Cronograma”. Este documento
deverá ser preenchido de acordo com o número de horas teóricas e horas práticas. Esta informação é disponibilizada no Programa da Formação (Imp. PF2/1) constante do DTP.
3. Prazos de entrega de documentos a)
Contrato:
O envio do contrato, devidamente assinado, terá que ocorrer no prazo máximo de 7 dias após receção, junto com a respetiva nota de honorários e a folha de informação do regime de IVA. O não envio da documentação supracitada poderá comprometer o arranque da ação de formação. b)
No início da formação: i.
Conforme Ponto 1. Modelos de documentos, o(a) formador(a) terá que colocar os seguintes documentos de carácter obrigatório, em formato digital não protegido, no SKYDRIVE: Manual, Testes Diagnóstico, Ficha
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de Avaliação e Folha de Exercícios (se aplicável), de acordo com o estipulado nas alíneas a) e b) do ponto nº 3, até 10 dias antes do início da formação/ação. ii.
No caso da contratação do(a) formador(a) apenas ter sido efetivada próxima do arranque, não permitindo o cumprimento do ponto i. da presente alínea b), o(a) formador(a) terá que entregar a documentação em tempo útil para ser disponibilizada ao cliente Qualitividade.
iii.
Na não observância do ponto i. no que refere ao prazo indicado, será da responsabilidade do(a) formador(a) a impressão e entrega dos documentos aos formandos, bem como o custo associado.
c)
No final da formação: Após o término da formação/ação o(a) formador(a) deverá ter em atenção as seguintes situações: 1.
Assinar e verificar as datas das folhas de presença;
2.
Preencher e assinar o impresso Avaliação da Formação que consta do DTP;
3.
Preencher, datar e assinar as Grelhas de Avaliação/Assiduidade, de Cotação e o Relatório Final da Ação;
4.
Verificar se os testes e exercícios realizados pelos formandos estão no DTP.
4. Reportes e ações a)
O(A) formador(a) deverá fazer reportes contínuos, via email, de como se encontra a decorrer a formação. Qualquer alteração ao inicialmente previsto, nomeadamente, redução ou aumento no número de formando(a)s, horários e calendário, deverá ser comunicada com a maior brevidade. Em caso de ocorrência grave, a mesma deverá ser reportada de imediato.
b)
As fichas de inscrição deverão ser distribuídas na 1ª sessão para verificação e preenchimento dos dados.
c)
As folhas de presença deverão ser passadas no início de cada sessão. Caso a sessão seja de um dia completo, serão atribuídas 2 folhas de presença para cada dia, uma correspondente à parte da manhã e outra à parte da tarde.
d)
As folhas de presença apenas deverão ser assinadas pelos formandos que se encontrarem em sala. Quaisquer atrasos ou ausências prematuras deverão ser assinaladas na própria folha (hora de entrada e/ou saída). Solicitamos que este registo seja feito a lápis.
e)
No final de cada mês (entre os dias 28 e 31) o(a) formador(a) deverá colocar no SKYDRIVE cópia digitalizadas das folhas de presença relativas às sessões ocorridas do curso que se encontra a ministrar. Esta disponibilização da informação é de carácter obrigatório e justifica-se pela necessidade de reporte ao organismo gestor. Solicitamos a melhor atenção ao cumprimento deste ponto, pois o não envio da informação põe em causa a candidatura do cliente.
5. Avaliação da Formação A avaliação faz parte integrante do processo formativo e tem como finalidade validar os conhecimentos, as capacidades e as aptidões adquiridas e/ou desenvolvidas pelos participantes ao longo da formação/ação. Os resultados obtidos constituem também um dos elementos de validação da própria formação.
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Assim, a avaliação constitui um processo integrador da prática formativa e, enquanto elemento regulador, tem um carácter predominantemente formativo e contínuo. Tendo em conta que, para cada modalidade de formação, existem normativos internos que consubstanciam regras específicas relativas ao processo de avaliação, deve(m) o(a)s Formador(a)s, proceder em conformidade com as regras estabelecidas em matéria do processo de avaliação. a)
Formação até 18 horas: i.
A avaliação da formação efetua-se de acordo com o Imp. PF20/1 (Grelha de Avaliação/Assiduidades ST).
ii.
A avaliação diagnóstica é obrigatória e deverá ser efetuada através da aplicação de um Teste Diagnóstico ou exercício que confira esse propósito.
iii.
A avaliação final através de uma ficha de avaliação não é de carácter obrigatório, contudo, poderá o(a) formador(a) optar por este modelo, sendo que, para a avaliação, terá de utilizar o Imp. PF19/1 (Grelha de Avaliação/Assiduidades).
b)
Formação mais de 18 horas: i.
A avaliação da formação efetua-se de acordo o Imp. PF19/1 (Grelha de Avaliação/Assiduidades). O(a) formador(a) terá, obrigatoriamente, que realizar uma Avaliação Inicial (Teste Diagnóstico), Contínua (Exercícios) e Final (Ficha de Avaliação), sendo que na avaliação inicial e final o formato e parâmetros de avaliação definidos deverão ser idênticos, de forma a conseguir aferir-se o ganho de competências, o qual deverá ser consistente com os objectivos traçados para a formação/ação;
ii.
Tendo em conta o disposto no n.º 4 do ponto i, da alínea c) do Ponto 2. Prazo de entrega de documentos, terá o(a) formador(a) que arquivar no DTP todas as provas documentais originais devidamente assinadas pelo(a)s formando(a)s.
c)
Parâmetros na avaliação Todos os formandos que não obtenham no mínimo 75% ou 90% (projetos de formação modular – Tipologia 2.3) de assiduidade passarão automaticamente para reprovados. É necessário o preenchimento do Grelha de Assiduidades consoante o n.º de horas frequentadas por dia por cada formando. i.
Mecanismo de Recuperação Formação Modular No caso dos projetos de formação Modulares (tipologia 2.3), sempre que a percentagem de 90% não for atingida, por motivos devidamente justificados, cabe ao formador(a) delinear mecanismos de recuperação (ex.: trabalho prático extra), necessários ao cumprimento dos objetivos inicialmente definidos e decidir a certificação do formando.
ii.
Etapas de preenchimento da Grelha: 1ª etapa:
colocar nomes completos, por ordem alfabética, dos formandos nas grelhas;
2ª etapa:
na folha assiduidade preencher corretamente com o n.º de horas que cada formando frequentou de acordo com o registo da(s) folha(s) de presença;
3ª etapa:
terminar o preenchimento da grelha de avaliação com os restantes critérios.
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6. a)
Avaliação do formador O(a)s formadore(a)s são avaliado(a)s desde a contratação até à entrega dos dossiês e serão informados da sua avaliação final. Em tempo útil receberão, através de email, a comunicação da respetiva avaliação para a formação/ação formação contratualizada, fazendo uma média geral que pesará nas futuras contratações. Os critérios de avaliação são: Cooperação (20%), Tempo de Resposta (20%), Cumprimento de prazos (15%), Cumprimento do Regulamento/ Contrato (15%), Comunicação com a QCG (15%), Princípios Éticos e de Responsabilidade social (15%). Assim sendo, pedimos máxima atenção para todo o processo implicado e que visa um melhoramento do trabalho de ambas as partes, o qual irá, garantidamente, reforçar a parceria entre todos.
b)
O(A) formador(a) terá de seguir o seguinte procedimento: No último dia da formação, os impressos referentes à avaliação do formador (imp. PF13/1) e da formação (Imp.PF12/1), constantes do DTP, deverão ser distribuídos pelo(a)s formando(a)s, solicitando-se ao formador(a) que, aquando o preenchimento dos respetivos impressos, se ausente temporariamente da sala. O(A) formador(a) terá que solicitar a um do(a)s formando(a)s a recolha e colocação dos impressos em envelope selado (que acompanha o DTP) e colocar o mesmo junto com o DTP.
7. Dossiê Técnico Pedagógico (DTP) a)
O DTP é propriedade do cliente Qualitividade.
b)
O DTP contém dados confidenciais e, por esse motivo, é vedado o acesso ao mesmo de qualquer pessoa estranha à Qualitividade e ao Cliente Qualitividade.
c)
Entre as sessões de formação, não deverá o(a) formador(a), em circunstância alguma, se ausentar com o DTP. Este tem de permanecer entregue ao Cliente Qualitividade e disponível no local da formação/ação ou outro que o Cliente Qualitividade designar.
d)
No final da ação, e cumpridos todos os requisitos mencionados na alínea c) do Ponto 2. Prazos de entrega de documentos, é da responsabilidade do(a) formador(a) proceder ao envio para a Qualitividade (em mão ou registado CTT) do DTP devidamente finalizado, num prazo máximo de 7 dias, após o término da formação/ação.
e)
A TECNIN compromete-se, após a receção do DTP, a proceder à verificação do mesmo num prazo máximo de 15 dias.
f)
Após a verificação por parte da Qualitividade, e detetadas irregularidades na finalização do mesmo, será solicitado ao formador(a) a devida retificação/entrega dos elementos em falta num prazo adicional de 7 dias a contar da data do pedido.
8.
Ordem de Pagamento
A ordem de pagamento ao formador(a) é dada a partir do momento em que este procedeu à entrega de toda a documentação (contratual e pedagógica), em conformidade, relativa à formação/ação contratualizada.
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9.
Atuação e Princípios Éticos
No exercício da actividade o(a) Formador(a) representa a Qualtividade, defendendo os interesses da mesma e respeitando os princípios éticos, previstos no nosso Código Ética.
10. Incumprimentos e Penalizações Decorridos os prazos estipulados nas alíneas e) e g) do Ponto 5 - Dossiê Técnico Pedagógico (DTP), e no caso de se verificar a incumprimento das mesmas, o contrato será considerado nulo 30 dias após o término da formação/ação, assistindo à Qualitividade o direito de ser ressarcido junto do(a) formador(a) dos prejuízos incorridos de acordo com o estipulado no contrato de prestação de serviços celebrado.
11. Data de entrada em vigor O presente regulamento entra em vigor a partir de 15 de Janeiro de 2014 e substitui a versão 16.
12. Casos omissos Se forem verificadas situações que não estejam contempladas neste aditamento, as mesmas serão objeto de análise por parte da Qualitividade e comunicadas aos interessados com a maior brevidade.
13. Procedimento de Tratamento de Reclamações A Qualitividade procura desenvolver todas as suas atividades com o maior grau de rigor, organização e seriedade. No entanto, na existência de incorreções, deixamos desde já o procedimento a executar face às reclamações que nos forem colocadas. As reclamações são encaradas como um contributo positivo na procura da melhoria contínua. Neste sentido, cada reclamação pode ser colocada diretamente, por telefone ou através do envio da ficha de ocorrência (Imp.14 – ficha que se encontra no interior de cada dossier do formando e formador), sendo remetidas ao Diretor Executivo (DEX), na pessoa do Eng. Nuno Magalhães. Estas serão tratadas segundo os procedimentos estabelecidos no Sistema de Gestão da Qualidade (PQ02/2). A Qualitividade compromete-se a avaliar e responder a todas as reclamações num prazo máximo de 15 dias úteis.
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