Dokumenten Scanning

Zu folgenden Branchen finden Sie Praxis­beispiele: – Immobilienmanagement – Präzisions-Messgeräte – Autovermietung – Einwohnerkontrolle – Flottenmanagement – Steuerverwaltung Übersichten, Checklisten und Praxistipps ­machen aus diesem Booklet eine wertvolle ­Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2013 www.bpx.ch 30 CHF / 20 €

DokumentenScanning Ulrich Moser

Vom Papier zum digitalen Dokument

Nr. 32

ISBN 978-3-905413-53-3

Dokumenten-Scanning — Vom Papier zum digitalen Dokument

In dieser Publikation geht Ulrich Moser auf folgende Punkte ein: – der Weg vom Paper bis zu digitalen Akte – nötige Infrastruktur ­– Beschreibung der Scanning Parameter – Stand der Erkennungstechnologie – Informationen zu den Scanning Services – Art der Eingangsquellen – Weiterverarbeitung

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Ulrich Moser

DokumentenScanning Vom Papier zum digitalen Dokument

BPX-Edition Rheinfelden/Schweiz

BPX E-Mail Internet

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Ulrich Moser

Dokumenten-Scanning Von Papier zum digitalen Dokument Vorwort von Maria Winkler Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2013 ISBN 978-3-905413-53-3

© 2013 BPX-Edition Rheinfelden Hinweis: In diesem Booklet wird bei Bezeichnungen die männliche Form verwendet. Dies dient lediglich der Lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche Form mit ein.

Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind dem BPX-Verlag vorbehalten. Kein Teil des Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden.

Herstellung: BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz Druck und Verarbeitung: galledia ag

2

Inhalt 1

Vorwort

5

2

Management Summary

7

3

Rechtliche Grundlagen

8

3.1

Vorbemerkung

8

3.2

Gesetzliche Grundlagen des Scannings

8

3.3

Beweiskraft eingescannter Dokumente

11

3.4

Risikoabwägung

13

3.5

Dokumente in Papierform aufbewahren

15

3.6

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

16

3.7

Deutschland und Österreich

17

4

Der Scanning-Prozess

20

4.1

Vorbereitung

20

4.2

Scannen

21

4.3

Klassifizierung

25

4.4

Erkennung

25

4.5

Validierung

26

4.6

Indizierung

27

4.7

Verschlagwortung

30

4.8

Verarbeitung

31

5

Scanning-Infrastruktur

33

5.1

Hardware

33

5.2

Software

35

5.3

Architektur

35

5.4

Dimensionierung

38

5.5

Checkliste

41

6

Scanning-Parameter

42

6.1

Quelle

43

6.2

Auflösung

45

6.3

Output-Formate

46

6.4

Standards

49

3

7

Erkennungstechnologie

57

7.1

Optische Zeichenerkennung – OCR

57

7.2

Intelligent Character Recognition – ICR

58

7.3

Handschrifterkennung – IWR

59

7.4

Mustererkennung

59

7.5

Freiform versus Formularerkennung

59

7.6

Barcode

60

8

Scanning Services

62

8.1

Einmaliges Scanning

62

8.2

Laufendes/regelmässiges Scanning

62

8.3

Leistungsumfang

62

9

Andere Eingangsquellen

64

9.1

E-Mail / E-Post

64

9.2

Fax

66

9.3

SMS

66

10

Verarbeitung

67

10.1 Dokumentenmanagement, Archivierung

67

10.2 Workflow

70

10.3 ERP & CMS

70

11

72

Trends

11.1 Mobile Scanning

72

11.2 Scanning und OCR-Dienste

73

12

Glossar

74

13

Literaturverzeichnis

76

14

Profile der Editionspartner

77

15

Autorenteam & BPX

80

4

Vorwort

1

Vorwort

Seit nunmehr Jahrzehnten werden Dokumente von Unternehmen immer häufiger ausschliesslich elektronisch erstellt, übermittelt, abgelegt und archiviert. Die sich ständig wandelnde und sich auch laufend verbessernde Technologie bietet permanent neue Möglichkeiten, einfach und vor allem effizient Dokumente zu erstellen, zu versenden und zu verwalten.

Unternehmen nutzen die technischen Möglichkeiten des elektronischen Geschäftsverkehrs seit Langem. Die Bereitschaft, neue Technologien einzusetzen, scheint immer grösser zu werden, zumal heute bereits die sogenannten «digital Natives», also Personen, die bereits mit Computern und dem Internet gross geworden sind, in den Arbeitsmarkt strömen. So ist es auch nicht verwunderlich, dass heute Geschäftsdokumente praktisch jederzeit und überall mit allen möglichen «Devices» bearbeitet werden. Die Gesetzgebung hinkt hingegen traditionell der technischen Entwicklung hinterher, daher bestehen häufig Bedenken, ob das, was mit den neuen Technologien möglich ist, auch rechtlich zulässig ist.

Als der Gesetzgeber zu Beginn dieses Jahrtausends die gesetzlichen Grundlagen für die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten durch Unternehmen geschaffen hat, hat er damit nicht nur sogenannte originär elektronische Dokumente erfasst, sondern auch digitalisierte Papierdokumente. Er hat somit erkannt, dass es sich bei der Digitalisierung von Papierdokumenten um ein unternehmerisches Bedürfnis handelt, und hat die gesetzlichen Grundlagen dafür geschaffen.

Das Scanning von Papierdokumenten dient den Unternehmen zur Steigerung ihrer Effizienz, indem Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Ein wesentlicher Nutzen des Scannings liegt darin, dass elektronische Dokumente, im Gegensatz zu einem Papierdokument, allen Mitarbeitenden, welche den Zugriff darauf benötigen, gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden können.

Zudem wird durch das Einscannen von Geschäftsdokumenten die Basis dafür geschaffen, dass zusammengehörende Unterlagen an einem Ort abgelegt werden 5

Vorwort können. Mit den neuen technischen Möglichkeiten können auch eingescannte Dokumente weiterbearbeitet und mittels Volltextsuche gesucht werden.

Das vorliegende Booklet vermittelt einen informativen Überblick über alle Fragen, die im Zusammenhang mit dem Scanning von Dokumenten zu beachten sind. Dabei sind neben den rechtlichen Aspekten insbesondere der Auswahl der geeigneten technischen Infrastruktur und der Gestaltung des Scanprozesses genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Das Aufsetzen eines gesamten Scanprozesses einschliesslich Auswahl des Anbieters und der Entscheidung, welche Dokumente nach dem Scannen vernichtet und was dennoch weiterhin im Original aufbewahrt wird, ist daher ein interdisziplinäres Thema. Es ist daher auch sehr zu empfehlen, dass die jeweiligen Fachpersonen aus den einzelnen Disziplinen rechtzeitig einbezogen werden. Denn nur, wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden, dürfen die Originale auch vernichtet werden.

Maria Winkler Juristin (mag. iur.) und Geschäftsführerin der IT & Law Consulting GmbH mit Sitz in Zug, Dozentin für Informatikrecht an verschiedenen Fachhochschulen, Datenschutzbeauftragte des Vereins swissdec, Auditorin für DatenschutzZertifizierungen bei SQS. www.itandlaw.ch

6

Management Summary

2

Management Summary

Dokumenten-Scanning bildet die erste Stufe einer elektronischen Verarbeitung von Papierdokumenten. Wie dabei vorgegangen wird, welche Systeme eingesetzt werden, welche Arten von Dokumenten in welcher Art verarbeitet werden, hängt stark von der angedachten weiteren Nutzung ab und muss auch gegebenfalls diversen äusseren Rahmenbedingungen, wie z.B. gesetzlichen Auflagen, oder kontextspezifischen Regulatorien, wie etwa im medizinischen Bereich genügen. Im Kapitel 3 gehen Maria Winkler und Doris des Arts als CoAutorinnen auf einige grundlegende rechtliche Fragen in diesem Zusammenhang, insbesondere aus Sicht der Aufbewahrungserfordernisse der Originaldokumente gemäss Schweizerischem Recht, ein. Ergänzt wird dies durch einige Anmerkung zum Thema elektronische Signatur und Zeitstempelung, die einerseits wichtig sind, um die Authentizität eines Dokuments zu belegen und andererseits im weiteren Lebenszyklus die Unveränderbarkeit des Dokuments zu gewährleisten.

In den weiteren Kapiteln wird auf Hardware, Software, Architekturen und den Scan-Prozess selbst eingegangen.

Ziel dieser Darstellung ist es, die richtigen Kriterien für die eigene Auswahl einer Scanning-Lösung zu finden, ausgehend vom aktuellen Bedarf.

Schliesslich werden noch die wichtigsten Anwendungsgebiete angesprochen und einige Ausblicke auf weitere Entwicklungen versucht, immer natürlich in dem Wissen, dass dies nur eine Extrapolation der aktuellen Entwicklung sein kann und der Sektor sich auch, z.B. aufgrund neuer Regelungen, ganz anders entwickeln kann.

Ich wünsche Ihnen eine angenehme Lektüre und hoffe, Ihnen mit diesem Booklet die wesentlichen Basisinformation für die Planung und Einführung Ihrer ScanningLösung zu geben.

7

Rechtliche Grundlagen

3

Rechtliche Grundlagen

3.1

Vorbemerkung

Beim Scanning geht es um die Umwandlung eines Dokumentes in Papierform in ein Dokument in elektronischer Form. Diese Digitalisierung von Dokumenten kann diverse Vorteile mit sich bringen, ist jedoch aus rechtlicher Sicht nicht immer unproblematisch.

Die Datenmigration im Rahmen des Scanning-Prozesses ist insbesondere bei buchführungspflichtigen Betrieben an gewisse gesetzliche Anforderungen geknüpft, welche nachfolgend beschrieben werden.

Das Scanning kann zudem weitgreifende rechtliche Konsequenzen haben, insbesondere falls die Originaldokumente in Papierform vernichtet werden. In gewissen Fällen ist es deshalb empfehlenswert und teilweise auch zwingend erforderlich, die Originaldokumente trotz gesetzeskonformen Scannings in Papierform aufzubewahren. Im Folgenden soll deshalb aufgezeigt werden, bei welchen Dokumenten eine (zusätzliche) Aufbewahrung in Papierform aus rechtlicher Sicht empfehlenswert ist.

3.2

Gesetzliche Grundlagen des Scannings

Die gesetzlichen Grundlagen für das Scanning regeln einerseits die Anforderungen an die Qualität des Scans sowie andererseits die Anforderungen an den ScanningProzess. Sie sind Teil der Buchführungsvorschriften gemäss Art. 957 ff. OR, welche für alle buchführungspflichtigen Betriebe gelten.

Nach Art. 958f Abs. 3 OR dürfen die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Unter Buchungsbelegen sind alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form zu verstehen, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvor8

Rechtliche Grundlagen Best Practice: Livit AG / Real Estate Management: Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung Der Kunde Livit AG, eine hundertprozentige Tochter der Swiss Life und seit knapp fünfzig Jahren im Real Estate Management tätig, ist Ansprechpartner sowie Dienstleisterin für alle Anliegen rund um Immobilien.

Ausgangslage Livit AG hat sich für die Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung entschieden, um die Verarbeitung der kontinuierlich ansteigenden Zahl an Lieferantenrechnungen zu vereinfachen.

Lösung Arcplace AG implementierte für Livit eine Lösung für die elektronische Verarbeitung der Kreditorenrechnungen und die rechtskonforme Archivierung. Zudem digitalisiert und erfasst Arcplace die papierbasierten Rechnungen als Dienstleistung. Der ganze Prozess gliedert sich in drei Phasen: Rechnungseingang, Verarbeitung und Archivierung:

Rechnungseingang Die täglich per Briefpost eingehenden Kreditorenrechnungen werden im Arcplace Scanning Center mit Hochleistungsscannern eingelesen. Dabei werden die für die Ablage und die weitere Verarbeitung relevanten Daten extrahiert und bei der Validierung mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen.

18

Rechtliche Grundlagen Verarbeitung Die Kreditorenbuchhaltung der Livit erhält täglich die digitalisierten Rechnungen und extrahierten Daten über eine sichere Verbindung und speist sie in ihren internen Kreditoren-Workflow ein. Die erfassten Rechnungen durchlaufen dann ein elektronisches Regelsystem, welches die Hierarchien und den Fluss der Rechnungen im Unternehmen abbildet. Nach elektronischer Prüfung und Genehmigung werden die Rechnungen zur Zahlung an das ERP weitergeleitet.

Archivierung Am Ende des Prozesses werden die Rechnungen automatisch im elektronischen Archiv sicher und rechtskonform gespeichert. Jede Rechnung ist hier einheitlich strukturiert, unveränderbar abgelegt und der Zugriff über ein Berechtigungskonzept gesteuert.

Vorteile 

Zeit- und Kostenersparnis in der Buchhaltung und Bewirtschaftung



Kosten pro Rechnung wird von mindestens 20 CHF auf ein paar wenige Franken reduziert



Elektronische und rechtskonforme Archivierung



Hohe Revisionssicherheit



Durch zusätzliche Auslagerung einzelner Schritte in der Rechnungsverarbeitung wird der ROI noch schneller erreicht.

Lösungsanbieter: Arcplace AG (Firmenprofil Seite 78)

19

Der Scanning-Prozess

4

Der Scanning-Prozess

Abbildung 1: Schritte des Dokumenten Scanning Prozesses

Die in Abbildung 1 dargestellten Schritte im ScanningProzess sollen in diesem Kapitel beschrieben werden. Für weitergehende Detailinformationen zum Scannen, zu Hard- und Software sowie den technischen Verfahren und Rahmenbedingungen wird auf die folgenden Kapitel verwiesen.

4.1

Vorbereitung

Im Rahmen der Vorbereitung der Dokumente für die Digitalisierung können unterschiedliche Arbeiten anfallen: 

Entklammern von Seitenbündeln



Durchnummerieren der Seiten



Vorsortieren nach Dokumententyp



Aussortieren nicht einziehbarer Vorlagen.

Sollen Dokumente automatisch eingezogen werden, dann müssen sie im Einzelblattmodus vorliegen. Soweit dies möglich resp. zulässig ist, müssen also geklammerte Dokumente aufgetrennt werden. In einigen Fällen ist dies aber nicht zulässig, z.B. bei gesiegelten Urkunden.

Diese müssen manuell verarbeitet werden, da ein Auftrennen zu einer Beschädigung der Urkunde führt.

Sollen die einzelnen Seiten identifizierbar sein, dann müssen sie fortlaufend gekennzeichnet werden. Dazu werden häufig Barcode-Etiketten verwendet. Man erstellt mittels eines Barcode-Fonts fortlaufend nummerierte Etiketten, die immer an derselben Position auf die Dokumentenseiten geklebt werden. Wird beim Einziehen dann eine Seite überlesen, weil sie mit der vorherigen zusammen eingezogen worden ist, kann dies programmtechnisch erkannt werden.

20

Der Scanning-Prozess Best Practice: Sixt - Mobilitätsdienstleister Sixt automatisiert mit AnyDoc-Lösungen Posteingangs- und Dokumentenverarbeitung.

Sixt ist mit einem Jahresumsatz von rund 1,6 Milliarden Euro im Jahr 2012 und rund 3000 Mitarbeitern international tätig und einer der grössten Mobilitätsdienstleister. Der Spezialist für Autovermietung und FullService Leasing war Ende 2012 mit fast 2 000 Vermietstationen in mehr als 100 Ländern vertreten. Um die täglich eingehende Menge an Dokumenten, darunter etwa Rechnungen oder Miet- und Leasingverträge, besser verarbeiten zu können, hatte Sixt entschieden, seine Posteingangs- und Dokumentenverarbeitung zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Hierbei setzte das Unternehmen vollumfänglich auf AnyDoc-Lösungen von Hyland Software.

«Sixt suchte nach Lösungen, die auch fremdsprachige Dokumente problemlos erkennen, klassifizieren und verarbeiten können, stabil und leistungsfähig sind, über eine hohe Automatisierung sowie erstklassige Referenzen verfügen und schnell implementierbar sind», so Michael Schwarz, IT-Leiter Workflowmanagement bei der Sixt AG. Zunächst setzte Sixt die Lösungen bei der Verarbeitung von Ordnungswidrigkeiten ein. Während der Implementierung wurden sowohl Standard- als auch Sonderfunktionen der Anwendung durchgespielt und Verbesserungsvorschläge umgesetzt. Nur drei Monate nach der Auftragserteilung an AnyDoc feierte die Lösung ihren Rollout und sorgt seitdem für die automatische Verarbeitung von Ordnungswidrigkeiten und Strafzetteln.

Parallel zu den eingesetzten Lösungen wurde auch die Zahl und Art der automatisiert verarbeiteten Dokumente sukzessive ausgebaut.

23

Der Scanning-Prozess So kamen die Lösungen in einem zweiten Schritt auch bei der Verarbeitung von Reparatur-Rechnungen für Unfallfahrzeuge, bei Inspektionen sowie bei den jährlichen Reifenwechseln oder Reifenneuanschaffungen der Sixt Leasinggesellschaft zum Einsatz. Des Weiteren fanden sie im allgemeinen Posteingang Verwendung und ermöglichen das frühe Scannen und automatische Klassifizieren einer grossen Zahl unterschiedlichster Dokumentarten und Vorgänge. Insgesamt unterscheidet der Sixt-Konzern mittlerweile fünf Mandanten mit 65 Dokumententypen («Klassen»), die Schlüsselprozesse steuern, auslösen und unterstützen. Je nach Mandanten sind für die verschiedenen Dokumentenklassen unterschiedliche Adressaten hinterlegt.

Sämtliche eingehenden Dokumente werden an sechs verschiedenen Standorten in Deutschland und an drei Standorten im Ausland direkt vor Ort eingescannt, an die Sixt-Konzernzentrale übermittelt und im unternehmenseigenen IT-Center in Pullach (Bayern) zentral verarbeitet.

Die Dokumente werden mit AnyDocCLASSIFY zentral klassifiziert und die relevanten Daten dann typengerecht in der Datenzentrale ausgelesen. Dank der AnyDocFreiformsuche können Daten unabhängig von Formatvorlagen automatisch erkannt und validiert werden.

Täglich wird so ein Volumen von etwa 4 000 externen Dokumenten mit bis zu 10 000 Seiten verarbeitet.

Nach erfolgter Klassifizierung und Extraktion der Papiere wird dann ein Workflow initiiert, der die entsprechende Verarbeitung in den Fachabteilungen anstösst. Zudem werden die Dokumente und extrahierten Indexinformationen digital revisionssicher archiviert. Alle Schritte laufen weitgehend automatisiert ab.

Lösungsanbieter: Hyland Software (Firmenprofil Seite 77)

24

Der Scanning-Prozess

4.3

Klassifizierung

Eine Vorklassifizierung kann, wie erwähnt, schon vor dem Scannen erfolgen. Meist werden die Dokumente dann nach Dokumententypen sortiert gescannt. Es gibt aber auch Gründe, die Klassifizierung erst nach dem Scannen und der Erkennung vorzunehmen. Gründe für die Klassifizierung nach dem Scannen können sein, dass der ScanService dazu fachlich nicht in der Lage ist oder man alle Dokumente ungeachtet ihres Typs chronologisch nach Eingang scannen will.

Klassisch ist die Klassifizierung eine manuelle Tätigkeit, aber mit der Weiterentwicklung der Erkennungsverfahren ist es immer häufiger möglich, einen grossen Teil der Dokumente automatisiert zu klassifizieren. So können OCR-Lösungen heute teilweise selbstständig Layouts erkennen und Textblöcke von Bildern unterscheiden, insbesondere wenn diese eingerahmt oder mit einem monochromen Hintergrund versehen sind.

Auch Spalten werden zunehmend richtig erkannt und dann z.B. mit Tabulatoren getrennt wiedergegeben. Alternativ können nach dem Scannen Mustererkennungsverfahren verwendet werden, die typische Layout-Muster erkennen, wie sie z.B. in der Auftragsabwicklung für Rechnungen, Lieferscheine etc. Verwendung finden.

Eine Klassifizierung nach Inhalten kann nach der Textoder Mustererkennung erfolgen. Je später im Prozess die Klassifizierung erfolgt, umso mehr kann sie automatisiert werden. In der Praxis wird man häufig die Situation antreffen, dass eine Vorklassifizierung nach Dokumententypen vor dem Scannen erfolgt und eine weitere Klassifizierung nach Inhalten nach der Verarbeitung der Scans.

4.4

Erkennung

Erkennung bezeichnet die Extraktion von Information aus einem Bitmap-Image. In den meisten Fällen ist damit die Erkennung von Schriftzeichen (Optical Character Recognition) gemeint, es kann aber auch die Erkennung bildhafter Elemente wie Logos, abgebildete Objekte oder Zeichnungen sein. Alle Erkennungsverfahren basieren auf 25

Der Scanning-Prozess Best Practice: Die Einwohnerkontrolle der Stadt Winterthur modernisiert die Aufbewahrung der Einwohnerdokumente In öffentlichen Verwaltungen sammeln sich im Lauf der Jahrzehnte grosse Volumen an Papierdokumenten an, die verwaltet werden müssen. Dabei ergibt sich einerseits die Herausforderung, dass auf die abgelegten Daten immer wieder zugegriffen werden muss, andererseits müssen die Dokumente vor dem Verfall geschützt werden.

Beim Departement Sicherheit und Umwelt der Stadtverwaltung Winterthur, Abteilung Einwohnerkontrolle im Bereich Melde- und Zivilstandswesen, sah man sich mit dieser Herausforderung konfrontiert. Auf Registerkarten im A5-Format wurden die Einwohnerdaten handschriftlich oder mit Schreibmaschine erfasst. Diese Karten lagern in Kellerräumen in riesigen Schränken aus Metall. Das Archiv geht bis ins Jahr 1875 zurück, denn ab jenem Jahr war es gesetzlich vorgeschrieben, solche Daten zu erheben. Bis zum heutigen Tag müssen die Informationen für Recherchen zur Verfügung stehen.

Informationen aus 125 Jahren digital verfügbar Canon offerierte der Einwohnerkontrolle eine Lösung, die dafür sorgt, dass die bereits bestehenden Registerkarten und auch die neu eingereichten Dokumente digital archiviert, automatisch kategorisiert und effizient verwaltet werden können. Dies ermöglicht der Einwohnerkontrolle, dass die alten Dokumente vor dem Verfall gerettet werden und standortunabhängig immer verfügbar sind.

28

Der Scanning-Prozess Für die Umsetzung galt es, mithilfe von Canon 910 000 Karten zu scannen, in eine Datenbank einzuspeichern und die bestehenden Applikationsschnittstellen, in welchen sich die existierenden digitalen Daten befanden, nahtlos in das Lösungskonzept zu integrieren.

Reibungslose Implementierung Die Konfiguration der Software wurde gemäss den Anforderungen der Abteilung vorgenommen und verlief problemlos. Das Melde- und Zivilstandswesen bewies darüber hinaus soziales Engagement und initiierte ein Arbeitsprogramm. Es bot arbeitslosen Personen die Möglichkeit, bei der Erfassung der Daten Beschäftigung zu finden. Das Dokumentenmanagement-System wird jedoch nicht nur zur Erfassung der Aktenbestände genutzt. Die Verwaltung liess am Schalter und in der Administration der Einwohnerkontrolle je einen Dokumentenscanner von Canon installieren, die aktiv mit der eigenen Applikation der Stadtverwaltung Winterthur verbunden sind. Die von den Einwohnerinnen und Einwohnern mitgebrachten Dokumente werden gescannt, sofort archiviert und stehen unmittelbar zur Verfügung: ein konsequenter Schritt in Richtung komplette Umstellung auf ein digitales System.

Optimale Lösung Mit dem Dokumentenmanagement-System von Canon verfügt die Einwohnerkontrolle Winterthur nun über eine komplette und auf die Abteilung zugeschnittene Lösung, die sämtliche Dienstleistungen von der Erfassung der Dokumente über die Konvertierung bis hin zur Übermittlung der Inhalte an einen Workflow beinhaltet. Daniela Fusco, Hauptabteilungsleiterin Einwohnerkontrolle, erklärt zusammenfassend: «Die installierte Gesamtlösung ist sehr gut, besonders wenn man bedenkt, welche Datenmengen wir jeden Tag einlesen bzw. einscannen müssen. Die Bedienung ist äusserst einfach und effektiv: eine tolle Sache. Unserem Wunsch, den vorhandenen Papierberg abzubauen, schnell und effizient auf die Daten zuzugreifen, dies inklusive Archivierung und damit Sicherstellung der wichtigen Informationen, wurde voll entsprochen.»

Lösungsanbieter: Canon (Schweiz) AG (Firmenprofil Seite 78)

29

Der Scanning-Prozess

4.7

Verschlagwortung

Eng mit der Indizierung verbunden und manchmal darunter subsummiert ist die Verschlagwortung, auch als Tagging bezeichnet. Es ist ein Verfahren, um kontextspezifisch und statistisch sinnvoll Schlüsselwörter oder Suchwörter aus den Dokumenten zu extrahieren. Dies lässt sich am einfachsten an einem Beispiel demonstrieren.

Stellen Sie sich vor, sie haben einen Bestand von einer Million Dokumenten. Bei einer Volltextindizierung mit einem guten Stoppwörterbuch werden ca. 50–60% der Wörter eliminiert. Trotzdem wird ein solcher Index recht gross. Hinzu kommt, dass auch mit einem guten Stoppwörterbuch viele Wörter erhalten bleiben, die in nahezu allen Dokumenten vorkommen. Hier setzt die Verschlagwortung an.

Kommt ein Wort in allen Dokumenten gleich häufig vor, ist es als Suchbegriff eher ungeeignet, da eine Suche danach nahezu alle Dokumente als Treffer liefert. Ein solches Wort wird folglich bei der Verschlagwortung als Suchwort verworfen. Kommt aber dasselbe Wort in 10% der Dokumente überdurchschnittlich häufig vor, dann ist es dort anscheinend von besonderer Relevanz. Für diese Dokumente wird es also als Suchbegriff hinterlegt.

Kommt schliesslich ein Wort nur in einem Teil der Dokumente vor, dann ist es dort mit hoher Wahrscheinlichkeit relevant und wird registriert.

Für eine effiziente Verschlagwortung ist es zunächst erforderlich, ein kontextspezifisches Stoppwörterbuch zu erstellen, das neben den üblichen Stoppwörtern, die man für viele Sprachen in gängigen Stoppwörterbüchern im Internet finden kann, auch solche Wörter enthält, die innerhalb des Kontexts definitiv als nicht relevant anzusehen sind. Die Dokumente werden wie bei der Volltextindizierung in Wörterlisten zerlegt. Über die verbleibenden Wörter lässt man dann einen Verschlagwortungsalgorithmus laufen. Dieser erstellt zunächst eine statistische Analyse und trägt dann die so ermittelten Suchwörter als Schlüsselwörter in den Metadaten der Dokumente ein. Auf diese Weise erhält man 30

Scanning-Infrastruktur Best Practice: DIGMESA AG, Ipsach Der Kunde Digmesa entwickelt, patentiert und stellt PräzisionsDurchfluss-Messgeräte in Schweizer Qualität her. Die Firma hat sich auf den Bereich der Klein- und KleinstDurchflussmengen spezialisiert. Das Angebot umfasst eine breite Palette an mechanischen Flow-Sensoren wie auch revolutionierende Geräte mit Laser- und UltraschallMesstechnik. Flow-Sensoren von Digmesa finden sich weltweit bei namhaften Kunden – für die Dosierung von Lebensmitteln und Getränken, für Messungen in der Industrie-, Chemie-, Medizin- und Labortechnik, aber auch in der Halbleiterindustrie und im Hightech-Bereich.

Das Projekt Lieferantenrechnungen gelangten in der Vergangenheit grösstenteils in Papierform ins Unternehmen und verursachten dadurch entsprechend hohen manuellen Aufwand im Handling der Papiere. Ziel des Projektes war, diesen Aufwand und die Durchlaufzeiten massgeblich zu reduzieren. Langfristig besteht der Anspruch, die Lieferantenrechnungen nur noch elektronisch entgegenzunehmen – die Lösung musste dadurch auch zukunftsorientiert aufgestellt sein und neben Papier auch mit elektronischen Formaten umgehen können.

Die Lösung Die Rechnungen werden nach dem Eingang an einem zentralen Scan-Arbeitsplatz gescannt. In einem nächsten Schritt erfolgt eine vollautomatische Verarbeitung durch RecSolution (OCR Software), welche alle für die Vorerfassung relevanten Kriterien mittels FreiformTechnologien aus dem Dokument ausliest.

Die gelesenen Informationen werden mit ProConcept ERP validiert und auf die MwSt.-Konformität hin geprüft.

36

Scanning-Infrastruktur

Abbildung: Prinzipieller Ablauf innerhalb Capture-Lösungen

Sollte es während des Erkennungsvorgangs zu Lese- oder Validierungsfehlern kommen, müssen diese manuell nachbearbeitet werden. Alle korrekt gelesenen und validierten Daten werden an die Finanzbuchhaltung übergeben, die Belegvorerfassung und -indexierung erfolgt automatisch.

Um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, werden die gescannten Belege mit einer elektronischen Signatur versehen und in einem Dokumenten-ManagementSystem, welches auch für weitere Anwendungen eingesetzt wird, archiviert.

Das Fazit Die Einführung eines elektronischen DokumentenManagement-Systems und der vorgelagerten Scanning Software ist für Digmesa ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Mit der Einführung papierloser Workflows kann sichergestellt werden, dass in unserem wachsenden Unternehmen alle Informationen effizient und zuverlässig verarbeitet, bereitgestellt und aufgefunden werden können.

Lösungsanbieter: ALOS AG (Firmenprofil Seite 77)

37

Scanning-Infrastruktur Spezial-Scanner, z.B. für Grossformate, wird man sicherlich auch nicht dezentral verteilen, da diese Geräte allein von den Anschaffungskosten her nicht mehrfach zur Verfügung gestellt werden können. Andererseits nimmt der dezentrale Bereich insbesondere durch das mobile Scanning zu, sodass man in vielen Fällen Mischformen finden wird. Ausserdem will man vielleicht auch nicht, dass die vertrauliche Post der Geschäftsleitung in der Poststelle gescannt wird.

Ein weiterer Einflussfaktor bei der Auswahl der Architektur sind auch die erforderlichen Abläufe. Wenn z.B. aufgrund von rechtlichen Auflagen gescannte Dokumente direkt mit einem Zeitstempel versehen und signiert werden müssen, ohne dass eine Person dazwischen eingreifen kann, dann sind dafür Systeme erforderlich, die einen solchen Zeitstempel- und Signaturdienst unterstützen.

Dies kann gegebenenfalls bedeuten, dass das System einen externen zertifizierten Zeitstempeldienst aufrufen muss, um dann den erhaltenen Zeitstempel mit der Signatur an das Dokument zu binden. In diesen Fällen ist dann oft auch ein Hardware Security Module (HSM) erforderlich, das einen Eingriff in den Ablauf verhindern soll.

5.4

Dimensionierung

Wichtige Faktoren bei der Dimensionierung der Scanning Infrastruktur sind: 

Menge der zu scannenden Dokumente pro Tag/Woche/Monat



zu scannende Formate und deren Häufigkeit



Art und Vielfalt der Dokumentenklassen



Ort und Zeitpunkt der Digitalisierung



Zweck der Digitalisierung und Art der Weiterverwendung.

Die Dimensionierung darf auch nicht unabhängig von der Architektur betrachtet werden. Entscheidet man sich für eine dezentrale Scanning-Lösung, dann wird man eine grössere Zahl kleinerer Systeme haben, während bei einer zentralen Lösung wenige grosse Systeme zum Einsatz kommen.

38

Scanning-Parameter Best Practice: Papierlose Dossierführung bei der Kantonalen Steuerverwaltung Thurgau Die Kantonale Steuerverwaltung Thurgau ist verantwortlich für die Veranlagung der direkten Steuern von Bund, Kanton und Gemeinden. Überdies fakturiert sie sowohl die direkten Bundessteuern, die Erbschafts- und Schenkungssteuern sowie Liegenschafts- und Grundstückgewinnsteuern. Mit der Einführung eines elektronischen Archivs in den Bereichen Veranlagung und Bezug verfolgte die Verwaltung das Ziel der papierlosen elektronischen Aktenführung.

Elektronische Steuerakten Durch eine gesamtheitliche Dossierführung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen, wie Dokumenten aus Bezugsapplikationen oder gescannte und elektronisch eingereichte Steuererklärungen, sollte die Effizienz gesteigert und eine einheitliche Archivierung erreicht werden. Dazu wurden die Fachapplikationen abx-tax.gov und abx-tax.pub über die ECM-Integrationsplattform ECM.ip der Abraxas Informatik AG an das Archiv angebunden. ECM.ip nimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen entgegen und bereitet sie entsprechend den Archivkonventionen auf. Zur Konvertierung der PDF-Dokumente nach PDF/A-2, der Einbettung der Metadaten und Validierung sowie für das Zerlegen von PDFs in einzelne standardkonforme Seiten wurden 3-Heights™-Produkte der PDF Tools AG in die ECM.ip-Lösung integriert.

Effiziente Verwaltungsprozesse Anstelle des bisherigen Papierprozesses werden die rund 155 000 Steuererklärungen pro Jahr nun nach dem Eingang in den 80 Steuerämtern des Kantons Thurgau gesammelt.

54

Scanning-Parameter Im Scan-Center werden die Akten digitalisiert sowie die Bilder und Daten aufbereitet. Diese Rohdaten werden anschliessend in das PDF/A-2-Format konvertiert und mit einer digitalen Signatur für die Langzeitarchivierung bereitgestellt. Zu den Rohdaten werden für die elektronische Weiterverarbeitung sogenannte Nutzdaten der Steuererklärungen erstellt. Diese werden für die Bearbeitung im DMS optimiert und ebenfalls nach PDF/A2 konvertiert. Zur Sicherstellung von Qualitäts- und Rechtssicherheitsaspekten prüft der PDF/A-Validator, dass sämtliche ins DMS fliessende Dokumente die gewünschte Konformität erfüllen.

Durch die umfassenden elektronischen Dossiers ist die Bearbeitung unabhängig vom physischen Ort der Akten möglich. Veranlagungsexperten und Wertschriftenspezialisten der Steuerverwaltung sowie Mitarbeitende der 80 Gemeindesteuerämter im Kanton TG profitieren von zahlreichen Vorteilen. Die Steuerämter werden bei zunehmendem Aktenvolumen logistisch entlastet, Lageraufwände werden reduziert und die Auskunftsbereitschaft wird dank des schnelleren Aktenzugriffs verbessert.

«Die kundenorientierte und kompetente Unterstützung der PDF Tools AG war uns im Projekt Full-Tax eine grosse Hilfe. Gemeinsam konnten optimale Prozesse für eine rechtssichere Langzeitarchivierung der digitalen Steuererklärungen gefunden werden», sagt Fabian Dux, Projektleiter Full-Tax, Kant. Steuerverwaltung TG. Lösungsanbieter: PDF Tools AG (Firmenprofil Seite 79)

55

Scanning-Parameter eXtensible Metadata Platform – XMP Bei XMP handelt es sich um die Spezifikation 

eines Datenmodells,



einer Darstellung (Serialisierung) und



von Sets von Elementen (Properties)

von Metadaten.

Ursprünglich von Adobe Systems entwickelt, wurde die Spezifikation 2012 als ISO Standard 16684-1:2012 veröffentlicht. Die Idee hinter XMP ist es, einen einheitlichen Rahmen für verschiedene Metadaten-Sets zu bieten, damit diese auf einheitliche Art und Weise in die vorhandenen Dateiformate eingebettet werden können. Dabei war das Ziel, dass die Einbettung in einer Weise erfolgt, die die Verwendung durch nicht XMP-fähige Applikationen nicht verhindert.

Die verschiedenen Metadaten-Sets zu einem Dokument bilden logisch gesehen einen Baum, dessen Blätter einzelne Eigenschaften des Dokuments beschreiben. Diese Eigenschaften können wieder zu Zweigen zusammengefasst werden. Dabei kann ein Zweig eine Gruppe zusammengehöriger Eigenschaften des gesamten Dokuments enthalten oder auch die Eigenschaften eines eingebetteten Objekts, z.B. eines Bildes, zusammenfassen.

Für die Darstellung wird in den meisten Fällen RDF:XML, die XML-Darstellung des Resource Description Frameworks verwendet, weil dieses Format geeignet ist, die Baumstruktur abzubilden und von seinen Elementen her bereits für Metadaten konzipiert ist.

Der dritte Aspekt ist die Definition von Standard-Sets von Elementen, die ihrerseits oft bereits anderweitig definiert sind, wie z.B. die Dublin-Core-Elemente oder die EXIFElemente.

An dieser Stelle sollte angemerkt werden, dass es sich bei XMP und RDF in gewisser Weise um eine Parallelentwicklung handelt. Andererseits kann man XMP auch als Konkretisierung des eher abstrakten RDF-Standards verstehen.

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Verarbeitung Best Practice: Auto Interleasing Mehr PS in der Rechnungsbearbeitung Auto Interleasing ist ein Familienunternehmen und steht seit über 60 Jahren für professionelles Full-ServiceFlottenmanagement. Das Unternehmen ist der einzige banken- und markenunabhängige FlottenmanagementLeasinganbieter in des Schweiz. 50 Mitarbeiter kümmern sich um die Belange des Kunden. Eine Flotte kann aus 7 oder 700 Fahrzeugen bestehen. Flexibilität und Zeit für das Kunden-Kerngeschäft erfordern daher ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement; um dieses auch in Zukunft sicherzustellen, entschied man sich letztendlich für ELOprofessional. Das ECM-System hat ITLeiter Philipp Spaniol und sein Team überzeugt. Ziel war es vorrangig, das Rechnungsmanagement weitestgehend zu automatisieren.

«Die Verbuchung der eingehenden Rechnungsbelege läuft jetzt viel schneller und effizienter, allein durch die Vermeidung von Buchungsfehlern und den daraus wegfallenden Stornierungsläufen. Darüber hinaus haben wir jetzt eine strukturierte Rechnungsarchivierung», Philipp Spaniol, IT-Manager Auto Interleasing AG. 2010 fiel der Startschuss für das ECM-Projekt. In der ersten Etappe wurde ein mehrtägiger Workshop durchgeführt. Nach der Grundinstallation und -konfiguration der benötigten Komponenten wurde vom zuständigen Business-Partner ein Test-System aufgesetzt.

Zu Beginn ist der ELO DocXtractor angepasst worden. Er ist ein Modul zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten.

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Verarbeitung Hierzu hat das Projektteam ERP-seitig Matchingdaten festgelegt und verschiedene Validierungsdatenquellen erstellt für eine optimale Positionserfassung. Die Benutzeroberfläche, das Frontend, ist auf der Basis von .NET angepasst worden. Es öffnet sich automatisch aus dem Workflow im ELO-Client und zeigt das jeweilige Rechnungsdokument an.

Zwecks Arbeitserleichterung sind alle Erfassungsplätze mit zwei Bildschirmen ausgestattet und das Frontend entsprechend angepasst worden. So können Mitarbeiter neben den Rechnungskopfdaten bis zu drei Seiten eines mehrseitigen Dokuments gleichzeitig ansehen.

Abschliessend sind alle Systeme im März 2011 miteinander auf Basis von ELOprofessional verzahnt worden, inklusive der Integration des ERP-Systems MILES. Während dieser Testphase wurden die Erkennung und die Arbeit mit dem ELO-Client nochmals auf die Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt. Seit dem Juni 2011 läuft ELO produktiv.

Die Daten werden eingescannt, vom ELO DocXtractor erfasst und automatisch im ERP-System verbucht. Die vorhandenen Positionsdaten jeder Rechnung werden dabei zu neuen Positionsdaten zusammengefasst und abschliessend im ERP-System verbucht. Die Rechnung erhält in ELO einen Buchungsstempel.

Die Erfassung der Positionen wird dabei von finanzmathematischen Berechnungsverfahren unterstützt. Diese ermöglichen es, zum einen die in der Schweiz typische Rundung auf 5 oder 10 Rappen neu zu berechnen, und zum anderen auch die automatische Kalkulation von Rechnungsrestwerten zu neuen, verbuchbaren Positionen.

Der ELO-Workflow steuert die Rechnung daraufhin durch den Freigabeprozess und endet in ELO, das ERP-System holt sich von dort aus die freigegebenen Daten und prüft automatisch nochmal die Richtigkeit. Sobald alles in Ordnung ist, kann der Sachbearbeiter die Rechnung buchen.

Lösungsanbieter: ELO Digital Office CH AG, (Firmenprofil Seite 79)

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Glossar

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Glossar

dpi dots per inch (Punkte pro Zoll), Mass für die Druckqualität Dublin Core Spezifikation eines Basis-Sets von Metadaten, Näheres siehe http://dublincore.org E-Post Vertrauliche E-Mail mit gesicherter Zustellung analog zur klassischen Briefpost Farbmodell Farbmodell ICR Intelligent Character Recognition IWR Intelligent Word Recognition, Handschrifterkennung OCR Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung OCR-Engine Implementierung eines definierten Algorithmus zur Erkennung von Schriftzeichen PDF Portable Document Format, von Adobe Systems definiertes und kontrolliertes Format zur portablen Speicherung von Dokumenten mit dem Ziel, eine möglichst originalgetreue Reproduktion auf unterschiedlichen Plattformen zu gewährleisten PDF/A Portable Document Format for Archiving; Teilmenge des Portable Document Formats von Adobe zur originalgetreuen Reproduzierbarkeit von archivierten Dokumenten 74

Glossar ppi Pixel per inch, Pixel pro Zoll, Mass für die Scan-Auflösung RTF Rich Text Format, 1987 von Microsoft eingeführtes Format zum Austausch formatierter Texte zwischen verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen und Plattformen SANE Scanner Access Now Easy, Alternative zur TWAINSchnittstelle ursprünglich für Linux mit Portierungen zu MacOS/X und Windows Sidecar File Datei mit zusätzlichen Informationen zu einem Dokument, meist Metadaten, die aufgrund des verwendeten Formats nicht in der Originaldatei gespeichert werden können oder während einer folgenden Verarbeitung verloren gehen könnten TIFF Tagged Image File Format, Format zur verlustfreien Speicherung von Bilddaten TWAIN Standard zum Datenaustausch zwischen Computern und Bildeingabegeräten wie Scannern und Digitalkameras (Technology Without An Interesting Name) XML eXtensible Markup Language; OASIS-Spezifikation für erweiterbare Markierungssprachen XMP eXtensible Metadata Platform; Adobe-Spezifikation für die Speicherung von Metadaten in einer PDF-Datei

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Literaturverzeichnis

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Literaturverzeichnis

[DCMI2012] Dublin Core Metadata Initiative: Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1, http://dublincore.org/documents/dces/, zuletzt gefunden: 15.04.2013 [WPSNT2013] Wikipedia:Shannon-Nyquist-Abtasttheorem, https://de.wikipedia.org/wiki/ Nyquist-Shannon-Abtasttheorem, zuletzt gefunden: 2. April 2013 [BPX10] Moser, Ulrich & Dalla Vecchia, Martin: ITSourcing / Outsourcing, Rheinfelden (CH), 2006, ISBN: 3-905413-10-8 [RFC822] Crocker, David H.: Standard for the Format of ARPA Internet Text Messages, https://tools.ietf.org/html/rfc822, zuletzt gefunden: 3. April 2013 [SMSTOOLS3] Kasvi, Keijo:SMS Server Tools 3, http://smstools3.kekekasvi.com, zuletzt gefunden: 3. April 2013 [BPX21] Hinkelmann, Knut u.a.: DMS, Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung (DMS/EA) fĂźr Unternehmen und Ăśffentliche Verwaltungen, Rheinfelden (CH), 2009, ISBN: 978-3-905413-19-9

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Profile der Editionspartner

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Profile der Editionspartner

ALOS AG Stefan Kaufmann Loostrasse 17 CH-8803 Rüschlikon Tel.: +41(0)43 388 10 88 info@alos.ch www.alos.ch Die ALOS AG mit Sitz in Rüschlikon wurde 1946 gegründet und ist als Systemhaus auf das Themengebiet DokumentenManagement spezialisiert. ALOS setzt auf flexible und innovative Software-Lösungen und betreut heute mehr als 400 Kunden in der Schweiz.

Die Kernkompetenzen liegen in den Bereichen DocumentManagement, Invoice-Management, Workflow-Software, BelegKlassifizierung sowie Image- und Data-Capture-Lösungen. Mit ALOS Software-Lösungen lassen sich Dokumentenprozesse umsetzen, wie etwa die Rechnungsprüfung, die Auftragsabwicklung, Projektanträge, Investitionsanträge, Reklamationen, die Prüfung technischer Unterlagen und vieles mehr.

Best Practice «DIGMESA AG» Seite 36

Hyland Software Switzerland GmbH Daniel Izsak Baarerstrasse 10 CH-6300 Zug Tel.: +41 (0)41 729 63 33 AnyDocInfo@hyland.com www.anydocsoftware.ch / www.hyland.com Hyland Software gehört weltweit zu den grössten, unabhängigen Enterprise Content Management (ECM) Software-Anbietern.

Zusammen mit unserem Netzwerk von über 300 Partnern in 60 Ländern bieten wir kundenspezifische ECM-Lösungen. Das AnyDoc-Lösungsportfolio bietet intelligente Lösungen für zentrales und dezentrales Scannen, automatische Klassifikation sowie Datengewinnung aus Dokumenten aller Art. AnyDocLösungen können unabhängig als Stand-Alone-System, in Kombination mit einem bereits bestehenden DMS-System oder als Front-End zur Content-Management-Plattform OnBase von Hyland Software eingesetzt werden.

Best Practice «Sixt» Seite 23 77

Profile der Editionspartner Arcplace AG Robbert Spierings Wiesenstrasse 14 CH-8008 Zürich Tel.: +41 (0)44 260 80 00 info@arcplace.ch www.arcplace.ch Die Schweizer Arcplace AG beschäftigt sich als Dienstleisterin mit den Bereichen Scanning, Archivierung und Backup für Unternehmen. Durch die Kombination neuester Technologie mit innovativen Servicemodellen wie Cloud oder Managed Services, ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse hochwertige Lösungen bereitzustellen.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace erfolgreich Lösungen in den Bereichen Archivierung und Backup für über 300 Firmen in der Schweiz umgesetzt und ein einzigartiges Portfolio von Scanning-, Archivierungs- und Backupservices entwickelt.

Best Practice «Livit AG» Seite 18

Canon (Schweiz) AG Claudio Blättler Richtistrasse 9 8304 Wallisellen Tel.: +41 (0)848 833 835 info@canon.ch www.canon.ch Die Canon (Schweiz) AG mit Sitz in Wallisellen zählt zu den führenden Anbietern von Technologien im Office-Bereich. Hohe Qualität und modernes Design sind Kennzeichen der CanonProdukte.

Neben den erfolgreichen Hardwareprodukten gehören technologisch fortschrittliche Lösungen in den Bereichen «Document Management Solutions», «Managed Print Services» und «Professional Printing Solutions» ebenso zur Produktpalette wie auch entsprechende, modular auswählbare Pre- und AftersalesDienstleistungen.

Canon ist mit zwölf Standorten in der gesamten Schweiz vertreten und kann aufgrund seiner kompetenten Spezialisten sowohl im Verkauf als auch in der Service- und Support-Organisation eine einzigartige und individuelle Kundenbetreuung gewährleisten.

Best Practice «Einwohnerkontrolle Winterthur» Seite 28 78

Profile der Editionspartner ELO Digital Office CH AG Helmar Steinmann Lagerstrasse 14 CH-8600 Dübendorf Tel.: +41 (0)43 544 39 10 info@elo.ch www.elo.ch ELO Digital Office entwickelt und vertreibt Software-Lösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow – und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content® Management (ECM) ab. Die ELO -Produktpalette besteht aus drei Linien: der Einstiegslösung ELOoffice, der modularen Client-/ Server-Lösung für den Mittelstand ELOprofessional sowie der plattformunabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen High-End-Lösung ELOenterprise. Die Systeme sind untereinander voll kompatibel.

Die ELO-Produkte finden Einsatz in Organisationen unterschiedlichster Branchen und Grösse. Über das Netzwerk von Systempartnern werden dabei weltweit über 600 000 Arbeitsplätze betreut.

Best Practice «Auto Interleasing» Seite 68

PDF Tools AG Dr. Hans Bärfuss Kasernenstrasse 1 CH-8184 Bachenbülach Tel.: +41 (0)43 411 44 51 pdfsales@pdf-tools.com www.pdf-tools.com PDF Tools AG ist ein weltweit führender Hersteller von Softwarelösungen und Programmierkomponenten für die PDFund PDF/A-Erzeugung, -Bearbeitung, -Wiedergabe und –Archivierung. Die Architektur der leistungsfähigen Software wurde auf die performante Bearbeitung grosser Dokumentenvolumen ausgelegt. Die vielseitigen Produkte sind besonders für die Unterstützung von Arbeitsprozessen in Unternehmungen sowie als Komponenten für Integratoren und OEM-Kunden geeignet.

Für das Erzeugen von PDF/A-Dateien aus gescannten und via Faxempfangenen Bildern bietet PDF Tools AG Lösungen an, welche die wichtigsten Anforderungen wie kleine Dateigrösse, Durchsuchbarkeit und eingebettete Metadaten erfüllen.

Best Practice «Steuerverwaltung Thurgau» Seite 54

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Autorenteam & BPX

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Autorenteam & BPX Ulrich Moser Diplom-Mathematiker, Ruhr-Universität Bochum Geschäftsführer bei ZPK Moser UG, Schulung − Beratung − Coaching und Trainer der Oracle University, www.zpkmoser.de

Die rechtlichen Grundlagen, also Kapitel 3, wurden von den beiden Autorinnen der IT & Law Consulting GmbH mit Sitz in Zug erstellt (ohne Abschnitt zu Deutschland und Österrreich) www.itandlaw.ch Doris des Art lic. iur., juristische Mitarbeiterin bei der IT & Law Consulting GmbH, doris.des.arts@itandlaw.ch Maria Winkler Juristin (mag. iur.) und Geschäftsführerin der IT & Law Consulting GmbH, maria.winkler@itandlaw.ch

BPX steht für Best Practice Xperts Martin Dalla Vecchia lic. rer. pol.

Dalla Vecchia GmbH Herausgeber der BPX-Booklets Ziel von BPX ist es, komplexe Themen praxisgerecht für das Management aufzubereiten: kurz & prägnant. www.bpx.ch

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Zu folgenden Branchen finden Sie Praxis­beispiele: – Immobilienmanagement – Präzisions-Messgeräte – Autovermietung – Einwohnerkontrolle – Flottenmanagement – Steuerverwaltung Übersichten, Checklisten und Praxistipps ­machen aus diesem Booklet eine wertvolle ­Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2013 www.bpx.ch 30 CHF / 20 €

DokumentenScanning Ulrich Moser

Vom Papier zum digitalen Dokument

Nr. 32

ISBN 978-3-905413-53-3

Dokumenten-Scanning — Vom Papier zum digitalen Dokument

In dieser Publikation geht Ulrich Moser auf folgende Punkte ein: – der Weg vom Paper bis zu digitalen Akte – nötige Infrastruktur ­– Beschreibung der Scanning Parameter – Stand der Erkennungstechnologie – Informationen zu den Scanning Services – Art der Eingangsquellen – Weiterverarbeitung

www.bpx.ch Cover-Scanning.indd 1

www.bpx.ch 09.05.2013 13:22:04