DMS

2009

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Was ist Dokumentenmanagement (DMS)?

Was ist Elektronische Archivierung (EA)?

Wo liegen betriebswirtschaftliche Potenziale?

Wie findet man den richtigen DMS-Anbieter?

Welche Evaluationskriterien sind zentral?

Wie rechnen sich DMS/EA-Systeme?

Welche Gesetze (D, A, CH) sind relevant?

Das Booklet «DMS Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung» in der 2. Auflage bietet das Wichtigste zum Thema: kurz und prägnant.

Editionspartner:

Praxisbeispiele zu folgenden Branchen: ■ Telekommunikation ■ IT-Dienstleister ■ Gesundheitswesen ■ Verwaltung ■ Getränkehersteller ■ Nahrungsmittelhersteller ■ Sicherheitsanlagen ■ Elektronische Zertifikate Übersichten, Checklisten und Praxistipps machen aus diesem Booklet eine wertvolle Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition 2009 www.bpx.ch 30 CHF / 20 € ISBN 978-3-905413-19-9

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ageern! n a M Waisssen müss w

DMS DMS Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung

Die Bewältigung immer grösserer und heterogenerer Dokumentenmengen erhöht zusehends auch den Druck in Gemeinden und mittelständischen Unternehmen, nach elektronischen Lösungen zu suchen. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Elektronische Archivierungen (EA) bieten ausgereifte Technologien dazu. Um DMS und EA erfolgreich einzuführen, muss jedoch vor allem unternehmensintern viel Vorarbeit geleistet werden.

Knut Hinkelmann Barbara Thönssen Maria Winkler

Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung f ü r U n t e r n e h m e n u n d ö ff e n t l i c h e Ve r w a l t u n g 2., überarbeitete Auflage Editionspartner:

Gesetzlicher Rahmen: D, A, CH Dokumentenmanagement DMS Elektronische Archivierung EA Elektronische Rechnung Schutz der Integrität (Zertifikate) Evaluation & Stolpersteine Einführung & Betrieb Praxisbeispiele Checklisten Trends

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Knut Hinkelmann Barbara Thönssen Maria Winkler

DMS Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen 2., überarbeitete Auflage

BPX-Edition Rheinfelden/Schweiz

BPX E-Mail Internet

Best Practice Xperts edition@bpx.ch www.bpx.ch

Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen, Maria Winkler

Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen 2., überarbeitete Auflage Vorwort von Lukas Fässler Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition 2009 ISBN 978-3-905413-19-9

© 2009 BPX-Edition Rheinfelden Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind vorbehalten. Kein Teil des Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden.

Herstellung: BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz Druck und Verarbeitung: Druckerei Flawil AG

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Inhalt Vorwort von Lukas Fässler 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 7 7.1 7.2 8 9 10 11 12 3

Management Summary Gesetzliche Grundlagen Dokumentationspflichten Rechtslage in der Schweiz Rechtslage in Deutschland Rechtslage in Österreich Kurz und bündig Lösungen für DMS & Archivierung Definition und Übersicht Die wichtigsten Module und Funktionen Kostenstruktur DMS für Unternehmen & Verwaltungen Gründe für den Einsatz Unterstützung Geschäftsziele/-prozesse Lebenszyklus von Dokumenten Geschäftsfallorientierte Bearbeitung Integration in bestehende Anwendungen Schutz der Integrität E-Mail-Archivierung Physische Dokumentenverwaltung Evaluation Checkliste: Stolpersteine DMS-Projekte Checkliste: Evaluation und Einführung Ziele, Anforderungen und Messkriterien Pflichtenheft und Referenzinstallationen Vertragsabschluss Fokus: Kleine Unternehmen?

Fokus: Öffentliche Verwaltungen Einführung und Betrieb Projektmanagement und Kommunikation Rahmenkonzept und Archivhandbuch Die Rolle eines Beraters Ausbildungsbedarf Change Management Installation, Wartung und Support Datenübernahme DMS- und Archivierungsmarkt Überblick über die Softwarelandschaft Outsourcing, ASP und SaaS Ausblick Literatur & Websites Glossar & Internetadressen Profile der Editionspartner Autorenteam & BPX

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Vorwort

Der Umgang mit Informationen im Unternehmen (Privatwirtschaft) oder im Staat (Bund, Kantone, Gemeinden) ist in verschiedener Hinsicht von zentraler Bedeutung. Beide sind auf Informationen angewiesen. Ohne den Zugang zu Informationen ist ein Unternehmen tot und die staatlichen Institutionen sind nicht mehr in der Lage, ihre gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen. Früher waren Unternehmens- oder VerwaltungsInformationen vornehmlich auf Papier gespeichert, heute werden über 90% aller geschäftsrelevanten Informationen in Informatiksystemen (Datenbanken, Files der Büroautomation usw.) gespeichert.

Die Festlegung der Grundsätze im Umgang mit allen Informationen im Unternehmen oder in der Verwaltung liegt ausschliesslich und zuerst in der Verantwortung der Führungskräfte. Es sind dies der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung bzw. die Exekutive (z.B. Stadtrat oder Gemeinderat, Regierungsrat, Departementssekretäre). Sie haben die primäre Verantwortung für die Auswahl (cura in eligendo), die Instruktion (cura in instruendo) sowie die Überwachung (cura in custodiendo) von Personen, Infrastrukturen oder Prozessen zur Sicherstellung eines geordneten und gesetzeskonformen Informationsmanagements. Verantwortung kann man nicht delegieren. Sie verbleibt in jedem Falle bei den zuständigen Führungskräften.

Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung für die Erfüllung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten der Führungskräfte, dass diese bestimmen, wer wie, wann, wie oft, in welcher Form und wo die geschäftsrelevanten Informationen bearbeitet, zwischenspeichert (Zwischenarchiv) oder gesetzeskonform aufbewahrt (Langzeitarchiv). Die Führungskräfte tun gut daran, die einmal festgelegten Prozesse, Anforderungen und Massnahmen auf ihre Umsetzung im Unternehmen oder in der Verwaltung zu prüfen. Mindestens einmal jährlich gibt sich der Verwaltungsrat darüber Rechenschaft, ob die für ihn und das Unternehmen anwendbaren Compliance-Grundsätze (Corporate Governance) hinreichend bekannt sind und diesen dauernd nachgelebt wird (Art. 20 Abs. 2 des swiss code of best practice for corporate governance, Ausgabe Juli 2007, economiesuisse). Dieselben Grundsätze sind auch für die Exekutivmitglieder in den öffentlichen Verwaltungen aller Staatsorganisationen anwendbar (http://www.fsdz.ch - Fachartikel «Sorgfaltspflichten der Exekutive»).

Das vorliegende Booklet fasst in übersichtlicher und gut strukturierter Weise die wichtigen Grundlagen zusammen und gibt damit zielgerichtet und schnell umfassende und gute Entscheidungsgrundlagen, damit Führungskräfte das Richtige auch richtig tun.

Lukas Fässler Rechtsanwalt & Informatikexperte Zug

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Management Summary

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Management Summary

Was sollten Geschäftsleitung und Führungskräfte über Dokumentenmanagement und Archivierung wissen?

1.

Es gibt Sorgfaltspflichten, die einzuhalten sind!

Es geht darum, den Lebenszyklus von Dokumenten transparent zu machen, zu kontrollieren und in die Geschäftsprozesse zu integrieren.

2. Ein effizientes Dokumentenmanagement spart Geld und Zeit!

Die Bewältigung immer grösserer, immer heterogenerer Dokumentenmengen erhöht den Druck auf Unternehmen und öffentliche Verwaltungen.

3. Unterscheidung: Dokumentenmanagement und Archivierung Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen das Speichern, Suchen, Anzeigen und Modifizieren von Dokumenten, die noch in Bearbeitung sind, z.B. ein Projektbericht. Demgegenüber sind Elektronische Archive (EA) oder Archive Information Systems (AIS) auf die Verwaltung von nicht veränderbaren Dokumenten, z.B. gescannten Verträgen, spezialisiert. Je nach Bedarf in einem Unternehmen ist zusätzlich zum DMS ein eigenständiges AIS erforderlich.

4. Die DMS-Technologie ist ausgereift!

Software für das Dokumentenmanagement und die Elektronische Archivierung ist seit mehr als 25 Jahren erhältlich. Die Technologie ist ausgereift und die Funktionalität gut dokumentiert. Der DMS-Markt mit mehr als 70 Anbietern allein in Europa ist breit und volatil.

5. Dokumentenmanagement betrifft das ganze Unternehmen!

DMS-Projekte scheitern in den seltensten Fällen an der Wahl der falschen Software, sondern an der fehlerhaften Einschätzung des Potenzials: Ein DMS ist keine Fachapplikation, sondern ein Querschnittsystem, dessen Nutzen in der organisationsübergreifenden Verwendung und unternehmensweiten Sicherheit der Dokumentenbestände liegt und nicht in der effizienteren Verwaltung von Abteilungsablagen.

Eine strategische Ausrichtung eines DMS-Projekts bietet die Chance, dass das DMS einen signifikanten Beitrag zur Erreichung der Geschäftsziele leistet, und 5

Management Summary

verringert das Risiko, dass der interne Aufwand für die Durchführung des Projekts unterschätzt wird.

Um die passende DMS-Software und Betriebsart zu ermitteln, sind informatikseitig Bedürfnisse und Möglichkeiten der Mandantenfähigkeit abzuklären, die physische Speicherung der Dokumente festzulegen und Schnittstellen zwischen DMS und bereits im Unternehmen vorhandenen Systemen (wie beispielsweise MSOffice oder SAP) zu definieren.

Speziell bei kleinen Firmen ist abzuklären, ob das DMS intern oder extern betrieben werden soll. Ein Outsourcing oder ein gemietetes DMS kann die Sicherheit der Dokumente gewährleisten, ohne dass das benötigte Know-how mit internen Ressourcen aufgebaut und sichergestellt werden muss.

Bei der DMS-Einführung sind folgende Punkte zu beachten: Ziele und Anforderungen der Organisationseinheiten ermitteln und konsolidieren Zu verwaltende Dokumente analysieren und klassifizieren Den Lebenszyklus der Dokumente definieren Arbeitsabläufe ändern.

Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft.

Im Gegensatz dazu besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland ein Dokumentenmanagementsystem.

Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: «Wissenschaftliche Studien belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten durch Dokumentenmissmanagement verschwenden.»

Henner von der Banck, Geschäftsführer VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

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Gesetzliche Grundlagen

2

Gesetzliche Grundlagen1

2.1

Dokumentationspflichten

Inhalt und Zweck der Dokumentationspflichten von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen Geschäftsdokumente bzw. die darin enthaltenen Informationen stellen für Unternehmen und Behörden einen bedeutenden Vermögenswert dar. Sie dienen der Sicherstellung der ordentlichen, effizienten und nachweisbaren Geschäftsführung, dem Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften, der Stärkung der eigenen Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten sowie der Bewahrung des organisationsspezifischen, persönlichen oder kollektiven Gedächtnisses.

Der sorgfältige Umgang mit Geschäftsdokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus2 von der Entstehung bzw. vom Eingang bis zu ihrer Vernichtung umfasst die beiden folgenden Aufgabenbereiche: Identifikation der für den eigenen Geschäftsbereich relevanten Dokumente.

Sicherstellung der Integrität, Verfügbarkeit und Beweiskraft dieser Dokumente über den gesamten Lebenszyklus.

Um ein gesetzeskonformes Dokumentenmanagement sicherzustellen, müssen beide Aufgabenbereiche sorgfältig erfüllt werden.

Aufbewahrungspflichtige Dokumente Die geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften in Deutschland, Österreich und der Schweiz verpflichten Unternehmen, die Geschäftsfälle, welche sich in der Buchhaltung und der Steuererklärung niederschlagen, umfassend zu dokumentieren und die dabei entstehenden Dokumente langfristig aufzubewahren. Für viele Branchen existieren zusätzlich spezialgesetzliche Vorschriften, welche direkt oder indirekt Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten beinhalten. Und nicht zuletzt sind Geschäftsdokumente auch erforderlich, um die eigene Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten zu stärken.

1 2

7

Kapitel 2 wurde von Maria Winkler verfasst.

Eine Beschreibung des Lebenszyklus finden Sie im Abschnitt 4.3.

Gesetzliche Grundlagen

Während private Unternehmen ihre Geschäftsdokumente nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist vernichten dürfen, müssen Unternehmen im Bereich der öffentlichen Verwaltung sogenannte archivwürdige Akten vor einer eventuellen Vernichtung zwingend dem zuständigen Archiv zur Übernahme anbieten. Werden die Akten übernommen, dann werden diese unbeschränkt lange archiviert. Die Archivierungsvorschriften im Bereich der öffentlichen Verwaltung sollen die langfristige Bewahrung von Akten zu rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wichtigen Ereignissen sicherstellen3.

Unternehmen und Behörden müssen geschäftsrelevante Dokumente ablegen und archivieren. Geschäftsrelevant sind alle Dokumente, welche durch das Unternehmen erstellt werden oder welche dieses von Dritten erhält und welche allgemein aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden; sich in der Buchhaltung niederschlagen; aufgrund besonderer spezialgesetzlicher Vorschriften erstellt und archiviert werden müssen; das Unternehmen als Gesellschaft betreffen4, dem Nachweis der Geschichte des Unternehmens oder wichtiger rechtlicher, historischer, wirtschaftlicher, kultureller, sozialer oder politischer Ereignisse dienen5.

Rolle und Funktionsweise der elektronischen Signatur Die nachstehenden Ausführungen gelten Schweiz, Deutschland und Österreich.

für

die

Da viele Unternehmen und Behörden ihre Geschäftsdokumente vielfach nur mehr elektronisch ablegen und archivieren und im Rahmen des elektronischen Geschäftsverkehrs mit ihren Vertragspartnern bzw. mit dem Bürger elektronisch kommunizieren, kann die Verwendung der elektronischen Signatur gesetzlich vorgeschrieben oder zumindest empfehlenswert sein.

3 4 5

8

Art. 2 des schweizerischen Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA; SR 152.1) Beispielsweise Statuten, VR-Protokolle usw.

Dieser Teil ist für Behörden zwingend, für private Unternehmen freiwillig.

Gesetzliche Grundlagen

Best Practice: Praktischer Einsatz des elektronischen Zertifikats im DMS-Umfeld Von QuoVadis Trustlink Schweiz AG Für die gesetzeskonforme Ablage und Archivierung von elektronischen Dokumenten ist die elektronische Signatur oder der elektronische Zeitstempel von grosser Bedeutung, ersparen doch diese dem Anwender einmal beschreibbare optische Speichersysteme. Die elektronische Signatur und der Zeitstempel stellen die Datenintegrität (Unverfälschbarkeit), Authentizität (Urheberschaft) und die Unanfechtbarkeit des Dokumentes sicher. Die Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung werden erfüllt, ohne dass spezielle Speichersysteme eingesetzt werden müssen.

Die elektronische Signatur verhindert, dass Dokumente nachträglich und unentdeckt manipuliert oder verändert werden können. Eine nachträgliche Veränderung führt automatisch zur Ungültigkeit der elektronischen Signatur.

Viele DMS und Archivlösungen können heute mit elektronischen Zertifikaten umgehen und unterstützen die notwendigen Arbeitsschritte für das Signieren von Dokumenten für die spätere gesetzeskonforme Dokumentaufbewahrung.

Signieren beim Scanning-Arbeitsplatz Der Anwender scannt einzeln oder stapelweise Dokumente ein. Die erfassten Daten werden vom System automatisch dem Signierungsprozess zugeführt und vom Scanning-Benutzer mittels Eingabe seines PIN-Codes zur Signierung freigegeben. Ist die Signierung erfolgt, wird das einzelne Dokument oder der ganze Stapel mit dem Status «signiert» zur Weiterverarbeitung dem nächsten Arbeitsschritt bzw. dem elektronischen Archivsystem übergeben.

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Gesetzliche Grundlagen

Zu diesem Zweck werden typischerweise persönliche fortgeschrittene Zertifikate auf USB Token oder Smartcard eingesetzt. Möglich ist auch der Einsatz von fortgeschrittenen Zertifikaten, die auf die Firma ausgestellt werden.

Automatisches Signieren im Batch-Verfahren Die zur Archivierung aufbereiteten Dokumente und Daten werden über einen speziellen Dienst vor der eigentlichen Archivierung mit einer elektronischen Signatur versehen. Die Signatur kann dabei auf den einzelnen Objekten, welche in verschiedenen Formaten vorliegen (PDF, PDF/A, TIFF usw.), angebracht werden. Möglich ist auch das Signieren von ganzen Ordnerstrukturen. Die Signatur wird beim PDFFormat direkt in das Dokument integriert, bei anderen Formaten wie z.B. dem TIFF-Format als separates Objekt (Fingerprint) dargestellt und zusätzlich dem Archivsystem übergeben.

QuoVadis empfiehlt für diese Art des Signierens das von der Eidgenössischen Steuerverwaltung definierte ElDI-V-konforme Funktionszertifikat, welches auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Bei grösseren Dokumentvolumen ist der Einsatz eines Hardware Security Module (HSM) von Vorteil.

Archivierung von elektronischen Rechnungen Die Archivierung von elektronisch zugestellten Rechnungen ist sowohl für den Rechnungsteller wie auch den Rechnungsempfänger unerlässlich (siehe ElDI-V der Eidgenössischen Steuerverwaltung). In Anlehnung an das beschriebene Signieren im BatchVerfahren ist die Archivierung der bereits signierten elektronischen Rechnungen in ähnlicher Art möglich.

Elektronischer Zeitstempel als Alternative Ein Zeitstempel ist eine elektronisch signierte Bescheinigung eines anerkannten Zertifikatsanbieters, dass bestimmte elektronische Daten oder Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt in dieser Form vorgelegen sind. Dabei werden die Komprimate der Dokumente (Hashwerte) an das Trustcenter übermittelt und via gesicherte Leitung vom Zeitstempelanbieter dem Kunden wieder zur Verfügung gestellt. Je nach Anforderungen und Dokumentmengen ist dies eine sinnvolle, gesetzeskonforme Alternative zum Einsatz von eigenen Zertifikaten.

Lösungsanbieter: QuoVadis Trustlink Schweiz AG (Firmenprofil Seite 115)

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Gesetzliche Grundlagen

Die elektronische Signatur dient einerseits der Sicherung der Integrität von elektronischen Dokumenten und gilt andererseits als Handunterschriftersatz, falls die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Die elektronische Signatur beruht, vereinfacht gesagt, auf der Verschlüsselung einer für den Dokumenteninhalt repräsentativen Datenkombination. Dazu wird ein Schlüsselpaar benötigt. Der private, geheim zu haltende Schlüssel wird zur Verschlüsselung verwendet, der öffentliche Schlüssel wird über das Internet frei zugänglich gemacht. Er dient der Überprüfung der elektronischen Signatur.

Mit Hilfe mathematischer Verfahren wird vom Text des elektronischen Dokuments ein sogenannter Hashwert gebildet (ein Komprimat des Textes), der mit dem auf einer Chipkarte gesicherten privaten Schlüssel kodiert wird. Bei der Übermittlung des Dokuments im Klartext wird die daraus erstellte Signatur mitgeschickt. Auf dem Computer des Empfängers wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders die Probe durchgeführt. Dabei wird aus dem Text des Dokuments der Hashwert gebildet und die Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt. Sind beide Hashwerte identisch, dann handelt es sich um ein unverändertes Dokument. Jede kleinste Veränderung, auch bloss das Hinzufügen einer Leerstelle, würde den Hashwert verändern.

Um nachweisen zu können, dass die Signatur von einer bestimmten Person stammt und sich der Inhalt des Dokumentes nicht verändert hat, wird das mit der Signatur mitgegebene elektronische Zertifikat verwendet.

Das elektronische Zertifikat, ausgestellt von einer sogenannten anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieterin, zeigt dem Prüfenden alle notwendigen Detailangaben zum Dokument und der signierenden Person.

Durch die Verwendung der elektronischen Signatur kann nachgewiesen werden, dass ein elektronisches Dokument nach der Signierung nicht verändert wurde. Werden zusätzlich Zertifikate verwendet, dann kann die Signatur und die damit signierte Willenserklärung einer bestimmten (natürlichen oder juristischen) Person zugewiesen werden.

Damit die elektronische Signatur der Handunterschrift gleichgestellt ist, müssen in allen drei Staaten gewisse zusätzliche Voraussetzungen erfüllt sein. Diese werden im entsprechenden Kapitel beschrieben.

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Lösungen für DMS & Archivierung

im DMS ermöglichen, werden separat von den Dokumenten gespeichert: Metadaten in einer Datenbank, der Index (an einem anderen Ort) im Dateisystem.

2000567567

Hans Muster 13.09.03 14.10.03 HBD P23/XK081 5

DBMS

... hans, muster, ... fritz, beispiel, ... claudia, braun, ... ...

Geschützter Bereich Kein direkter Zugriff!

Filesystem N:/DMS/DOCS ...

2000567567 2000567568 2000567569 2000567570 ...

P:/DMS/INDEX

Invertierte Liste / Index

Abbildung 6: Speichern von Dokumenten, Deskriptoren und Index

Abbildung 6 zeigt das Speichern von Dokumenten, Deskriptoren und Index (hier auf einem Magnetspeicher).

Recherchieren Die Suche nach Dokumenten erfolgt entweder über die Deskriptoren oder den Index. Zur Suche können dieselben Masken wie zur Ablage verwendet oder spezielle Suchmasken definiert werden. So kann z.B. die Ablagemaske für Korrespondenz genutzt werden, um über den Deskriptor «Betreff» alle Briefe zu finden, bei denen es sich um «Beschwerde(n)» handelt. Es würden jedoch keine Protokolle gefunden, in denen «Beschwerde(n)» ein Thema war. Soll über den gesamten Dokumentenbestand gesucht werden, so können spezielle Recherche-Masken definiert werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Deskriptoren, die für die Suche verwendet werden, auch für alle Dokumente vergeben werden, wie z.B. der Dokumentname oder das Erstellungsdatum.

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Lösungen für DMS & Archivierung

Best Practice: Alcatel-Lucent | Telekommunikation Scanning und Archivierung bei Alcatel-Lucent Mit über 76 000 Mitarbeitern weltweit bietet AlcatelLucent Kommunikationslösungen im Bereich Voice, Data und Video für Telekommunikationsanbieter, InternetService-Provider und Geschäftskunden an.

Anfang 2008 stand Alcatel-Lucent Trade International AG in Basel vor einer grossen Herausforderung: Mehr als 15 000 Dokumente sollten innerhalb von zwei Monaten digitalisiert und den Benutzern in der Schweiz und im Ausland elektronisch zugänglich gemacht werden.

Für dieses Projekt verpflichtete Alcatel-Lucent Trade International den Archivierungsspezialisten Arcplace AG. Die Dokumente wurden vor Ort eingescannt und ein Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem wurde implementiert. Weiter wurde eine eigene Scanning-Station bei Alcatel-Lucent Trade International eingerichtet, damit das Archiv tagesaktuell weitergeführt werden kann «In der Vergangenheit haben wir unsere Dokumente manchmal selbst eingescannt. Als wir jedoch den internen Auftrag erhielten, unser gesamtes Papierarchiv innerhalb von zwei Monaten zu digitalisieren, war uns klar, dass wir dafür externe Hilfe brauchten», erklärt Robert Castagnet, Marketing Manager bei Alcatel-Lucent Trade International. «Deswegen kontaktierten wir darauf spezialisierte Dienstleister. Wir entschieden uns für Arcplace. Neben dem sehr benutzerfreundlichen Archivierungssystem bot Arcplace eine für uns sehr wichtige Funktion, die einer ‹tragbaren Kopie› des Archives, an.»

Scanning-Prozess

Um die Scanningarbeiten speditiv durchführen zu können, baute Arcplace vor Ort zwei Hochleistungsscanningstationen auf, die von einem Team erfahrenener Scanningoperator betrieben wurden. Nach der Definition der Dokumenttypen, der Indexierung und der ScanningParameter begannen die eigentlichen Scan-Arbeiten.

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Lösungen für DMS & Archivierung

Die Indexierung wurde so weit wie möglich dank OCRTechnologie automatisiert. Um eine hohe Qualität zu gewährleisten, wurden die Indexwerte gegen eine existierende Datenbank geprüft. Nach der Validierung wurden die Dokumente im PDF-Format zusammen mit den Indexwerten und einem Volltext-Index im «windream»Archiv gespeichert.

Nur 8 Wochen nach Projektbeginn hatte das ScanningTeam über 1 Million Seiten verarbeitet und diese in das neue, digitale Archivierungssystem übergeführt. Das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem wurde auf einem Server von Alcatel-Lucent Trade International in Basel aufgesetzt, und berechtigte Benutzer erhielten Zugang zum System.

Archivierungssystem

Damit das Team von Alcatel-Lucent Trade International in Basel die Digitalisierung weiterer Dokumente fortsetzen kann, wurde eine eigene Scanning-Station eingerichtet. Neben dem Scanner ist der Arbeitsplatz mit einer speziellen Bildverarbeitungs- und Capturesoftware ausgestattet.

«Wir benutzen dieses System nun seit einigen Monaten und sind sehr zufrieden mit der einfachen Bedienung, der grossen Effizienz und der hohen Qualität. Wir können nun einige hundert Seiten pro Woche selbst scannen und mit Hilfe der Suchfunktion im «windream»Archivsystem jederzeit die benötigten Dokumente auffinden. Dokumente zu suchen, ist nun ein Kinderspiel, und unsere Gänge ins Papierarchiv sind damit Geschichte», erklärt Robert Castagnet.

Komponenten der Lösung: «windream»-Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem Kofax-Capture-Scanning-Software Fujitsu-Scanner Lösungsanbieter: Arcplace AG (Firmenprofil Seite 112)

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Lösungen für DMS & Archivierung

Eine andere Möglichkeit, über den gesamten Dokumentenbestand zu suchen, ist die Volltextsuche (VolltextRetrieval), die Suche über den Index. Jeder darin erhaltene Term kann gesucht und das Dokument, in dem er vorkommt, ermittelt werden. Allerdings ist dann keine Einschränkung der Suche, z.B. nur Korrespondenz, möglich, und die Gefahr, dass nichtrelevante Dokumente gefunden werden, ist gross: Es werden dann beispielsweise auch Vorschriften gefunden, die sich mit der Handhabung von Beschwerden im Unternehmen befassen, oder auch Dokumente, in denen explizit steht, dass es sich um «keine Beschwerde» handelt.

Die meisten DMS bieten eine Verknüpfung der Volltextsuche und der Suche über Deskriptoren an, sodass z.B. nach «Beschwerde» im Text gesucht werden kann, aber nur in den Dokumenttypen «Korrespondenz» und «Protokoll», sodass Handlungsanweisungen nicht gefunden werden.

4.doc 445.doc

567.txt

99.doc

Abbildung 7: Beispiel für eine Suchmaske

Abbildung 7 zeigt ein Beispiel für eine Suche nach Korrespondenz (Dokumenttyp), in der der Begriff «Beschwerde» (Inhalt) vorkommt. Auf der rechten Seite der Abbildung sind die Dokumente zu sehen, auf die diese Suchbedingungen zutreffen.

Die Suche (über den Index oder die Deskriptoren) kann erweitert werden, indem sogenannte «Wildcards» verwendet werden. Sollen zum Beispiel nicht nur Dokumente gefunden werden, in denen der Begriff «Beschwerde» vorkommt, sondern auch «Beschwerden» (Pluralform) oder «Produktbeschwerde» (beson35

Lösungen für DMS & Archivierung

Eine weitere DMS-spezifische Funktion ist das sogenannte «Rendering» oder «Rendition», d.h. die Umwandlung von Textformaten. So kann zum Beispiel die Änderung eines Dokumentstatus von «in Bearbeitung» zu «genehmigt» die automatische Umwandlung eines Word-Files in ein PDF auslösen. Eine andere Möglichkeit ist das manuelle Rendern von Dokumenten, z.B. das «Einfrieren» von Dokumenten, wenn diese nicht mehr verändert werden dürfen, etwa wenn ein Brief verschickt wurde.

Die meisten DMS verfügen über Funktionen für die Wiedervorlage von Dokumenten oder über (einfache) Dokumentfreigabeprozesse. Für ein Dokument können Fristen, Zuständigkeiten und Aktivitäten definiert werden und das DMS «erinnert» den Bearbeitenden aktiv an eine Aufgabe, z.B. die Aktualisierung eines Berichts.

Auch hier gilt: Komplexere Anforderungen, beispielsweise eine automatisierte Geschäftsfallbearbeitung, können von Drittprodukten wie Workflow-ManagementSystemen abgedeckt werden.

Archivieren und Langzeitarchivierung In der Regel bieten Dokumentenmanagementsysteme integrierte Funktionen zur Archivierung – d.h. unveränderbaren Speicherung – von Dokumenten an. Dies kann manuell ausgelöst werden oder über entsprechende Funktionen automatisiert werden. So kann, z.B. sobald ein bestimmter Status erreicht wird oder eine bestimmte Frist verstrichen ist, das Archivieren von Dokumenten automatisch ausgelöst werden.

Verknüpft mit dem Vorgang der Archivierung ist häufig das Rendering (oder Rendition), die (automatische) Änderung des Dokumentenformats. So wird für die Archivierung ein Word-Dokument z.B. umgewandelt in ein TIFF oder PDF, um die längere Lesbarkeit zu gewährleisten.

Häufig hat die Archivierung von Dokumenten eine Änderung des physischen Speicherortes zur Folge. So können archivierte Dokumente z.B. auf günstigere Speichermedien wie optomagnetischen Speichermedien oder Magnetbänder ausgelagert werden. Ihr Zugriff ist in der Regel nicht mehr zeitkritisch, sodass die Performance vernachlässigt werden kann. Jetzt stehen im Vordergrund Revisionssicherheit und Langlebigkeit!

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Lösungen für DMS & Archivierung

Best Practice: Klinik St. Pirminsberg | Gesundheitswesen Wenn die Akten Überhand nehmen In der Klinik St. Pirminsberg entsteht bei der täglichen Arbeit ein hohes Dokumentenaufkommen.

Deshalb wurde die adeon ag beauftragt, ein Dokumenten-Management-System einzuführen.

Die Klinik St. Pirminsberg ist eine der wichtigsten Institutionen für psychisch kranke Menschen im Kanton St. Gallen. Diese Stellung hat zur Folge, dass kontinuierlich grosse Mengen an Papier entstehen.

Zirka 1000 «aktive» Patientendossiers inklusive Leistungsabrechnung, 450 Personalakten und an die 4000 Rechnungen werden jährlich bearbeitet. Hinzu kommt eine Vielzahl an Verträgen und Leistungsvereinbarungen. Im Jahr 2003 wurde der ITLösungsanbieter adeon ag aus Altendorf beauftragt, für alle dokumenteintensiven Klinikabläufe ein zentrales Dokumentenmanagementsystem einzuführen.

Ziel war es, die Papierlast zu reduzieren und – wo möglich – zu eliminieren.

Die Aufgabe erstreckte sich über die Bereiche Patientendossier, Personalakte, KreditorenrechnungsProzess, Vertragsverwaltung sowie Dokumente der Geschäftsleitung. Nach einer Auswahlphase entschied sich die Klinik für die DMS-Lösung der adeon mit dem Produkt d.3 von d.velop.

Das Ende vom Suchen und Nichtfinden Im ersten Schritt begann man mit der Einführung der elektronischen Personalakte. Dort sind alle Mitarbeiterinformationen vom Eintritt bis zum Austritt gespeichert. Für das intuitive Navigieren wurden die einzelnen Register aus dem Papiervorgänger übernommen.

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Lösungen für DMS & Archivierung

Dazu zählen Arbeitsverträge und Vereinbarungen, Unterlagen für die öffentlichen Träger, Absenzen und Urlaube, Weiterbildungen, Beförderungen sowie Zeiterfassung, Unfalldokumente und allgemeine Korrespondenzen. Das Ergebnis: Alle Dokumente stehen sowohl den Anwendern mit Personalverantwortung als auch dem Personalbüro zentral zur Verfügung. Der zweite Schritt konzentrierte sich auf die Digitalisierung des Kreditorenprozesses. Die Ziele: Effiziente Bearbeitung und gezieltes Wiederfinden von Belegen und Rechnungen sowie eine revisionssichere Belegverwaltung. Im dritten Teilschritt realisierte adeon das elektronische Patientendossier.

Hierbei wurden alle Papierunterlagen in einer digitalen Akte zusammengefasst. Dazu zählen Eintritt/Austritt, Stammblatt, Kostengutsprache, Zeugnisse, Abteilungswechsel, Transporte, Gutachten oder Konsilien. Nun kann der Anwender komfortabel in d.3 nach der Patientennummer suchen und hat zentralen Zugriff auf alle dazugehörigen Dokumente und Informationen. Neben den Dokumenten, die im täglichen Klinikbetrieb benötigt werden, wurden in der letzten Projektphase auch Fragen um die effiziente Dokumentenverwaltung in der Chefetage und dem Controlling gelöst.

Revisionssicher in die Zukunft In der Personalverwaltung konnten über 50 Prozent der Akten vernichtet werden. Um die verbleibende Papierlast zu reduzieren, wurde zudem die digitale Signatur der Firma QuoVadis eingeführt. So sind alle digitalen Dokumente auch revisionssicher abgelegt und viele Originalunterlagen können endgültig vernichtet werden.

Lösungsanbieter: adeon (Firmenprofil Seite 112)

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Lösungen für DMS & Archivierung

Wie auch bei anderen Funktionen schon gezeigt, gibt es spezifische Archivierungs-Software, sogenannte Archiv-Informations-Systeme (AIS), die über entsprechende Schnittstellen angebunden werden können, sollte die Speicherung der Dokumente im DMS an technische oder organisatorische Grenzen stossen. Der Export der Daten in ein AIS muss in authentischer Form erfolgen und revisionssicher, d.h. u.a. überprüfbar und nachvollziehbar, durchgeführt werden.

Neben der Archivierung – die einen Zeitraum von in der Regel 10 bis max. 20 Jahre umfasst − spricht man von Langzeitarchivierung, wenn Dokumente von historischem Interesse sind und ihre Aufbewahrungsdauer darüber hinaus geht oder sogar «unendlich» sein kann.

Hier empfiehlt es sich – so seltsam es anmuten mag –, die Dokumente auf nichtelektronische Datenträger auszulagern. Das können Mikrofilm oder Mikrofiche oder auch geeignetes Papier sein. Im DMS (oder AIS) werden dabei weiterhin die Metadaten verwaltet, der Zugriff auf die Dokumente ist dann aber nur noch indirekt möglich. Im DMS wird die Fundstelle ermittelt (z.B. Archivschachtel 2009_112333, Archivraum B23). Das Bereitstellen des Dokuments selbst muss dann manuell erfolgen.

Exportieren Der Export von Dokumenten umfasst nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch deren Deskriptoren.

Dazu werden die Metadaten für sämtliche zu exportierende Dokumente in einem bestimmten Format (z.B. Comma-Delimited-Format) in eine Datei geschrieben und diese Datei zusammen mit den Dokumenten gespeichert.

...

Hans;Muster;13.09.03;HBD;P23;045556.doc Michaela;Beispiel;07.08.03;SD;K4;055577.doc Max;Braun;28.10.03;OIZ;;099887.txt ...

045556.doc

055577.doc

099887.txt

...

Abbildung 12: Externes Teil-Archiv 43

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Elektronische Archivierung: Unveränderbare, langzeitige elektronische Speicherung entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen Neben diesem allgemeinen Lebenszyklus gibt es für manche Dokumenttypen spezifische Lebenszyklen, die sich aus der Nutzung der Dokumente in den Geschäftsprozessen ergeben. Hierzu werden für einen Dokumenttyp verschiedene Status und Statusübergänge definiert. So könnte z.B. ein Dokument vom Typ «Offerte» die Status «Entwurf», «in Bearbeitung», «erstellt», «genehmigt» und «versendet» haben.

Das DMS verwaltet für jedes Dokument den jeweils aktuellen Status und überwacht, dass das Dokument nur in einen vordefinierten Folgestatus übergeht. Das ist wichtig, weil z.B. Zugriffsrechte auf das Dokument von dessen Status abhängen können.

Das Statuskonzept kann auch für die Prozesssteuerung durch ein Workflow-Managementsystem genutzt werden. Dazu werden im Rahmen der Prozessdefinition die Statusänderungen mit Aktivitäten des Prozesses verknüpft und den Aktivitäten verantwortliche Rollen zugeordnet.

nein

Offerte erstellen

Fachspezialist Angebot erstellen

Produktmanager Preis kalkulieren

Abteilungsleiter Angebot unterschreiben Verkäufer

Betrag > 30‘000?

ja

Angebot versenden Geschäftsführer Angebot unterschreiben

Abbildung 17: Vereinfachter Beispielprozess für Erstellung von Offerten

Wenn z.B. im Prozess von Abbildung 17 der Fachspezialist den Status einer Offerte von «Entwurf» auf «in Bearbeitung» verändert, kann eine WorkflowKomponente die Offerte dem Produktmanager zuweisen, der den Preis kalkuliert. Sobald der Preis berechnet ist, wird der Zustand geändert auf «erstellt». Nun kann das System aufgrund des Preises (der als Metadatum verfügbar sein muss) entscheiden, wer die Offerte genehmigen muss. Sobald das geschehen ist, wechselt der Status zu «genehmigt» und die Offerte kann versandt werden.

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DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Best Practice: AHV-Ausgleichskasse | Sozialversicherung Optimierung der Posteingangsverarbeitung bei einer Schweizer AHV-Ausgleichskasse mit der ECMProduktsuite von EASY Software Der Kunde Die AHV-Ausgleichskasse Migros ist ein Dienstleistungsbetrieb für die Abwicklung aller Belange der AHV und zugehöriger Sozialwerke in der Schweiz für die Migros-Betriebe.

Die Herausforderung Die mit der Abwicklung des Rentengeschäftes in der ersten Säule anfallenden Akten sind enorm. Die Aufbewahrung in Papierform ist aus Effizienzgründen kaum mehr vertretbar. Neben dem Posteingang auf Papier und E-Mail produzieren Fachanwendungen Ausdrucke unterschiedlichster Art. Die Zielsetzung Das Archiv wird elektronisch geführt. Die Dossiers werden gescannt und stehen dem Sachbearbeiter digital zur Verfügung. Hierfür muss das digitale Archiv eine hohe Verfügbarkeit bieten.

Die verschiedenen Fachanwendungen liefern Druckoutput, welcher automatisch ins Archiv übernommen werden soll. Der Anwender fragt Dokumente aus seiner gewohnten Fachanwendung ab.

Websuche

Metadaten > Adresse > Barcode

Posteingang

Archivierung EE.x

EASY Capture

Archiv-Link

+ Metadaten > Versicherungsnummer > Mitgliedernummer

Sachbearbeiter

Fachapplikation

Die Lösung Mit EASY-ENTERPRISE.x wurde eine moderne, branchenunabhängige ECM-Lösung gefunden. Dank des modularen Aufbaus lässt sich EASY ENTERPRISE gut in andere Systeme integrieren. Es passt sich vielen Anforderungen an, ist flexibel einsetzbar – von der «kleinen» Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden Installation in Grossunternehmen.

51

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Der Ablauf funktioniert nach der Einführung von EASY folgendermassen: Der Sachbearbeiter öffnet seine Eingangspost.

Anhand des Papierbelegs wird der Geschäftsfall bearbeitet.

Anschliessend klebt der Sachbearbeiter auf die jeweils erste Seite jedes Dokuments einen Barcode und scannt das Dokument. Über den Barcode nimmt die Scan-Software eine automatische Heftung vor.

Anschliessend werden die gescannten Dokumente ins Archiv abgelegt. Dabei werden BasisMetadaten aus den gescannten Dokumenten ausgelesen und mitarchiviert.

Der Sachbearbeiter verbindet nun in der Fachanwendung über den Barcode den Geschäftsvorfall mit dem archivierten Dokument.

Um die Suchqualität noch zu verbessern, besteht hier die Möglichkeit, Schlagworte zu ergänzen.

Nach diesem Schritt kann das physische Dokument vernichtet werden, sofern nicht ein rechtlicher Aspekt dagegen spricht (interne bzw. organisatorische Regelungen).

Die Resultate Peter Schwarz, Leiter der Ausgleichskasse Migros: «Das von Löwenfels Partner AG integrierte EASYENTERPRISE.x-Archiv mit den Optimierungen in den Fachanwendungsteilen erfüllt unsere Anforderungen an zeitgemässes Arbeiten optimal. Unsere Sachbearbeiter sind den Umgang mit der in InternetTechnologie realisierten Fachanwendung und dem PDF-Format für Ausdrucke seit rund 5 Jahren gewohnt und schätzen es sehr. Der Ausbau der Lösung geht in Richtung vollständig elektronisches Dossier für alle Geschäftsprozesse.»

Lösungsanbieter: Löwenfels Partner AG (Firmenprofil Seite 115) 52

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Dieses Beispiel zeigt einen durch einen Dokumentenfluss definierten Prozessablauf, wie er durch die Workflow-Komponente eines DMS abgebildet werden kann. Stellt die Prozessbearbeitung zusätzliche Anforderungen an Schnittstellen zu Anwendungssystemen, ist in der Regel eine spezifische Workflow-Komponente vorzuziehen.

4.4

Geschäftsfallorientierte Bearbeitung

Dokumente sind nicht nur als Informationsträger zu verwalten, sondern sind auch Medien zur Organisation von Abläufen oder Geschäftsfällen mit Geschäftspartnern und innerhalb einer Organisation. Zu nennen sind hier insbesondere Formulare, deren Laufweg einen festgelegten Prozessablauf von der Antragstellung bis zur Genehmigung − in der Regel durch eine oder mehrere Unterschriften − beschreibt, oder Berichte, zu denen mehrere Stellen einen Beitrag leisten müssen.

GEVER GEVER ist das Akronym, das in der öffentlichen Verwaltung für die (automatisierte) Geschäftsverwaltung verwendet wird.

Auch in öffentlichen Verwaltungen liegt heute der grösste Teil der Geschäftsunterlagen in elektronischer Form vor. Um den daraus resultierenden Anforderungen an eine professionelle Verwaltung dieser Unterlagen zu begegnen, werden integrierte Lösungen gebraucht, welche die Geschäftskontrolle mit der Aktenführung und der Prozesssteuerung verbinden. Ziel ist, Dossiers mit sämtlichen relevanten elektronischen Unterlagen (EMails, Office-Dokumente, Formulare, Reglemente usw.) elektronisch zu verwalten. Neben den Dokumenten sollen auch die wichtigsten Informationen zu den Geschäftsprozessen, in denen sie verwaltet werden, dokumentiert und gegebenenfalls automatisiert werden.

Dazu gehört z.B. die Auftragsvergabe, die Definition von Verantwortlichkeiten oder die Termin- und Pendenzenkontrolle.

«Unter dem Titel GEVER (GEschäftsVERwaltung) werden in der Bundesverwaltung entsprechende Lösungen entwickelt. In verschiedenen Bundesämtern sind Systeme im Einsatz und in verschiedenen weiteren werden

53

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Verwaltung von Webinhalten haben sich ContentManagementsysteme (CMS) etabliert.

CMS und DMS unterscheiden sich also vor allem in Bezug auf die verwalteten Objekte. Während ein DMS jeweils ganze Dokumente verwaltet, ist ein CMS auf logische Informationseinheiten wie Textbausteine oder einzelne Bilder ausgerichtet. Diese können bedarfsgerecht zusammengestellt und in verschiedenen Zusammenstellungen und Formaten publiziert werden.

So enthalten viele Firmen-Homepages oder Intranets einen Bereich mit aktuellen Nachrichten oder Presseberichten. Auf einer Übersichtsseite werden die Titel und eine Kurzbeschreibung aufgelistet mit einem Link auf die eigentliche Nachricht. Die Überschrift und die Kurzfassung werden dabei nur einmal verwaltet und sowohl in die Übersichtsliste als auch auf der Nachrichtenseite eingebunden. Auch Bilder müssen nur einmal existieren und können auf verschiedenen Seiten angezeigt werden.

Multimediale Informationen durchlaufen ähnlich wie Dokumente unterschiedliche Phasen. Nach der Erstellung wird überprüft, ob die Richtlinien des Unternehmens eingehalten sind. Ist diese Bedingung erfüllt, kann die Information freigegeben werden. Dann wird sie in die vorhandenen Layout-Vorlagen eingefügt. Für die Präsentation sind dann noch medien- und gerätespezifische Anpassungen erforderlich. In einem weiteren Erstellungsvorgang kann es wiederverwendet werden.

CMS-Produkte bieten – analog zu DMS – SoftwareFunktionen für alle diese Schritte, z.B. Check-in/Checkout oder einfache Workflow-Funktionen wie Document Routing, um die Erstellung und Veröffentlichung von Informationen zu steuern – dies aber meist spezialisiert auf Webinhalte, nicht auf Dokumente.

Obwohl die Funktionalitäten von DMS und CMS sich überlappen, gibt es dennoch wesentliche Unterschiede.

Stärken von DMS sind z.B. der Umgang mit verschiedenen Formaten sowie die Archivierung, während CMS auf die Informationsverteilung und die redundanzfreie Verwaltung und Zusammenstellung kleiner Informationseinheiten spezialisiert sind. Daher kann eine Integration von DMS und CMS sinnvoll sein. DMS können als Informationsquelle für CMS dienen, indem Dokumente (z.B. im PDF-Format) in Webseiten eingebunden oder zum Download zur Verfügung gestellt werden.

Umgekehrt können Informationseinheiten eines CMS zu Dokumenten zusammengefasst und in einem DMS verwaltet oder archiviert werden.

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DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Best Practice: René Koch AG | Kommunikation und Sicherheit DMS war gestern – Dokumente treiben Kundenbeziehungen!

Die René Koch AG löst mit DOCUframe® nicht nur einfach Microsoft Outlook® ab, sondern nutzt die integrierten, ausgereiften CRM-Funktionalitäten inkl.

Kommunikationsplattform und Dokumentenmanagement.

Die René Koch AG ist in den Bereichen Kommunikation und Sicherheit tätig und beschäftigt über 60 Mitarbeiter. Seit 1965 werden Qualitätsprodukte hergestellt und Dienstleistungen vor Ort erbracht.

Inzwischen ist die René Koch AG Marktführer in den Bereichen Tür- und Video-Türkommunikation. Die eigene Fabrikation im Hauptgeschäft am Zürichsee produziert qualitativ hochstehende Standardprodukte und konfiguriert kundenspezifische Systeme.

Die Entscheidung für DOCUframe® «In erster Linie wollten wir Outlook ablösen, die Beziehungen zu unseren Kunden optimieren und ein richtiges Dokumentenmanagementsystem einsetzen.

Wir haben uns dann am Markt umgesehen und sind so auf DOCUframe® der GSD Software mbH aufmerksam geworden. Wir sind sehr schnell zu dem Schluss gekommen, dass kein vergleichbares Dokumentenmanagementsystem am Markt verfügbar ist, das gleichzeitig den Bereich CRM abdeckt und beide Themenfelder für den Benutzer unter einer durchgängigen Oberfläche vereint.

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DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Im Zuge der Einführung war es uns möglich, zahlreiche kleine Insellösungen durch ein einziges Produkt zu ersetzen. Im Speziellen hat uns auch die integrierte Vorgangsverwaltung und die Flexibilität des Systems fasziniert.

Besonders hervorzuheben ist, dass, abhängig vom Berechtigungsstatus des Benutzers, die komplette Kundenkorrespondenz lückenlos nachvollziehbar ist», so Herr Marcarini, Geschäftsführer der René Koch AG. Das Hauptargument: Flexibilität «Ein entscheidendes Kaufargument war die grosse Flexibilität, da jetzt individuelle Anpassungen weitestgehend von uns selbst durchgeführt werden können, unabhängig vom Hersteller», so Herr Marcarini.

Der Nutzen des Einsatzes von DOCUframe® Herr Marcarini bringt die Vorteile des Produkts auf den Punkt: «Wir haben die Masse an täglich eingehenden Papierfaxen eliminiert, alles läuft jetzt zentral ins DOCUframe®. Gleichzeitig ist das schnelle Aufund Wiederfinden von Dokumenten eine immense Arbeitserleichterung. Früher haben wir alle Infos, Faxe und sämtliche Unterlagen in Papierform in Ordnern gesammelt und abgeheftet. Das Auffinden der jeweilig relevanten Unterlagen war unser grosses Problem. Seit wir nun die neue Software im Einsatz haben, sparen wir durchschnittlich 45 Minuten Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Tag! Die z.B. per Fax oder E-Mail eingehende Korrespondenz wird automatisch der Kundenadresse und dem betreffenden Vorgang zugeordnet, wodurch viel Aufwand für das bisherige manuelle Kopieren und Einsortieren eingespart wird. Des Weiteren stellt sich auch das Pflegen von Kundenbeziehungen für uns wesentlich vereinfacht dar. Die integrierte Analyse-Funktionalität des CRM ermöglicht nicht zuletzt auch die Unterstützung wichtiger Unternehmensentscheidungen.»

Lösungsanbieter: GSD Software mbH (Firmenprofil Seite 114)

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DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Eine andere Art der Integration von DMS und CMS ergibt sich dadurch, dass DMS heute neben StandardClients auch Web-Clients anbieten. Das bietet den Vorteil, dass der Client «thin» gehalten wird, d.h. keine zusätzliche Software auf dem Arbeitsplatz installiert (und gewartet) werden muss und das Elektronische Ablage- und Archivsystem für jeden, der es benötigt, via Internet, Intranet oder Extranet verfügbar ist. Dokumente können somit, unter Berücksichtigung verschiedenster Sicherheitsaspekte wie Authentifizierung und Verschlüsselung, auch anderen Abteilungen und externen Partnern zugänglich gemacht werden.

4.5

Integration in bestehende Anwendungen

Die Nutzung des DMS kann nicht isoliert betrachtet werden, denn in nahezu allen Abläufen einer Unternehmung, die durch IT-Systeme unterstützt werden, gibt es neben den in Datenbanken erfassten strukturierten Informationen noch zusätzliche Dokumente.

Die Abbildung 18 «DMS und Umsysteme» zeigt das DMS und Schnittstellen zu potenziellen Umsystemen.

Die orange unterlegten Komponenten bieten ergänzende Spezialfunktionen, die blau unterlegten Komponenten sind Applikationen, die Dokumente aus dem DMS beziehen bzw. liefern.

CRM

Scan-Software OCR-Software

WfMS Viewer TextretrievalSoftware

DMS

CMS

COLD Archive Information System

DatenbankSoftware

LegacySysteme

ERP

Groupware

MS Office

Abbildung 18: DMS und Umsysteme

Die Integration mit IT-Systemen, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden, ist ein wichtiges Thema, um die Wirtschaftlichkeit und Akzeptanz eines DMS sicherzustellen. Nach Götzer et al. (2004, S. 137) gibt es dabei zwei Konfigurationen: 59

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

hängen (engl. Attachments) dar. Einerseits sind die Anhänge Teil der E-Mails und müssen in Bezug zur E-Mail gespeichert werden. Auf der anderen Seite sind die Anhänge selbst Dokumente, die zu einem Vorgang gehören. Dabei kann es vorkommen, dass eine einzige E-Mail Anhänge zu mehreren Vorgängen enthält, sodass die Anhänge als eigenständige Dokumente archiviert, aber gleichzeitig mit der E-Mail verknüpft werden müssen. Die dadurch entstehenden Doubletten (Anhänge als Teil der E-Mail und als eigenständige Dokumente) sind vom DMS explizit zu verwalten und die Identität von Dokument und Anhang ist sicherzustellen.

Auf der anderen Seite haben E-Mails für die Archivierung den Vorteil, dass sie in elektronischer Form vorliegen und eine einheitliche Struktur vorweisen: Jede EMail hat einen Header mit Informationen zu Absender, Empfänger, Betreff und Zeit des Versands. Dies ermöglicht die automatische Archivierung von E-Mails aufgrund bestimmter Kriterien. So kann man z.B. eine Regel definieren, alle E-Mails eines bestimmten Absenders zu archivieren. Zusätzlich kann man für das Indizieren einen Teil der Metadaten aus dem Header und dem Inhalt der E-Mail automatisch ableiten.

Einige DMS bieten die spezielle Funktionalität für die Archivierung von E-Mails. Daneben gibt es auch spezielle Anbieter von Lösungen für die E-MailArchivierung, die dann mit dem DMS verknüpft werden müssen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in dem Leitfaden zur E-Mail-Archivierung.24

4.8

Physische Dokumentenverwaltung

Im Gegensatz zu strukturierten Daten, bei denen in der Regel pro Transaktion nur kleine Datenmengen ausgetauscht werden (z.B. Bestelldaten aus einem ERPSystem), können Dokumente recht gross sein, d.h. pro Zugriff auf das DMS sind jeweils grosse Datenmengen zu transportieren. Eine zentrale Speicherung aller Dokumente ist daher in vielen Situationen nicht sinnvoll, da beim Zugriff über ein Netzwerk die Zugriffszeiten recht lang sein können.

24

64

Pietro Brossi und Maria Winkler: E-Mail-Archivierung. Leitfaden zur Umsetzung und rechtliche Grundlagen für die Schweiz, Deutschland und Österreich. BPX-Verlag, 2008 (www.bpx.ch/)

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Best Practice: Pernod Ricard | Getränkehersteller Reibungslose und sichere Abläufe Übervolle E-Mail-Postfächer waren bei Pernod Ricard keine Seltenheit, Systemabstürze häufig die unerwünschte Folge.

Ein sicheres E-MailManagement war daher dringend geboten. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte Abhilfe schaffen und ausserdem Urlaubs- und Reiseanträge per Workflow effizienter steuern.

Weltweit vertreibt und vermarktet die Gruppe Pernod Ricard in über 70 Niederlassungen Spirituosen und Weine. Pernod Ricard Deutschland bedient als deutsche Tochtergesellschaft des internationalen Spirituosen- und Weinkonzerns den deutschen Markt mit einem Portfolio bekannter Premium-Spirituosenmarken und Weine. Mit der Ausrichtung auf maximale Kunden- und Verbrauchernähe werden sämtliche klassischen Instrumente des Marketing-Mix angewandt. Pernod Ricard Deutschland beschäftigt 170 Mitarbeiter.

Ein Grossteil der Geschäftskommunikation läuft bei Pernod Ricard mittlerweile über E-Mails. Die Postfächer einiger Mitarbeiter überschritten hierbei allerdings bereits die 10-GB-Grenze. Dadurch kam es häufig zu Systemabstürzen.

Der Spirituosendistributeur beschloss daher Mitte 2007, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, das eine sichere E-Mail-Archivierung sowie einen Workflow für Urlaubs- und Dienstreiseanträge ermöglicht. «Da wir gerade dabei waren, von Lotus Notes auf MS Exchange umzustellen, war eine nahtlose Anbindung des DMS an das neue E-MailProgramm ein Muss.

65

DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Bei ELOprofessional hat uns insbesondere die Integration in Exchange überzeugt», begründet Holger Marks, Projektleiter bei Pernod Ricard Deutschland, die Entscheidung für die Software von ELO Digital Office.

Im November 2007 startete die Implementierung der DMS-Software, im März 2008 wurde das System produktiv geschaltet. Seither arbeiten rund 65 Mitarbeiter mit der Software – eine Schulung war aufgrund der selbsterklärenden Oberfläche nicht erforderlich.

Dank der serverbasierten E-Mail-Archivierung werden nun alle geschäftsrelevanten E-Mails (revisions-) sicher und zentral auf einem externen Server abgelegt. Das E-Mail-System wird so entlastet und performant gehalten. Nach definierten Kriterien übernimmt ELOprofessional die E-Mails automatisch aus Exchange und ersetzt sie durch einen Link in Outlook, der sich durch einen einfachen Klick aktivieren lässt. Für den Anwender sieht es so aus, als sei die E-Mail nach wie vor in Outlook vorhanden. Lediglich ein Hinweis in der Betreffzeile weist darauf hin, dass die E-Mail auf dem externen Server liegt. Das ELOArchiv setzt hier auf dem SQL-Server auf.

Urlaubs- und Dienstreiseanträge steuert nunmehr der ELO-Workflow: Stellt ein Mitarbeiter einen Antrag, wird dieser per E-Mail an den jeweils nächsten Vertreter geschickt. Genehmigt dieser die Anfrage, steuert der Workflow sie weiter bis zur endgültigen Freigabe durch den Vorgesetzten und sendet sie an den Antragsteller zurück. So erhalten Mitarbeiter wie Vorgesetzte stets eine vollständige Transparenz über den jeweiligen Status.

Lösungsanbieter: ELO (Firmenprofil Seite 114)

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DMS für Unternehmen & Verwaltungen

Dokumente sollten deshalb möglichst nahe bei den Nutzern gespeichert werden. Die Gründe für eine dezentrale Speicherung ergeben sich vor allem aus den Geschäftsprozessen und der geografischen Verteilung der Orte, an denen die Dokumente benötigt werden (vgl. Götzer et al. 2004).

Bei Unternehmen, die mehrere Standorte haben, werden je nach Standort unterschiedliche Dokumente benötigt. So werden z.B. die Vertrags- und Verkaufsdokumente der Niederlassung in Spanien in der Schweizer Zentrale praktisch nie benötigt.

Auf der anderen Seite gibt es Dokumente, die an verschiedenen Standorten benötigt werden. Dazu gehören z.B. Checklisten, Reglemente oder Produktinformationen. Wird auf diese Dokumente häufig dezentral zugegriffen, kann eine Replikation der Dokumente auf dezentrale Server sinnvoll sein.

Oft wird ein Dokument während der Prozessbearbeitung an verschiedenen Orten (Abteilungen, Geschäftsstellen) benötigt. Um die Verfügbarkeit zu gewährleisten und eine akzeptable Zugriffszeit für alle Beteiligten zu ermöglichen, kann es sinnvoll sein, die Lokation des Dokuments zu ändern. In diesem Fall ist eine Workflow-Komponente sinnvoll, die nicht nur den nächsten Bearbeitungsschritt identifiziert, sondern auch den physischen Dokumentenfluss steuert.

Eine weitergehende Herausforderung an die Dokumentenspeicherung stellt die zunehmende Mobilität der Mitarbeitenden dar. Man kann nicht davon ausgehen, dass der Mitarbeitende immer an einem festen Arbeitsplatz arbeitet. Um unterwegs oder beim Kunden Dokumente offline verfügbar zu haben, muss die Möglichkeit bestehen, Dokumente auf dem Notebook zu replizieren und gegebenenfalls geänderte Dokumente mit den zentral verwalteten Dokumenten zu synchronisieren.

Bereits bei der Konzeption eines DMS müssen die Kriterien für die physische Speicherung berücksichtigt werden. Eine Beispielkonfiguration könnte wie folgt aussehen: Die Metadaten werden in einer zentralen Datenbank abgelegt. Somit erhält man eine zentrale Dokumentenverwaltung, die die physische Dokumentenspeicherung koordiniert. Zugleich können die Benutzer von überall auf alle Dokumente zugreifen. Die Zugriffszeit auf die Metadaten spielt eine untergeordnete Rolle, da bei einer Suchanfrage immer nur we67

Evaluation

tungsorganisationsgesetz (RVOV, SR 172.010.1, Art. 22) vom 25. November 1998 verpflichtet die Verwaltungseinheiten des Bundes u.a. zu Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Tätigkeit auf der Grundlage einer systematischen Aktenführung.28 Das Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (17.12.2004) und die entsprechende Verordnung (VBGÖ) regelt den Zugang zu amtlichen Dokumenten.

Notabene: Das BGÖ gilt auch für Bundesbetriebe wie Post oder SBB. Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) schützt die Persönlichkeit und die Grundrechte von Personen, deren Daten bearbeitet werden, ergänzt durch eine Verordnung. Im Bundesgesetz über die Archivierung wird die Behandlung von Archivgut des Bundes geregelt usw.

Kantone und Gemeinden haben zusätzliche/eigene Regelungen wie z.B. der Kanton Zürich, der in einer Dienstanweisung vom 10. Dezember 2008 betreffend die Aktenverwaltung die Verwaltung von Akten durch die Oberstaatsanwaltschaft und die Staatsanwaltschaften regelt.

Soll in der öffentlichen Verwaltung ein DMS eingeführt werden, so ist folgenden Herausforderungen zu begegnen: Müssen bestehende gesetzliche Regelungen und Vorschriften angepasst werden, weil z.B. mit der Einführung des Systems Informationen/Dokumente über Staatsebenen hinweg ausgetauscht werden sollen?

Wird die neue Art, Dokumente zu bearbeiten, breit akzeptiert oder ist die Meinung vorherrschend: «Das habe ich schon immer so gemacht – das ist gut so.»

Hier besteht die Gefahr, dass zwar eine moderne Technik eingeführt wird, aber bestehende Strukturen und Abläufe «elektrifiziert» anstatt optimiert werden.

Sind sich die Betroffenen bewusst, dass eine elektronische Aktenverwaltung ein erster Schritt in eine Richtung ist, die mit der Einführung des DMS nicht abgeschlossen ist, sondern beginnt? Die elektronische Aktenführung ist ein wichtiger Bestandteil der Umsetzung der E-Government-Strategie, zu der sich Kantone und Gemeinden verpflichtet haben und die 29 erst begonnen hat.

28 29

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Grundlagen zu GEVER: www.isb.admin.ch/ (Stand: 11.2.2009) Öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die E-GovernmentZusammenarbeit in der Schweiz (2007-2011). http://www.newsservice.admin.ch/ (Stand: 11.2.2009)

Evaluation

Best Practice: CIGES | IT-Dienstleister für kommunale Verwaltungen CIGES steht für Centre Informatique de Gestion. Das Unternehmen mit Sitz in Sion wurde 1968 gegründet, beschäftigt 15 Mitarbeiter und arbeitet unter anderem für kommunale Verwaltungen. Sein Angebot umfasst die Implementierung, den Betrieb und Support von IT-Applikationen. Als «Application Service Provider» stellt CIGES den Kunden IT-Dienste online zur Verfügung.

Online-Archivierung via Internet Verschiedene Walliser Gemeinden nutzen die Möglichkeit und archivieren ihre Daten online bei CIGES. In den Gemeinden werden Papierdokumente digitalisiert oder direkt aus der Branchenapplikation von OFISA Informatique archiviert. Die Realisierung einer solchen Schnittstelle war für die Effizienzsteigerung und die Wahl des Archivsystems von entscheidender Bedeutung. In der umgesetzten Online-Lösung ist der Wechsel von einer Anwendung zur anderen dank der nahtlosen Integration von ThereforeTM in OFISA für die Benutzer nicht wahrnehmbar.

ThereforeTM von Canon erfüllt die Anforderungen Mit der neuen Lösung wollte man die folgenden Ziele erreichen: Integration in OFISA Erhöhung der Datensicherheit Verbesserung der Arbeitsabläufe Gemeinsame Nutzung und schnelle Abfrage der Daten Reduktion der Papierdokumente Digitalisieren der bestehenden Archive Platzgewinn in den Gemeindeverwaltungen Rationelle Arbeitsweise Die Gemeindemitarbeiter nummerieren, identifizieren und klassieren mit Papier- und elektronische Dokumente aus folgenden Bereichen: Steuern, Einwohnerkontrolle, Lieferantenrechnungen, Debitoren, Protokolle, Gemeindeschreiber, Kataster und allgemeine Dossiers. Für das Scannen der Papierdokumente steht an allen entsprechenden Orten ein leistungsfähiges Gerät bereit. Nachdem die Dokumente digitalisiert sind, werden sie eliminiert. Eine Archivierung der Originale ist weder aus Sicherheitsnoch aus rechtlichen Gründen notwendig.

83

Evaluation

Nur noch die Heimatscheine werden auf Papier aufbewahrt. Mit dem ThereforeTM-Navigator ist das Kreieren, Finden und Verwalten der Dokumente schnell und sicher möglich. Die Anwender geben einfach den Namen des betreffenden Einwohners oder Unternehmens, den Dokumententyp und die Art der Mutation ein, und zwar bequem von ihrem Arbeitsplatz aus. Der mühsame Gang ins Archiv entfällt.

TM

Therefore ist nicht nur in OFISA integriert, sondern stellt auch die Interaktion zwischen den verschiedenen Applikationen sicher.

Bewährte, praxisgerechte Lösung John Cordy, Geschäftsführer von CIGES, erklärt: «Das DMS von Canon erfüllt unsere Bedürfnisse vollumfänglich. Die Lösung arbeitet effizient und ist einfach aufgebaut. Ich kann mir kaum mehr vorstellen, wie wir früher gearbeitet haben. Die Schnittstelle zwischen OFISA und ThereforeTM hat sich auch bei anderen Anwendern bereits mehrfach bewährt. Zudem setzt eine Abteilung des Kantons ebenfalls die Dokumenten-Management-Lösung von Canon ein und ist sehr zufrieden damit.»

Lösungsanbieter: Canon (Schweiz) AG (Firmenprofil Seite 113) 84

Einführung und Betrieb

6

Einführung und Betrieb

Die Einführung und der Betrieb eines DMS stellt eine besondere Herausforderung dar, da diese Systeme Querschnittsfunktion haben, d.h. ihr Nutzen insbesondere darin liegt, dass sie von allen Abteilungen einer Organisation genutzt werden können (und sollen) und ihre Funktionsfähigkeit in der Regel geschäftskritisch ist.

6.1

Projektmanagement und Kommunikation

In Bezug auf das Projektmanagement heisst das vor allem: «Koordination» verschiedener Interessen, «Integration» verschiedener Bedürfnisse und «Kommunikation» eines unbeliebten Themas.

Um dem Projekt den nötigen «Kick» zu geben, muss es vor allem in der Geschäftsleitung gut abgesichert sein.

Stellt sich eine Abteilung quer und speist die von ihr erstellten Dokumente nicht in das DMS ein, kann der Erfolg des gesamten Systems auf dem Spiel stehen.

Wenn zum Beispiel aus diesem Grund eine Abfrage über den gesamten Dokumentenbestand eines Kunden verunmöglicht wird, ist das Ergebnis entsprechend schlecht und damit das Projekt.

Ein häufig gehörtes Argument lautet: «Wir starten in einer Abteilung und bei Erfolg können andere Abteilungen das System übernehmen.» Dieser Ansatz ist nicht nur aufgrund des bereits genannten Problems kritisch, sondern auch, weil vor der Evaluation des Systems nicht alle Bedürfnisse bekannt sind. Weitaus besser ist es, zunächst die Anforderungen aller «Stakeholder» zu ermitteln und erst dann die konkrete Umsetzung zu beschränken nach dem Motto «Think big – start small».

Ein bewährter Ansatz für die Etappierung der Einführung ist die Beschränkung auf bestimmte Dokumenttypen und nicht auf eine Organisationseinheit. Parallel zur Erhebung der Anforderungen kann ermittelt werden, auf welche Dokumenttypen am häufigsten zugegriffen werden muss, welche von mehreren Personen gleichzeitig benötigt werden – gegebenenfalls noch an verschiedenen Orten – und für welche die Bereitstellung zeitkritisch ist (z.B. weil sie für Auskünfte benötigt werden). In der Folge kann beispielsweise dann die erste Etappe einer DMS-Einführung darin bestehen, dass sämtliche Verträge und Reglemente elektronisch verwaltet werden. In 85

Einführung und Betrieb

Das mag erst recht nach «gläsernen Mitarbeitern» klingen, ist aber entscheidend für den Erfolg der Einführung: Wenn bei einer Suche auch nur ein Dokument nicht gefunden wird, das «eigentlich» darin vorhanden sein sollte, wird das System nicht mehr benutzt werden.

Die Erklärung, dass ein Dokument eben «noch» nicht eingespeist wurde, wird den Eindruck der Unzuverlässigkeit des DMS nicht rückgängig machen …

6.6

Installation, Wartung und Support

Bei der Installation eines DMS spielen zwei Fragen eine grosse Rolle: Müssen verschiedene Mandanten in das System eingerichtet werden?

Wie sollen die einzelnen Komponenten (z.B. DMSServer und Datenbank-Server) verteilt werden?

Als mandantenfähig wird ein System bezeichnet, das es erlaubt, mehrere Mandanten (Kunden oder Auftraggeber) zu bedienen, ohne dass diese gegenseitig Einblick in ihre Daten, Dokumente, Archivstrukturen, Benutzerverwaltung usw. haben. Ein DMS, das diese Möglichkeit bietet, erlaubt eine getrennte, mandantenorientierte Datenhaltung, Benutzeroberfläche und Konfiguration (z.B. der Archivstrukturen, Ablage- und Suchmasken usw.). Jeder Kunde kann nur seine Dokumente und Metadaten sehen und verwalten.

Abbildung 26 zeigt die zwei Möglichkeiten, mandantenfähige Systeme zu installieren.

Horizontale Architektur

WebServer (DMZ) OE 1 OE 2 OE n

Firewall

Application Server OE 1 OE 2 OE n

DMS Server

Archiv Server

DBServer

OE 1 OE 2 OE n

OE 1 OE 2 OE n

OE 1 OE 2 OE n

Vertikale Architektur

WebServer 1 WebServer 2 WebServer 3

DMZ

Firewall

OE 1

OE 2

OE 3

Application Server

Application Server

Application Server

DMS-Server

DMS-Server

DMS-Server

Archiv Server

Archiv Server

Archiv Server

DB-Server

DB-Server

DB-Server OE = Organisationseinheit

Abbildung 26: Installation von mandantenfähigen Systemen 94

Einführung und Betrieb

Best Practice: Hilcona | Feinkostspezialist Bei der Liechtensteiner Firma Hilcona überzeugt das Dokumentenmanagementsystem d.3 durch Ergonomie und kurze Reaktionszeiten. Ein von Solitas programmierter Workflow, auf Basis von d.3, bietet einen hervorragenden Zusatznutzen.

Seit rund 70 Jahren produziert die als Konservenfabrik gegründete Firma Hilcona hochwertige Produkte im Convenience-Markt für Gastronomie und Feinschmecker: www.hilcona.com.

Im Geschäft mit Premium-Pizza- und -PastaProdukten kommt es entscheidend auf die zügige Abwicklung der Prozesse und die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten an. Etwa fünf- bis zehntausend Belege sind beim Liechtensteiner Hersteller Hilcona an jedem Arbeitstag zu archivieren, darunter Rechnungen, Frachtbriefe, Gutschriften, Lieferscheine und Transportaufträge.

Alle diese Dokumente landen seit Mai 2007 in dem Dokumentenmanagementsystem von d.velop. Mit dem neuen DMS sind Geschäftsleitung und Mitarbeiter ausserordentlich zufrieden.

«Das Archivsystem hat eine sehr hohe Akzeptanz.

Es überzeugt durch seine bedienerfreundliche Oberfläche und die kurzen Reaktionszeiten. Nutzwert und Preis waren ein weiterer Grund für die Entscheidung, diese Software einzusetzen», sagte Roger Furrer, «Zentrale Systeme Informatik» bei Hilcona.

Die Implementierung Die Implementierung der Software begann im ersten Quartal 2007. Konzept und Testumgebung waren nach drei Monaten erstellt. Installation und Konfiguration, Anbindung von Hochleistungsscannern sowie die Schulung von Administratoren und Anwendern für das DMS erledigte der Solutionpartner Solitas Informatik AG. Als ERP-System ist bei Hilcona Eone von Oracle/JD Edwards im Einsatz. Die Anbindung an d.3 realisierte die interne Informatik der Hilcona.

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Einführung und Betrieb

Aus Eone gelangen die Dokumente jetzt automatisch ins Archivprogramm. Jeder «Ausdruck» aus dem ERP wird über das Layout-System «Formscape» mit den Key-Daten und zugehörigem PDF/A in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Das d.3-System prüft und importiert die Inhalte des Ordners in definierten Abständen. Danach stehen die Daten im System für die Weiterverarbeitung und Recherche schnell und übersichtlich zur Verfügung.

Zugriff auf die archivierten Dokumente haben nicht nur Mitarbeiter der Hilcona-Zentrale, sondern auch die Filialen im Ausland. So können Beschäftigte von Hilcona Deutschland in Leinfelden-Echterdingen via Standleitung im Archiv Dokumente ansehen.

Workflows mit modernster Technik Zusätzlich zur raschen Abfrage von Daten und Dokumenten können Workflows die Arbeit erheblich beschleunigen. Da das ERP-System keine eigene Workflow-Funktionalität bietet, wurde der notwendige Kreditoren-Workflow auf Basis von d.3 konzipiert und umgesetzt. Die Solitas Informatik AG programmierte nach den Spezifikationen aus der Fachabteilung zunächst einen Prototyp, sodann eine ausgefeilte Lösung mit allen benötigten Details. Seit Juni 2008 wird dieser Workflow im produktiven Betrieb genutzt. Die Umsetzung erfolgte in Web-Technologie (HTML). Ein weiterer Pluspunkt für das System ist die gemeinsame Nutzung der vordefinierten Rechnungsattribute für Archiv, DMS und Workflow. Weitere Workflows sind in Vorbereitung. Im nächsten Schritt will Hilcona einen Stammdaten-Workflow realisieren.

Lösungsanbieter: Implementierung durch den Solutionpartner Solitas Informatik AG, d.velop [Schweiz] AG (Firmenprofil Seite 113)

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Literatur & Websites

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Literatur & Websites

Oliver Bernd Informationslogistik und Kundennutzen statt DMS, CMS, DRT, WM, …

In: Walter Gora, Cornelius Schulz-Wolfgramm (Hrsg.), Informations Management Handbuch für die Praxis.

Springer-Verlag, Berlin Heidelberg, 2003.

Pietro Brossi und Maria Winkler E-Mail-Archivierung BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2008.

Emmerich Fuchs, Karl Hermann Fuchs, Christian H. Hauri Requirements-Engineering in IT – effizient und verständlich Vieweg Verlag, Braunschweig/Wiesbaden, 2002.

Lukas Fässler Records Management. Sorgfaltspflicht für Führungskräfte BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2006.

Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke Dokumenten-Management, Informationen im Unternehmen effizient nutzen Dpunkt Verlag, Heidelberg, 2004.

Informatikstrategieorgan Bund (ISB) HERMES, Führen und Abwickeln von Projekten der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) BBL, Bern, 2004.

Ulrich Moser, Martin Dalla Vecchia IT-Sourcing. Ressourcen & Kosten von ITDienstleistungen effizient managen BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz, 2006.

Bernhard Zöller Dokumenten Management Systeme: Hersteller und Produktüberblick VOI Verband Organisations- und Informationssysteme, Bonn, 2006.

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Glossar & Internetadressen

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Glossar & Internetadressen

Ablage, ablegen Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, die noch verändert werden können.

AIS Archive Information System Spezialsoftware für die langfristige, revisionssichere Archivierung von Dokumenten.

Annotation Hier: Anbringen von Zusatzinformationen an einem Dokument, z.B. elektronische Notizzettel.

Archivhandbuch Hier: Leitfaden für die Benutzung von Dokumentenmanagementsystemen und elektronischen Archiven.

Archivierung, archivieren Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, die nicht mehr verändert werden können.

archivwürdig Dokumente, deren Speicherung und Verwaltung für das Unternehmen relevant sind (z.B. Korrespondenz).

ASP Application Service Providing Anbieter und «Vermieter» von Applikationen (Abschnitt 7.2)

attributieren Siehe deskribieren.

authentisch Hier: Der Inhalt eines Dokuments wurde nachprüfbar nicht verändert.

Barcode Der Barcode, auch Strichcode genannt, ist eine maschinenlesbare Schrift, die aus verschieden breiten, senkrechten Strichen und Lücken besteht. Diese kann über optische Lesegeräte maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden.

Basel II Basel II bezeichnet die Gesamtheit der Eigenkapitalvorschriften, die vom Basler Ausschuss für Bankenaufsicht in den letzten Jahren vorgeschlagen wurden.

Boole’sche Operatoren Boolesche Operatoren sind logische Elemente, die benutzt werden können, um Suchbegriffe miteinander zu verbinden: UND, ODER, NICHT.

Change-Management Englisch für «Veränderungsmanagement». Es umfasst alle Aufgaben, Massnahmen und Tätigkeiten, die zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation notwendig sind.

Check-in / Check-out Bearbeitungsfunktionen zum Sperren und Freigeben von Dokumenten in einem DMS zum Zweck der Bearbeitung.

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Glossar & Internetadressen

CMS Content Management System Anwendungsprogramm, das die gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung des Inhalts von Text- und Multimedia-Dokumenten (Content) – in der Regel für Web-Seiten – ermöglicht und organisiert.

COLD Computer Output on Laserdisk Er beschreibt die Möglichkeit, Spooldaten (also Druckanweisungen) eines ERP- oder PPS-Systems in einer Datei zu speichern. Aus solchen Druckdaten werden Dokumente erzeugt, die genau so aussehen wie die tatsächlich gedruckten Belege (z.B. Rechnungen). Diese Dokumente können dann, ähnlich wie gescannte Dokumente, in das DMS importiert werden.

Customizing Anpassung der Software an die Bedürfnisse/Anforderungen des Kunden. Für DMS heisst das: Erstellung von Ablage- und Suchmasken, Einrichten logischer Archivstrukturen, Festlegung der physischen Speicherung der Dokumente und Daten, Einrichten der Datenbank usw.

Data Dictionary Siehe Archivhandbuch.

Datentyp Bezeichnung eines Wertebereichs und darauf definierten Operationen. Der Datentyp «string» definiert z.B. eine Anzahl Buchstaben (aus denen ein Name besteht), der Datentyp «date» hingegen ein Datum, das in einer definierten Art geschrieben werden kann (z.B. dd.mm.yyyy).

Denormalisierung Rückführung datenbankoptimierter Datenstrukturen in einfache Listen. In relationalen Datenbanken liegen Daten (z.B. Adressen) nicht in einer Tabelle vor (wie z.B. in einer Excel-Tabelle), sondern verteilt über mehrere Tabellen. Diese Aufteilung wird Normalisierung genannt. Werden Daten denormalisiert, so werden sie wieder in eine flache Struktur übergeführt.

deskribieren Synonym zu: attributieren, indizieren, «verschlagworten» oder Metadaten vergeben. Bezeichnet den Prozess der Vergabe zusätzlicher Informationen zu einem Dokument.

Deskriptor, Deskriptoren Beschreibende Information(en) zu Dokumenten; Synonym zu Metadatum/Metadaten.

DMS Dokumentmanagementsystem Verwaltung von Dokumenten, die sich noch im Bearbeitungsprozess befinden.

Document Routing Weiterleiten von Dokumenten, entweder nach einem vorgegebenen Ablauf (z.B. Freigabeprozess) oder ad hoc (z.B. Anfrage für Stellungnahme). Der Dokumentfluss kann (revisionssicher) aufgezeichnet werden und Änderungen am Dokument in eine neue Version oder in Statusänderungen münden.

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Dokumentart Die Dokumentart bezeichnet die Form der Dokumente, z.B. Text, Grafik, Foto, Audio oder Video.

Dokumentformat Das Dokumentformat bezeichnet die technische Aufbereitung eines Dokuments, z.B. Rechnung, als Datensatz oder Textfile.

Eine weitere Konkretisierung ist möglich, z.B. Textfile als ASCII, Word-Format usw.

Dokumenttyp Unter Dokumenttyp wird die inhaltliche Klassifizierung von Dokumenten verstanden, z.B. Korrespondenz, Bericht, Rechnung. Die Klassifikation kann bei Bedarf noch verfeinert werden, z.B. Kundenrechnung.

DRT Document Related Technology Oberbegriff für sämtliche Technologien rund um Dokumente.

DVD Die DVD ist ein digitales Speichermedium, das optisch einer CD ähnelt, aber über eine deutlich höhere Speicherkapazität verfügt und vielfältiger nutzbar ist. Das Akronym ist ein eigenständiger Begriff und wird unabhängig von einer Langform (früher für «Digital Video Disc», dann «Digital Versatile Disc») verwendet.

EA Elektronische Archivierung Elektronische Verwaltung von nicht mehr veränderbaren Dokumenten.

ECM Enterprise Content Management Überbegriff, umfasst Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von «Inhalt» (engl. Content), das können Dokumente oder «Teile» von Dokumenten sein.

ElDI-V Verordnung des EFD (Eidgenössisches Finanzdepartement) über elektronisch übermittelte Daten und Informationen.

fakultativ bedingt; hier: Die Eingabe eines Deskriptors kann erfolgen, muss aber nicht, z.B. die Angabe des Vornamens eines Adressaten.

GeBüV Geschäftsbücherverordnung.

ICR Intelligent Character Recognition ICR bezeichnet die automatische Erkennung von Blockhandschrift und Handschrift.

Image Synonym zu Scan: Abbild, Bild (eines Dokuments). Ein Papierdokument, das eingescannt wurde, bezeichnet man als Image.

Image Processing System, das die Vorverarbeitung von Images erlaubt: vom Scannen über OCR-Erkennung bis zur automatischen Analyse, Klassifikation und Metadatenerstellung.

Index Synonym zu Invertierte Liste: Register, das für die VolltextSuche verwendet wird.

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indexieren Automatische Extraktion von Termen aus einem Dokument zum Aufbau eines Indexes (einer invertierten Liste) für das Volltext-Retrieval.

indizieren Siehe deskribieren.

Invertierte Liste Siehe Index.

Langzeitarchivierung Elektronische Verwaltung von Dokumenten, die langfristig, mindestens 10 Jahre und länger, aufbewahrt und zugreifbar gehalten werden sollen.

Metadaten Beschreibende Informationen zu Dokumenten; Synonym zu Deskriptoren.

obligatorisch zwingend; hier: Ist die Eingabe eines Deskriptors obligatorisch, dann kann z.B. die Ablage eines Dokuments nicht erfolgen, wenn nichts eingegeben wurde.

OCR Optical Character Recognition OCR bezeichnet die automatische Erkennung von Text aus den Pixeln eines Bildes (z.B. gescannter Brief) und deren Umwandlung in Zeichen.

OMR Optical Mark Recognition OMR bezeichnet das automatische Erkennen von Ankreuzfeldern.

OR Obligationenrecht.

Pixel Pixel, Bildpunkt, Bildzelle oder Bildelement, das die kleinste Einheit einer digitalen Rastergrafik bezeichnet; bezeichnet auch deren Darstellung auf einem Bildschirm mit Rasteransteuerung.

Recherche, recherchieren Suchen nach Dokumenten.

RM Records Management Verwaltung aufbewahrungspflichtiger würdiger Unterlagen und Dokumente.

und

aufbewahrungs-

Sarbanes-Oxley Der Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX, SarbOx, auch SOA) ist ein US-Gesetz zur verbindlichen Regelung der Unternehmensberichterstattung.

Scan Siehe Image.

Stakeholder Als Stakeholder gelten sämtliche von der Einführung des Systems betroffene Personen: die Eigentümer, die Mitarbeitenden (vom Management bis zum Scan-Personal) und die Kunden (die Anspruch auf Qualität und Zuverlässigkeit haben).

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Stoppwortliste Eine Stoppwortliste enthält Terme, die nicht für eine VolltextSuche relevant sind, wie z.B. Präpositionen, Konjunktionen, Artikel und andere, nicht inhaltsrelevante oder überproportional häufig vorkommende Wörter wie z.B. der Firmenname einer Unternehmung.

Term Hier: sinntragender Begriff aus einem Text. Terme sind alle Wörter aus einem Text, die nicht mittels einer «Stoppwortliste» entfernt wurden.

verschlagworten Siehe deskribieren.

Volltext-Retrieval Siehe Volltextsuche.

Volltextsuche Synonym zu Volltext-Retrieval: Suche von Dokumenten über den Index.

Wildcard Platzhalter, der bei der Suche verwendet werden kann, z.B. um zusammengesetzte Wörter zu finden.

WfMS Workflow-Management-System Das Arbeitsablauf-Management bezeichnet die elektronische Ausführung, die automatische Abwicklung von Geschäftsprozessen.

WORM Write Once Read Many «Einmal beschreiben, mehrmals lesen»; bezeichnet einen optischen Datenträger, der das Aufzeichnen von Informationen ermöglicht; wird nur einmal mit Daten beschrieben, kann aber aber beliebig oft gelesen werden. Es wird ein Schreibschutz für die Speichermedien erzeugt, sodass geschriebene Daten weder abgeändert noch überschrieben noch gelöscht werden können.

Versionierung Automatische oder systemunterstützte schiedener Versionen von Dokumenten.

Verwaltung

ver-

Internetadressen

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www.documanager.de

Portal für DMS

www.contentmanager.de

Portal für CMS

www.topsoft.ch

Business-Software-Messe

www.bpx.ch

Weitere Informationen

www.fhnw.ch/iwi

Seminare, Lehrgänge

Profile der Editionspartner

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Profile der Editionspartner

adeon ag Simeon Zimmermann Brügglistrasse 2 CH-8852 Altendorf Phone +41 55 451 52 52 Fax +41 55 451 52 53

www.adeon.ch info@adeon.ch

Die adeon ag ist ein Schweizer Spezialist für dokumentengestützte Prozesse, der sich auf Softwarelösungen in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Prozess-Management und Information-Management konzentriert. Mit langjähriger Erfahrung und Kompetenz, innovativer Software und klarer Orientierung an den Bedürfnissen unserer Kunden optimieren wir den Umgang mit Dokumenten und automatisieren damit verbunden die Geschäftsabläufe. Zu den Kernkompetenzen gehören die Systemanalyse und Konzeption, die Integration von Software-Produkten, die systematische Projektleitung sowie die Unterstützung bei der Einführung. Wir realisieren erfolgreich Lösungen in den Bereichen: Dokumenten-Management Workflow-Management Elektronischer Archivierung

Information-Management E-Mail-Archivierung

Praxisbeispiel «Gesundheitswesen» Seite 41

Arcplace AG Robbert Spierings Seehofstrasse 6 CH-8008 Zürich Phone +41 44 260 80 00 Fax +41 44 260 80 01

www.arcplace.ch info@arcplace.ch

Arcplace AG ist ein Schweizer Dienstleister für Lösungen in den Bereichen Scanning, DMS und Archivierung. Durch die Kombination modernster Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Online-Backup und -Archivierung ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse hochwertige Lösungen anzubieten.

Arcplace-Lösungen

Arcplace-Services

Scannen Automatisierte Erfassung Intelligente Klassifizierung Formularerkennung

Archivierung als Service E-Mail-Archivierung File-Archivierung Dokumenten-Archivierung ERP-Archivierung

Dokumenten-Management Content-Management Prozessoptimierung ERP-Integration

Backup als Service Online-Backup Online-Speicher

Archivierung Lifecycle-Management Langzeitspeicher

Scanning als Service Scanning beim Kunden Scanning bei Arcplace

Praxisbeispiel «Telekommunikation» Seite 33 112

Profile der Editionspartner

Canon (Schweiz) AG Patrick Meile Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Phone +41 848 833 835 Fax +41 44 835 64 68

www.canon.ch info@canon.ch

Canon (Schweiz) AG, mit Sitz in Dietlikon ZH, zählt zu den führenden Anbietern von Technologien im Office-Bereich.

Hohe Qualität und modernes Design sind Kennzeichen der Canon-Produkte.

Neben den erfolgreichen Hardwareprodukten gehören technologisch fortschrittliche Lösungen in den Bereichen «Document Management Solutions», «Managed Print Services» und «Professional Printing Solutions» ebenso zur Produktpalette wie auch entsprechende, modular auswählbare Pre- und Aftersales-Dienstleistungen.

Der Bereich Canon Business Solutions ist mit 11 Standorten in der ganzen Schweiz vertreten und bietet mit rund 120 Spezialisten im Verkauf und 200 in der Service- und SupportOrganisation eine einzigartige und individuelle Kundenbetreuung.

Praxisbeispiel «IT-Dienstleister» Seite 83

d.velop [Schweiz] AG Rüdiger Ruttkowski Bahnhofstrasse 21b CH-9471 Buchs SG Phone +41 81 755 80 80 Fax +41 81 755 80 81

www.d-velop.ch info@d-velop.ch

Die d.velop [Schweiz] AG ist seit der Gründung im Jahr 2006 als Competence Center für die Schweiz, Liechtenstein, Österreich und Norditalien mit ihren lokalen Partnern erfolgreich in diesem Markt vertreten. Die Partner der d.velop [Schweiz] AG mit ihren zahlreichen Kunden profitieren von der direkten Betreuung und punktuellen Unterstützung aus dem europäischen Experten-Netzwerk.

Mit kompetenten Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmungen aller Grössen und Branchen helfen, sich erfolgreich im Markt zu entwickeln.

Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ist die Grundlage unserer Arbeit.

Praxisbeispiel «Nahrungsmittelhersteller» Seite 95 113

Profile der Editionspartner

ELO Digital Office CH AG Helmar Steinmann Lagerstrasse 14 CH-8600 Dübendorf Phone +41 43 931 53 13 Fax +41 43 931 53 12

www.elo.com info.ch@elo.com

ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Softwarelösungen für die Bereiche elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und WorkflowManagement. Das Unternehmen ist international aufgestellt und betreibt neben dem Hauptsitz in Stuttgart weltweite Niederlassungen, u.a. in Europa sowie Asien. Über das dichte Netzwerk von Systempartnern werden weltweit mehr als 450 000 Arbeitsplätze betreut. ®

Die ELO -Produktpalette erfüllt alle Anforderungen an moderne DMS/ECM-Systeme und bildet eine ideale Plattform für effizientes Wissens- und Informationsmanagement. ELOoffice ist die Einstiegslösung für Dokumentenmanagement und Archivierung, ideal für kleine Büros oder am Einzel-PCArbeitsplatz. Die modulare Client-/Server-Lösung ELOprofessional richtet sich an mittelständische Unternehmen. Abgerundet wird die Palette mit ELOenterprise, der Plattform von unabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen HighEnd-Lösungen mit besonderen Stärken im Rechenzentrumsund Portaleinsatz. Die Produkte sind untereinander voll kompatibel, Datenaustausch und Upgrade sind jederzeit möglich.

Praxisbeispiel «Getränkehersteller» Seite 65

GSD Software mbH André Kirchner Ludwigsstädter Strasse 95 + 97 D-96342 Stockheim-Neukenroth Phone +49 9265/955-0 Fax +49 9265/955-5000

www.gsd-software.com info@gsd-software.com

Seit über 20 Jahren erstellt die GSD Software mbH ITLösungen für mittelständische Unternehmen. Die Kunden schätzen vor allem die hohe Flexibilität der Produkte sowie den Vorteil, umfassende betriebswirtschaftliche Lösungen aus einer Hand zu bekommen.

So zählt GSD Software heute zu den führenden Anbietern auf dem Gebiet von Dokumenten- (DMS/ECM) und Kundenbeziehungs-Management (CRM), Archivierungssystemen und ERPSoftwarelösungen in Deutschland. Im Bereich DMS und CRM reicht die Produktpalette von einer Einstiegsversion für kleinere Betriebe über einen Business-Server bis hin zum EnterpriseServer zur Abbildung komplexer Prozess- und Informationsstrukturen für grosse Unternehmen. Diverse Vertriebspartner in Deutschland, der Schweiz, Österreich und Schweden stehen den Kunden direkt vor Ort zur Verfügung.

Praxisbeispiel « Sicherheitsanlagen» Seite 57

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Profile der Editionspartner

Löwenfels Partner AG Thomas Uhlmann Meyerstrasse 20 CH-6003 Luzern Phone +41 41 418 44 00 Fax +41 41 418 44 44

www.loewenfels.ch info@loewenfels.ch

Löwenfels Partner AG bietet seit über 20 Jahren Beratungsleistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.

Als EASY-Software-Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY-ECM-Module. Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, E-Mail-Archivierung, revisionssichere Archivierung für Sharepoint-Systeme, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung. Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Erfahrung.

Praxisbeispiel «Sozialversicherung» Seite 51

QuoVadis Trustlink Schweiz AG Carl Rosenast Teufenerstrasse 11 CH-9000 St. Gallen Phone +41 71 272 60 60 Fax +41 71 272 60 61

www.quovadis.ch info@quovadisglobal.com

QuoVadis ist ein international akkreditierter Zertifizierungsdienstanbieter mit weltweiter Anerkennung (WebTrust). Angeboten werden elektronische Zertifikate nach schweizerischer (ZertES) und europäischer Gesetzgebung (ETSI), mit denen die Benutzer in der Lage sind, digitale Signaturen rund um den Globus anzuwenden.

Zusätzlich liefert QuoVadis Dienstleistungen und Lösungen, um Geschäfte auf elektronischem Weg gesetzeskonform, sicher und vor allem vertrauenswürdig abzuwickeln. Besondere Kompetenz beweist QuoVadis dabei in dokumentengestützten Geschäftsabläufen.

Praxisbeispiel «Elektronisches Zertifikat» Seite 9

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Autorenteam & BPX

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Autorenteam & BPX Prof. Dr. Knut Hinkelmann Studiengangleiter Wirtschaftsinformatik und Leiter Informations- und Wissensmanagement an der Fachhochschule Nordwestschweiz. http://knut.hinkelmann.ch knut.hinkelmann@fhnw.ch Barbara Thönssen, M.A. Wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Fachhochschule Nordwestschweiz und Dozentin an der Hochschule für Wirtschaft Zürich. www.fhnw.ch/iwi/weiterbildung barbara.thoenssen@fhnw.ch Maria Winkler, mag. iur.

Geschäftsführende Partnerin der IT & Law Consulting GmbH, Zug und Luzern, Dozentin für Informatikrecht an der Hochschule für Wirtschaft Luzern, Mitglied der Fachgruppe digitale Signatur des Vereins eCH. Sie ist Autorin des Rechtsteils, 2. Kapitel (ohne Best Practice). www.itandlaw.ch maria.winkler@itandlaw.ch

BPX steht für Best Practice Xperts Martin & Martina Dalla Vecchia Herausgeber der BPX-Booklets Ziel von BPX ist es, komplexe Themen praxisgerecht für das Management aufzubereiten: kurz & prägnant. www.bpx.ch 116

Bestellung und Verlagsprogramm

Bestellung und Verlagsprogramm Das gesamte Verlagsprogramm von BPX finden Sie auf www.bpx.ch.

Sie können die Bücher beim Verlag BPX bestellen oder beim jeweiligen Editionspartner (siehe ein paar Seiten weiter vorne). Diese freuen sich, mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können und geben die Bücher gelegentlich auch kostenlos ab.

Bestellen Sie hier

www.bpx.ch

2009

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Was ist Dokumentenmanagement (DMS)?

Was ist Elektronische Archivierung (EA)?

Wo liegen betriebswirtschaftliche Potenziale?

Wie findet man den richtigen DMS-Anbieter?

Welche Evaluationskriterien sind zentral?

Wie rechnen sich DMS/EA-Systeme?

Welche Gesetze (D, A, CH) sind relevant?

Das Booklet «DMS Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung» in der 2. Auflage bietet das Wichtigste zum Thema: kurz und prägnant.

Editionspartner:

Praxisbeispiele zu folgenden Branchen: ■ Telekommunikation ■ IT-Dienstleister ■ Gesundheitswesen ■ Verwaltung ■ Getränkehersteller ■ Nahrungsmittelhersteller ■ Sicherheitsanlagen ■ Elektronische Zertifikate Übersichten, Checklisten und Praxistipps machen aus diesem Booklet eine wertvolle Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition 2009 www.bpx.ch 30 CHF / 20 € ISBN 978-3-905413-19-9

www.bpx.ch

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DMS DMS Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung

Die Bewältigung immer grösserer und heterogenerer Dokumentenmengen erhöht zusehends auch den Druck in Gemeinden und mittelständischen Unternehmen, nach elektronischen Lösungen zu suchen. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Elektronische Archivierungen (EA) bieten ausgereifte Technologien dazu. Um DMS und EA erfolgreich einzuführen, muss jedoch vor allem unternehmensintern viel Vorarbeit geleistet werden.

Knut Hinkelmann Barbara Thönssen Maria Winkler

Dokumentenmanagement & Elektronische Archivierung f ü r U n t e r n e h m e n u n d ö ff e n t l i c h e Ve r w a l t u n g 2., überarbeitete Auflage Editionspartner:

Gesetzlicher Rahmen: D, A, CH Dokumentenmanagement DMS Elektronische Archivierung EA Elektronische Rechnung Schutz der Integrität (Zertifikate) Evaluation & Stolpersteine Einführung & Betrieb Praxisbeispiele Checklisten Trends

www.bpx.ch