E-Mail Archivierung

2008

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In diesem Booklet finden Sie Antworten auf Fragen, die sich Manager heute stellen müssen.

Komplexe Inhalte werden einfach dargestellt und auf den Punkt gebracht.

Inklusive Praxisbeispiele der E-Mail-Archivierung aus folgenden Branchen: – Autogewerbe – Banken – Chemie – Mode Detailhandel – Telekommunikation – Versicherung – Werkzeugmaschinen

Editionspartner:

Das Booklet «E-Mail-Archivierung» bietet das Wichtigste zum Thema: kurz und prägnant. Übersichten, Checklisten und Praxistipps machen aus diesem Booklet eine wertvolle Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition 2008 www.bpx.ch 30 CHF / 20 € ISBN 978-3-905413-29-8

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Pietro Brossi Maria Winkler E-Mail-Archivierung. Leitfaden zur Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für D, A und CH

Wer muss E-Mails archivieren?

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Wo sind betriebswirtschaftliche Potenziale?

Welche Begriffe muss man kennen?

Wie findet man die richtige Lösung?

Welche Evaluationskriterien sind zentral?

Wie rechnet sich die E-Mail-Archivierung?

ageern! n a M Waisssen müss w

E-MailArchivierung Leitfaden zur Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, für Deutschland und Österreich Editionspartner:

E-Mails in der Businesswelt E-Mail-Management Rechtliche Aspekte Grundlagen E-Mail-Systeme Projektplanung/-umsetzung Evaluation E-Mail-Archivierung Kosten, Aufwand und Nutzen Trends & Tipps Praxisbeispiele Checklisten

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Pietro Brossi Maria Winkler

E-MailArchivierung Leitfaden für die Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, für Deutschland und Österreich

BPX-Edition Rheinfelden/Schweiz

BPX E-Mail Internet

Best Practice Xperts edition@bpx.ch www.bpx.ch

Pietro Brossi / Maria Winkler

E-Mail-Archivierung: Leitfaden für die Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, Deutschland und Österreich Vorwort von Prof. Dr. Knut Hinkelmann Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2008 ISBN 978-3-905413-29-8

© 2008 BPX-Edition Rheinfelden Hinweis: In diesem Booklet wird bei Bezeichnungen die männliche Form verwendet. Dies dient lediglich der Lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche Form mit ein.

Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind vorbehalten. Kein Teil des Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden.

Herstellung: BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz Druck und Verarbeitung: Druckerei Flawil AG 2

Inhalt

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Vorwort von Prof. Dr. Knut Hinkelmann

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1

E-Mails in der Businesswelt

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2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Rechtliche Aspekte Dokumentationspflichten Rechtslage in der Schweiz Rechtslage in Deutschland Rechtslage in Österreich Kurz und bündig

10 10 11 16 20 23

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

E-Mail-Management E-Mail-Kultur als Lösungsansatz Gefahrenpotenziale & Risikominimierung E-Mail-Archivierung ist Chef-Sache!

Konsequenzen für Informatikinfrastruktur Wirkung auf die Unternehmensstrategie

24 24 28 29 30 32

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

Grundlagen E-Mail-Systeme E-Mail-Client-Lösungen E-Mail-Serversysteme Verschlüsselungstechnologien Search-and-Retrieval-Ansätze Back-up, Speicherung und Archivierung DMS und E-Mail-Archive In-house, Outsourcing, Managed Services Architektur / technische Lösungsansätze Funktionalitäten und E-Mail-Standards Skalierbare Hard- und Software-Plattform Mailbox-Verkleinerung vs. Langzeitarchiv Mengen- und Volumenberechnungen

38 38 39 40 43 44 48 49 53 56 57 57 58

5

Projektplanung und -umsetzung

60

6 6.1 6.2 6.3

Evaluation E-Mail-Archivierung Hersteller Hosted-Archivierungslösungen Solution-Partner

65 65 66 67

7 7.1 7.2

Kosten, Aufwand, Finanzen, Nutzen Kostenfaktoren und TCO Mail-Archivierung und ROI

69 70 73

8

Ausblick und Trends

74

9

Checkliste E-Mail-Archivierung

76

10

Profile der Editionspartner

78

11

Autorenteam & BPX

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E-Mails Vorwortin der Businesswelt

E-Mail-Archivierung Die Verwendung der E-Mail für die geschäftliche Korrespondenz stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, da die E-Mail ursprünglich nicht für diesen Zweck geplant war.

Mit der Einführung des E-Mail-Systems stellten die Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein Medium für die informelle Kommunikation zur Verfügung. Die E-Mail ersetzte in diesem Sinn oft das Telefon: Man war nicht darauf angewiesen, dass der Partner sofort erreichbar war, und konnte sogar mit mehreren Partnern gleichzeitig kommunizieren.

Mehr und mehr wird das Medium jedoch für die geschäftliche Korrespondenz und für den Versand von Geschäftsdokumenten genutzt – ohne dass die gesetzlichen Grundlagen oder unternehmensinterne Regelungen vorlagen.

Ein wichtiger Aspekt ist die Archivierung. Die aktuelle Gesetzeslage läuft darauf hinaus, dass elektronisch versandte Geschäftsdokumente wie konventionelle Geschäftskorrespondenz zu archivieren sind. Die Umsetzung dieser gesetzlichen Regelungen stellt Unternehmen vor grosse technische und organisatorische Herausforderungen. So ist beispielsweise die Trennung zwischen persönlicher und geschäftlicher Nutzung oft nicht geklärt. Dies zeigt sich auch daran, dass E-Mails von den Mitarbeitenden oft in der persönlichen Mailbox verwaltet werden.

Dieses Booklet stellt die gesetzlichen Regelungen sowie die organisatorischen und technischen Aspekte der E-Mail-Archivierung verständlich dar, gibt Hinweise zur Durchführung von Projekten und vermittelt einen guten Überblick über das Angebot an Lösungen und Produkten.

Prof. Dr. Knut Hinkelmann FHNW Olten Institut für Wirtschaftsinformatik 4

E-Mails in der Businesswelt

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E-Mails in der Businesswelt

Seit den Ereignissen rund um die Betrugsaffäre «Enron» und den daraus resultierenden Vorschriften hat die Bedeutung des elektronischen Mailverkehrs (E-Mail) im modernen Business-Umfeld einen völlig neuen Stellenwert erhalten. Viele Firmen bestätigen Vereinbarungen oder versenden Abmachungen heute weltweit und systemübergreifend per E-Mail. Alle diese geschäftsrelevanten Dokumente können Folgeauswirkungen auf weitere Geschäftsprozesse haben oder bei rechtlichen Prozessen von entscheidender Bedeutung sein. Der Archivierung von E-Mails kommt deshalb eine immer grössere Bedeutung zu, und eine Firma sollte heute, im Rahmen von firmeninternen Vorschriften und Weisungen, auch in diesem Bereich über entsprechende Dokumente wie Firmen-Policies verfügen.

Die Manager moderner Unternehmungen machen sich dabei oft Gedanken, wie solche Aufgaben technisch korrekt, effizient und IT-Infrastruktur-mässig kostengünstig umgesetzt werden sollen/müssen.

Gleiche Begriffe werden unter unterschiedlichen Gesichtspunkten eingesetzt; ICT-Fachleute verstehen unter E-Mail-Archivierung etwas anderes als zum Beispiel Rechtsanwälte, und diese wiederum interpretieren damit verbundene Konsequenzen auf Businesstätigkeiten ganz anders, als dies Ökonomen und Wirtschaftsfachleute tun.

E-Mails im Business-Alltag Der simple Einsatz von E-Mail-Kommunikation im heutigen Businessumfeld stellt Unternehmen vor oft nicht ganz einfache Probleme. E-Mails werden meistens zu Tausenden pro Tag durch die Benutzer für die Kommunikation mit internen, externen und oft auch privaten Partnern eingesetzt. Aus diesen Gründen organisieren sich die Benutzer solcher Systeme und strukturieren die Mailablagen in ihren Maillösungen, damit sie leichter wieder auffindbar sind. Wie und wo die eigentlichen Maildaten aufbewahrt werden, kümmert die Benutzer meistens nicht.

Aus Sicht der Firmenleitung müsste der gesamte EMail-Verkehr sinnvollerweise in einem Archivierungssystem gespeichert werden, damit im Rahmen der Definition von Geschäftsprozessen klar geregelt ist, wann und wozu E-Mails als integrierter Bestandteil der Businessprozesse korrekt mit den Tätigkeiten der Benutzer verknüpft und rekonstruierbar eingesetzt werden kön5

E-Mails in der Businesswelt

nen. Die Anwender haben dabei im Umgang mit EMails in den vergangenen Jahren zu einer Art neuer «Unternehmenskultur» beigetragen.

Für viele Unternehmen haben sich E-Mails in der Geschäftswelt zu einem unersetzlichen Kommunikationsmittel entwickelt. Doch aufgrund neuer gesetzlicher Vorschriften, etwa den GDPdU in Deutschland, der GeBüV in der Schweiz oder dem Sarbanes-Oxley-Act in den USA, sind Unternehmen verpflichtet, businessrelevante E-Mails als Geschäftsdokumente über definierte/vorgeschriebene Zeiträume aufzubewahren.

Die Verbindung oder Kombination von E-Mail- mit Archivsystemen sollte daher in Unternehmen gesamtheitlich betrachtet werden und eine sehr hohe Priorität geniessen. Nur so kann sichergestellt werden, dass dem Thema die entsprechende Bedeutung beigemessen wird und der geschäftsrelevante E-Mail-Verkehr tatsächlich auch revisionssicher dokumentiert und archiviert wird.

Viele Firmen archivieren E-Mails jedoch gar nicht oder überlassen diese Entscheidung den Mitarbeitern. Das ist rechtlich bedenklich. Hier helfen Richtlinien (guidelines/polices) zur E-Mail-Archivierung, welche in vielen Unternehmen heute aber leider noch fehlen oder zumindest nicht verbindlich umgesetzt oder mittels technischen Lösungen zweckmässig angewendet werden.

Hier besteht ein Nachhol- beziehungsweise Handlungsbedarf: Die Gesetze in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich sprechen eine «klare Sprache».

Deshalb ist E-Mail-Archivierung Chef-Sache!

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Per 1.1.2008 wurden in Deutschland entscheidende neue gesetzliche Rahmenbedingungen in Kraft gesetzt, und die EU plant ebenfalls weitere Anpassungen in diesem Bereich. Nach Einschätzung von Experten sollte sich jedes grössere Unternehmen ernsthafte Gedanken zur Umsetzung entsprechender Massnahmen und sich mit der Anschaffung entsprechender IT-Lösungen vertraut machen. Ein SofTrust-Berater beurteilt die Lage wie folgt: «Wir schätzen, dass innerhalb der nächsten 24 Monate über 50 Prozent aller mittleren und grösseren Unternehmen in Deutschland ihre wichtigen E-Mails archivieren.»

In der Schweiz und in Österreich hat sich die Situation noch nicht so drastisch verschärft, da hier andere gesetzliche Auflagen bestehen.

E-Mails in der Businesswelt

Praxisfall: Generali | Versicherung Generali löst mit E-Mail-Archivierung Compliance- und Speicherprobleme Seit sich die E-Mail zum wichtigsten Kommunikationsmedium entwickelt hat, wachsen proportional mit dem Mailverkehr auch die Probleme. Für die Generali-Versicherungen löste B-Source, Spezialist für IT- und Back-Office-Services für Banken, das EMail-Archivierungsproblem mit Symantec Enterprise VaultTM. Die Situation der Generali kommt uns bekannt vor: Die Grösse der Outlook-Postfächer reicht nicht aus, die persönlichen Archiv-Files (PST-Files) kommen ebenfalls an ihre Grenzen und die Suche nach Informationen wird mit den Outlook-eigenen Instrumenten schnell zur Geduldsprobe. Zudem können extern arbeitende Mitarbeiter nicht auf die persönlichen Archive zugreifen.

«Die PST-Files belegten bereits mehr als 40 Prozent der File-Server; da mussten wir handeln», erinnert sich Raffaele Beutler, bei B-Source verantwortlich für die dezentrale Infrastruktur der Versicherung. Systematisch wurden zunächst die am Markt befindlichen Lösungen evaluiert, und zwar anhand einer Kriterienliste, die zusammen mit der internen Revision erstellt wurde. Das stellte die Richtlinienkonformität der neuen Lösung sicher.

Speicherplatz reduziert und Administration vereinfacht Symantec Enterprise VaultTM ist eine umfassende Plattform zur Archivierung von E-Mail-Daten, Instant Messages, Microsoft-Sharepoint-Dokumenten sowie Microsoft-Windows- und Network-Appliance-File-Systemen. Die Software bietet einen sicheren, manipulationsgeschützten und zentralen Aufbewahrungsort für unternehmenskritische Informationen und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung elektronischer Daten. «Neben Compliance sind Reduktion des Speicherplatzes und vereinfachte Administration die Hauptthemen gewesen», sagt Raffaele Beutler. «Allein für das Back-up haben wir so viel Zeit benötigt, dass es schon den normalen Betrieb beeinträchtigte.» Insbesondere die PST-Files waren den IT-Verantwortlichen ein Dorn im Auge.

Das Lösungsdesign entwickelte B-Source zusammen mit der Software-Integratorin SQL AG. Dazu gehörte die Festlegung der Richtlinien, wann E-Mails archiviert 7

E-Mails in der Businesswelt

werden und welche Files wie lange aufbewahrt werden müssen. Anhand einer Roadmap erfolgte die Implementierung.

Schneller Zugriff auf Archiv-Mails Nach der Installation und Konfiguration von Symantec Enterprise VaultTM prüfte B-Source die neue Lösung mittels eines Test-Szenarios. Erst dann begann die Migration der Benutzer auf die neue Umgebung.

Das Ergebnis: Es gibt keine persönlichen Ordner mehr, aber jeder Benutzer kann trotzdem auf alle Mails zugreifen. Mails, älter als 30 Tage, werden automatisch archiviert. Der Benutzer erkennt archivierte Mails nur an einer Kennzeichnung. Der Zugriff ist für ihn völlig transparent. Da das Archiv ebenfalls auf Festplatten angelegt ist, hat sich auch in der Zugriffgeschwindigkeit für die Generali-Benutzer kaum etwas geändert.

Jedem Benutzer steht heute eine Mailbox mit 500 MB Speicher zur Verfügung. Der Enterprise-Vault-Server hat heute eine Kapazität 500 GB. «Wenn wir in ein paar Monaten an die Grenze kommen, erweitern wir den Speicher um weitere 500 GB. Der Benutzer merkt davon nichts», freut sich Beutler. Die Verschiebung der PST-Files vom Home-Laufwerk der Benutzer in das Archiv hat laut Raffaele Beutler rund 500 GB teuren Speicherplatz auf Primär-Disk-Laufwerken eingespart, was einer Kostenreduktion von rund 50 000 Schweizer Franken jährlich entspricht.

Hohe User-Zufriedenheit dank komfortabler Volltextsuche Die Volltextsuche im Text der E-Mails und in den Anlagen geht sehr schnell und ist durch Enterprise Vault überhaupt erst möglich geworden.

Lösungspartner Symantec, Firmenprofil S. 80

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E-Mails in der Businesswelt

In fortschrittlichen Unternehmen haben heute E-MailSysteme häufig den gleichen Stellenwert wie ERP- oder CRM-Lösungen. Wenn diese Systeme nicht verfügbar sind, geht in solchen Firmen oft gar nichts mehr. Die Gründe für das oft zögerliche Verhalten im Zusammenhang mit dieser technisch anspruchsvollen Angelegenheit sind meistens vielfältiger Natur: Der «Leidensdruck» auf die Business-Abteilungen ist im Unternehmen oftmals noch nicht spürbar, oder die technisch verfügbaren Lösungen in der ICT-Landschaft der Unternehmung lassen (aus Sicht der eingesetzten DataStorage-Lösungen) die notwendigen Archivierungen noch nicht umsetzen.

Gesetzliche Regelungen sind heute zwar immer klarer vorhanden, werden aber voraussichtlich erst in den nächsten 1–2 Jahren mit technisch mehr und mehr ausgereiften Lösungen praktisch und kostenoptimiert umsetzbar sein.

Die Akzeptanz und der Stellenwert von E-Mails als Business-Kommunikationsmittel vergrössern sich ständig. Sie reichen bereits heute weit über das Handels- und Steuerrecht hinaus. Häufig fehlen aber bei den Mitarbeitern die entsprechende Aufklärung oder die notwendigen Kenntnisse über den rechtlichen Status von E-Mail-Meldungen, wie sie im Rahmen von Businessprozessen verwendet werden.

Viele Unternehmen verlangen auch heute noch keine genügend klare Trennung von privaten und geschäftlichen E-Mails eines Benutzers und müssen sich dadurch zusätzlich mit Fragen des Datenschutzes auseinandersetzen.

Zahlreiche bisher auf dem Markt angebotene Archivierungslösungen für E-Mails hatten bis in den letzten Jahren die gestellten Erwartungen nur bedingt erfüllt.

In den letzten 18 Monaten haben es aber zahlreiche Anbieter geschafft, spürbare Verbesserungen in ihre Produkte einzubauen, gewisse internationale Zertifizierungsstandards zu erfüllen und vermehrt auch mit Businessprozessen integrierte Lösungen anzubieten.

Weiterführende Informationen wie Glossar, technische Standards für die Zielgruppen Management IT-Verantwortliche finden Sie im Internet: www.bpx.ch/E-Mail-Archivierung.html 9

E-Mail-Management

3

E-Mail-Management

Laut den Analysten der Radicati Group (einer Analystenfirma aus den USA13) fallen in einem modernen Unternehmen mit knapp mehr als 10 000 Mitarbeitern jährlich mehr als 200 Millionen E-Mails an. Basierend auf den in Kapitel 4.12 verwendeten Mengenberechnungen benötigt das daraus resultierende Datenvolumen eine Speicherkapazität von bis zu 8,2 TBytes pro Jahr.

Die Archivierung dieser Daten sorgt einerseits für die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdaten, führt aber anderseits auch zu einer Entlastung der E-Mail-Serversysteme, bei gleichzeitiger Verbesserung und Optimierung der Performance derselben. So können die IT-Verantwortlichen realistischere und einfacher umsetzbare Service-LevelAgreements über die Verfügbarkeit von E-MailSystemen zwischen den Business-Einheiten und den Betreibern in der IT-Abteilung vereinbaren.

Generell zeichnen sich derzeit drei unterschiedliche Trends ab: E-Mail-Archivierung wird von IT-Abteilungen als Mittel gesehen, den Workload aus den Mail-Servern (IBM Lotus Domino/Microsoft Exchange/Novell Groupwise) herauszunehmen und dadurch deren Verfügbarkeit zu erhöhen.

Datensicherungszyklen können beschleunigt und somit Betriebskosten gespart werden.

Verbesserte Integration von E-Mail-Diensten in die unternehmensweiten Informationsprozesse und in geschäftsunterstützende Applikationen im Sinne von «elektronischen Akten».

3.1

E-Mail-Kultur als Lösungsansatz

In den vielen intern/extern zirkulierenden E-Mails verbirgt sich mittlerweile auch ein grosser Teil des im Unternehmen vorhandenen Wissens. Oft führt dies heute dazu, dass dieses Wissen und die dazugehörenden wichtigen Informationen nur noch im E-Mail-System verfügbar sind – eine andere Form der Datenaufbewahrung gibt es nicht mehr.

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www.radicati.com.

E-Mail-Management

Praxisfall: Sunrise AG | Telekommunikation E-Mail-Archivierung Sunrise Der Kunde Sunrise ist die zweitgrösste Telekommunikationsanbieterin der Schweiz und beschäftigt rund 2100 Mitarbeitende. Mehr als 2,2 Millionen Kundinnen und Kunden nutzen Dienstleistungen von Sunrise in den Bereichen Mobiltelefonie, Festnetz und Internet. Neben der telefonischen Kundenbetreuung und der persönlichen Beratung in einem der 40 Sunrise-Shops hat die Nutzung von E-Mails zur Abwicklung von Anfragen sowie für den Versand von Angeboten, Rechnungen und anderen rechtsrelevanten Dokumenten einen grossen Stellenwert eingenommen.

Die Herausforderung Zehntausende E-Mails werden täglich versendet, ebenso viele erreichen deren Mailboxen. Das Risiko, dass Anwender rechtlich relevante E-Mails löschen und geschäftskritische Informationen unwiderruflich verloren gehen, nahm immer mehr zu. Das Unternehmen stand deshalb vor der Herausforderung, die Datensicherheit zu erhöhen und gleichzeitig der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gerecht zu werden.

Die Zielsetzung Alle E-Mails sollten durch einen regelbasierten Prozess automatisch archiviert werden. Die Lösung musste einfach sowie effizient administrierbar sein und allen Mitarbeitern den Zugriff auf archivierte EMails schnell und unkompliziert ermöglichen. Im Hinblick auf eine Unternehmensstrategie, die in Zukunft von Insellösungen weg hin zu einem durchgängigen ECM-System führen soll, musste auch der Aspekt der problemlosen Integrierbarkeit berücksichtigt werden. Ein weiterer Grund, auf eine E-Mail-Archivierungslösung umzusteigen, waren die wachsenden Mailboxen und Outlook-PST-Files, welche die Exchange- und Speicherinfrastruktur belasteten und massive Kosten verursachten.

Die Lösung Mit Livelink ECM – E-Mail Archiving for Microsoft Exchange – von Open Text hat Sunrise eine Archivierungslösung gewählt, welche die Anforderungs25

E-Mail-Management

kriterien vollumfänglich erfüllt, einfach in die Anwenderoberfläche integriert werden konnte und sich direkt aus der Microsoft Management Console (MMC) verwalten lässt. Bereits drei Monate nach der technischen Implementation erfolgte die Inbetriebnahme von Livelink in einer ersten Pilotphase. Weder vonseiten der Infrastruktur noch bei der Inbetriebnahme tauchten während der Prüfung des Funktionsumfangs nennenswerte Probleme auf, welche zu Verzögerungen des Zeitplanes geführt hätten.

Die Resultate Die Lösung hat sich im produktiven Betrieb bewährt: Der gesamte E-Mail-Archivierungsprozess läuft heute automatisch im Hintergrund ab. Sunrise hat mit Livelink ECM – E-Mail Archiving for Microsoft Exchange – zeitraubende Aufgaben wie manuelle Back-ups sowie langwierige Datensuchen eliminiert und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von E-Mails. Die Flexibilität und die Modularität der Lösung erlauben es, E-Mails von teuren Hochverfügbarkeitsspeichern auf günstigere Speichermedien auszulagern. Dadurch konnten Speicherkosten drastisch gesenkt, die Infrastruktur entlastet und die Performance der Mailserver optimiert werden.

Lösungspartner Open Text AG, Firmenprofil S. 80

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E-Mail-Management

Konsequenz: Wer heute als Manager zulässt, dass wesentliche Teile des Unternehmenswissens nur noch in unstrukturierten Systemen aufbewahrt werden, der gefährdet eine Firma. In dieser Situation mit einer normalen «Archivierungslösung» das Problem in den Griff kriegen zu wollen, wird spätestens beim Verlust von E-Mail-Diensten eine schmerzliche Erfahrung. E-Mail-Archivierung hat mit dem Problem, dass sich die relevanten Informationen nur in E-Mails befinden, im ersten Ansatz nichts zu tun. Die E-Mail-Kultur einer Firma muss über das Management geprägt werden und dazu führen, dass wichtige Informationen nicht nur im E-Mail-System gespeichert werden, sondern in andere Systeme übertragen oder durch hervorragende Suchfunktionen auch mit anderen Mitteln wieder auffindbar werden. Die Verfügbarkeit alternativer/verknüpfter Informationssysteme sowie die Durchsetzung klarer Richtlinien und die Bereitstellung der dazu nötigen finanziellen Mittel für solche Systeme spielen hier eine entscheidende und viel grössere Rolle.

«E-Mails werden als wichtige Informationsträger erkannt. Die Verantwortung für sensible Dokumente trägt jedoch der Mitarbeiter.» Diese wichtige Aussage eines CEO einer mittleren Firma zeigt auf, dass der Umgang mit E-Mails in einer Firma gepflegt werden muss.

Wissen die Mitarbeiter, welche Bedeutung und welchen Status eine E-Mail in der Firma hat?

IT-Verantwortliche begegnen dem Problem der Mailboxgrösse häufig mit Speicherlimitierungen, um ein laufendes Nachrüsten mit teuren Speichersystemen zu vermeiden.

Die Folgen: Sachbearbeiter/-innen müssen periodisch E-Mails aus ihren Postfächern löschen, um Platz für neue Nachrichten zu schaffen. Diese E-Mails sind häufig schnell unwiderruflich gelöscht. Auch jene, denen allenfalls ein rechtlicher Status zugeteilt werden müsste.

Viele Anwender helfen sich in dieser Situation selbst und lagern alte E-Mails als sogenannte «PST-Dateien» auf lokale Festplatten oder in zur Verfügung stehende Serververzeichnisse aus. Dabei ist es nicht selten so, dass diese relativ instabilen PST-Dateien 1 GB oder grösser sind. Wenn diese Dateien dann auch noch mit persönlichen Passwörtern versehen sind, können sich selbst erfahrene Systemadministratoren daran die Zähne ausbeissen. Wenn ein solcher Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Passwort nicht bekannt gibt, sind diese Mailarchive meistens verloren und die 27

E-Mail-Management

Dokument, das 20 Empfänger enthielt, wird eben nur einmal statt zwanzigmal archiviert.

Reibungsloses Funktionieren setzt jedoch die enge Abstimmung zwischen den Informatik-Tools, den Businesslösungen und den Archivierungssystemen (Hersteller der Archivspeicher und der Archivsoftware) voraus. Für geprüfte und gesetzlich konforme Fähigkeiten von Festplattensystemen ist es beispielsweise essenziell, dass es sich um interne Faktoren wie «gesetzliche Compliance» handelt. Ein Archiv braucht nicht zwangsläufig seine eigenen Speicher-Subsysteme, sondern kann sich Ressourcen von anderen Plattformen teilen.

Intelligentes E-Mail-Management sollte deshalb heute ein Paket sein aus: optimierter Ressourcennutzung Hochverfügbarkeit der Lösungen/Systeme Datensicherheit gemäss Datenschutzbestimmungen sowie: revisionssicher und Compliance-gerecht wissensorientiert und nachhaltig.

Eine übersichtliche und gelebte «E-Mail-Kultur» hilft dabei einer Firma, die Situation im Griff zu haben und Probleme zu vermeiden oder diese rechtzeitig und angemessen zu beseitigen.

Unternehmenswissen speichern, suchen und finden Die E-Mails einer Firma stellen oft ein grosses Wissenspotenzial dar. Dieses Potenzial ist zu bewahren und zu schützen. Somit wird E-Mail oft auch zum firmeneigenen Knowledge-Management und enthält das Wissen vieler Mitarbeiter. Die E-Mail-Archivierung ist somit auch das eigentliche «Knowledge Management System» der Unternehmung. Such- und Indexfunktionen spielen dabei eine entscheidende Rolle (Kapitel 4.4).

Die meistens manuelle (fehlerbehaftete) Handhandhabung von E-Mails ist durch eine geregelte Automatisierung zu ergänzen, welche die E-Mails mit den Geschäftsprozessen verknüpft und eine entsprechende Logik dazu an-/verwendet.

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E-Mail-Management

Praxisfall: TALLY WEiJL | Mode Detailhandel TALLY WEiJL Trading AG, mit Firmensitz in Basel, wurde 1984 von der gleichnamigen Designerin gegründet. Im Designstudio in Paris schuf sie ein internationales Modelabel für junge, selbstbewusste Frauen mit hohem Bewusstsein für Trends und Preis-/ Leistungsverhältnis. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf hoher Flexibilität und Motivation, die zu Höchstleistungen im Team führen. Kreativität darf allerdings nicht an technischen Herausforderungen scheitern. Hoch sind deshalb auch die Ansprüche der IT-Abteilung an die Infrastruktur und an ihre Partnerfirmen.

Die tägliche Masse von ein- und ausgehenden E-Mails beanspruchten bei TALLY WEiJL immer mehr teuren Speicher. Die Suche nach bestimmten Mails und das Wiederherstellen von gelöschten Dateien kostete wertvolle Zeit. Spätestens als der Exchange-Server aus den Nähten zu platzen schien, musste schnell und effizient gehandelt werden. Gleichzeitig plante die ITAbteilung, mit einer E-Mail-Archivierungslösung die Weichen für die aktuelle Rechtskonformität zu stellen.

Das Abspeichern von E-Mails in unsicheren PST-Files sollte dann auch endgültig der Vergangenheit angehören.

Wer die Wahl hat, hat die Qual. TALLY WEiJL hat sich für die E-Mail-Archivierungslösung der H&S entschie35

E-Mail-Management

den. Die E-Mail-Archivierung sollte Server–Serverbasierend nach definierbaren Regeln im Hintergrund ablaufen und transparent in ein zentrales Archiv erfolgen. Der Zugriff auf archivierte E-Mails musste direkt via MS-Outlook sowie Outlook Web Access reibungslos funktionieren, um die Mitarbeiter nicht auf ein spezielles «Archiv Recherche Front End» schulen zu müssen. Zudem legten die IT-Verantwortlichen des Modelabels extrem hohen Wert auf Skalierbarkeit des Produktes.

Die hohe Kompetenz von H&S und der hervorragende Service des Integrationspartners alphaTrust.ch ag waren die entscheidenden Kriterien, gemeinsam die Lösung «exchange@PAM» von H&S zu installieren.

Zunächst wurden ein Konzept sowie eine Risikoanalyse für die Integration erstellt. So konnte die richtige Integrationsvariante gewählt werden. Die Installation wurde reibungslos durchgeführt und die Archivierung in einer Pilotphase ausgiebig getestet. Anschliessend wurden alle Postfächer sowie bestehende PST laufend archiviert. Alle Benutzer waren informiert, mobile User wurden kurzzeitig geschult.

Die Archivierung läuft ausschliesslich Server-basiert.

Alle E-Mails werden grundsätzlich nach 6 Monaten archiviert. Zusätzlich werden Mails grösser als 4 MB täglich sowie ausgewählte Mailboxen bis zu einer definierten Schwellenwertgrösse archiviert. Im Moment arbeitet TALLY WEiJL mit dem MS-Exchange-Server 2003 und verwaltet ca. 300 Mailboxen. Die internationale Struktur des Unternehmens stellt hohe Anforderungen an die E-Mail-Archivierung. In rund 380 Stores in 29 Ländern ist das Label vertreten. Mitarbeiter, vorwiegend aus europäischen Ländern, greifen auf ihr gesamtes Postfach mittels MetaFrame, die mobilen Clients via mobile Sync. zu.

TALLY WEiJL konnte mit Einführung der exchange@PAM-Lösung ihren Exchange Store von 550 GB auf 250 GB reduzieren. Dabei wurden knapp 2 Mio. Objekte archiviert. Nachdem vorher keine Limiten auf dem Exchange-Server bestanden und der Zugriff über MetaFrame erfolgte, wurden lediglich 100 PST mit jeweils 1–1,5 GB archiviert.

Durch die professionelle Vorgehensweise mit Konzept und Risikoanalyse konnte das umfangreiche Projekt kompetent und sehr erfolgreich abgeschlossen werden.

Lösungspartner H&S, Firmenprofil S. 79

36

E-Mail-Management

Ein modernes E-Mail-Archiv sollte in der Lage sein, geschäftsrelevante Daten, sowohl von E-Mail-Anwendungen als auch von den zentralen Business-Systemen, möglichst direkt zu übernehmen. Einen weiteren Vorteil einer solchen Architektur könnte das folgende Szenario bieten: In einem ERP-System sind häufig die entscheidenden Geschäftsprozesse und Workflows (Dokumente, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen) abgebildet. Damit liefert eine Integration mit dem E-Mail-System zusätzliche Informationen zu diesen Geschäftsvorfällen (digitalisierte Bilddaten, Rechnungskopien, gescannte Unterschriften usw.). Alle diese Daten gilt es im möglichst einheitlichen, vernetzten Archiv aufzubewahren, damit sie allen Beteiligten jederzeit wieder als wertvermehrende Information zugänglich sind.

Unter Umständen kann somit eine E-Mail-Archivierungslösung längerfristig nicht mehr alleine diesen Anforderungen genügen. Sinnvoll wird hier der Einsatz eines «Content-Management-Systems (CMS)», das die geeigneten Schnittstellen zwischen den Archivfunktionen und den eingesetzten Applikationen bietet. Eine sinnvolle Abgrenzung zwischen E-Mail-Archivierung, Datenarchivierung aus Business-Applikationen oder der Archivierung von Informationen aus «Enterprise Content Management (ECM)»-Lösungen ist nicht klar möglich, da diese Lösungen sich oft gegenseitig überlappen. Entsprechend sollten hier administrative und funktionelle Abgrenzungen erfolgen. Eine gewählte technische Lösung sollte genügend Spielraum für Erweiterungen funktioneller und systemtechnischer Art offen lassen.

Parallel dazu haben sich die operativen Vorgaben für den ICT-Bereich von Unternehmungen durch die Einführung und Umsetzung von COBIT-Verfahren/ Methoden und mit Umsetzung der ISO-Norm 27001 konkretisiert. Mit diesen Grundlagen werden klar messbare Vorgaben und Massnahmen formuliert und in Form von «best practice»-Regeln im IT-Umfeld anwendbar gemacht. Daneben hat sich auch das deutsche IT-Grundschutzmodell des BSI durchgesetzt und eine breite Anwendung gefunden. Inwieweit die dort formulierten Vorschriften und Vorgaben auch für die Schweiz und Österreich anwendbar sind, wird uns die Zukunft zeigen.

37

Grundlagen E-Mail-Systeme

Qualitative Suche Häufig mit bool’schen Funktionen verknüpfte Suche, die ein-/ausschliessende Kriterien mitberücksichtigt (andor/not-or).

Workflow-orientierte Suche Die gefundenen Resultate werden miteinander gemäss dem zeitlichen Verlauf und dem von Personen oder Applikationen beeinflussten oder erfolgten Workflow gesteuert (alle Antworten, die zu einer initialen E-MailMeldung erfolgt sind, sowie die «Weiterleitungen» und «Rückantworten» werden zeitlich sortiert und im Resultat der Suche miteinander verknüpft).

Durch solche Spezialfunktionen lassen sich häufig Mehrwertfunktionen realisieren, die unter Umständen die zeitaufwendige Suche unter Millionen von E-Mails auf wenige Sekunden beschränken und in Notfällen den personellen Aufwand drastisch reduzieren können.

Die dazu notwendigen Speicherkapazitäten sind jedoch beachtlich und können meistens nur durch entsprechend leistungsfähige Informatiksysteme erbracht werden.

Konsequenterweise steigen auch die Kosten solcher Systeme Hardware- und Software-seitig rasch an.

Aus den oben genannten Elementen lassen sich wiederum konkrete Anforderungen an eine mögliche MailArchivierungs- oder Software-Lösung formulieren.

Je klarer eine Firma die gestellten Anforderungen ausformulieren kann, desto einfacher wird es danach, im Rahmen einer Evaluation aus den zahlreichen Lösungsanbietern diejenigen herauszufinden, die für eine Implementierung einer passenden Mailarchivierung tatsächlich infrage kommen.

4.5

Back-up, Speicherung und Archivierung

Mail-Server können als zentrale, dezentrale oder auch als verteilte Systeme eingesetzt werden. Heute bieten sich verschiedene operative Lösungen für den Betrieb von E-Mail-Systemen an (in-house / hosting / Outsourcing-Lösungen), oder die E-Mail-Dienste werden durch Internet-Service-Provider (ISP) oder ApplicationService-Provider (ASP) als Serviceleistungen angeboten.

44

Grundlagen E-Mail-Systeme

Praxisfall: Lonza | Chemie Archivsynergien bei Lonza E-Mail ist eine geschäftskritische Applikation mit hohem Anspruch an das Datenmanagement. Lonza, die weltweit führende Zulieferin für die Life-ScienceIndustrien, löst den Anspruch mithilfe von NetApp und Symantec Lösungen einfach und hoch effizient ein.

© Lonza Die Herstellerin chemischer Zwischenprodukte, aktiver Substanzen und Biopharmazeutika für Pharmazie und Agrochemie hat im Wallis nicht nur den grössten Produktions- und Forschungsstandort, sondern auch das grösste Datacenter der Gruppe implementiert. Rund 5000 Exchange-Mailboxen für Benutzer in Europa und Asien werden in Visp betreut, wobei die Grösse einer Mailbox bei 100 Megabyte und mehr liegt. Ernst Hutter, Leiter Global Infrastructure Services bei Lonza, hat mit der Einführung von Symantec Enterprise Vault und NetApp Disk Storage eine Lösungskette implementiert, die nicht nur die Exchange-Server entlastet.

Mithilfe der NetApp WORM Software SnapLock Compliance lässt sich auch die revisionssichere Archivierung nach internationalen und Schweizer Richtlinien wie GeBüV oder EIDI-V aus einer Hand erfüllen.

Die Steuerung von Archivierung, WORM-Status und Freigabe zum Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist liegt bei Enterprise Vault.

«Diese Kombination ermöglicht uns die revisionssichere E-Mail-Archivierung über den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren, ohne dass jemand vor Ablauf der Sperrfrist die Daten löschen oder manipulieren könnte», erklärt Ernst Hutter. «Für die Benutzer ändert sich im Zugriff kaum etwas. Ruft jemand ein archiviertes E-Mail auf, erscheint im Posteingang ein Archivsymbol. Ein Mausklick genügt, und die Mail öffnet sich 45

Grundlagen E-Mail-Systeme

wie gewohnt.» Ohne diese Lösung liesse sich die Exchange-Umgebung nicht bei vertretbarem Aufwand betreuen. Mit dieser Lösung profitiert Lonza von weitgehend automatisierter Archivierung und stark vereinfachter Datenbereitstellung anhand einer IndexSuche. Die Entlastung bei Hotline und Datenmanagement ist spürbar.

Dass bei Lonza eine NetApp NearStore Plattform für das Archiv eingesetzt wird, liegt nicht nur daran, dass auch die Produktionsumgebung für SAP, Oracle und Windows File Service mit NetApp Lösungen hochverfügbar gehalten und gesichert wird. Hutter wollte vielmehr Synergien nutzen und auch Daten aus der Produktion und Laboranalytik archivieren, um sie den Usern unternehmensweit möglichst einfach zugänglich zu machen. Hinzu kommt die Verwendung der NearStore als Sicherungsspeicher für SAP sowie für die File-Daten in Visp und in der Hauptverwaltung in Basel.

© Lonza Pro Jahr werden bei Lonza zirka 750 Gigabyte an elektronischer Post archiviert. Zusammen mit den Daten anderer Applikationen sind es rund 1 Terabyte.

«Ob Backup, E-Mail-Archivierung mit Enterprise Vault oder Dokumentenarchivierung mit Branchenlösungen wie Empower, die Synergien der Datenhaltung auf einer einzigen Plattform sind aufgrund des geringen Betreuungsaufwands und der Zuverlässigkeit des Storage beachtlich», sagt Ernst Hutter. Kein Wunder, dass demnächst auch mit Documentum verwaltete Dateien sowie Altdaten aus der Labortechnik in die Archivierung einbezogen werden.

Lösungspartner NetApp, Firmenprofil S. 79

46

Grundlagen E-Mail-Systeme

Für die sofortige oder kurzfristige Archivierung von Daten und Informationen werden häufig klassische Back-up-Lösungen eingesetzt, bei welchen die Daten auf direkt verfügbare oder gespiegelte Disk-Subsysteme (Online-Zugriffsspeicherung) oder auf spezielle Archiv-Tapes gespeichert werden (Offline-Speichermedien).

Alle diese Back-up-Verfahren bieten sich für die Datensicherung ganzer E-Mail-Server an, wobei bei diesen Methoden der Archivierung meistens der gesamte Inhalt eines Postfachs als Datei gespeichert, jedoch nicht indiziert wird. Diese Daten können somit von den Benutzern nicht über geeignete Abfragen durchsucht oder nach Absenderadresse, Datum usw. abgefragt werden.

Typische E-Mail-Archivierungslösungen können diese Nachteile wettmachen, indem sie dem Benutzer oder Mail-Administrator gewisse Selektionskriterien für Suche, Filterung und Indizierung ermöglichen, währenddem die ganze Speicherung der Daten nach den gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung der durch die Firma vorgegebenen Richtlinien erfolgen kann.

Fortgeschrittene Lösungen klinken sich teilweise auch direkt in den Business-Applikationen ein und können dort über applikationseigene Funktionen direkt transparent in die Businessprozesse integriert werden; z.B. mit ERP-/CRM-Lösungen, bei Scanner-basierten DMSLösungen über die entsprechenden Archivierungsverfahren (z.B. COLD) oder via herkömmliche Prozesse über Druckverfahren, welche die Output-Dateien direkt in ein unveränderbares Archivformat umwandeln, damit sie anschliessend auf Langzeitmedien entsprechend den gesetzlichen Auflagen gespeichert werden können.

Häufig kommt es vor, dass der E-Mail-Server einer KMU die durchschnittliche Lebensdauer von 4–5 Jahren erreicht und aus technischen oder aus Kapazitätsgründen abgelöst werden muss. Auch die verwendete/installierte Mailserver-Software altert, wird vom Hersteller nicht mehr unterstützt oder ist nicht mit den neuen Anforderungen anderer Business-Applikationen kompatibel. Hier sind teilweise zeitaufwendige Migrationschritte nötig.

Immer wieder werden Administratoren mit der Wiederherstellung von versehentlich gelöschten E-Mails konfrontiert. In der Regel kann diese zeitaufwendige Aufgabe nur von einem Spezialisten vorgenommen werden, der die entsprechenden Kenntnisse und Werkzeuge besitzt. Unter Umständen müssen solche Mails zeitaufwendig aus alten Back-up-Beständen in das 47

Grundlagen E-Mail-Systeme

Produktivsystem eingespielt werden. Solche Aufgaben können neu durch intelligente E-Mail-Archivierungslösungen erledigt und übernommen werden.

4.6

DMS und E-Mail-Archive

Gartner Group definiert den Markt der E-MailArchivierung als «active archiving»-Lösungen19, wobei die Anforderungen und Lösungsvorschläge in erster Linie auf Problemstellungen von Grossfirmen ausgerichtet sind und weniger KMU-spezifische Lösungen (zu akzeptablen Preisen) untersucht wurden.

Nicht alle Lösungsanbieter erfüllen die komplexen Anforderungen der E-Mail-Archivierung, teilweise sind sie eher auf die Aufgabenstellung der DokumentenArchivierung (DMS20) und des Records Management (RM) oder auf die reine Aufgabe des E-Mail-Back-up ausgerichtet.

Formate in der Datenarchivierung Derzeit sind verschiedene systemtechnische, applikatorische und kommerzielle Lösungen für die Archivierung von Daten in der IT-Branche üblich und in der Praxis im Einsatz.

Dabei spielen unterschiedlichste Faktoren eine Rolle: Entscheidungsfindungsprozesse für Anforderungen von IT-Betreiber und Business-Einheiten Rechtliche Auflagen/Anforderungen (Records Management, SOX, Basel II usw.)

Sicherheit und Vertraulichkeit der Datenarchivierung, mit den entsprechenden Auflagen, Vorschriften und verbundenen Sicherheitsstandards/Methoden (inklusive operative Aspekte der Business-/IT-Einheiten oder von Compliance & Audit) Unterstützte Datenformate für Langzeitarchivierung und rechtliche Verbindlichkeit (TIFF, Adobe-PDF, andere Formate usw.)

Rein Hardware-basierte Lösungen oder kombinierte HW/SW-Lösungen für Datenarchivierung mit HSMAnforderungen und Lifecycle-Management-Funktionen Integrierte Lösungen aus den Bereichen Document Management, Enterprise-/Web-Content Management 19

20

48

Gartner Group «Magic Quadrant for E-Mail Active Archiving, 2007», ID G00148154, 16. Mai 2007, www.gartner.com (setzt eine Subscription voraus) Dokumenten-Management-System (DMS): Siehe hierzu das Glossar auf www.bpx.ch/E-Mail-Archivierung.html.

Grundlagen E-Mail-Systeme

(ECM/WCM) oder ERP-Archivierung (SAP/OpenTextIXOS) Speziallösungen aus dem Bereich «historische ArchivSysteme» (Museen, Universitäten, historische Archive usw.)

Auf der anderen Seite können nicht alle Lösungen sämtlichen Anforderungen gerecht werden. Aus diesen Gründen eignen sich gewisse Varianten/Formate für die einen, aber weniger für die anderen Zwecke und umgekehrt.

In diesem Zusammenhang sollten hier vor allem generelle Archivformate betrachtet werden, die im LifecycleManagement, in der Langzeitarchivierung und im Kontext zu rechtlichen Anforderungen/Auflagen stehen (siehe elektronische Beilagen auf der BPX-Website).

4.7

In-house, Outsourcing, Managed Services

In der modernen Businesswelt haben sich verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung entwickelt, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Grundsätzlich kann aber gesagt werden, dass eine Unternehmung das Problem an eine spezialisierte Partnerfirma delegieren kann.

Auf dem Markt in Deutschland, der Schweiz und in Österreich agieren bereits über 50 Anbieter und offerieren die unterschiedlichsten Varianten. Die Schwierigkeit ist es nun, die passende/richtige Lösung für das Unternehmen zu finden.

4.7.1 In-house-Archivierung In diesem Fall sind alle Leistungen durch die ICTOrganisation der Firma zu erbringen. Die im Rahmen einer Evaluation festgelegte Lösung wird vollumfänglich mit den E-Mail-Systemen der Firma, den Bedürfnissen und Anforderungen der Businesseinheiten und den übrigen Archivierungslösungen abgestimmt und selber betrieben.

49

Vorteile:

Nachteile:

Direkte Einflussmöglichkeiten auf Systeme, Lösung, Dienste und Service-Levels nach Absprache zwischen allen Beteiligten.

Direkter Führungseinfluss und klare Verantwortlichkeiten.

Die relativ teuren Lösungen müssen mit eigenen finanziellen und personellen Ressourcen betrieben und unterhalten werden.

Die Risiken des Projektes und bei der Implementierung liegen direkt im eigenen Verantwortungsbereich der Firmenleitung.

Grundlagen E-Mail-Systeme

4.7.2 Managed Services Heute kann E-Mail-Archivierung auch als «Managed Service» eingekauft werden. Dabei wird eine externe Partnerfirma mit der eigentlichen Archivierungsaufgabe betraut. Sie betreibt die (eigentlichen) Archivsysteme (Hard- und Software) und stellt Zugriffssteuerung, Langzeitarchivierung und rechtlich konforme Datenspeicherung sicher.

Die internen Benutzer greifen bei Bedarf über spezielle Verbindungen und Software-Lösungen auf die archivierten E-Mail-Bestände bei der Partnerfirma zu. Die Verrechnung erfolgt über spezielle Vereinbarungen und Service-Levels, die vorteilhafterweise über mehrjährige Verträge abgesichert werden.

Vorteile:

Nachteile:

Die relativ hohen Investitionskosten können vermieden werden.

Die direkte Einflussnahme auf Funktionen, Integration mit Business-Applikationen ist relativ gering.

Spezialanforderungen kosten extra oder sind nur bedingt realisierbar.

Das Fachwissen der externen Firma ist nur bedingt kontrollier-/beeinflussbar.

Das notwendige Fachwissen ist nicht selber aufzubauen und zu unterhalten.

Externe Spezialisten helfen bei der Optimierung der Prozesse und sind für ITbetriebliche Aspekte verantwortlich.

4.7.3 On-Demand-Lösungen Bei dieser Form der Serviceleistung bezieht die Firma Leistungen des externen Partners nach Bedarf (sowohl technisch als auch fachlich).

Diejenigen Prozesse und Service-Elemente, die in der Firma selber gelöst und ausgeführt werden können, sollen durch interne Ressourcen erbracht werden. Alle Leistungen, die nicht selber ausgeführt werden, können nach vorgegebenen Rahmenbedingungen und mit dazu passenden Verrechnungsmodellen ausgeführt werden.

Bei Schwankungen in wirtschaftlichen und geografischen Bereichen sowie bei wirtschaftlichen Veränderungen in der Situation der Firma können die benötigten Leistungen nach Bedarf angepasst werden. Die ServiceLevels sind genau zu vereinbaren.

50

Grundlagen E-Mail-Systeme

Praxisfall: Tornos SA | Werkzeugmaschinen E-Mail-Archivierung On-Demand E-Mail-Archivierung ohne Investitionen in Infrastruktur und Know-how? Branchenführer Tornos SA hat dieses Ziel mithilfe von Managed Services des Schweizer Unternehmens Arcplace AG erreicht.

Die 1880 gegründete Tornos mit Sitz im schweizerischen Moutier ist führend in Design, Forschung, Entwicklung und Herstellung von Werkzeugmaschinen wie Drehautomaten und Präzisionsdrehteile. Die Produkte des Unternehmens werden beispielsweise im Automobilbau, in der Medizintechnik, in der Elektronik und in der Uhrenindustrie eingesetzt.

E-Mail-Archivierung On-Demand

«In den letzten Jahren hat die Anzahl der E-Mails rasant zugenommen», erklärt Francis Grosjean, ITLeiter bei Tornos. «Aus diesem Grund stand die automatische Archivierung der alten E-Mails schon länger auf unserer Agenda. Wir wollten aber nicht intern in die notwendige Infrastruktur und das Knowhow investieren. Daher überzeugten uns die vollständig ausgegliederten, modernen Archivierungslösungen von Arcplace. Darüber hinaus setzten sich die Lösungen mit ihren bewährten Komponenten und der intelligenten Architektur auch hinsichtlich Funktionalität und Preis durch.»

Bereits wenige Wochen, nachdem die Bestellung eingegangen war, war die Arcplace-Lösung bei Tornos einsatzbereit. Sie verwaltet zur Zeit über 700 Mailboxen.

Mit dem On-Demand-Archivierungservice hat sich das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server um über 50 Prozent reduziert. Damit konnte Tornos das tägliche 51

Grundlagen E-Mail-Systeme

Back-up-Volumen stark reduzieren, die Systemleistung steigern und kostenintensive InfrastrukturUpgrades verschieben. Intuitive Verknüpfungen zu den archivierten E-Mails in Kombination mit einer schnellen Such- und Wiederherstellungsfunktion machen die Archivierung für die Benutzer von Tornos transparent.

Das Herzstück der E-Mail-Archivierung On-Demand ist eine Appliance, welche in den Räumlichkeiten von Tornos installiert wurde. Die Appliance sammelt, speichert und indiziert E-Mails aufgrund vordefinierter Archivierungsregeln. Durch den Einsatz eines redundanten Speichersystems mit hoher Kapazität wird sichergestellt, dass die Appliance sehr grosse Volumen speichern kann und gleichzeitig das schnelle Durchsuchen und Abrufen dieser Daten ermöglicht.

Arcplace E-Mail Archivierung Appliance

Für Disaster-Recovery- und Compliance-Zwecke ist die Appliance mit Langzeitspeicher über VPN verbunden, welcher sich in hochsicheren Datenzentren in Zürich und Genf befindet.

Die Hauptfunktionen der E-Mail-Archivierung OnDemand sind: • E-Mail-Archivierungslösung für Microsoft Exchange und Lotus Domino • Automatische oder manuelle Archivierung von E-Mails • Nahtlose Integration in existierende E-Mail-Applikationen • Umfassende Volltext-Suchfunktion • Beseitigung von PST- oder lokalen NSF-Dateien • Single Instancing von archivierten E-Mails • Offline-Zugang zu archivierten E-Mails für Laptops • E-Mails werden auf Langzeitspeicher archiviert • Verschlüsselter Datentransport und Speicherung • Inhalte der E-Mails werden in ein Langzeitdatenformat konvertiert Lösungspartner Arcplace, Firmenprofil S. 78

52

Grundlagen E-Mail-Systeme

Vorteile:

Nachteile:

Investitionskosten können weitgehend vermieden werden.

Die geforderten Leistungen können vom Partner unter Umständen nicht im gewünschten Mass erbracht werden.

Wirtschaftliche Veränderungen bei der Partnerfirma ergeben eine enge Abhängigkeit zu den zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Die rechtlichen Verantwortlichkeiten müssen genau abgegrenzt und vertraglich geregelt werden.

Das notwendige Fachwissen ist nur teilweise selber aufzubauen und zu pflegen.

Die Abrechnung erfolgt aufgrund der effektiv bezogenen Leistungen (z.B. volumen-/funktionsabhängig).

Die hier aufgeführten Formen des Betriebes von Archivierungslösungen sind nicht abschliessend und in allen Details beschrieben. Sie sollen vielmehr aufzeigen, welche Arten von Dienstleistungen in diesem Bereich grundsätzlich möglich sind.

4.8

Architektur / technische Lösungsansätze

Verschiedene moderne ICT-Systeme behandeln EMails unterschiedlich, offerieren aber meistens standardisierte oder einheitliche Schnittstellen. Daneben sind die Businessprozesse heute in den meisten Firmen bekannt und klar strukturiert. Betriebsabläufe und «input/output» sind klar definiert und den meisten Mitarbeitern bekannt. Die Abläufe rund um die E-Mail-Funktionen sind in den meisten Unternehmen heute klar geregelt.

Die folgende Darstellung verdeutlicht diese Situation anschaulich und zeigt gleichzeitig den Einfluss, welchen eine Firma auf die Entstehung, Handhabung und Verarbeitung der damit verbundenen E-Mail-Messages haben kann.

Derzeit gehören die automatisierte Langzeit-Archivierung von E-Mails und die dafür einsetzbaren Lösungen gemäss Gartner-Studien noch zum Bereich der «HypeThemen» in der ICT-Branche.

Weiterführende Informationen zu In-house-, Managed- oder On-Demand-E-Mail-Archivierung finden Sie im Internet: www.arcplace.ch www.bpx.ch/E-Mail-Archivierung.html 53

Projektplanung und -umsetzung

5

Projektplanung und -umsetzung

Für die Projektierung, Einführung und Umsetzung einer solchen Lösung (IT-Projekt mit Implementierung eines solchen Systems) können unterschiedliche Arbeitsmethoden und Projektarten angewendet werden.

Wir führen das Projekt unter eigener Leitung und mit eigenen Ressourcen durch, weil wir Erfahrung in diesem Bereich haben und über die notwendigen Kenntnisse verfügen. Für Spezialfragestellungen arbeiten wir mit einem externen Partner zusammen. Projektleitung und technische Implementierung erfolgt mit eigenen Informatikern (IT-Consulting, Werkvertrag oder im Auftragsverfahren).

Wir lassen uns das ganze System durch einen Lösungsanbieter (Solution-Provider) in Sinne eines Generalunternehmens installieren. Eigene Informatiker und Business-Fachleute begleiten das Projekt. Die Lösung wird auf externen Systemen betrieben, wir beziehen die Lösung nach Bedarf (Application Service Provider / Software as a Service / On-Demand-Verfahren mit leistungsbezogenen Vertragswerken / Outsourcing-Vertrag).

Der Projektinhalt und -umfang ist für unsere Firma zu aufwendig und wir verfügen nicht über die notwendige technische Erfahrung. Wir lassen uns eine fertige Lösung (mit Betrieb auf eigenen IT-Systemen) offerieren. Ein externer Projektleiter übernimmt die Gesamtverantwortung und führt dieses Projekt durch. Unsere Informatikfachleute übernehmen am Ende den Betrieb der Lösung. Bei Problemen haben wir einen Partner zur Hand, der uns hilft und den notwendigen technischen Support (2nd level) sicherstellt (Turn-key-Verfahren mit nachfolgendem Support-/Softwarepflegevertrag).

Die Projektleitung erfolgt durch unsere Spezialisten in Zusammenarbeit mit einer Partnerfirma, die das Produkt kennt und mit Fachleuten die Implementierung in unsere IT-Landschaft übernimmt. Die Systeme werden nach der Installation und Konfiguration durch unsere Informatiker betrieben (Werkvertrag mit nachfolgendem Support-/ Softwarepflegevertrag).

Dies ist nur ein Ausschnitt aus der Vielfalt möglicher Lösungen und Verfahren. Daneben gibt es weitere Formen der Projektzusammenarbeit. Hier sind in den einzelnen Ländern D, A und CH auch unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit üblich.

60

Projektplanung und -umsetzung

Praxisfall: Kreissparkasse | Banken Eine Kreissparkasse rüstet sich für die Zukunft Die im Jahr 1832 gegründete Kreissparkasse Bautzen unterhält ein Filialnetz von insgesamt 25 Filialen, in denen 400 Mitarbeiter jährlich eine Bilanzsumme in Milliardenhöhe verwalten.

Gerade die Nähe zum Kunden bedingt seit geraumer Zeit ein hohes Aufkommen an E-Mails, das seitens der Kreissparkassen-Mitarbeiter zeitnah bearbeitet und verwaltet werden muss. Bei diesem Unterfangen sahen sich die Unternehmensverantwortlichen – darunter IT-Leiter und Lotus-Notes-Administrator Lutz Heber – allerdings mit gesetzlichen und finanzrechtlichen Vorgaben konfrontiert.

1. Zentrale, automatisierte E-Mail-Archivierung 2. Produktivitätssteigerung durch Reduktion der Grösse der Maildatenbanken pro Benutzer 3. Zukunftssichere E-Mail-Infrastruktur Lösung Schon bei der Umsetzung früherer Vorhaben auf dem Gebiet der gesetzeskonformen und sicheren Abwicklung der E-Mail-Kommunikation hatte das Institut auf die Lösungen des in Eisenach ansässigen GROUPTechnologies-Konzerns zurückgegriffen: Watchdog, Wall, Crypt und Trailer hatten sich bereits erfolgreich im Praxiseinsatz bewährt.

Der Finanzdienstleister wollte daher, aufbauend auf diese bewährte iQ.Suite-Basis, die E-Mail-Prozesse im gesamten Institut weiter abrunden. «Die GROUPLösungen stellten sich stets als gut durchdacht heraus. Das gesamte E-Mail-Management aus einer Hand macht Sinn. So stellen wir unter anderem sicher, dass alle Lösungen miteinander kompatibel sind und wir uns nur an einen Hersteller wenden müssen», erläutert Heber.

E-Mails systematisch zu archivieren impliziert dabei, dass der Speichervorgang an zentraler Stelle auf dem Mailserver durchgeführt wird und die Nachrichten dort zuvor automatisch und regelbasiert geprüft und kategorisiert werden. Dies stellt sicher, dass entsprechend der Kategorisierung nur relevante Nachrichten und keine Spam-Mails oder mit Viren infizierte E-Mails der Archivierung zugeführt werden.

Im Rahmen des Archivierungsprozesses übergibt «iQ.Suite.Store» wichtige Metadaten wie E-MailHeader, Verarbeitungsdetails oder Kategorie für die 61

Projektplanung und -umsetzung

Indexerstellung automatisch an das Archivsystem.

Dadurch ist die E-Mail-Korrespondenz anhand von Schlagwörtern zu einem späteren Zeitpunkt wieder herstellbar. Aber auch der technische Aspekt der EMail-Archivierung in Bezug auf die Infrastruktur wird von den GROUP-Lösungen berücksichtigt. Diese gewährleisten dank innovativer Cluster-Technologien einen ständigen, leistungsfähigen Zugriff auf die archivierten Daten, auch bei wachsenden Umgebungen.

Die positive Folge: hohe Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Integrität der Systeme bei geringen Kosten.

Umsetzung Bei der Installation musste die spezifische Infrastruktur der Sparkasse Bautzen berücksichtigt werden. Während die ein- und ausgehenden E-Mails bereits auf den SMTP-Servern gesetzeskonform ohne Benutzereingriff archiviert werden sollten, mussten die E-MailDatenbanken der Benutzer auf einem über zwei Standorte verteilten Domino Cluster sowohl für eine zeitgesteuerte automatische Archivierung der Anhänge als auch für eine manuelle, benutzergesteuerte Archivierung und Wiederherstellung vorbereitet werden. Noch vor der Umsetzung erfolgten im Dezember 2005 detaillierte Vorgespräche sowie die konkrete Planung. Im darauffolgenden Februar fand schliesslich die Installation ohne Einschränkung des produktiven E-Mail-Betriebs statt.

Die vierwöchige Testphase mit ausgewählten Mitarbeitern verlief erfolgreich, sodass mit dem Rollout der Mailschablonen für alle Mitarbeiter begonnen werden konnte. Die Einführung erfolgte weitgehend problemlos und mit minimalem Schulungsaufwand, da alle Archivfunktionen in die gewohnte Notes-Umgebung der Benutzer integriert sind.

Lösungspartner Webgate AG, Firmenprofil S. 81 62

Projektplanung und -umsetzung

Besonderheiten bei E-Mail-Archivierungsprojekten Neben den verschiedenen Formen der Zusammenarbeit bieten sich im Rahmen von E-Mail-Archivierungsprojekten auch besonders die Möglichkeiten des modernen «Outsourcing» an. Dabei können eigene Bedürfnisse, Kenntnisse und Ressourcen – vor allem bei der Spezifikation der Anforderungen, der Erstellung der Applikationsschnittstellen zu den bereits implementierten Businesslösungen, bei Testverfahren und bei den Benutzereinheiten – ins Projekt eingebracht oder die Leistungen von Fachleuten oder Partnern bezogen werden, die sich in der Thematik auskennen.

Umsetzung von Sicherheitselementen im Kontext mit E-Mail-Archivierungsprojekten Wenn ein E-Mail-Archivierungsprojekt begonnen wird, sollten neben den direkten Aspekten der eigentlichen Archivierung gleichzeitig auch die für die Firma sicherheitsrelevanten Punkte der digitalen Zertifikate (PKI) und der damit verbundenen Signierung/Verschlüsselung von E-Mails betrachtet werden.

Hier stellen sich eigentlich vor allem folgende Fragen: Soll eine firmeneigene Zertifikatslösung eingeführt werden, und wer leitet die Zertifizierungsstelle?

Wäre eine international anerkannte Zertifizierungsstelle sinnvoller?

Eigenständige vs. integrierte Lösung Im Rahmen der Projektvorbereitungen soll nun entschieden werden, welche Ziele mit dem Einsatz einer EMail-Archivierungslösung für die Unternehmung verfolgt werden sollen.

Sollen mit der Lösung mehrere Archivierungsaufgaben gelöst werden?

Wird in erster Linie eine Lösung zur Erreichung eines «Compliance-Status» angestrebt?

Stehen andere Systeme für die Speicherung von Business-relevanten E-Mails zur Verfügung (z.B. durch Schnittstellenintegration zwischen ERP- und E-MailServer)?

Bevor das Projekt als Auftrag ausgeschrieben und an einen Lösungsanbieter vergeben wird, sollten diese Fragen konkretisiert und beantwortet werden (Fragenerhebung, Zusammenstellung von Anforderungen seitens der Firmenleitung, der Business-Vertreter und der IT-Verantwortlichen). Ebenso wichtig ist die Erstellung eines Mengengerüstes (siehe Beispielberechnungen

63

Kosten, Aufwand, Finanzen, Nutzen

Diese Zusammenstellung ist nur eine grobe Abschätzung von anfallenden Kosten. Diese sind durch funktionelle und operative Abhängigkeiten im Rahmen eines Projektes genauer abzuklären und festzulegen.

7.1

Kostenfaktoren und TCO

Die oben aufgeführten Kosten (pro Arbeitsplatz oder Benutzer) zeigen auf, dass bei der Einführung einer EMail-Archivierungslösung zahlreiche und sehr unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen sind. Die «Total Cost of Ownership (TCO)» für eine solche Lösung können dabei, je nach Zielsetzung, Branche der Firma und eingesetztem Mail-System, sehr unterschiedlich ausfallen. Folgende Faktoren spielen bei der Berechnung der TCO-Kosten für die E-Mail-Archivierung eine wichtige Rolle (basierend auf dem Gartner Group TCO-Modell): Faktoren

Abk.

Implementierungskosten der Lösung (gesamte Projektkosten inkl. Hard-/Software, Lizenzen, personelle Aufwendungen und Beratung) Laufende Gesamtkosten durch innerbetriebliche Aufwendungen resp. Summe der jährlichen Gesamtkosten für eine Outsourcing-Lösung Aufwendungen für finanzielle Abschreibungen; Supportaufwendungen; Schulung/Training von Benutzer und Administratoren sowie infrastrukturelle Kosten für Erweiterungen und Ausbauten über die gesamte Einsatzdauer der Lösung (inkl. Facility-Kosten) Kosten für Abklärungen/Recherchen/Informationssuche; Kosten für Bussen/Strafgelder bei Verstössen gegen gesetzliche Vorschriften Kosten für Produktivitätsausfälle der Firma; Downtime-Kosten Summe der potenziellen Einsparungen durch die Einführung der Archivierungslösung (Produktivitätssteigerung, Kostenreduktion für Recherchen und Informationssuche oder rechtlich verursachte Fälle) über die gesamte Laufzeit der Lösung

A

B

C

D

E T

Formel: TCO = T – [A + B + C + D + E]

Die hier erwähnten Faktoren geben einen Überblick über den zu erwartenden Kostenumfang während der gesamten Einsatzzeit der Archivierungslösung.

Analog können diese TCO-Berechnungsmodelle entsprechend auch für Outsourcing-Lösungen angepasst und eingesetzt werden.

70

Kosten, Aufwand, Finanzen, Nutzen

Praxisfall: Ernst Ruckstuhl AG | Autogewerbe E-Mail-Archivierung in einer Grossgarage

Ruckstuhl-Gruppe: 10 x in und um Zürich Die Ruckstuhl-Garagen vertreten mit ihren acht Niederlassungen im Grossraum Zürich, Winterthur und Rapperswil-Jona die Marken Opel, Chevrolet, Saab, Cadillac, Corvette und Kia. Zusätzlich gehören die Hirsch-Ruckstuhl AG in Kloten mit Saab und die Autohuus Albis AG in Adliswil mit Hyundai zur Garagengruppe, die ein komplettes Angebot für alle automobilen Bedürfnisse zu marktgerechten Preisen anbietet. Zudem stehen unter der Marke Auto-Mega ständig über 300 gepflegte Occasionen verschiedener Marken zur Auswahl. Neben dem Verkauf von Autos und Serviceangeboten bildet der Dienst am Kunden den Mittelpunkt.

Dokumentenmanagementsystem als Basis Die Ruckstuhl-Gruppe arbeitet seit November 2005 mit dem Dokumentenmanagementsystem ADOS von Canon, das in der Schweiz schon rund 300-mal eingesetzt wird. Vorher hat das Unternehmen die Dokumente in Papierform archiviert – jetzt wird alles gescannt und digitalisiert: Verkaufsverträge, Werkstattrapporte, Rechnungen usw. Harry Bucklar, der ITLeiter der Ruckstuhl-Garagen, sagt: «ADOS ist eine elegante Lösung, ihr Aufbau überzeugt uns. Zudem lässt sie sich sehr einfach und flexibel unseren Bedürfnissen anpassen.»

71

Kosten, Aufwand, Finanzen, Nutzen

Alle E-Mails werden automatisch archiviert Schon beim Entscheid für ADOS ist die Option «E-Mail-Archivierung» ein Thema gewesen. Seit Ende 2007 ist nun auch der MS-Exchange-Connector als Zusatzmodul von ADOS in Betrieb – nach einer kurzen und problemlosen Installation und Einführung. Die Ruckstuhl-Garagen archivieren damit alle E-Mails, die ein- und ausgegangen sind – unabhängig von deren Relevanz. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind über dieses Vorgehen informiert und haben sich damit einverstanden erklärt. Die E-Mail-Archivierung läuft im Hintergrund ab und erfordert keinen Eingriff der Benutzer.

Harry Bucklar sagt dazu: «Auf diese Weise muss man nicht jedes Mal entscheiden, ob es sich um eine E-Mail handelt, die archiviert werden muss oder nicht.» Die E-Mails werden automatisch einer strukturierten und revisionssicheren Ablage zugeführt, die sich auf dem ADOS-Server befindet. Darüber hinaus wird ein lückenloses Logbuch über den gesamten E-Mail-Verkehr geführt.

Rechtlich nötig …

Die E-Mail-Archivierung von ADOS erfüllt verschiedene Anforderungen. Da ist einmal der rechtliche Aspekt. Denn viele E-Mails sind rechtlich relevante Dokumente – zum Beispiel eine Reklamation eines Kunden. Dank der E-Mail-Archivierung kann nun auch der elektronische Schriftenverkehr vollständig nachgewiesen werden. Für Harry Bucklar wird diese Funktion in Zukunft an Bedeutung gewinnen: «Es kann nun nicht mehr vorkommen, dass der eine sagt, er habe eine E-Mail geschickt, und der andere, er habe sie nicht erhalten.» … und im Arbeitsalltag sehr nützlich Doch im Allgemeinen nutzen die Mitarbeiter der Ruckstuhl-Garagen die Lösung aus ganz anderen Gründen. Sie haben zum Beispiel einen Kunden am Telefon und müssen schnell etwas nachsehen. Oder sie haben aus Versehen eine E-Mail gelöscht und möchten sie wiederherstellen. Wie auch immer, die EMail-Archivierung von Canon ist aus ihrem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – nicht zuletzt auch deshalb, weil sie benutzerfreundlich ist und reibungslos läuft.

Lösungspartner Canon, Firmenprofil S. 78

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Profile der Editionspartner

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Profile der Editionspartner

Arcplace AG Herr Robbert Spierings Seehofstrasse 6 CH-8008 Zürich Phone +41 (0)44 260 80 00 Fax +41 (0)44 260 80 01

www.arcplace.ch r.spierings@arcplace.ch

Arcplace AG ist ein Schweizer Dienstleister mit Lösungen in den Bereichen Information Management und Digitale Archivierung.

Durch die Kombination neuester Technologie mit innovativen Servicemodellen wie On-Demand oder Managed Services ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse hochwertige Lösungen anzubieten.

Arcplace Lösungen

Arcplace Services

Archivierung

Professional Services

E-Mail-Archivierung File-Archivierung Dokumenten-Archivierung ERP-Archivierung

Anforderungsanalysen Strategien Implementationen Technischer Support

Dokumentenmanagement

Managed Services

Scanning

Scanning Services

DMS-Infrastruktur Prozessoptimierung

Scanner-Infrastruktur Datenerfassung

On-Demand-Archivierung On-Demand-Backup On-Site-Scanning Off-Site-Scanning Praxisfall auf Seite 51

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Canon (Schweiz) AG Herr Meinrad Riederer Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Phone +41 (0)848 833 835 Fax +41 (0)44 835 64 68

www.canon.ch info@canon.ch

Canon (Schweiz) AG, mit Sitz in Dietlikon, zählt zu den führenden Anbietern von Technologien im Office-Bereich. Hohe Qualität und modernes Design sind Kennzeichen der Canon-Produkte.

Neben den erfolgreichen Hardwareprodukten gehören technologisch fortschrittliche Lösungen in den Bereichen «Document Management Solutions», «Managed Print Services» und «Professional Printing Solutions» ebenso zur Produktpalette wie auch entsprechende, modular auswählbare Pre- und AftersalesDienstleistungen.

Der Bereich Canon Business Solutions ist mit 11 Standorten in der ganzen Schweiz vertreten und bietet mit rund 120 Spezialisten im Verkauf und 200 in der Service- und Support-Organisation eine einzigartige und individuelle Kundenbetreuung.

Praxisfall auf Seite 71 78

Profile der Editionspartner

H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH Herr Matthias Flegel O'Brien-Strasse 3 D-91126 Schwabach Phone +49 (0)9122 87227-0 Fax +49 (0)9122/87 227-99

www.hs-soft.com matthias.flegel@de.hs-soft.com

Unter dem Begriff «Enterprise Content Management» entwickelt H&S seit 1989 Lösungen zur Erfassung, Archivierung, Verwaltung und Verteilung von Geschäftsdokumenten und -informationen.

H&S zählt zu den wenigen Herstellern, die über ein komplettes eigenes Archivierungs-Portfolio mit einer einheitlichen HSMPlattform verfügen. Dies besteht aus der umfassenden Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung PAM-STORAGE sowie den Produkten für die E-Mail-, File- und SharePoint-Archivierung.

Internationale Auszeichnungen unterstreichen die Position von H&S als weltweiter Technologieführer der E-Mail-Archivierung.

H&S-Lösungen sind international produktiv im Einsatz. Die H&S AG mit Hauptsitz in Österreich ist mit eigenen Niederlassungen sowie zusätzlich durch Partner in Europa, den USA und weltweit vertreten.

Praxisfall auf Seite 35

Netapp Network Appliance (Schweiz) GmbH Frau Beatrice Werthmüller Hammerweg 1 CH-8304 Wallisellen Phone +41 (0)44 744 7010 Fax +41 (0)44 744 7011

www.netapp.ch

swissadmin@netapp.com

NetApp steht für innovatives Storage- und Datenmanagement mit hervorragender Kosteneffizienz. Das Engagement für Einfachheit, Innovation und den Erfolg seiner Kunden liess das Unternehmen zu einem der am schnellsten wachsenden Storage- und Datenmanagement-Hersteller werden.

Das breite Lösungsportfolio für Server-zu-Storage-Virtualisierung, Business-Applikationen, Datensicherheit und mehr veranlassen Kunden weltweit, sich für NetApp zu entscheiden. Sie erreichen mit NetApp die konstante Verfügbarkeit geschäftskritischer Daten und können Business-Prozesse vereinfachen. Im Vertrauen auf NetApp Lösungen sind Unternehmen in der Lage, neue Möglichkeiten umzusetzen und schneller denn je Einnahmen zu erzielen.

Unter dem Credo «Go further, faster» unterstützt NetApp Unternehmen weltweit in ihrem Erfolg.

Praxisfall auf Seite 45 79

Profile der Editionspartner

Open Text AG Frau Manuela Wanzek Eschenstrasse 3 CH-9000 St.Gallen Phone +41 (0)71 272 15 00 Fax: +41 (0)71 272 15 15

www.opentext.com info.ch@opentext.com

Open Text ist der weltweit grösste unabhängige Anbieter von Enterprise-Content-Management-Software. Die Lösungen des Unternehmens managen Informationen für alle Arten von Geschäfts-, Compliance- und Branchenanforderungen in den weltweit grössten Unternehmen, Regierungsbehörden und Kanzleien.

Open Text unterstützt aktuell rund 46 000 Kunden und Millionen von Anwendern in 114 Ländern und 12 Sprachen. Weitere Informationen über Open Text sind unter www.opentext.com abrufbar.

Praxisfall auf Seite 25

Symantec Switzerland AG Frau Cornelia Oberholzer Andreasstrasse 15 CH-8050 Zürich Phone +41 (0)44 305 72 00 Fax +41 (0)44 305 72 01

www.symantec.ch infoline@symantec.com

Unternehmen und Privatanwender müssen sicherstellen, dass ihre Infrastrukturen rund um die Uhr reibungslos funktionieren. Sie müssen von überall und jederzeit auf Informationen zugreifen können. Das bedeutet, dass sie keine Ausfallzeiten ihrer unternehmenskritischen Systeme in Kauf nehmen können.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die physischen Systeme, Betriebsumgebungen und Anwendungen auf allen Ebenen der Infrastruktur zu schützen. Zudem müssen sie eine grosse Bandbreite von Daten schützen — von E-Mails und Geschäftsdokumenten über digitale Fotos bis hin zu Audio- und Videodateien. Und sie müssen dafür sorgen, dass ihre Interaktionen – also Verbindungen, Kollaborationsumgebungen und der Austausch von Daten – sicher sind.

Ziel von Symantec ist es, Kunden beim Schutz ihrer Infrastrukturen, Daten und Kommunikationswege zu unterstützen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Cupertino, Kalifornien, und vertreibt seine Produkte in 40 Ländern.

Praxisfall auf Seite 7

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Profile der Editionspartner

WebGate Consulting AG Herr Roman Weber Seestrasse 202 CH-8810 Horgen Phone +41 (0)44 727 93 93 Fax +41 (0)44 727 93 94

www.webgate.ch ELM@webgate.ch

Die WebGate Consulting AG ist der marktführende Anbieter von Lotus Notes/Domino-Business-Software und -Dienstleistungen.

Zu den Kunden der WebGate zählen grosse und mittelständische Firmen. Sie werden sowohl mit Beratungsleistungen in den Bereichen E-Mail Lifecycle Management, CRM, IT-Konzeption, Projektleitung und Schulung als auch im technischen Bereich mit Customizing von Standardprodukten, Migrationen, Individualentwicklungen, Outsourcing und Service&Support unterstützt.

Mit der iQ.Suite bietet die WebGate als Premium-Partner-advanced der GROUP Technologies ihren Kunden nun auch eine hochwertige und umfassende E-Mail-Management-Lösung an. Für die Kunden bedeutet das mehr Sicherheit und Effizienz für die E-MailKommunikation.

Die WebGate Consulting AG unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer Unternehmensziele und begleitet Sie von A–Z durch die Technologien der IBM. Zählen auch Sie auf einen kompetenten, zuverlässigen und erfahrenen Partner!

Praxisfall auf Seite 61

Knowledge und Forschungspartner Die ZHAW verfügt über mehrere Institute und Kompetenzzentren, die in Zusammenarbeit mit Wirtschaftspartnern anwendungsorientierte Forschungs- und Entwicklungsprojekte durchführen.

Weiterführende Literatur: www.bpx.ch Records Management, Lukas Fässler, 2006 ISBN 978-3-905413-09-0

Dokumentenmanagement & Archivierung, Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen, 2007 ISBN 978-3-905413-70-0 81

Autorenteam & BPX

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Autorenteam & BPX Pietro Brossi lic. phil. II Dozent im Bereich Strategisches ICT-Management und Mitarbeiter des Instituts für angewandte Informationstechnologie (InIT) der School of Engineering an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) in Winterthur. pietro.brossi@zhaw.ch https://home.zhaw.ch/~brpi

Maria Winkler mag. iur.

Geschäftsführende Partnerin der IT & Law Consulting GmbH, Zug und Luzern.

Dozentin für Informatikrecht an der Hochschule für Wirtschaft Luzern.

Mitglied der Fachgruppe digitale Signatur des Vereins eCH. www.itandlaw.ch

BPX steht für Best Practice Xperts Martin & Martina Dalla Vecchia Herausgeber BPX-Booklets Ziel von BPX ist es, komplexe Themen praxisgerecht für das Management aufzubereiten: kurz & prägnant. www.bpx.ch

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Bestellung und Verlagsprogramm

Bestellung und Verlagsprogramm Das gesamte Verlagsprogramm von BPX finden Sie auf www.bpx.ch.

Sie können die Bücher beim Verlag BPX bestellen oder beim jeweiligen Editionspartner (siehe ein paar Seiten weiter vorne). Diese freuen sich, mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können und geben die Bücher gelegentlich auch kostenlos ab.

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2008

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In diesem Booklet finden Sie Antworten auf Fragen, die sich Manager heute stellen müssen.

Komplexe Inhalte werden einfach dargestellt und auf den Punkt gebracht.

Inklusive Praxisbeispiele der E-Mail-Archivierung aus folgenden Branchen: – Autogewerbe – Banken – Chemie – Mode Detailhandel – Telekommunikation – Versicherung – Werkzeugmaschinen

Editionspartner:

Das Booklet «E-Mail-Archivierung» bietet das Wichtigste zum Thema: kurz und prägnant. Übersichten, Checklisten und Praxistipps machen aus diesem Booklet eine wertvolle Informationsquelle und ein übersichtliches Nachschlagewerk.

Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition 2008 www.bpx.ch 30 CHF / 20 € ISBN 978-3-905413-29-8

www.bpx.ch

Pietro Brossi Maria Winkler E-Mail-Archivierung. Leitfaden zur Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für D, A und CH

Wer muss E-Mails archivieren?

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Wo sind betriebswirtschaftliche Potenziale?

Welche Begriffe muss man kennen?

Wie findet man die richtige Lösung?

Welche Evaluationskriterien sind zentral?

Wie rechnet sich die E-Mail-Archivierung?

ageern! n a M Waisssen müss w

E-MailArchivierung Leitfaden zur Umsetzung – mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, für Deutschland und Österreich Editionspartner:

E-Mails in der Businesswelt E-Mail-Management Rechtliche Aspekte Grundlagen E-Mail-Systeme Projektplanung/-umsetzung Evaluation E-Mail-Archivierung Kosten, Aufwand und Nutzen Trends & Tipps Praxisbeispiele Checklisten

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