Barquisimeto, 09 de Noviembre del 2015
Señores: Miembro del Consejo de Administración y del Consejo de Vigilancia Presente Por medio de la presente reciban un cordial saludo, en la oportunidad de hacerles llegar el informe sobre el XVI Congreso Nacional de Cajas de Ahorro en el Estado Vargas, evento realizado los días 28, 29 y 30 del mes de Octubre del año en curso. De antemano queremos exponer que esta actividad fue una experiencia enriquecedora, de mucho aprendizaje y crecimiento profesional, además, nos permitió compartir con otros miembros directivos de cajas de ahorro sus experiencias, fortalezas, inquietudes y dudas, dándonos la oportunidad de dialogar, intercambiar desde una visión integrar el decir y hacer en la vida de nuestras cajas de ahorro. A continuación se presenta u resumen de cada una de las ponencias a las cuales asistimos y que son de gran a la importancia para las cajas de ahorros. Memoria y cuenta de ANCAHOVEN, la lic.Yolanda Clavijo, y el Lic. José Jara hablaron del Manifiesto de Guayana, donde se trató la modificación de la ley de cajas de ahorros, y que a lo largo del año 2015 se han venido trabajando en las mesas regionales de cajas de ahorros conjuntos entre los Consejos regionales y Ancahoven. Manifestaron que en este año se realizaron dos Consejos regionales ampliados para tratar tanto la modificación a la ley como el manual de código contable que rige a partir de enero 2016 con muchas fallas y errores y se están haciendo las respectivas diligencia ante la Superintendencia para corregir esas debilidades, a pesar de que esta aprobado y fue publicado en gaceta. Ambos directivos exhortaron a los participantes al congreso la necesidad de que las cajas de ahorro puedan participar en la propuesta tanto de la ley como del manual contable. Presentaron el Plan Anual de Actividades, el cual contempla: 1.
Continuar con las diligencia a SUDECA
2.
Proyectos Sociales a nivel NACIONAL
3.
Continuar con la participación a nivel regional
4.
Promover los Juegos Regionales, que permita integrar a los asociados,
esa idea debe trasladarse a otras cajas de ahorros. 5.
Programar talleres regionalizados, entre los que se encuentra el
Diplomado de liderazgo para las Cajas de Ahorros, se solicitó a la UCLA para darlo a distancia.
6.
Continuar Intercambiar información en las redes sociales, actualmente se
cuenta con un grupo en WhatsApp que tiene con 250 afiliados de las cajas de ahorros. Seguidamente la ponencia de Presupuesto de Ingresos, gastos e inversiones para cajas de ahorros. Lic. María Herrera y Lic. José Marino Sandoval. Inician la presentación en dos ámbitos el legal y el administrativo financiero. El primero basado en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, seguida del Código Civil ,Ley de Cajas de Ahorros, seguida de las Circulares emitida por SUDECA, los Estatutos y Reglamentos, los acuerdos en las Asambleas de Asociados, seguida de los Acuerdos de los Representantes del Consejo de Administración. En relación al tema del presupuesto, los artículos que lo soportan: Título III del funcionamiento de las Cajas de Ahorros, circular 9 y circular 4 en la cual se establécela conformación del
presupuesto, además el artículo 22, numeral 28 atribuciones de la
Asamblea, para aprobar el presupuesto. Artículo 28, numeral 11, del proyecto de inversión que deben presentar ante el ente rector (SUDECA). Los ponentes explicaron los dos momentos del presupuesto: El presupuesto proyecto, (30 días después del cierre del ejercicio económico) y el presupuesto definitivo (90 días).aprobado por asamblea de asociados. El presupuesto permite comparar lo que proyectamos con lo ejecutado, el objetivo del presupuesto es controlar los ingresos y egresos de las cajas de ahorros, coordinar las actividades y cumplir las metas trazadas. Es importante acotar que el presupuesto no forma parte de los estados financieros. En este caso es un documento financiero que requiere el ente rector para el manejo de cajas de ahorro. Para elaborar el presupuesto es necesario revisar la información pasada como una guía e instrumento de aprendizaje para proyectar lo que vamos hacer a futuro, que sirva de respaldo, como una herramienta precisa y oportuna para la asignación de recursos monetarios que permita controlar el desempeño en curso. Cuando debe ser elaborado el presupuesto? La normativa establece que el presupuesto debe ser elaborado el último trimestre del año en curso, tomando como base las cifras de los meses que han transcurrido y los que faltan deben proyectarse considerando las actividades que se desarrollaran el año siguiente y deben ser presentados a la asamblea de asociados. Es importante destacar que hay una normativa que establece el límite de inversión dentro de los reglamentos que debe ser considerado a la hora de elaborar el presupuesto para el proyecto de inversión y debe ser aprobado por un mínimo del 20% de la asamblea de asociados y aprobado por el consejo de administración e incluido en el plan anual de actividades, adicionalmente, debe ser enviado al ente rector para su aprobación. Dentro de otras actividades normales a considerar están: Retiros parciales, farmacia, economato, servicios médicos y odontológicos, agencias de viaje, por su puesto aprobados en
asamblea y Superintendencia. En este caso, se debe determinar la venta, los costos de venta y la utilidad estimada que debe contener el presupuesto por separado. En el presupuesto se debe considerar la tasa de interés, tipo de cambio entre otros. Además la comunicación impresa donde se remite el presupuesto debe contener todos los datos completos de la Caja de ahorro respectiva tales como: número asignado por SUDECA Rif, dirección, correo electrónico, teléfonos y cantidad de asociados trimestral y anual, la correspondencia enviada a SUDECA debe contener la firma de ambos consejo administración y vigilancia. Por otra parte, en caso de los reportes trimestrales debe ir acompañado de los estados financieros, debe presentarse un cuadro comparativo del presupuesto contra lo ejecutado del presupuesto. Es importante el tiempo de entrega Al final de cada trimestre debe reflejar la comparación tanto absoluta como porcentual entre presupuesto y la ejecución real. Se destaca entonces el piso legal articulo 22 y 28 de la Ley de Cajas de ahorros y la base administrativa del presupuesto en la circular 4 de SUDECA. Para elaborar el presupuesto se debe partir de los saldos auditados, ver los estados financieros, específicamente en la disponibilidad tales como: Cuenta corriente, de ahorros, además de considerar la cartera cuentas de préstamos y de inversión.es importante destacar que la Superintendencia establece que debe haber un 60% en inversión social, establece como mecanismo para elaborar el presupuesto considerar el índice de inflación del BCV, el índice nacional de precios y costos emitido por el despacho al 31 de diciembre del 2014 recomendó que de no tener los actuales índice se debe guiarse por los órganos civiles tales como la Federación Nacional de Colegio de Contadores Públicos de Venezuela. Los requisitos establecidos por la Superintendencia para seguir el presupuesto se establece en el formato modelo que está en la página web, y la distribución exigida por el ente rector es disponibilidad 20%, préstamos un 60%, inversiones 20%. Dentro de las fuentes generadoras de ingresos son aportes socios y aportes patronales. Netos de retiros parciales y totales de la cajas de ahorros que se reciben para hacer las inversiones, préstamos y colocaciones. Amortización de préstamos e intereses, en esta particular detallaron todas las partidas que componen el presupuesto de ingresos y de gastos. Ponencia Deberes Formales y Manual Contable. Lic. Isbelis Pérez y Lic. Alejandro Albarran. En esta presentación se destaca por una parte los compromisos que tienen las cajas de ahorros Con el impuesto sobre la renta establecido en el artículo 133, la obligatoriedad de inscripción del Registro de Identificación Fiscal (RIF), Cumplir con las declaraciones y retenciones por servicios, así como los impuestos municipales, la
obligatoriedad del registro electrónico RUDAE, de estricto cumplimiento para todas las organizaciones. Así mismo, la obligaciones del Fondo de Ahorro para los trabajadores y lo establecido en la Ley INCE, explicaron que estos deberes formales deben estar publicados en cartelera visible tal como lo contemplada la bases legales. Por otra parte, en cuanta al manual contable aprobado en gaceta y comienza a regir a partir de Enero 2016 presenta inconsistencia y errores tanto en código como en las partidas, pues no cumplen con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por ejemplo, la conformación de la disponibilidad incluyen el inventario de mercancía, gastos pagados por anticipados junto al efectivo, esto traerá como consecuencia en el sistema computarizado un sobre giro pues están mal ubicadas. En los bienes inmuebles incluye: Mobiliario, equipo de computación y vehículo que son bienes muebles .En el patrimonio incluye los haberes, aportes recibidos de asociados, empleadores y retiros parciales. Todos estos errores perjudican la actuación financiera y contable de las cajas de ahorros. Manifestaron que realizaron una comunicación a la Superintendencia notificando el análisis que se le realizo tanto al código y las partidas asignadas y la violación de los principios y procedimientos contables, hasta el momento sin respuesta al respecto, pero en el manifiesto que genero el Congreso se tomó en cuenta para ser llevado a la instancia rectora. (SUDECA). La ponencia Acta de Asamblea y proceso electoral
del grupo Jurídico Prolex
explicaron el aspecto legal del proceso electoral, enfatizaron que la comisión electoral debe estar muy pendiente de las fases y los requisitos del proceso electoral, la gran responsabilidad de guiar, seguir y dirigir desde el inicio de su instalación como comisión electoral hasta la culminación, apegado a la ley. Además, trataron sobre el contenido de las actas de asamblea y los elementos formales de las mismas, tales como: Encabezado con membrete, lugar, fecha y hora de suscripción de las actas, identificación completa de las personas que asistieron al acto, esto implica mencionar el nombre completo, cedula de identidad, cargo que ocupa. Por tratarse de un acto formal, el funcionamiento debe identificar la cualidad con la que actúa e incluir preferiblemente todos los datos. El contenido de las actas mediante una relación suscrita de los hechos expresados con la mayor claridad posible, es imprescindible la firma de todos los asistentes al acto. Si alguno de los presente se niega a firmar, se debe dejar constancia de ello en el mismo documento. El libro de actas debe ser empastado, foliado y sellado en casa una de sus hojas por el registro subalterno o notaria respectiva. Con respecto a la protocolización de las actas, se debe presentar copia del libro idéntico, visado por abogado ante el colegio respectivo y debe estar la firma de todos,
autorización para el que va a protocolizar. Es importante mantener al día los libros de actas y la obligatoriedad de protocolizar las actas que así se requieran. Qué pasa si no se recibe respuesta del SUDECA, sobre las actas de los nuevos elegidos en caja de ahorro? Se interpreta como silencio administrativo cuando no hay respuesta del ente rector, entonces el procedimiento que hay que seguir es solicitar la autorización en lo contencioso administrativo para que las nuevas autoridades puedan ejercer sus cargos, la figura que se utiliza es el amparo constitucional ya estos casos han sido vividos por algunas cajas presentes en el evento. Acararon también que la notificación no puede darse por medio de correo electrónico pues no tiene la validez jurídica. Seguidamente la ponencia Experiencia Exitosa Reinversión en los Asociados Abg. Lolimar Hernández presidenta de Capreluz, explico que los planes de reinversión logra mayores dividendo para los asociados, evitan la colocación en entes externo financieros, minimiza el riego de inversión y el tiempo de retorno, enfatizo que esta caja prefiere tener el dinero en manos de los asociados que darle nuestro dinero a los banco para que trabajen con él. Además explico el programa de beneficio social, planes por temporada tales como: semana mayor, día de la madre, temporada escolar y navidad. Así como préstamo en efectivo, crédito línea blanca y marrón (electrodomésticos), préstamo de emergencia salarial universitaria, otros prestamos como: taller automotriz para reparación de vehículos. A continuación detallo los montos asignados para cada tipo de préstamo y el tiempo de retorno del dinero a la caja de ahorro Capreluz: TIPO DE PRESTAMO
MONTO ASIGANADO
TIEMPO DE RETORNO
Dia de la madre
50.000
7 meses
Semana Mayor
10.000
8 meses
Emergencia salarial
10.000
2 meses
Spa y bazar
40.000
7 meses
Préstamo escolar
20.000
3 meses
Taller Automotriz
Hasta 100.000
24 meses
Navidad
40.000
7 meses
Seguidamente la Experiencia Exitosa de Redes Sociales Dr. Juan Andrés Rincón Secretario de CAPRELUZ, manifestó que las redes sociales como herramientas tecnológica para el fortalecimiento de la gestión de las cajas de ahorros, pero se requiere dedicación y tiempo para estar constantemente actualizando la información desde lo virtual, expreso que el nuevo mapa de las redes sociales 2015 la tendencia se inclinan en el siguiente: Facebook,
twitter, instagram y google más. Señalo que las páginas web pasaron a segundo plano y la única manera de darle vida es a través de las redes sociales dando un link con la información para insertarse a la página web. Las redes sociales permiten la proximidad de nuestros asociados. Que red social debo elegir? Si quieren mantener contacto con sus asociados debe hacer un acercamiento directo con las redes sociales. Invito a los participantes a visitar sus redes sociales y servir de modelo para otras cajas de ahorros https://www.facebook.com/CapreluzInstitucional https://www.facebook.com/groups/causibo/ https://twitter.com/search?q=capreluz&src=typd&lang=es https://twitter.com/CAUSIBO?lang=es https://twitter.com/capreviso_mre?lang=es Experiencia exitosa de CAPREVISO Ponente Lic. Marlene Rengifo Presidente de CAPREVISO. Es la Caja de Ahorros de los trabajadores del Ministerio de Relaciones Exteriores, explico el éxito de los programas especiales como Economato y Farmacia y está dentro de la estructura jerárquica de la caja de ahorro como un departamento con un presupuesto aparte. Además, señalo que actualmente tienen convenio de HCM con seguro Mercantil y los medicamento para tratamientos médicos se dan a través de la farmacia, también expreso, el convenio que tienen con la Polar y utilizan el mecanismo de: Crédito, contado y cesta ticket. Los préstamos lo hacen con garantía en haberes; para préstamos corto, mediano, y largo plazo. Así mismo, cuentan con crédito exprés de tres salarios mínimo al 12 % con tiempo de retorno de uno a 4 meses. Prestamos especiales: Visitas Guiadas, 12 % Lentes correctivos 6% Boletos recreacional 10%reparacion vehículo 6%, remodelación y modificación de vivienda
Bs. 900.000 al 10% con cuotas mensuales de 3.000 y cuotas
anuales de dos salarios mínimo. Vehículo hasta Bs.400.000 al 12%, 60 meses para pagar con cuotas anuales de 3 salarios mínimo, paquete recreacional 10% y planes vacacionales, así como ayuda para enfermedades terminales, entre otros. A continuación una de las ponencia que más impacto a los participantes del congreso por la gran importancia que representa para las cajas de ahorros como lo es la atención a nuestros asociados. Servicio: Develando los ministerios de las relaciones con el cliente Prof. María del Pilar Modroño. Actualmente el servicio está siendo más. Importante que los productos. El servicio es como me hacen sentir, es lo que muchos están haciendo con el cliente, es decir, ocuparse constantemente del cliente, atenderlo, acompañarlo, escucharlo, conocerlo, estar cerca de él, comprenderlo, ayudarlo para convertirme en su primera opción a la hora de que el cliente tenga que elegir, en la medida de que busquemos entender nuestros clientes. Aquí tiene que ver cómo nos ven a nosotros nuestros clientes y la propuesta actual
del servicio es distinguir si existe un monologo o un dialogo con el cliente, o lo que existe con el cliente es solo una transacción comercial o una relación que involucra el acercamiento desde una visión de estar pendiente del cliente, dispuesto para asesorarlo y conocer su necesidad hoy para ellos debemos contar con una data actualizada del cliente, que incluya no solo los datos personales, gustos y necesidades futuras, además de fechas de cumpleaños, apoyándonos en el dialogo y conocer al otro. Actualmente las organizaciones establecen su relación con el cliente enfocado en las relaciones de largo plazo que impliquen conocer y entender al cliente y se genere un vínculo con el cliente las transacciones se dan de manera exitosa, es tener un detalle con el cliente, es llamarlo recordarle lo importante y valioso que es para nuestra organización, es recompensarlo, esto implica entonces una recomendación, convertimos nuestros cliente en nuestra mejor tarjeta de presentación. Las Bases de datos no actualizadas no permiten estar cerca del cliente, es necesario el acercamiento y el dialogo con el cliente. El servicio va mas allá, debe ser una experiencia tan buena que se la tenga que contar a otros.es cuando nos damos cuenta que el servicio es arte y ciencia necesita saber y conocer al otro y esto debe estar lleno de amor, cariño y respeto hacia el otro, pero también debe existir una metodología, indicadores claves de gestión, procedimientos y estructuras para esa atención al cliente. El cliente es nuestra razón de ser, pero tenemos clientes internos (empleados y colaboradores cercanos), la primera lealtad que debemos lograr es la de nuestros clientes interno esa debe ser nuestra primera luz, la de nuestra casa y luego la lealtad el cliente externo. Debemos ocuparnos de la lealtad del cliente pues hay vínculos emocionales con satisfacción no hay vínculos emocionales, pero también se nos va a presentar el cliente por conveniencia o el cliente cautivo, la estrategia nuestra debe ser tratarlos como clientes prioritarios, tratarlo bien, ese espacio se gana todos los días con la gente correcta haciendo lo correcto, y si quieres generara confianza
debes cumplir lo que prometes. La promesa
básica de servicio y de producto impacta la confianza y esto trae clientes satisfechos. Es importante preguntarle al cliente como puedo hacer mejor, ayúdame a que tu experiencia sea mejor, esto implica humildad para escuchar y dialogar, es importante que nuestro cliente se sienta muy bien en nuestra organización que lo vea como su sitio, su lugar, su familia, es importante conocer las caras del cliente, desde la confianza y en la búsqueda de hacer todos los días un mejor lugar, donde exista la tolerancia, la paciencia y el compromiso de cada uno de nosotros a ser mejores personas todos los días. A continuación la ponencia Fianza como instrumento de garantía. Lic. Felix Fuentes en representación de AFIANAUCO, en los actuales momento tiene 44 cajas de ahorros afiliadas
con fianza de garantía financiera, donde existe un compromiso de pago, hizo referencia al articulo 44 de la Ley de cajas de ahorros y explico que la misma tiene muchos vacíos puesto que la ley ni lo limita, ni lo prohíbe, esta afianzadora se rige por el código civil y código de comercio. Actualmente dan una fianza hasta dos veces el 80% de los haberes sin exceder de 1334 unidades tributarias es decir, Bs. 200.000. Cuales son los Beneficios para las cajas de Ahorro: 1. Liberación de fiadores actuales, los cuales podrán acceder de nuevo al endeudamiento 2. Aumento de capacidad de endeudamiento hasta 160% 3. Esto implica que aumenta la cantidad de préstamos. Costo de la fianza? Sobre la suma afianzada, seguidamente muestran las tasas de interés al respecto. AÑO
TASA %
1
2%
2
2,50%
3
3%
4
3,5%
5
4%
Actualmente esta empresa tiene un sistema automatizado de fianza para las cajas de ahorro, garantizando entrenamiento técnico para uso de esta herramienta tecnológicas con el propósito de auto gestionarse. Para mas información www.afianauco.com. En los días próximos están por recibir respuesta de SUDECA por lo establecido en el artículo 48 de la Ley, pues hay confusión entre los términos financiadora con afianzadora. Seguidamente, cada grupo de proveedores expositores de las diferentes cajas de ahorros realizo una presentación de los servicios que ofrecen a las Cajas de ahorros entre los cuales se destaca: Sanita de Venezuela. Que ofrece el servicio de medicina preparada, un servicio de salud integral preventivo, SANADENT, servicio integral odontológico a nivel colectivo, económicos para el asociado y su grupo , familiar, entregaron un CD de todos los servicios que ofrece Servicio VENCRED, presta el servicio de Gestión de Caja y fondos de Ahorros, AFIANAUCO, donde están suscrita 44 cajas de ahorros con la finalidad de afianzar los préstamos ,Viajes INDIGO, toda la información está en : www.viajesindigo.com, ofrece a las cajas de ahorros afiliadas paquetes turísticos, boletería a nivel
nacional e internacional en la isla de margarita, además estuvieron presente el Hotel BLUE.HONTOM para ofrecer a las cajas de ahorro
un programa todo incluido
congelando tarifa de Bs.26990 por persona con vigencia de 8 meses con la compra de 60 cupos vacacionales desde ahora, también estuvo presente el HOTEL FLAMENCO, KOLOBAY de la Isla de Margarita. el GRUPO PREVENIR, empresa funeraria a nivel nacional, ofrece todos los servicios relacionadas al ramo al que pertenece. Luego, antes del cierre del evento se votó por unanimidad que el próximo congreso será en la ciudad de Maracaibo a cargo de CAPRELUZ, los días 26,27 y 28 de octubre del 2016. Entre los acuerdos firmados del manifiesto del XVI Congreso Nacional de Cajas de Ahorros: 1. Llevar ante la Asamblea Nacional la actualización y cambios en la Ley de Cajas de Ahorros, previo a que ya se viene trabajando con el diputado Lobos. 2. Emitir un pronunciamiento ante SUDECA por las inconsistencias y errores del Manual de código contable. 3. Continuar el fortalecimiento de los Consejos Regionales de Cajas de Ahorros.
En vista de lo enriquecedor y participativo que ha sido este congreso para los dos directivos asistentes por CAPUPAEB, proponemos que para el próximo evento en el Zulia nos acompañen dos directivos más, esto permitirá un acercamiento directo con los otros directivos y temáticas tratadas, fortaleciendo el aprendizaje sobre Cajas de Ahorros. La idea es también proponer a la Dra. Mirian Levin para que lleve al congreso su trabajo de investigación LA GERENCIA FINANCIERA DE LAS CAJAS DE AHORROS Y PRÉSTAMO EN EL CONTEXTO VENEZOLANO, debido a la pertinencia y el conocimiento que este implica para las gestión administrativa y financiera de las mismas. En la espera de que la información plasmada en este informe sea de gran utilidad para cada uno de los miembros principales y suplentes de nuestra caja de Ahorros y que nos permita seguir trabajando como una gran familia atendiendo y sirviendo, con el compromiso y la responsabilidad que implica trabajar por el bienestar de nuestros asociados. Se suscriben
Dra. Berlie Morillo Presidenta del Consejo de Administración
Prof. Ramón Lara Presidente del Consejo de Vigilancia