CAJA DE AHORRO Y PRESTAMO DE LOS PROFESORES DE UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRRITORIAL ANDRÉS ELOY BLANCO (CAPUPAEB)
CÓDIGO: MPSI2016-I
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD INTERNA DE CAPUPAEB
APROBADO EN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN N°2224-027 DE FECHA 03/05/2016
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CONTENIDO 1. Objeto
El objeto del presente documento es orientar a los asociados, miembros de los consejos de administración y vigilancia y al personal que labora en CAPUPAEB, en los lineamientos que permitan cumplir con las normas de seguridad interna de la Caja de Ahorro. 2. Alcance Este Manual está orientado, al asociado, miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia y al personal que labora en CAPUPAEB. 3. Definiciones Acceso: Manera o forma de entrada a una propiedad ya sea para vehículos o peatones. Código: Manual de Procedimiento de Seguridad Interna año 2016 primera versión MPSI2016-I. Control: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para incrementar la seguridad interna de CAPUPAEB. Horario: Tiempo concertado para determinadas actividades. Identificación: Reconocimiento de la identidad de alguien. Jornada de trabajo: Duración del trabajo diario de los obreros y empleados. Mobiliario: Conjunto de muebles de una casa o edificio. Monitoreo: observar el curso de uno o varios parámetros para detectar posibles anomalías Prohibición, Veto, impedimento del uso o ejecución de algo: Recepción, Acción y resultado de recibir un activo Resguardo: Defensa, protección. Restricción: Reducción, limitación de algo. Seguridad: Mecanismo que previene algún riesgo o asegura el buen funcionamiento de alguna cosa precaviendo que falle. Velar: Custodiar, cuidar con esmero. Portería: servicio de orientación, atención y control de entrada de Salidas del púbico, personal, asociados que acudan a la institución. 4. Marco Legal Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Plan Estratégico de la Nación 2013-2019 2
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Ley de Cajas de Ahorro Estatutos de CAPUPAEB 5. Responsabilidad y Autoridad La responsabilidad de elaborar el procedimiento la tiene la comisión de seguridad interna de CAPUPAEB. El Consejo de Administración es el responsable de su revisión y aprobación para su posterior aplicación. 6. Procedimiento SEGURIDAD INTERNA DE LA SEDE DE CAPUPAEB El Personal de portería realiza trabajos de vigilancia, protección y seguridad de toda la instalación de CAPUPAEB, por tanto, orienta, atiende, controla la entrada y salida del público, personal, asociados que acudan a la Servicio de portería organización, controla el uso del estacionamiento, revisa la maletera de los vehículos que salgan, es responsable de llevar el control del libro de visitas y de novedades, además, es responsable del uso del intercomunicador del área de portería. La sede de CAPUPAEB, permanecerá abierta en el horario comprendido desde la 8:00 am hasta las 4:00 pm, de lunes a viernes. La atención al público es de 8:00 am hasta las 3:30 pm Los sábados, domingos y días feriados las puertas Horario, Forma de permanecerán cerradas. Acceso y Salida del El acceso al interior de la sede los días sábados, domingos, Edificio días feriados o en horarios extraordinarios sólo será permitido previa solicitud y autorización por parte del Consejo de Administración, al menos con un (1) día de anticipación, para su conocimiento y aprobación. En ningún caso podrán acceder menos de dos personas, El responsable de Portería es el encargado de verificar que Circulación de Personas no permanezcan o circulen por la sede, personas no por la sede autorizadas. En caso de accidente, cualquier personal directivo gestionará Accidentes de Salud el traslado del accidentado a uno de los centros de salud más dentro de la sede de cercano, bien sea al ambulatorio de Oeste, a la sede del CAPUPAEB seguro social o donde disponga el accidentado. Los asociados, personal o visitantes que tengan la necesidad de ingresar temporalmente mobiliario o equipos para la Entrada y salida de realización de actividades laborales en horario de oficina en Mobiliario y Equipos la sede de CAPUPAEB, deberán comunicar al portero, quien registrará en el libro de anotaciones, nombre del propietario 3
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del equipo, marca, serie, código, etc., previamente a su ingreso y verificará dichos datos al momento de su salida. - Para la utilización de los espacios de la sede, por parte de los asociados u organismos para-universitarios se requiere de una solicitud previa, al menos con tres (3) días de anticipación, para ser procesada por el Consejo de Administración - estacionar un vehículo impidiendo la salida de otros. -Estacionarse en áreas que no están destinadas para tal fin. Restricciones Generales -Estacionarse ocupando dos (2) puestos. -Tocar música estridente dentro de la institución. -Usar armas blancas o armas de fuego. -Asumir actitudes groseras u hostiles o negarse a Identificarse cuando se lo requiera. -Ingresar bebidas alcohólicas u otras sustancias prohibidas. -Entrar con animales a la institución. CONTROL E INGRESO DEL PERSONAL DE CAPUPAEB El personal que labora en CAPUPAEB, deberá portar visiblemente el carnet de identificación, desde el momento que ingresa y durante su jornada laboral. Los estudiantes que Identificación realicen prácticas o pasantías deberán portar su uniforme y su respectivo carnet de identificación, a veces las pasantías no son solo bachillerato hay pasantías de universidades. El personal que labora en CAPUPAEB, los estudiantes que realicen prácticas o pasantías podrá ingresar a las Ingreso instalaciones de CAPUPAEB, a partir de las 7:30 AM, y será requisito indispensable presentar el carnet de identificación. El portero, una vez concluida la jornada laboral diaria, revisará cada una de las oficinas y dependencias de la sede de CAPUPAEB para constatar que esté debidamente cerrada; registrará los nombres de los funcionarios que, con autorización del Consejo de Administración, continúe sus Salida labores diarias. El personal que labore horas fuera de la jornada de trabajo, para salir de la sede, deberá registrar su nombre, hora de salida, oficina o dependencia que corresponda y la firma en el libro de novedades, custodiado por el Personal de portería. Ingreso y salida de El personal que labora en la sede de CAPUPAEB y que vehículos de propiedad estacione su vehículo dentro de la sede ingresará a partir de del personal y directivos las 7:30 AM y la salida será a las 4:00 PM, como requisito 4
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de CAPUPAEB
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indispensable deberán permitir que el portero verifique el contenido de la maletera del vehículo. CONTROL DEL INGRESO Y SALIDA DE VISITANTES: El Consejo de Administración designará al portero de la institución y a un miembro del personal de limpieza para que lo supla al momento de tener que ausentarse de su puesto de trabajo, en horas de la mañana que es la mayor afluencia de asociados, por motivos de seguridad este puesto de trabajo Portería NO debe quedar solo. Este personal debe tener conocimiento real de la ubicación de los puestos de trabajo y las personas que se desempeñan en los mismos, y debe comunicar a la secretaría al momento de que un visitante solicite a un miembro del personal. utilizando el intercomunicador para comunicarse El portero dispondrá en su puesto de trabajo de: mesa y silla ergonómica, libro de novedades y libreta de control de diario de visitas, juego de llaves de la sede, intercomunicador, identificación de su sitio de trabajo, carnet que lo identifique Ejecución trabajo de como personal de CAPUPAEB. Para el ingreso de un portería visitante, el personal de portería deberá confirmar con el personal de secretaría, si la persona puede pasar a su oficina, previa aceptación podrá pasar el visitante caso contrario no ingresará. Las personas que requieran ingresar a la sede de CAPUPAEB, deberán identificarse. El portero registrará en la libreta de control diario de visita Entrada y salida de los siguientes datos: Nombres y apellidos del visitante, fecha personas a la sede de y hora, número de cédula de identidad, el nombre del CAPUPAEB funcionario que le atenderá, y motivo de la visita. El portero revisará todo paquete, maleta, maletín o cartera que las personas lleven al entrar y/o salir de la sede de CAPUPAEB. Algunos bienes que son asignados por la Institución a los funcionarios y empleados se tornan de uso personal como computadores, celulares, debe estar bajo la directa custodia del funcionario, por el carácter personal que tienen. Todo Control de bienes bien o equipo que se autorice para salir de las instalaciones, debe estar precedido de una autorización escrita firmada por el jefe de administración de CAPUPAEB, indicando sus especificaciones, la persona autorizada a su retiro y números de identificación claros, que no se presten a confusión. Al
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Control de oficinas y dependencias
Obligaciones para personal de portería
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Prohibiciones para el personal y directivo de CAPUPAEB
Apoyo al personal
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momento de la devolución será presentado al portero, el cual constatará las condiciones del bien o equipo y asentará en el libro de novedades la información que corresponda (fecha y hora de entrega, condiciones del bien o equipo y persona que lo devuelve). Notificar al jefe de administración dicha novedad. Todos los equipos propiedad de CAPUPAEB, deben tener una etiqueta distintiva. Todos los directivos y empleados, deberán portar su carnet de identificación en un lugar visible. El último empleado o directivo que abandone las oficinas luego de cumplir con sus actividades tiene como obligación apagar las luces, cerrar la puerta con llave al momento de su salida y activar la alarma. -Suministrar información a los usuarios y visitantes que ingresen a la sede respecto de la ubicación de las diferentes áreas. -Controlar el ingreso y salida de bienes, autorizado por el jefe de administración de CAPUPAEB, llevando una carpeta en la cual archiva las autorizaciones de salida de bienes y equipos, cotejando a la entrada las condiciones del mismo y dejando escrito la fecha de ingreso. -Atender al público con amabilidad y cortesía, evitando discusiones con el mismo. -Cumplir estrictamente con el horario asignado y NO abandonar su sitio de trabajo por ningún motivo, mientras no le reciba el compañero que lo releve. -Velar porque se conserve el orden y colaborar con la adecuada presentación del sitio de trabajo. -Informar al personal directivo que corresponda, cualquier anomalía que se presente durante su horario de trabajo. -No llevar al sitio de trabajo, elementos de distracción como televisores, juegos, etc. -No recibir ni entregar el puesto de trabajo en estado de embriaguez, ni ingerir alcohol durante el turno, ni realizar actividades diferentes a las propias del desarrollo de sus funciones. Si se determina que una o más personas que prestan el servicio requieren de algún tipo de apoyo para la realización de actividades extraordinarias, tales como: vigilancia de vehículos, limpieza u otros, el Consejo de Administración
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autorizará dicho apoyo y el pago del mismo. El Consejo de Administración realizará el monitoreo de las Monitoreo de cámaras de cámaras de seguridad ubicadas en sectores estratégicos de la seguridad sede de CAPUPAEB. El portero registrará en el libro de eventualidades las novedades que se presenten, esta información debe ser Informe de novedades revisada semanalmente por el Consejo de Administración y Jefe de Administración.
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