SISTEMA DE AGUA POTABLE Manual de Administraciรณn y Gestiรณ
Proyecto: Fortalecimiento de la Seguridad Alimentaria en localidades de Extrem a pobreza en la provincia de Huancavelica CF-009-2008-FIP
C a rita s D io ce sa n a H u a n c a v e lica
F o n d o Italo P e ru a n o
M u n ic ip a lid a d D is trita l d e H u a n c a v e lic a
ifilM L I I A D M iN I S M I VGESTIÓN
F IP
Càritas Diocesana Huancavelica
'Y
*
F o n d o Ita lo P eru a n o
2009 CARITAS DIOCESANA HUANCAVELICA
Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo financiero brindado por el Fondo Italo Peruano; bajo la revisión técnica de la D IRESA HVCA-DESA.
MANUAL DE CAPACITACIÓN: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
PRO Y EC TO : “FO R T A L E C IM IE N T O D E LA SEG U R ID A D A LIM EN TA RIA E N LOCALIDADES DE EXTREM A PO B R EZA E N LA PR O V IN C IA D E H U AN CA V ELICA
Secretaria General
Lic. Fanny Serpa Carlos.
Coordinador Técnico del Proyecto
Lic. Juan J. Porras G uillerm o.
El presente m anual ha sido elaborado por el equipo técnico del Proyecto. Caritas Diocesana Huancavclica. Area Salud y N utrición - 2009
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Jr. Cu*c*tr 41« - HUMC470T*. 21*M0
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SIS ยกTEMA O E AG UA PO TABL E M A N U A i. P E ADM IN ISTRAC Iร N Y JE S 'n r *
Indice P re se n ta ciรณ n
S
Tareas que te n e m o s que te n e r en cu en ta para el so ste n im ie n to
7
de n u e stro sistem a. Em pezand o ad m in istrar n u estro s fond os A p rend ien d o a guardar o archivar b ien los d o cu m e n to s
8 16
AN EXOS A n e x o A : P adrรณn de U su arios y c o n tro l de recau d ar
20
A n e x o B : L ib ro de C aja
21
A n e x o C : A lm ace n am ien to
22
SIS TE M A DE A G U A P O V B l E M A N U A i OE ADMIPI >TRACIÓN V GES"*1ÓN
Presentación
E
ste m anual es el resu ltad o de la re co p ila ció n de in fo rm ació n publicad a en o tro s m anuales y de la e x p e rie n c ia adquirida en H uancavelica p o r el equ ip o del A rea
D io c e s a n a
H u a n c a v e lic a
“F O R T A L E C IM IE N T O
DE
con LA
L O C A L ID A D E S D E E X T R E M A
m o tiv o
Salud y N u trició n de C aritas de
e je c u t a r
S E G U R ID A D
el
P ro y e c to
A L IM E N T A R IA
EN
P O B R E Z A EN LA P R O V IN C IA D E
H U A N C A V E L IC A ” financiad o p o r el Fondo Italo P eruano.
E l o b je tiv o de este d o cu m e n to es sistem atizar in fo rm a ció n a cerca de la ad m in istració n y g estió n de los sistem as de ab aste cim ien to de agua sin tra ta m ie n to para com u n id ad es ru ra les. D e este m od o busca b rin d ar facilidades a lo s m ie m b ro s de los serv icio s de Agua P otab le, o p erad o res, té cn ic o s y p ro m o to re s de salud que han sido p rev iam en te capacitad os.
La im p o rta n cia de m a n te n e r los fond os para el s o ste n im ie n to del Agua P otable n ace a razón del d e sc o n o cim ie n to de ad m in istrar y g estio n ar ad ecu ad am en te los re cu rso s de la Ju n ta .
E sp eran d o que este m anual co n trib u y a en la G e stió n y ad m inistració n adecuada de los Sistem as de A gua P otable p o r gravedad sin tra ta m ie n to de las p o b lacio n es ru ra les, y co n e llo m e jo ra r la calidad de vida de la p o b lación .
05
,31 S T E m OF A G U A P O . \ B l £ M A N U A L DE A D M IN IS TR A B A N v OEó'TIÓN
Tareas que tenemos que tener en Cuenta oara el Sostenimiento de Nuestro Sistema OPERAR Y MANTENER EL SISTEMA: Se entiende por operación y m antenim iento del sistema a las actividades que realizamos con la finalidad de conservar en buen estado y funcionando nuestro sistema. Esto debe realizarse cada m es, moviendo las válvulas y limpiando las estructuras; se debe recordar que la desinfección de las estructuras es cada 6 m eses (2 veces al a ñ o ). y
/
t/Z Canal de scu rrim íento
Es
necesario
s is te m a personas
reparar
cuand o o
el la s
anim ales
lo
dañen y cuando presenten fallas
por
tra b a jo s
el son
uso.
Estos
co n o cid o s
com o tem porales.
07
SISTEMA PF AoüA POTABLE NUAl DF ADMI4U r P AU áN ' GESTIÓN
EMPEZANDO A ADMINISTRAR NUESTROS FONDOS Para iniciar a administrar nuestros fondos necesitam os realizar un plan de trabajo, el cual facilitara la operación y el
m a n t e n im i e n t o
sistem a,
además
d el
ayuda
a
tener listo los m ateriales, las herram ientas
y accesorios
para operar y m antener el sistema. ESTAS TAREAS PRO D U CEN GASTOS FIJO S Y GASTOS TEMPORALES
¿QUÉ SON GASTOS FIJOS?
Son aquellos gastos generados por la operación, m antenim iento y administración
Ejem plo: Para la revisión y limpieza se necesita 3 días cada m es, y la realiza un m ie m b r o
de
la
ad m in istrad o ra u tiliz a
lo s
necesarios escoba).
08
ju n ta
el
cual
m a t e r ia le s (pico,
lampa,
S IS TE M A DE AfiU \ P f '-'A B l E M AN UAL DE VOM IN IVR ACIM N • G E J ' ^ N
h acer
la
d e s in f e c c ió n
P ara
se
necesita 3 días dos veces al
año,
r e a l i z a m ie m b ro u
n
lo un
de t
la a
administradora el cual
n e c e s it a r a
lejía y cloro.
Asimismo la administración necesitara contar con materiales com o:
- 3 cuadernos de control. - C ontrol de m ateriales - Inventario - Libro de caja
y
YA CONOCEMOS QUE SON GASTOS FIJO S ANOTÉMOSLO E N U N PAPEL
09
<5ISTEMADEAi»UAPOTABLE MANO«LOE/‘DMIN.>tRa IÚN•'GESTIÓN
GASTOS FIJOS TAREA
TIEMPO
Revisión Limpie/a Mover válvula Desinfección
3 dias x 12 meses 36 dias al año
PERSONA
MATERIAL COSTO MATERIAL Juma Pico administradora Lampa
3 dias x 2 veces año Junta 1 Iejia o 6 dias al año administradora cloro
DE COSTO JORNAL S/. 5 x 36 dias/año SI. 1SO anuales
1 Iejia - S '. 1.50
S/. 5 x 6 dias/año S/. 30 anuales
TOTAL SI.
180.0
SI.
31.5
En esto ejem plo, los gastos fijos son en total: S /. 211.50
¿CÓMO REUNIMOS FONDOS PARA PAGAR LOS GASTOS FIJOS?
Los podemos reunir de la siguiente manera. Utilizando el ejem plo anterior, necesitam os S / . 2 1 1 .5 0 nuevos soles al año para poder pagar los gastos fijos y som os 4 0 familias los usuarios del servicio.
Entonces. S/.
2 1 1 .5 0
Dividimos los gastos fijos
=
S/.
5 .2 9
40 entre el N° de usuarios *
Luego nos reunim os en Asamblea
para
sobre
presupuesto
el
inform ar y
aprobarlo.
10
Cada familia pagara al año
S IS TE M A DE A G U A P O TAP LF M AN U AL Ü£ ADM IN ISTRACIÓN y G ES TIO N
¿QUÉ SON LOS GASTOS TEMPORALES?
Son los gastos que sirven para reponer herram ientas, tuberías, accesorios y m ateriales; también para hacer reparaciones cuando se presenten.
Así mismo nos servirán para hacer m ejoras al sistem a, com o ampliaciones o instalaciones de piletas publicas.
YA CONOCEMOS QUE SON GASTOS TEMPORALES ANOTÉMOSLO £ N UN PAPEL
\_____________________________
11
Sfc TEMA PE A vjüA p o t a b l e Ma NUAJ DE ADMINISTRA IÔN ; GESTIÓN
GASTOS TEMPORALES I \RK \ ÍILMPO Cambio de I dia tubería de ln Red de Distribución
_
Pl RSON v Fontanero o Casillero
_
MAIl.RIAL COSTO Dh MATERIAL I pico 1 lampa 1 sierra de arco 1 lubería 1" S . 11 x 1 tubería 2 uniones 1" S». 3 x 2 uniones ~ S/. 6 pegamento S . 3 x 1 pegamentos - S 3
COSIO JORNAL S'. 5 x 36 din* jfto S \ ISO anuales
TOTAL S/. 180.0
l n este ejem plo, los gastos tem porales son en total S /. 180 .00 corresp ond iendo el ap o rte a cada familia d e S / . 3.18 ¿CÓMO REUNIMOS FONDOS PARA LOS GASTOSTEMPORALES?
Estos fondos pueden salir de:
L.os usuarios que usan el agua para hacer trabajos especiales (A rtesanía, Fábrica de Chupetes, Adobes, e tc .) deberán pagar una cuota mas.
12
bl^TEM* DE AGUA PC iABLE MANUAL DE ADMINISTRACION Y GESTIÓN
O tra form a de reunir fondos es por el cobro de multas a quienes no cumplen con sus deberes, ni cuidan el servicio.
Si el uso d e l a g u a es com u n al, com o p o r ejem p lo p a r a la es cu ela o la p o s ta m éd ica , su
RECUERDE:
costo se r e p a r t e en tre to d a s ¡ a s fa m ilia s .
¿CÓMO CUIDAMOS LOS FONDOS?
El tesorero es la persona quien se encarga de cuidar los fondos. Para lo cual hace una lista de los usuarios anotando su nom bre y si tiene una conexión domiciliaria o no.También cobra a los usuarios por los gastos fijos o tem porales.
SIS ¡ EM * D E A G U A P O TA B LE MANUAL Ofc ADM IN ISIRAC IÓN Y G E >TlóN
F-l tesorero también da recibos a los usuarios por el Fago hecho.
Ejem plo: Se ha decidido en asamblea que los usuarios deberán pagar 5 cuotas de S/. 1 .8 0 cada dos meses para cubrir los gastos fijos. Fl tesorero entrega el siguiente recibo (K- ingresos al usuario y se guarda una copia para la junta administradora. R l - C I B O D I. I N G R I S O S
U ccílii tic
O
l,.< MI 111.1 «If
<2 )
l*or i'uiu f ili o ilc
" ‘ ' ’ “ *~ S / ----------- ( 2 ) __________
1. N om bre de la persona o usuario que nos entrega el dinero. 2. C a n t id a d
OI
d e d in e r o
que
recibim os en letras y núm eros. 3. La razón porque recibim os el
Sin t.i C'ru*/. tic lia ..
dinero. -----
. . . . H )---------------KICIHI lO V IO RM t 11 NOR(IU)
_('•) ----\ 1> I*K IM l)lM c
4 . Firm a
y
sello del
te so re ro
aceptando el ingreso del dinero. 5. Fecha. 6. Vo B°presidente.
Si eltesorero
tiene que pagar jornales o hacer gastos pequeños y la persona a
quien se pagan no tiene factura, se hace un recibo de egresos.
Por Ejemplo: Si se tiene que pagar un jornal de S / . 1 5 por la revisión y limpieza del sistema, se entrega un recibo de egresos ' se guarda la copia.
N---------S/___ (2). -----......
RfctIBO DF FGRFSOS 1.
Nombre
de
la
comunidad que paga 2.
Cantidad que se paga
Recibí<k_ l-iMimaJe Porconceptode
en núm eros y letras 3.
Razón porque se paga
4.
Fecha
5.
_
___
(4) R1CIB1LOMORM1 Nombre
(*f*rM ) DlMtPR
Firma y datos de la persona que recibe el dinero.
6.
(|) (2)
V" B'Tcsorero.
14
II M*_________________
S IS TE M A O E A G U A P O TA B LE M AN UAL DE ADM IN ISTR AC IÓ N i G ES TIO N
Recordar que estos documentos son de manejo exclusivo del tesorero. Cuando se hacen com pras grandes en tiendas, por ejem plo tuberías, accesorios o m ateriales debem os reclam ar que nos entreguen una boleta de venta o factura.
RA ZÓ N SO C IA l DE LA EM PRESA PROVEEDORA
BOLETA DE VENTA RU C. 14838201 N ° 001 -4 5 0
S c ñ o r(a) CA.NT.
RV.
DETA LLE
P. TO TA L
Se debe recordar que en el m om ento que hay una entrada o salida de dinero, se tiene que anotar en un libro de caja o cuaderno.
1.
Fecha.
2.
N um ero de factura o recibo.
3.
D etalle: escribir la razón del pago.
4.
Ingreso: Entrada
5.
Egreso: Salida
6.
Saldo: Es lo que queda de restar la entrada de la salida. 1 I B R O D I C A JA M ES D I PECH A
N" DOC
D ET A LLE
O
(2 )
0 )
IN G . S / .( 4 )
15
EGR. S/ . (S )
SA LD O S / .( 6 )
b lf T E M / DE A G l'A P O TA B LE M A N U A L DE ADM INISTRA* IÔN V G E S TIO N
A P R E N D IE N D O DOCUMENTOS
A
GUARDAR
O A R C H IV A R
B IEN
LOS
Es im portante guardar los docum entos de ingreso y egreso para dar cuenta a la comunidad de cóm o se esta usando el dinero. iPI S e p a ra r
los
r e c ib o
in g r e s o
y
eg reso s
co lo carlo s
en
un
!UlÍC>M<Í*JK
de
**uco¡
y
lugar
adecuado y por separado.
~’KI0O01
>9 Wt> » S.0Q
SEOIODí
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jatíga:*U0w mü,,jr®-
ínjei
Rim ov/;o.'j* "i7??)
Wl »<1¡f
jjÄWrg«» H* «ccr¿
O rdenar por fechas los recibos de ingresos y egresos.
Finalm ente el tesorero (a) dará un inform e económ ico para que los usuarios conozcan com o han sido utilizados sus aportes para el sistema de abastecim iento.
S IS TE M A DE A G L \ P O TA B LE M \ N L A l PF ADM IN ISTR AC IÓ N Y Q E F T fO N
b
inlorm e económ ico que presente el tesorero debe contar con los datos
ni ;esarios com o se observa en el m odelo siguiente:
IN FO RM E ECONÓM ICO
C O M U N ID A D (1) M IS (2) FECHA 0)
DCTO.
DETALLE (5)
(«)
TOTAL S/.
INGRESO
EGRESOS
(6)
(7)
OBSERV. (9)
(8)
(9) RESU M EN : T O T A L IN G R E SO S
S/.
TO TA L EG RESO S
S/ .
SA L D O
S/.
-----------('0)--------------
--------------(II)-----------
A PR O BA D O PRESID ENTE
HECHO PO R TESO R ER O
1
N om bre de la comunidad .
2
Mes que se inform a.
3
Fecha del docum ento.
4 S.
D ocum ento: sea de ingreso o egreso.
6
,
7.
8
.
D etalle: concepto del ingreso o egreso. M onto del ingreso. Rubro de los egresos o gastos. Totales de ingresos y egresos.
9.
Resum en.
1(
Aprobado Presidente: ñrm a y sello.
1
Elaborado por el tesorero: firma y sello.
i:
Observaciones.
17
S IS TE M A DE A G U A P0 1 AP LE M A N l'A L OS A DM IN ISTRA C IÓN Y G ES TIO N
Reuniendo, cu id an do y usando bien nuestros fondos p odrem os ten er agua segura siem pre y así vivirem os m ejor.
^ /i\
Ya vez que fácil es cu id ar nuestros fondos para el m antenim iento del agua.
18
S IS TE M A D E A G U A P O TA B LE M A N U A L D E AO K !N t<íT R A C IÓN Y «C A T IÓ N
Anexos ANEXO A Padrón de usuarios y control de recaudar
ANEXO B Libro de caja
ANEXO C A lm acenam iento
19
m
nd
-O
Ö
O
h
cô
2 0
3.5 0
0008
TOTAL
5.0 0
Tomás Alarcón
<D
Carlos Chucjuisengo
£
0007
z
3.5 0
H Z
Jorge Campos
22,00
10.00
u <
0006
Ë
3.5 0
<3 Q ?2û£ o a§ o <
Luis Panduro
O
0005
cd 5.0 3.5 3.5
5.0 3.5 3.5
3.5
3.5 3.5
3.5 3.5
3.5
3.5
5,0 i. 5
5.5
31,0 31,0 22,5 22,5
3.5 3.5
3.5 3.5
5.0 5,0
3.5
5.0
3.5
-
5.00
0
-
José Mega
O •rH «
0004
C/2
7.00
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5.00
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3.50
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3.5 0
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María Huúmán
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Alberto Tulumba
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3.5 3.5
2
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Fidel Perea
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0001
A-> O <N
TARIFA
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CONTROL MENSUAL DETARIFAS (S/.)
o
TARIFA (S/.)
IX!
NOMBRES Y APELLIDOS
Ío
CÓDIGO
SIS'ÆMA DE -\<$UA PCT a BLE MANUAt DF ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
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»
o
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............................................................
Anexo B
S IS TE M A D E A U U A P O TA B LE M AN UAL D E A D M WBTRAC1ÓN Y G ES TIÓ N
21
S IS TE M A D E A G U A P O TA B LE M A N U A L D E AD M IN ISTR AC IÓ N Y G E S TIÓ N
Anexo C Almacenamiento Es necesario que la Junta Administradora tenga un lugar donde guardar las herramientas, las tuberías y los accesorios.
El almacén debe estar en orden y bien limpio.
Cada cosa debe tener su lugar; las herramientas, las tuberías y los accesorios.
El lugar debe ofrecer seguridad
M S TE M A D E A G U A POTA¿*L£ M A N U AL DE A DM IN ISTRAC IÓN Y G E ó TIÓ N
Se debe anotar en el cuaderno quién las usa, para qué se usan, la fecha de salida e ingreso y quién las entrega y recibe.
Por ejemplo: se va a reparar una tubería de la red de distribución, para eso se necesita un pico, una lampa, una barreta, una sierra de arco, una brocha, una tubería de 1 pulgada y 2 uniones simples de 1 pulgada.
Veamos cóm o se anota en el cuaderno: Herramientas Accesorio
Fecha Salida
Firma
Ingreso
Uso
1 Pico
Reparación
1 Lampa
de
1 Sierra de arco
tubería
1 Brocha
1 " red de
1 Tubería de 1 pulgada
distribución
Recibe
Entrega
C erca a 2 Uniones simples de 1 pulgada
3/11/95
5/11/95
la cueva
23
Gasfitcro
Almacenero
!►
También se lleva un C ontrol de Existencia o Libro de Inventario que sirve para saber qué materiales se han gastado y cuales se han repuesto.
Por ejemplo: al final de la obra quedaron 6 herramientas, 10 tubos y 2 0 accesorios, al hacer la reparación de la red de distribución, se usó 1 tubería de 1 pulgada y 2 uniones; después de dos meses se com pró una llave inglesa. Fecha
Concepto
Ingreso
Salida
Saldo
5/11/95
Herramientas
6
6
7/11/96
Se com pró llave inglesa
1
7
5/11/95
Tuberías y accesorios
10
1
9
20
2
12
Tuberías 3/11/95
Accesorios 2 uniones de 1 pulgada
24
SISTEM A DF m G U A P O TA B LE MANUAL DE ADM IN ISTRACIÓN Y CFS?1ÓN
Cuidados Especiales en el Almacenamiento
El hipoclorito de calcio o cloro no se puede guardar por mucho tiempo, porque pierde su poder de desinfección.
Hay que guardarlo en envases de cerámicas o vidrio bien cerrados, con su nom bre escrito para identificarlo.
25
S IS TE M A D E A G U A P O TAí. UE M A N U U D E A O .V
•USTKiCfÓNYOEbnÓN
C U ID A D O ! El hipoclorito puede producir quemaduras. Por eso, es debe usar así: 1. No acercarlo a la cara porque daña la nariz y los ojos. 2. Protéjase la manos con bolsas plásticas para no agarrar el cloro directamente.
Se alm acena en lugares frescos y secos.
C U ID A D O ! El hipoclorito de calcio debe esta r lejos del alcance de los niños porqu e es m uy peligro.
ü it
26
S IS TE M A DE A G U A P O TA B LE MANUAL DE ADM INISTRVGIÓN V G ES TIÓ N
Para almacenar las herramientas, las tuberías y los accesorios hay que: Cuidarlos para que no se dañen o pierdan -
Llevar un control de su uso, para poder reponer lo que falta.
Notas