INFORME N° 01-2012/ COMISIÓN CAS - UNI A
:
GLORIA TERESITA HUAMANI HUAMANI Presidenta de la Comisión de Evaluación de Personal Contratado FIIS
DE
:
HERRERA MAUTINO, GILMAR DIEGO LAURENTE ALTAMIRANO, CAROLINA Miembros alumnos de la Comisión
ASUNTO
:
INFORME DE RESULTADOS DEL CUESTIONARIO A TRABAJADORES
FECHA
:
26 de Julio de 2012
MATERIA Informe de Resultados del Cuestionario a trabajadores ANTECEDENTES En Abril de 2012 se inician las reuniones de la Comisión de Evaluación de Personal Administrativo Contratado – FIIS, esta comisión tiene como objetivo evaluar el desempeño de los trabajadores de la Facultad que han sido contratados bajo la modalidad de CAS (Contrato Administrativo de Servicios) sin embargo no existe un MOF y un ROF aprobado por la Facultad de modo que se pueda evaluar como si fuera un examen de cumplimiento (Solo se tiene los contratos donde no se 1 especifican a cabalidad todas las funciones). Es así que la comisión plantea hacer un cuestionario para los trabajadores en los que expongan, entre otras cosas, todas las labores que realizan para así ser evaluados posteriormente de forma objetiva. Durante la comisión, se tuvo la participación de Gabriel Matienzo Balleto, miembro del Tercio 20112012, quien dejo la comisión a cargo de Carolina Laurente Altamirano, quien entraría como miembro del Tercio 2012-2013, en Junio de 2012. ANÁLISIS Fueron encuestados 30 trabajadores de un total de 100 trabajadores que fueron listados por la 2 oficina de RRHH. Sin embargo, durante el proceso de esta comisión una trabajadora renunció por lo cual no se cuenta ya como trabajadora de Área. La tabla siguiente hace referencia al número de encuestados de acuerdo al área a la que pertenecen.
1 2
Ver Anexos Ver Observaciones
Área Abastecimiento ACB AGP y AHS ATP y AST Audiovisuales Automatización Biblioteca CCAT CEIIS Decanato Escuela de Sistemas IIFIIS Núcleo Lab. Académico Lab. De Química Mesa de Partes Oficina de Archivo OPSEC OERA Planificación Publicaciones Post-grado Servicios Generales Sistemas UNI Total
Encuestados 0 1 2 2 2 0 3 1 2 1 1
Número de Trabajadores 3 2 2 2 2 1 5 1 2 2 1
0 1 0 0 0 0
3 1 2 2 2 1
0 2 2 0 2 4
4 2 3 1 6 10
4 30
39 99
Tabla 1. Número de Encuestados según Áreas y Número de Trabajadores por Área
Número de Encuestados según Áreas 4
1 2 2
4
2 3
2 2 2 1 1 1
2
1
ACB AGP y AHS ATP y AST Audiovisuales Biblioteca CCAT CEIIS Decanato Escuela de Sistemas Nucleo OERA Planificación Post-grado Servicios Generales Sistemas UNI
Grafico 1. Número de Encuestados según Áreas
De acuerdo a la categoría, en el listado proporcionado por RRHH, había dos profesionales que no pudieron ser encuestados, por lo que los encuestados solo fueron técnicos y auxiliares.
Categoría de encuestados 6 Auxiliar Ténico 24
Gráfico 2. Número de Encuestados según Categoría
A la pregunta de si se reúnen con su jefe para tratar temas de desempeño, las respuestas fueron las siguientes:
Se reune con su jefe o Supervisor 2 5
Nunca Cuando surge un Problema
Siempre 23
Gráfico 3. Se reúne con su jefe o supervisor Siendo las áreas críticas: Área de Gestión de la Producción y Humanidades, Área de Tecnología de la Producción, Área de Sistemas y Telemática, donde nunca se reúnen con el jefe o supervisor. Mientras que áreas como Ciencias Básicas, Audiovisuales y CEIIS se reúnen con el jefe o supervisor para tratar temas de desempeño solo cuando suceden problemas.
A la pregunta si participa en la definición de sus propias metas, las respuestas fueron las siguientes:
¿Quién define las metas y/o resultados de trabajo? 9
El/Ella misma
Su jefe 20
1
Combinación
Gráfico 4. ¿Quién define las metas y/o resultados de trabajo? Siendo las áreas: Núcleo y Biblioteca donde él/ella misma define sus metas, mientras que áreas como Audiovisuales, AGP y AHS, ATP y AST, CEIIS y Sistemas UNI presentan incongruencias en sus trabajadores, es decir, algunos responden que son ellos mismos quienes define las metas
mientras otros responden que es una combinación. Solo un trabajador de Sistemas UNI respondió que el jefe solo es quien define las metas.
A la pregunta si creen que es necesario un estándar de trabajo, las respuestas fueron:
¿Es necesario un estándar de trabajo? 3 Si No 27
Gráfico 5. ¿Es necesario un estándar de trabajo? En donde los que responden que si es necesario, es porque creen que se necesita un decálogo, un reglamento, horarios definidos y tiempo para cada labor, un documento que les indique sus funciones, estándares administrativos para un mejor desenvolvimiento con el cliente y un horario establecido para coordinar con el jefe. Hubo un caso especial en Sistemas UNI donde creen que es necesario un documento donde se detalle las versiones de los programas que se usa de modo que sea igual para todos los usuarios. Sin embargo, 3 trabajadores respondieron que no necesitan un estándar pues ya saben cuál es su trabajo y cómo deben hacerlo.
A la pregunta si recibe comentarios sobre su desempeño durante el año.
Recibe comentarios sobre su desempeño Si 7 16 7
Cuando hay un Problema Nunca
Gráfico 6. Recibe Comentarios sobre su desempeño Las áreas críticas son: Área de Gestión de la Producción y Humanidades, Área de Tecnología de la Producción y, Sistemas y Telemática y OERA, donde los supervisores o jefes no realizan ningún comentario a los trabajadores sobre su desempeño. Mientras que el Área de Ciencias Básicas, Biblioteca, Planificación y Presupuesto, Post-grado y Sistemas UNI solo reciben comentarios cuando surge un problema.
A la pregunta si ha participado en algún proceso de evaluación y si recibió beneficios luego del proceso, las respuestas fueron las siguientes:
Proceso de Evaluación y Beneficios 8 14
8
Ha participado y recibido beneficios Ha participado pero no recibió No participo
Gráfico 7. Proceso de Evaluación y Beneficios De los 8 trabajadores que respondieron que si recibieron beneficios, 4 de éstos se refieren al proceso de evaluación para entrar al CAS, sin embargo, los 8 en total, respondieron que los beneficios que obtuvieron fue el de poder identificar sus errores. Aun así, ninguno hace mención a si se realizó una capacitación y luego una verificación si el trabajador mejoró o aprendió de sus errores. Por otro lado 8 manifestaron que no recibieron ningún tipo de beneficio, mientras que 14 aun no pasan por un proceso de evaluación.
A la pregunta de qué actividades sugieren para mejorar su rendimiento, las respuestas fueron las siguientes:
-
Capacitación constante Talleres grupales Jornadas para fortalecer el trabajo en equipo Reuniones de trabajo con el supervisor Campañas de Salud Cursos de actualización académica Capacitación especial de atención al cliente Capacitación sobre los equipos y/o software que uno utilizará Almuerzos de Camaradería Jornadas deportivas
Para las siguientes preguntas, las respuestas la distribuiremos en tres grupos de acuerdo a sus funciones: Secretarias, Soporte Técnico y Servicios Generales.
A la pregunta ¿Cuál es su aspiración personal y/profesional con respecto a la FIIS?
En cuanto a Secretarias y Cajeras: -
Ser nombradas Ser reconocidas
-
Terminar una carrera profesional Tener un mejor sueldo Aportar con mejor calidad de servicio al área innovando, creando y mejorando cada día. Apoyar al crecimiento del área Experiencia referida a atención al cliente
En cuanto a Soporte Técnico: -
Conocimientos y experiencia Culminar estudios superiores Conseguir certificaciones Mejor sueldo Ser el mejor en el área Hacer que la facultad crezca como institución
En cuanto a Servicios Generales: -
Llevar cursos en Sistemas UNI Ser el Jefe de todos los técnicos y auxiliares Surgir y hacer una carrera en la Universidad
A la pregunta ¿Qué recursos necesitan para mejorar su desempeño?
En cuanto a Secretarias y Cajeras: -
Agendas Arreglar los anexos Scanner Fotocopiadora Mejorar los muebles Establecer una fecha límite para el abastecimiento de materiales Establecer una fecha límite para la entrega de nota de los profesores y hacer que se cumpla. Máquina POS Acceso a páginas de Internet en las que se pueda informar a los alumnos Uniformes para verano e invierno. Mejorar la infraestructura tecnológica
En cuanto a Soporte Técnico: -
Mejorar la infraestructura tecnológica. Herramientas sofisticadas para resolver problemas de Hardware Repuestos en Stock Mascarillas Desarmadores Mejorar el sistema de Biblioteca Accesorios a tiempo
En cuanto a Servicios Generales: -
Escobas
-
Recogedor Plumero Ácido muriático Uniformes especiales Botas Guantes Detergente Franela Cera Liquida Aspiradora Escobillones Trapeadores Jaladores Jabón Liquido
A la pregunta ¿Cuáles crees que deben ser los estímulos para los trabajadores que se destacan?
En cuanto a Secretarias y Cajeras: -
Ascensos laborales Bonificación trimestral Reconocimiento como trabajador del mes Carta pública de felicitaciones Beca
En cuanto a Soporte Técnico: -
Becas externas Mejor sueldo Cursos de certificaciones Facilidades de estudio Empleado del mes
En cuanto a Servicios Generales: -
Becas a Sistemas UNI Bonificación
OBSERVACIONES Según la lista de trabajadores proporcionados por RRHH, 37 trabajadores pertenecen a Sistemas UNI. A pesar de haber ido reiteradas veces a pedir los cuestionarios llenados, solo pudieron entregar 4 trabajadores, también hubieron algunos trabajadores que estuvieron de vacaciones por lo que sus colegas tuvieron que suplir sus labores no teniendo tiempo para llenar la encuesta. Además de entrevistar a 30 trabajadores contratados bajo la modalidad CAS, se entrevistó también a 6 trabajadores nombrados y 4 trabajadores por Orden de Servicio, donde las respuestas de satisfacción y/o requerimientos no difieren mucho de los contratados por CAS.
No se pudo ejecutar los cuestionarios de usuarios para cada área. CONCLUSIONES Es necesario un MOF y un ROF para la facultad. Si bien es cierto, las funciones se especifican en el contrato, éstas no están detalladas, y por lo general un trabajador hace más de lo que está en el contrato. Un trabajador en toda entidad debe ser valorado por lo que hace, obtener las felicitaciones si logra las metas del área o una sanción si comete una acción que pueda dañar la imagen de la institución o paralizar la actividad de la misma. Supervisores o jefes de área en especial los de: Área de Gestión de la Producción y Humanidades, Área de Tecnología de la Producción, Área de Sistemas y Telemática, que no se reúnen con sus trabajadores y no se consigue el clima laboral que necesita la institución. Es importante tener una retroalimentación de lo que se evalúa. Años anteriores ha habido procesos de evaluación, pero no sabemos qué se logra después de eso, no hay un seguimiento. RECOMENDACIONES -
-
Hacer un MOF y un ROF para la institución. Hacer organigramas para cada área especificando quiénes son los trabajadores y la cantidad de trabajadores para cada puesto. Éste debe estar publicado en cada área. Establecer un cronograma de reuniones entre jefe-empleados, haciendo llegar el acta al despacho del Decano. Todos los trabajadores deben portar un fotocheck para su identificación. Se tendrá un panel en el Decanato para premiar al trabajador del Mes, de ser posible coordinar con el presupuesto de la Facultad para la bonificación y coordinar con el Decano y los jefes/supervisores para la carta pública de felicitaciones. Tener un marco de evaluación para los trabajadores según el área en el que laboran. Realizar jornadas deportivas, talleres en grupo en aras de tener un mejor clima laboral. En cuanto a recursos, todos los mencionados en la respuesta, deben ser considerados. Para próximos cuestionarios, establecer un horario en el que todos los trabajadores puedan ser encuestados.
ANEXOS
CUESTIONARIO SOBRE EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE TRABAJADORES BAJO LA MODADALIDAD CAS NOMBRE:
___________________________________________________________________
CARGO:
__________________________________________________________________
1. ¿Desde cuándo trabaja para la UNI bajo esta modalidad? __________________________________________________________________________
2. ¿A qué categoría pertenece según su contrato? a) Profesional b) Técnico c) Auxiliar 3. ¿A quién reporta sus labores diarias? _____________________________________________________________
4. Mencione usted todas las labores que realiza y el tiempo que le dedica __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________ 5. ¿Cuán a menudo se reúne usted con su jefe o supervisor para tratar el tema de desempeño, así como otros temas relacionados con su trabajo? a) Nunca b) Cuando surge un problema c) 2-3 veces/año d) Mas de 4 veces/año
6. ¿Participa usted en la definición de sus propias metas o resultados de trabajo? a) Sí, yo defino mis metas b) No, mi jefe define mis metas c) Combinación: Mi supervisor y yo trabajamos conjuntamente en la definición de mis metas
7. ¿Cree usted necesario estándares para un buen desempeño?
a) Sí, ¿Cuáles?__________________________________________________________________ ________________ b) No, ¿Por qué? __________________________________________________________________________ ______
8. ¿Recibe usted comentarios sobre su desempeño durante el transcurso del año entre las reuniones anuales? a) Nunca b) Cuando hubo un problema c) 2-3 veces/año d) Mas de 4 veces/año
9. ¿Ha Participado en algún proceso de evaluación? ¿Qué beneficio o ventajas ha recibido usted al haber participado en este proceso? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________________________________________ 10. ¿Cree usted que el proceso de evaluación es justo y objetivo? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________ 11. ¿Qué actividades sugiere para mejorar su rendimiento? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________ 12. ¿Qué aspiraciones personales y/o profesionales tiene usted respecto de la FIIS? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
13. ¿Qué recursos o instrumentos necesita para mejorar su desempeño? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 14. ¿Cuáles crees que deben ser los estímulos para los trabajadores que se destacan? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________________________________ 15. ¿Tiene usted otros comentarios/sugerencias? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
CUESTIONARIO SOBRE EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE TRABAJADORES BAJO LA MODADALIDAD CAS (PARA EL USUARIO DE ÁREAS) NOMBRE:
___________________________________________________________________
CARGO:
__________________________________________________________________
1. ¿Cómo consideras el horario de atención al público? a) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
2. ¿La secretaria encarga te brinda información sobre el profesor cuando este no viene a clases? a) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
3. ¿Consideras que la secretaria encargada tiene buen trato con el público? a) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
4. ¿La secretaria brinda facilidades en cuanto a información de horarios y calendarios de exámenes? a) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
CUESTIONARIO SOBRE EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE TRABAJADORES BAJO LA MODADALIDAD CAS (PARA EL USUARIO DE BIBLIOTECA) NOMBRE:
___________________________________________________________________
CARGO:
__________________________________________________________________
1. ¿El encargado(a) del Centro de Información siempre me orienta sobre los materiales que puedo consultar? b) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
2. ¿El encargado(a) del Centro de Información me ayuda a resolver las dudas que tengo sobre el uso del Centro de Información? b) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo
3. ¿Qué te parece la reacción del trabajador cuando otros alumnos hacen ruido? b) Muy de acuerdo b) De acuerdo c) Ni acuerdo ni en desacuerdo d) En desacuerdo e) Muy en desacuerdo