NÁLGUN: Hópvinna og hugmyndaflæði

NÁLGUN: Hópvinna og hugmyndaflæði

eftir dr. Peppino Franco (EURO-NET)

Frumkvöðull getur ekki horft framhjá þörfinni á teymisvinnu til að ná og auka framleiðni. Til að gera hópstarf gagnlegt þarf að læra að horfa fram hjá einstaklingsbundnum sjónarmiðum og skapa umhverfi fyrir framlag annarra og þróa viðhorf sem er víðsýnt, einkennist af samstarfi og stefnir að sameiginlegum markmiðum.

Sveigjanleg og skapandi nálgun fæst ekki með ósveigjanlegu og mjög formföstu umhverfi: oft ríkja úrelt viðhorf þar sem einblínt er um of á einstaklingsframtakið. Augljóslega skapar þetta andrúmsloft samkeppni milli fagfólksins innan starfsvettvangsins þrátt fyrir yfirlýst sameiginleg markmið.

Til að hópur geti starfað og virkað rétt þar hann að hafa í huga nokkur atriði sem virðast nauðsynleg til að búa til virkan og gagnlegan vinnuhóp:  opið og uppbyggjandi andrúmsloft  hæfileiki til að beita virkri hlustun með innleggi og þátttöku  að markmið séu skýr og öllum skiljanleg  viðurkenning á hæfileikum samstarfsfólks  að aðstæður séu þannig settar upp að þær hvetji til samstarfs  hvatning til skapandi og sveigjanlegrar nálgunar

Mögulegt er að skilgreina vinnuhóp sem „hóp fólks sem sér sig sem sameiginlega heild, sem umgengst og starfar saman til lengri tíma, sem er meðviðtaður um sameiginlega þörf að koma sér saman um viss skráð og sameiginleg markmið sem hópurinn ákveður: hlutverk, samsetningu, viðmið og reglur sem stjórna hegðun hvers þátttakanda21 .

Teymisvinna þjónar ýmsum tilgangi innan stofnana:  Eflir ábyrgð og hvetur þátttakendur  Styður við skilning og fylgni við yfirlýstan tilgang stofnunarinnar  Hjálpar við að einfalda og hagræða skipulagið  Gerir sameiginlegt nám og samsetningu sameiginlegrar þekkingar mögulega  Þó svo hver vinnuhópur sé einstakur með sín séreinkenni þá skilgreinist hver þeirra af vissum þáttum sem birtast aftur og aftur: - samskiptamót sem tengist samskiptum innan hópsins; - valdauppbyggingu sem sýnir eðli valdsins sem er til staðar innan hópsins; - stöðu og hlutverkaskipulag sem skilgreinir gildi það sem hópurinn og stofnunin gefur vissum innri þáttum og tegundir væntinga sem tengjast hegðun sem einstaklingur með ákveðið hlutverk ætti að hafa; - tilfinningaþátturinn sem snertir samskiptin innan hópsins og enn frekar óskir milli mismunandi einstaklinga.

Vinnuhópur er sífellt beðinn um að takast á við og leysa mjög flókin mál sem krefjast margskonar hæfni og þekkingar22 .

Hegðun hóps getur stýrst af fjölda flókinna og samtengdra þátta, alveg frá samsetningu hópsins sjálfs (einsleitni, misleitni, stærð), samskipta- og venslaþátta eða tegund þátttöku og af tegund aðferða við ákvarðanatöku, sjálfstæðis í verkefnavinnu, hlutverk og markmið sem eru ákveðin, og að lokum af menningunni sem ríkir innan stofnunarinnar.

21 Lucarelli G., Il gruppo al lavoro. Strategie e consigli per migliorare le performance e la creatività del vostro gruppo, FrancoAngeli 2010 22 Malaguti D., Fare squadra. Psicologia dei gruppi di lavoro, Il Mulino 2018.

Þættir sem geta hindrað teymisvinnu Svo getur vinnuhópum mistekist að ná markmiðinu sem þeim var ætlað: það sem leiðir oft til upplausnar hópa er pirringur þegar í ljós kemur að væntingarnar eru óraunhæfar.

Léleg hópstjórn getur leitt til þess að tekist er á við of margt í einu og of fljótt sem leiðir til kapphlaups um að ljúka öllu á sem stystum tíma. Því er mikilvægt að væntingar séu raunhæfar og hægt sé að uppfylla þær og að þátttakandi sé hvattur frá því að yfirgefa hópinn vegna erfiðleika eða óvæntra hindrana.

Þrír grunnþættir eru nauðsynlegir fyrir árangursríka hópvinnu: 1. samstarf, 2. traust, 3. samheldni.

Samstarf er það að einstaklingar sameinast um á kerfisbundinn hátt að ná sameiginlegu markmiði23 .

Traust er annar grunnþáttur í öllum félagslegum samskiptum og sérstaklega í vinnuhópi. Það ýtir fólki til að að taka áhættu í þeirri trú að áhættusamt val leiði til jákvæðra viðbragða. Reyndar skapast traust í samskiptum þegar við væntum þess, án þess að vera viss, að hinn taki rétta ákvörðun fyrir okkur. Í þessum samskiptum virðingar er gagnkvæmni nauðsynleg: traust skapar traust og vantraust skapar meira vantraust.

Tilfinningaleg samheldni er sú eining sem sprettur af tilfinningalegri ánægju og sprettur af þátttöku í hópstarfi og einingu sem hlýst af því að deila með öðrum í hópi, sérstaklega persónulegri og tilfinningalegri reynslu24 .

Samskipti og árekstrar innan vinnuhópa Samskipti eru daglegur og nauðsynlegur þáttur mannlífsins: öll eigum við samskipti við aðra á marga mismunandi vegu, fyrst við fjölskyldumeðlimi svo vini og svo kunningja og vinnufélaga.

Gott er að greina á milli andstæðna og átaka: - andstæður snúast um innihald og sjást þegar tveir aðilar eða fleiri setja fram mismunandi sjónarhorn til að lýsa og horfast í augu við vissar kringumstæður. Slíkt gerist í öllum vinnuhópum og er vísbending um fjölbreytni og gnægð sem leyfir hópnum að vaxa og skapa eitthvað nýtt - átök, á hinn bóginn, snúast um hina hlið samskipta, þá sem snýst um sambönd og skyldleika. Átökin í slíkum tilfellum koma þegar ekki er lengur horft á innihaldið heldur hver hafi rétt fyrir sér og hver rangt, hver vinni og hver tapi, hver hafi vald til að ákveða og hver verður að hlýða.

Átök innan vinnuhóps geta átt sér margar ástæður eins og mismunandi markmið frekar en takmörkuð aðföng eða valdatafl, eða gagnkvæm samvinna varðandi verkefnið frekar en stórgallað samskiptamódel.

Samkeppnisandi getur orsakast af of litlum tilföngum og umbunum, af skorti á trausti milli félaga, og af skipulagi sem notar refsingar, stjórnun og þá sýn á manninn að hann stjórnist aðeins af sérhagsmunum sem gerir hann áhugalítinn um markmið hópsins25 .

Ranglega erum við látin álíta að átök séu alltaf neikvæð og að þau framkalli vanvirkni og óhagkvæmni; átök geta verið bæði neikvæð og jákvæð.

23 Malaguti D., Fare squadra. Psicologia dei gruppi di lavoro, Il Mulino 2018. 24 Lucarelli G., Il gruppo al lavoro. Strategie e consigli per migliorare le performance e la creatività del vostro gruppo, FrancoAngeli 2010 25 Schein E.H., The corporate culture survival guide, Jossey Bass 1999

Bætum samskipti og átakastjórnun innan vinnuhópa

Í fyrsta lagi er mikilvægt að sérhver einstaklingur sem og hópurinn í heild þrói með sér hæfni sem tengist hlustun, hvernig á að fá athygli og hvernig hátta á samskiptum. - Virk hlustun: hún táknar að komast í takt við hinn áður en tekið er til máls, að skilja hvað er meint áður en komið er með tillögur eða atriði fordæmd. Góð hlustun byggist á virðingu og viðurkenningu á hinum, af vitsmunalegri fróðleiksfýsn og vilja til að skilja og takast á við hinn26 . - Hvernig fá skal athygli: það er að tjá sig á sem bestan hátt þannig að áheyrendur skilji okkur. Fyrsta skrefið til þess er að þekkja efni og þætti sem skipta mestu máli fyrir umræðuefnið; mikilvægt er að framsetningin sé stutt og skýr og setji fram eingöngu helstu atriði á skýran og skiljanlegan hátt. - Hvernig hátta skal samskiptum: hópur sem kann að eiga gagnleg samskipti er hópur sem mun brátt verða gagnlegur og skilvirkur, fær um að meta gögn og upplýsingar rétt, taka upplýstar ákvarðanir og læra af mistökum. - Ráð sem efla samræður og samskipti innan hópsins: o skapið andrúmsloft samstarfs sem leyfir öllum að tjá sig o framsetjið gögn, ekki álit o látið inngrip snúast um málefni stundarinnar o finnið að hegðuninni, ekki einstaklingnum o látið alla leggja til málanna

26 Trevisan D., Ascolto attivo ed Empatia, FrancoAngeli, Milano 2019