35 Aniversario Crecemos juntos
Informe de Labores del COMITÉ DE VIGILANCIA 2016 Marzo 30, 2017
35 Aniversario Crecemos juntos
Comité de Vigilancia
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Edgardo Araya Gamboa
Presidente
Félix J. Cristiá Martínez
Vicepresidente
Oscar Campos Chavarría
Secretario
Cecilia Díjeres Morales
Suplente
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Informe anual de gestión Comité de Vigilancia del Cenecoop R.L. Señores representantes de las organizaciones asociadas al CENECOOP R.L. En respuesta a las funciones y atribuciones del Comité de Vigilancia, se somete a consideración el Informe correspondiente al período 2016, acatando lo establecido en el Artículo 49 de la Ley de Asociaciones Cooperativas y el Estatuto del CENECOOP R.L. Durante el periodo 2016 el Comité de Vigilancia entró en un proceso de trasformación de ser un Comité que participaba en pleno de las sesiones del Consejo de Administración y asumir papeles como fiscalizar el accionar del Consejo de Administración, pero con participación con voz durante las sesiones; lo que en alguna medida le hacía involucrarse en la gestión, a un Comité independiente con plan de trabajo, objetivos y visiones propios. Si bien uno de los miembros que va rotando participa en las sesiones del Consejo, la misión es expresar opinión en el espacio que le corresponde y ser vigilante que las decisiones se ajusten a la normativa establecida. El Comité ahora sesiona y establece su propia agenda y acciones en comunicación con el Auditor Interno y la Asistente del Comité; además se reúne periódicamente con el Gerente y con los colaboradores que a criterio del Comité requieren para mejor entender su accionar. El Auditor Interno participa del 100% de las sesiones del Comité como coadyuvante de la gestión. Dentro de los hechos más relevantes están, haber intervenido significamente para que se realizará el proceso de contratación del Auditor Interno con dependencia del Consejo de Administración; lográndose la contratación mediante un proceso público e ingresando al CENECOOP a mitad del periodo. Además de haber logrado mediante un proceso de contratación pública que un nuevo despacho de Contadores Públicos auditara el Centro, de tal forma que ahora se cuenta con un nuevo despacho que realizó la Auditoría Externa del periodo 2016. Ambas contrataciones se hicieron en apego a las normas de contratación coordinado por el Comité de Vigilancia, lo que le permitió al Consejo de Administración amparar la decisión con base en la terna que tal efecto se presentó en cada caso.
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También fue objeto de labor relevante el conocer de primera mano los informes con las recomendaciones que formula el Auditor Interno hacia la Gerencia. En este sentido es de reconocer que se está en un proceso de maduración pues el Centro no había contado con un órgano independiente de la administración que procura la mejora del control interno. Se han emitido 29 informes y 150 recomendaciones, de las cuales solo 27 son consideradas como relevantes y están siendo atendidas. También a raíz que los tiempos de respuesta se incrementaban a solicitud del Comité al Consejo de Administración en coordinación con la Gerencia, designó a un colaborador que bajo una metodología conocida por el Comité proceda con la implementación de las recomendaciones viables pues está claro que deben priorizarse. Es digno de informar que se evaluó con detenimiento las denuncias que los medios de comunicación divulgaron, y también el documento que un diputado emitió, con la claridad que todo ese proceso tenía cuatro frentes, en vista de este hecho la Contraloría General de la República le solicitó al Auditor Interno una evaluación de aspectos relacionados al Centro y las relaciones del Gerente del CENECOOP R.L., con sus propias actividades, se realizaron varias reuniones para conocer los resultados de la investigación darle respuesta al órgano Contralor, el resultado de la investigación fue vista por el Consejo de Administración después de haber sido presentada a la Contraloría General de la Republica, producto de dicho informe; no ubica algún hecho que pudiese ser digno de un proceso judicial según el resultado de la Auditoria, pues en base a los elementos evaluados no habían hechos relevantes que pudiesen dar a entender que había un delito, el Auditor emitió recomendaciones en informe AI-0082016 para que la administración las tome en cuenta dentro del plan de acción general, vale destacar que el Comité conoció los resultados y también que dicho informe fue requerido por el Ministerio Publico por la denuncia presentada por terceros, dando como resultado junto con otros elementos recabados por el despacho judicial en el sobreseimiento. También dentro de las acciones del Comité está el emitir por escrito a la gerencia solicitudes de información sobre temas de interés del Comité, como por ejemplo en seguimiento a lo acordado en la Asamblea relacionado a la conformación de Cuerpos Directivos e informes legales presentados. Por último el Comité como parte de la comisión evaluadora de las propuestas de reforma al estatuto trabajo en conjunto con la administración para concordar los artículos a mejorar de acuerdo a las normas establecidas.
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Creemos que el Comité está en un proceso de trasformación, de forma más independiente en coordinación con la Auditoria buscando mejorar los procesos de control y fiscalización, falta pero por ejemplo con la aprobación de 21 Reglamentos y con la implementación de la intranet la percepción del sistema de control interno mejora, pero está claro que es un proceso, para el siguiente periodo se aplicara entre otras actividades la evaluación de la Ética mediante una matriz emitida por la Contraloría General de la Republica ajustada al Cenecoop y el Servi-Cenecoop que es una herramienta para medir los Riesgos Institucionales y también la madurez del sistema de control interno que servirán para ir creando más cultura. El año no fue fácil, la Administración al igual que la Auditoría Interna y el Consejo de Administración debieron invertir buena parte del tiempo a gestionar las observaciones y acciones dadas por terceros; lo que afectó los presupuestos y planes de trabajo del periodo que recientemente terminó. Cabe mencionar que el Comité estuvo en todo momento informado de los procesos relacionados con las denuncias ante la Contraloría General de la República y el Ministerio Público. Con respecto a las labores de las diferentes Áreas de Coordinación cabe mencionar que se logró en alto porcentaje los resultados proyectados. Agradecemos la oportunidad de contribuir en beneficio de la población cooperativa de este país y a ustedes por la confianza que nos dan dado al formar parte del Comité de Vigilancia. Edgardo Araya Gamboa Félix J. Cristiá Martínez Presidente Vice presidente Oscar Campos Chavarría Cecilia Díjeres Morales Secretario Suplente
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