OBJETIVO GERAL Dotar os participantes de conhecimentos e competências no âmbito da gestão de projetos, de modo a permitir a concretização de projetos de forma eficaz e eficiente
Conteúdos programáticos O enquadramento de um projeto Objetivo do projeto
Envolventes dos projetos Restrições dos projetos Pressupostos dos projetos Ciclo de vida dos projetos
O que é a Gestão de Projeto Os Processos do PMBOK®
Critério das áreas de conhecimento Critério do Ciclo de Vida do Projeto
O Gestor de Projeto As Partes Interessadas (Stakeholders)
O Documento Inicial do Projeto (Project Charter) O Planeamento Estrutura de Repartição de Trabalho Recursos Horários Custos Análise de Riscos Conclusão do Planeamento
Execução, Controlo e Encerramento do Projeto
Objetivos específicos: Compreender os conceitos fundamentais de projeto; Conhecer as várias fases de um projeto e a sua interdependência; Compreender o que é a Gestão de Projeto;
Conhecer os principais processos inerentes à Gestão de Projeto; Compreender o que é o Documento Inicial do Projeto; Identificar os componentes do Documento Inicial do Projeto.
Demonstrar a importância do Planeamento para um eficiente cumprimento de objetivos (Tempo, Custo e Qualidade); Dotar os participantes de conhecimentos relativos a todos os fatores que carecem de Planeamento no âmbito de um Projeto; Adquirir noções básicas de planeamento de projeto.
Compreender os aspetos essenciais da fase de execução de um projeto; Demonstrar a importância do Controlo no sucesso do projeto; Sensibilizar os participantes para a importância das competências não técnicas; Compreender os aspetos essenciais da fase de encerramento de um projeto; Demonstrar o valor das lições aprendidas com os sucessos e insucessos em projetos futuros.
O enquadramento de um projeto
Objetivos Compreender os conceitos fundamentais de projeto; Conhecer as vĂĄrias fases de um projeto e a sua interdependĂŞncia.
Conteúdos Programáticos
Objetivo do projeto
Envolventes dos projetos Restrições dos projetos
Pressupostos dos projetos Ciclo de vida dos projetos
INTRODUÇÃO
O cenário atual nos negócios e organizações requer maior velocidade, coerência, flexibilidade e consistência durante a execução das estratégias e políticas aprovadas pelos seus líderes.
A implementação destas estratégias recorrendo a projetos é feita por etapas que envolvem recursos humanos, financeiros e materiais, muitas vezes desviados do destino inicial o que aumenta a complexidade da gestão empresarial.
A adoção da Gestão de Projetos pelos executivos das empresas decorre da observação do sucesso desta metodologia em empresas como a NASA, a IBM e recentemente em grandes multinacionais na área das tecnologias de informação.
A Gestão de Projetos é atualmente uma área do conhecimento que se traduz por um conjunto de competências específicas e que são muito pretendidas em profissionais, independentemente das suas origens de formação ou áreas de atuação.
Surge assim a figura do gestor de projeto, um profissional com formação nas ferramentas e práticas inerentes à Gestão de Projetos, contribuindo com as suas funções para o aumento quer da produtividade quer da efetividade da organização.
Neste curso iremos entender como se deve montar um projeto e que ferramentas e tĂŠcnicas devem ser utilizadas em cada momento atĂŠ ao seu encerramento e qual o papel que o gestor de projeto (GP) desempenha ao longo do processo.
EXERCÍCIO Nº 1
Neste exercício os formandos deverão refletir sobre em que consiste a Gestão de Projetos e qual o impacto que pode ter nas organizações. Deve colocar a sua resposta no fórum da plataforma.
CONSIDERAÇÕES GERAIS SOBRE PROJETO
Não é fácil encontrar uma definição perfeita e inequívoca de projeto. Existe, no entanto, unanimidade em associar o conceito de projeto a um esforço concertado para atingir um objetivo ou objetivos, esforço esse que é realizado num determinado tempo e dispondo de um determinado conjunto de recursos.
Projeto é um conceito antigo e inerente à atividade humana, presente em obras da Antiguidade como as Pirâmides do Egito ou a Muralha da China.
Não sendo conhecidos completamente os métodos de planeamento e execução destas duas obras, sabe-se, no entanto, que houve que planear e executar a construção com recurso a arquitetos, matemáticos e à mão de obra, num esforço temporário e único.
Quando ĂŠ que surge a ideia de implementar um projeto?
Surge após a constatação da existência de problemas ou necessidades a resolver. Temos, portanto uma situação (-), o problema, e a situação (+) que constitui o nosso objetivo, a resolução.
Inicia-se um projeto com o objetivo de melhorar, crescer ou porque é necessário satisfazer um objetivo estratégico. As organizações existem para gerar lucro ou para servir o público. Os projetos são o veículo ideal para converter as novas ideias em ações concretas.
Que tipo de motivaçþes conduzem a projetos?
Ganhar dinheiro
Visam a conquista de novos clientes ou o aumento da rentabilidade por cliente e estão relacionados com o exterior da organização. Respondem a necessidades do mercado ou ações estratégicas da organização.
Poupar dinheiro Têm como objetivo a melhoria da eficiência dos processos internos da organização e podem implicar a restruturação dos mesmos.
Motivações externas
Surgem na sequência de alterações de normas, regulamentos ou outros requisitos de ordem legal, que têm de ser respeitados pela organização. Ex.: obtenção de certificações de qualidade ou projetos para responder a legislação específica como seja, por exemplo, diretivas emanadas pela União Europeia.
Os projetos sĂŁo orientados para dois tipos de clientes:
Clientes internos
Trata-se de projetos normalmente orientados para a eficiência e redução de custos dentro da organização.
Clientes externos
Os projetos orientados para os clientes externos visam ganhar dinheiro, quer através da obtenção de uma vantagem competitiva direta ou do aumento dos lucros. Uma vez que a organização fica muito exposta, estes são projetos arriscados e para os quais é necessária atenção especial.
Formas de realização de trabalho
Classicamente, no âmbito das organizações distinguem-se duas formas de realização de trabalho:
Operações e Projetos
No contexto de uma organização que desenvolve a sua atividade, o trabalho pode ser realizado quer por via de operações, quer por via de projetos (sendo mesmo possível alguma sobreposição destes dois tipos distintos de organização do trabalho).
Operações e Projetos partilham várias características. Ambos são:
– Realizados por pessoas. – Constrangidos por recursos limitados. – Planeados, executados e controlados.
Existem, porém, algumas diferenças essenciais entre estas duas formas de organização do trabalho.
As Operações são:
Contínuas
Repetitivas Ex.: na contabilidade, o colaborador trata de um conjunto de tarefas que se repetem. Se se pretender alterar a forma como se fazem as tarefas na contabilidade no sentido da eficiência e eficácia, então, cria-se um projeto.
Os Projetos,por definição, implicam mudança e são: Temporários porque todo o projeto tem um início e um fim definidos. Considera-se finalizado quando: • Os objetivos são alcançados; • Não é possível alcançar os objetivos; • A necessidade ou problema que esteve na base do projeto deixa de existir.
Únicos porque o produto ou serviço é diferente, de algum modo, de outros produtos ou serviços similares. Podem existir fatores que se repetem e que fizeram parte de outros projetos, mas tal não muda esta característica.
Assim, segundo o PMBOK Guide[1], projeto é um empreendimento temporário levado a efeito com o objetivo de produzir um produto ou serviço único. Por outras palavras, projeto é um conjunto de atividades independentes que não se repetem e devem ser executadas numa dada sequência (elaborado progressivamente, por fases), definidas por restrições tecnológicas e de disponibilidade de recursos (humanos, materiais e financeiros), de modo a atingir um objetivo final.
[1] O Guia PMBOK é um livro publicado pelo Project Management Institute – PMI, que contém o conjunto das melhores práticas em Gestão de Projetos. O Guia PMOBK também é muito útil na definição de um vocabulário padrão entre os profissionais que trabalham com gestão de projetos. E é o guia mais utilizado pelos gestores de projeto.
Exemplos de Projetos:
Desenvolvimento de um novo produto ou serviço. Efetuar uma alteração na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização. Desenhar um novo veículo. Desenvolver/ adaptar ou modificar uma nova aplicação informática. Construir um edifício/ponte. Levar a cabo uma campanha eleitoral. Implementar um novo processo empresarial.
Objetivo do projeto O objetivo associado a um projeto tem, em regra, trĂŞs vertentes:
A qualidade do projeto está relacionada com o conjunto de especificações de natureza técnica/legal que deverão obrigatoriamente ser cumpridas ao longo da sua execução.
O tempo corresponde ao prazo que é definido para que parte ou a totalidade das atividades estejam executadas.
Os custos do projeto devem ser respeitados em função do cálculo feito à partida.
Os projetos devem ter um propósito contendo um ou mais objetivos, formulados para poderem ser quantificáveis. Alcançar os objetivos é fator obrigatório para que o projeto seja dado como finalizado.
Os objetivos devem ser SMART, ou seja:
Specific (Específicos/Delimitados) Measurable (Mensuráveis/ com métricas)
Agreed upon (acordados com as partes interessadas-stakeholders), ou atingíveis
Realistic (exequíveis/realistas) ou orientados para resultados
Time-element (definidos no tempo; quando começam, quando terminam)
O alcance de objetivos faz-se de passos que vĂŁo sendo dados. Para formularmos os critĂŠrios de sucesso para esses mesmos objetivos, colocando o foco nas metas necessĂĄrias, podemos completar a frase...
“O objetivo X será alcançado se as seguintes metas forem todas realizadas: a) ................. b) ................. Etc.”
1.2 Envolventes dos projetos
Nos projetos existem mĂşltiplas dimensĂľes envolvidas e que devem ser tidas em conta previamente:
Temática
Organizacional: quais os setores mobilizados; Impacto na organização; Facilidades/dificuldades na constituição de equipas; Facilidade/dificuldade na implementação do resultado final. Objetivos: definição dos resultados a atingir.
Calendarização: Qual o tempo disponível para a execução do projeto; Data de início, fim e fases intermédias do projeto.
Financeira: Quanto irá custar? Nomeações de Pessoas: Gestor de Projeto (GP) e equipas. Processo: Ações do GP; Gerir a equipa, Planear, Controlar e reportar.
Métodos escolhidos: Reuniões, workshops, etc. Produtos e Ferramentas: Escolhidos para definir e controlar o projeto.
1.3 Restriçþes dos projetos
A realização de um projeto que corresponda aos objetivos estabelecidos, comporta um conjunto de restrições que deverão ser cuidadosamente avaliadas, pois podem impedir a consecução do projeto.
O grau e a intensidade das restrições variam em função do âmbito do projeto.
1.4 Pressupostos dos projetos
Os pressupostos de um projeto são as situações/factos/cenários ou fatores que têm relevância para o planeamento e que assumimos serem verdadeiros ou virem a acontecer. Os pressupostos são, por esta razão, a base do processo de planeamento e constituem riscos do projeto que podem ser alvo de uma análise e avaliação profunda.
A lista de pressupostos faz parte das boas práticas da gestão de projetos.
Exemplos:
Uma determinada taxa de câmbio USD-EUR. Os custos do projeto serão planificados de acordo com esse pressuposto. Assumimos que o cliente demora três dias a avaliar e aprovar os requisitos e planeamos a temporização das tarefas do projeto de acordo com essa previsão.
Assumimos que um fornecedor entrega o equipamento para testes no prazo de 30 dias após a encomenda e planeamos a calendarização dos testes assumindo essa previsão.
1.5 Ciclo de vida do Projeto
O conceito de ciclo de vida tem origem na teoria dos sistemas, tendo-se generalizado e aplicado a outras ĂĄreas do conhecimento.
Considerando um projeto como um sistema, com um princĂpio e um fim, entre estes dois pontos devem ser criadas etapas que assinalam o seu progresso e simplificam a sua monitorização.
O conjunto de etapas de um projeto funciona como ferramenta de apoio: Serve para definir o início e o fim do projeto. Contribuir para uma melhor gestão através da avaliação do output gerado em cada fase.
Esclarece quais as atividades que devem ser realizadas em cada fase e a quem estão atribuídas.
Graficamente, o ciclo de vida de um projeto pode ser representado da seguinte forma e compreende quatro etapas:
Vejamos a explicação sucinta das várias fases acima representadas.
Iniciação (ou definição/ autorização do projeto)
Nesta fase, estabelecem-se as grandes linhas de desenvolvimento do projeto e define-se a estrutura da equipa necessária para o projeto.
Destacam-se, assim, as seguintes atividades: Definição do gestor do projeto; Análise, identificação e definição das necessidades do projeto;
Desenho da visão geral do projeto; Orçamento e investimentos necessários; Análise de riscos do projeto;
Definição de prazos para as diferentes fases do projeto; Aprovação do projeto.
Planeamento Na fase de planeamento agendam-se todas as tarefas que resultaram das necessidades identificadas na fase anterior, estabelecemse as respetivas interligações de modo a que seja possível alcançar os objetivos estabelecidos, tendo em conta o orçamento disponível e o tempo previsto.
Atividades a desenvolver na fase do planeamento:
Detalhe das metas e objetivos a alcançar; Elaboração da estrutura analítica do projeto (WBS-Work Breakdown Structure);
Análise e detalhe dos riscos identificados; Adaptação do plano e dos recursos;
Elaboração de cronograma;
Definição dos mecanismos de controlo e acompanhamento a serem aplicados durante a fase de execução do projeto; Elaboração da estrutura de comunicação;
Formação das pessoas envolvidas no projeto.
Execução
Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano. Fase que consiste na realização de todas as tarefas, as que foram planeadas anteriormente e as que resultam da aplicação de medidas corretivas de eventuais desvios detetados pelo controlo.
No âmbito da execução, destacamos:
Realização de reuniões com a equipa de projeto (assunto: cronograma, produtos, restrições, comunicação, etc.); Execução e acompanhamento do cronograma;
Execução das atividades de comunicação;
Gestão das expetativas dos stakeholders.
Controlo
Assegurar o alcance dos objetivos do projeto, monitorizando regularmente a sua progressão, de modo a que seja possível detetar eventuais variações ao plano inicial e implementar medidas corretivas, se necessárias.
No âmbito do controlo, destacamos:
Controlo permanente do orçamento;
Elaboração do status do projeto; Identificação e implementação de ações corretivas em termos de cronograma e custos; Identificação e controlo de situações que carecem de maior atenção; Controlo dos riscos.
Encerramento Consiste na entrega final do produto gerado pelo projeto e análise dos resultados finais.
Verifica-se se o trabalho realizado corresponde às especificações do projeto e completar todas as tarefas, nomeadamente a documentação correspondente aos trabalhos executados. Elaboram-se os relatórios referentes ao desempenho da equipa de projeto, tendo em vista aproveitar os ensinamentos para projetos futuros.
Confirmação da realização do projeto. Realização da reunião de validação e encerramento do projeto. Encerramento dos arquivos de documentação referente ao projeto. Divulgação, caso seja relevante.
Síntese Neste módulo abordámos o conceito de projeto , o objetivo do projeto e respetivas envolventes, restrições e pressupostos.
Identificámos os aspetos intrínsecos e caracterizantes do ciclo de vida dos projetos.