Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
CAPÍTULO 6
Monitoração e Avaliação e Controlo do Projecto
V.1.2
1
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
6.1 – Monitoramento e Avaliação e Controle do Projeto
Ferramentas e Técnicas:
Ata de Reunião modelo_002
Solicitação de Mudança no Projeto modelo_008
Folha de Verificação modelo_009
Mesmo
projetos
com
planejamento
excepcional,
os
melhores
recursos
e
implementação rigorosa não alcançarão automaticamente os Objetivos desejados. Durante todo o ciclo de vida dos projetos, surgirão desafios/problemas/questões e é da responsabilidade do gerente de projetos manter o controle do projeto até o fim. Felizmente, existem ferramentas indispensáveis que ajudam os esforços do gerente do projeto para garantir que os projetos sejam monitorados, medidos e controlados. Essas ferramentas podem, em geral, ser organizadas em quatro categorias: 6.1.1 Monitoramento do projeto: Verificação constante para garantir que a implementação esteja progredindo conforme o planejado. Para auxiliar as organizações no processo de monitoramento do projeto o sistema utilize
formulários
que
contenham
fórmulas
de
valor
agregado
onde
são
apresentados três índices: IDC – O Índice de Desempenho do Custo mostra a eficiência da utilização dos recursos do projeto e é calculado dividindo-se o Valor Agregado pelo Custo Real.
IDB – O Índice de Desempenho de beneficiário mostra a eficiência da utilização dos recursos do projeto em relação aos beneficiados é calculado dividindo-se o Valor Agregado pelos beneficiados alcançados.
IDP – O Índice de Desempenho do Cronograma (prazo) indica a eficiência do uso do tempo pela equipe do projeto. É calculado dividindo-se o Valor Agregado pelo Valor Planejado
Valor Agregado - O Valor Agregado representa uma fotografia do progresso do trabalho em um determinado ponto no tempo. Também é conhecido como Custo Orçado do Trabalho Realizado e reflete o valor do montante de trabalho que foi efetivamente realizado até uma data específica e é medido por meio da somatória do valor de cada tarefa (utilizando-se o valor planejado) em função de seu percentual de conclusão. Dessa forma, uma tarefa cujo valor planejado era de R$ V.1.2
2
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
1.000,00 e que esteja 50% concluída na data de verificação do índice, agregará R$ 500,00 de valor ao projeto. Custo Real - O Custo Real, também conhecido como Custo Real do Trabalho Executado, representa o custo efetivo do trabalho realizado até o momento. Dessa forma, tomando-se como base uma data qualquer do cronograma, a somatória dos valores reais consumidos por cada atividade concluída (total ou parcialmente) representa o custo real do projeto.
2.Avaliação do projeto: Avaliar se os benefícios esperados serão entregues e se ainda são válidos.
3.Gerenciamento de riscos do projeto: Identificar e gerenciar ativamente
os
riscos do projeto que podem influenciar a capacidade do projeto de atingir os seus objetivos para a população final aproveitar os benefícios do projeto.
4.Gerenciamento de mudança integrado: Garantir que todas as mudanças do projeto
proposto
acompanhamento
(escopo,
orçamento,
e avaliação, aquisição,
cronograma,
qualidade,
transição, etc) sejam
compras,
avaliadas
e
registradas e que sejam tomadas medidas adequadas.
É importante lembrar que o plano de implementação do projeto é um modelo de como se espera que o projeto progrida. Os processos de monitoramento, avaliação e controle comparam continuamente o desempenho real com o plano de implementação do projeto (análise de variância). Quando uma variação é encontrada, as equipes de projeto precisam analisar a causa da variação, identificar possíveis ações corretivas e implementar mudanças para realinhar o modelo (plano de implementação do projeto) com a realidade do contexto do projeto. As mudanças são feitas primeiramente no plano do projeto, para que as implicações conseqüentes sobre outros aspectos do projeto possam ser consideradas. Quando a equipe do projeto e outras partes interessadas estão confiantes de que as ações propostas terão o efeito desejado, o plano do projeto revisado é aprovado e comunicado. O trabalho, então, continua de acordo com o plano revisado.
6.2 Diferença entre monitoramento de projetos e avaliação de projetos Dentro do setor de desenvolvimento, a norma é encontrar o monitoramento e a avaliação tratados também como processos. Embora seja uma tendência natural pensar nos dois como complementares e alinhados, é importante manter a clareza quanto a duas questões importantes: V.1.2
3
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Qual é a diferença entre monitoramento e avaliação?
Por que o setor de desenvolvimento enfatiza pesadamente a importância da
avaliação de projetos, ao passo que outros setores não? Ambas as questões são mais bem respondidas ao se revisitar a estrutura lógica. Você deve lembrar que adotamos o modelo de quatro níveis da estrutura lógica embora reconhecendo que existem outros modelos. As atividades de monitoramento correspondem, basicamente, aos dois níveis mais baixos da estrutura lógica do projeto (atividades e Resultados/Produtos) e também correspondem aos Recursos necessários para executar as atividades do projeto. Essas atividades diferem das atividades de avaliação em seu objetivo, freqüência e abordagem. A tabela abaixo fornece um resumo do “o que, por que, quando e como” de monitoramento de projeto: Monitoramento de projetos no setor de desenvolvimento Uma revisão constante do progresso do projeto nos níveis de O que
atividades e Resultados/Produtos. Identificar a ação corretiva necessária. Analisar a situação atual Identificar problemas e achar soluções
Por que
Descobrir tendência e modelos Manter as atividades do projeto dentro do cronograma Medir o progresso em comparação com os Resultados/Produtos Tomar decisões sobre recursos humanos, financeiros e materiais.
Quando
Contínuo
Como
Visitas a campo, Registros , Relatórios
As atividades de avaliação de projetos correspondem, principalmente, aos dois níveis superiores da estrutura lógica (Objetivos e Impactos). Dados no nível de Objetivo são coletados e analisados com menor freqüência e, muitas vezes, requerem uma intervenção mais formal (muitas vezes por parte de assessores técnicos ou avaliadores externos) para mostrar os resultados do projeto. A freqüência com que essas informações são monitoradas é uma decisão do gerenciamento do projeto e depende dos recursos (tempo, dinheiro e pessoal) que o projeto pretende investir nesse nível de coleta de dados e análise. Embora as atividades de avaliação dos projetos possam incluir revisões de progresso nos dois primeiros níveis da estrutura lógica (atividades e Resultados/Produtos), o objetivo mais ambicioso (e fundamental) da avaliação será o de medir os níveis de Objetivos e Impactos da estrutura lógica.
V.1.2
4
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Avaliação de projetos no setor de desenvolvimento Coleta e análise de informações para determinar: O que
O progresso na entrega de atividades/Resultados/Produtos; A contribuição para atingir Objetivos/Impactos Medir a eficácia do projeto Determinar se os Objetivos foram atingidos
Por que
Aprender em que nível de qualidade as coisas estão sendo feitas Aprender lições para melhorias futuras Periodicamente (a freqüência depende dos recursos que o projeto
Quando Como
deseja investir) - normalmente há meio termo, final de projeto e avaliações de funções do projeto. Avaliação interna e externa.
Requisitos para monitoramento de projetos de desenvolvimento No setor de desenvolvimento, como um padrão mínimo, cada sistema de monitoramento é incentivado a incluir seis elementos essenciais: • Claramente definidos 1. Indicadores
• Linha de base • Medidos sistematicamente •Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento
2. Cronograma e orçamento
•Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados, revisão, resumo, análise e comentários. •Responsabilidades de monitoramento claramente identificadas • Competências • Planejar atividades de monitoramento com a comunidade
3. Funcionários /parceiros
•Desenvolver a capacidade dos membros da comunidade sobre os sistemas de monitoramento comunitários • Utilizar técnicas de monitoramento participativo • Coletar e verificar dados de monitoramento • Processo de monitoramento de dados
4. Um ciclo de dados CRSAF integral 5. Gerenciamento de dados 6. Vínculo com o próximo nível
V.1.2
Há um ciclo integral a partir da coleta de dados para discussão dos Objetivos com os parceiros C = Coleta, R = Revisão, S = Resumo, A = Análise e F = Feedback • Existem procedimentos e eles são utilizados para garantir a integridade de dados e armazenamento adequado de dados O sistema de monitoramento de projetos é vinculado ao próximo nível no sistema
5
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Desenvolvimento de indicadores para monitoramento e avaliação Ao desenvolver indicadores, a norma é utilizar o critério SMART para guiar a conceitualização do indicador de desempenho. SMART é uma sigla com o seguinte significado:
Specific (Específico) – O que o projeto pretende mudar?
Mensurável – O indicador pode ser avaliado objetiva e independentemente?
Alcançável – É possível para o objetivo atingir o indicador?
Relevante - O indicador é aplicável ao contexto e ao projeto, bem como prático ou de baixo custo para utilizar?
Time-bound (Definido no tempo) - Até quando o indicador será atingido? O indicador pode ser atingido quando for necessário?
O principal objetivo dos indicadores nos níveis de Resultado/Produto e atividade é garantir que as operações do dia-a-dia do projeto estejam em curso. É importante que os indicadores incluam a verificação de que a saída tenha sido produzida com a qualidade especificada/aceitável e esteja completa, bem como simplesmente confirmar sua existência. Os problemas potenciais são identificados de forma que ações corretivas possam ser tomadas quando necessário, e a qualidade mantida.
O monitoramento desses indicadores fornece feedback para implementar ações corretivas ou preventivas para que o projeto esteja em conformidade com seu plano de gerenciamento do projeto ou, se necessário, modificar o plano de gerenciamento do projeto de forma adequada.
Exemplos de indicadores de monitoramento no nível de Resultado/produto e atividade
Exemplo de agricultura Resultados/Produ tos – “Os produtos ou serviços tangíveis”
Número de grupos de agricultores criados
Atividades – “Tarefas ou medidas tomadas para
Número de visitas de funcionários para as comunidades rurais
implementar intervenções de projeto”
Número de sessões de treinamento organizadas
V.1.2
Exemplo de micro finanças Número de clientes que recebem e utilizam corretamente o crédito Número de clientes que participam de programas de poupança Número de visitas de funcionários às vilas Número de sessões de treinamento bancário
Exemplo de água
Número de novos sistemas de água instalados e funcionando adequadamente
Número de comunidades organizadas para instalação de sistemas de água
6
Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Exemplos de indicadores de avaliação no nível de Objetivo e Impacto
Exemplo de agricultura Impactos – “Os Objetivos do projeto estão contribuindo para um impacto maior dentro das comunidades-alvo”
Objetivos – “As Resultados/Productos do projeto estão gerando os Objetivos desejados do projeto?”.
V.1.2
Exemplo de micro finanças
% de famílias que produzem comida suficiente para cobrir os períodos de baixa
Aumento da renda familiar líquida
% de diminuição de crianças desnutridas
Mudança positiva nos padrões de consumo das famílias
% de famílias que adotam técnicas melhoradas % de hectares cobertos com técnicas melhoradas
Exemplo de água
Mobilidade e mortalidade reduzidas por doenças relacionadas com água
% de famílias que utilizam fornecimento de água seguro % de famílias com capital de giro melhorado
Aumento do consumo de água per capita
7