Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
CAPÍTULO 7
Encerramento/Transição Final do Projeto
V.1.2
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Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
7.1 Encerramento/Transição final do projeto
Ferramentas e Técnicas:
Ata de Reunião modelo_002
Termo de Aceitação Formal e Encerramento modelo_010
Relatório de Lições Aprendidas modelo_011
Um projeto, por definição, é um esforço temporário, tendo um começo e um fim definidos (geralmente limitado pela data, mas possivelmente por um financiamento ou Objetivos). A natureza temporária dos projetos diferencia-os de operações comerciais normais de uma organização (ou "operações contínuas", que são o trabalho funcional repetitivo, permanente ou semi-permanente para gerar produtos ou serviços). No campo do desenvolvimento, no entanto, não é raro encontrar um projeto que está em operação há anos - com uma fase do projeto continuando o trabalho das fases anteriores. Essa observação ressalta a realidade de que o fim de um projeto no setor de desenvolvimento é muitas vezes mais bem caracterizado como uma fase de transição e não como um encerramento do projeto estritamente definido. Na prática, existem quatro cenários de fim de projeto de transição que existem para projetos de desenvolvimento. Esses quatro cenários são apresentados na tabela abaixo:
Finalização
Extensão Tem sido negociado
O projeto terminou e
mais tempo para
as atividades de
terminar o projeto.
encerramento são
(pode ser sem custo
feitas.
ou com um custo adicional)
Expansão
Redesign
Identificação de
Continuação de uma
elementos que
nova fase com
podem se repetir
intervenções ou
em uma nova região
atividades
ou população alvo.
modificadas
Infelizmente, embora a transição do projeto seja de grande importância, é muitas vezes ignorada e/ou tem poucos recursos. Com as pressões para passar para novos projetos e transferir os funcionários para outras atividades, a maneira mais prática para garantir um encerramento completo do projeto é incluí-lo no plano do projeto. Observe que esta fase é tipicamente chamada de “encerramento” na literatura de gerenciamento de projetos. V.1.2
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Ao planejar o final do projeto, o gerente de projetos deve se concentrar nas seguintes grandes responsabilidades:
1º. Articular e executar a estratégia de transição de final de projeto Um plano de transição de final de projeto descreve como um projeto pretende obter recursos, assegurando que os progressos em direção aos Impactos vão continuar. A transição e especialmente importante devido à sua preocupação com que os impactos sejam mantidos após a conclusão do projeto. A maioria das organizações de desenvolvimento também perseguem a sustentabilidade como uma componente central de seus valores internos e imagem externa.
2º. Verificação do escopo de projetos e aceitação de resultados O gerente do projeto deve entrar em contato com as partes interessadas internas e externas para verificar se o escopo do projeto foi cumprido e se os resultados foram aceitos. Isso normalmente acontece em um processo quando a equipe de implementação do projeto encontra-se para verificar cuidadosamente o trabalho concluído em relação ao plano de implementação do projeto. Pode haver, por exemplo, atividades que foram atrasadas no início do projeto e nunca executadas depois. E também deve reunir-se com as principais partes interessadas (patrocinador, doadores, grupos comunitários) para Verificar se eles estão satisfeitos, não só com os aspectos técnicos do projeto, mas também com os objetivos globais e para obter sua aceitação documentada por algum tipo de confirmação ou aceitação formal.
3º . Final completo da aprendizagem de projetos As lições aprendidas são o banco de memória da organização. O ideal é que a equipe do projeto controle as lições aprendidas conforme elas ocorram, ou pelo menos nos pontos ou etapas principais de avaliação ao longo do projeto. Ao final do projeto, é importante assegurar que as lições aprendidas relacionadas ao projeto sejam adequadamente detalhadas e estejam arquivadas e facilmente acessíveis. Por último, é fundamental que o gerente de projetos distribua as lições aprendidas para aqueles que podem se beneficiar delas. Sem um sistema de captura de aprendizagem de fim de projeto, a organização sempre vai reinventar a roda a cada vez que uma decisão for tomada para perseguir um projeto semelhante. Para registro das lições aprendidas deve-se utilizar o documento: MODELO_011 Relatório de Lições Aprendidas
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4º. Comemoração das realizações A Coordenação/Gerência do projeto deve celebrar adequadamente e reconhecer formalmente o encerramento e transição do projeto por meio de:
Reconhecimento dos esforços dos membros da equipe;
Reconhecimento das contribuições das principais partes interessadas para o projeto;
Demonstração do apreço por indivíduos e grupos críticos para o sucesso do projeto.
O reconhecimento das realizações do projeto dentro da organização e para o mundo exterior também pode ajudar a facilitar relações públicas positivas e preparar o caminho para futuras oportunidades de negócios.
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ANEXO 1
Ă?ndices e Modelos
V.1.2
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1.1 - Índices e modelos ÍNDICE DE MODELOS CODIGO
NOME DO MODELO
MODELO-001
IDENTIFICAÇÃO PRIMÁRIA DAS PARTES INTERESSADAS
MODELO-002
ATA DE REUNIÃO
MODELO-003
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
MODELO-004
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS
MODELO-005
MATRIZ DE ATRIBUIÇÕES DE RESPONSABILIDADES
MODELO-006
PLANO DE GERENCIAMENTO DE RH
MODELO-007
FORMULÁRIO DE REGISTRO DE PROBLEMAS
MODELO-008
SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA NO PROJETO
MODELO-009
FOLHA DE VERIFICAÇÃO
MODELO-010
ENCERRAMENTO E TERMO DE ACEITAÇÃO FORMAL
MODELO-011
RELATÓRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS
V.1.0
ONDE É REFERENCIADO IDENTIFICAÇÃO E DESIGN
INICIAÇÃO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
MONITORAMENTO
ENCERRAMENTO
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Modelo 001 – Identificação das partes interessadas Rev.:
LOGOMARCA
PROJETO
001 – IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS
Data: Folha
1.Parte interessada
2. Interesse no projeto
Local,
3.Grau de envolvimento no projeto
4.Telefone e e-mail
, Data
de
5.Requisitos de comunicação
.
Responsável: 1.Partes interessadas: < Quem são as partes interessadas> 2.Interesse no projeto: < Qual é o interesse da parte interessada, pode ser positivo ou negativo > 3. Grau de Envolvimento no projeto: < Grau de envolvimento, baixo, médio e Alto> 4.Telefone e e-mail: <meio de contato> 5.Requisitos de Comunicação: < Como q quando a parte interessada deve ser informada sobre o projeto)
V.1.0
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Modelo 002 – Ata de reunião Rev.:
LOGOMARCA
PROJETO
002 – ATA DE REUNIÃO
Data: Folha
de
I. Relação dos presentes
II Assuntos tratados
III Decisões tomadas
IV Ações a serem empreendidas e prazos
Local,
Responsável
, Data
.
Responsável:
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Modelo 003 – Plano de gerenciamento das comunicações
LOGOMARCA
1.
PROJETO
003 - PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
Rev.: Data: Folha _ de
INTRODUÇÃO
Este plano tem por objetivo o estabelecimento das formas de comunicação para o projeto X, bem como as informações de métodos e ferramentas a serem utilizados nesse processo. 2.
REQUISITOS DE COMUNICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS
Indicar que os requisitos foram levantados e analisados.
3.
RESPONSABILIDADES DE COMUNICAÇÃO
Indicar os responsáveis pela divulgação das informações do projeto, separados, preferencialmente, por setor (exemplo: Sr. Fulano de Tal é responsável pelas informações do setor de suprimentos). 4.
TECNOLOGIA DO SISTEMA DE COMUNICAÇÕES
Indicar a tecnologia de comunicações a ser utilizada, os métodos e ferramentas específicos para o gerenciamento das informações do projeto; Indicar a necessidade de treinamento de elementos da equipe do projeto para utilização da tecnologia. 5.
RECURSOS DO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
Indicar os recursos humanos (próprios ou contratados), os recursos de materiais e de equipamentos (próprios ou contratados) para o desenvolvimento do gerenciamento das comunicações (exemplo: a organização pode contratar uma empresa especialista em gerenciamento de documentação para administrar o arquivo técnico do projeto, incluindo a reprodução e envio de documentos de engenharia para os interessados). 6.
ARQUIVO DAS INFORMAÇÕES DE PROJETO
Indicar a localização do arquivo dos documentos do projeto e a forma de consulta. Se os documentos forem arquivados eletronicamente, indicar forma de consulta, senha de acesso, etc. 7.
REUNIÕES
Indicar dias e horários agendados para as reuniões sistemáticas do projeto (Exemplo: reunião semanal de avaliação do progresso físico); Indicar os participantes das reuniões e as providências a serem tomadas para a realização das mesmas.
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Modelo 003 – Plano de gerenciamento das comunicações
Partes interessadas (distribuição no cronograma)
Necessidade específica de informações
Método de comunicação a ser utilizado (escrito, reunião, e-mail, etc.)
Descrição de comunicação específica (conteúdo, formato, nível de detalhe, etc.)
Questões relativas ao cronograma
Outros
Familias
Comunidades
Patrocinador
Membros da equipe do projeto
Empregados
Subcontratados
Fornecedores
Governo
Mídias
Outros
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Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Modelo 004 – Plano de gerenciamento dos riscos Rev.: LOGOMARCA
PROJETO
004 – PLANO DE GERENCIAMENTO Data: DOS RISCOS Folha
de
_
ELABORADO POR: FACILITADORES: TÍTULO / POSIÇÃO: GRUPO PARTICIPANTE: LOCALIZAÇÃO:
RISCO IDENTIFICADO
PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA
Local,
IMPACTO POTENCIAL
AÇÕES PROPOSTAS
IDENTIFICADO POR
, Data
Responsável:
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.
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Modelo 005 – Matriz de Atribuições Responsabilidades Rev.:
LOGOMARCA
PROJETO
005 – MATRIZ DE ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
Data: Folha
Cód Ativ.
Descrição da Atividade
Nome Membro Nome Membro da equipe 01 da equipe 02
Nome Membro da equipe 03
de
Nome Membro da equipe 04
Legenda: R -Responsável A -Aprova C -Consulta I – Informa
Local, Responsável:
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, Data
. .
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Modelo 006 – Plano de gerenciamento de recursos humanos Rev.: LOGOMARCA
006 - PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
PROJETO
Data: Folha
1.
de
INTRODUÇÃO
Este plano estabelece os procedimentos a serem utilizados no gerenciamento de pessoal do projeto X.
2.
3.
ORGANOGRAMAS DO PROJETO Indicar o(s) organograma(s) do projeto.
FONTES DE RECURSOS
Indicar quais departamentos, (fornecedores, por exemplo) contribuirão necessários para a execução do projeto;
setores com o
ou instituições fornecimento dos
externas recursos
Indicar os histogramas de recursos, preferencialmente separados por área fornecedora dos recursos.
4.
5.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES Indicar a matriz de responsabilidade da equipe integrante do projeto.
TREINAMENTO Indicar a necessidade de realização de treinamento para determinados
recursos ou grupo de recursos ou grupo de recursos do projeto.
6.
RECONHECIMENTO E PREMIAÇÃO
Indicar planos participantes do projetos.
7.
de
reconhecimento
e
premiação
para
os
membros
LIBERAÇÃO DOS RECURSOS
Indicar a previsão de liberação dos recursos do projeto, separadamente por área fornecedora dos recursos.
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Modelo 007 – Registro de problemas
Rev.: LOGOMARCA
PROJETO
007 - REGISTRO DE PROBLEMAS
Data: Folha
de
PREPARADO POR:
Data
Relatado por
Descrição do problema
Solução encontrada
Status
Status: Resolvido; Em andamento, Não resolvido.
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Guia de Gerenciamento de Projetos Sociais
Modelo 008 – Solicitação de mudança no projeto
Rev.: LOGOMARCA
PROJETO
008 - SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA NO PROJETO
Data: Folha
de
Preparado por: Solicitante de mudança: Número da mudança:
Descrição detalhada da solicitação de mudança:
Motivo da solicitação de mudança:
Efeito no custo do projeto: Acréscimo do custo do projeto de aproximadamente Redução de custo estimado de aproximadamente
% %
Efeito geral no cronograma: Data planejada para o término do projeto: Nova data para o término do projeto:
Observações adicionais:
Aprovado por
Gerente do Projeto
Data:
Aprovado por
Patrocinador
Data:
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Modelo 009 – Folha de verificação Rev.:
LOGOMARCA
PROJETO
009 - FOLHA DE VERIFICAÇÃO
Verificação do projeto
Nunca
Data: Folha
de
Na maioria das vezes
Sempre
1 As atividades estão sendo executadas conforme planejadas? 2 3 4
Os prazos estão sendo cumpridos? Os custos estão de acordo com o planejado? As instruções de serviço estão sendo seguidas?
5 As ferramentas e técnicas de gerenciamento estão sendo seguidas e usadas? 6 O desempenho previsto para o projeto está sendo alcançado? 7 As comunicações necessárias obedecem o planejamento da comunicação? 8 9
Foram listados os problemas ocorridos? Foram definidas as causas dos problemas?
10 Foram tomadas ações corretivas para os problemas ocorridos? 11 Foram tomadas ações preventivas para os problemas? 12
Os resultados são satisfatórios de uma forma geral?
Local, Responsável:
V.1.2
_
, Data
. .
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Modelo 010 – Termo de aceitação formal e encerramento Rev.: LOGOMARCA
PROJETO
010 - TERMO DE ACEITAÇÃO FORMAL E ENCERRAMENTO
Data: Folha
de
_
PREPARADO POR: Nome do patrocinador:
Declaração de Aceitação Formal: A Organização aceita formalmente e considera terminado o projeto acima identificado e, através deste instrumento, declara que esse projeto, fase do projeto ou entrega cumpre ou supera os padrões de desempenho previamente acordados relacionados ao escopo, qualidade, cronograma e custo e declara também que acessou a documentação que comprova que todos os requisitos legais e regulatórios foram satisfeitos ou superados.
Observações adicionais:
Aceito por: (representante do patrocinador do projeto)
Data:
Formulário assinado e distribuído para:
Nome da parte interessada
Data:
Nome da parte interessada
Data:
Nome da parte interessada
Data:
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Modelo 011 – Relatório de lições aprendidas
LOGOMARCA
011 - RELATÓRIO DE LIÇÕES APRENDIDAS
INÍCIO: <DATA INÍCIO>
PROJETO: <NOME DO PROJETO> Responsável pelo Projeto:
TÉRMINO: <DATA <NOME DO RESPONSÁVEL>
Preparado em: <data >
ASPECTOS GERAIS Objetivo geral do projeto: Principais Resultados:
Atingido
Atingido Parcialmente
Justifique sempre que assinalar Parcialmente Realizado ou Não Realizado
Não Atingido
Resultado 01: Resultado 02: Resultado 03: 1. O seu papel como Responsável do projeto foi: ( ) bem definido
( ) redirecionado
( ) confuso
2. Como você se sentiu envolvido nas decisões do projeto: ( ) muito
( ) nem sempre
( ) de maneira alguma
3. Como os patrocinadores/ apoiadores reagiram ao projeto: ( ) apenas tomaram conhecimento
( ) apoiaram e impulsionaram
4. O patrocinador proveu condições adequadas ao projeto: ( ) muito
( ) eventualmente
( ) nunca
5. Você se sente recompensado por seus esforços: ( ) muito
( ) não muito
( ) de maneira alguma
6. Quais foram os gargalos (dificuldades) do projeto?
7. Quais a principais fontes de frustração do projeto?
OBJETIVOS: 1. Os objetivos do projeto foram: ( ) claros
( ) não muito claros
( ) confusos
TEMPO: 1. Suas estimativas de tempo para as tarefas do cronograma foram: ( ) acertadas
( ) próximas do realizado
( ) distante do realizado
2. Quais as dificuldades encontradas na estimativa de tempo? V.1.2
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3.Houve necessidade de retrabalho? Qual o impacto no cronograma? O que poderia ter sido evitado?
4. O que você faria diferentemente na próxima vez em relação à estimativa de tempo?
PLANEJAMENTO: <Relatar algo que identifica como relevante sobre este assunto> COMUNICAÇÃO: <Relatar algo que identifica como relevante sobre este assunto> Recursos Humanos 1.
Quanto à eficiência e efetividade da equipe:
( ) acima da esperada 2.
( ) na média
( ) abaixo da expectativa
A equipe do projeto estava motivada:
( ) muito
( ) não muito
( ) de maneira alguma
Comentários Finais <Relatar algo que identifica como relevante sobre este assunto>
Local, Responsável:
V.1.2
, Data
. .
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