UF0515
Administraciรณn y gestiรณn
PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD
Contenidos basados en los Certificados de profesionalidad
UF0515
plan general de contabilidad
2ÂŞ EdiciĂłn revisada
Datos del autor
María Isabel Rodríguez Criado es Diplomada en Empresariales por la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales por la Universidad Complutense de Madrid. Desde el año 1999 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión empresarial y comercial, contabilidad, gestión contable y aplicaciones informáticas de gestión empresarial y comercial. En la actualidad, combina su profesión de docente con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos y la elaboración de manuales relacionados con certificados de profesionalidad.
Ficha Plan general de contabilidad. Administración y gestión. 2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: María Isabel Rodríguez Formato: 170 x 240 mm
• 312 páginas.
Plan general de contabilidad. Administración y gestión No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-45-0 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 176-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Pixabay, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
190
80 880
MF0980_2: Gestión auxiliar de personal
MF0981_2: Registros Contables
MF0973_1: Grabación de datos
MF0978_2: Gestión de archivos
MF0233_2: Ofimática
MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales Duración horas totales certificado de profesionalidad
90
120
60
60
120
690
60
90
120
90
90
MF0979_2: Gestión operativa de tesorería
90
160
MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales
Duración horas módulos formativos
UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información
UF0515: Plan General de Contabilidad UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad
UF0349: Atención al cliente en el proceso comercial. UF0350: Gestión administrativa del proceso comercial. UF0351: Aplicaciones informáticas de la gestión comercial.
Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional Módulos certificado H.CP Unidades formativas
150
H. Q
800
30
50
50
30
30
60
90
90 30
90
90
40
80
40
Horas
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)
Área profesional: Administración y Auditoría
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
Índice INTRODUCCIÓN.................................................................................. 11
Unidad didáctica 1 1. Interpretación de la documentación y de la normativa mercantil contable................................................................................................. 13 1.1. Documentación mercantil y contable........................................................15 1.1.1. Documentos-justificantes mercantiles tipo y su interpretación...................................................................................15 1.1.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles...........30 1.1.3. Libros contables obligatorios y auxiliares...................................31 1.2. La empresa: clases de empresas..................................................................33 1.3. Conceptos básicos: ingresos-cobro; gasto-pago......................................36 Resumen..................................................................................................................39 Autoevaluación.......................................................................................................41
UNIDAD DIDÁCTICA 2 2. El patrimonio de la empresa................................................................ 43 2.1. Concepto contable del patrimonio.............................................................45
9
2.2. Inventario y masas patrimoniales...............................................................46 2.2.1. Clasificación de las masas patrimoniales.....................................48 2.2.2. El equilibrio patrimonial................................................................51 2.2.3. Estructura del balance de situación..............................................51 2.2.4. Diferencias entre inventario y balance de situación...................53 Resumen..................................................................................................................55 Autoevaluación.......................................................................................................57
UNIDAD DIDÁCTICA 3 3. Registros contables de la actividad empresarial.................................. 59 3.1. El instrumento de representación contable: teoría de las cuentas........61 3.1.1. Concepto de cargo y abono...........................................................62 3.1.2. Cuentas de activo-pasivo................................................................63 3.1.3. Cuentas de gastos en ingresos.......................................................69 3.2. El método de registro contable: la partida doble.................................. 110 3.2.1. Aplicación del método en la contabilidad................................ 114 3.3. Balance de comprobación de sumas y saldos........................................ 119 3.3.1. Estructura...................................................................................... 119 3.4. El resultado de la gestión y su representación contable: la cuenta de pérdidas y ganancias.................................................................................. 120 3.5. Plan General Contable en vigor............................................................... 135
10
3.5.1. Estructura...................................................................................... 136 3.5.2. Cuentas.......................................................................................... 137 3.5.3. Grupos........................................................................................... 138 3.5.4. Cuentas.......................................................................................... 139 3.5.5. Subcuentas.................................................................................... 140 3.6. Amortización y provisión......................................................................... 141 3.6.1. Diferencia entre amortización y provisión............................... 142 3.6.2. Tipos de amortizaciones: amortización lineal......................... 142 3.6.3. Tipos de provisiones................................................................... 147 3.7. Periodificación de gastos e ingresos........................................................ 152 3.8. Realizar un ciclo contable básico completo........................................... 155 3.9. Cierre y apertura de la contabilidad......................................................... 171 3.10. La responsabilidad y la confidencialidad en los registros contables: código deontológico, el delito contable, normativa mercantil en torno al secreto contable...................................................................................... 205 Resumen............................................................................................................... 209 Autoevaluación.................................................................................................... 213
UNIDAD DIDÁCTICA 4 4. Contabilidad del IVA en los libros auxiliares.................................... 217 4.1. Operaciones sujetas, no sujetas y exentas al impuesto......................... 220 4.2. Tipos de IVA vigentes en España........................................................... 222
11
4.3. Contabilización del IVA............................................................................ 228 4.3.1. IVA soportado.............................................................................. 228 4.3.2. IVA repercutido............................................................................ 235 4.3.3. IVA soportado no deducible...................................................... 239 4.4. El IVA en las operaciones intracomunitarias......................................... 242 4.4.1. Identificar facturas con IVA intracomunitario........................ 243 4.4.2. Contabilización............................................................................. 244 4.5. Liquidación del impuesto.......................................................................... 248 4.5.1. Plazos de declaración-liquidación.............................................. 248 Resumen............................................................................................................... 275 Autoevaluación.................................................................................................... 277 resumen final............................................................................... 279 autoEVALUACIÓN FINAL.............................................................. 281 soluciones...................................................................................... 293 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................. 307
12
Introducción Este manual pretende ofrecer al lector los conocimientos necesarios del Plan General Contable para poder solucionar los diferentes casos que se dan día a día en la actividad económica de las empresas. En cada uno de los temas iremos desglosando el Plan General y su proceso contable de forma organizada y lo más clara posible. Estudiaremos el patrimonio y las variaciones que en él se producen, así como los elementos patrimoniales que se representan mediante cuentas; la organización y el soporte básico del registro contable como son los libros contables; las operaciones contables que la empresa realizará al final del ejercicio para determinar el beneficio o la pérdida derivada de la gestión, la regularización contable y el cierre de los libros de contabilidad. También haremos una introducción al estudio del Plan General de Contabilidad para conocer su estructura y contenido, el funcionamiento de las existencias como las cuentas del grupo 6 (compras y gastos)y 7 (ventas e ingresos)y los aspectos básicos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), su contabilización y liquidación Trataremos de ofrecer una visión global del ciclo contable básico, las operaciones que comprende y losobjetivos que persigue, tendremos en cuenta las correcciones valorativas como las amortizaciones y las provisiones, y mostraremos cómo interpretar y elaborar las cuentas anuales y sus diferentes modelos. Y todo esta información vendrá acompañada de ejemplos prácticos resueltos con la finalidad de aclarar los diversos conceptos tratados y facilitar su comprensión.
UF0515. Plan general de contabilidad
13
UNIDAD
1
Interpretaciรณn de la documentaciรณn y de la normativa mercantil contable
Contenido 1.1. Documentaciรณn mercantil y contable. 1.2. La empresa: clases de empresas. 1.3. Conceptos bรกsicos: ingresos-cobro; gasto-pago. Resumen Autoevaluaciรณn
UF0515. Plan general de contabilidad
15
Cuando las empresas realizan operaciones comerciales con otras organizaciones, el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifiquen. Las empresas tienen la obligación de emitir y recibir estos documentos para realizar los asientos contablesy reflejar las variaciones del patrimonio.
1
.1. Documentación mercantil y contable
La documentación mercantil y contable está formada por: • Libros contables: basados en otros libros contables. • Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas. • Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén. • Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios. • Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2. • Otros documentos: pólizas de seguros, escrutaría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler.
1.1.1. Documentos-justificantes interpretación.
mercantiles
tipo
y
su
La actividad mercantil genera mucha documentación que acredita la realidad de las operaciones realizadas.Tal es la importancia de este tipo dedocumentos que se han creado normas específicas, leyes y disposiciones técnicas particulares
UF0515. Plan general de contabilidad
17
para el manejo de los documentos mercantiles. Se han dispuesto reglas para su impresión, archivo y conservación. Los documentos mercantiles son los documentos comerciales que dan confianza y credibilidad a las operaciones realizadas. Los documentos mercantilesse dividen en documentos negociables y documentos no negociables.
Los documentos negociables sustituyen al dinero en efectivo. Dentro de esta categoría están las letras de cambio, los pagarés y los cheques. La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o de vencimiento. El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio. A diferencia del cheque o del pagaré, que es emitido por quien debe realizar el pago, en el caso de la letra de cambio es el que debe de cobrar quien tiene la iniciativa en el pago (al igual que en el recibo bancario). La letra de cambio tiene las siguientes funciones dentro del ámbito empresarial: • Medio de pago.
18
UF0515. Plan general de contabilidad
• Garantía financiera.Dado su carácter ejecutivo puede utilizarse como garantía en operaciones de financiación. La letra se debe expedir en impreso oficial o timbre emitido por el Estado, y su importe será proporcional a la cuantía que se refleja en la misma. Con la compra del impreso estamos abonando el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
Modelo oficial de letra de cambio
Los requisitos que debe contener la letra de cambio son los siguientes: • La denominación de «letra de cambio» se inserta en el mismo texto del título, expresado en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. • La orden de pagar una suma determinada. Esta orden no puede estar sujeta a la condición de que suceda un hecho futuro o incierto. Por otra UF0515. Plan general de contabilidad
19
parte, si la cantidad reflejada en letra no coincide con la expresada en números, la cantidad indicada en letras prevalecerá sobre la indicada en cifras. • El nombre, apellido y dirección del que debe pagar o librado. • La fecha de vencimiento. Si el vencimiento no está indicado, se entenderá que la letra de cambio es «pagadera a la vista», esto es, en el momento de su presentación. Dependiendo de su vencimiento, la letra puede emitirse: o A fecha fija: el día del vencimiento será el que conste en la letra de cambio. o A un plazo desde la fecha: el vencimiento tendrá lugar transcurrido un determinado plazo contado desde la fecha que se indica en la letra, y en su cómputo no se tendrán en cuenta los días inhábiles (domingos y festivos). Si el plazo se establece por meses estos se computarán de fecha a fecha. o A la vista: la letra será pagadera en el momento de su presentación al cobro. o A un plazo desde la vista: la letra será pagadera cuando transcurra el plazo establecido desde el momento que se acepta o del levantamiento del protesto. • Lugar donde el pago debe efectuarse: si no se indica, deberá realizarse en el domicilio del librado. • Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse, beneficiario o tomador. • Lugar y fecha en la que se emitió la letra. • La firma del que gira o emite la letra. La aceptación de la letra de cambio es la declaración del librado (deudor) que se contiene en la letra de cambio y por la que asume la obligación de pagar al que la tenga en su poder (el librador o un tercero llamado tomador, portador, tenedor o beneficiario, si el librador transmitió o endosó la letra) cuando llegue su vencimiento. 20
UF0515. Plan general de contabilidad
Sin la aceptación, el librado no estará obligado al pago de la letra de cambio, independiente de las acciones que quepa ejercitar contra él por la negativa a firmar la letra. El endoso es la declaración contenida en la letra por la que el librador transmite a otra persona, o endosatario, los derechos de cobro derivados de la letra de cambio. El endosatario es, por tanto, el beneficiario de la letra de cambio y tras el endoso se convierte en el tenedor, tomador o portador de la misma. El aval es la declaración contenida en la letra que tiene como finalidad garantizar el pago de la letra de cambio. El avalista asume junto al librado la responsabilidad del pago de la letra de cambio. El avalista puede ser una o más personas. Se podrán ejercer acciones contra el avalista cuando la letra, una vez presentada al cobro, resulte impagada y se levante el protesto por la falta de pago. Si el avalista paga la letra de cambio podrá exigirle al librado o deudor que le devuelva la suma abonada en su nombre.
UF0515. Plan general de contabilidad
21
El pagaré es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente, para obtener recursos financieros. La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio deudor (y no el acreedor) . Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.
22
UF0515. Plan general de contabilidad
En el pagaré intervienen: • El librado: es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determinable. La persona del librado coincide con la del librador, que es aquel que emite el pagaré. • El beneficiario o tenedor: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré si este ha sido transmitido o endosado por el librador. • El avalista: es la persona que garantiza el pago del pagaré. En el pagaré se debe hacer constar: • La denominación de pagaré. • El vencimiento o la fecha en la que deberá abonarse. • El importe de la cantidad que se va a abonar. • El lugar en el que debe efectuarse el pago. • El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se deba efectuar o tenedor. • El lugar y la fecha de libramiento. • La firma del deudor.
UF0515. Plan general de contabilidad
23
Ejemplo de pagarĂŠ
24
UF0515. Plan general de contabilidad
El cheque es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria. El cheque deberá contener: • Denominación de cheque inserta en el propio título. • Nombre del que ha de pagar, o librado, que necesariamente habrá de ser un banco o entidad financiera. • Cantidad que se pagará, que puede aparecer expresada en euros o en moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial. Si la cantidad aparece en letras y números y ambas expresiones no coinciden, predominará la cantidad en letra. Si por el contrario existen varias cantidades en números y no coinciden, será exigible la menor. • Lugar de pago. Debe estar consignado en el cheque, en su defecto, será el lugar designado junto al nombre del librador. Si se designan varios lugares, será válido el primer lugar mencionado. • Fecha y lugar de emisión del cheque. • Firma del librador o del que emite el cheque
Modelo de cheque
Los documentos no negociables son aquellos que se requieren para la buena UF0515. Plan general de contabilidad
25
marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permiten sustentar los gastos, de la misma, es decir, las transacciones frecuentes y no frecuentes. También se entienden como los documentos que permiten sustentar o dan soporte a una transacción comercial o la información necesaria para poder realizarla. Algunos ejemplos de documentos no negociables son facturas, recibos, notas de débito y notas de crédito. La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al comerciante o en su caso, los que el comerciante entrega al cliente. Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en el albarán. La obligación de expedir y entregar facturas está regulada de forma rigurosa, por lo que procede un estudio pormenorizado. Deberán expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realizan, conservando copia o matriz de las mismas. Toda factura y sus copias deberán contener los siguientes datos : • Número y serie de la factura La numeración debe ser correlativa, aunque pueden establecerse series distintas. •
Nombre y apellidos o razón social y NIF del expedidor.
• Nombre y apellidos o razón social y NIF del destinatario. • Importe total de la operación, haciendo constar gastos de embalaje, portes y transportes. • Descripción de la operación. • Tipo de IVA y cuota. • Lugar y fecha de emisión.
26
UF0515. Plan general de contabilidad
Las facturas se deben expedir en el plazo de 30 días desde el devengo o del último día del mes, cuando se facture por meses. Los vendedores deberán conservar copia de cada factura emitida durante seis años.
Ejemplo: Un profesional autónomo se dedica a prestar servicios de mantenimiento informático y hace una factura a una empresa. La fecha de realización del trabajo es la misma fecha de emisión y cobro de la factura. El coste de la factura se construye a partir del precio unitario de hora trabajada. Al importe bruto de su trabajo se suma el 21% del IVA y se resta la retención de IRPF, si procede. En este caso, al tratarse de un profesional autónomo, procede aplicar una retención del 21%. La liquidación del IVA de la factura le corresponde al trabajador autónomo y la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura. La factura sería la siguiente: UF0515. Plan general de contabilidad
27
28
UF0515. Plan general de contabilidad
El recibo es un documento que emite la persona que cobra una cantidad y que entrega al que paga como justificante de que ha recibido una determinada cantidad de dinero. Deben figurar: • Número del recibo. • Nombre de la persona o entidad que entrega el dinero. • Cantidad de dinero. • Concepto a que corresponde. • Lugar y fecha de expedición. • Nombre y firma de la persona que recibe el dinero. Los impresos destinados a este fin constan del recibo propiamente dicho y la matriz. El recibo se entrega firmado a la persona que paga y la matriz queda en poder de quien realiza el cobro (como justificante).
Otro documento no negociable son las notas de débito. Determinados gastos ocasionados por una compraventa tales como portes, seguros, embalajes, comisiones de agentes intermediarios y otros que puedan surgir pueden ir facturados junto con las mercancías o bien separadamente . • Facturación conjunta: cuando los gastos se facturan con las mercancías, pasan a formar parte de la base imponible, es decir, el IVA se aplica a la suma del importe de la mercancía más los gastos que se produzcan. UF0515. Plan general de contabilidad
29
• Facturación separada: cuando los gastos se facturan independientemente de las mercaderías a petición expresa del comprador, surgen los denominados gastos suplidos, estos gastos se extienden en un documento equivalente a la factura que es la nota de gastos.
Por otra parte, cuando un vendedor concede descuentos posteriores a la emisión de la factura o bien rappels por cantidad, o el comprador devuelve envases reutilizables, el vendedor habrá de abonar el importe de estos conceptos al comprador. La forma habitual de hacerlo es emitiendo notas de crédito o abono.
30
UF0515. Plan general de contabilidad
Además de las mencionadas, existen los siguientes documentos no negociables: • Comprobantes de compra. Son documentos adaptados a la organización interna de las empresas para tramitar la adquisición de mercancías. • Cotizaciones. Son documentos utilizados en el departamento de compras para una negociación. Contienen una lista de precios de los productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes reales o potenciales. • Orden de compra. Es una orden que se da al proveedor que ofrezca las condiciones más favorables para que enviara las mercancías autorizadas por la empresa. • Nota de pedido. Es un documento emitido por la empresa proveedora con fines de control interno. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente UF0515. Plan general de contabilidad
31
para control de su pedido. • Vale. Este documento representa el derecho que tiene el tenedor o beneficiario de recibir ciertos bienes o valores. • Ticket. Es un comprobante de pago que se emite en operaciones que se realizan con consumidores o usuarios finales. • Documentos bancarios. Son los diversos formularios que se utilizan para cada uno de los movimientos de dinero en los bancos (planillas de depósitos, retiros y estados de cuenta). • Recibos de caja. Son documentos que se elaboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa. Este sirve de base en la contabilidad.
1.1.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles La documentación emitida y recibida debe ser correctamente archivada, no solo para su posterior consulta, sino en arreglo a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Para ello, la empresa deberá desarrollar un sistema de codificación y archivo que le permita guardar y localizar esos documentos. Los empresarios conservarán los libros correspondientes, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. A continuación describimos cómo debe estar para que cumpla la doble misión que tiene encomendada: • Los documentos deben estar bien guardados • Cualquier persona debe poder encontrarlos fácilmente, no solo quien los ha archivado. En primer lugar es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc. Por ejemplo,
32
UF0515. Plan general de contabilidad
si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores solo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas. En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.
1.1.3. Libros contables obligatorios y auxiliares El art. 25 del Código de Comercio indica que «todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios». Llevará necesariamente: • Un libro de inventarios y cuentas anuales • Un libro diario El art. 26 del Código de Comercio indica que las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en el que contarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y demás órganos colegiados de la sociedad. El art. 25.2 del Código de Comercio establece que la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas.
UF0515. Plan general de contabilidad
33
Los libros obligatorios son los establecidos como tales en el Código de Comercio: • Libro diario, que registra las operaciones del día a día de la empresa. • Libro de inventarios y cuentas anuales, formado por el libro inventario y cinco libros que registran el balance inicial, los balances de comprobación que son trimestrales y las cuentas anuales: o Memoria. o Balance de situación. o Cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias. o Estado de flujo de efectivo. o Estado de cambio del patrimonio neto. • Libro de Actas (donde se recogen las decisiones de los administradores de la sociedad). • Libro de Registro de Acciones Nominativas (donde se recogen los nombres de los propietarios de las acciones). • Libro Registro de Facturas Emitidas (Obligación formal para el IVA). • Libro Registro de Facturas Recibidas (Obligación formal para el IVA). Los libros voluntarios son todos los demás libros que el empresario quiere llevar. • Los libros principales: los considerados imprescindibles en cualquier sistema contable. • Los libros auxiliares: son los que sirven para complementar a los principales como el libro mayor y el balance de comprobación o de sumas y saldos. Al margen de estos también figuran todos los libros de tesorería.
34
UF0515. Plan general de contabilidad
1
.2. La empresa: clases de empresas
Una empresa es una organización, institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones. Hay muchos tipos de empresas y podemos clasificarlas en función de diversos criterios. Los más importantes son los siguientes: • Según su tamaño: las empresas pueden clasificarse según su tamaño en grandes, pequeñas o medianas. Hay diversos criterios para realizar esta clasificación. Algunos de ellos son: o Criterio económico. Es el volumen de facturación, es decir, los ingresos obtenidos por las ventas. o Criterio técnico. Es el nivel tecnológico: la innovación del capital. o Criterio patrimonial. Es el patrimonio que tiene: bienes, derechos y obligaciones. o Criterio organizativo. Se refiere al número de trabajadores de la empresa y a su organización.
A pesar de estos criterios, no existe un tamaño fijo aceptado por todos, para establecer la clasificación. Normalmente el criterio más utilizado es el organizativo, referente al número de trabajadores. Nº trabajadores
Volumen de facturación anual
Microempresa
0-9
≤2 millones €
≤2 millones €
Pequeñas empresas
10-49
≤2 millones €
≤2 millones €
Medianas empresas
50-249
≤2 millones €
≤2 millones €
Dimensión
Total activo
UF0515. Plan general de contabilidad
35
Empresas grandes
Más de 250
>50 millones €
>43millones €
Criterios a tener en cuenta para clasificar las empresas por tamaño
Recuerda que a la pequeña y mediana empresa también le llaman pymes
• Según el sector económico donde desarrollan su actividad: o Sector primario. Formado por las empresas que se dedican a la explotación de los recursos naturales. Incluyen a las empresas agrícolas, pesqueras, ganaderas, mineras y forestales. o Sector secundario. Incluye a las empresas que se dedican a las actividades transformadoras o industriales (empresas textiles, metalúrgicas, químicas, etc.). También se incluyen al sector de la construcción y al energético. o Sector terciario. Engloba a dos grupos de empresas: las comerciales, que se dedican a la venta de artículos sin transformarlos, como un quiosco o una droguería, y las de servicios, por ejemplo un banco o una clínica. • Según la propiedad de su capital: la propiedad del capital de una empresa permite establecer tres tipos distintos: o La empresa privada es propiedad de personas físicas o jurídicas particulares. Por ejemplo Danone, Camper, El Corte Inglés, Telepizza o cualquier bar cercano a nuestra casa. o La empresa pública es propiedad del Estado o de cualquier entidad de carácter público, por ejemplo, RENFE o Correos. o La empresa mixta es aquella empresa cuya propiedad está compartida entre el Estado y particulares, por ejemplo, Altadis (antigua Tabacalera). • Según el ámbito de actuación: en función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se puede distinguir entre empresas locales, regionales, nacionales o multinacionales.
36
UF0515. Plan general de contabilidad
• Según su forma jurídica: esta clasificación nos muestra dos grandes tipos de empresas: o
Empresa individual. Se denomina así cuando tiene un solo propietario, que es una persona física. Por ejemplo, una peluquería o un bar donde el empresario es el propietario de dicho establecimiento.
o Empresa societaria o sociedad. Se designa de este modo a la empresa constituida por varias personas que se asocian y, mediante un contrato, se obligan a poner en común bienes, dinero o trabajo. La característica fundamental de las sociedades es que mediante dicho contrato nace una persona jurídica nueva y distinta de las personas físicas que conforman la empresa. Dentro de este tipo se encuentran las Sociedades Anónimas (SA), Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL), Sociedades Colectivas, Sociedades Comanditarias y las sociedades de interés social, como son las cooperativas y las sociedades laborales. Empresa individual
Empresa sociedad
Empresario individual
Sociedad mercantil
• Sociedad colectiva Personalista • Sociedad comanditaria simple • Sociedad comanditaria simple • Sociedad de Capitalista responsabilidad limitada • Sociedad anónima • Sociedad laboral
Sociedad de Sociedad cooperativa interés social A continuación, se incluye un esquema con los distintos tipos de empresas:
UF0515. Plan general de contabilidad
37
1
.3. Conceptos básicos: ingresos-cobro; gastopago
Es importante que el empresario conozca claramente las diferencias entre ingresos y cobros y pagos y gastos, ya que el análisis de la tesorería se basa, fundamentalmente, en los pagos, en los cobros y en las estimaciones de cuando estos se van a producir. • Ingresos y cobros: son dos conceptos distintos, el primero hace referencia a operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras que el concepto de cobro hace referencia al hecho de recibir una cantidad monetaria. Si por ejemplo prestamos un servicio y nos pagan a 60 días, el ingreso se producirá cuando realicemos la venta pero el cobro se producirá a los 60 días. • Gastos y pagos: la diferencia es similar a la que se da entre ingresos y cobros. El gasto hace referencia a una disminución del patrimonio de la empresa, mientras que el pago se refiere al hecho de una transacción
38
UF0515. Plan general de contabilidad
monetaria fuera de la empresa. En contabilidad, los gastos como los ingresos son anotados en el momento en que se producen (fecha de factura), independientemente de cuรกndo se paguen.
UF0515. Plan general de contabilidad
39
