Gesti贸n Documental
Centralice toda la informaci贸n de su empresa para que sea accesible desde diferentes escenarios mediante la tecnolog铆a Microsoft Windows Sharepoint Services y Microsoft SQL Server.
Gestión Documental
Ventajas Acceso sencillo e intuitivo a la información. Integración con las herramientas Microsoft Office. Definición de flujos de trabajo. Potente motor de búsquedas. Integración con Microsoft Dynamics NAV/AX y otros ERP´s. Personalización del acceso a la información. Gestión de copias de seguridad y espacio en disco. Administración avanzada de permisos y políticas de acceso.
Gestión Documental Hoy en día el conocimiento es el activo más valioso en una empresa. Su gestión implica en gran medida catalogar, consultar, acceder, buscar e integrar información y documentación que en la mayoría de las empresas se encuentra dispersa y en soportes no informatizados. Por este motivo, la gestión de la documentación se ha convertido al mismo tiempo en una necesidad y en un problema para las organizaciones: gastos en locales y ficheros, recursos dedicados a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de impresión, etc. La gestión del trabajo diario en las empresas se apoya de forma cada vez más intensa en el intercambio de la información, facilitando la productividad y simplificando y automatizando la realización de tareas sencillas. La inversión en sistemas de gestión documental le permite gestionar de una forma eficiente el fondo documental de su empresa al centralizar en una única ubicación toda la información, optimizar sus procesos de trabajo, permitiendo reutilizar la información en sus procesos de negocio, y en consecuencia, incrementar la productividad. La solución de gestión documental de CESSER está basada en la tecnología Microsoft Windows Sharepoint Services v.3.0 y Microsoft SQL Server. Permite centralizar en una ubicación única toda la información de la empresa. Esta información será accesible desde diferentes escenarios: intranet para el acceso desde dentro de la empresa y extranet para usuarios remotos. Los usuarios pueden acceder a los documentos a través del navegador web, el explorador de Windows o a través de cualquiera las herramientas ofimáticas del mercado. Asimismo, el acceso sin conexión a través de Microsoft Outlook le permite trabajar con los documentos de la empresa dónde y cuando lo desee.
Gestión Documental
Características Acceso a los documentos: de forma sencilla e intuitiva, los usuarios acceden a los documentos a través de un navegador web, un explorador de Windows o alguna de las herramientas de Microsoft Office como Microsoft Word o Microsoft Excel. A cada documento se le pueden incorporar una serie de características personalizadas como tipo de documento, departamentos a los que va dirigido, fecha de caducidad, estado de revisión, etc. Por defecto presenta características como autor, fecha y hora de modificación, aplicación con la que se ejecuta el documento, etc. Los documentos se pueden agrupar en diferentes bibliotecas (Marketing, General, Dirección, etc.) y asignar permisos de usuario específicos para cada una de ellas e incluso al propio documento. Versionado: esta característica permite crear versiones de un documento e incluso borradores, de tal forma que permite realizar un seguimiento del ciclo de vida de un documento. Búsqueda: una de las propiedades más sobresalientes de Sharepoint, es su motor de búsqueda SQL Server, que permite buscar cualquier documento por sus propiedades y contenido, incluso en documentos PDF. Avisos: los usuarios podrán suscribirse al sistema de avisos, que informa por medio de correos electrónicos de la modificación o publicación de un documento, una carpeta o de la propia biblioteca.
Integración con Microsoft Outlook: la solución también puede ser utilizada sin conexión a la red a través de Microsoft Outlook. El usuario podrá seleccionar las bibliotecas del gestor que desea integrar en Outlook y la aplicación copiará los documentos en carpetas de Outlook. En el momento que el usuario tenga conexión, Outlook comprobará las actualizaciones que se hayan producido, tanto en los documentos que se encuentren en el sistema, como los que se encuentran en el Outlook. Seguridad: el nivel de seguridad de la solución destaca por su alto grado de personalización, ya que por cada elemento (archivo, directorio o biblioteca) permite especificar el nivel de acceso por usuario o grupos de usuario. Asimismo posibilita la creación de perfiles de usuario. Flujos de trabajo: la solución incorpora varios flujos de trabajo para la aprobación de documentos que, por medio de tareas y correos electrónicos, permite a los usuarios participar en los mismos. También es posible la creación de nuevos flujos de trabajo a través de herramientas como Microsoft Sharepoint Designer o Microsoft Visual Studio. Personalización: para los usuarios de la solución tiene una gran importancia la posibilidad de personalizar la forma en la que desean consultar la información. De esta manera, pueden acceder de una forma más cómoda y mejorar su productividad. Mediante las vistas que la tecnología Sharepoint ofrece, el usuario podrá aplicar a las bibliotecas diferentes filtros, ordenaciones, agrupaciones, etc.
Gestión Documental
Integración con Microsoft Dynamics NAV/AX y otros ERP´s La solución incorpora un conector que le permitirá relacionar documentos presentes en la gestión documental con información de Microsoft Dynamics NAV/AX u otros ERP´s. De esta forma, podrá consultar documentos desde un navegador web o desde una ficha de un cliente o un pedido de venta en Microsoft Dynamics NAV/AX u otros ERP´s. Este conector también le permite acceder a información de Microsoft Dynamics NAV/AX u otros ERP´s desde la solución, de manera que sus empleados podrán consultar información de Microsoft Dynamics NAV/AX u otros ERP´s desde un navegador web.
OLVÍDESE DE: Utilizar carpetas locales como repositorio del conocimiento de la compañía. Conflictos de versiones de documentos. Perder tiempo buscando documentos. Documentos duplicados. Acceso únicamente desde la oficina. Problemas de integración con herramientas de Microsoft Office.
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