De leidingsploeg

MINIPLOEG VS. MAXIPLOEG Motivatie

Jullie leidingsploeg bestaat uit twintig mensen. Jullie hebben het gevoel alles aan te kunnen, want jullie zijn altijd met genoeg schouders om dat te dragen. Of dat gevoel hebben jullie toch. Als puntje bij paaltje komt, blijkt Thomas niet echt veel taken op zich te nemen en Els en Vera brengen hun middag al chillend door in plaats van te helpen bij de jaarlijkse grote schoonmaak. Als je de taakverdeling binnen je leidingsploeg eens van dichterbij bekijkt, blijken vijf mensen het grootste deel van de taken op zich te nemen ... Eerlijk verdeeld, of niet? Jullie leidingsploeg is wat aan de kleine kant, want jullie zijn maar met vijf dit jaar. Dat wordt een hele onderneming om alles draaiende te houden, maar jullie zien het zitten! Alleen komen jullie in de helft van het jaar tot de vaststelling dat het te zwaar is om alle taken uitgevoerd te krijgen ... Wat nu?

Door Désirée van de Groepsleidingscommissie

Een grote of een kleine leidingsploeg, beide hebben voor- en nadelen. Zo ken je iedereen wel beter in een kleine leidingsploeg en heb je een beter overzicht over wie nu juist wat doet tegen de volgende leidingskring. Toch kan het soms zwaar worden, want je hebt maar een beperkt aantal schouders om alles te dragen. Dit probleem heb je niet bij een grote leidingsploeg, maar daar loop je het risico dat mensen het gevoel hebben dat ze onder taken uit kunnen muizen, of minder op zich kunnen nemen, want ‘iemand anders zal het wel doen’. Voor je het weet, doet een minderheid de meerderheid van de taken, en dat is niet de bedoeling. De taakverdeling, het is een hele boterham, maar met de juiste instelling is alles haalbaar! Hoe komt het dat sommige mensen uit de ploeg niet veel taken op zich nemen of niet helpen tijdens een grote activiteit? Missen ze motivatie, of is er meer aan de hand? Waarom is het takenpakket te zwaar binnen jullie ploeg? Hebben jullie te grote doelen voor ogen of hebben jullie nood aan hulp van buitenaf? Motivatie, daar draait het rond in dit artikel. En motiveren kan je leren! Niets is zo demotiverend als met goede moed ergens aan beginnen, maar halverwege tot de vaststelling komen dat het te hoog gegrepen was. Bespreek met je leidingsploeg wat de draagkracht is van jullie ploeg en visualiseer dat eventueel. Duid bijvoorbeeld op een grote kalender aan wanneer de examens vallen, wanneer Ben echt mee moet op dat familieweekend of wanneer Eva geopereerd wordt aan haar achillespees. Zo weet je in welke periode je best geen al te

grote plannen maakt en wanneer het vrij rustig is. Hou ook rekening met de grootte van je ploeg en wat met deze samenstelling haalbaar is. Als je frietavond de vorige jaren door een leidingsploeg van vijftien mensen gedragen werd en er is nu maar de helft, probeer dan te kijken welke zaken geen prioriteit hebben en deze te schrappen. Frieten bakken is vrij belangrijk die avond, een live-dj iets minder. Het opstellen van een playlist en die automatisch laten afspelen is veel haalbaarder dan frieten zichzelf laten bakken. Tradities mogen aangepast worden naar de draagkracht van je ploeg. Als je handen tekort komt, kan je zeker eens polsen bij oud-leiding of zij zin en tijd hebben om nog eens de handen uit de mouwen te steken. Vraag hen wel op tijd, want het is niet omdat ze gemotiveerd zijn dat hun agenda ook nog vrij is. Twee dagen op voorhand een sms’je sturen met de vraag of ze het massaspel van zondag willen voorbereiden en komen geven, is nogal nipt. Communiceer duidelijk wat je van hen verwacht als je hun hulp vraagt. Zo voorkom je wrevel en toerisme. Vergeet zeker niet je oud-leiding te bedanken als ze nog eens komen helpen. Vind het niet vanzelfsprekend dat ze voor jullie klaar staan. Dat valerie vanderlooy

motiveert hen ook om de volgende keer nog eens hun schouders onder een project te zetten. ;) Niets zo motiverend als een leuke beloning! Koppel aan de opruim een leuke activiteit en plots verschijnt er veel meer volk. Wie helpt, mag deelnemen, mee-eten, krijgt een verrassing, enz. Verder moet de boog niet altijd gespannen staan. Af en toe een ontspannende activiteit met de leidingsploeg moet ook kunnen. Zo wissel je inspannende en ontspannende momenten af en hou je de ploeg gemotiveerd. Tip: op het einde van het jaar een etentje organiseren met alle leiding en alle vrijwillige helpers uitnodigen, is altijd leuk en motiverend! Stel dat je nogal te maken hebt met toerisme (mensen die ‘komen helpen’, maar niet echt iets doen of toekijken hoe de anderen werken), dan zijn er een paar opties om dit op te lossen. Maak een overzichtelijke takenlijst van wat moet gebeuren en laat mensen afvinken wat al gedaan is. Zo weten mensen wat ze kunnen doen en iets kunnen afvinken wat ze afgewerkt hebben, werkt heel motiverend. Als je mensen ziet rondhangen tijdens de opbouw van het evenement, dan kan je ofwel verwijzen naar de lijst zodat ze zelf iets kunnen kiezen, of jij kiest een taak en geeft ze aan die mensen. Stel dat je shiftjes nodig hebt tijdens een evenement, bezorg dan iedereen op voorhand een shiftenlijst en zorg voor genoeg afwisseling in de shiften. Niemand is graag vijf uur achter elkaar verantwoordelijk voor de wc’s. Wanneer de taken verdeeld worden op de leidingskring, hou dan in het oog wie elke week veel doet en wie de laatste weken weinig taken op zich nam. Wijs gerust iemand een taak toe. Vind je het moeilijk om de taakverdeling tijdens de leidingskring in het oog te houden? Werk dan met pionnen of blokjes, schrijf het duidelijk in het verslag of werk met streepjes. Tracht taken leuk te maken. Zet muziek op tijdens het werken, doe dingen met de glimlach (werkt aanstekelijk), trek briefjes voor taken die niemand wil doen en doe af en toe eens gek! Heb je na al deze tips nog last van leiding die verdwijnt als er taken uitgedeeld worden, taken niet uitvoeren of niet gemotiveerd zijn om te helpen, en zorgt dat voor wrevel? Spreek hen er dan op aan op een vriendelijke manier. Soms is er een goede reden waarom iemand niet kan helpen of weinig taken kan dragen. Maar grote ploegen of kleine ploegen, met de juiste motivatie is alles mogelijk! Greetz