SISTEMAS DE INFORMACIÓN HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES by CIARA PROSALAFA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES EN UN PROYECTO DE DESARROLLO RURAL

TECNOLOGÍA PARA LA COMUNIDAD

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES EN UN PROYECTO DE DESARROLLO RURAL

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CRÉDITOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES EN UN PROYECTO DE DESARROLLO RURAL Presidente de la República Bolivariana de Venezuela Nicolás Maduro

Fotografías Fundación CIARA (Tomadas por José Rodríguez)

Ministro del Poder Popular para la Agricultura y Tierras Yván Gil

Impresión Impreso en República Bolivariana de Venezuela, por Imprenta de Fundación CIARA

Presidente de la Fundación CIARA Brut Linares Directora (E) del PROSALAFA II Alba Delgado Coordinación Editorial Alba Delgado Eduaxis Alvarado Maruja Casanova

Depósito Legal: FUNDACIÓN CIARA Rif.: G-20005393-3 Avenida Libertador, entre calles 8 y 9, Zona Industrial I. Barquisimeto, estado Lara. Tlf.: (0058) 251 2371550 2372653. email: prosalafa@gmail.com web: http://www.ciara.gov.ve

Corrección Ortotipográfica y de Estilo Alba Delgado Maruja Casanova Diagramación y Diseño Gráfico Johnnel O. García

Este estudio fue realizado en el año 2012 y su publicación pertenece a todas aquellas personas y colectivos, que como FUNDACIÓN CIARA desean construir y vivir en un mundo más justo y humano. Se agradece citar la fuente original.

EQUIPO DE TRABAJO

POR FUNDACIÓN CIARA COORDINACIÓN DE LA SISTEMATIZACIÓN Ing. Alba Delgado APOYO TÉCNICO Ing. Alberto Dente Lic. Libia Jiménez

POR EMPRESA LABOR, INVESTIGACIONES Y SERVICIOS INVESTIGADORES Msc. Gloria Carrasco Msc. Rossana Duarte Msc. Vanessa Escalona

INFORMANTES CLAVES CIARA-PROSALAFA II

CIARA-CENTRAL

Ing. Víctor Pérez Ing. Antonio García Zoot. Darío Escobar Ing. Edgar Loyo Méd. Vet. Alexander Córdova Ing. Alba Delgado (USE) Lic. Libia Jiménez (UA) Ing. Alberto Galindo Lic. Juan Fonseca TSU. María T. García Lic. Teresa Montes Lic. Yajaira Rodríguez Lic. Pedro Ulloa Lic. Jesús Galíndez TSU. Belkis Marín, Sec. Aurora Meléndez Lic. Yurisbel Camacaro TSU Jairo Rodríguez Tec. Jairo Torres TSU Julio Sánchez

Lic. Arminda Sosa Lic. Rufino Briceño Msc. Wuiliam Carrero

OTRAS INSTITUCIONES Lic. María Silva (Ministerio del Poder Popular de Planificación y Finanzas)

ÍNDICE GENERAL

SIGLAS Y ABREVIATURAS

PRESENTACIÓN

CAPÍTULO I: LA EXPERIENCIA DOCUMENTADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II

CAPÍTULO II: LA PROPUESTA DE SISTEMATIZACIÓN

El enfoque de sistematización asumido

Objetivos y ejes que orientan la presente sistematización

¿Cuál fue el abordaje metodológico de la sistematización?

CAPÍTULO III: ASPECTOS CONCEPTUALES Y FUNDAMENTOS LEGALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información: prenda de garantía para la toma de decisiones

Elementos constitutivos de un Sistema de Información

Atributos básicos de la información generada por un Sistema de Información

Tipos de Sistemas de Información

Ciclo de vida de un Sistema de Información

Fundamentos legales de los Sistemas de Información

CAPÍTULO IV: LAS FASES TRANSITADAS EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II

CAPÍTULO V: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II

Sistema CEREUS

Sistema SIGESP

Sistema de Desembolso (SD)

Rasgos más destacados del Sistema de InformaciónPROSALAFA II

El ciclo de vida del Sistema de Información-PROSALAFA II

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CAPÍTULO VI: UNA MIRADA A ASPECTOS CLAVES

Adopción del Sistema: el factor humano

La contribución del Sistema de Información a la toma de decisiones y al control gerencial

La participación en los Sistemas de Información

CAPÍTULO VII: LOS DESCUBRIMIENTOS Y APRENDIZAJES

Lo que descubrimos

Las lecciones aprendidas

CONSIDERACIONES FINALES

Lo que concluimos

Lo que podemos hacer para optimizar un Sistema de Información

BIBLIOGRAFÍA

ÍNDICE DE GRÁFICOS GRÁFICO 1: MAPA DE ÁREAS DEL PROYECTO

GRÁFICO 2: ASPECTOS OPERATIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

GRÁFICO 3: CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

GRÁFICO 4: FASES DEL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SIGLAS Y ABREVIATURAS 04

CAF CD CIARA FIDA INE MPPAT MPPEF POA PREVAL PROSALAFA PROSALAFA II TCI TPV SyE SI SD SIGESP SIPSE SSE UA UEP USE

Corporación Andina de Fomento Comité Directivo Fundación de Capacitación e Innovación para Apoyar la Revolución Agraria Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola Instituto Nacional de Estadística Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra Ministerio del Poder Popular para la Economía y Finanzas Plan Operativo Anual Plataforma Regional de Desarrollo de Capacidades en Evaluación y Sistematización de América Latina y el Caribe Proyecto de Apoyo a los Pequeños Productores de las Zonas Semiáridas de los Estados Lara y Falcón Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible para las Zonas Semiáridas de los Estados Lara y Falcón, Segunda Fase Taller de Construcción de Información Taller de Profundización y Validación Seguimiento y Evaluación Sistema de Información Sistema de Desembolso Sistema de Gestión Empresarial para el Sector Público Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación Sistema de Seguimiento y Evaluación Unidad de Administración Unidad Ejecutora del Proyecto Unidad de Seguimiento y Evaluación

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PRESENTACIÓN

La Fundación de Capacitación e Innovación para Apoyar la Revolución Agraria (Fundación CIARA) del Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra (MPPAT), ejecuta acciones en Lara y Falcón, a través del Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible para las Zonas Semiáridas de los Estados Lara y Falcón, Segunda Fase (PROSALAFA II), mediante préstamo otorgado por el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) y la Corporación Andina de Fomento (CAF), así como, con recursos ordinarios del presupuesto nacional y aporte de los beneficiarios y las beneficiarias. Con este Proyecto se ha propuesto: a) el fortalecimiento de capacidades para la participación activa de la población en procesos de desarrollo sostenible de sus microcuencas; b) la promoción de un proceso de cambio en las unidades de producción agrícola y no agrícola orientado al encadenamiento socioproductivo, al mercado, a la seguridad alimentaria y al beneficio social sostenible en los espacios territoriales implicados; c) el acceso de los pobladores rurales a los servicios financieros; y d) la conservación, protección, rehabilitación y manejo racional y eficiente de los recursos naturales. Para favorecer el logro de los resultados y la contribución efectiva a las transformaciones esperadas, el PROSALAFA II cuenta con un Sistema de Seguimiento y Evaluación (SSE) de las acciones, resultados e impactos del Proyecto, así como de los aspectos financieros, cuyos objetivos son: a) contribuir a fortalecer la capacidad de gestión, dirección y coordinación del Proyecto a objeto de favorecer su eficiencia, efectividad y sostenibilidad de procesos, resultados e impactos generados; y b) retroalimentar con información oportuna y de calidad a los actores del Proyecto y a la sociedad en su conjunto, contribuyendo a la transparencia en la gestión de los recursos. La visión del seguimiento y evaluación del PROSALAFA II que ejecuta la Fundación CIARA, incluye además de estos dos procesos, la planificación y la sistematización, por lo que se trata de cuatro subsistemas que interactúan en la recolección, análisis, uso y comunicación de la información y el conocimiento generado. Dentro de este sistema, la información es un recurso

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básico cuya producción se basa en un enfoque participativo que busca el empoderamiento de los diferentes actores, apoyado en una comunicación fluida y en un enfoque de género para reflejar la situación de ambos sexos. En este marco, el SSE genera un Sistema de Información (SI) para conocer en tiempo real la marcha del Proyecto, sus actividades y resultados a efectos de apoyar la toma de decisiones (Fundación CIARA, s/f). Para tales fines, hoy se cuenta con las siguientes herramientas informáticas: a) la aplicación web denominada CEREUS para el manejo de información programática; b) el Sistema de Gestión Empresarial para el Sector Público (SIGESP) de presupuesto y contabilidad; y c) el Sistema de Desembolso (SD). En esta sistematización se realizó un análisis del desarrollo de las herramientas informáticas y su articulación con los procesos de toma de decisiones y control de gestión. La misma se presenta en este documento que contiene 7 capítulos: I) La experiencia documentada en el sistema de información. II) La propuesta de sistematización y el abordaje metodológico. III) Los aspectos conceptuales y fundamentos legales de los Sistemas de Información. IV) Las fases transitadas en el desarrollo del Sistema de Información, desde su gestación en el PROSALAFA. V) Las herramientas informáticas empleadas en la actualidad y consideraciones sobre el flujo, calidad y seguridad de la información. VI) Aspectos claves, como el factor humano y la contribución del Sistema de Información en la toma de decisiones y en el control gerencial. VII) Los descubrimientos y aprendizajes; y por último, las Consideraciones Finales y la Bibliografía.

CAPÍTULO I

LA EXPERIENCIA DOCUMENTADA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II El PROSALAFA II fue formulado en el año 2003 e inició su ejecución en el 2006. Tiene como antecedente el PROSALAFA (Proyecto de Apoyo a los Pequeños Productores de las Zonas Semiáridas de los Estados Lara y Falcón), el cual se ejecutó durante el período 1993-2005. La propuesta se planteó para ser desarrollada entre el año 2006 y el 2012, con fecha programada para la culminación de su ejecución física y elaboración del informe de cierre en el 2013. El área de influencia del PROSALAFA II abarca 163 caseríos, ubicados en 17 microcuencas (consideradas como las unidades territoriales de planificación, ejecución y evaluación). Ellas se ubican en un total de 14 municipios de los estados Lara y Falcón, de los cuales ocho (8) habían sido atendidos por el PROSALAFA. El gráfico siguiente ilustra las áreas de acción del Proyecto.

GRÁFICO 1: MAPA DE ÁREAS DEL PROYECTO Fuente: Fundación CIARA (2008)

El PROSALAFA II tiene como objeto reducir la pobreza en las poblaciones del semiárido mediante un proceso participativo de desarrollo social y económico ambientalmente sustentable y con equidad de género. Se ejecuta a través de los siguientes componentes y subcomponentes:

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COMPONENTES

SUBCOMPONENTES

Desarrollo de Capacidades Humanas y Sociales

a.Fortalecimiento de capacidades b.Planificación participativa c.Fondo para acciones sociales, culturales y de género

Desarrollo Productivo

a.Servicios técnicos b.Fondo de inversiones productivas

III

Servicios Financieros Rurales

(No tiene subcomponente)

Rehabilitación, Manejo y Conservación de los Recursos Naturales

a.Capacitación de microcuencas b.Fondo para manejo de recursos naturales

Las acciones desarrolladas por los cuatro componentes programáticos son:

Acciones

Componentes I

III

Capacitación para el desarrollo de capacidades humanas y sociales. Asistencia técnica para la gestión de organizaciones sociales, económicas y financieras y para el manejo de los recursos naturales. Organización de eventos de comunicación, difusión y divulgación de tecnología, experiencias e información a organizaciones financieras y microempresas agrícolas. Financiamiento no reembolsable para jóvenes emprendedores. Construcción de obras de infraestructura de almacenamiento y aprovechamiento de agua para el desarrollo productivo. Proyectos de inversión económica, social y de conservación ambiental.

La Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP) se estableció con una sede central en el estado Lara con su equipo directivo y dos oficinas estatales, cada una con un equipo multidisciplinario de profesionales, teniendo Falcón un coordinador estatal (Fundación CIARA, 2006).

CAPÍTULO II

LA PROPUESTA DE SISTEMATIZACIÓN En esta sección se define qué se entiende por sistematizar, el para qué se hace y con cuál enfoque se trabaja. Así mismo, se presentan las fases de la sistematización, las estrategias de recolección, el procesamiento y el análisis de información. El enfoque de sistematización asumido La sistematización es una forma de investigación que implica un proceso de documentación, reconstrucción, análisis e interpretación de la experiencia desarrollada, en el cual se involucran los diferentes actores interesados en aprender de ella, optimizarla y comunicarla a otros agentes que deseen implementar prácticas similares. La reconstrucción parte del reconocimiento de la experiencia analizada como expresión de una realidad compleja; y por tanto, de la existencia de múltiples relaciones e interpretaciones de los distintos aspectos identificados. De allí, que su legitimidad o validez se basa fundamentalmente en la consideración de los diferentes puntos de vista de los involucrados y en la instrumentación de estrategias favorecedoras del distanciamiento e interpretación crítica de la experiencia vivida, promoviendo la expresión de lo satisfactorio e insatisfactorio, lo logrado y no logrado y, analizando los factores condicionantes para proyectar a futuro una imagen deseada y posible. Las sistematizaciones toman diferentes abordajes según el grado en el que se involucran los asesores externos y el equipo promotor de la experiencia. En ese sentido, hay sistematizaciones “de nosotros con ellos”, y de “ellos con nosotros” (Cendales, 2000). En el primero, el proceso es diseñado y desarrollado por el equipo externo con la participación de los involucrados en el suministro de la información y en la revisión participativa de los productos generados por dicho equipo. En el segundo caso, el equipo externo es un facilitador y su función es la de asesoramiento metodológico y apoyo al desarrollo de los procesos que lleva a cabo el equipo promotor.

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El presente trabajo, realizado en los meses de noviembre de 2011 a abril de 2012, se inscribe en la primera perspectiva, por tratarse de una experiencia compleja en un tema muy técnico que involucra una dimensión temporal de seis años. Objetivos y ejes que orientan la presente sistematización El objetivo general que orientó la sistematización fue reconstruir, desde la visión de decisores del PROSALAFA II y operadores del sistema de información, incorporando la visión técnica externa, lo que ha sido el manejo del sistema de información; y analizar su pertinencia y articulación en los procesos de toma de decisiones, así como su contribución a los procesos de control de gestión. La sistematización se desarrolló en función de dos ejes: a) caracterización del sistema de información: contenidos, plataforma y mecanismos de operación y b) articulación con el sistema de toma de decisiones y contribución con el control de gestión. Para cada uno de ellos se exploraron los procesos desarrollados, los logros alcanzados, los no logrados, lo omitido y los factores internos y contextuales que favorecieron la comprensión de lo reconstruido, con énfasis en los factores humanos, los cuales constituyen un eje transversal. ¿Cuál fue el abordaje metodológico de la sistematización? Se desarrollaron tres fases: a) preliminar con el taller inicial, el acopio de documentos, así como el diseño y validación de las estrategias de indagación; b) de construcción colectiva con el levantamiento y procesamiento de la información a través de 20 entrevistas y 2 talleres -Construcción de Información (TCI) y de Profundización y Validación (TPV)- y por último; c) de cierre para la redacción del informe final, la revisión del mismo por parte de personal de la Fundación CIARA y la elaboración de la presente versión resumida.

El trabajo se apoyó en los esquemas de sistematización propuestos por FIDAMÉRICA y en la experiencia de las facilitadoras del proceso de sistematización. En consonancia con el enfoque de complejidad asumido, el abordaje fue fundamentalmente cualitativo, considerando lo cuantitativo como complemento. Las estrategias de recolección de información empleadas fueron: la revisión documental, la entrevista semiestructurada y el taller de construcción colectiva, todo ello diseñado a partir de una Guía de Indagación con estructura matricial basada en los ejes de sistematización y en las categorías y contenidos específicos a explorar en cada uno de ellos. En las diferentes estrategias se involucraron a 25 personas, de las cuales el 84 % pertenecen al equipo de trabajo del PROSALAFA II, 12 % a la Fundación CIARA-Caracas y 4 % a un organismo externo usuario de la información. Del total, 40 % son mujeres y 60 % hombres.

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CAPÍTULO III

ASPECTOS CONCEPTUALES Y FUNDAMENTOS LEGALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN En la primera parte de esta sección se aborda la definición de Sistema de Información (SI), sus elementos constitutivos, atributos básicos de la información generada, los enfoques de apoyo gerencial y el ciclo de vida. En las segunda parte, el marco legal que le da el sentido normativo y valorativo. Un Sistema de Información: prenda de garantía para la toma de decisiones Un SI, según Laudon y Laudon (2001), puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control gerencial, así como la creación de nuevos productos. Se podría afirmar que es una prenda de garantía en la medida en que genera información de calidad. Los SI deben ser capaces de suministrar información confiable, precisa y oportuna para la toma de las decisiones necesarias. Estas, según Kosciuk Nicolás (2006), pueden ser: a) estratégicas en la medida que determinan los objetivos, los recursos y las políticas de la organización; b) de control gerencial si se ocupan principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos y el desempeño de las unidades operativas; c) de conocimientos si evalúan ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar y de distribuir información; y d) de control operativo si determinan la forma de llevar a cabo las tareas específicas propuestas por los niveles superiores. Un SI debe favorecer un efectivo control de gestión, para ello es preciso que sea pertinente, expedito y se encuentre articulado a un sistema de toma de decisiones. Ello permitirá verificar si se está generando un valor agregado para la población objetivo con las acciones del Proyecto, si la entrega de los productos se hace en las cantidades y condiciones adecuadas con aplicación correcta, oportuna y eficiente de los recursos. El SI debe garantizar que cualquier indicio de desvío sobre los elementos objeto de control pueda ser corregido oportunamente o incluso, prever desviaciones muy anticipadamente (Sanín, 1999).

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Elementos constitutivos de un Sistema de Información Los aspectos más operativos dentro de un SI, son: el insumo, el procesamiento y la salida. El insumo o alimentación se refiere a la recolecta de datos dentro de la organización o del entorno (fuentes internas o externas) y al proceso de captura del sistema; el procesamiento transforma estos datos en algo con más sentido, a través de procedimientos que determinan como se produce la información para dar respuesta a las necesidades de los usuarios y; finalmente, la salida o producto, transfiere la información procesada a las personas o actividades, donde debe ser empleada (Laudon y Laudon, 2001). El siguiente gráfico ilustra estos aspectos.

GRÁFICO 2: ASPECTOS OPERATIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Fuente: Elaboración propia

Atributos básicos de la información generada por un Sistema de Información La calidad de un SI depende de si este: “I) responde a las necesidades de los usuarios (pertinencia); II) llega en tiempo para la toma de decisiones (oportunidad); III) la forma en que se presenta es la adecuada en función del usuario (adecuación); y IV) se puede acceder fácilmente a la misma (accesibilidad)” (Fundación CIARA, s/f: 1). Cabe agregar criterios como consistencia e integridad, que se refieren a la homogeneidad de la información basada en la claridad y suficiencia de las variables teóricas y operacionales y, en la incorporación de mecanismos para evitar la introducción de información errónea, respectivamente.

Tipos de Sistemas de Información Según ANESAPA (2003), hay dos tipos de sistemas: 1) de apoyo operacional, que alude a aquellos SI dedicados al soporte de las operaciones a través del procesamiento eficiente de las transacciones, al control de procesos, al resguardo de las comunicaciones y a la actualización de bases de datos, sin hacer énfasis en la generación de productos específicos y 2) de apoyo gerencial, dedicados al suministro de información y respaldo para la toma de decisiones por parte de gerentes. Cuando los requisitos de información pueden identificarse de antemano para producir reportes sintéticos, se denomina de apoyo gerencial propiamente dicho; sin embargo, cuando además brinda con flexibilidad información del entorno y se utilizan indicadores agregados o tipo índices que contemplan resultados, efectos e impactos, se denominan de apoyo ejecutivo ya que sirven para la toma de decisiones estratégicas de la alta gerencia. Hoy en día, un gran número de organizaciones ha implementado el uso de nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos, ahorrar en costos y ser más eficientes y, de esta manera, virar los procesos hacia una creciente focalización de los impactos esperados, según su visión estratégica (Escalona, 2010). Ciclo de vida de un Sistema de Información Según ANESAPA (2003) la implementación de un SI gerencial cumple con un ciclo de vida constituido por cinco fases: 1) planificación para el establecimiento de objetivos, alcance y factibilidad del SI; 2) análisis de necesidades y establecimiento de criterios de desempeño; 3) diseño de la propuesta de implementación; 4) implementación del SI con la instalación de la plataforma y la capacitación de suministradores, operadores y usuarios; y 5) uso y mantenimiento basado en auditorías periódicas y en los respectivos procesos de adecuaciones y reingeniería.

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El siguiente gráfico ilustra el ciclo de vida de un SI:

GRÁFICO 3: CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Fuente: Elaboración propia

El tiempo de duración del ciclo de vida de un sistema específico depende de: tipo de organización, recursos a utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros. Sin embargo, cualquier sistema de información, sea este manual o computarizado deberá ser susceptible a mejora, adaptación, adecuación y ajuste, ya que tiene que responder a las condiciones dinámicas de las organizaciones (ANESAPA, 2003:59). Fundamentos legales de los Sistemas de Información Dos grandes marcos: La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y el Plan Nacional Simón Bolívar En Venezuela se ha venido desarrollando un basamento legal de impulso a los procesos de control gerencial en el marco de la exigencia de mayor transparencia, eficacia y eficiencia de la gestión pública, así como de un mayor acceso a la información por parte de todos los involucrados y de la garantía de su participación en la toma de decisiones. En ese sentido, la Constitución de 1999 en su artículo 141 expresa:

La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. (CRBV)

El Plan Nacional Simón Bolívar en su principio de democracia protagónica revolucionaria plantea que las comunidades sean actores protagonistas en la superación de la pobreza. En este marco, los sistemas de información deben ser garantía de rendiciones de cuentas transparentes y de acceso a información de calidad, tanto para ejercer contraloría social, como para emprender procesos de planificación para el desarrollo local. Dos marcos concretos de regulación y desarrollo de los Sistemas de Información La función pública de estadísticas a través de la ley correspondiente regula, por una parte, lo concerniente a la recogida de datos, tratamiento y difusión de la información y, por la otra, la organización y coordinación de los entes involucrados, para garantizar la producción y acceso a información de calidad. El desarrollo tecnológico, que se expresa en el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, proyectado a 25 años (2005-2030), busca favorecer la independencia científica y tecnológica, la inclusión social de todos los sectores en la formulación de políticas públicas en ciencia y tecnología, y la generación de mayores capacidades humanas y físicas en ciencia, tecnología e innovación, para responder a las necesidades nacionales (MPPCT, 2005). El reto para la Fundación CIARA es mantener un trabajo coordinado con otros entes en la producción de estadísticas y realizar la inversión necesaria en hardware y software, especialmente en la emigración al software libre, y en la capacitación de su recurso humano para el desarrollo de sus sistemas de información.

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CAPÍTULO IV

LAS FASES TRANSITADAS EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II Cuando se inicia el PROSALAFA II en el año 2006, ya se venía trabajando con el SIGESP y existía un Programa de Desembolso; sin embargo, ambos experimentan cambios que definen su forma actual. En cuanto a la información programática, hubo algunos intentos previos al CEREUS, programa en el que se registra y procesa toda la información sobre metas físicas. Se identificó una etapa previa de antecedentes y una etapa de desarrollo de los SI, con tres fases. El siguiente gráfico muestra unos cuadros superpuestos para expresar una realidad en la que no hay límites absolutos y los procesos y contenidos se van redefiniendo a la luz de nuevas demandas de los involucrados con los sistemas de información. Fase III: 2010-2011: Consolidación de lo que tenemos hoy Fase II: 2008-2009: Ajustes y más ajustes Fase I: 2006-2007: Inicio de la implementación Antecedentes: La gestación: 1993-2005

GRÁFICO 4: FASES DEL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Fuente: Elaboración propia

Durante el período comprendido entre los años 1993 a 2005, se venía aplicando el SIGESP y el Sistema de Desembolso (SD) con otras categorías de clasificación de la información. Prevalece un sistema de información de transacciones que permitió procesar datos del día a día financiero y generar reportes de la ejecución presupuestaria y estados contables. La información programática contó con un sistema manual de registro y procesamiento de metas físicas cuyos logros y dificultades sirvieron de impulso al desarrollo del CEREUS. Entre los primeros, destaca la creciente formación de una cultura de registro de información y entre las segundas, la ausencia de un sistema de indicadores que orientaran el registro de una información focalizada.

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[Fue] …un proceso de varios años en que la gente asumiera la cultura de que por cada acción que hacíamos teníamos que generar un registro, teníamos que registrarlo por escrito para que eso pudiera alimentar el Sistema… (Us-F-A1) …teníamos tantos números y tantos registros que… [entendimos¨] …que era mejor tener lo necesario […] de repente todos los cuadros que teníamos para hacer el informe… …no me decían nada en realidad… (Us-M-A2)

El período de desarrollo se inició con una fase de implementación en la cual el SD se adapta al nuevo contrato y el SIGESP cambia el manejo del presupuesto por Programa al de Proyecto (por decisión nacional). Se inicia en el año 2005 el prototipo que da origen al CEREUS, el cual se diseña en 2005 y se le hacen adecuaciones hasta finales de 2007. Le sigue una fase de ajustes y más ajustes, en la que se gana en precisión de la información de desembolso y programática y se incorporan nuevos reportes para satisfacer la demanda de los usuarios internos y de apoyo financiero. Por último, se llega a una fase de consolidación de lo que tenemos hoy en la que se experimenta satisfacción por el número y tipo de reportes alcanzados y la incorporación de datos del Plan Operativo Anual (POA) de la planificación de acciones y metas, que permiten una comparación automatizada de lo esperado y ejecutado. Los logros en el período de desarrollo se vieron favorecidos por un trabajo de registro de información basado en la confianza y una mayor dedicación al análisis de información, gracias a la disminución del tiempo de retrabajo existente en el período de gestación y en la fase de implementación. …empezamos a trabajar en la calidad de la información y ya hoy en día hay esa cuestión de que la gente llena su registro… …y se trabaja más en base a la confianza… (Us-F-A1) [Antes] teníamos que ver a que acción específica correspondía cada reporte y después se iba consolidando poco a poco… Eso ahorita, lo da automáticamente el Sistema. Ahora tenemos más tiempo para analizar la información… (Us-M-AJ

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Al finalizar este análisis, se identifican varias situaciones valoradas como dificultades, que serán luego retomadas para profundizar en ellas: a) la información presupuestaria y programática no están integradas; b) hay una insuficiente visualización del sistema como herramienta por parte de usuarios actuales y potenciales; y c) hay un bajo aprovechamiento de la información arrojada por las herramientas informáticas. Entre los factores más relevantes que explican esta situación se pueden mencionar: el restringido acceso a los programas por limitaciones del servicio de Internet o de las propias características de las herramientas informáticas, la concepción inicial de los sistemas y la baja cultura de uso, cuestiones que serán abordadas más adelante.

CAPÍTULO V

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN-PROSALAFA II En este capítulo se describen las tres herramientas empleadas en el SI del PROSALAFA II: CEREUS, de Desembolso y SIGESP, con sus respectivas especificaciones técnicas, flujo de información y mecanismos de seguridad. También se presentan los rasgos más destacados en cuanto a integración de información, flexibilidad, calidad y se hacen algunas consideraciones sobre el ciclo de vida. Sistema CEREUS Este SI permite el registro, seguimiento y control de las metas físicas contempladas en las acciones específicas y actividades desarrolladas por el PROSALAFA II. La aplicación está diseñada bajo los estándares del software libre, desarrollado bajo ambiente web, en lenguaje de programación PHP y base de datos Postgres; por ser multiplataforma, puede utilizarse tanto en Windows como en Linux. Al tratarse de una aplicación web, es de acceso inmediato (no requiere ser descargada, instalada, ni configurada), se puede acceder desde cualquier lugar a través de Internet (visualización remota) y ser utilizada por múltiples usuarios simultáneamente. El CEREUS se alimenta mediante la Ficha de Registro de Acción Específica, la cual está conformada por varios campos, estos son: Fecha, Responsable del Registro, Coejecutora, Estado, Municipio, Parroquia, Microcuenca, Localidad, Acción Específica del PROSALAFA II, Componentes y Sub Componentes, Tema Central / Tipo de Obra y Equipo / Tipo de Financiamiento, Período de Ejecución, Tipo de Beneficiario, Resultados de Primer Nivel (Bienes o Servicios Entregados a los Beneficiarios y Cambios en los Beneficiarios). Esta ficha es suministrada por los técnicos de campo, quienes la llenan de manera manual cada vez que se realiza una acción (curso, taller, asistencia técnica) y la entregan semanalmente a las coordinaciones de componentes, donde se verifica su calidad y exhaustividad antes de que un operador la digitalice. El Sistema genera una serie de reportes, unos son listados y otros son resúmenes o comparaciones entre lo planificado y lo ejecutado.

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CAPÍTULO VII

Para garantizar la integridad de la información existen niveles de usuarios que son definidos por el Administrador del Sistema según el perfil de cada usuario, estos niveles o grupos de usuarios son: Transcriptor, Administrador, Usuarios y Reportes. Una vez que se registra la información, solo el responsable de apoyo técnico puede cambiarla o borrarla. El transcriptor puede modificarla, si se equivoca al registrar algún dato. Además de este control, el Sistema maneja una bitácora de transacciones o auditoría, en la cual se registra cuando un usuario ingresa al Sistema, guarda la fecha y hora, el tipo de operación que realizó (incluir, modificar o eliminar) y el número de la ficha que manipuló. El Sistema genera unos reportes de grupos de usuarios y usuarias del sistema y un listado de transcripciones. Adicional a esto, cada dos semanas se realiza un respaldo de la base de datos. Sistema SIGESP SIGESP es un sistema integrado para los procesos de gestión administrativa en las organizaciones del sector público que realiza diversas tareas de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo (SIGESP, 2007). Está compuesto por diferentes módulos auxiliares como compras, inventario, tesorería, cuentas por pagar y bienes, entre otros; sin embargo, solo los módulos de contabilidad y presupuesto han sido implementados en el PROSALAFA II que ejecuta la Fundación CIARA. Es un software privado, programado por una Empresa en el lenguaje Visual FoxPro y usa base de datos SQL. Es una aplicación de escritorio que debe ser instalada y configurada en cada computador donde se va a ejecutar. No obstante, la versión en software libre del sistema ya está instalada en el PROSALAFA II, y a partir del año 2012 se comenzó a aplicar. Cotidianamente, una vez cumplidos todos los procedimientos administrativos para la ejecución de un gasto (punto de cuenta, orden de pago y cheque), se hace el registro de la información en el Sistema. Con la información que este genera, se puede conocer la situación del Proyecto en un determinado período y el saldo real presupuestario y financiero para cualquier partida,

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además de cómo ha sido el avance de la ejecución y el comportamiento de los gastos y el estado financiero de la Organización; es decir, lleva el control del presupuesto y la contabilidad. El SIGESP clasifica la información según las seis acciones específicas descritas en el capítulo I. Con respecto a las salidas, el Sistema emite varios reportes a través de los módulos de Contabilidad y Presupuesto. La información está protegida porque solamente la manipula la operadora, quien tiene su usuario y contraseña. El resto de las personas solo pueden consultar la información más no modificarla. La veracidad se establece comparando la ejecución presupuestaria y la de metas físicas del Proyecto Sistema de Desembolso (SD) Esta aplicación permite el seguimiento de los recursos de los préstamos concedidos por el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA), la Corporación Andina de Fomento (CAF) y el Gobierno nacional a beneficiarios y beneficiarias. Es un sistema genérico que puede ser utilizado con otros entes financiadores, además de los mencionados, realizado en el lenguaje de programación Visual FoxPro con base de datos SQL. No está desarrollado bajo ambiente web, por lo tanto debe ser instalado en cada una de las máquinas donde se va a ejecutar (no es software libre). Permite el registro de los desembolsos del FIDA, en la medida que se producen y categorizarlos por componente, subcomponente y categoría de gastos (Vehículos y Equipos, Convenios y Contratos de Servicios, Fondo de Inversiones, Costos Operativos y Fondo Financiero); registra también, cada una de las órdenes de pago para clasificarlas y así generar la información para realizar los reportes de desembolso que solicita el FIDA. El Sistema solo registra lo gastado, pero no da un reporte del saldo del préstamo. En las salidas, ofrece listados y resúmenes.

El Sistema ofrece seguridad al bloquearse cada mes y cada año, a medida que se va cuadrando y enviando la información, la cual solo la puede cambiar la operadora o la Coordinadora de la Unidad de Administración. Rasgos más destacados del Sistema de Información-PROSALAFA II Se hará referencia a la integración y calidad de la información, tipo de información predominante y ciclo de vida del SI. Con respecto a la integración de la información, los sistemas implementados en el PROSALAFA II se complementan, y su insumo de información, en algunos casos, es el mismo; sin embargo, constituyen tres herramientas separadas. En el caso del SD y del SIGESP, la información registrada parte de las órdenes de pago (OP) que se generan en la institución. No obstante, la información se tiene que ingresar en cada uno de los sistemas por separado, en el caso del SIGESP no permite clasificar las órdenes por categoría de gasto como lo exige el FIDA, operación que si ejecuta el SD; por tanto, al registrar la información de las OP en ambos sistemas, existe alto riesgo, por factores humanos, de duplicidad o inconsistencia de los datos ingresados. Tampoco hay integración programática y financiera, lo que impide el uso automatizado de indicadores complejos que integren variables como tiempo, costos y logros para valorar la sostenibilidad condicionada por la óptima utilización de los recursos y la maximización de resultados (Carrasco, 2011). Probablemente, Fundación CIARA tenga muchos logros que mostrar en este campo, pero la falta de integración de los sistemas no facilita esta tarea evaluativa. De la calidad de la información generada, es decir, de su confiabilidad, suficiencia y oportunidad, depende, en buena medida, los resultados que se pueden alcanzar con el SI. La información generada es confiable, por cuanto está conforme a normas y procedimientos establecidos en el marco legal venezolano, además de ser auditable y estar sujeta a mecanismos de control que garantizan su exactitud.

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La calidad de la información con la que se trabaja es buena, es lo que se paga, uno trabaja con físico, con la OP, el boucher. Si tú buscas en el sistema -de Desembolso- la OP 500, tiene que ser igual al físico de la orden de pago. (O-F-AJ2) La información que genera el sistema -CEREUS- es una información confiable que se puede revisar y no hay necesidad de ir a lo físico. (O-F-AJ1)

La información generada por los tres sistemas que tiene el PROSALAFA II ha sido calificada como suficiente: …ellos -Fundación CIARA-PROSALAFA II- tienen un sistema… -SIGESP-, que les permite cubrir todas las áreas… (Uc-F-AJ) …Ahorita te puedo decir que siempre tenemos entre el 80 % y 90 % de toda la información en el Sistema. Quizás no es el 100 %, pero es una gran parte. (Us-M-AJ)

La entrega de información se hace en el tiempo requerido y se da, a su vez, respuesta satisfactoria a las demandas institucionales. El hecho de que a ti te digan ‘mira necesito tal información’ y tú en 2 horas la pasaste, y hay personas que en 15 días todavía no lo han pasado, en la misma institución, te dice bastante. Y si no existe el registro, lo armamos porque tenemos la información. (US-M-A2)

Los diversos actores partícipes en el diseño, operación, carga y uso del SIGESP, el SD y el CEREUS coinciden en cualificar la información generada como de buena calidad. Sobre el tipo de información programática predominante, se ha limitado en la práctica la valoración de información de tipo cualitativa, pues, aunque se puede incorporar apreciaciones de este tipo en el ítem “Observaciones”, dispuesto en la Ficha de Registro, la información reportada se refiere básicamente a la realización de aclaratorias como error de número de cédula de beneficiarias y beneficiarios.

Yo creo que todavía le faltan muchas cosas al Sistem [...] cuando uno hace una acción y hace seguimiento […] entonces uno puede anotar algunas cosas en las observaciones [...] y uno sabe si ha habido cambios [...] pero si va a buscar información en el CEREUS es muy complicado porque va a encontrar muchas observaciones y no es sencillo tener que leer todo eso… Allí uno no puede saber si una organización está débil o fortalecida [...] lo que sabemos es que acciones ha recibido… Tendría que trabajarse más para eso… (S-M-A3) Tú dejas en una asistencia técnica la actitud, el cambio del productor… Entonces eso no se refleja mucho, eso es lo que uno dice que sería bueno que otro escuche. -Se propone- …sea más humana la cuestión. (S-M-A1)

La información manejada es de tipo cuantitativa para la toma de decisiones a nivel de las coordinaciones, la cual cumple con excelencia los requisitos de este nivel. El ciclo de vida del Sistema de Información-PROSALAFA II Las diversas fases que integran el ciclo de vida de un SI (planificación, análisis, diseño, implementación y de uso y mantenimiento) se cumplieron, en buena medida, en el PROSALAFA II. Sin embargo, esto ha sido un proceso progresivo, que de hecho tomó, en el caso del CEREUS, hasta el año 2011 para lograr un diseño calificado como satisfactorio. Hemos trabajado a partir de las necesidades de las coordinaciones de los componentes y de los actores de apoyo financiero […] esas necesidades se han ido detectando progresivamente y se han hecho las correcciones… (DP M AJ) Hoy tenemos un sistema que nos satisface […] pero cómo vamos a evaluarnos si estamos obteniendo un sistema satisfactorio cuando ya casi está terminando el Proyecto. (Taller de Construcción de Información)

Lo expuesto evidencia ciertas limitaciones en el diseño inicial, explicado en parte, por no haber contado con la experticia necesaria y por la dinámica institucional, caracterizada por atender múltiples problemáticas contextuales y del acontecer socio-político vinculadas a la realidad local y nacional, donde la ejecución física ha exigido esfuerzos difícilmente conciliables con el desarrollo de un SI, tal y como está planteado en la literatura especializada.

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CAPÍTULO VI

UNA MIRADA A ASPECTOS CLAVES Esta sección aborda: a) la adopción del Sistema desde la perspectiva del factor humano; b) el uso de la información y su contribución a la toma de decisiones y al control gerencial; y c) la participación en el SI. Adopción del Sistema: el factor humano La formación de actores para el uso de los SI se ha efectuado a través de dos modalidades: formal e informal; en la primera, se pueden reseñar charlas y reuniones de capacitación; y en la segunda, la orientación suministrada en la acción de operar el sistema por personas claves que laboran en el Proyecto, así como la posibilidad de ser autodidacta en el manejo de los sistemas. …Teresa me enseñó […] y solo con el trabajar con ellos, porque ellos siempre desde que yo he estado aquí son los mismos. …la señora Libia, Teresa… [se refiere al SIGESP]. (O-F-A1) …yo me he ido metiendo y abriendo aquí y allá, he ido aprendiendo… El sistema lo ‘lanzaron’ ahí a la red y yo me fui familiarizando con él [se refiere al CEREUS]. (Us-M-A1)

Con una u otra modalidad, los integrantes que alimentan, operan o consultan las herramientas informáticas del PROSALAFA II, han mostrado disposición de aprender en el día a día para cumplir sus funciones. Se pudieron reconocer como los rasgos más destacados que favorecen una cultura de uso: el interés personal y la percepción de utilidad de la información. …el interés que uno ponga en el uso de los equipos y en usar la información del programa, es lo que marca la diferencia. Para mí ha sido una fuente de aprendizaje muy importante. (Us-M-A1)

Por ello se identifican como aspectos a fortalecer para superar resistencias o desinterés en el uso de las herramientas informáticas o de sus productos.

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… yo tengo seis personas bajo mi responsabilidad… Aquí veo que no hay como ese interés […] de estar revisando en CEREUS cómo va la ejecución y yo creo que es en forma general. No hay ese interés en meterse a ver qué es lo que está pasando… (Us-M-AJ)

En general, el personal coordinador, por sus propias funciones, ha avanzado en la adquisición de dicha cultura de uso ya que percibe fácilmente la utilidad del Sistema para su desempeño, lo que no se ha logrado completamente con el personal que está más alejado del proceso de toma de decisiones. Dentro de los elementos que han dificultado la apropiación del SI, está la propia dinámica organizacional, caracterizada por un elevado volumen de trabajo en campo, así como por dificultades de acceso a Internet por parte del personal de campo. La creciente cultura de registro y de control de la información, así como la presencia de múltiples mecanismos de capacitación, son aspectos que sirven de base para avanzar en el fortalecimiento de una cultura de uso de la información. La contribución del Sistema de Información a la toma de decisiones y al control gerencial El fin de todo sistema de información se centra en la utilidad que tiene para contribuir a la mejora continua de procesos, a través de la toma de decisiones y el control de la gestión. En el caso del PROSALAFA II, este uso se puede describir de la siguiente manera: Satisfacción de demanda externa de información: se generan reportes que son adaptados a formatos o sistemas predeterminados por la Fundación CIARA -sede central-, entes del Estado venezolano y organizaciones cooperantes.

Para los reportes que le tenemos que hacer a los ministerios,… …a la Misión Agro-Venezuela… (Uc-F-AJ)

…Las respuestas a las demandas de información a nivel central son muy importantes y le damos gracias a Dios de que disponemos de este sistema -CEREUS- porque a veces nos piden de ya para ya, cuáles son las capacitaciones que hemos dictado, por darte un ejemplo, del 2006 hasta este mes. (Us-M-A1)

Rendición de cuentas:·implica la elaboración de reportes sobre la ejecución física y presupuestaria para la presentación de resultados ante instancias internas (Fundación CIARA) y externas (cooperante(s) y organismos del Estado), a través de diversas estrategias metodológicas, como la elaboración de informes técnicos y la realización de reuniones de equipo multidisciplinario. Para rendir cuenta a nuestros órganos de adscripción, Ministerio de Agricultura y Cría y al Ministerio de Finanzas, la ONAPRE, […] nosotros tenemos que ejecutar esos recursos y notificar […] en qué se están gastando los recursos y si se está cumpliendo con los planes operativos establecidos anualmente. (Uc-M-A1)

Seguimiento y control: Todos los actores realizan, de acuerdo a su responsabilidad en el Proyecto, labores de seguimiento y control de la ejecución física, presupuestaria o de los desembolsos realizados. …allí se ve -reuniones mensuales del equipo- lo que se hizo durante todo el mes y se reprograma lo que haya que reprogramar… (S-M-A2) …de allí se sacan todos los números que van en los cuadros de indicadores con los que se hacen los informes […] puedo hacer consultas […] muy puntuales para la información que a veces pide por ejemplo, un técnico. (OU-M-AJ) Nos permite proyectar y saber las necesidades que tiene el Proyecto y saber si los recursos asignados son suficientes para cumplir con la ejecución, o si están presentando algún déficit […] si hay que hacer reprogramaciones… (Ue-F-AJ)

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Vale la pena destacar, que en la Fundación CIARA coexisten tanto el enfoque de apoyo operacional como el de apoyo gerencial. El primero de los casos se encuentra evidenciado en el sistema financiero (SIGESP y SD), a través del cual se procesan, fundamentalmente, transacciones; es decir, se registran, clasifican, ordenan, calculan, sintetizan, almacenan y visualizan en los sistemas, la información asociada al manejo presupuestario y contable. El énfasis gerencial no está puesto en la generación de alertas que permitan prever desviaciones antes de que estas lleguen a tener manifestaciones importantes. En algunos momentos nos encontramos que una partida se ha ejecutado casi al 80 % y algunos componentes aún tienen acciones por ejecutar por montos superiores al saldo de esos recursos […] y entonces se tiene que reprogramar o priorizar lo que se va a hacer… (Taller de profundización)

En el caso del CEREUS, este es más de apoyo gerencial, ya que genera reportes con base a la demanda de información para la coordinación operativa del Proyecto, lo que se optimizó, en el año 2011, al incluir reportes comparativos de lo planificado versus lo ejecutado, brindando información operativa de calidad a este nivel. …este reporte (comparación de lo planificado y ejecutado en el CEREUS) si podría alertarnos porque inmediatamente podemos visualizar dónde podemos estar fallando o dónde más bien se ha sobre ejecutado en determinada acción y entonces más bien dedicarnos a otra. (DOU-M-AJ)

No está presente la posibilidad de apoyar a la alta gerencia, brindando información estratégica (resultados, efectos e impactos), así como del entorno para la toma de decisiones estratégicas.

La participación en los Sistemas de Información Con respecto a la participación en los SI, tanto el SIGESP, el SD como el CEREUS, se han alimentado y han respondido a los requerimientos de información expresados por parte de sus “usuarios naturales”, lo que se ha traducido en que el énfasis de la atención se haya concentrado en los organismos cooperantes, en la Fundación CIARA y en los entes a los que esta está adscrita. Las comunidades vinculadas al PROSALAFA II han tenido la posibilidad de incorporarse progresivamente en el seguimiento y evaluación de la planificación y ejecución de acciones, lo que les ha permitido, de forma concreta, hacerse de algunas competencias en esta materia. No obstante, en este recorrido se han tenido que sortear algunas dificultades inherentes a la escasa cultura para el seguimiento y evaluación presente en el personal de la Fundación CIARA y en la población beneficiaria. De allí, que la interrelación Comunidad-SSE haya sido limitada; mientras que, por su parte, la vinculación Comunidad-SI resultó prácticamente inexistente. …primero tenemos que formar el equipo y luego iremos a las comunidades... Por ejemplo, hacíamos evaluaciones participativas y entonces todo era bueno... Para que la gente aprenda a evaluar tenemos que enseñarlos a evaluar… De hecho hemos avanzado en la parte de seguimiento… Tuvimos los comités de evaluación, ya en la segunda fase los comités de microcuenca y a ellos les dimos talleres de seguimiento, de contraloría social, algunas herramientas de evaluación para que ellos vayan asumiendo esas cosas… eso les permitiría a ellos buscar información en los sistemas. Ellos no van a demandar, no le van a ver la utilidad a la información y bueno como herramienta de planificación también… (US-F-AJ).

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CAPÍTULO VII

LOS DESCUBRIMIENTOS Y APRENDIZAJES Lo que descubrimos Aunque la sistematización constituyó en sí misma un proceso de descubrimiento, los asuntos señalados como más significativos, fueron: ·

Limitaciones para el acceso y uso de la información.

La falta de integración de los sistemas.

La subutilización de la información arrojada por los sistemas.

··

El bajo impacto en la promoción del uso de los SI en el resto de la Fundación CIARA.

Las herramientas no se utilizaron con el mismo enfoque gerencial.

Escasa información sobre resultados, efectos e impactos.

No se concibieron espacios para el uso de los SI por parte de las beneficiarias y los beneficiarios.

Se tiene una visión más comprensiva de los obstáculos enfrentados.

Las lecciones aprendidas Toda sistematización busca construir lecciones que realimenten la experiencia sistematizada a objeto de optimizar sus procesos y ampliar o profundizar los resultados. Las lecciones aprendidas, siguiendo la conceptualización del Sector de Conocimiento y Aprendizaje-BID (2008:2), se definen como: “…el conocimiento o entendimiento ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos. Esta experiencia o proceso puede ser positivo o negativo”. Se priorizaron y analizaron los primeros cuatro descubrimientos enunciados, partiendo de una adaptación de las Teorías de Acción de Argyris (Carrasco, 2003) sobre el aprendizaje de primer y segundo orden. En el primer caso, el aprendizaje conduce a la modificación de las acciones que se venían realizando para superar una deficiencia o mejorar un resultado. En el segundo caso, se revisan los enfoques que subyacen a las acciones, lo que lleva a replantear ambos.

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Superar las limitaciones para el acceso y uso de la información Entrega de reportes mensuales sobre metas físicas por parte de la USE a los extensionistas y demás personal del Proyecto, tanto en formato físico como en digital, para su socialización con diferentes actores y análisis para la toma de decisiones. Emplear mensajes de texto vía telefonía celular para hacer llegar, oportunamente, los IP de acceso al CEREUS, de parte del equipo de la USE para acceder desde aquellas comunidades que tienen disponibilidad de Internet. Considerar la realización de inversiones en alternativas tecnológicas más avanzadas que puedan ser empleadas a distancia. Proveer a los coordinadores de componentes de un reporte de ejecución presupuestaria, lo más amplio posible y con antelación a la reunión mensual para que estos conozcan su estatus de ejecución y puedan tomar decisiones fundamentadas en el área administrativa. Elaborar normativas de consulta a operadores de las herramientas informáticas y establecer prioridades, de manera que pueda accederse a la información más relevante para la toma de decisiones de forma oportuna. Brindar capacitación a las comunidades para el manejo de la información. Realizar reuniones periódicas con los consejos comunales y otras instancias de participación ciudadana para la entrega de cuentas sobre la gestión del Proyecto. Contar con un SI integrado Elaborar el diseño del Sistema Integrado de Información para la gestión y evaluación del Proyecto, lo que supone la contratación del equipo técnico especializado que pueda orientar dicho proceso y la construcción participativa de dicho sistema. Lo anterior, amerita la capacitación al personal sobre el diseño de un sistema integral de información.

Uso del SIGESP en software libre para introducir cambios que permitan la integración de información. El establecimiento de una plataforma tecnológica que favorezca el desarrollo y puesta en práctica de un sistema integrado. Utilización óptima de la información que arrojan los sistemas Realizar una capacitación a los coordinadores y técnicos que vaya más allá de cómo se opera el Sistema, que permita construir colectivamente los usos posibles de la información para la potenciación de sus trabajos y se oriente a través de una práctica lúdica. Con las comunidades beneficiarias del Proyecto, sean productores, organizaciones comunitarias u otros, es importante difundir el tipo de información que manejan y generan los SI, identificar con ellos cuál es de su interés y definir formas de acceso a la misma. Así mismo, intermediar la capacitación en el manejo de nuevas tecnologías a las comunidades con organizaciones que tienen esta como su misión; de manera de facilitar su acceso a información que les permita planificar su desarrollo, realizar contraloría social, entre otros aspectos que favorecen su empoderamiento e inclusión social. Por último, se plantea la necesidad de considerar la utilización remota del SI, y no solo de la red local, de manera que los técnicos puedan acceder desde las comunidades, a la información requerida. Promover el uso de SI en el resto de la Fundación CIARA Realizar acciones de sensibilización a los directivos que están en capacidad de tomar decisiones e influir en ellas sobre las ventajas de contar con sistemas de información automatizados, en cada oportunidad que surja.

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Diseñar y ejecutar actividades demostrativas del uso de tecnologías de información a través de herramientas informáticas y comunicacionales. Presentar los resultados de la presente sistematización a las autoridades de la Fundación CIARA. Brindar asesorías internas a las iniciativas que surjan y facilitar manuales de uso. ¿Qué tipo de aprendizaje supone estos descubrimientos y propuestas? La mayoría de las acciones propuestas expresan una mejora del funcionamiento del SI, por lo que podría decirse que se ha producido un aprendizaje de primer tipo; sin embargo, al proponer mecanismos para avanzar en un sistema de apoyo a la toma de decisiones estratégicas con un enfoque participativo de promoción del empoderamiento comunitario; basado en una autocrítica del uso actual del SI, se lograron aprendizajes de segundo orden.

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CONSIDERACIONES FINALES

En esta sección de cierre se presentan las conclusiones que sintetizan los rasgos más destacados de la experiencia sistematizada y las recomendaciones a considerar para optimizar el desarrollo de un SI. Lo que concluimos ·

El PROSALAFA II cuenta con tres herramientas informáticas con capacidad de generar información segura, confiable y oportuna; apoyado en una cultura de registro ya creada durante el desarrollo del PROSALAFA, y en una gerencia comprometida desde la fase de gestación hasta la actualidad.

Las tres herramientas han contribuido a mejorar la gestión del PROSALAFA II, ya que han agilizado el trabajo en cada una de las áreas donde han sido implementadas, favoreciendo la capacidad de respuesta en el suministro de la información para la toma de decisiones, no solo al Proyecto internamente; sino además, proporcionando con eficiencia, información vital en el área de desarrollo rural a otros entes públicos, en el marco de las regulaciones de la Ley de la Función Pública de la Estadística.

Con el desarrollo del CEREUS en software libre y el inicio, a modo experimental, de la aplicación del SIGESP en esta versión, la Fundación CIARA está contribuyendo a la independencia científica y tecnológica exhortada en el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

El factor humano ha sido el elemento más destacado en el desarrollo y uso de las herramientas tecnológicas. La calidad profesional y la constante disposición de aprender en el día a día por parte de suministradores, operadores y usuarios, quedan evidenciadas en esta sistematización.

Se maneja una información operativa con niveles de excelencia para la toma de decisiones a nivel de las coordinaciones.

El definir la sistematización como un subsistema del SSE, se ha convertido en una oportunidad de aprender que se demuestra en la enorme sinergia que se puso en marcha para generar aprendizajes de primer y segundo orden.

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Lo que podemos hacer para optimizar un Sistema de Información ·

Garantizar que no existan pérdidas de información financiera a través de una interfaz de usuario (web o de escritorio), que permita la captura de la información y redirección de los datos para ambas aplicaciones (SIGESP y SD), es decir, un punto de compartimiento (SharePoint), para luego procesar esos datos según las necesidades.

Diseñar un sistema de indicadores priorizados a la luz de los objetivos específicos y general del Proyecto que permita valorar estratégicamente la intervención.

Crear un programa formativo sistemático, no solo de manejo instrumental de los sistemas; sino también, de promoción de una cultura de uso de las herramientas informáticas, trabajando lo actitudinal a partir de estrategias individuales y grupales, haciendo uso del aprendizaje cooperativo y claro está, favoreciendo el acceso a las tecnologías.

Facilitar servicios informáticos y de telecomunicación a los técnicos de campo y comunidades organizadas, favoreciendo la provisión de información a través de servicios Web, lo que requiere de buena conectividad, hardware adecuado y conocimientos técnicos. Por otro lado, el acceso a estos recursos de información en las zonas rurales supone la existencia de puntos de acceso público a Internet.

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