3 minute read
FINANCE IN CIMSA
Dalam menjalankan roda suatu organisasi, banyak komponen yang perlu diperhatikan keberlangsungannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. CIMSA terdiri dari beberapa komponen, salah satunya adalah keuangan. Keuangan merupakan komponen yang tidak kalah penting dari komponen lainnya. Kondisi keuangan juga ikut menentukan jalannya kegiatan dalam organisasi. Untuk itu, organisasi membutuhkan sumber dana yang cukup agar kegiatan didalamnya dapat terus berjalan. Oleh karena itu, diperlukan suatu tim yang berfokus pada pengelolaan dan pencarian dana. Komponen keuangan CIMSA dijalankan oleh tim keuangan yang terdiri dari Vice President for Finance (VPF), Treasurer, Fundraising Director (FD), dan Merchandise Director (MD). Tim keuangan bertugas untuk mengelola sistem keuangan, mengelola sumber pendapatan, serta menjalin kerja sama dengan pihak luar dalam hal keuangan guna menjaga kestabilan kondisi keuangan di internal organisasi. Bagian ini akan berfokus untuk menjelaskan terkait aspekaspek dalam keuangan CIMSA.
Sistem Keuangan CIMSA
Advertisement
A. Integrated Financial System (IFS) Integrated Financial System (IFS) atau sistem keuangan terpusat merupakan sistem keuangan yang saat ini digunakan oleh CIMSA nasional maupun lokal dengan metode central budgeting. IFS adalah sebuah sistem keuangan dimana semua uang terkumpul di dalam satu rekening dengan pembukuan yang berbeda. Dalam pelaksanaan IFS, semua aktivitas keuangan baik lokal maupun SCO dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah dibuat dan disetujui di awal kepengurusan. Treasurer lokal memiliki hak dalam mengontrol semua aktivitas keuangan CIMSA maupun SCO di lokal. Treasurer memiliki hak dalam mengelola pembukuan khusus untuk IFS yang disebut dengan Laporan Keuangan Terintegrasi CIMSA. Dalam IFS dikenal istilah top up dan refund. Top up adalah penambahan uang kas dari uang kas SCO itu sendiri yang dipegang oleh Treasurer lokal. Top up dilakukan apabila uang kas SCO tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk bulan selanjutnya. Nominal top up disesuaikan dengan anggaran yang telah disahkan sebelumnya. Refund adalah pengembalian uang kas SCO yang dipegang oleh Treasurer SCO lokal kepada Treasurer lokal. Kas tersebut selanjutnya akan digabungkan ke dalam kas SCO yang disimpan oleh Treasurer lokal. Refund dilakukan apabila uang kas SCO tersebut melebihi kebutuhan SCO untuk bulan selanjutnya.
Laporan Keuangan
Segala aktivitas keuangan di CIMSA akan secara rutin dicatat oleh Treasurer dalam laporan keuangan. Laporan keuangan yang digunakan baik oleh lokal maupun SCO CIMSA diberikan oleh Finance Team CIMSA Indonesia sehingga semua lokal dan SCO menggunakan satu format yang sama. Periode tahun laporan keuangan yang berlaku di CIMSA adalah tanggal 1 Juli hingga 30 Juni. Ada beberapa jenis laporan keuangan yang berlaku di CIMSA dan harus diisi oleh Treasurer, di antaranya: 1. Laporan Aktivitas Keuangan Terintegrasi Laporan aktivitas keuangan terintegrasi merupakan laporan keuangan yang mencakup laporan keuangan kas lokal CIMSA dan SCO lokal CIMSA dengan menggunakan format file excel. Laporan ini mencakup segala transaksi yang menggunakan anggaran umum lokal dan aktivitas top up-refund SCO lokal CIMSA.
2. Laporan Aktivitas Keuangan Laporan aktivitas keuangan CIMSA lokal merupakan laporan yang mencatat setiap transaksi keuangan termasuk pemasukan, pengeluaran, dan saldo akhir dari kas lokal tersebut secara detail menggunakan format file excel.
3. Laporan Keuangan Periode Laporan keuangan periode merupakan laporan keuangan yang dibuat setiap akhir periode. Laporan ini berisi rangkuman saldo akhir dari setiap bulan pada periode tersebut dan juga disertai grafik keuangan menggunakan format file excel. Tujuan dari laporan keuangan periode adalah untuk melihat pergerakan keuangan lokal atau SCO selama periode tertentu.
4. RAPB
Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) merupakan sebuah rencana yang dirancang atas pendapatan dan pengeluaran untuk periode waktu tertentu. RAPB akan disusun pada awal periode suatu kepengurusan. Dalam CIMSA, RAPB disusun untuk jangka waktu satu tahun kepengurusan. Fungsi dari penyusunan RAPB adalah agar pengurus dapat memperkirakan dengan matang berapa jumlah pemasukan dan pengeluaran yang sesuai untuk membiayai aktivitas yang akan mereka jalankan. Nasional, lokal, dan SCO memiliki RAPB masing-masing. RAPB juga merupakan suatu komponen yang penting dalam menjalankan Integrated Financial System (IFS). Treasurer memegang tugas utama dalam penyusunan RAPB. Dalam proses penyusunan RAPB, Treasurer akan berkoordinasi dengan FNMD/FNMC untuk memperkirakan pemasukan yang bisa didapatkan dan berkoordinasi dengan pengurus lainnya untuk memperkirakan biaya yang akan dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang direncanakan. Treasurer berhak mempertimbangkan dan mengevaluasi apakah pengeluaran dan pemasukan sudah cukup, kurang, atau berlebih. Sebuah RAPB yang baik akan selalu memiliki anggaran untuk hal tidak terduga minimal 10% dari total pengeluaran yang direncanakan. Setelah RAPB disepakati oleh seluruh pengurus, selanjutnya RAPB akan disahkan di sidang CIMSA lokal maupun nasional.