Financiële administratie Theorie en oefeningen
Bachelor in organisatie & management Verantwoordelijke uitgever: Bonne Crescentia Modeltraject 2 2022-2023
Financiële Administratie
2
INHOUD
STUDIEFICHE EN SDG’S (SUSTAINABLE DEVELOPMENT GOALS OF DUURZAME ONTWIKKELINGSDOELEN) VOORWOORD ................................................................................................................................. 8 DEEL 1: BASISBEGRIPPEN ....................................................................................................... 10 HOOFDSTUK 1: BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING ...................................................... 11
1. 2.
EEN INFORMATIEVERWERKEND SYSTEEM ................................................................ 11 BOEKHOUDWETGEVING .......................................................................................... 12
2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
BELGISCH EN EUROPEES BOEKHOUDERECHT.......................................................................... 12 W IE MOET EEN BOEKHOUDING VOEREN? .............................................................................. 13 BOEKHOUDSYSTEEM ............................................................................................................. 14 INDELING VAN DE VENNOOTSCHAPPEN VOLGENS GROOTTECRITERIA ................................... 14
3. 4.
DE JAARREKENING ................................................................................................. 15 ENKELE BOEKHOUDPRINCIPES ................................................................................ 16
4.1. 4.2. 4.3. 4.4.
PRINCIPE VAN DE PERIODICITEIT: HET BEGRIP “BOEKJAAR” .................................................. 16 PRINCIPE VAN DE VERANTWOORDINGSSTUKKEN ................................................................... 16 PRINCIPE VAN DE BOEKHOUDKUNDIGE ENTITEIT ................................................................... 18 PRINCIPE VAN HET GETROUWE BEELD................................................................................... 18
HOOFDSTUK 2: BALANS EN RESULTATENREKENING
1.
DE BALANS
1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
ACTIVA PASSIVA NOG ENKELE BEGRIPPEN VOORBEELD
2.
DE RESULTATENREKENING
2.1. GROEPERING VAN DE KOSTEN EN OPBRENGSTEN 2.2. RESULTAATVERWERKING
3.
DE TOELICHTING
HOOFDSTUK 3: VERRICHTINGEN
1.
BASISPRINCIPES
1.1. VERRICHTINGEN MET INVLOED OP DE BALANS 1.2. VERRICHTINGEN MET INVLOED OP DE BALANS EN DE RESULTATENREKENING
2.
REKENINGEN
2.1. BEGRIP EN TERMINOLOGIE 2.2. W ERKING VAN DE REKEN I NGEN
Financiële Administratie
2.3.
S ALDEREN EN CENTRALISEREN VAN EEN REKENING
3.
REKENINGENSTELSEL
3.1. MINIMUMINDELING VAN HET ALGEMEEN REKENINGENSTELSEL (MAR) 3.2. ENKELE BIJZONDERHEDEN BETREFFENDE HET MAR 3.3. HET GROOTBOEK OF “EEN AANGEPAST REKENINGENSTELSEL ”
4. 5. 6.
PROEF - EN SALDIBALANS SUBGROOTBOEKEN DAGBOEK
6.1. INHOUD EN VORM 6.2. SAMENHANG TUSSEN DAGBOEK EN GROOTBOEK HOOFDSTUK 4: EINDE BOEKJAAR
1. 2. 3.
DE JAARREKENING ALS “GETROUW BEELD” DE INVENTARIS AANPASSING VAN DE REKENINGEN AAN DE INVENTARIS
OEFENINGEN DEEL 1: BASISBEGRIPPEN WAT MOET JE WETEN & KUNNEN NA DEEL 1: BASISBEGRIPPEN DEEL 2: AAN-EN VERKOOPCYCLUS HOOFDSTUK 5: HANDELSDOCUMENTEN EN BTW
1.
BELANG VAN HANDELSDOCUMENTEN
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
DE OFFERTE DE BESTELBON DE LEVERINGSBON DE FACTUUR DE CREDITNOTA
3.
BTW -PRINCIPES
3.1. DE BTW -WETGEVING
3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 4.
BEGRIP EN WERKING PRINCIPES VAN DE BTW BELASTINGSPLICHTIGE ONDERWORPEN HANDELINGEN AANGIFTE EN VEREFFENING VAN DE BTW BTW -TARIEVEN BEREKENING VAN HET TE BETALEN FACTUURBEDRAG
HOOFDSTUK 6: AANKOPEN GOEDEREN EN DIENSTEN IN BELGIË
1.
HANDELSGOEDEREN
1.1. BEGRIP 1.2. PRINCIPES BIJ HET BOEKEN
2.
AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN
2.1. DE REKENING 604 AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN
3
Financiële Administratie
2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.
AANKOOP MET HANDELSKORTING AANKOOP MET AANKOOPKOSTEN AANKOOP MET FINANCIËLE KORTING INGAANDE CREDITNOTA’S: TERUGZENDINGEN W AARBORG WEGENS TERUG TE ZENDEN VERPAKKING SAMENVATTING
3.
AANKOPEN VAN DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN
3.1. INHOUD 3.2. INDELING HOOFDSTUK 7: VERKOPEN GOEDEREN EN DIENSTEN IN BELGIË
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
DE REKENING 700 VERKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN VERKOOP MET HANDELSKORTING VERKOOP MET DOORGEREKENDE VERKOOPKOSTEN VERKOOP MET FINANCIËLE KORTING U ITGAANDE CREDITNOTA ’S: TERUGZENDINGEN W AARBORG WEGENS TERUG TE ZENDEN VERPAKKING SAMENVATTING
HOOFDSTUK 8: AANKOPEN EN VERKOPEN IN HET BUITENLAND
1.
INCOTERMS
1.1. W AT ZIJN INCOTERMS? 1.2. BESPREKING INCOTERMS 2020
2.
AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN IN HET BUITENLAND
2.1. AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN IN EEN EU-LIDSTAAT 2.2. AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN IN EEN LAND BUITEN DE EU: INVOER/IMPORT
3.
VERKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN AAN HET BUITENLAND
3.1. 3.2.
VERKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN AAN EEN EU-LIDSTAAT: IC-LEVERINGEN VERKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN AAN EEN LAND BUITEN DE EU: UITVOER/EXPORT
HOOFDSTUK 9: FINANCIËLE VERRICHTINGEN
1.
DE RECHTSTREEKSE BETALING
1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
DE KWIJTING HET KWIJTSCHRIFT OF DE KWITANTIE HET ONTVANGSTBEWIJS HET KASTICKET
2.
DE ONRECHTSTREEKSE BETALING
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9.
DE ZICHTREKENING DE DEBETKAART DE KREDIETKAART DE PREPAIDKAART MOBIEL BETALEN ONLINE BETALEN DE OVERSCHRIJVING BIJZONDERE OVERSCHRIJVINGEN: DOORLOPENDE OPDRACHT VERSUS DOMICILIËRING DE CHEQUE
3.
BOEKINGEN M.B.T. FINANCIËLE VERRICHTINGEN
3.1. KASVERRICHTINGEN
4
Financiële Administratie
5
3.2. KREDIETINSTELLINGEN 3.3. INTERNE OVERBOEKINGEN
OEFENINGEN DEEL 2: AANKOOP-EN VERKOOPCYCLUS WAT MOET JE WETEN & KUNNEN NA DEEL 2: AAN-EN VERKOOPCYCLUS DEEL 3: ANDERE ELEMENTEN VAN DE ONDERNEMINGSCYCLUS HOOFDSTUK 10: BTW
1. 2.
BTW -AANGIFTE BTW -CENTRALISATIE
2.1. W ERKWIJZE MET HULPREKENINGEN VAN REKENINGNUMMERS 411 EN 451 2.2. BOEKINGEN
3.
NIET- AFTREKBARE BTW EN BEPRKING VAN HET RECHT OP AFTREK
HOOFDSTUK 11: PERSONEEL
1. 2. 3. 4. 5.
INHOUD SAMENSTELLING VAN DE BEZOLDIGINGSKOST DE LOONSTAAT , BASISDOCUMENT VAN DE PERSONEELSKOST INVLOED VAN DE BEZOLDIGINGSKOST OP DE JAARREKENING FACTURATIE DOOR HET SOCIAAL SECRETARIAAT
HOOFDSTUK 12: VASTE ACTIVA
1. 2. 3.
INDELING VERWERVING AFSCHRIJVINGEN
3.1. AFSCHRIJVINGEN OP NIET DUURZAME VASTE ACTIVA 3.2. W AARDEVERMINDERINGEN VAN DUURZAME MATERIËLE VASTE ACTIVA
4.
VERKOOP VAN EEN VAST ACTIEF
HOOFDSTUK 13: VOORRADEN HOOFDSTUK 14: LENINGEN OP MEER DAN ÉÉN JAAR
1. 2.
BEGRIP LENING MET VASTE ANNUÏTEITBEDRAGEN
2.1. AANGAAN VAN DE LENING 2.2. EINDE BOEKJAAR 2.3. BETALING VAN DE ANNUÏTEIT
OEFENINGEN DEEL 3: ANDERE ELEMENTEN VAN DE ONDERNEMINGSCYCLUS
Financiële Administratie
WAT MOET JE WETEN & KUNNEN NA DEEL 3: ANDERE ELEMENTEN VAN DE ONDERNEMINGSCYCLUS DEEL 4: VERRICHTINGEN BIJ HET EINDE VAN HET BOEKJAAR
1. 2. 3.
AANPASSING VAN DE REKENINGEN AAN DE INVENTARIS STAPPENPLAN VOOR HET BEPALEN EN VERWERKEN VAN HET RESULTAAT VASTSTELLING VAN HET TE BESTEMMEN RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR
3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
PRINCIPE VAN RESULTAATBEPALING VANUIT DE SALDIBALANS BELASTINGEN OP HET RESULTAAT VASTSTELLEN VAN HET RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR TE BESTEMMEN RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR
4.
RESULTAATVERWERKING
4.1. TE BESTEMMEN RESULTAAT (FASE 4A) 4.2. ELEMENTEN BEPALEND VOOR DE RESULTAATVERWERKING (FASE 4B)
5.
VOORBEELDEN
5.1. TE BESTEMMEN WINSTSALDO 5.2. TE VERWERKEN VERLIESSADO
6.
OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING EN AFSLUITEN VAN DE REKENINGEN
6.1. DEFINITIEVE PROEF-EN SALDIBALANS 6.2. INVULLEN VAN DE JAARREKENING 6.3. AFSLUITEN EN HEROPENEN VAN DE REKENINGEN WAT MOET JE WETEN & KUNNEN NA DEEL 4: VERRICHTINGEN BIJ HET EINDE VAN HET BOEKJAAR
HERHALINGSOEFENING BRONNEN
6
7
Financiële Administratie
Studiefiche en SDG’s (Sustainable Development Goals of Duurzame
Ontwikkelingsdoelen) De studiefiche en syllabus van dit opleidingsonderdeel kan geraadpleegd worden op https://chamilo.hogent.be/ onder de cursus “Financiële Administratie”, icoon .
o.a. beleid rond duurzame economische groei ontwikkelen (KPI’s bepalen en opvolgen), economische productiviteit, efficiëntie, …
Financiële Administratie
8
VOORWOORD Financiële kennis en informatie speelt een steeds belangrijkere rol in de snel evoluerende wereld, vol sociale en economische onzekerheid. Het is dan ook voor iedereen belangrijk, ook voor niet-financieel geschoolden, om een basisinzicht te hebben in de werking van de financiële processen van een onderneming. Een dergelijke basiskennis stelt de student in staat om de gebruikte financiële terminologie en rapportering binnen ondernemingen te begrijpen. De syllabus Financiële Administratie bevat dan ook een overzicht van de belangrijkste elementen in de financiële administratie van een onderneming. Behalve een uitvoerige beschrijving van de meeste basisbegrippen, biedt deze syllabus ook inzicht in wat er op een boekhoudafdeling gebeurt en welke verbindingen er zijn met andere afdelingen. Deze syllabus begeleidt de student bij de verkenning van de praktijk en de principes van het dubbel boekhouden, het boekhoudsysteem dat in het overgrote deel van de ondernemingen wordt toegepast. Inzicht in de boekhouding leidt tot het nemen van de juiste beslissingen en tot het realiseren van het gewenste ondernemingsresultaat, essentieel voor de continuïteit van de onderneming. De syllabus is opgesplitst in vier delen: In het eerst deel bespreken we inhoud en de werking van de jaarrekening van de onderneming, m.a.w. het lezen van de balans en de resultatenrekening. Het is belangrijk te weten welke financieringsbehoeften een onderneming heeft en met welke middelen deze gefinancierd kunnen worden. We gaan ook na hoe verrichtigen correct worden geregistreerd en welke invloed deze hebben op de jaarrekening. In het tweede deel gaan we in op de aan-en verkoopcyclus. We bespreken hierbij de belangrijkste handelsdocumenten, zoals de factuur en de creditnota. Binnen de bedrijfswereld is het immers essentieel te weten welke elementen moeten worden vermeld op de handelsdocumenten en hoe die verschillende documenten worden opgesteld. Ook het begrip btw wordt besproken. Verder bekijken we de registratie van aan-en verkopen van goederen en diensten, zowel in België als in het buitenland. Tot slot komen de financiële verrichtingen aan bod. In het derde deel bekijken we een aantal andere elementen van de ondernemingscyclus, zoals de personeelskosten en de voorraadwijzigingen. We gaan eveneens nog dieper in op de btw. Tot slot analyseren we in dit deel de vermogensbestanddelen op lange termijn: vaste activa (afschrijvingen) en leningen op meer dan één jaar. In het vierde deel worden de verrichtingen op het einde van het boekjaar besproken. Het belangrijkste instrument bij het rapporteren is de jaarrekening. De verrichtingen die gebeuren op het einde van het boekjaar, de eindejaarsverrichtingen, leiden tot het opstellen van de jaarrekening. In dit deel gaan we eveneens na hoe het resultaat bepaald en verwerkt wordt.
Financiële Administratie
9
De syllabus zelf bevat theorie en oefeningen. Na elk deel bevinden zich de opgaven van de oefeningen die in de klas gemaakt zullen worden. Op Chamilo staan de sjablonen die bij elke oefening kunnen gebruikt worden. Bij de syllabus hoort eveneens een Minimum Algemeen Rekeningenstelsel. Dit is terug te vinden in de Chamilo-cursus Financiële Administratie onder “documenten”. Deze bundel mag op het examen gebruikt worden. LET WEL: Er mag NIKS op deze bladzijden genoteerd worden.
Beoordeling: Voor de eerste zittijd is er een periode-gebonden examen onder de vorm van een schriftelijk examen, dat meetelt voor 100% van de punten. Er is tweede zittijd mogelijk. Dit is eveneens een schriftelijk examen gequoteerd op 100% van de punten.
Symbolen:
Opmerking
Oefeningen
Enkele afspraken m.b.t. de oefeningen: Alle eindresultaten dienen wiskundig correct afgerond te worden tot 2 cijfers na de komma, tenzij anders vermeld. De opgaven zijn gerangschikt volgens de leidraad die door de syllabus loopt. De munteenheid is steeds euro, tenzij anders vermeld. Het btw-percentage is steeds 21%, tenzij anders vermeld.
10
Financiële Administratie
DEEL 1: BASISBEGRIPPEN Deel 1 Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 OEFENINGEN Deel 2 Deel 3 Deel 4
Basisbegrippen Boekhouden in de onderneming Balans en resultatenrekening Verrichtingen Einde boekjaar Aan-en verkoopcyclus Andere elementen van de ondernemingscyclus Verrichtingen bij het einde van het boekjaar
11
Financiële Administratie
HOOFDSTUK 1: Boekhouden in de onderneming Deel 1 Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 OEFENINGEN Deel 2 Deel 3 Deel 4
Basisbegrippen Boekhouden in de onderneming Balans en resultatenrekening Verrichtingen Einde boekjaar Aan-en verkoopcyclus Andere elementen van de ondernemingscyclus Verrichtingen bij het einde van het boekjaar
Dit inleidend hoofdstuk situeert de boekhouding binnen de onderneming en duidt aan dat er krijtlijnen zijn, namelijk de boekhoudwetgeving en principes van de boekhoudleer, waarbinnen die boekhouding moet worden gevoerd.
1. Een informatieverwerkend systeem Een boekhouding zal men aantreffen in vrijwel alle organisaties. Waar er activiteiten met financiële aspecten gebeuren, waar middelen worden aangewend, zal de behoefte bestaan aan een instrument dat toelaat de ingezette middelen te beheren en dat beheer nadien te verantwoorden. Het boekhouden dat we in deze syllabus bestuderen is het “dubbel boekhouden” van de ondernemingen. Het beheren van een onderneming vergt informatie die voor een belangrijk deel door de boekhouding moet worden verstrekt. Welke middelen zet de onderneming in bij het nastreven van haar doelstellingen? Hoe financiert ze die middelen? De belangrijkste vragen zijn of het resultaat van de ondernemingsactiviteiten overeenkomt met de winstdoelstelling van de onderneming en hoe dat resultaat kan verklaard worden. In de boekhoudwerkzaamheden onderscheiden we: het registreren van de financiële gevolgen van de ondernemingsactiviteit het opslaan van de informatie het opstellen van rapporten ten behoeve van het bedrijfsbeheer Uiteraard bestaat een verband tussen de aspecten: de rapporten moeten uit de registraties kunnen afgeleid worden. Dit registreren en rapporteren gebeurt volgens een systeem: het boekhoudsysteem. Dat is een geheel van werkwijzen, methodes en regels die samen de boekhoudleer vormen. Het boekhouden wordt in de ondernemingen niet telkens opnieuw uitgevonden. De boekhouding heeft, om haar taak van registreren en rapporteren te vervullen, een eigen instrumentarium, zoals rekeningen, dagboeken en balansen. Het belangrijkste rapport is de jaarrekening. De boekhoudwet verplicht de ondernemingen jaarlijks dit boekhoudkundig verslag op te stellen. Deze jaarrekening is
12
Financiële Administratie
niet alleen een informatiebron voor het bedrijfsbestuur, maar is, via de plicht tot openbaarmaking, ook bedoeld als informatiebron voor de “belanghebbende partijen” (=stakeholders) waarmee de onderneming in zijn omgeving te maken heeft: het personeel, aandeelhouders, leveranciers, klanten, potentiële investeerders, concurrenten, de overheid. Samenvattend kunnen we zeggen dat boekhouden een informatieverwerkend systeem is dat beantwoordt aan regels en methodes van de boekhoudleer. Het informatieverwerkend systeem verzamelt informatie, d.i. het registreren, en verstrekt informatie, d.i. het rapporteren. Deze informatie is financieel van aard. Het boekhoudsysteem staat ten dienste van het bedrijfsbeheer. Figuur 1.1.: Het boekhoudsysteem
2. Boekhoudwetgeving 2.1. Belgisch en Europees boekhouderecht Het voeren van de boekhouding van een onderneming is geen louter technische kwestie. Sinds 1975 bestaat er een boekhoudwetgeving die voorschrijft hoe de boekhouding moet gevoerd worden. Deze regelgeving beperkt zich niet tot het afbakenen van een algemeen kader en het opleggen van een bepaald type boekhoudsysteem. Ze behelst ook gedetailleerde voorschriften, zoals over de wijze van registreren van bepaalde verrichtingen. Een boekhouding die gevoerd wordt volgens de boekhoudwetgeving is een “regelmatige boekhouding”.
voorschriften
van
de
Het Belgisch boekhoudrecht ontwikkelde en ontwikkelt zich binnen de regelgeving van de Europese Unie, die harmonisatie binnen de lidstaten van de Unie beoogt. De basis van het Belgisch boekhoudrecht is de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen. Deze wet werd geconcretiseerd in een aantal Koninklijk Besluiten. Uit de oorspronkelijke teksten van deze boekhoudwet werd de wetgeving die over de jaarrekening handelt gelicht en overgebracht naar het Wetboek van Vennootschappen. Dit laatste wetboek ontstond op 7 mei 1999: alle over vele wetten en KB’s verspreide regelgeving betreffende vennootschappen werd herschreven en op samenhangende wijze gebundeld in een nieuw wetboek. Eveneens in 1975 werd een commissie voor boekhoudkundige normen (CBN) opgericht. Deze heeft tot taak door adviezen en aanbevelingen aan de ondernemingen bij te dragen tot de ontwikkeling van de boekhoudleer en de beginselen van een “regelmatige” boekhouding verder vast te leggen. Deze commissie ontwikkelt dus een rechtsleer over het boekhouden.
Financiële Administratie
13
Het Belgisch boekhoudrecht ontwikkelde en ontwikkelt zich in het kader van de Europese regelgeving (Richtlijnen en Verordeningen) inzake boekhoudrecht en vennootschapsrecht. Eén van de Europese doelstellingen is harmonisering. Zo werd recent de Europese boekhoudrichtlijn van 26 juni 2013 omgezet naar Belgische regelgeving (wet en KB van 18/12/2015), wat belangrijke wijzigingen meebrengt in het boekhoudrecht van ons land. Een Europese Verordening verplicht de toepassing van de IAS-normen (International Accounting Standards) voor de geconsolideerde jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen. Een geconsolideerde jaarrekening is de gezamenlijke jaarrekening van alle ondernemingen die tot eenzelfde “groep” van ondernemingen behoren. De IAS-normen worden opgesteld door de International Accounting Standards Board (IASB), een organisatie waarbij beroepsverenigingen uit meer dan 100 landen zijn aangesloten. De IASB promoot hoogwaardige normen voor financiële verslaggeving in jaarrekeningen, die wereldwijd aanvaard worden. De stakeholders wensen immers informatie die gekenmerkt wordt door transparantie, vergelijkbaarheid over de grenzen heen en betrouwbaarheid. 2.2. Wie moet een boekhouding voeren? De boekhoudwetgeving zegt dat “ondernemingen” een boekhouding moeten voeren volgens de bepalingen van die wetgeving. Ze bepaalt dan wie de “ondernemingen” zijn. Als introductie volstaat de hier volgende vereenvoudiging. Tot de ondernemingen behoren voornamelijk: 1. De natuurlijke personen die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefenen. 2. De vennootschappen ,o.a.:
Naamloze vennootschap (NV), Besloten vennootschap (BV) Vennootschap onder firma (VOF), Commanditaire vennootschap (CommV), Coöperatieve vennootschap (CV)
Financiële Administratie
14
2.3. Boekhoudsysteem 2.3.1. Volledige boekhouding De boekhoudwetgeving bepaalt dat de ondernemingen een boekhouding moeten voeren: die aangepast is aan de aard en omvang van het bedrijf die volledig is. Dat betekent dat ze alle verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen omvat door middel van een stelsel van boeken en rekeningen met inachtneming van de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden Dergelijke boekhouding noemt men een volledige boekhouding. 2.3.2. Vereenvoudigde boekhouding Sommige ondernemingen mogen echter kiezen voor een vereenvoudigde boekhouding. Ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren, hoeven alleen een financieel dagboek en een aan-en verkoopboek bij te houden en een inventaris op te stellen. 2.4. Indeling van de vennootschappen volgens groottecriteria Op basis van de boekhoudwetgeving kunnen we tot de volgende classificatie komen. 2.4.1. Vennootschappen die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren Deze worden ook wel eens de ‘zeer kleine ondernemingen’ genoemd. Het zijn de natuurlijke personen die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefenen, de vennootschappen onder firma en de commanditaire vennootschappen waarvan de omzet, exclusief de btw, over het laatste boekjaar, €500.000,00 niet overtreft. (Deze drie ondernemingsvormen worden dus gekenmerkt door volledige aansprakelijkheid.) 2.4.2. Vennootschappen die een volledige boekhouding moeten voeren Alle andere ondernemingen moeten een volledige boekhouding voeren, d.w.z. met toepassing van de regels van het dubbel boekhouden. In de vennootschapswetgeving worden deze ondernemingen nog verder ingedeeld. Dat onderscheid heeft onder andere belang voor de jaarrekening. Grote vennootschappen Dit zijn alle vennootschappen die een volledige boekhouding moeten voeren en niet behoren tot de ‘kleine vennootschappen’. Deze vennootschappen moeten een jaarrekening opstellen volgens het ‘volledig model’.
15
Financiële Administratie
Kleine vennootschappen Een vennootschap is ‘klein’ indien ze niet overschrijdt: Jaargemiddelde van het personeelsbestand: Jaaromzet, exclusief btw: Balanstotaal:
meer dan één van volgende criteria 50 personeelsleden €9.000.000,00 €4.500.000,00
De kleine vennootschappen mogen een jaarrekening opstellen volgens het ‘verkorte model’. In tegenstelling tot het volledige model, hoeft de onderneming bij het verkorte model de bedragen van de omzet, de handelsgoederen, grond-en hulpstoffen en de diensten en diverse goederen niet te vermelden. Het volstaat dat de onderneming in de resultatenrekening alleen de brutomarge vermeldt (= het verschil tussen de omzet en de inkopen van handelsgoederen, grond-en hulpstoffen en de diensten en diverse goederen). Bovendien is de toelichting bij het verkorte model beknopter. Microvennootschappen Microvennootschappen zijn een subcategorie van de kleine vennootschappen. Ze voldoen aan volgende voorwaarden: Niet meer dan één van volgende criteria overschrijden Jaargemiddelde van het personeelsbestand: 10 personeelsleden Jaaromzet, exclusief btw: €700.000,00 Balanstotaal: €350.000,00 En bovendien geen dochter- of moedervennootschap zijn. Meer dan 80 % van de ondernemingen in België zouden microvennootschappen zijn. Naast de gunstmaatregelen waarvan de kleine vennootschappen genieten gelden er voor de microvennootschappen nog bijkomende specifieke gunstmaatregelen. Zo mogen ze een jaarrekening neerleggen met nog minder toelichtingen.
3. De jaarrekening De boekhoudactiviteiten zijn gericht op een jaarlijks terugkerende verslaggeving. Het eindverslag bij het einde van het boekjaar is de jaarrekening. Men kan spreken van een boekhoudkundig proces dat bestaat uit een opeenvolging van activiteiten, die aanvangen bij het begin van het boekjaar en uitmonden in het opstellen van de jaarrekening. De jaarrekening is het belangrijkste boekhoudkundige verslag. De boekhoudwet verplicht de ondernemingen een jaarrekening op te stellen en de meeste moeten deze ook indienen (neerleggen) bij de Nationale Bank van België (NBB), die ze daarna op haar website openbaar maakt. Zodoende is de jaarrekening niet alleen een instrument van beheer maar tevens een informatiebron voor investeerders, aandeelhouders, klanten, leveranciers, verstrekkers van leningen, de overheid en andere belanghebbenden.
Financiële Administratie
16
De structuur van de jaarrekening wordt door de boekhoudwetgeving vastgelegd. De structuurelementen van de jaarrekening vinden we terug in de opbouw van de volledige boekhouding in elke onderneming. Een jaarrekening bestaat uit volgende delen: de balans de resultatenrekening de toelichting Om de werking van de boekhouding te begrijpen zijn de begrippen balans en resultatenrekening essentieel. In het hoofdstuk 2 maken we hiermee kennis. Voorlopig volstaat volgende omschrijving: De balans geeft weer uit welke bouwstenen of vermogenselementen een onderneming bestaat. De resultatenrekening analyseert het eindresultaat van een boekjaar. De toelichting verklaart verder bepaalde aspecten van de balans en resultatenrekening. Steeds worden de cijfers van het laatst beëindigde boekjaar weergegeven naast die van het voorafgaande boekjaar.
4. Enkele boekhoudprincipes De boekhoudwetgeving legt een aantal principes op. De belangrijkste komen in dit punt aan bod. 4.1. Principe van de periodiciteit: het begrip “boekjaar” Een boekjaar valt niet noodzakelijk samen met het burgerlijk jaar, maar loopt normaliter wel over twaalf maanden. Bij aanvang van haar activiteiten kiest de onderneming haar boekjaar, bijvoorbeeld: van 1 april jaar X tot en met 31 maart jaar X+1. Voor startende ondernemingen kan het eerste boekjaar langer of korter zijn dan twaalf maanden. 4.2. Principe van de verantwoordingsstukken Wat “registreert” men in de boekhouding? In boekhoudterminologie zegt men dat men alle “verrichtingen” registreert of “boekt”. Een verrichting is elke gebeurtenis die een wijziging meebrengt aan een bestanddeel van het vermogen. Wat dat precies betekent wordt duidelijker nadat we de balans en resultatenrekening hebben bekeken in het volgende hoofdstuk. Voorlopig kan men een verrichting omschrijven als een handeling of gebeurtenis die een financieel aspect vertoont. Het noteren daarvan in de geëigende boekhoudkundige documenten noemt men het “boeken” van de verrichting. Het principe van de verantwoordingsstukken zegt dat elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk waarnaar zij verwijst.
Financiële Administratie
17
4.2.1. Interne en externe verantwoordingsstukken Een geschrift dat bewijskracht heeft tegenover derden en een boeking staaft, is een extern verantwoordingsstuk. Voorbeelden: Facturen staven de boeking van een aankoop of een verkoop. Creditnota’s zijn documenten die een correctie inhouden op een voorafgaande factuur. Bankrekeninguittreksels staven de geboekte bewegingen van de bankrekening.
Ook documenten die door een bevoegd personeelslid werden opgesteld voor intern gebruik, komen in aanmerking als verantwoordingsstuk. We noemen ze “interne verantwoordingsstukken”. Uiteraard primeert een extern verantwoordingsstuk op een intern. Voorbeelden: Het detail van de loonkosten wordt gevonden op de loonstaat. Dat is een document dat werd opgesteld door de loonadministratie van de onderneming of door een sociaal secretariaat. Het draagt geen handtekening van een tegenpartij, in casu werknemers, RSZ, of fiscus. De jaarlijkse boeking van de afschrijving van een machine geschiedt op basis van een door de onderneming zelf opgesteld afschrijvingsplan.
4.2.2. Verwijzing en raadpleging De boeking moet “verwijzen” naar een verantwoordingsstuk. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) voegt daaraan toe dat de raadpleging achteraf van die verantwoordingsstukken moet verzekerd worden. Bijgevolg zal men de verantwoordingsstukken methodisch nummeren en klasseren. Gewoonlijk klasseert men per soort en wordt ook per soort chronologisch en doorlopend genummerd. Bij elke boeking zal dan een verwijzing horen naar soort en nummer van het verantwoordingsstuk. We gebruiken daartoe volgende symbolen voor veel voorkomende stukken (9 staat hier symbool voor nummer):
AF/9: aankoopfactuur of inkomende factuur VF/9: verkoopfactuur of uitgaande factuur CNIN/9: inkomende creditnota CNUIT/9: uitgaande creditnota B/9: bankrekeninguittreksel K/9: kasdocument DIV/9: document horend tot de diverse documenten INV/9: inventarisdocument
Financiële Administratie
18
4.3. Principe van de boekhoudkundige entiteit De boekhouding moet zo worden gevoerd alsof de onderneming een zelfstandige entiteit is, met eigen bezittingen, schulden, rechten en plichten. Deze zijn te onderscheiden van de bezittingen, schulden, rechten en plichten van haar eigenaar of eigenaars. Voorbeeld: Wanneer een bakker van zijn bank een lening bekomt om de vernieuwing van zijn bakkerij te financieren, dan betekent dat in de boekhouding van de bakkerij dat voor de bakkerij een schuld ontstaat tegenover de bank.
4.4. Principe van het getrouwe beeld Dit principe is een overheersend principe. De boekhoudwet zegt dat bij het einde van het boekjaar een jaarrekening moet worden opgesteld die een “getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële positie en het resultaat”, m.a.w. de jaarrekening moet een waarheidsgetrouw beeld geven en geen overtrokken beeld. Zij geeft “a true and fair view”. De boekingen, het boekhoudproces en de organisatie van de boekhouding moeten gericht zijn op het bekomen van dat getrouwe beeld.
De boekhouding mag elektronisch worden gevoerd en bewaard. De boekhoudsoftware moet er wel voor zorgen dat de basisprincipes van de boekhoudwetgeving worden gerespecteerd. Vooral de eisen van materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid zijn in dat verband essentieel. Eveneens moet de elektronische boekhouding bewaard en toegankelijk blijven gedurende 7 jaar.