Time Management, part 1 by CLT Services

PART ONE

MANAGEMENT JOﾃグ PAULO PINTO, CLT SERVICES ﾂｩ Outubro de 2014

TIME MANAGEMENT O problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo.

Gerir o tempo implica:  Saber quais os nossos objetivos e prioridades.  Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar.  Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje.  Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!  Fazer Questionário 1 (CLT Time Mgt Q1.pdf) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Análise dos resultados do Q1 #

Área de GT

Valor obtido

Target

1-4

Objetivos

5-8

Prioridades

9-12

Análise

13-16

Planificação

17-20

Horários

21-24

Papéis

25-28

Interrupções

29-32

Procrastinação

33-36

Pressão

37-40

Equilíbrio

TOTAL

Que fazer para melhorar?

200 Considere agora fazer um Radar Chart com base nos resultados e comente (CLT Time Mgt.xlsx)

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ESTRATÉGIAS Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso; Pontos a desenvolver: 1. O que é o tempo e como geri-lo 2. Estabelecer objetivos e prioridades 3. Planear atividades e tarefas 4. Organização pessoal (dia 2) 5. Organização do trabalho (dia 2)

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O TEMPO  O que é o tempo? (a quarta dimensão, t);  O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera;  Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requere tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado;  É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é adaptável.

É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A NÓS PRÓPRIOS CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Think about this窶ｦ

Nﾃグ TEM TEMPO PARA NADA? OU O TEMPO Nﾃグ LHE CHEGA PARA TUDO? CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

A GESTÃO DO TEMPO Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo; Muitos são os impedimentos a uma gestão de tempo eficaz; Façamos uma pequena reflexão:  A que causas atribui às perdas de tempo?  ________________________________________

 O que costuma fazer para que isso não aconteça?  _________________________________________ CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Vamos procurar agrupar as causas em 3 grandes grupos: Exercício: Façamos um diagrama de Ishikawa para identificar as Causas humanas; principais causas da “Perda de Causas administrativas; Tempo” ou “Falta de Tempo” Causas ambientais (envolvente).

Exemplos… Falta de objetivos, prioridades e planeamento; Esforçar-se demais;

Delegação ineficiente;

Desorganização pessoal; Incapacidade de dizer “não”;

Pessoas não treinadas ou inadequadas;

Falta de autodisciplina;

Falta de comunicação;

Procrastinação, indecisão;

Responsabilidade ou autoridade confusa;

Deixar tarefas inacabadas;

Socializar.

Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos;

Interrupções pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros; Informação atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura; Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distrações visuais.

Não saber escutar.

CAUSAS HUMANAS

CAUSAS AMBIENTAIS CAUSAS ADMINISTRATIVAS

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A gest達o do tempo O que significa a gest達o de tempo? 1. Estabelecer objetivos e prioridades 2. Planear atividades e tarefas 3. Organiza巽達o pessoal

DEFINIR OS SEUS OBJECTIVOS

Mas como?!

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Exercício - Identifique os objetivos desta lista. Faça diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma canção. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criança. Dedique-se à sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatório. Seja uma boa cidadã/cidadão. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Os objetivos têm de ser SMART E não se esqueça de os escrever…

Longo prazo, ex. 5 a 10 anos

Médio prazo, ex. 6 meses a 1 ano

Curto prazo, ex. 1 dia a 1 semana

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Rever com menos frequência

Exercício prático, definição de um objetivo: • Pessoal; • Profissional (mas seu); • Profissional (grupo/equipa).

Rever diariamente

A matriz dos “roles and goals” ROLES (papeis)

GOALS (objetivos no tempo, longo-médio e curto)

PROFISSIONAL

PAI (ou filho/familiar) ESPOSO (namorado) FAMILIAR (ou colega)

PESSOA SOCIAL (ex. membro de partido ou igreja) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Considere também o documento CLT Time Mgt.xlsx

PERSONAL AND PROFISSIONAL ROLES AND GOALS MY ROLES

MY GOALS

METRICS

Father

Husband

Teacher

Manager

Son

Family member

Society member

Name Date of elaboration

COMO DEFINIR AS PRIORIDADES?  Primeiro as primeiras coisas!  O que é mais importa não deve ficar à mercê do que importa menos!  Visite de novo a sua Matriz dos Roles and Goals – por ali deverá identificar o que verdadeiramente importa…  Pense também na sua missão pessoal e profissional: MY MISSION STATEMENT:

EXERCÍCIO / DESAFIO

Quem tem bem presente a sua missão pessoal e profissional e os seus roles and goals sabe dizer não ao que não é importante. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

DESAFIO  Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro.  Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto?

Que representam para si cada um destes elementos?

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PENSE NISTO: • O que é mais importante para si? (qual o seu ranking?) • Qual a sua cotação atual (de acordo com o ranking)? • Qual a distribuição do seu tempo semanal (%)? • Vai começar por onde para melhorar? • Que ações vai desencadear para elevar o valor atual até ao valor desejado?

Ver “CLT mgt Roda da Vida.docx” CLT CONSULTING ANDTime TRAINING SERVICES

Definir prioridades é saber dizer não

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https://www.youtube.com/watch?v=ODyG5lKbH08 (para ver em casa)

EXERCÍCIO – DÊ EXEMPLOS DE ATIVIDADES NOS QUATRO QUADRANTES NO SEU DIA DE TRABALHO  Q1 – ATIVIDADES URGENTES E IMPORTANTES Dê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante  Q2 – ATIVIDADES NÃO-URGENTES E IMPORTANTES Dê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante  Q3 – ATIVIDADES URGENTES E NÃO-IMPORTANTES Dê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante  Q4 – ATIVIDADES não-URGENTES E não-IMPORTANTES Dê exemplos e estime a percentagem de tempo que passa neste quadrante Comente os resultados Que fazer agora? CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Considere o documento CLT Time Mgt.xlsx

DESAFIO  Responda duas vezes à mesma questão (uma para a sua vida profissional e outra para a sua vida pessoal):

Que atividade, que hoje não faz, mas que pode fazer consistentemente e que terá resultados significativos na sua vida?  Em que quadrante se enquadra na sua vida?  E porque motivo não a fazemos? (porque não nos pressiona, certo?) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM SEGUNDO LUGAR DADA A SUA URGÊNCIA

FAÇA ESTAS ACTIVIDADES QUANDO PUDER. THIS IS JUST FUN STUFF

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FAÇA ESTAS ACTIVIDADES EM PRIMEIRO LUGAR! FOCALIZE-SE AQUI NESTE QUADRANTE POIS É ATRAVÉS DELE QUE REALIZA A SUA MISSÃO!

FUJA DAQUI! EVITE PERDER TEMPO COM ISTO!



Planear atividade e tarefas…  Após o estabelecer objetivos e prioridades deve planear as atividades e tarefas;  A ter em conta: PLANO DE TRABALHO

PLANO DE TEMPO

Objetivos e resultados Atividades Prioridades

Estimativa da duração Horários Flexibilidade

https://www.youtube.com/watch?v=VUk6LXRZMMk CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

A IMPORTÂNCIA DO PLANEAMENTO NÃO PLANEAR É PLANEAR PARA FALHAR! Isto porque planear:

 Obriga a pensar no futuro e antecipar situações;  Ajuda a evitar problemas, a criar cenários (what if);  Garante mais tempo útil;  Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros;  Ajuda a gerir o tempo dos outros;  Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho e surpresas desagradáveis!  Ajuda a dizer “não” mais vezes;  Ajuda a trabalhar com mais calma, com método e previsibilidade;  Ajuda a fazer mais coisas… CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Trabalho em grupo  Considerem o formulário A3-3W que está no documento (CLT Time Mgt.xlsx);  Identifiquem uma atividade ou desafio comum;  Detalhem as tarefas associadas a esse desafio e procurem definir o Plano de Trabalho e de Tempo associado;  Façam o planeamento recorrendo ao formulário 3W disponível… ESTRUTURA DO FORMULÁRIO A3-3W WHAT WHO WHEN

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AJUDAS ELECTRÓNICAS AO PLANEAMENTO  Calendário da Microsoft ®,  Calendário da Google/Gmail ® e outras software houses…  E muitas aplicações gratuitas nas lojas Android ® e Apple ®, exemplos:

EVERNOTE

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NOTES

GESTÃO & LIDERANÇA eficiência vs eficácia

GESTÃO vs LIDERANÇA  Para aproveitar ao máximo o seu tempo importa ter sempre presente duas dimensões: a GESTÃO (fazer a tarefa de maneira certa) e a LIDERANÇA (fazer a tarefa certa).  São ambas importantes, contudo não perder de vista o objetivo último, ie, alcançar resultados (liderança pessoal, ou ser eficaz)!  Questione a sua liderança pessoal (ie, a sua eficácia):  Quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coisas não essenciais?  Há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e mais rapidamente, melhorando os processos de trabalho?  Em que tarefas gastou mais tempo do que julgava? CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

GESTÃO PESSOAL (EFICIÊNCIA)

LIDERANÇA PESSOAL (EFICÁCIA) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

LIDERANÇA E GESTÃO PESSOAL EM SETE HÁBITOS  Os tópicos que se seguem baseiam-se na obra de Stephen R Covey (1932-2012);

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Excellence is an art won by training and habituation. We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit” Aristóteles (384-322 ac) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

CONHECIMENTO (what to, why to)

DESEJO

(want to do it)

HÁBITO

SKILLS saber fazer (how to)

Hábitos são princípios interiorizados e padrões de comportamento CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA PESSOAL Mudança de paradigma: do “tu” para o “eu”

VITÓRIA PESSOAL

H1: SER PROACTIVO H2: COMEÇAR COM O FIM EM MENTE H3: PRIMEIRO AS PRIMEIRAS COISAS CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Proactividade é o hábito da visão pessoal HÁBITO 1  Ter a capacidade para responder por si – response-able;

 Ser responsável pela vida –assume-la, ser autónomo!  Fazes escolhas com base em valores e não em sentimentos

imediatos ou temporários;  Escreva por si o seu “programa”, observe o seu vocabulário…

Best way to predict your future is to CREATE IT!

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MODELO PROACTIVO

ESTÍMULO

Liberdade para escolher

RESPOSTA

Autoconsciência

Vontade própria

Imaginação

Consciênca

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SEJA PROACTIVO DESDE O PRIMEIRO INSTANTE DE CADA DIA

Começar com o fim em mente é o hábito da LIDERANÇA PESSOAL (eficácia) HÁBITO 2  Comece com o fim em mente;  Tudo é criado duas vezes…  Visualize e crie uma imagem mental do que quer criar fisicamente.  Defina a sua missão pessoal (defina o seu destino ou alguém o fará por si);  Suporte a sua missão com os “roles and goals”  Estabeleça os valores pessoais que guiarão a sua proactividade. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Por em primeiro lugar as primeiras coisas é o hábito da GESTÃO PESSOAL (eficiência) HÁBITO 3  Primeiro as primeiras coisas (e sabe quais são?)  Garanta que todos os dias orienta a sua atividade com base em prioridades (ie, de acordo com a sua missão, “roles and goals”);  Traduza a sua missão (e da sua equipa) em atividades diárias específicas;  Crie valor ao longo do dia, aprenda a dizer “não”.

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Organização pessoal no longo-prazo MISSION STATEMENT

YOUR LIFE ROLES

ORGANIZAÇÃO SEMANAL TPA – Definição da Missão e dos Roles and Goals Esboçar o seu plano semanal e diário TPC – Apresentar formato definitivo a 21 de Out

YOUR LIFE GOALS

PROGRAMA SEMANAL CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

DELEGAR

OS HÁBITOS DA EFICIÊNCIA INTERPESSOAL Mudança de paradigma: no “eu” ao “nós” A VITÓRIA PÚBLICA   

H4: Pensar Win-Win H5: Primeiro perceber para ser percebido H6: Sinergia

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Pensar Win-Win é o hábito da LIDERANÇA INTERPESSOAL HÁBITO 4  Think Win-Win;

 É um pensamento de longo-prazo;  Pensar win-win requer grande maturidade, é perceber que

a outra parte também tem de ganhar;  É acreditar numa terceira alternativa;

 É promover a união de todos…

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SEEK FIRST TO UNDERSTAND É O HÁBITO DA COMUNICAÇÃO HÁBITO 5  Procure primeiro perceber antes de ser percebido;  Mostre interesse em perceber a outra parte;  Desenvolva a “empatia” com os outros;  Mostre uma atitude de abertura;  Dê “espaço” aos outros para mostrarem os seus pontos de vista… … ajuda mutuamente a identificar situações win-win.

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SINERGIA É O HÁBITO DA CRIAÇÃO COOPERATIVA HÁBITO 6  Todos nós nascemos da sinergia de duas pessoas…  O todo é mais que a soma das partes … 1 + 1 > 2  A riqueza humana resulta da diversidade, das diferenças pois

estas são a fonte de criatividade e de oportunidades;  O ponto de vista de outros pode aumentar a

interatividade de uma relação. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

O SÉTIMO HÁBITO É A MELHORIA CONTÍNUA HÁBITO 7  Melhoria contínua (kaizen);  Prática diária;  Desenvolvimento social, mental, físico e emocional;  Clarificação e comprometimento perante os valores. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Em resumo…  Os sete hábitos são uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento de pessoas;  São uma orientação para a eficácia e a eficiência pessoal, logo um guia para a gestão do tempo;  Podem ser aplicados individualmente e em equipas para que ganhem autonomia e capacidade de liderança;  Assentam em princípios imutáveis e universais. Lao Tzu (filósofo) 604-531 ac

What is important in life is not possession but time you need to value time over everything else CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Steve Jobs [1955-2011]