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Modelo de administración de proyectos
Proyectos
PROYECTOS • GABINET OCTUBRE 2008
e-Boletín
Es posible afirmar que los proyectos siempre se han administrado, sin embargo, gran parte de las organizaciones lo realizan de manera intuitiva. La Administración de Proyectos es una disciplina nueva y con mayor aceptación en la iniciativa privada, en la administración pública son pocos los casos de aplicación teniendo un cierto grado de popularidad en los Estados Unidos y algunos casos latinoamericanos como Argentina, Colombia, El Salvador y Chile. Las metodologías que apoyan la Administración de Proyectos permiten incrementar las probabilidades de que los proyectos sean exitosos; es decir, maximiza las posibilidades de llevar a buen término los proyectos con las menores variaciones en tiempo, costo y alcance. El objetivo del presente artículo es presentar, en términos generales, el Modelo de Administración de Proyectos (MAP) que Gobierno del Estado instrumentó a través de la Coordinación General de Programación y Gestión de la Inversión Pública (COPI). Surge como respuesta a la administración de los grandes proyectos del Gobierno cuya naturaleza es compleja y tienen como características comunes que se ejecutan en varios
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años e involucran a varias dependencias y entidades las cuales interactuan durante el ciclo de vida del proyecto y en muchos casos sobrepasan el ámbito estatal, los montos de inversión son considerablemente elevados e incluyen múltiples concurrencias para su realización y en ocasiones se ejecutan mediante esquemas alternativos de financiamiento. El MAP fue diseñado a partir del análisis y adecuación al contexto estatal de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos establecidos en el PMBOK®1.
Las metodologías que apoyan la Administración de Proyectos permiten incrementar las probabilidades de que los proyectos sean exitosos; es decir, maximiza las posibilidades de llevar a buen término los proyectos con las menores variaciones en tiempo, costo y alcance
El Modelo propone al Gerente de Proyecto como piedra angular y lo consolida a través del fortalecimiento de los procesos, las estructuras organizacionales y los instrumentos de administración de proyectos, controlando las variables de administración del proyecto, el Gerente puede asegurar su buena marcha y mantener informados a todos los interesados.
La COPI ofrece a los Gerentes: talleres de capacitación, metodologías y herramientas de administración, asesorías, coordinación interinstitucional gestiones, entre los más importantes. El Modelo ha logrado resultados importantes para el Estado como: a) gestión ágil de temas inherentes a los proyectos, b) estructuras de organización más sólida al interior de los proyectos, c) canales de comunicación formales y bien definidos, d) mecanismos de difusión de información al interior del equipo de proyecto y hacia la sociedad, e) altas concurrencias de recursos (inversión), y f) la implementación de mecanismos novedosos de financiamiento. Todo es perfectible o mejorable, el MAP no es la excepción pues se ha venido mejorando desde su diseño e implementación, el primer paso se ha dado, se instrumentó el proceso, las estructuras de organización y los instrumentos, no obstante, habrá que seguir rompiendo paradigmas. Con base en el Modelo se desarrolló un portal web, esta herramienta permitirá generar información oportuna para los tomadores de decisión y la administración de los proyectos, actualmente se encuentra en la fase de estabilización y carga inicial de información, se estima que durante el ultimo trimestre de 2008 estará listo para ser usado por los Gerentes y se podrá hacer la administración de proyectos a través de él. •
1. Fuente: Project Management Body Of Knowledge. (www.pmi.org) .
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