Contabilidad
11er. Semestre Educación Media Técnica
Bienvenidos al 11er semestre de Educación Media Técnica del Instituto Radiofónico Fe y Alegría.el Continuaremos apoyando y acompañándote en en proceso de aprendizaje y de profesionalización por el área contable, siempre basados en el enfoque tus competencias, tomando como punto de partida de propios saberes y teniendo en cuenta los saberesun tus compañeros, para caminar juntos y lograr proceso satis factorio.
Cada una de las semanas propone un fundamento teórico acompañado de una serie de ejercicios prácticos acerca de temas de actualidad con base en la realidad laboral del área, para que luego puedas aplicarlos en tu vida diaria. Durante las primeras siete semanas estudiaremos los temas del área contable específicamente, tocando un poco el aspecto mercantil y administrativo que debemos conocer: documentos mercantiles, orden de compra y venta, notas de débito y crédito, documentos mercantiles y los principios básicos de la administración. Luego, desde la semana 8 hasta la 14, veremos las aplicaciones informáticas de nuestra área, retomando y profundizando en el programa Excel como herramienta contable, y cono-
Presentación ciendo otros software contables, entre los que estudiaremos con más detalle el Saint y el Profit Plus. De este modo, te invitamos a interactuar con tus facilitadores, compañeros, con el DVD multimedia y con el presente material, como base para tu formación, a fin de complementar de manera integral tus saberes en este semestre. ¡Anímate y pon de tu empeño, así avanzarás rápidamente!
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Semana 1 Documentos mercantiles ¡Empecemos! Nos complace gratamente darte la bienvenida a un nuevo período, cuando estás tan cerca de finalizar tu Educación Media Técnica. En esta primera semana veremos todo lo referente a los documentos de origen mercantil, los cuales forman parte importante de tu futuro como profesional. Te animamos a manejar todos los temas que veremos, para luego ponerlos en práctica.
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia y saberes previos, ¿qué son documentos mercantiles?
El reto es... Imagínate una operación financiera de la que no tengas ninguna constancia o documentos que la validen. ¿Qué puede pasar en el departamento administrativo contable?
Vamos al grano Los documentos mercantiles surgieron como respuesta a la necesidad de respaldar las actividades económicas con documentos que comprueben la veracidad de los hechos y, especialmente, para dejar memoria de ellos. Dichos documentos son la base de las transacciones comerciales, por ser la fuente u origen de los registros comerciales contables, constituyéndose en documentos de apoyo e información. Se trata de todas aquellas constancias que sirven para aprobar la realización de alguna operación mercantil. 297
Semana 1
Documentos mercantiles
Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos: 1. Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad económica comercial. Generalmente se utilizan para cancelar una deuda, garantizar una obligación o financiar una obra. La redacción de estos es fija, según ciertas formalidades legales, las cuales requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y, además, pueden convertirse en efectivo en el momento de su presentación. Los más utilizados son: letra de cambio, pagaré y cheque, entre otros. a) Letra de cambio: documento mediante el cual una persona ordena a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son: • Es una orden de pago. • En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario). • Debe llevar la firma del suscriptor. • Cantidad en número. b) Pagaré: documento mediante el cual la persona que firma –denominada suscriptor– está obligada a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son: • Es una promesa de pago. • Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario). • Debe llevar la firma del suscriptor. c) Cheque: documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus características son: • Es un orden de pago. • Posee un número que lo identifica. • Cantidad en número.
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2. Documentos no negociables: son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa. Los mismos son de uso diario, constante y corriente, y son indispensables para el control de la empresa, ya que permiten sustentar los gastos de la misma, es decir, las transacciones frecuentes y no frecuentes. Este tipo de documentos se clasifican en dos grupos: Documentos regulados: son aquellos que desde el diseño, impresión y distribución, deben seguir ciertas regulaciones por organismos de control estatal. Documentos no regulados: son aquellos que no se someten a regulaciones de organismos de control estatal.
Documentos mercantiles
Semana 1
Los documentos no negociables más usados son: nota crédito, nota débito, recibo, factura, entre otros. a) Nota débito: es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado de su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. b) Nota crédito: es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales o corrección de errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. c) Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad de dinero o el objeto que se expresa en el mismo documento. Sus características son: • Lugar, día, mes y año en el que se emite el recibo. • Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. • Cantidad de dinero en letra o mención del objeto que se entrega. • Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. • Cantidad en números. • Firma de quien emite el recibo. d) Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la que se detallan las mercancías adquiridas. Sus características son: • Nombre y domicilio del comprador. • Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. • Condiciones de pago. • Descuentos, si los hay. • Instrucciones relacionadas con cantidades, descripción y precios de las mercancías. El uso de documentos mercantiles en las transacciones es vital, pues actúan como elementos probatorios de la conformidad de las partes que intervienen.
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Semana 1
Documentos mercantiles
Para saber más… Para saber más acerca de la clasificación e importancia de los documentos mercantiles, te recomendamos ver la presentación disponible en: http://li.co.ve/ykZ
Aplica tus saberes Luego de realizar una compra en un establecimiento comercial, el sr. José Pérez solicita al vendedor la emisión de una factura por los artículos adquiridos: 2 resmas de papel carta por 640,00 Bs., 1 engrapadora por 750,00 Bs., 20 sobres por 15 Bs. cada uno, 1 caja de bolígrafos azules y 1 caja de bolígrafos negros por 75,00 Bs. cada una. En el formato que se presenta a continuación (figura 1) realizar la factura correspondiente, según los datos indicados anteriormente. Razón: Dirección: RIF: Cantidad
Precio
Descripción
Importe
Subtotal I.V.A Total
Figura 1. Factura
Comprobemos y demostremos que… Elabora dos documentos mercantiles negociables y dos no negociables, según lo visto esta semana y exponlos en el CCA.
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Semana 2 mercantiles Documentos Orden de compra; recibos y pedidos
Semana 1
¡Empecemos! Luego de analizar e identificar los documentos mercantiles y sus tipos, esta semana continuaremos detallando algunos de ellos más específicamente, para que conozcas cuándo y cómo usarlos, de acuerdo a su propósito e importancia.
¿Qué sabes de...? Partiendo de lo estudiado hasta el momento, ¿por qué son importantes los documentos mercantiles para las empresas?
El reto es... Al realizar una compra, se hace necesario obtener un documento que certifique lo recibido. Comenta en la sesión presencial qué recibos has manejado en tu quehacer diario y qué utilidad le diste en ese momento.
Vamos al grano 1. Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, donde se indica: cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otros aspectos. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados. Los objetivos de emitir órdenes de compra son: a) Comprar al mejor precio, ya que se manejan varios presupuestos; b) Responsabilizar a dos o más empleados de la empresa a través de sus firmas, lo que produce mayor responsabilidad al momento de usar el dinero, porque tiene que haber un acuerdo entre los responsables para comprar y c) Brindar infor-
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Semana 2
Orden de compra; recibos y pedidos
mación al vendedor para preparar el pedido y dar curso a la facturación, en caso de que sea aceptado el pedido. Requisitos: • Lugar y fecha de emisión. • Nombre y número de orden del comprobante. • Nombre y domicilio. • Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. • Debe aclararse que es un documento no válido como factura. • Detalles de las mercaderías solicitadas. • Condición de pago y entrega. • Firma del comprador o encargado de compras. 2. Nota de pedido: es un documento que sirve para hacer la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Dicho documento permite verificar si el proveedor puede abastecer un lote de productos con determinadas características: modelo, calidad, cantidad, entre otras. Cabe señalar que este documento no es oficial y en ningún momento compromete al vendedor de entregar esta mercancía, salvo que confirme estar en la facultad de hacerlo. Una nota de pedido contiene los siguientes datos: • Fecha de emisión. • Nombre y domicilio del comprador. • Nombre y domicilio de la empresa. • Desglose de productos requeridos con sus características. • Número de orden (folio). • Forma de pago. • Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos). • Firma del comprador. • Firma del empleado autorizado. • Se emiten en forma duplicada: la original se hace llegar al vendedor, quien deberá confirmar el pedido; la copia es retenida por el comprador con fines de información.
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3. Recibo: es una constancia que sirve para certificar el pago por un servicio o producto. Según sea el formato, hay de diversos tipos. Por lo general, estos documentos se extienden por duplicado: el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Los recibos no tienen carácter impositivo y no sirven como comprobantes de cobro de impuestos, por lo que no son reemplazo de las facturas.
Orden de compra; recibos y pedidos
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No obstante, disponer del recibo de aquello que se ha pagado es muy importante a la hora de efectuar un reclamo, ya sea por la presentación de algún defecto en la compra realizada, o bien, si una empresa demanda un pago que ya se ha efectuado. En este caso, con la simple presentación del recibo, se comprobará que no existe deuda alguna. Al realizar cualquier reclamo en algún establecimiento comercial, presenta tu factura o recibo, para que pueda proceder tu solicitud.
Para saber más… Para ampliar lo visto durante esta semana, te invitamos a ver un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylb
Aplica tus saberes A continuación se presentan todo los elementos que debe contener una orden de compra. Completa los ítems faltantes. Orden de compra # _______ Proveedor: ____________________________________________ Domicilio: _____________________________________________ Contacto: Lic. __________________________________________ Cantidad: ______________________________________________ Descripción: ___________________________________________ Tiempo de entrega de __________________________días hábiles. Precio: ___________________ Autorizado: ____________________________________________
Comprobemos y demostremos que… Elabora un recibo de pago a la sra. Felicia López, por concepto de limpieza y mantenimiento de la oficina; por una cantidad de 1.000,00 Bs.
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Semana Semana3 3
Nota débito y crédito
Nota débito y crédito ¡Empecemos! Amigo participante, continuamos con nuestra preparación para la correcta recepción y emisión de documentos mercantiles. Esta semana nos dedicaremos a las notas de débito y crédito, documentos sumamente importantes para la contabilidad de una empresa.
¿Qué sabes de...? Según lo estudiado anteriormente y tus saberes previos, ¿para qué se usan las notas débito y crédito?
El reto es... Esta semana debes lograr diferenciar entre una nota débito y una nota crédito; cuándo se utilizan y la importancia que tiene cada una de ellas dentro de un proceso contable en una empresa.
Las comisiones bancarias son notas de débito para la empresa y deben ser colocadas de este modo en su respectiva contabilidad.
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1. Nota débito: es el documento que un negocio hace llegar a su cliente, en el cual le hace saber que le ha sido cargado en su cuenta una can-
Nota débito y crédito
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tidad concreta, por el motivo que se le informa en la misma. Esta nota aumenta la cuantía de la deuda o el saldo de cuenta. La misma debe ser utilizada en los siguientes casos: • Circunstancias bancarias: cuando se carga una comisión que se aplicó a un cheque depositado. • Circunstancias comerciales: cuando se abonan cuantías por el envío de productos o se cargan intereses o comisiones a los documentos, etc. • Cuando el que realiza el servicio o venta quiere informar al cliente de que le ha sido cargado en su cuenta una cuantía concreta, se realiza la nota débito. Las causas para emitirla pueden ser, entre otras: - Intereses, error en la facturación. - Facturación inferior a la debida. - Gastos por envíos. - Comisiones bancarias, etc. Las notas de débito deben contener: nombres y apellidos del cliente, referencia a la factura, numeración, importe total, cantidad a devolver. Asimismo, debe figurar en ella información sobre el emisor, los costos, intereses y otros gastos, datos sobre el comprobante que hace referencia a quien recibe la nota sobre la venta, así como datos de autorización o caducidad. La nota débito significa un ingreso para la empresa. 2. Nota crédito: es el documento que una compañía envía a su cliente, para dar crédito a su cuenta por un específico valor. Algunas de las situaciones en que puede utilizarse la nota crédito pueden ser: por devoluciones o descuentos posteriores, para corregir algún exceso en las facturas, por la avería de algún artículo, por una disminución en el precio, entre otras. Puede estipularse que, de forma general, se calificaría como un comprobante de carácter tributario o contable que se emplea para mantener un descuento o bonificación sobre los bienes que ya han sido objeto de venta. Los motivos por los que puede expedirse una nota crédito son: anulación, devolución, bonificación o descuento. La nota crédito significa una erogación para la empresa.
La única relación entre la nota débito y crédito es que una se puede utilizar para solventar la emisión incorrecta de la otra.
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Nota débito y crédito
Para saber más… Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos ver el video disponible en esta dirección web: http://li.co. ve/yld
Aplica tus saberes Se realizó una compra grande y la empresa que vendió incluyó mal el precio de un producto y, por los plazos acordados, nosotros ya lo habíamos pagado. Dicho proveedor no es frecuente, por lo que tenemos que emitir en nuestra . contabilidad una nota Si una empresa hace un descuento por pago anticipado, se elabora una nota . Si emitimos de manera incorrecta una nota débito, la solventamos utilizando una nota .
Comprobemos y demostremos que… La empresa “Thompson S.A.” dedicada a actividades comerciales, vende 1000 ganchos especiales a la empresa “Los Alpinistas SRL” por un valor de Bs. 8.500,00. El cliente, al revisar la mercancía, comprueba que 26 ganchos se encuentran rotos y en mal estado, por los que hace la devolución. Determina el costo de estos productos y elabora las notas de débito y crédito respectivas para cada una de las empresas.
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Nota débito Semana 4 y crédito Documentos bancarios
Semana 3
¡Empecemos! ¡Bienvenidos a una nueva semana! Seguiremos estudiando los documentos mercantiles, específicamente los documentos bancarios utilizados por las empresas para realizar sus pagos y compromisos laborales.
¿Qué sabes de...? Según tu experiencia, ¿cuáles son los documentos bancarios más utilizados?
El reto es... Hoy en día las transacciones bancarias son usadas habitualmente y en todos los ámbitos, tanto laborales como personales; desde la agencia bancaria hasta mediante herramientas web. De acuerdo a lo anterior, reflexiona: ¿qué importancia tiene una transacción bancaria?
Vamos al grano Los documentos bancarios facilitan las transacciones que podemos hacer. En algunos casos, estos documentos reemplazan el uso del dinero, como sucede, por ejemplo, con los cheques. 1. Letra de cambio: es aquel valor formal y completo que contiene una orden incondicional y abstracta emitida por una persona, mediante el cual se ordena a otra pagar a un tercero una determinada suma de dinero, en el lugar y plazo que el documento cambiario indique, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen. Este documento se caracteriza por ser abstracto, formal y sujeto a protesto. Es un título valor a la orden porque lleva la cláusula “a la orden”, en la cual se señala el nombre del beneficiario, es decir, la persona a quien debe pagársele la suma
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Documentos bancarios
de dinero señalada. Siendo un título valor a la orden, su transferencia procederá mediante endoso. La letra de cambio también es abstracta, porque no se expresa la causa que originó su emisión o aceptación. 2. Pagos de servicios: los servicios básicos son aquellos que toda persona y empresa necesita para poder funcionar; como son: el agua, la luz, el gas, entre otros. Hoy en día el pago de dichos servicios se puede realizar de manera formal personalizada en cada una de las agencias emisoras o, por vía electrónica, desde los diferentes bancos y según las herramientas virtuales ofrecidas por cada una de las entidades bancarias. 3. Deberes formales: son todos aquellos pagos obligatorios realizados por las empresas mensualmente, en beneficio de sus trabajadores. Entre estos deberes tenemos los pagos de: el Seguro Social Obligatorio, el Banavih (antes Ley de Política Habitacional), el Inces, solvencias ante el Seniat, entre otros. Todas estas obligaciones son canceladas en las diferentes entidades bancarias del país; solicitando, en un primer momento, las deudas en las páginas web de cada uno de los entes gubernamentales y luego emitiendo el cheque o pago, según la agencia bancaria donde se vaya a realizar. En el caso específico del IVSS, cada entidad bancaria emite un comprobante de depósito dirigido al pago que se va a realizar. 4. Comprobante de depósito: es un formulario empleado para describir la composición de un depósito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de un banco; puede ser en efectivo o en cheque. Dichos comprobantes deben ser llenados con letra legíble, sin tachaduras, especificando toda la información que se solicite en el mismo. En caso de que el depósito se realice con un cheque, el mismo debe ir endosado con el número de cuenta en la cual se va a depositar, el nombre del cliente y el ente bancario donde se depositará. Si se trata de servicios o deberes patronales, se debe especificar el mes e incluir las referencias que identifiquen a la empresa que está cancelando. Actualmente –como forma de contribución a la conservación del ambiente– algunas entidades bancarias no hacen uso de dichos comprobantes; en ese caso, solo se presentan los datos de la cuenta bancaria y la cantidad a depositar (en efectivo o cheque). 5. Comprobante de retiro: es un formulario empleado por el ahorrista, para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta. Al igual que el comprobante de depósito, debe ser llenado con toda la información solicitada por la entidad bancaria.
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6. Cheques: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta bancaria exige al banco la entrega de una suma de dinero a favor de sí mismo o de un tercero y con cargo a dicha cuenta. Los cheques deben ser llenados con letra legible, colocando la cantidad en números y letras correctamente, el nombre de la persona a quien se emite; la fecha y las firmas respecti-
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Documentos bancarios
vas del cliente o dueño de la cuenta. Si dicho cheque va ser depositado, se debe endosar y, si va a ser cobrado, debe ir la persona a la entidad bancaria respectiva y presentar su cédula de identidad laminada. 7. Transferencia bancaria: es un modo de mover dinero usando medios electrónicos. Estos movimientos puedes realizarse desde cualquier computador e –incluso– desde teléfonos móviles, entre cuentas de una misma persona física o jurídica, o de terceros, en un mismo banco o en diferentes bancos, en el mismo país o en diferentes países. Normalmente, si las dos cuentas están en el mismo banco y son de la misma persona, se llama traspaso y no se suele cobrar comisión. A veces, aun estando en el mismo banco, se cobra comisión, por estar la cuenta de destino en otro lugar (otra ciudad o barrio) o pertenecer a una persona distinta. Si son del mismo banco, el dinero se hace efectivo de manera inmediata; si son de diferentes bancos, se hace efectivo en 24 horas aproximadamente. Estas transacciones son cada vez más comunes, por cuanto resultan cada vez más seguras, rápidas y evitan que el cliente tenga que trasladarse a las entidades financieras.
Para endosar un cheque, es necesario tener el número de cuenta en la que se va a depositar el mismo…. ¡No lo olvides!
Para saber más… Acerca de cómo pagar recibos en un cajero electrónico, te invitamos a disfrutar un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yli Cada entidad bancaria tiene pasos diferentes para la realización de transferencias electrónicas. A manera de ejemplo, mira el tutorial del banco Banesco, para hacer transferencias a terceros: http://li.co.ve/ylj
Aplica tus saberes A continuación aparece la imagen de un cheque en blanco (al derecho y al reverso, figuras 2 y 3). Llena todos los datos solicitados. El mismo será emitido a nombre de la sra. Josefina Cáceres, por 2.500,00 Bs. El número de cuenta es 0102-0254-56-8974156321, del banco Bancosur.
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Semana 4
Documentos bancarios Bs.
PAGUESE A LA ORDEN DE LA CANTIDAD DE BOLIVARES DE 20
BANCOSUR
FECHA CLAVE
OPERADOR No.
TELF. C.I. No.
DATOS PARA ENDOSO
Únicamente para ser depositado en la Cuenta Cliente
NOMBRE DEL CLIENTE
No.
DE
DEL BANCO
Huella Dactilar
DATOS PARA CONFORMACIÓN
Figura 2
Figura 3
Comprobemos y demostremos que… Lleva al CCA unos comprobantes de depósito y de retiro de cualquier entidad bancaria y llénalos con datos ficticios. Luego comparte con tu facilitador y compañeros la experiencia.
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Fichas de 5 control Semana Fichas de control
Semana 5
¡Empecemos! Con este tema finalizaremos lo referente a documentos mercantiles; hemos aprendido cuáles son, cómo y cuándo debemos usarlos. En esta semana investigaremos acerca de las fichas de control que debe utilizar la empresa para llevar un registro tanto de los proveedores como de la mercancía que hay en existencia.
¿Qué sabes de...? Desde tu visión como administrador contable de una empresa, ¿consideras importante llevar una ficha control?
El reto es... El área administrativa-contable es una de las más delicadas de la empresa, ya que maneja mucha información y documentación importante. Es por ello que se hace necesario tener todo ordenado, claro y a la mano, para lo cual son fundamentales los controles, fichas y formatos. Ahora, reflexiona: ¿qué necesitas para mantener tu área ordenada?
Excel es una herramienta informática que te ayudará a llevar el orden y control de tu área.
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Fichas de control
Vamos al grano La ficha de control es un documento en el cual se especifican las características técnicas o físicas de un producto o servicio, cuya función es llevar un registro o historial de todos sus movimientos o incidencias. Esta semana específicamente desarrollaremos las fichas de control de clientes y proveedores y la de control de existencia de mercancía. 1. Ficha de control de clientes y proveedores: es una planilla generalmente elaborada en Excel o algún otro programa administrativo, que permite en forma rápida y sencilla acceder a los datos del cliente, como número de legajo (información interna de la empresa), nombre o razón social (persona física o persona jurídica), domicilio, localidad, número de teléfono y/o fax, nombre de contacto (esto se usa en caso que los trámites los haga la secretaria; cuando no esté el titular se puede preguntar por un empleado del cliente de confianza). De esta manera, se puede llevar un control de forma ordenada, de los clientes y proveedores que se tienen, y ubicar de manera fácil, sencilla y rápida cualquier información necesaria. 2. Ficha de control de existencia de mercancía: en todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que del mismo depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. Las fichas de existencia de mercancía, al igual que las fichas de control de clientes, pueden ser elaboradas en un formato en Excel o a través del sistema administrativo-contable usado por la empresa. Se elabora como un control de inventario de mercancías y, en otros casos, abarca todo el procedimiento, desde la compra hasta las devoluciones, descuentos, gastos y todo lo que compete al proceso administrativo de la mercancía. La finalidad de estas fichas es llevar un control de lo que se adquiere y lo que se vende en la empresa, para, de este modo, contabilizar dicho proceso correctamente, así como tener a la mano toda la información necesaria para el momento que se requiera.
Para saber más… ¿Sabes cómo realizar un inventario en Excel? He aquí un sencillo tutorial: http://li.co.ve/ylr
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La figura 4 muestra un formato de ficha de control de proveedores; llénala colocando los datos que se solicitan.
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Fichas de control
Figura 4
Comprobemos y demostremos que… La empresa Fider de Venezuela S.A. tiene en su almacén la siguiente mercancía: 100 galones de pintura de aceite de color azul, 54 de color rojo, 23 de color amarillo, 149 de color marrón, 200 fondos blancos, 123 fondos grises, 1346 galones de pintura de agua de diferentes colores. El día de hoy adquirió mercancía, recibiendo el 15% de cada uno de los productos descritos anteriormente y 500 cuñetes de pintura de caucho blanca. En una hoja de Excel realiza un inventario de la mercancía existente, luego de la compra realizada.
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Semana Semana6 6
Principios básicos de administración
Principios básicos de administración ¡Empecemos! Luego de analizar y estudiar todo lo referente a documentos mercantiles, esta semana iniciaremos con la administración, un tema importante para la sostenibilidad de las empresas y que diariamente utilizarás en el ámbito práctico laboral.
¿Qué sabes de...? ¿Qué entiendes por administración?, ¿en qué se diferencia la contabilidad de la administración?
El reto es... En distintos ámbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una planificación, es por ello que debemos, en primer lugar, tener en cuenta los bienes o recursos que podremos utilizar en el desarrollo de determinada actividad y establecer un correcto uso para cada uno de ellos, es decir, una buena administración. En base a lo anterior: ¿de qué forma te organizas y administras en tu hogar?
Vamos al grano Los principios básicos de la administración se fundamentan en las teorías de Frederick Taylor, conocido como el padre de la administración científica y por Henry Fayol, creador de la doctrina administrativa, ambos con ideales muy parecidos, basados en la relación existente entre la empresa y el trabajador y en que las funciones deben ser llevadas por un orden y etapas específicas.
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El gran aporte de Taylor fue haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y una administración científica a partir de los siguientes principios: organización del trabajo, selección y entrenamiento del trabajador, cooperación y remuneración por rendimiento individual, responsabilidad y especialización de
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Principios básicos de administración
los directivos en la planeación del trabajo. Taylor dividió la organización de la producción y estableció etapas y procesos que se deben cumplir para una mejor calidad de producción. Por su parte, las investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia: unidad de mando, autoridad, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, disciplina, división del trabajo, orden, jerarquía, justa remuneración, equidad, estabilidad, iniciativa, espíritu de cuerpo. Fayol siempre tuvo una visión de empresa en conjunto, donde el trabajo en equipo es indispensable. En este sentido, se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral. El proceso administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta disciplina. Las fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración se interrelacionan y forman un proceso integral, basado en cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control. Planeación ¿Qué es lo que se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?
Organización
Dirección
Control
¿Cómo se va a hacer?
Verificar que se haga
¿Cómo se ha hecho?
1. Planeación: implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Esta fase se ocupa de los fines (¿qué hay que hacer?), siendo el primer paso del proceso administrativo donde se determinan los resultados que pretende alcanzar el grupo social. 2. Organización: contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. Esta fase conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el
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Principios básicos de administración
objetivo, sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas. 3. Dirección: esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación. La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. 4. Control: es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.
El proceso administrativo es un ciclo donde se cumplen las cuatro etapas y comienzas nuevamente. ¡Recuérdalo!
Para saber más… Para saber más acerca del proceso administrativo, te recomendamos ver el video disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylt
Aplica tus saberes
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Completa la gráfica (figura 5) con cada una de las etapas del proceso administrativo y su descripción.
Principios básicos de administración
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Figura 5 : consiste en establecer la misión de la empresa, los objetivos y metas que se lleven en la empresa. : es determinar qué va a hacer cada quien, asignar los recursos y las actividades a realizar. del equipo de trabajo. do a cabo.
: se trata de supervisar y coordinar las actividades : consiste en revisar que lo planeado se haya lleva-
Comprobemos y demostremos que… Luego de observar el video propuesto en la sección “Para saber más”, en una hoja identifica de qué manera se demostró cada una de las etapas del proceso administrativo en la caricatura y comenta con tus compañeros esta experiencia.
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Elementos de la administración
Elementos de la administración ¡Empecemos! Continuaremos avanzando en el tema iniciado la semana pasada, desarrollando ahora los elementos que contiene esta grande rama dentro de la empresa y conoceremos algunas características que deben ser tomadas en cuenta en el momento práctico de nuestra carrera.
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia y con lo que hemos desarrollado hasta los momentos, ¿cuáles elementos piensas que deben estar presentes en la administración?
El reto es... Como anteriormente se describió, la administración es el control de todo lo que se refiere a la empresa; es por ello que se hace necesario conocer los elementos básicos generales que contiene el ámbito administrativo para desarrollarlo y ubicarlos en el momento de ejercer profesionalmente el área administrativa contable. Demos ideas al personal de sostenibilidad del IRFA acerca de los recursos humanos y materiales necesarios para su funcionamiento.
Vamos al grano En cualquier organización que se aplique la administración siempre estarán presentes los siguientes elementos:
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1. Personas o recursos humanos: los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad. En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero, lo más frecuente es llamar así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto,
Elementos de la administración
Semana 7
junto a los directivos de la organización. El objetivo básico es alinear el área o profesionales de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes, capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se perciben en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas, viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades. 2. Actividades: las actividades de una empresa están enmarcadas desde la finalidad y función de cada organización. Dependiendo de a qué se dedique, serán establecidas las actividades que deben realizar los trabajadores, así como las funciones específicas para cada departamento y, en el momento de la contratación, se deben establecer acuerdos con los trabajadores. 3. Recursos financieros, equipos, maquinarias: son los recursos propios y ajenos de carácter económico y monetario que la empresa requiere para realizar sus actividades. Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles de la empresa, como las instalaciones, equipos y materias primas. Todos los recursos son vitales para la puesta en práctica de las actividades de la empresa y, de alguna manera u otra, todos se entrelazan y dependen de los demás. 4. Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas): los métodos seran aplicados y desarrollados por el talento humano de la empresa. Es una combinacion de conocimientos, estrategias, dinamicas y métodos que ayudan a desarrollar el funcionamiento de cada área de la empresa y, de este modo, lograr las metas establecidas, según sea el caso. El recurso humano de una empresa debe estar especializado en el área y dominar ciertas estrategias y dinámicas, en especial, el personal encargado de atender al público y de realizar la documentación dentro de la empresa. Este personal debe tener buena ortografía, un vocabulario adecuado para atender al público, estrategias de ventas y de trato, entre otras cualidades.
Los recursos humanos y financieros son los más conocidos, pero no los únicos recursos con los que debe contar una organización.
319
Semana 7
Elementos de la administración
Para saber más… Para saber más acerca de los recursos de la empresa, te recomendamos ver un interesante video, disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/ylu
Aplica tus saberes En las imágenes que se presentan a continuación, identifica a qué recurso o elemento de una empresa pertenecen.
Comprobemos y demostremos que… Crea una empresa ficticia y elabora un diagrama en el que especifiques el recurso humano que necesitas, los recursos materiales, tecnológicos y financieros, así como las actividades que realizará la empresa y los métodos y conocimientos específicos que debe de tener el personal de tu empresa.
320
Semana 8de la administración Elementos Excel como herramienta contable
Semana 7
¡Empecemos! Después de haber conocido en el semestre anterior los programas informáticos, vamos a indagar un poco más en uno que nos sirve como herramienta contable y a desarrollar nuestra área administrativa: ¡el programa Excel!
¿Qué sabes de...? Desde tu experiencia y conocimientos previos ¿crees que Excel pueda ayudarte en el desarrollo contable-administrativo?
El reto es... Para conocer Excel y todos sus beneficios para el área contable administrativa, construye una lluvia de ideas tomando en cuenta, además de Excel, otras herramientas tecnológicas que den respuesta rápida y certera.
Vamos al grano Microsoft Excel es una herramienta de vital importancia para todo profesional de la contabilidad, ya que brinda múltiples funciones de cálculos que son de uso cotidiano en toda rutina contable. Este software ha sido creado para diversas profesiones, sin embargo, cabe señalar que en la contabilidad ha sido una herramienta de uso indispensable para todo contador. Independientemente de que exista un software especializado para los registros contables, en todo momento o circunstancia se tiene que usar el programa Excel y sus hojas de cálculo para poder analizar o procesar información financiera, matemática o de cualquier otra naturaleza, que un programa de contabilidad no genere.
321
Semana 8
Excel como herramienta contable
La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes. Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable valiéndonos de Excel, debemos tener en cuenta algunas consideraciones específicas que nos salvarán de varios inconvenientes al momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar: • La inclusión de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los asientos, para que no tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos. • La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: la carga de asientos, el resumen de la información, la obtención de mayores, el cálculo de los estados contables, etc. • Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares. • Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores. • Realizar los resúmenes de la información a través de tablas dinámicas. De esta forma podremos, rápidamente, modificar la información que estamos visualizando y manipular los datos según lo que necesitemos. Ya sea que contemos con un sistema contable o que hayamos desarrollado con los tips anteriores una alternativa utilizando Excel, vamos a necesitar construir los estados contables básicos. Las opciones serán muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas contables permiten definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto. Como podemos observar, Excel es un programa completo y amplio con el que se puede realizar fácilmente el proceso contable (facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.). Además de permitir la creación de tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que, con una buena utilización, resuelve muchos de los problemas que se presentan en una empresa, siendo especialmente útil para el análisis cuantitativo y la toma de decisiones.
322
Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.
Semana 8
Excel como herramienta contable
Las fórmulas de Excel nos ayudan con toda el área administrativa y, con un solo clic, puedes obtener resultados increíbles.
Para saber más… Para complementar tus saberes en cuanto al tema estudiado, te recomendamos observar el video que encontrarás en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yHn
Aplica tus saberes Realiza en Excel una relación e ingresos y egresos guiándote por el modelo que a continuación se presenta y entrégalo en digital a tu facilitador. Relación de ingresos y egresos 1. INGRESOS 1.1. Aporte
9.000,oo
1.2. Donaciones 1.3. Intereses 1.4. Aporte semestre anterior
1.525,29
1.5. Ingreso por venta de franelas
7.896,oo
1.6. Depósito en tránsito años ant.
2.067,oo
TOTAL INGRESOS
20.488,29
323
Semana 8
Excel como herramienta contable
2. EGRESOS 2.1. Colaboración de orientadores 2.2. Colaboración colegio
7.509,oo 321,44
2.3. Refrigerios voluntariado 2.4. Materiales de oficina 2.5. Materiales imprenta y reprod. 2.6. Gastos en elaboración de franelas
8.250,oo
2.7. Conservación y mtto. de equipos
268,80
2.8. Relaciones sociales
800,oo
2.9. Publicidad y propaganda
2.10. Depósitos erróneos
110,oo
2.11. Comisiones bancarias
59,50
TOTAL EGRESOS
Total ingresos-egresos
17.318,74
3.169,55
Comprobemos y demostremos que… Elabora un formato de un libro de tres columnas en Excel, el cual será tu libro de banco y llénalo con los datos (tabla 1) emitidos por el banco en este corte de cuenta.
324
Semana 8
Excel como herramienta contable Tabla 1 Fecha 01/07/2014
Descripción -
Debe
Saldo inicial
Haber -
Saldo 274.869,72
01/07/2014
0120200046220 Comisión
4,50
274.865,22
01/07/2014
9530377001266 Cheque
5.505,04
269.360,18
01/07/2014
0000006971752 Depósito
20,00
269.380,18
01/07/2014
0000031007118 Depósito
20,00
269.400,18
01/07/2014
0000006971454 Depósito
20,00
269.420,18
01/07/2014
0000004596699 Depósito
20,00
269.440,18
01/07/2014
0000004596700 Depósito
20,00
269.460,18
01/07/2014
0000006970296 Depósito
20,00
269.480,18
01/07/2014
0000003756556 Depósito
20,00
269.500,18
02/07/2014
0000006989452 Depósito
20,00
269.520,18
03/07/2014
0000071001270 Cheque
387,52
269.132,66
03/07/2014
0000018001268 Cheque
212,00
268.920,66
04/07/2014
9530360001271 Cheque
290,00
268.630,66
04/07/2014
0000008349812 Depósito
527,00
269.157,66
04/07/2014
0000007072990 Depósito
426,00
269.583,66
04/07/2014
0000006967493 Depósito
20,00
269.603,66
04/07/2014
0000004599433 Depósito
527,00
270.130,66
07/07/2014
9530370001269 Cheque
07/07/2014
0000008343828 Depósito
527,00
270.114,66
07/07/2014
0000007980250 Depósito
40,00
270.154,66
07/07/2014
0000008344733 Depósito
20,00
270.174,66
08/07/2014
0000008346259 Depósito
530,00
270.704,66
08/07/2014
0000004598583 Depósito
50,00
270.754,66
08/07/2014
0000008343909 Depósito
527,00
271.281,66
543,00
269.587,66
325
Semana Semana99
Softwares contables
Softwares contables ¡Empecemos! A partir de esta semana comenzaremos a conocer otros sistemas que también utilizaremos para realizar la contabilidad, como lo son los softwares contables.
¿Qué sabes de...? Cuando escuchas el término software contable, ¿qué te imaginas? Coméntalo con tus compañeros.
El reto es... Como analistas administrativos-contables es necesario conocer los softwares contables y su importancia para la empresa. Investiga algunos softwares administrativos existentes y qué se necesita para su instalación y uso.
Vamos al grano Los softwares contables son programas de contabilidad utilizados para sistematizar y simplificar las tareas contables. En ellos se registran y procesan todas las transacciones realizadas de una manera histórica; desde las compras y ventas como las cuentas por cobrar y pagar, inventarios, balances, nóminas, entre otras muchas herramientas. Los softwares contables brindan muchos beneficios, pero lo más importante es que en ellos permanece toda la información de una manera detallada, clara y que se puede manejar desde cualquier sitio; de este modo, se puede emitir una respuesta segura y rápidamente.
326
Todo lo contrario sería si se decidiera contar con apoyo de mano de obra; sería un trabajo lento, ya que lo que se busca con la complementación de estos
Semana 9
Softwares contables
software, es principalmente optimizar el tiempo para poder tomas decisiones trascendentales para la empresa en tiempo real. Los software contables se caracterizan principalmente por tener una adaptación a los requerimientos de la empresa, son compatibles con otros programas como el Office, son de fácil manejo, se pueden actualizar rápidamente, facilitan la búsqueda eficaz y por periodos específicos, brindan reportes oportunos y digitalizados, pueden ser verificados a distancia y fuera del sitio de trabajo, son fáciles de actualizar y el soporte técnico puede ser realizado en línea.
Un software de contabilidad realiza el trabajo diario de una gestión contable y financiera de la empresa. Solo necesitas insertar la información de manera correcta.
Para saber más… Para conocer las ventajas de la contabilidad en línea (online) o en la nube, te invitamos a disfrutar del video disponible en: http://li.co.ve/yNm
Aplica tus saberes Investiga la importancia que tiene el software contable dentro de la institución donde estas laborando o estudiando y realiza un análisis crítico de lo encontrado.
Comprobemos y demostremos que… Enumera las transacciones que se pueden realizar a través de un software contable y especifica los beneficios que esto puede traer para una empresa.
327
Semana Semana1010
Tipos de softwares contables
Tipos de softwares contables ¡Empecemos! Luego de conceptualizar y analizar la importancia de los softwares contables, vamos a seguir adelante conociendo sus tipos y en qué nos beneficia el uso de cada uno de ellos, según sea el caso.
¿Qué sabes de...? ¿Qué tipos de software contables conoces?
El reto es... Según las necesidades y funciones de la empresa, enumeremos qué tipos de programas contables existen y de qué forma brindan ayuda a la empresa, según sea el caso.
Vamos al grano En las últimas décadas, el software contable ha incrementado la efectividad y eficiencia de gran cantidad de empresas y negocios. Este tipo de software ha racionalizado el flujo contable de trabajo, permitiendo a las empresas enfocarse más en la producción de bienes y servicios. Específicamente, el software contable es un programa que permite a los contadores registrar y procesar electrónicamente las transacciones financieras, siendo una herramienta muy usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, así como para sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad. 328
El uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por empresas de diversas áreas, ya que de esa manera llevan un control activo de todos sus movimientos. Existen variados programas contables, los cuales se cla-
Tipos de softwares contables
Semana 10
sifican dependiendo del tipo de compañía y el tamaño de las operaciones de negocios: 1. Software financiero: diseñado para informar a terceras personas, ya sean accionistas o entidades bancarias e, inclusive, son útiles para tomar decisiones determinantes para la empresa. 2. Software fiscal: diseñado para informar y/o hacer cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa; generalmente es usado y requerido por el SENIAT. 3. Software administrativo: diseñado para facilitar lo relacionado con requerimientos administrativos de la empresa. También puede influir en la toma de decisiones, así como en el planeamiento de nuevas expectativas en beneficio de la empresa. Según la necesidad y movimientos administrativos contables de la empresa, se han creado diferentes softwares contables, todos con el mismo fin, pero con diferentes características y componentes. Algunos de ellos son: • Saint: controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. • Profit: permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja y banco. • Venecuentas: es un sistema contable vía web, diseñado para llevar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministren. • Gálac: es un programa muy completo, con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Emite rápidamente los comprobantes contables, con solo vaciar la información del plan de cuentas. • Siscont: permite llevar el adecuado manejo de la caja chica.
En la actualidad, casi todas las empresas tienen un software contable y en el mercado hay muchos con diferentes características. ¡Usa el que se adapte a tu necesidad!
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Semana 10
Tipos de softwares contables
Para saber más… Para conocer más acerca del software Gálac, te animamos a disfrutar del video disponible en la siguiente dirección web: http://li.co.ve/yTv
Aplica tus saberes Comparte con tus compañeros y facilitadores las semejanzas y diferencias entre los tipos de software estudiados.
Comprobemos y demostremos que… Investiga sobre los diferentes softwares contables y analiza el uso e importancia de cada uno de ellos. Luego realiza un resumen y responde, con tus propias palabras, desde tu visión administrativa contable: ¿cuál usarías y por qué?
330
Tipos de softwares Semana 11 contables Sistema contable Saint
Semana 10
¡Empecemos! Has venido trabajando las concepciones de las herramientas básicas de la ofimática, tales como paquetes Office que, sin lugar a dudas, son de gran utilidad para realizar el trabajo de oficina. En las siguientes semanas te invitamos a indagar acerca de un software contable muy utilizado por empresas en nuestro país: Saint.
¿Qué sabes de...? Según las experiencias que has tenido hasta el momento, ¿cuáles consideras deben ser las características de un software contable?
El reto es... En el mercado laboral es cada vez mas indispensable conocer y usar las herramientas informáticas; además, en la actualidad existes muchas alternativas de programas y software que hacen que los procesos contables sean mucho más eficientes. Comenta con tus compañeros y facilitador desde tu experiencia si alguna vez he utilizado algún programa o software para el área contable.
Vamos al grano Has venido estudiando las nociones contables básicas en los últimos semestres; es importante que te familiarices con las distintas formas en que las empresas echan mano de la tecnología para poder llevar a cabo su trabajo contable. Es oportuno aclarar que la concepción básica que alimenta los softwares con los que trabajan las empresas viene de la lógica contable trabajada hasta el momento, pues los principios contables siguen siendo permanentes. En tal sentido, pasemos a estudiar el software Saint, una de las tantas herramientas tecnológicas que existen en el mercado.
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Semana 11
Sistema contable Saint
Saint a nivel internacional y nacional esta presentado y diseñado de tal manera que facilita todos los procesos de agrupación y reportes de información que requieren los usuarios, obteniendo una mayor eficiencia en cuanto al tiempo de ejecución y con un margen de confiabilidad. Las principales características de este software contable son las siguientes: 1. Utilidad: esta característica le permite adecuarse al propósito del usuario según sus necesidades particulares. La utilidad de la información contable está basada en su contenido informativo y la oportunidad o rapidez con que pueda llegar a manejar el sistema el usuario obteniendo resultados confiables, así como una considerable disminución en el tiempo de ejecución. 2. Confiabilidad: esta es la característica por la cual el usuario acepta y utiliza la información contable para tomar decisiones. Esta cualidad está basada en la información y es asignada por el usuario de acuerdo al sistema de control interno existente. Para que el usuario pueda confiar en la información que presenta el sistema contable, el proceso de cuantificación debe ser: estable, objetivo y verificable. Estas características incluyen la recolección de datos, su manejo (clasificación, reclasificación y cálculo), y la forma como es presentada la información en los estados financieros. Es muy importante tener presente que cada empresa tiene su forma particular de llevar los procesos contables; sin embargo, son los mismos principios universales contables los que la sustentan. Al llegar al campo laboral, conseguirás diferentes tipos de herramientas contables, tecnológicas o no. De allí la importancia de comenzar a familiarizarte con estas concepciones y que puedas llevar a la práctica tus saberes.
¿Cuáles consideras son las principales características que debe tener en cuenta una empresa para llevar su contabilidad a través de un software como Saint?
332
Semana 11
Sistema contable Saint
Para saber más… Visualiza un interesante tutorial de Saint, haciendo clic en: http://li.co. ve/yTy
Aplica tus saberes Analiza la importancia de conocer claramente los conceptos y principios contables a la hora ingresar a una empresa y manejar un software contable como Saint.
Comprobemos y demostremos que… En una empresa con 10 sucursales en todo el país, cuya principal actividad comercial es la importación y comercialización de productos de consumo masivo y con una nómina de 1200 trabajadores, analiza la importancia de que la empresa se valga de una herramienta tecnológica como un software para llevar sus procesos contables.
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Semana Semana1212
Practicando con Saint
Practicando con Saint ¡Empecemos! En la semana anterior tuviste la oportunidad de conocer las características generales del sistema contable Saint; además pudiste analizar la utilidad de este tipo de herramientas tecnológicas para las empresas, al momento de llevar sus procesos contables minimizando tiempo y errores. En esta oportunidad vamos a visualizar de forma práctica cómo se instala este software y sus principales ventanas.
¿Qué sabes de...? ¿En algún momento has tenido la oportunidad de manipular un software? Lo más probable es que si y, en algunos casos, sin darte cuenta; por ejemplo, ¡seguramente has usado un cajero automático!
El reto es... Durante esta semana vas a pasearte de forma gráfica por el software Saint, lo cual te permitirá comprender la lógica de esta herramienta contable. Pero, para mayor provecho, te recomendamos descargar el programa Saint en tu computador, de manera que puedas practicar y familiarizarte con esta útil herramienta.
Vamos al grano Una vez encendido el computador, debes ubicar el instalador del sistema contable con su nombre. Para realizar la instalación, solo debes hacer doble clic sobre dicho instalador, a fin de comenzar a ejecutar el proceso; luego sigue las instrucciones del asistente de instalación.
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Se desplegará una ventana dándote la “Bienvenida al sistema de contabilidad”. Haz clic en el botón de Siguiente, como se muestra en la figura 6.
Semana 12
Practicando con Saint
Figura 6 La figura 6 muestra la pantalla del asistente de instalación del software. En realidad, esta operación no es frecuentemente realizada por nosotros; sin embargo, es necesario que se pueda visualizar. En adelante, se deben seguir, paso a paso, las instrucciones del asistente para poder instalar correctamente el programa. Una vez hecha la instalación, se muestra la pantalla inicial para ingresar al sistema (figura 7).
Figura 7 Seguidamente debes ingresar los datos correspondientes (usuario y contraseña) para acceder a la aplicación. De no recordar los datos, el sistema no permitirá su acceso, mostrándose el mensaje: “Operador no especificado, ingreso
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Semana 12
Practicando con Saint
no permitido”. Una vez que logras ingresar, se muestra la pantalla principal (figura 8).
Figura 8 Saint comprende herramientas como: Inicio, Archivos, Transacciones, Reportes y Varios, ubicadas en la parte superior de las pantallas, en el menú de Herramientas de la pantalla principal.
Figura 9 En cada uno de los menús están las pestañas que permiten ir cargando la información necesaria de los movimientos contables de la empresa.
Para saber más… Te invitamos a experimentar, mientras sigues un tutorial de Saint, disponible en esta dirección web: http://li.co.ve/yTy
Aplica tus saberes Realiza una entrevista a alguna persona que esté laborando en el área contable de una empresa, con las siguientes preguntas: 336
1. ¿Utiliza la empresa algún software para registrar los procesos contables?
Practicando con Saint
Semana 12
2. ¿Cuáles han sido las ventajas y desventajas de usar las tecnologías como herramienta contable para la empresa? 3. La persona responsable de manejar el sistema contable al realizar su trabajo, ¿considera el software contable una herramienta útil?, ¿por qué?
Comprobemos y demostremos que… Una vez estudiado el sistema Saint a nivel general y conocer su utilidad para las organizaciones, realiza un ensayo con tu reflexión acerca de la importancia y utilidad de los software contables para las empresas actualmente.
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Semana1313 Semana
Sistema contable Profit
Sistema contable Profit
¡Empecemos! Continuamos esta semana estudiando otra de las herramientas tecnológicas contables existente en el mercado, en esta oportunidad podrás conocer el sistema administrativo contable Profit. Veremos su utilidad para la empresa y cuáles son las condiciones técnicas básicas para poder trabajar con este sistema operativo.
¿Qué sabes de...? Según la experiencia adquirida hasta ahora, ¿conoces cómo verificar las especificaciones técnicas de software y hardware de un computador?
El reto es... En el mercado existe una variedad de paquetes informáticos que sirven de herramientas para llevar procesos contables y administrativos, de los cuales las empresas echan mano para organizar sus áreas administrativas contables. Te invitamos a que descargues el programa Profit e investigues sus beneficios.
Vamos al grano Profit Plus Administrativo es una herramienta tecnológica que permite automatizar las operaciones de la empresa de una forma integrada y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y bancos. De esta manera, se tendrá una visión global del negocio, la cual se traducirá en disponibilidad oportuna de información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de la empresa.
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Sistema contable Profit
Semana 13
Esta herramienta, además de proporcionar una plataforma tecnológica para la empresa, permite organizar los procesos y procedimientos administrativos contables. Es muy importante destacar que la confiabilidad de los datos introducidos en el sistema permite hacer análisis del estado de la empresa, así que el rol de quien alimenta los datos es de gran importancia. Es necesario saber que, como toda herramienta tecnológica, se requiere de unos parámetros básicos en el computador donde va a ser instalado, a fin de que la aplicación pueda correr correctamente y ser alimentada con los datos que requiere. Es probable que no seamos nosotros los encargados de instalar el programa, pero es interesante saber cuáles son sus características. Implantación de Profit Plus La implantación o puesta en funcionamiento del sistema de gestión empresarial Profit Plus en la empresa, más que como un proyecto de informática, debe ser vista como un proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los procesos ejecutados en la empresa, como: ventas, compras, despacho, etc. Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de actividades, algunas de las cuales son de tipo técnico, pero la mayoría son de tipo funcional. Las actividades más importantes a llevar a cabo son: • Instalación del sistema. • Análisis de los procesos actuales del negocio. • Parametrización del sistema. • Carga de datos. • Diseño de los formatos de la empresa. • Adiestramiento de los usuarios. • Pruebas y validación del funcionamiento del sistema. Para instalar y ejecutar Profit Plus Administrativo, el equipo debe tener, como mínimo, las siguientes características: • Computador Pentium IV 2.8MHZ o superior. • 256 MB de memoria RAM o superior. • Monitor SVGA color. • Unidad de CD-ROM. • Espacio libre en el disco duro: 1 GB. • Microsoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado.
339
Semana 13
Sistema contable Profit
¿Cómo instalar Profit? Este tipo de instalación aplica para los casos en que no hay una instalación previa de Profit Plus Administrativo en el equipo, bien sea porque es nuevo o se ha desinstalado el mismo a través del desinstalador de Windows. 1. Cierra todas las aplicaciones y reinicie Windows. 2. Introduce el CD que viene en la caja del sistema. 3. Selecciona la opción Instalación del menú principal. 4. Haz clic en la opción Administrativo & Avisos y Tareas. Luego presiona Instalación Completa.
Figura 10
Para saber más… Te invitamos a hacer clic en este link: http://li.co.ve/yT1 donde podrás dar un paseo por el programa Profit.
340
Semana 13
Sistema contable Profit
Aplica tus saberes Ubica un computador y verifica si cuenta con los requerimientos de software y hardware necesarios para instalar Profit. Marca con una (X) si el computador cuenta o no con las características indicadas en la tabla 2. Tabla 2 Características de Software y Hardware Computador Pentium IV 2.8MHZ o superior. 256 MB de memoria RAM o superior Monitor SVGA color Unidad de CD-ROM Espacio libre en el disco duro: 1 GB Microsoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Windows Vista Business instalado
Si
No
Comprobemos y demostremos que… Realiza un escrito en el que analices por qué se afirma que la aplicación del sistema Profit implica cambios en los procesos y organización de la empresa.
341
Semana Semana1414
Practicando con Profit
Practicando con Profit ¡Empecemos! La semana anterior tuviste la oportunidad de conocer las características del programa Profit. En esta oportunidad, podrás familiarizarte con algunas de las ventanas que conseguirás una vez que ingreses al programa.
¿Qué sabes de...? ¿Has puesto en práctica y realizado asientos contables con el sistema Profit? Coméntalo con tus compañeros.
El reto es... Realiza un asiento contable utilizando Profit y verifica sus similitudes con el programa contable Saint.
Vamos al grano Profit Plus Administrativo está compuesto por los siguientes módulos: • Inventario. • Compras y cuentas por pagar. • Ventas y cuentas por cobrar. • Caja y bancos.
342
Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer, en forma ágil y precisa, de la información a través de los diversos departamentos o áreas en el negocio, sin necesidad de reprocesar los datos.
Semana 14
Practicando con Profit
Tipos de ventanas que se pueden visualizar dentro del sistema Profit Para una mayor comodidad, las principales ventanas del sistema cuentan con la posibilidad de aumentar o cambiar de tamaño a conveniencia, permaneciendo esta configuración la próxima vez que acceda a la ventana. Profit Plus posee tres tipos de ventanas: tablas, procesos y reportes. 1. Tablas: en Profit Plus se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten trabajar con los datos generales o archivos maestros (artículos, clientes, bancos, etc.). Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú Tablas que aparece en el menú principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo tablas son manejadas mediante la barra de herramientas. Las opciones tipo tablas poseen mínimo tres carpetas: • Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos de la tabla, como código, descripción, etc. • Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en la tabla, ordenados por código o por descripción. • Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema.
Figura 11 2. Procesos: en Profit Plus se denominan procesos a todas aquellas opciones que, usando los datos de las tablas, permiten crear documentos (facturas, cobros, depósitos). También son manejadas como procesos aquellas opciones que permiten efectuar operaciones de tipo general sobre los datos del sistema (cálculo de comisiones, respaldo de datos, etc.) Dichas opciones pueden ser activadas usando el submenú Procesos que aparece en el menú principal del sistema. Las funciones disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la barra de herramientas. La mayoría de las opciones tipo procesos poseen tres carpetas:
343
Semana 14
Practicando con Profit
• Generales: en esta carpeta se manejan los datos básicos del proceso. • Lista: esta carpeta permite visualizar los elementos que ya han sido cargados en el proceso, ordenándolos por número. • Adicionales: esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no están contemplados en el sistema.
Figura 12 3. Reportes: los reportes del sistema pueden ser activados usando el submenú Reportes que aparece en el menú principal del sistema, o usando la opción Imprimir Reportes del submenú archivos. Cada vez que se selecciona la opción Reportes, el sistema muestra una pantalla para definir los parámetros del mismo (ver figura 13).
Figura 13 344
Reporte: selecciona cuál de los reportes de la opción (relacionados con las facturas, en este caso), deseas imprimir. Una vez seleccionado el reporte, el
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sistema muestra los filtros y los diversos tipos de orden, bajo los cuales puede ser emitido. Para ver una lista de los reportes disponibles, presiona la tecla F4. Orden: haz clic en el orden bajo el cual deseas visualizar el reporte. Filtros del reporte: introduce los rangos y condiciones bajo los cuales deseas filtrar el contenido del reporte. Deja en blanco aquellos filtros que no deseas usar. Para ver una lista de los elementos disponibles en cada filtro, presiona la tecla F4. Para hacer uso de la búsqueda asistida, presiona la tecla F2. Para blanquear los filtros, haz clic sobre los botones Desde y Hasta ubicados al lado derecho de la pantalla. Presentación: escoge cómo deseas visualizar o presentar el contenido del reporte. Puedes seleccionar: presentación preliminar, enviar a un archivo, enviar a la impresora o generar un archivo en alguno de los formatos manejados por el sistema. Para que las opciones Enviar a Word y Enviar a Excel funcionen correctamente, debes tener instalado en el equipo local a ejecutar el reporte, Microsoft Office 97 ó superior; en caso de no tenerlo, el reporte no se ejecutará. Para el caso de Excel, Office debe estar configurado para soportar y editar documentos Html; en caso de no estarlo, el reporte saldrá en blanco. Tareas: a través de esta opción es posible guardar la configuración del reporte actual en el sistema “Avisos y Tareas” para su posterior configuración. Impresoras: haz clic en este botón para definir cuál es la impresora que se va a usar para emitir el reporte, así como modificar las propiedades de las impresoras que tengas definidas en Windows. Cuando se imprime un reporte, el sistema asume como impresora la que está definida como predeterminada en Windows. Si deseas emitir el reporte usando otra impresora, debes seleccionarla usando este botón y esa impresora permanecerá activa hasta que salga del sistema. Cada vez que entras al sistema, éste toma como impresora a usar la que esté definida como predeterminada en Windows. Para agregar nuevas impresoras o cambiar la impresora predeterminada, usa el icono Mi PC, en opción Impresoras de Windows. Recuerda que la opción Imprimir/modificar reportes del menú Archivo permite, además de imprimir los reportes, modificar las especificaciones de los reportes y agregar nuevos reportes al sistema.
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