Bezuinigen? Hoe nu verder... Impressie van kennisbijeenkomsten voor vrijwilligersorganisaties Najaar 2011
2
Inhoud ‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’ 4 Voorwoord door Boudewijn de Blij, Fonds 1818 Op zoek naar jouw kracht Themabijeenkomst 1 – Capacity building
6
Weet wat je wilt Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten
10
Wat doe je wel en wat doe je niet Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek
16
Vooral niet bedelen Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven
22
Beheers kosten, werf inkomsten Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?
30
Meer informatie
33
Voorwoord
‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’
4
Fonds 1818 leeft in een omgekeerde wereld. Ons product zijn de donaties die wij doen aan onze klanten, de maatschappelijke organisaties in de regio. In ruil daarvoor vragen wij dat deze organisaties goede projecten uitvoeren die maatschappelijk rendement opleveren. Wanneer een rijwielhandelaar geen fietsen meer verkoopt omdat zijn klanten door teruglopende inkomsten geen geld meer hebben voor een goede fiets, heeft de handelaar een probleem. Wanneer stichtingen en verenigingen geen projecten meer op touw zetten omdat ze de financiering niet meer rond (denken te) krijgen, kan Fonds 1818 zijn doelen niet meer bereiken. Fonds 1818 is van mening dat we onze klanten zo goed mogelijk moeten helpen om deze magere tijden door te komen. We doen dit op verschillende manieren. Een daarvan is het versterken van de deskundigheid bij de aanvragers. Met de serie workshops Bezuinigen? Hoe nu verder…, gegeven door de Blauwe Noordzee, probeert het fonds de slagkracht van stichtingen en verenigingen te versterken. Organisaties die zichzelf goed kennen en weten waar hun krachten liggen, zijn heel goed in staat nieuwe initiatieven te ontwikkelen. Ook in jaren waarin het verwerven van inkomsten lastig is. Het is juist wel goed om terug te gaan naar de basis en te kijken wat echt noodzakelijk is. Dat in plaats van het voortzetten van projecten ‘omdat we het altijd al doen’. De vijf workshops van de Blauwe Noordzee waren bestemd voor vertegenwoordigers van stichtingen en verenigingen die hoofdzakelijk met vrijwilligers werken. Ze kwamen allemaal uit de regio waarin Fonds 1818 actief is en zijn werkzaam binnen een van de aandachtsgebieden van het fonds: zorg & welzijn, natuur & milieu, kunst & cultuur en educatie. In deze publicatie vindt u een weerslag van de bijeenkomsten met handvatten om zelf aan de slag te gaan. Hopelijk ondersteunt het u bij het ontwikkelen van initiatieven waarvoor u bij Fonds 1818 weer een aanvraag kunt indienen. Boudewijn de Blij Directeur Fonds 1818
5
Themabijeenkomst 1 – Capacity building
Op zoek naar jouw kracht Het thema ‘capacity building’ was de start van een serie van vijf kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 organiseerde voor haar aanvragers. Er was veel belangstelling en veel organisaties schreven zich in voor meerdere bijeenkomsten. Blijkbaar is er grote betrokkenheid van deze vrijwilligers om een verdere slag te maken met de professionalisering van hun organisatie. Want de vrije zaterdag had ook heel anders besteed kunnen worden.
6
Wat is ‘capacity building’?
Een belanghebbende of stakeholder is een
De slagkracht van organisaties wordt
persoon of organisatie die invloed onder-
door verschillende competenties bepaald,
vindt (positief of negatief) of zelf invloed kan
waaronder missie, visie en strategie,
uitoefenen op een specifieke organisatie,
inkomstendiversificatie, personeel,
een overheidsbesluit, een nieuw product
cultuur, management en governance
of een project.1
(lees: bestuur). ‘Capacity building’ zijn de activiteiten die de effectiviteit van de onderneming bevorderen. Activiteiten dus die de missie van jouw organisatie versterken.
Waarom is ‘capacity building’ nodig? Organisaties in de non-profitsector zitten
Vervolgens kun je onderbouwde keuzes
in zwaar weer. De ene na de andere
maken en verbeteringen doorvoeren.
bezuiniging wordt afgekondigd en er is
Een verbeterplan geeft richting en
meer en meer sprake van concurrentie
structuur aan organisaties (ambitie) en
tussen instellingen. Om je hier voldoende
kan ook richting relevante stakeholders
tegen te ‘wapenen’ en een verdere slag
gewicht in de schaal leggen. Organisaties
te maken met de professionalisering van
die investeren in hun slagkracht laten
de organisatie is het van belang om te
zien dat ze ambitieus zijn en hun werk
onderzoeken waar je organisatie ‘staat’:
constant willen verbeteren. Dit is
• Waar zitten we in het ontwikkelings
interessant en van belang voor financiers,
proces? (= rechtvaardiging) • Waar liggen onze sterke en zwakten? (= verificatie)
zoals fondsen, sponsoren en subsidie gevers. En natuurlijk vooral voor de directe doelgroep.
Wij zijn als organisatie nu 10 jaar bezig. Een mooi moment om de balans op te maken. Hoe willen we ons vrijwilligersbeleid ontwikkelen? Dat wil ik gaan oppakken met andere bestuursleden. 7
Wat is de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ wel en niet? Het assessment-proces (oftewel: het in
• Geen wetenschappelijk instrument
kaart brengen van jouw organisatie)
• Geen ‘afreken’-instrument
werkt vaak ‘revitaliserend’ en geeft een
• Praktisch hulpmiddel om bedrijfs-
impuls voor de prestaties van de organisatie. Je verbetert het draagvlak voor een
voering in kaart te brengen • Bedoeld om verbeteringen te realiseren op gewenste ‘competentievelden’
dergelijk proces door medewerkers, management en bestuur gezamenlijk de organisatie te laten ‘beoordelen’ op verschillende competentievelden en
moet worden verbeterd en wat op peil
gezamenlijk de uitkomsten te wegen.
moet worden gehouden.
Blauwe Noordzee Assessment Tool Met behulp van de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ hebben de deel nemers aan de kennisbijeenkomsten hun organisatiecapaciteit in kaart
Voordat je aan de slag gaat met de methodiek is het van belang voor jezelf de volgende vragen te beantwoorden: • Is vastgesteld waarom de meting wordt verricht (doel)? • Is vastgesteld wie er mee doen aan de assessment?
gebracht. De volgende assessment
• Is er een voorzitter aangewezen?
velden werden beoordeeld:
• Is het onderzoek goed afgebakend
1. Strategisch platform (missie, visie en strategie) 2. Bestuur, management en Raad van Toezicht 3. Prestatiemanagement
(competentievelden, vragen enz.)? • Is nader vastgesteld welke bronnen kunnen worden gebruikt? • Is op basis van het stappenplan een tijdpad opgesteld?
4. Inkomstenverwerving 5. Marketing, communicatie & PR 6. ICT 7. Cultuur en 8. Personeelsbeleid Aan de hand van de eindscore werd duidelijk welke competentievelden goed en minder goed zijn ontwikkeld. En wat
8
Deze tool maakt duidelijk dat strategie voor de lange termijn ontbreekt. Daar moeten wij mee aan de slag.
>
Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
Elk assessmentveld bevat een aantal
Als iedereen de tool heeft ingevuld,
vragen. Elke vraag die kan worden
ga je na of iedereen alle vragen heeft
beantwoord, krijgt een score van 1 tot 5.
ingevuld. Op basis van de uitkomsten
Na het invullen van het assessmentveld
en de rapportage kun je vervolgens een
wordt onderaan het tabblad automatisch
verbeterplan opstellen. Let daarbij op
een gemiddelde uitgerekend, die ook
de volgende zaken:
terug is te vinden op het score-tabblad. • Stel de reden en het doel van assessment en verbeterplan vast: gaat het om een rechtvaardiging, een verbetering of manier om externe stakeholders aan te trekken? • Zorg voor intern draagvlak; • Kies een vorm: doe je een zelfassessment, een assessment door externen of een mengvorm? • Zorg voor een goede organisatie, bijvoorbeeld door een werkgroep samen te stellen; • Maak een goede afbakening: maak je een deel van de scan, doe je hem helemaal of vul je zelf nog vragen aan? • Maak een goede weging en stem deze intern goed af; • Stel vast voor wie, hoe en met welk doel je een rapportage maakt.
9
Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten
Weet wat je wilt Ook de tweede kennisbijeenkomst werd bezocht door heel verschillende non-profitorganisaties, allemaal met hun eigen aandachtsgebied en missie. Wat bij maatschappelijke en culturele instellingen nog wel eens ontbreekt, zijn visie op lange termijn en concrete ambities. En gebrek daaraan verkleint de kans op een gezonde toekomst voor jouw organisatie.
10
Eigenlijk zijn er grofweg twee soorten
jouw organisatie en daar moet je op
organisaties2:
anticiperen. Het kan zijn dat je activiteiten
• De moloch die statisch dreigt te
ontplooit die gewoon niet brengen wat
worden. Die heeft de uitdaging om
jouw organisatie of doelgroep ervan had
zichzelf opnieuw uit te vinden;
verwacht. Het is zonde om daarin kostbare
• De dynamische die alles aangrijpt.
tijd, energie en geld te investeren.
Die heeft de uitdaging om focus aan
Het is dan ook belangrijk om je activiteiten
te brengen.
en de toegevoegde waarde voor stake holders – financiers, collega-instellingen,
Keuzes maken dus. En dat is niet
de doelgroep waar je je op richt etc. –
makkelijk, want dat kan betekenen dat je
regelmatig in kaart te brengen. Dat kan
ook afscheid moet nemen van dingen die
door hen regelmatig te bevragen wat ze
je leuk vindt. Maar dat is wel de realiteit:
van je aanbod vinden. Ook is het goed
maatschappelijke ontwikkelingen kunnen
om hen te betrekken bij je planvorming
bedreigend zijn voor het voortbestaan van
en ontwikkeling van nieuw aanbod.
Strategisch platform Iedere organisatie – ook een vrijwilligersorganisatie – die zijn ambities wil waarmaken, moet strategisch nadenken over vijf aspecten.2
Organisatieontwikkeling
Marketing & communicatie Missie & operationalisering
Financieringsmodel
Projectontwikkeling
11
Het belang van strategie “Regeren is vooruitzien” luidt de gevleu-
creëren we voorsprong? Hoe blijven
gelde uitspraak. Het is dus van belang om
we of worden we nummer 1 of 2 in wat
aandacht te besteden aan het formuleren
we doen.3
van een strategie voor de toekomst: • Hoe kunnen we nog beter worden in
Eigenlijk moet je jezelf een heel funda-
wat we doen?
mentele vraag durven stellen: heeft jouw
• Wat moeten we dan verbeteren?
organisatie wel bestaansrecht? Wat heb
• Hoe kunnen we bestaande stakeholders
je tot nu toe voor elkaar gekregen?
behouden en nieuwe relevante stake-
Hoe zou de wereld er uitzien als jouw
holders aan ons binden?
organisatie er niet zou zijn? En verder:
• Welke activa of sterke punten (kennis, materiële activa waarover we beschikken
• Kijk kritisch naar de eigen activiteiten; • Werk waar mogelijk samen met andere
zoals gebouwen, materialen etc.) moeten we verder of nog beter benutten?
partijen; • Blijf actief en blijf jouw missie nastreven;
• Hoe behouden we voorsprong op
• Wees geen gewone organisatie, maar
andere vergelijkbare organisaties of
>
probeer op te vallen.
Download de ‘Missiecheck’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
Wat onderscheidt jou van een ander? “Er zijn veel concurrenten, maar wij vertegenwoordigen écht onze doelgroep.” “De concurrentie neemt een voorbeeld aan ons initiatief.”
12
Deelnemer: “Het is best frustrerend om als kleine organisatie te moeten concurreren met grote partijen.” Blauwe Noordzee: “Grote partijen staan ook onder druk. Inventariseer hoe jouw doelgroepen en stakeholders jou zien. En probeer te achterhalen waarom andere partijen juist met jou willen samenwerken.”
Van missie naar concrete doelstellingen Iedere organisatie heeft een missie.
Maar hoe kom je tot concrete doel
Een goede missie heeft de volgende
stellingen? Dat doe je door jouw eigen
kenmerken:4
doelgroep te betrekken bij het nadenken
• Kort en bondig, maar niet te algemeen;
over doelstellingen. Probeer de doel
• Helder en inspirerend;
stellingen vervolgens in meetbare termen
• Tegelijkertijd tijdloos en actueel;
te formuleren, dus geef aan hoeveel
• (Deels) uniek: er zijn niet veel andere
activiteiten je wilt ontplooien, voor hoeveel
organisaties die hetzelfde beogen, want
mensen, binnen welke tijdspanne en met
de toegevoegde waarde bestaat vooral
welk gewenst effect.
uit het oplossen van het vraagstuk dat nog niet door anderen is of wordt
Vervolgens moet je je afvragen wat je
opgelost;
moet doen op het gebied van organisatie,
• Als bindmiddel binnen de organisatie;
communicatie, financiering en ontwikkeling
• Niet alleen helder en duidelijk,
om die doelstellingen te realiseren:
inspirerend en gemakkelijk communiceerbaar: het gaat er ook om dat er
• In welk project/dienst/product moet worden geïnvesteerd en in welke niet?
een bepaalde urgentie in de missie ligt
• Voor welke doelgroepen/stakeholders?
besloten;
• Wanneer is de organisatie succesvol
• Bij voorkeur positief geformuleerd en de situatie beschrijvend waarin het probleem is opgelost.
en wanneer niet? • Is de missie van de onderneming een stap dichterbij? • Zijn de schaarse hulpbronnen effectief en efficiënt ingezet?
13
Jouw goudmijnen ambities wilt verwezenlijken. Het is dan
Activa zijn wat een organisatie:4
belangrijk om eerst te kijken wat je in
• Bezit: tastbare of immateriële activa,
Als je weet wat je wilt, ga je na hoe je jouw
huis hebt. Wat zijn jouw goudmijnen?
bijvoorbeeld faciliteiten, collectie, imago,
Oftewel: wat zijn jouw ‘activa’? Wees niet
merk, naamsbekendheid, toegang tot
te bescheiden, want je hebt, kunt en weet
bepaalde hulpbronnen, (relatie)netwerk,
veel meer dan je misschien denkt. Ga dit eens na bij mensen die enthousiast over
keurmerk, ‘boegbeeld’ etc.; • Kan: organisatietalent, goed in het
je zijn. Het is bekend dat organisaties
produceren van bepaalde zaken,
vaak te geringschattend denken over hun
innovatiekracht etc.;
eigen activa en daarmee hun potentieel niet volledig benutten. Laat eens vreemde
• Weet: over specifiek onderwerpen, processen, bepaalde markt etc.
ogen naar je organisatie kijken!
Hoe breng je ambities op lange termijn in kaart? Laat zien hoe je de
Laat zien op welke
gewenste activiteiten,
wijze je een en ander
Breng in kaart wat
doelen en resultaten
van brandstof
voor maatschappelijke
denkt te kunnen
voorziet, met andere
doelen en activiteiten je wilt realiseren, voor
>
realiseren, oftewel: op welke wijze je
woorden: hoe je een en ander gaat
wie en met welk
ervoor zorgt dat je
financieren, met
resultaat
organisatie hiertoe
geld of anderszins
in staat is (personeel,
(bijdragen in natura
competenties,
etc.)
faciliteiten etc.)
14
>
Heb je jouw ambities, activa en stake holders in beeld? Dan wordt het tijd om
Nabeschouwing
het eigen aanbod goed tegen het licht te
• Wat voor organisatie ben je nu?
houden. Inventariseer alle projecten en/of
• Wat voor organisatie ben je over 3-5 jaar
diensten van jouw organisatie en ga na:
als je op dezelfde voet doorgaat?
• Wat past bij jouw missie en operationele
• Wat voor organisatie wil je over 3-5 jaar
missie?
zijn?
• Wat past daar niet bij? • Welke activiteiten creëren waarde voor relevante stakeholders? • Welke niet of onvoldoende?
“Of organisaties erin slagen op winstgevende wijze sociaal-maatschappelijke verbeteringen te realiseren hangt af van hun vermogen om naar hun ‘activa’ te kijken, naar hun sterke punten … Het begint allemaal met het besef en het begrip dat je meer waard bent dan je denkt.” B. Shore
Over stakeholders
Maar wie zijn eigenlijk belanghebbende
De doelstelling van een onderneming
van jouw organisatie? Realiseer je dat
is niet het maken van winst, maar het
de resultaten van jouw werk vaak niet
creëren en vasthouden van een klant
(alleen) bij de financiers en/of uitvoerende
(bron: Peter Drucker). Ook non-profit
organisatie terechtkomen. Breng eens in
instellingen moeten ernaar streven om
kaart welke stakeholders jouw organisatie
stakeholders – mensen en organisaties
heeft en deel deze in verschillende
die waarde hechten aan wat je voor hen
categorieën in:
doet of betekent – succesvol te behouden.
• Doelgroep(en), bijvoorbeeld ‘jongeren
Kortom: het vinden en behouden van stake holders is een cruciale en fundamentele activiteit van iedere organisatie. Het is van
in Rotterdamse krachtwijken’; • Financier(s), bijvoorbeeld ‘deelgemeenten, lokale fondsen en lokale middenstand’;
belang om voortdurend te blijven inventa-
• Eigen organisatie;
riseren welke stakeholders er zijn en wat
• Overige belanghebbenden, bijvoorbeeld
hun belangen zijn en hoe je daarop kunt
‘ouders van de jongeren’.4
inspelen.
15
Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek
Wat doe je wel en wat doe je niet Maatschappelijke organisaties barsten van de ideeën. Aan inspiratie en passie is geen gebrek. Maar je bent als (vrijwilligers)organisatie pas echt tevreden als je jouw ideeën ook daadwerkelijk kunt realiseren. Keuzes maken is daarbij onontbeerlijk: je kunt niet alles (tegelijkertijd) doen. Hoe maak je die keuze? Waar moet je op letten? En wat levert dat dan op? De haalbaarheid van ideeën stond in deze bijeenkomst centraal.
16
Over haalbaarheid
Voorbeelden van haalbaarheidsonderzoeken • Eigen ervaring
Wat is je idee? Wat wil je precies realise-
• Deskresearch
ren? Waarom wil je dat, wat is de urgentie?
• Stakeholderbevraging
Hoe pak je het idee aan? En wat zijn de kritische succesfactoren? Met andere woorden: wat moet je goed doen of waar te halen? Om dat te achterhalen, is het
Mensen krijgen al zoveel enquêtes
zinvol om een haalbaarheidsonderzoek uit
Toch is het zinvol om bij stakeholders te
te voeren. Daarvoor hoef je niet een (duur)
informeren wat ze van jouw organisatie
onderzoeksbureau in te schakelen: je
en diensten vinden. Maar: maak de
kunt heel eenvoudig en op verschillende
enquête niet te lang; test de enquête
manieren zelf achterhalen of jouw idee
eerst in eigen kring.
moet je goed in zijn om je beoogde doelen
ook echt kans van slagen heeft. Enquêtes kun je – na registratie – in sommige gevallen gratis maken en verzenden via bijvoorbeeld: www.enquêtemaken.be www.surveymonkey.com
17
MATCH MET ORGANISATIE
MATCH MET FINANCIËLE DOELEN
MATCH MET INHOUDELIJKE DOELEN
Bij jouw onderzoek naar haalbaarheid zet je drie ‘brillen’ op: een bril die kijkt of jouw idee inhoudelijk haalbaar is, een bril die kijkt of jouw idee financieel haalbaar is en een bril die kijkt of jouw idee organisatorisch haalbaar is.
18
Inhoudelijk haalbaar? Vraag jezelf eens af: wat wil je bereiken,
Heb je dit gecheckt? Dit kun je bijvoorbeeld
en voor wie? Voorbeelden zijn:
doen met behulp van een impactmap
• Vergroting van het bereik van onze
(bron: Handboek sociaal ondernemen in
culturele instelling;
Nederland).
• Lancering van een nieuw werkgelegen-
Als je de impactmap voor jouw organisatie
heidsproject waarmee jongeren naar
hebt ingevuld, ga dan ook na of de
betaald werk worden geleid;
gevraagde impacts verenigbaar zijn. Wil
• Start van taallessen voor nieuwe
de gemeente iets heel anders dan jouw
Nederlanders;
doelgroep? Wil een fonds andere doelen
• Etc.
bereiken dan een bedrijf waarmee je
Formuleer in ieder geval zo specifiek en
samenwerkt? Je zult dan keuzes moeten
meetbaar mogelijk wat je wilt bereiken,
maken en hierover communiceren: je kunt
wanneer dat bereikt moet zijn, op welke
immers niet iedereen tevreden stellen.
manier dat moet gebeuren etc.
Nog los van de vraag of je alle impacts
De inhoudelijke haalbaarheid van jouw
kunt realiseren.
initiatief is vooral afhankelijk van de vraag of behoefte onder relevante stakeholders.
Stakeholders
Activiteiten van stakeholders
Bijdragen van stakeholders
Opbrengsten voor stakeholders
Wie hebben belang
Wat moeten
Tijd
Welk resultaat
bij dit project?
stakeholders precies
Geld
(in geld en/of middelen)
Wie zijn erbij betrokken
doen in het kader
Expertise
of welke impact (in geld
of moeten erbij worden
van jouw project?
Netwerken
en/of middelen) vragen
betrokken?
Welke ‘activiteit’
Etc.
de stakeholders precies
verwacht je van hen?
terug voor hun inbreng in jouw project?
>
Download de impactmap van www.blauwenoordzee.nl/ fonds1818 (wachtwoord: fonds1818) en breng de activa en stakeholders van jouw organisatie in kaart 19
Organisatorisch haalbaar? Als je weet wat je wilt bereiken, is het van
moet je dan beschikken? Denk aan
belang te inventariseren wat de kritische
faciliteiten, kennis, materialen, personeels
succesfactoren zijn: waarmee valt of staat
capaciteit etc. Om de organisatorische
het succes van jouw idee? Dus: waar moet
haalbaarheid van jouw idee te toetsen,
je allemaal goed in zijn om de gewenste
kun je de ‘Blauwe Noordzee Assessment
doelen te kunnen behalen? En waarover
Tool’ gebruiken.
Competenties/expertise/ vaardigheden
Capaciteit
Faciliteiten
• Welke competenties/
• Hoeveel capaciteit is er nodig
• Beschikken wij over de juiste
expertise/vaardigheden zijn
om het project te kunnen
faciliteiten (gebouw,
noodzakelijk om het project
realiseren (bestuur,
materialen etc.) om dit
te kunnen realiseren?
management, medewerkers
project te kunnen realiseren?
• Beschik je over deze competenties? • Zo nee, hoe kun je daarin voorzien? • Check: zijn wij de meest aangewezen partij om dit project te realiseren?
en vrijwilligers) • Hebben wij deze capaciteit? Zo nee, hoe kun je daarin voorzien? • Doen we het alleen of in samenwerking met anderen? • Kopen we expertise in als we daarover zelf niet beschikken of kunnen we daarin samenwerken? • Hoe verdelen we de taken binnen het project?
20
• Zo nee, hoe kun je daarin voorzien?
Financieel haalbaar? Tot slot is het natuurlijk belangrijk om
• Wie kan waarvoor worden benaderd?
jezelf af te vragen of jouw idee wel
Denk aan fondsen, sponsoren en
gefinancierd kan worden, zeker als je het
overheden.
niet (geheel) zelf kunt financieren en er
• Hebben zij vergelijkbare bijdragen
externe partijen nodig zijn. Antwoord op
geleverd in het verleden aan jullie
de volgende vragen zijn hierbij van belang: • Wat kost het om dit project te kunnen uitvoeren? • Hoe ziet de voorbereiding eruit (eigen uren, uren derden, gebruik
of anderen? • Ga je eigen inkomsten genereren? Zo ja, hoe? • Welk financieringsmodel is het meest duurzaam?
faciliteiten etc.)? • Hoe vindt de uitvoering plaats (eigen uren, uren derden, gebruik faciliteiten etc.)? • Zijn er nog eenmalige (start)investeringen (aanschaf materialen, etc.)? • Wat is in totaal benodigd? • Wat is de eigen inbreng van de organisatie en eventuele partners? • Welk bedrag moet extern worden geworven?
>
Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
21
Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven
Vooral niet bedelen Effectief inkomsten verwerven begint bij een goed verhaal over jouw organisatie en de activiteiten die je voor ogen hebt. Kun je je organisatie en je activiteiten goed voor het voetlicht brengen bij je stakeholders, waaronder je financiers? Een goede voorbereiding is het halve werk. Het eerste deel van deze kennisbijeenkomst stond dan ook in het teken van die voorbereiding: van ‘Je droom in 1 minuut!’ naar een compacte en concrete case for support.5 In het tweede deel van de bijeenkomst stond het werven van inkomsten bij fondsen en bedrijven centraal en werd op hoofdlijnen ingegaan op het opstellen van een begroting en een dekkingsplan.
22
Je droom in 1 minuut
Case for support
Voor het maken van een eerste indruk
Je droom in 1 minuut is je binnenkomer om
heb je maar één kans. Financiers worden
kort en krachtig te vertellen wat je ambitie
veel benaderd, dus je maakt een goede
is. Om inkomsten te verwerven is echter
indruk als je kort en krachtig je idee voor
meer nodig. Je voorgenomen project moet
het voetlicht kan brengen. Probeer je idee
duidelijk worden omschreven. Vaak heb je
te formuleren in jouw droom van 1 minuut,
dat al gedaan in een (uitgebreid) project-
waarin je jouw oplossing benoemt voor
plan. Een belangrijk hulpmiddel om
het geschetste probleem (voor tips, zie
inkomsten te genereren, is het schrijven
onderstaand kader5). Dat is lastiger dan je
van een case for support. Je kunt het zien
denkt. De pitches van de deelnemers aan
als een uitgebreidere samenvatting van je
de bijeenkomst maakte dat ook duidelijk:
project met belangrijke informatie over het
vaak heb je meer tijd nodig om je droom
project zelf en je organisatie. De case for
te vertellen of vergeet je belangrijke
support kun je als een oplegger beschouwen
zaken. Het is dan ook van belang is om tijd
van de aanvraag.
te nemen om tot een droom in 1 minuut te komen: schrijven, schrappen, presenteren,
Het is niet de bedoeling dat je je
schrijven etc.
organisatienoden/behoeften ‘verkoopt’. Je geeft aan wat de maatschappelijke resultaten zijn die je met de gevraagde
Tip! Oefen je droom in 1 minuut met een
investering wilt realiseren.
relatieve buitenstaander. Hij of zij legt
Elementen case for support5
eerder de vinger op de zere plek dan
• Jouw organisatie: wie ben je, waar sta
iemand uit je eigen organisatie.
Vragen die in jouw droom in 1 minuut beantwoord worden
je voor? (visie en missie) • Het probleem: welk probleem/ vraagstuk, oorzaak, voor wie, waarom niet opgelost en urgentie?
• Wie is de doelgroep?
• De oplossing: concrete plannen, welke
• Wat is het probleem?
activiteiten, welk tijdbestek en welk
• Hoe wordt het probleem nu opgepakt? • Wat is jouw toegevoegde waarde? • Wat is het project en hoe draagt dat bij aan de oplossing? • Kosten in hoofdlijnen: hoeveel is nodig, door wie?
resultaat? • Realisatie van de oplossing: hoeveel geld, eigen investering, structureel/ eenmalig en wie dragen nog meer bij? • Jouw verhaal: aansprekend, over tuigend, gepassioneerd en duidelijk
23
Werving van inkomsten bij fondsen
De aanvraag
Het klinkt tegenstrijdig, maar fondsen-
case for support beschouwen als de
werving is niet het vragen om geld of je
oplegger van je aanvraag. Hierin beschrijf
hand ophouden. Fondsenwerving is het
je op hoofdlijnen jouw organisatie en
binden van een financier als partner aan
project: wie ben je als organisatie, waar
je project. Fondsenwerving gebeurt op
sta je voor, wat is je positie in het veld is,
basis van vrijwilligheid. Fondsen zijn
hoe word je gefinancierd, wat is de inhoud
gebaat bij het vinden van goede projecten
en belang van je project (urgentie) etc.
Zoals hiervoor al beschreven kun je je
om te ondersteunen om de doelstellingen van het fonds te kunnen realiseren. Voordat je aan de slag gaat met fondsen-
Stappenplan fondsenwerving
werving is een aantal kernvragen van
• Oriënteer je op mogelijke geldgevers:
belang: • Wie ben ik? Waar sta ik voor? (toegevoegde waarde)
welke fondsen of andere partijen zijn in beeld? • Subsidies first: schrijf eerst de overheid
• Waar vraag ik ‘geld’ voor? (urgentie)
aan als er voor jouw project een subsidie-
• Hoeveel ‘geld’ vraag ik?
regeling is. Fondsen komen vaak niet
• Wie kan ik benaderen?
(als eerste) over de brug als hier sprake van is
Om een reële kans van slagen te hebben, moet je aan de potentiële financier
• Vraag informatie over subsidies/de subsidieregeling op
duidelijk kunnen maken wat het project
• Vraag informatie over fondsen op
bijzonder maakt:
• Oriënteer je op de voorwaarden van het
• Wat is het onderscheidende en de
fonds: past je project in het donatiebeleid
toegevoegde waarde ten opzichte
van het fonds, welke procedure wordt
van soortgelijke projecten?
gehanteerd, welke algemene voorwaarden
• Hoe is het project te typeren: voorbeeldfunctie, pilotproject, aanjaag functie, stimuleringsproject? • Wat maakt het project innoverend, nieuw en/of verrijkt het aanbod? • In welke behoefte of tekort voorziet het project?
hanteert men? etc. • Schrijf een duidelijk aanvraag: neem je case for support als uitgangspunt. Ga na of het fonds gebruikmaakt van een aanvraagformulier • Stel een realistische begroting op (zie ook de tips op pagina 26) • Zorg voor een goede afhandeling
24
Waarvoor kun je fondsen benaderen? Een uitgebreider projectplan kun je dan
Fondsen zijn met name geïnteresseerd
achter de case for support voegen.
in projectfinanciering, niet in exploitatie-
Afhankelijk van de voorwaarden van een
kosten of projecten/activiteiten die uit
fonds dien je mogelijk een aanvraag
reguliere (overheids)financiering komen of
formulier van het betreffende fonds te
als een reguliere activiteit kunnen worden
gebruiken. Weet van te voren wat een
beschouwd. Steeds meer fondsen zijn wel
fonds wil ontvangen: zowel wat betreft de
bereid om een overbruggingssubsidie/
stukken (aanvraag, statuten, jaarverslag
donatie te doen om de aanvragende
etc.) als inhoudelijke informatie.
organisatie binnen een aantal jaren toekomstbestendiger te maken.
Bij een goede aanvraag hoort ook een korte en enthousiasmerende brief. Geef duidelijk aan waarom je het fonds hebt
goed te onderbouwen. Vergeet ten slotte
aangeschreven, waarom jij vindt dat het
niet te melden waar het fonds terecht kan
project past bij het aangeschreven fonds.
voor aanvullende informatie: wie is de
Geef kort aan waarom je geld van het
contactpersoon en hoe is zijn of haar
fonds nodig hebt en hoeveel. Weet dit
bereikbaarheid.
Waar vind je relevante fondsen? Informatie over fondsen
Publicaties van fondsen
• Handboeken, met name FondsenBoek/Disk
• Publicaties van fondsen
• Websites, bijv.
• Website
www.vermogensfondsen.startpagina.nl
• Jaarverslagen
• Brancheorganisaties en belangenverenigingen
• Statuten
• Andere maatschappelijke organisaties
• Brochures
(je collega-instellingen/ ‘concurrenten’) • Notarissen
• Nieuwsbrieven • Vermeldingen op posters, flyers, catalogi etc.
• Subsidieadviseurs en fondsenwervingsbureaus • Leveranciers
25
Saai… algemene aandachtspunten
Zorg voor projectgebonden & gemotiveerde aanvraag • Zorg voor complete •aanvraag (formele stukken / achtergronden van organisatie / opzet en doel stelling van project) • Vertel een oprecht verhaal • Lever juiste informatie aan en dien op tijd in • Maak geen schrijf- en rekenfouten • Gebruik geen jargon en sponsoringterminologie • Doe geen mailing • Wees onderscheidend • Toon betrokkenheid en enthousiasme • Leer van afwijzing • Zorg voor goede afhandeling en evaluatie
Begroting en dekking Bij elke aanvraag dient een begroting
• Kies voor een heldere structuur:
te worden gevoegd waarin overzichtelijk
maak deelbegrotingen (post personeel,
de kosten zijn weergegeven. Tevens dien
post communicatie etc.);
je aan te geven op welke manier je het
• Controleer op rekenfouten;
project wilt financieren: wie zijn er naast
• Klop je inkomsten niet op: uitgaan van
de benaderde partij nog meer in beeld,
elke keer een volledige zaalbezetting
wat draag je zelf bij of de deelnemers?
is niet reëel, je begroting voor een
Enkele aandachtspunten: • Klop je begroting nooit op. Adviseurs
belangrijk deel laten leunen op inkomsten uit een catalogus bij een tentoonstelling is onverantwoord etc.;
van fondsen hebben over het algemeen
• Maximumbedragen kennen: weet wat
een goed beeld wat reële projectkosten
fondsen doorgaans aan een project
zijn;
doneren;
• Is de begroting inclusief of exclusief
• Zorg ervoor dat het totaalbedrag van
BTW? Ben je BTW-plichtig? Niets is
de dekking gelijk is aan de begroting.
vervelender dan dat je aan het eind
Als je toch meer vraagt dan nodig is,
van het project niet rekening hebt
leg dan duidelijk uit waarom je hiervoor
gehouden met het afdragen van BTW. Je hebt dan in feite een tekort;
kiest; • Vraag je om een investering in een gebouw: maak duidelijk wat de dekking van de exploitatie is.
26
Afhandeling en verslaglegging Tijdens het aanvraagproces en na een
• Uitnodiging: zorg ervoor dat het fonds
eventuele toekenning is het belangrijk
een eventuele uitnodiging voor de start
om fondsen op de hoogte te houden van
van het project ontvangt; het is
de voortgang van de aanvraag c.q. het
overigens geen garantie dat een
project. Houd daarbij rekening met de
vertegenwoordiger van het fonds komt.
voorwaarden die een fonds stelt aan een
• Accountantsverklaring: in sommige
eventuele bijdrage.
gevallen moet een accountants
• Doorlopend terugkoppeling voortgang:
verklaring worden verstrekt om te zien
houd fondsen op de hoogte van de
of de donatie op een goede manier is
voortgang in de fondsenwerving, laat
aangewend; check de voorwaarden van
bijvoorbeeld weten als een ander fonds
het fonds. Tip: neem de kosten voor een
over de brug is gekomen.
accountantsverklaring in je begroting
• Vaststelling definitief bedrag: reken jezelf niet rijk, mocht een donatie lager
mee. • Verslaglegging /implementatieplan/
uitvallen, neem contact op met het
evaluatie: rapporteer het fonds over je
betreffende fonds hoe hier (verder) in
resultaten; fondsen kunnen hierover
te handelen.
ook aanvullende voorwaarden opnemen
• Afstemming publiciteit: stem af in welke mate het fonds publiciteit rond de donatie wil.
bij hun donatie. • Bij afwijzing: informeren naar motieven, dus bellen!
Deelnemer: “Willen fondsen financieel resultaat?” Blauwe Noordzee: “Nee, fondsen willen maatschappelijk resultaat of rendement. Voor fondsen is het van belang dat ze niet jaarlijks een donatie moeten doen om een project of een organisatie overeind te houden.”
27
Samenwerking met bedrijfsleven Bedrijven hebben in het maatschappelijk
Maar er zijn ook redenen om wel met het
veld soms een negatieve associatie.
bedrijfsleven samen te werken. Waarom
Waarom zou je niet met het bedrijfsleven
zou dat interessant kunnen zijn? We
samenwerken? De deelnemers aan de
vroegen het aan de groep aanwezigen:
workshop kwamen met de volgende
• Imago, keurmerk
punten:
• Kennis
• Bemoeizucht
• Contacten
• Imago, verkeerde associatie
• Faciliteiten
• Te moeilijk, veel werk
• Geld
• Kost geld
• Koppeling van maatschappelijke
• Publiciteit
belangen
• Geloofwaardigheid
• Bereik van nieuwe doelgroepen
• Andere belevingswereld
• Netwerk • Snel handelend, minder verantwoording nodig
Wat investeren bedrijven in maatschappelijk betrokken ondernemen? Vaak is dat een combinatie van 2 of meer M's:
Mensen
Handen uit de mouwen steken, kennis overdragen (medewerkervrijwilligerswerk)
Munten
Geld doneren of sponsoren
Middelen
Aanbieden van computers, meubilair, bouwmaterialen of accommodatie
Massa
Aandacht trekken van de lokale overheid, landelijke media of grote fondsen
Media
Creëren van media-aandacht
28
Stap voor stap richting bedrijfsleven • Breng de bedrijvennetwerken van medewerkers of van bestuurders in kaart • Arrangeer ontmoetingen, nodig bedrijven uit voor projecten • Ga gesprekken aan met bedrijven • Gebruik case for support en geef inzicht in samenwerkmogelijkheden
Zou je wel eens met een bedrijf willen
Ook voor samenwerking met bedrijven
samenwerken? Maar heb je nog geen
geldt: een goede voorbereiding is het halve
ervaring? Dan zijn hier enkele tips om
werk. Probeer dus eerst heel concreet
te beginnen:
te bedenken wat je als organisatie nodig
• Neem contact op met een mbo-makelaar.
hebt: kantoorruimte, iemand om de
Op www.nationaalmboplatform.nl
jaarrekening te doen, menskracht om de
staat een overzicht van bureaus die
kantine te schilderen? Ga dan na welke
lokale bedrijven en maatschappelijke
bedrijven bij jouw organisatie passen,
organisaties met elkaar in contact
en welke niet. En denk na over wat je
brengen;
bedrijven hebt te bieden: een leuk dagje
• Ga naar een Maatschappelijk Beursvloer.
uit, een manier om teambuilding te
Op www.beursvloer.com vind je een
bevorderen, een goed gevoel? Hoe dan
overzicht van alle Beursvloeren die in
ook: samenwerking met een bedrijf moet
Nederland plaatsvinden. Daar bieden
een win-win zijn.
bedrijven gratis producten en diensten aan; • Doe mee aan NL Doet op 16 en 17 maart 2012. Op www.nldoet.nl kun je jouw klussen aanmelden, waarna bedrijven en andere organisaties zich kunnen melden om voor jouw organisatie vrijwilligerswerk te doen.
29
Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?
Beheers kosten, werf inkomsten In deze laatste bijeenkomst stonden niet alleen praktische tips centraal, maar werd ook teruggekeken op de vier voorgaande bijeenkomsten. En dat is niet voor niets. Moeilijke en lastige tijden – tijden van bezuinigingen dus – zijn het moment om je organisatie en je activiteiten goed tegen het licht te houden. Wie ben ik? Waar sta ik voor? Wat is mijn toegevoegde waarde? Wat is de urgentie van mijn aanbod? Wat mist men als ik er niet meer ben? zijn dan relevante vragen. Organisaties die weten waar ze voor staan, die weten wat hun sterke punten zijn – en zeker ook hun zwakke punten – zijn beter in staat hun organisatie te wapenen tegen bezuinigingen.
30
Toegevoegde waarde Het scherp krijgen van je toegevoegde
• Wat gebeurt er als dit project niet
waarde is belangrijk. Daarmee kun je het
plaatsvindt? Anders gesteld: waarom
belang van je organisatie en activiteiten
is het zo belangrijk dat dit gebeurd?
beter voor het voetlicht brengen. Om je
• Voor wie is het project zo belangrijk?
toegevoegde waarde vast te stellen,
Wie hebben er belang of bij wie is er
zijn onderstaande punten behulpzaam:
vraag naar?
• Aansluiting van het project bij de missie en de activiteiten van de organisatie;
Met de ‘Blauwe Noordzee Assessment
• Maak duidelijk dat je de geëigende
Tool’ – zie ook de eerste bijeenkomst –
partij bent om het project uit te voeren/
breng je op een aantal aandachtsvelden
probleem aan te pakken;
je organisatie in kaart: waar scoor je goed
• Onderscheidend vermogen: ken de
en minder goed op? Op basis van deze
markt en dus ook je concurrenten
uitslag kun je een verbeter- en implemen-
(uniciteit);
tatieplan ontwikkelen.
• Waarom zou men jullie project willen financieren en niet dat van een ander?
Impact = Toegevoegde waarde input/Invoer
Activiteit
Output/Uitvoer
Outcome/Resultaat
Alle middelen die in een organisatie worden ingebracht
Dat wat er in een organisatie plaats vindt
De gemeten resultaten
Verzameling van alle resultatem minus: wat toch al zou zijn gebeurd = IMPACT
Bron: S. Olsen, SVT Group
31
Meer inkomsten genereren
Zelf geld verdienen
Het is altijd verstandig om na te gaan of je
• Eigen bijdrage vragen aan deelnemers
extra inkomsten kunt verkrijgen. Zo kun
• Producten en diensten ontwikkelen waar
je kijken of je ‘prijzen’ en of begrotingen
je nieuwe inkomsten mee genereert
in aanvragen wel goed zijn of misschien
• Strategische alliantie aangaan met een
wel omhoog kunnen. Ga eens bij vergelijk-
bedrijf
bare organisaties na welke prijzen en/of begrotingen zij hanteren (= benchmarken). En vraag wat een stakeholder bereid is
Ook kun je misschien bestaand aanbod
om te betalen, misschien reken je in de
aan nieuwe financiers of andere stake
praktijk wel minder dan een financier wil
holders aanbieden of nieuw aanbod aan
betalen!
bestaande of nieuwe stakeholders ‘koppelen’ om nieuwe omzet voor je
Vraag je ook eens af wat je nu gratis doet
organisatie te genereren:
en waar je in het vervolg geld voor zou kunnen vragen. Investeer eventueel in een goede fondsenwerver of in een training fondsenwerving voor je personeel.
Bestaand aanbod
Dat verdient zich vaak terug. Je kunt ook de kosten voor fondsenwerving verlagen door bijvoorbeeld langerlopende in plaats van kortlopende projecten te ontwikkelen.
>
Nieuwe stakeholders
≥ Nieuw aanbod
>
Bestaande stakeholders
Kostenbesparingen realiseren Er zijn verschillende mogelijkheden om besparingen te realiseren:
Oud
Nieuw
Inhuur van personeel, diensten, aankopen van materialen etc.
Gesponsorde of gedoneerde accountancy, computers, (kantoor)ruimte etc.
Personeel alleen voor jouw organisatie
Personeel ‘delen’ met andere organisaties
Werk door beroepskrachten
Werk door vrijwilligers
Alleen een kantoor/secretariaat gebruiken
Dit soort faciliteiten met andere organisaties ‘delen’
32
Meer informatie Geraadpleegde literatuur 1 Wikipedia 2 ‘Lofty Missions, Down-to-Earth Plans’, Harvard Business Review, V. Kasturi Rangan (2004) 3 Peter Drucker 4 Handboek voor sociaal ondernemen in Nederland, Peter Scholten en Boris Franssen (Van Gorcum 2007) 5 Grote-giftenwerving in 60 minuten voor non-profit bestuurders en directies, Hans van der Westen (Walburg Pers 2009)
Interessante informatiebronnen • FondsenBoek en FondsenDisk (Walburg Pers 2011) • Handboek Cultureel Ondernemen, Boris Franssen, Peter Scholten en Marc Altink (Van Gorcum 2009) • www.vermogensfondsen.startpagina.nl • Handboek sponsoring en fondsenwerving voor non-profit organisaties, Hans van der Westen (Walburg Pers 2010)
33
Over Fonds 1818
Over Blauwe Noordzee
Fonds 1818 is een jong vermogensfonds
De Blauwe Noordzee is het bureau voor
met oude wortels. De basis werd gelegd
ambitieuze non-profitorganisaties die
aan het einde van de 18de eeuw.
meer ondernemerschap, inspiratie, en
Toen werd de Maatschappij tot Nut van
financiële slagkracht willen. Gericht op
’t Algemeen opgericht. In 1818 stichtte de
het realiseren van hun idealen. De huidige
Haagse afdeling van ’t Nut de Nutsspaar-
ontwikkelingen in de maatschappelijke
bank te ’s Gravenhage. Na de fusie tussen
sector (bezuinigingen, steeds meer
de Nutsspaarbank en de VSB Bank werd
aandacht voor efficiëntie en prestatie
een bedrag in aandelen gestort in een
meting) dwingen veel organisaties zich
stichting met als doel het ondersteunen
te heroriënteren, hun strategie aan te
van maatschappelijke projecten: het VSB
scherpen en hun organisaties toekomst-
Fonds Den Haag e.o. In 2001 veranderde
bestendiger in te richten. Hetgeen tot meer
deze stichting haar naam in Fonds 1818.
impact en meer financiële slagkracht moet
Fonds 1818 steunt jaarlijks vele maat-
leiden. De Blauwe Noordzee ondersteunt
schappelijke initiatieven op het gebied
organisaties hierbij.
van zorg, welzijn, kunst, cultuur, natuur,
Het bureau is opgericht door Boris
milieu en educatie. Het fonds doet dit
Franssen, Menne Scherpenzeel en
door het doneren van geld voor de
Luuk van Term, ervaren adviseurs op het
uitvoering van projecten en het verstrekken
gebied van management-, organisatie-,
van leningen. Fonds 1818 geeft alleen
communicatie- en beleidsvraagstukken in
donaties ten behoeve van projecten die
de maatschappelijke en culturele sector.
gericht zijn op de regio waarin het fonds
Zij brengen hun brede, complementaire
gevestigd is. Jongeren onder de 24 jaar
ervaring, expertise en netwerken binnen
kunnen terecht bij Fonds 1818<24.
de Blauwe Noordzee samen. De Blauwe Noordzee beschikt hiermee over een
www.fonds1818.nl
breed oplossend vermogen. www.blauwenoordzee.nl
34
Colofon Deze uitgave blikt terug op de kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 in samenwerking met de Blauwe Noordzee in het najaar van 2011 organiseerde. Teksten en foto’s Blauwe Noordzee, Soest Ontwerp Ontwerpwerk, Den Haag Fonds 1818 Bezoekadres Riviervismarkt 4 , 2513 AM Den Haag Postadres Postbus 895, 2501 CW Den Haag Telefoon 070 - 364 11 41 Fax 070 - 364 18 91 E-mail info@fonds1818.nl Internet www.fonds1818.nl © Blauwe Noordzee 2012
35
36