Convention4u

Österreichs Tagungsprofis unterwegs Richtung Zukunft

Sie ist der Jahreshöhepunkt für die rot-weiß-rote Tagungsindustrie: Die Convention4u versammelt ein Mal im Jahr das Who’s who der Branche, um gemeinsam Herausforderungen und Chancen zu diskutieren und neue Lösungsansätze zu entwickeln. Ich war erneut für Messe & Event dabei. Story: Christoph Berndl

Von 18. bis 20. Juni ging es heuer ins Bundesland Salzburg, genauer gesagt nach Saalfelden Leogang. Eingebettet in die herrliche Landschaft mit traumhafter Bergkulisse erwartete die Teilnehmer ein dichtes Programm. Startpunkt war am Sonntagabend das Get-together im Congress Saalfelden. Bereits zum Auftakt hatte sich das Organisationsteam rund um Austrian-Convention-Bureau-Präsident Christian Mutschlechner und ACB-Geschäftsführerin Michaela Schedlbauer-Zippusch etwas ganz Besonderes einfallen lassen.

Überrasche mich – immer wieder aufs Neue Wie begeistert man eigentlich ein Publikum, das selbst tagtäglich damit beschäftigt ist, seinen Kunden unvergessliche Tagungserlebnisse zu servieren? Man muss sie überraschen. Beispiel 1: Am Eröffnungsabend gab es einen Poetry Slam und keine Begrüßungsreden in Überlänge. Das Ergebnis: Super Stimmung statt müder Gesichter. Mission erfüllt. Beispiel 2: Vor dem Lunch im Ritzenhof – Hotel & Spa See hieß es raus aus Socken und Tretern. Was zuerst einigermaßen für Verwunderung sorgte, wurde kurz darauf genussvoll aufgelöst. Auf der Gartenterrasse am See erwartete uns ein sommerliches BBQ. Und das schmeckt barfuß ganz einfach nochmal um Klassen besser – vor allem bei Traumwetter, wolkenlosem Himmel, viel Sonne und über 30 Grad.

Die Jungen werden immer mehr – auch in der rot-weiß-roten Tagungsindustrie Es gibt Dinge, die können wir nicht aufhalten, so sehr wir uns auch bemühen. Die Zeit zählt dazu. In den letzten Jahren ist die Generation Y (geboren 1980 bis 2000) herangereift und drauf und dran, die aktive Mehrheit aller in der österreichischen Tagungsindustrie Beschäftigten zu stellen. Auch bei den Kongressgästen werden sie in naher Zukunft die größte Gruppe sein. Sie sind die erste Generation, die wir als Digital Natives bezeichnen. Junge Menschen, die die neuen digitalen Möglichkeiten und Medien praktisch mit der Muttermilch aufgesaugt haben. Wie muss ein Kongress aussehen, um diese Gruppe zu begeistern? Welche Herausforderungen erwarten uns dann erst mit der nächsten, der Generation Z, den Geburtsjahrgängen 1995 bis 2010? Welche Möglichkeiten müssen Jobbilder in der Tagungsindustrie bieten, um die größten Talente an sich zu binden? Diese und viele weitere spannende Fragen haben uns in der Session „#ISSO – auf den Spuren der Generation Y & Z“ umgetrieben. Hier gibt es noch einiges zu tun, aber in diesem Bereich schlummern auch noch viele ungehobene Erfolgspotenziale.

LUST AUF ETWAS NEUES?

Weingut Leo Hillinger

Burg Forchtenstein

Simon Schnetzer, Jugendforscher, Speaker & Top100-Trainer

Sechs Dinge,

die Sie beachten sollten, um die Generationen Y & Z für Ihren Kongress zu begeistern

1. KLARHEIT Bevor Sie loslegen, die junge Generation begeistern zu wollen, definieren Sie bitte, wer konkret Ihre Zielgruppe ist: Die Generationen Y & Z sind viele. #ISSO

2. AUFMERKSAMKEIT Nutzen Sie bestehende Kontakte aus der Zielgruppe, um Ihre Botschaften mit einer Prise „Wow – das hätte ich nicht gedacht“ über die Kanäle der Zielgruppe zu verbreiten. #gatekeeper #influencer #onlinemarketing

3. BEDÜRFNISORIENTIERUNG Finden Sie heraus, welche Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe Sie mit dem Event bedienen können – die Unterscheidung nach Lebensphasen hilft beim Bündeln und der fokussierten Ansprache. #lebensphasenanalyse #userfokus #befragung

4. BETEILIGUNG Binden Sie genau die Zielgruppe in die Event-Planung ein, die Sie als Teilnehmer gewinnen wollen – die wissen am besten, was ihre Peergroup begeistert. #cocreation #designthinking #innovationsworkshop

5. ANERKENNUNG Schaffen Sie Gelegenheiten für mehr Wertschätzung – machen Sie junge Teilnehmer zu Helden. #barcamp #statusaward #gamification

6. STORY Entwickeln Sie eine gute Geschichte, die junge Leute gerne über sich und Ihren Event erzählen, sodass Zuhörer sagen: „Sweet, da möchte ich auch hin.“ #storytelling #startwithwhy #sogwirkung

39 Messe & Event Retter Events

Vinatrium

Martinschlössl

LASSEN SIE SICH INSPIRIEREN

Die Community kennt nur ein Ziel: Wir wollen es für unsere Kunden besser machen

Eines ist mir in den Tagen in Saalfelden Leogang wieder einmal ganz deutlich geworden. Österreichs Tagungsindustrie ist eine eingeschworene Community, die vor allem ein Ziel eint: Sie sind voll motiviert auf der Suche nach Ansätzen und Möglichkeiten, um ihre Kunden in Zukunft noch besser servicieren zu können und sie ein Stück des Erfolgsweges zu begleiten. Dazu lassen sie auch ihre Kunden auf der Convention4u direkt zu Wort kommen. In einer Session wurden sie etwa gefragt: „Welche Form der Akquise finden Sie am angenehmsten?“ Und das Tolle daran: Die Kunden haben ganz offen geantwortet. Ein für mich deutliches Zeichen für das positive Miteinander in dieser Branche. I like it.

„Pimp your meeting“, es muss gar nicht so schwer sein In der Session „#pimpyourmeeting – wie Digital Natives das Marketing revolutionieren“ präsentierte uns Lukas Rössler inspirierende Möglichkeiten, New Media in Verbindung mit Storytelling und innovativer Erlebnisinszenierung zu einem neuen Ganzen zu verschmelzen. Wer etwas kreativ ist, hat heute nahezu endlose Möglichkeiten. Spielerisch werden motivierende virtuelle Elemente mit realen Event-Welten zu den Eckpfeilern einer konvergenten, impactstarken LiveKommunikationsstrategie, die bisherige Grenzen vergessen lässt. Wir von Messe & Event werden an diesem Thema auf jeden Fall dranbleiben.

Frische Kongressformate fördern die Einbindung der Teilnehmer und den Know-how-Transfer Egal ob Barcamp oder Fish Bowl: „Frontalunterricht“ ist out, neue Formate sind gefragt. So wurden wir etwa im „ConventionCamp“, am Nachmittag des ersten Kongresstages, praktisch uns selbst überlassen. Von der Themenfestlegung bis zur Organisation der einzelnen Sessions organisierten wir uns unter professioneller Begleitung de facto selbst – und waren dabei höchst produktiv und erfolgreich. Am Ende des Nachmittags wurden dann die Ergebnisse zusammengetragen und gemeinsam im großen Forum präsentiert. „Co-Creation“ lautete das Zauberwort.

Tipps #pimpyourmeeting

von Mag. Lukas Rössler, MBA

Ende des Jahres 2018 werden im deutschsprachigen Raum 50 % aller Erwerbstätigen zur Generation der Digital Natives zählen. Dazu zählen Ihre Eventgäste, die ab 1980 geboren sind und meistens eine wesentlich höhere Affinität zu Computern, Smartphones und IT Gadgets haben als die Generationen davor.

Was kann die Tagungs- und Kongressbranche nun für die Zukunft lernen, um Meetings möglichst attraktiv zu gestalten? Und was sollte beachtet werden, um die Digital Natives überhaupt als Teilnehmer zu gewinnen? wickelt. Die Steigerungsraten der Event- und Kongress-Budgets der 1990er- und 2000erJahre waren beeindruckend. Doch die Branche hat sich massiv verändert und untersteht auch in den nächsten Jahren einem stetigen Wandel. Eventinszenierung wird immer stringenter mit neuen Medien und Technologien verbunden. Erfolgreiche Eventformate haben New Media als essenziellen Part der Dramaturgie implementiert. Wenn es dabei gelingt, die Klammer zwischen Eventinszenierung und New Media mit dem mächtigen Tool des Storytellings zu schließen, dann werden erstaunliche Ergebnisse zu sehen sein.

TIPP 1: ZIELGRUPPENDENKEN REDUZIEREN – BEDÜRFNISDENKEN MAXIMIEREN Marketing und die Vermarktung von Meetings und Events wurde in den letzten Jahrzehnten maßgeblich von „Zielgruppendenken“ geprägt. Wie alt ist die Zielgruppe? Welche soziodemografischen und psychografischen Eigenschaften wird der Zielgruppe zugeschrieben? Durch die aktuellen 1-to-1- Kommunikationskanäle und die Möglichkeit, jedem Gast eine individuelle User Experience zu ermöglichen, sollte den Bedürfnissen der Gäste deutlich mehr Beachtung geschenkt werden. Gelingt es dem Veranstalter, auch die soziale Verantwortung zu kommunizieren (Stichwort „CSR“), dann wird das Angebot für die Digital Natives einen weiteren Mehrwert generieren.

TIPP 2: „VERSCHENKEN“ VON WERTIGEN LIVE-INHALTEN DES PROGRAMMS Vorträge, Eindrücke und Inhalte qualitativ hochwertig live über Facebook oder YouTube zu streamen, verursacht im Jahr 2017 keinen großen Aufwand mehr. Vielmehr generieren Live-Streamings vor allem über Facebook wertvolle Media Earnings. Sie schaffen Inhalte, die sowohl von Teilnehmern in der Retrospektive als auch als Teaser einen stimmigen Eindruck vom Kongress an zukünftige Interessenten ausgespielen werden können. Dass auch beim Live-Streaming der interaktive Aspekt über örtliche Grenzen hinweg in den nächsten Jahren immer wichtiger wird, liegt dabei auf der Hand (Stichwort: Virtuelle Events). Wer jetzt schon stimmige Konzepte für sein Meeting erarbeitet, profitiert in den nächsten Jahren davon und generiert zudem emotionale Empfehlungsmarketing-Tools. Im Jahr 2016 betrug das Ansehen von Videos bereits mehr als 2/3 des weltweiten OnlineDatenverbrauchs. Dieser Trend ist weiter steigend!

TIPP 3: EVENTMANAGEMENT DER ZUKUNFT BENÖTIGT KONVERGENZ AUS DEN BEREICHEN NEW MEDIA, STORYTELLING UND EVENTINSZENIERUNG Eventmanagement hat sich über die letzten Jahrzehnte als spezialisierte Disziplin ent

TIPP 4: DENKEN SIE IN DEN DIMENSIONEN „BE YOU, BE HERO, BE WOW!“ Digital Natives wollen mit ihren individuellen Bedürfnissen ernst genommen werden. Be You: Mit individuellen Angeboten bei der Veranstaltung, also der Möglichkeit einer individuellen User Experience, gelingt der erste Schritt. Be Hero: Stellen Sie Ihre Gäste in den Mittelpunkt! Implementieren Sie Votings in die Vorträge, lassen Sie Ihre Gäste interaktiv das Programm mitgestalten oder fördern Sie die Kommunikation mittels Hashtags über Twitter oder Instagram. Be Wow: Bieten Sie Ihren Gästen vor allem durchdachtes Storytelling gepaart mit neuen Technologien an. Ich denke hier speziell an Location-based Services, die relevante, zeitlich ausgelöste Informationen an individuellen Standorten per App an das Smartphone schicken und so die Kommunikation und das Empfehlungsmarketing antreiben. Ganz vorne sehe ich auch für die nächsten Jahre Virtual-RealityAnwendungen oder Augmented Reality Apps. Nutzen Sie das Beste der Welten Offline und Online!

TIPP 5: BESCHÄFTIGEN SIE SICH MIT NEUEN TECHNOLOGIE- UND MEDIENTRENDS Die Geschwindigkeit, mit der sich die Erlebnisbranche ändert, und da zähle ich auch die Kongress- und Messebranche dazu, hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Entwicklungen aus den USA und Asien haben den österreichischen Markt zwar noch nicht komplett erreicht, von diesen Märkten kann aber tendenziell abgelesen werden, was auch für den DACH-Raum relevant sein wird. Deshalb Augen und Ohren offen halten, wenn es um Begriffe wie Beacons, Location-based Services, Augmented und Virtual Reality, Mobile Apps, Gamification und Pervasive Entertainment geht.

www.lukasroessler.com

MORE THAN MEETINGS

Salzburg ist Sightseeing, aber auch vielfältiger Veranstaltungsort.

Salzburg ist fraglos ein beliebtes Ziel, wenn es um Mozart, Festspiele und Berge geht. Aber auch bei Themen wie Lage, Logistik oder den Kapazitäten ist das vielfältige Bundesland ganz vorne mit dabei. Salzburg hat nicht zuletzt internationale Bedeutung als Wirtschafts- sowie Wissenschaftsstandort und gilt als sehr beliebte Veranstaltungs-Destination. Das Salzburg Convention Bureau bietet einen 360° Service, der aus jedem Business-Aufenthalt eine unvergessliche kleine Reise macht.