Berichte und Analysen
DAS DIGITALE BÜRO
Weg mit dem Papier?! KEINE VISION, SONDERN GELEBTE REALITÄT
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist ein zentrales Thema für Unternehmen. Einer der Treiber: Der Gesetzgeber. Mit E-Bilanz, SEPA oder XRechnung sorgt er dafür, dass Unternehmer schon allein durch die Kommunikation mit der Verwaltung dazu gezwungen sind, sich langsam aber sicher vom Papier zu verabschieden. Doch ehe es soweit ist, wartet eine Reihe von Herausforderungen. Der Beitrag skizziert den Weg, wie Unternehmen den Umstieg auf digitale Prozesse nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient meistern.
In der betrieblichen Buchhaltung ersetzen elektronische Rechnungen nach und nach die klassische Papierrechnung. Mit E-Rechnungen kommen die meisten Unternehmer heute in erster Linie nicht als Versender, sondern als Empfänger in Berührung. Bei Unternehmern sorgt das nicht unbedingt für Freude – in vielen Betrieben herrscht Unsicherheit im richtigen Umgang mit digitalen Dokumenten. Noch immer landen zahlreiche als PDF verschickte Rechnungen als Papierausdruck in den Stehordnern der Empfänger und gelangen von dort in den klassischen Prozess der Buchführung via Pendelordner. Die Folge: Die Informationen der Rechnung müssen anschließend händisch in ein digitales System, in diesem Fall die Finanzbuchführungssoftware, übernommen werden. Das ist nicht nur umständlich, fehleranfällig sowie zeit- und kostenintensiv, sondern auch gesetzeswidrig.
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Ziel des digitalen Büros: Digital erfasste Papierbelege und eingehende digitale Belege, digital weiterzuverarbeiten. Nur so kommen Unternehmen optimierten Prozessen im Büroalltag näher und aus dem „Fluch“ der E-Rechnung kann für sie ein „Segen“ werden. Voraussetzung dafür: Von deren Entstehung bis zur letzten verarbeitenden Stelle sollten die Informationen überall elektronisch verarbeitet werden, um einen durchgängigen digitalen Prozess zu erhalten. Medienbrüche sorgen nur für Mehraufwand und Unzufriedenheit. ZEITERSPARNIS DANK E-RECHNUNG Unternehmen, die ihre Rechnungen elektronisch versenden, sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erfüllen auch die Anforderungen wichtiger Geschäftspartner. Denn die öffentliche Hand stellt sukzessive alle Auftraggeber in Deutschland auf die sogenannte XRechnung um.
Wirtschaft in Ostwürttemberg · 06 / 2020
Eine Herausforderung dabei: Zahlreiche verschiedene Formate bei Ein- und Ausgangsrechnungen. Hilfe im „Format-Dschungel“ leisten „Daten-Dolmetscher“ wie beispielswese DATEV SmartTransfer. Sie sorgen dafür, dass eingehende Rechnungen eingelesen, validiert, in verschiedene XML-Formate umgewandelt und zur Weiterverarbeitung vorbereitet werden. Außerdem stellen sie Ausgangrechnungen im Wunschformat des jeweiligen Geschäftspartners bereit. Übrigens: Nur mit Zustimmung des Empfängers dürfen Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Diese gilt als erteilt, wenn die Beteiligten die Verfahrensweise praktizieren und damit stillschweigend billigen.
