Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, en forma de elaboración gradual. Un proyecto puede crear:
Un producto o artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente.
La capacidad de prestar un servicio, como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución.
Un resultado como salidas o documentos.
La elaboración de las especificaciones de un proyecto tiene que ser gradual y coordinada; esto quiere decir que se debe realizar paso a paso y que dichas especificaciones se deben controlar progresivamente. El equipo de trabajo de un proyecto, como unidad de trabajo, aunque haya sido muy efectivo en la ejecución de un plan anterior, debe volver a evaluarse y conformarse para la planeación de un nuevo proyecto. La última etapa de un equipo de trabajo de un proyecto ejecutado, ocurrirá cuando: Se hayan logrado los objetivos del proyecto. Quede claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados. La necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado.
Subproyectos Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar, aunque aquellos que son individuales pueden ser considerados planes y dirigirse como tales. A menudo, los subproyectos se contratan con una empresa externa o con otra unidad funcional dentro de la organización ejecutante. Algunos ejemplos de subproyectos son:
Los basados en el proceso del proyecto, como una fase individual de su ciclo de vida.
Los que están conforme a los resultados de las habilidades de recursos humanos. Como por ejemplo, los soldadores necesarios en un proyecto de metalmecánica.
Los que involucren tecnología especializada. Como por ejemplo, la prueba automatizada de programas de computador en un proyecto de desarrollo de software. En proyectos muy grandes, los subproyectos pueden componerse de una serie de micro proyectos, los cuales influirán en la conformación del proyecto final.
La Dirección de Proyectos La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo; la dirección de proyectos permite a las organizaciones ejecutar planes de manera eficaz y eficiente. Una dirección de proyectos eficaz ayuda a individuos, grupos y organizaciones públicas y privadas a:
Cumplir los objetivos del negocio
Satisfacer las expectativas de los interesados
Ser más predecibles
Aumentar las posibilidades de éxito
Entregar los productos adecuados en el momento adecuado
Resolver problemas e incidentes
Responder a los riesgos de manera oportuna
Optimizar el uso de los recursos de la organización
Identificar, recuperar o concluir proyectos fallidos
Gestionar las restricciones
Equilibrar la influencia de las restricciones en el proyecto
Gestionar el cambio de una mejor manera
Programa Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual; los programas también implican una serie de tareas repetitivas o cíclicas.
Portafolio Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar su gestiĂłn efectiva, a fin de cumplir con los objetivos estratĂŠgicos de negocio. Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente tienen que ser interdependientes o estar directamente relacionados.
Las organizaciones gestionan sus portafolios basándose en metas específicas; esto se hace con el fin de maximizar el valor del portafolio, evaluando con cuidado los proyectos y programas candidatos a ser incluidos en este, así como la exclusión oportuna de aquellos que no cumplan con los objetivos estratégicos. Es trascendental que haya equilibrio entre las inversiones incrementales y las radicales, para así usar los recursos de forma eficiente. La alta gerencia o los equipos de alta dirección, por lo general, asumen la responsabilidad de la gestión del portafolio en una organización.
Gestión de Proyectos La gestión de proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a una serie de actividades, encaminadas a alcanzar los requerimientos del proyecto, llevando así una idea o visión de algo a la realidad.
La direcciรณn de proyectos se logra mediante la aplicaciรณn e integraciรณn de los procesos. Es decir, del inicio, la planificaciรณn, la ejecuciรณn, el seguimiento, el control y el cierre.
Relación entre la Dirección de Proyectos, Programas, Portafolios y Operaciones El uso de los procesos, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos establece una base sólida para que las organizaciones alcancen sus metas y objetivos. Un proyecto puede dirigirse en tres escenarios separados, como lo son:
Un proyecto independiente (fuera de un portafolio o programa)
Dentro de un programa
O dentro de un portafolio.
Cuando un proyecto está dentro de un programa o portafolio, los directores de proyecto interactúan con los directores de portafolios y programas. Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual; los programas no son proyectos grandes, un proyecto muy grande puede denominarse un megaproyecto.
Algunas organizaciones pueden recurrir al uso de un portafolio de proyectos para dirigir de manera eficaz múltiples programas y proyectos que están en curso en un momento dado. Un portafolio se define como los proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionados como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos. Relaciones entre la gestión de proyectos:
Portafolio
Sub Portafolio
Proyectos
Proyectos
Programas
Proyectos
Programas
Programas
Sub Programas
Proyectos
Sub Programas
Proyectos