Gestión de un Proyecto Organizacional Proyectos
Programas
Portafolios
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Un programa es un grupo de proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionarán de forma individual.
Un portafolio es una colección de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionadas como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos.
Alcance
Los proyectos han definido unos objetivos. El alcance se elabora de forma progresiva a través del ciclo de vida del proyecto.
Los programas tienen un alcance más amplio y proveen beneficios más significativos.
Los portafolios tienen un alcance organizacional que cambia con los objetivos estratégicos de la organización.
Cambio
Los gerentes del proyecto esperan el cambio e implementan procesos para administrarlo y controlarlo.
Los gerentes de programa esperan el cambio de fuera y dentro del programa y están preparados a gerenciarlo.
Los gerentes de portafolio monitorean de manera continua los cambios en el ambiente ampliado interno y externo.
Definición
Proyectos
Planificación
Los gerentes de proyecto elaboran progresivamente información de alto nivel en forma de planes detallados a través del ciclo de vida del proyecto.
Programas
Los gerentes de programa desarrollan el programa general y crean planes de alto nivel para guiar una planeación detallada a nivel de componentes.
Portafolios Los gerentes de portafolio crean y mantienen los procesos necesarios, así como la comunicación relativa al portafolio global.
Los gerentes de proyecto dirigen el equipo del proyecto para alinearse a los objetivos del proyecto.
Los gerentes de programa dirigen el personal del programa y a los gerentes de proyecto; proveen la visión y el liderazgo general.
Los gerentes de portafolio pueden dirigir y coordinar el personal de gerencia de portafolio, programa o proyectos, que reporta responsabilidades al portafolio global.
Monitorear
Los gerentes de proyecto monitorean y controlan la elaboración de los productos, servicios o resultados del proyecto que se ejecutó.
Los gerentes de programa monitorean el progreso de los componentes del programa para asegurar el cumplimiento de las metas generales, los cronogramas, presupuestos y beneficios.
Los gerentes de portafolio monitorean los cambios estratégicos y distribución de los recursos, el desempeño de los recursos y riesgos del portafolio.
Éxito
El éxito se mide por producto, calidad de proyecto, puntualidad, cumplimiento con el presupuesto y grado de satisfacción del cliente.
El éxito se mide por el grado en el que el programa satisface las necesidades y beneficios por los que fue ejecutado.
El éxito se mide en términos del desempeño de la inversión total y de la realización de beneficio del portafolio.
Gestión
Programa El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un plan desde su inicio hasta su conclusión; una fase del proyecto es un conjunto de actividades del plan, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas. Los nombres, número y duración de las fases del proyecto se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la organización que participan, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. El ciclo de vida de un proyecto facilita el control de tiempos en que es necesario aplicar recursos ya sean de personal, equipos, suministros, entre otros. Aunque los proyectos varían en el tamaño y el grado de complejidad que contienen, un proyecto típico puede configurarse dentro de la siguiente estructura de ciclo de vida del proyecto, en la cual se puede apreciar la dinámica de los procesos en cada una de las fases con relación al nivel de los costos y la asignación de los recursos:
Fuente: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) PMI(2017)
El ciclo de vida del proyecto puede verse afectado por los aspectos propios de la organización, la industria, el método de desarrollo o la tecnología empleada; mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final, los entregables específicos y el trabajo que se llevan a cabo varían ampliamente dependiendo del proyecto. Una estructura genérica del ciclo de vida normalmente presenta las siguientes características: Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, aumentan según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. Los riesgos son mayores en el inicio del proyecto; estos factores disminuyen Durante el ciclo de vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables. La capacidad de los interesados de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo ni el cronograma, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión.
Alto
Riesgo Costo de cambios
Bajo Tiempo del Proyecto
Fuente: Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) PMI(2017)