1.7. Modalità di composizione delle assemblee e maggioranze

1.7. Modalità di composizione delle assemblee e maggioranze

Connesso al principio di democraticità è anche il tema del quorum costitutivo e delle maggioranze richieste per la validità delle riunioni e delle delibere assembleari.

Pur se evidentemente correlati, occorre fare una distinzione fra quorum costitutivo – vale a dire la maggioranza necessaria perché l’assemblea possa dirsi validamente costituita – e il quorum deliberativo – vale a dire la maggioranza necessaria in base alla quale l’assemblea possa validamente ed efficacemente adottare le decisioni ritenute più opportune.

Innanzitutto è necessario che l’assemblea, prima di svolgersi, sia regolarmente convocata, nel senso cioè che ogni socio sia in grado di conoscere con congruo anticipo la data, il luogo e l’ora in cui l’assemblea avrà luogo e le questioni che verranno trattate.

A tale funzione conoscitiva (che va a completare e arricchire il requisito della democraticità) provvede il consiglio direttivo che deve convocare tutti i soci aventi diritto di voto secondo le procedure previste dallo statuto stesso che, al riguardo, possono essere le più varie (trattandosi di materia devoluta alla libertà di negoziare) purchè rispondano alla esigenza di raggiungere tutti i soci, con congruo anticipo rendendoli edotti degli argomenti da trattare con il c.d. ordine del giorno.

La libertà di forme nella convocazione dell’assemblea può incontrare dei limiti naturali in senso probatorio, nel senso cioè che è bene privilegiare forme di convocazione che siano facilmente dimostrabili in caso di contestazioni che potrebbero inficiare il lavoro assembleare annullandone il deliberato.

Lo strumento principe per poter dimostrare l’effettiva convocazione del socio in termini congrui rispetto all’assemblea rimane naturalmente quello della raccomandata con ricevuta di ritorno, mezzo che ha però il torto di comportare un costo che, nel caso di ODV con molti soci, può non essere indifferente per la cassa dell’associazione.

Alternative efficaci possono essere considerate l’avviso tramite fax e/o email e la c.d. raccomandata a mano (cioè una copia della convocazione consegnata a mano e controfirmata per avvenuta ricezione dal socio, mezzo che però può risultare oggettivamente assai difficoltoso e defatigante) in quanto dotati di un sistema che permette di riscontrare l’invio e l’avvenuta ricezione e lettura, mentre sconsigliabili appaiono i mezzi di convocazione tramite sms o lettera semplice.

Deve farsi un cenno all’avviso di convocazione tramite affissione dello stesso nella sede dell’associazione. Pur costituendo tale modalità quella più diffusamente prevista dagli statuti di ODV, deve al riguardo rilevarsi:

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–per un verso, che non v’è alcuna prova della sua effettiva conoscenza da parte dei soci, anche perché spesso la sede sociale corrisponde alla residenza privata del Presidente; –per altro verso, che una volta prevista dallo statuto (che corrisponde alla libera determinazione della volontà dei fondatori e che viene accettato da tutti i soci), si presume che tutti i soci abbiano accettato preventivamente anche l’impossibilità di poter provare la regolarità della convocazione e ciononostante ritenerla valida.

A parere di chi scrive, comunque, si tratta di una forma di convocazione che può creare seri problemi e alla quale sono preferibili i mezzi su indicati (inseriti, nello statuto, come alternativi l’uno all’altro).

Ora, per quanto riguarda il quorum costitutivo e quello deliberativo, la determinazione delle relative maggioranze è lasciato alla libera volontà di coloro che formano lo statuto, dovendosi in ogni caso (a seconda anche del tipo di importanza o delicatezza delle decisioni da adottare) garantire dei parametri numerici che possano far ritenere comunque sostanzialmente perseguito e ottenuto lo scopo di attribuire le decisioni che riguardano la vita associativa a un numero di partecipanti sufficientemente rappresentativo della totalità degli aderenti.

In ogni caso alla fattispecie assembleare è applicabile l’art. 21 c.c. (previsto per le associazioni riconosciute), da interpretarsi nel senso che la libera determinazione nell’ideare lo statuto non possa prevedere maggioranze al di sotto di quelle previste dalla norma codicistica.

L’art. 21 prevede che le delibere associative sono valide se adottate: –in sede di prima convocazione, a maggioranza dei voti e con la presenza di almeno la metà degli associati; –in seconda convocazione, qualunque sia il numero degli intervenuti.

Ciò significa che per la prima convocazione deve essere presente (anche per delega, facendo attenzione, in sede di previsione statutaria, a che il numero di deleghe che ogni socio può avere non sia eccessivo) almeno la metà dei soci (arrotondando all’unità superiore nel caso in cui il loro numero sia pari) che potrà poi deliberare a maggioranza semplice dei presenti.

In seconda convocazione invece (che deve essere prevista a distanza di almeno 24 ore dalla prima) è sufficiente la maggioranza semplice calcolata sulla base degli intervenuti, qualunque sia il loro numero.

Alcuni argomenti, in quanto particolarmente delicati e di rilevante importanza per la vita dell’associazione – come quelli relativi alle modifiche dello statuto e allo scioglimento dell’associazione, di cui si dirà di seguito – necessitano invece di essere trattati in sede di Assemblea straordina-

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