8.4. I documenti indispensabili per fare fund raising

6. Valutazioni dei risultati. Verificare i risultati rappresenta il sesto e ultimo step del ciclo che è subito pronto a ricominciare, dopo le opportune correzioni che l’esperienza passata ha suggerito. Finché non si è testato e ritestato i propri risultati non si può essere sicuri di avere stabilità.

8.4. I documenti indispensabili per fare fund raising

Una delle prime cose che un’associazione si deve preoccupare di fare, prima di cimentarsi nella raccolta fondi, è redigere il Documento Buona Causa (DBC), un documento che riassuma una serie di informazioni utili per rappresentare l’associazione di fronte al suo pubblico interessato (donatori, volontari, personale retribuito, sponsor, pubblica amministrazione, ecc.).

Il DocumentoBuona Causa è un passaggio fondamentale per la costruzione del piano di fund raising perché rappresenta l’espressione della causa, ovvero di tutte le ragioni per le quali si dovrebbe contribuire alla sua promozione.

Per realizzare un fund raising di successo, il Documento Buona Causa, deve essere ben articolato e compreso da tutti coloro che rappresentano l’organizzazione agli occhi dei potenziali donatori, deve inoltre essere comunicato con entusiasmo e in modo persuasivo a coloro da cui si cerca di ottenere una donazione.

Il Documento Buona Causa contiene due elementi fondamentali: il documento stesso, utilizzato per uso interno e la Documentazione Promozionale, che comunica la buona causa al pubblico. Il DBC propriamente detto fornisce una serie di informazioni su tutto quello che un potenziale donatore potrebbe aver bisogno o desiderio di sapere sull’organizzazione.

Nel DBC si trovano le seguenti componenti: 1. Mission: una dichiarazione morale significativa delle esigenze e dei problemi umani e sociali per far fronte ai quali esiste l’organizzazione. La mission risponde alla domanda «perché esiste l’organizzazione?». 2. Obiettivi strategici: dichiarazioni generali che definiscono ciò che l’associazione si propone di ottenere nel far fronte alle esigenze e ai problemi identificati nella mission. Gli obiettivi strategici rispondono alla domanda «che cosa, che bisogni serve l’associazione?». 3. Obiettivi operativi: dichiarazione su ciò che l’associazione farà per provvedere al raggiungimento degli obiettivi strategici. Questi obiettivi devono essere misurabili, raggiungibili, limitati nel tempo e devono guardare ai risultati. Rispondono alla domanda «come – in che modo si risolveranno le sfide che si vogliono affrontare?». 4. Programmi e servizi: descrizione dettagliata delle modalità secondo cui

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l’organizzazione mette in atto i propri obiettivi operativi, da definirsi in base alle persone coinvolte. 5. Organi di governo:spiega come viene eletto e nominato l’organo direttivo, come funziona, come rappresenta la comunità e la popolazione coinvolta nei servizi erogati. 6. Personale: determina la composizione del personale, sia retribuito, sia volontario, per un’efficace erogazione dei programmi e dei servizi. 7. Strutture o meccanismi di erogazione dei servizi: descrizione dell’ambiente fisico e delle procedure usate per realizzare il programma. 8. Finanze: materiali espositivi, numerici e grafici che illustrano chiaramente il modo in cui l’organizzazione acquisisce e spende le proprie risorse finanziarie. 9. Pianificazione, sviluppo e valutazione dell’organizzazione: descrizione dei processi a lungo e breve termine usati dall’organizzazione, con chiara indicazione degli obiettivi futuri. 10. Storia della nascita e della crescita dell’associazione: breve descrizione di come e perché l’associazione è nata, indicando chi l’ha formata e quali sono stati i risultati ottenuti.

Èbene che il Documento Buona Causa venga scritto da una sola persona che, dopo aver intervistato i fondatori dell’associazione, i presidenti, i volontari, i dipendenti e dopo aver raccolto il materiale informativo e promozionale distribuito negli anni, sottoporrà al comitato associativo una proposta di DBC.

Una volta terminato il DBC verrà personalizzato e aggiornato cogliendo tutte le informazioni che giungeranno dai costituenti dell’associazione ovvero da tutti coloro che hanno o prenderanno parte alla vita associativa. Questo documento è utile in quanto fornisce l’identità dell’associazione. Ad esso attingeranno il copywriter, il grafico, il responsabile marketing, nel momento in cui dovranno preparare il materiale promozionale composto da brochure, proposte di finanziamento rivolte alle fondazioni bancarie o civili, mailing, prospetti di raccolta capitali, comunicati stampa, giornalini delle organizzazioni, newsletter, discorsi e interventi durante convegni e seminari, conversazioni faccia a faccia per conoscere i potenziali donatori e sollecitarli.

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