7.3. Come si predispone il bilancio sociale

L’obiettivo, dunque, è quello di incrementare l’utilizzo del bilancio sociale da parte delle organizzazioni di volontariato.

Non si tratta però di uno strumento semplice e la sua costruzione è necessariamente un processo, a volte complesso, che ha bisogno di supporto e indirizzo.

Tuttavia, la stessa Agenzia delle ONLUS, nelle proprie linee guida, recependo le istanze del mondo del volontariato, ha previsto la possibilità per le piccole ODV di effettuare la rendicontazione sociale con la sola relazione sociale; ciò al fine di non appesantire le ODV di incombenze burocratiche ma di dare a ciascuna associazione lo strumento di rendicontazione più adatto alle proprie dimensioni ed esigenze.

7.3. Come si predispone il bilancio sociale

Considerata la finalità principale del bilancio sociale, ovvero quella di rispondere alle esigenze conoscitive degli stakeholder, è importante, non solo individuare i principi a cui esso deve ispirarsi, ma anche i criteri e le modalità per la sua predisposizione.

A tal fine un prezioso contributo è stato fornito dall’Agenzia delle ONLUS che, con atto di indirizzo approvato con deliberazione del Consiglio del 15 aprile 2011 n. 147, ha dettato le linee guida e schemi per la redazione del bilancio sociale delle organizzazioni non profit (consultabile sul sito dell’Agenzia, www.agenziaterzosettore.it).

In particolare, proprio con riferimento alla predisposizione del bilancio sociale, l’Agenzia delle ONLUS ritiene auspicabile: –che la decisione di stesura e pubblicazione del bilancio sociale sia assunta dal vertice dell’organizzazione non profit e che esso si impegni a creare condizioni idonee a divulgare il documento e a migliorarne nel tempo l’efficacia informativa; inoltre, la condivisione di tale decisione, quantomeno all’interno degli organi di governo dell’organizzazione non profit, costituisce una premessa importante per la raccolta delle informazioni e, più in generale, per lo sviluppo di un efficace ed efficiente processo di rendicontazione; –che il vertice dell’organizzazione non profit definisca le politiche di coinvolgimento degli stakeholder da realizzare nell’ambito del processo di rendicontazione sociale, al fine di creare i presupposti per un bilancio sociale partecipato o, quantomeno, per sviluppare attività di confronto con l’obiettivo di valutare l’efficacia informativa del documento; –che sia individuato un Gruppo di Lavoro preposto alla realizzazione delle attività di rendicontazione sociale. Il gruppo deve assicurare il rispet-

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to dei principi di rendicontazione, la raccolta e la sistematizzazione delle informazioni necessarie per la stesura del documento, lo sviluppo delle attività di coinvolgimento degli stakeholder e di diffusione del documento; la composizione ideale del Gruppo di lavoro deve, quindi, contemplare soggetti interni all’organizzazione non profit in grado di assicurare il conseguimento di tali obiettivi (ad esempio, un consigliere, i responsabili delle principali aree operative, il responsabile amministrativo, il responsabile della qualità, il responsabile della comunicazione, ecc.); –che al processo di rendicontazione sociale, da cui discende la periodica pubblicazione del bilancio sociale partecipino gli stakeholder interni ed esterni all’organizzazione non profit con i quali il Gruppo di Lavoro sia in grado di interfacciarsi nel tempo.

L’Agenzia delle ONLUS, sempre nel richiamato atto di indirizzo, individua diverse fasi in cui dovrebbe articolarsi il processo di realizzazione del bilancio sociale: – una prima fase, in cui gli organi istituzionali conferiscono il mandato per la realizzazione del bilancio sociale definendo gli ambiti oggetto di rendicontazione. – una seconda fase, consistente nell’organizzazione del lavoro, attraverso la costituzione di un Gruppo di lavoro interno e la definizione di un piano di lavoro, che contempli tutte le fasi del processo di rendicontazione, sulla base del mandato rilasciato dagli organi istituzionali. – una terza fase, in cui si procede alla raccolta delle informazioni e alla stesura del documento. In particolare, dovranno essere raccolte le informazioni qualitative e quantitative reperibili dal Gruppo di lavoro con il supporto di stakeholder interni (consiglieri, dipendenti, ecc.) ed esterni (soggetti con cui sono state sviluppate attività nel corso dell’esercizio), procedendo poi alla redazione di bozze intermedie del bilancio sociale da sottoporre al vaglio degli organi di governo, al fine della sua validazione e approvazione. – una quarta fase, concernente l’approvazione e la diffusione del bilancio sociale. Il documento redatto deve essere approvato dall’organo di governo e la successiva comunicazione potrà essere realizzata sulla base di un piano più o meno articolato di azioni di diffusione del documento e di confronto con gli stakeholder, nonché mediante l’attivazione di una serie di canali e di iniziative che l’organizzazione non profit ritenga coerenti con gli obiettivi di trasparenza informativa e con l’onere che tali programmi comportano sia sul fronte economico, sia sul fronte operativo. Le attività di confronto (stakeholder engagement) possono comportare un differente grado di coinvolgimento degli

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stakeholder e possono essere realizzate non solo al termine della stesura del documento, ma anche nelle precedenti fasi di rendicontazione, e ciò al fine di cogliere le aspettative informative che ruotano intorno al bilancio sociale, oltre che la valutazione delle informazioni fornite nello stesso. –una quinta fase, infine, consistente nella valutazione delle informazioni e nella definizione degli obiettivi di miglioramento. In sostanza, in base alla valutazione delle informazioni complessivamente acquisite nelle precedenti fasi del processo, dovrà procedersi alla individuazione delle eventuali criticità interne ed esterne emerse sul piano informativo e operativo, alla definizione degli obiettivi di miglioramento da perseguire con la successiva edizione del bilancio sociale, anche grazie alla definizione di eventuali azioni correttive o allo sviluppo di nuove attività.

Considerato che, come si è visto, il bilancio sociale si ispira a una logica di partecipazione dei soggetti esterni e, in modo particolare degli stakeholder, è utile e necessario che nello stesso siano indicate: –le modalità di identificazione delle diverse categorie di stakeholder, il tipo di relazione instaurato con ciascuna di tali categorie, le esigenze e le aspettative di ciascuna categoria presunte e/o rilevate dall’organizzazione non profit; –le politiche di coinvolgimento degli stakeholder definite, le azioni effettivamente realizzate (modalità e strumenti di coinvolgimento), le fondamentali questioni e criticità emerse e le eventuali conseguenti decisioni e interventi di miglioramento effettuati dall’organizzazione.

Infine, è importante che il bilancio sociale abbia diffusione più ampia possibile per raggiungere il suo scopo.

Le modalità di diffusione possono essere diverse.

Il documento può essere presentato in modo cartaceo oppure su supporti digitali (CD o DVD interattivi o file da scaricare dal sito dell’ente) e la sua distribuzione può essere associata a eventi o a semplici attività relazionali promosse dall’organizzazione (ad esempio spedizione del bilancio sociale agli associati o agli utenti dei servizi erogati, ai finanziatori, a potenziali nuovi finanziatori durante una campagna di fund raising, distribuzione durante specifiche manifestazioni, ecc.).

È essenziale, inoltre, che il bilancio sociale sia pubblicato sul sito internet dell’organizzazione non profit, o veicolato da eventuali siti internet titolati, oppure mediante reti e network a cui l’organizzazione partecipa.

Possono essere anche organizzati workshop o convegni volti a condividere il processo di rendicontazione sociale e a presentare i contenuti del bilancio sociale.

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