3.4. Rendicontazione

–definizione delle procedure di gestione delle singole attività e assegnazione delle relative responsabilità; –definizione delle procedure relative alla sicurezza dei luoghi di lavoro e assegnazione delle relative responsabilità; –piano finanziario, definizione del budget, delle procedure di gestione e assegnazione delle relative responsabilità.

È evidente che anche per la gestione di un servizio relativamente complesso, è necessario acquisire competenze e capacità tali da garantire che la sua gestione non determini problematiche che possano mettere in difficoltà non solo il servizio ma, principalmente, l’ODV stessa.

3.4. Rendicontazione

La rendicontazione di un progetto è un’attività molto complessa che ha bisogno dell’acquisizione di competenze specifiche.

Innanzitutto occorre evidenziare che sono la rendicontazione finanziaria del progetto e i rapporti di avanzamento (progress report) le attività fondamentali che permettono di: –monitorare il progetto; –raggiungere gli obiettivi rimanendo nell’ambito dei costi previsti; –usare correttamente i fondi erogati.

L’attività di rendicontazione, ovviamente, deve essere estremamente precisa, perfettamente connessa con la documentazione prodotta durante la gestione del progetto, organizzata e disponibile per qualunque verifica possa essere avviata da parte degli enti erogatori e, anche, dei partner.

Anche la rendicontazione, quindi, come la gestione di un progetto o di un servizio sociale è un’attività che richiede competenza e organizzazione.

La documentazione che occorre produrre per una corretta rendicontazione è in genere di tre tipologie: –tecnica; –amministrativa; –legale, contabile, fiscale.

Ovviamente, tale documentazione è relativa esclusivamente ai costi ammissibili, essendo esclusa automaticamente dalla rendicontazione e dal finanziamento tutta quella relativa ai costi non ammissibili.

La documentazione tecnica, ove richiesta, è costituita da relazioni descrittive delle parti del progetto realizzate e dei risultati conseguiti, presentata alla scopo di chiedere il relativo contributo economico.

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È un documento nel quale devono essere descritti gli obiettivi perseguiti, le attività realizzate, i risultati raggiunti e gli eventuali scostamenti sia dalla fase descritta sia dal progetto generale.

In genere, tale documentazione deve essere prodotta almeno al raggiungimento del 50% delle attività di progetto realizzate e alla fine del progetto stesso.

La documentazione amministrativa è costituita, in genere, da: –contratti del personale interno; –contratti e lettere d’incarico del personale esterno (es. consulenti); –contratti d’affitto delle sedi; –contratti assicurativi; –eventuali contratti con i fornitori di materiale, di prestazioni (es. manutenzione) o di utenze; –eventuali contratti di noleggio delle attrezzature.

Altra documentazione amministrativa è quella richiesta in maniera specifica dall’ente erogatore.

Al documento tecnico di cui sopra deve essere sempre affiancato il documento contabile, che descrive i costi sostenuti, relativi alle voci di spesa ammissibili.

Al documento contabile devono essere allegati i principali documenti dimostrativi delle spese effettuate.

Tutti i documenti contabili devono essere invariabilmente riferiti alla specifica voce di spesa ammessa a finanziamento e allo specifico progetto, pena l’inammissibilità del documento a rendicontazione e il riconoscimento della spesa.

I documenti sono: fatture, ricevute fiscali, note spese, scontrini fiscali parlanti e, ovviamente, devono rispettare le prescrizioni delle norme di Legge relativamente al contenuto di ciascuno di essi.

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