UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI UDINE DIPARTIMENTO DI ECONOMIA, SOCIETA' E TERRITORIO
CORSO DI COMUNICAZIONE A.A. 2002-3
DISPENSA
COMUNICAZIONE INTERPERSONALE UN ESEMPIO: IL COLLOQUIO DI SELEZIONE DEL PERSONALE A CURA DI LAURA PRAVISANO
A.A. 2002-3
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INDICE
1.
INTRODUZIONE
2.
IL COLLOQUIO DI SELEZIONE
3.
2.1
MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO
2.2
POSSIBILI DOMANDE
COMPILAZIONE DEL CURRICULUM VITAE 3.1
4.
SCHEDA PER LA COMPILAZIONE DI UN CURRICULUM VITAE
LA LETTERA DI PRESENTAZIONE
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1.
INTRODUZIONE
All’interno del vasto insieme chiamato COMUNICAZIONE abbiamo fatto rientrare la COMUNICAZIONE INTERPERSONALE di cui consideriamo a titolo esplicativo il COLLOQUIO DI SELEZIONE DEL PERSONALE, costituito sia da elementi rientranti all'interno della COMUNICAZIONE VERBALE sia da elementi che sono considerati afferenti ad un tipo di COMUNICAZIONE NON VERBALE.
COMUNICAZIONE COMUNICAZIONE INTERPERSONALE
NON VERBALE VERBALE
COLLOQUIO DI SELEZIONE
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In questo evento comunicativo, ovvero il COLLOQUIO DI SELEZIONE, EMITTENTE e RICEVENTE sono di volta in volta il SELEZIONATORE e il CANDIDATO; il CONTESTO è la SELEZIONE DEL PERSONALE. Consideriamo una semplificazione del tipo di comunicazione verbale che intrattengono l’addetto alla selezione e il candidato:
EMITTENTE
SELEZIONATORE che fa una domanda
RICEVENTE
CANDIDATO che ascolta e si prepara a rispondere
EMITTENTE
CANDIDATO che risponde alla domanda
RICEVENTE
SELEZIONATORE che ascolta e valuta la risposta
Naturalmente entrano a pieno titolo a far parte del colloquio anche l’insieme degli aspetti
non
verbali
che
sottendono
una
comunicazione
[LINK:
APPROFONDIMENTI: Dal punto di vista della pragmatica della comunicazione (pensiamo ad esempio a P. WATZLAWICK, Y. H. BEAVIN, D. D. JACKSON, Pragmatica della comunicazione, Astrolabio, Roma 1971) ogni comportamento umano che si verifica all’interno di un contesto interattivo implica una forma di comunicazione. Ogni comportamento costituisce perciò un veicolo di informazioni, per cui è possibile considerare inesistente la variabile “NON COMUNICAZIONE” anche in presenza di un tipo di comunicazione non intenzionale o inconsapevole delle singoli componenti del processo comunicativo. Sembra, inoltre, non paradossale ritenere che perfino i silenzi siano talvolta molto eloquenti]. Entrambi gli interlocutori ricoprono il ruolo di EMITTENTE e RICEVENTE in quanto nel colloquio comunicano sia verbalmente sia non verbalmente qualcosa all’altro e reagiscono di conseguenza.
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SCOPO DELLA COMUNICAZIONE: 1) DEL SELEZIONATORE: VALUTARE SE IL CANDIDATO È IDONEO ALL’INCARICO DA RICOPRIRE 2) DEL CANDIDATO: VALUTARE SE SI È DISPOSTI A RICOPRIRE L’INCARICO PROFESSIONALE IN QUESTIONE (Se si confà alle proprie aspettative professionali, se è interessante e se ci si sente motivati a svolgere tale mansione lavorativa, ecc.) Ecco che se vogliamo concentrare la nostra attenzione sugli obiettivi del COLLOQUIO DI SELEZIONE dal punto di vista del selezionatore dobbiamo necessariamente allargare la voce SCOPO DELLA COMUNICAZIONE sino a comprendere almeno quattro scopi: • ACCERTARE CHE IL CANDIDATO POSSIEDA I REQUISITI RICHIESTI DALLA MANSIONE • FORNIRE AL CANDIDATO I DATI SULL’AZIENDA E LA POSIZIONE OFFERTA • CONTROLLARE VALIDITÀ E ATTENDIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI GIÀ DISPONIBILI SUL CANDIDATO • CREARE NEL CANDIDATO UNA BUONA IMPRESSIONE DELL’AZIENDA
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Il RICEVENTE è: - colui che interagisce con l’emittente [risposta esatta] - colui che presenzia al colloquio [risposta esatta] - colui che si propone per una mansione lavorativa [risposta esatta] Durante
un
COLLOQUIO
DI
SELEZIONE
il
selezionatore
può
essere
favorevolmente colpito da: - un’eccessiva timidezza - puntualità del candidato [risposta esatta] - grande capacità di adattamento [risposta esatta] - trascuratezza nel vestire Il colloquio di selezione può, quindi, essere considerato un’intervista, guidata dal selezionatore, volta a testare una persona che si presenta, in qualità di candidato, per ricoprire un dato incarico lavorativo. Esso può avvenire in risposta ad una domanda o ad un’offerta di lavoro, noti tramite un pubblico annuncio o una lettera privata. Si distinguono due tipologie di colloqui di selezione: 1. COLLOQUIO CONOSCITIVO: primo colloquio tra ditta e candidato, volto ad acquisire informazioni generali da entrambe le parti al fine di conoscersi, della durata media di venti minuti nel caso si tratti di un lavoro a tempo determinato, di un’ora nel caso di un lavoro a tempo indeterminato. 2. COLLOQUIO/I SUCCESSIVI: colloquio/colloqui successivi al colloquio conoscitivo, volti a stabilire l’effettiva rispondenza del candidato alla mansione lavorativa per cui si presenta, della durata media di dieci/quindici minuti per un lavoro a tempo determinato, di quaranta minuti per un lavoro a tempo indeterminato. INFO: WWW.UNIUD.IT/COMUNICAZIONE/
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2.
2.1
IL COLLOQUIO DI SELEZIONE
MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL COLLOQUIO
Il contenuto dell’intervista frontale si presenta come una discussione in gran parte incentrata sui dai presenti nel curriculum, che, nella maggioranza dei casi, è già stato presentato al selezionatore, e sulle proprie ambizioni lavorative. Le domande poste dal selezionatore al candidato, generalmente, vertono sul percorso di studi intrapreso e sulle esperienze professionali finora svolte. Alcune domande possono concentrarsi sulle ragioni dei cambiamenti dei lavori precedenti, sulle motivazioni al lavoro per cui ci si è presentati (aspettative, ambizioni), sulla propria situazione familiare, su eventuali condizioni fisiche e di salute, su problemi personali particolari che secondo il selezionatore possono essere delucidati dal candidato al fine di fornire una più chiara immagine di sé e alla propensione a quella data mansione. Da parte dell’intervistatore vengono fornite informazioni sull’azienda, sulla posizione offerta, sull’ambiente e sulle condizioni di lavoro e vengono possibilmente messe in atto delle strategie di gestione dell’orientamento del candidato. Resta assodato che ogni intervista è in sé diversa e unica in quanto cambiano di volta in volta uno o più variabili (il tipo di mansione lavorativa, i candidati, i selezionatori, gli scopi sottesi a tale comunicazione), pertanto la durata e i temi approfonditi cambiano a seconda delle circostanze. Per la buona riuscita del colloquio si suggerisce al candidato di essere sincero e di assicurarsi di aver detto tutto ciò che può essere utile a fornire al selezionatore una chiara immagine di sé.
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2.2
POSSIBILI DOMANDE
-
Come è giunto ad interessarsi della nostra azienda?
-
Per quali motivi ritiene che il contenuto dell'inserzione possa interessarla?
-
Vuole riassumere liberamente i punti principali del suo curriculum?
Riguardo il curriculum scolastico: - Quali le materie preferite a scuola? Quali le meno preferite? -
Quali le difficoltà ed i problemi incontrati? Come sono stati affrontati?
-
Quale rapporto tra studi ed attività lavorative?
Riguardo il curriculum lavorativo: -
In che tipo di azienda ha operato (settore, organico, struttura)? Giudizi e valutazioni.
-
Quali sono le tappe significative nello sviluppo professionale?
-
Che cosa le è piaciuto di più? Che cosa di meno?
-
Quali influenze della famiglia nelle scelte professionali?
-
Quali sono le responsabilità che è disposto ad assumersi?
-
Vuole fare un'analisi dettagliata della sua ultima occupazione?
-
Quali sono i traguardi lavorativi che si prefigge di raggiungere? Entro quanto tempo?
Interessi extralavorativi: -
Come preferisce trascorrere il tempo libero?
Riguardo la situazione familiare: -
Come è composta la sua famiglia?
-
Quali attività svolgono i suoi familiari?
-
Si ritiene simile, o diverso, per carattere ai suoi fratelli o sorelle?
Carattere: -
Quali ritiene siano i suoi punti di forza? Quali le sue limitazioni?
-
Quali aspetti potrebbe migliorare?
-
Vuole fare una descrizione libera di sé e del proprio carattere?
-
Quanto è attaccato alle proprie idee? È disponibile a cambiare parere?
-
Quali sono le sue reazioni e difese a situazioni frustranti o stressanti?
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3.
COMPILAZIONE DEL CURRICULUM VITAE
Elemento chiave nel colloquio di selezione il curriculum diventa ora oggetto di una sintetica trattazione. Una volta redatto, il curriculum può essere riletto anche alla luce delle possibili domande sopraindicate che un selezionatore può porre ad un intervistato in modo da scoprire quali domande è possibile che gli siano sottoposte e quali risposte si è in grado di fornire, non tanto per attuare una prefigurazione del colloquio, cosa che, anzi, potrebbe agitare il futuro candidato e persino sviarlo (in quanto non è detto che le domande prima presentate siano necessariamente quelle che saranno poste in un colloquio di lavoro), ma per riflettere su se stessi, sulle motivazioni delle scelte passate e sulle aspettative che si possiedono per quanto attiene il campo lavorativo (Cosa si vuole fare? Perché?). Tale consapevolezza di sé conferisce una maggiore chiarezza di idee ed una maggiore sicurezza in se stessi che può consentire di indirizzare meglio le propria vita verso un certo tipo di scelte piuttosto che altre. L'analisi del curriculum (fatto pervenire tramite posta, e-mail o di persona) consente al selezionatore di fornirsi un'immagine del candidato sulla cui base, spesso, attua una prima selezione, ovvero decide se convocarlo per un colloquio conoscitivo. Se la convocazione a seguito della presentazione di un curriculum può essere indicativa del fatto che il selezionatore abbia valutato la persona potenzialmente idonea per quella mansione lavorativa (se si è convocati si è stati giudicati potenzialmente idonei per quella mansione), non si può dire lo stesso del contrario, ovvero non è detto che se non si è stati convocati si sia stati giudicati non idonei per quella mansione lavorativa e che pertanto occorra rinunciarvi almeno perché il curriculum potrebbe non essere INFO: WWW.UNIUD.IT/COMUNICAZIONE/
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stato preso in considerazione (l'azienda non sta cercando al momento personale o, al contrario, a seguito della comunicazione dell'offerta di lavoro da parte dell'azienda è pervenuto un numero considerevole di richieste di assunzione o, se inviato tramite email, potrebbe non essere pervenuto). Se si è ancora interessati alla mansione, si può telefonicamente richiedere informazioni riguardo la valutazione del proprio curriculum al responsabile della selezione del personale, si può inviarlo nuovamente facendo presente nella lettera di presentazione di far pervenire una seconda (o terza) volta il proprio curriculum e di essere ancora disponibili per un'eventuale colloquio conoscitivo in vista di un'assunzione. Il colloquio a seguito della consegna di un curriculum deriva sovente da una valutazione positiva del selezionatore, il quale ritiene di voler conoscere direttamente la persona in questione, sicché si può, per traslato, ritenere che tale candidato abbia salito il primo gradino della scala che porta verso una possibile assunzione per quella mansione, diversamente da quelli che non sono stati convocati per un colloquio conoscitivo.
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3.1
SCHEDA PER LA COMPILAZIONE DI UN CURRICULUM VITAE
Nome ……………………………..
Cognome …………………………….
Codice Fiscale …………………… Luogo di nascita …………………………... Stato civile ……………………..
Data di nascita ………………..
Nazionalità ………………………….
Residenza (Via e Numero civico) ……………………… C. A.. P. ……………. Località ………………………. Prov. …… Numero/i telefonico/i …………… e-mail (eventuale) …………………………. Domicilio o altro recapito (Via e Numero) ……………………………………… C. A. P. ……………… Località ………………………….
Prov. ………
Numero/i telefonico/i …………………………
Formazione (indicare, preferibilmente in ordine cronologico decrescente, il tipo di scuola frequentato, specificando per ciascuna l'anno del conseguimento del titolo ed il relativo il punteggio; citare eventuali corsi seguiti che possono essere ritenuti importanti per ottenere una qualifica professionale, specificando il periodo in cui si ha partecipato ad essi e la durata degli stessi) Lingue straniere conosciute (indicare, qualora si conoscano, la/e lingua/e straniera/e conosciuta/e e il livello di conoscenza ad essa relativo) Conoscenze informatiche (se vi sono, con specificazione del grado di conoscenza del/dei programma/i utilizzato/i)
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Esperienza professionale (indicare, generalmente in ordine cronologico decrescente se più di uno, i diversi impieghi svolti, precisando per ognuno il periodo in cui si ha lavorato, il tipo di impiego svolto, il settore di attività (eventualmente), la società per cui si ha lavorato e la località) Servizio militare (se assolto specificare il periodo in cui si ha prestato servizio) Interessi (eventuali; essi forniscono un'immagine più completa della persona di cui stanno leggendo il curriculum) Si autorizza il trattamento dei dati personali ai fini della selezione in base alla L. 31.12.1996, n. 675/676. Data e Firma
Il curriculum è ciò che serve a presentare noi stessi sicché da un punto di vista formale (il tipo di carattere, la grandezza del carattere, l'impaginazione, …) può essere personalizzato. Molti si affidano ormai alla videoscrittura, cosicché le nozioni di grafologia, che, talvolta, consentivano ai selezionatori di farsi un'idea del temperamento o del carattere di un individuo non sono più discriminanti.
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4.
LA LETTERA DI PRESENTAZIONE
Quando si parla di presentazione di un curriculum vitae occorre spendere alcune parole relative alla lettera di presentazione che lo accompagna. Essa è quel particolare tipo di messaggio scritto, contenente i dati personali del candidato, la data e la richiesta che il proprio curriculum allegato alla stessa possa essere preso in considerazione al fine di una possibile assunzione. Nella lettera si fa riferimento ad un'inserzione (riportando il giornale e il codice di riferimento, se presente, indicando la mansione per cui ci si presenta) da parte della società a cui ci si rivolge per una possibile assunzione (qualora si sia verificata tale situazione), si specifica di essere disponibili (qualora lo si fosse) per un eventuale colloquio conoscitivo, si fanno seguire un saluto formale e la firma. Perché è utile inserire una lettera di presentazione di questo tipo oltre al curriculum? Essa permette al selezionatore di comprendere per quale tipo di mansione si rende disponibile tale individuo, nonché rivelando la capacità da parte della stesso di relazionarsi in maniera formale con un possibile datore di lavoro.
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