Descriptor de Cargo: Asistente de Gerencia. Propósito del cargo: Facilitar el desempeño de las funciones gerenciales, brindando asistencia en la gestión administrativa de los recursos necesarios para realizarlas. Conductas asociadas
Competencias
Gestionar administrativam ente Recepcionar, ordenar y enviar correspondencia
Funciones principales Recepciona y envía correspondencia. Clasifica y distribuye correspondencia. Redacta correspondencia a partir de la información entregada. Crear y Recepcionar Solicitudes de Pedidos, por compras e inversiones para distintas aéreas de trabajo. Gestiona pases de ingreso a la Planta y los implementos de Seguridad EPP.
Coordinar eventos, recursos y servicios Organizar
Coordina y agenda reuniones (petición de salas, café, equipos, etc.) con los participantes involucrados. Organiza eventos y actividades propias del área, según requerimientos.
Coordinar viajes
Coordina las reservas de vuelos, traslados y alojamiento del área.
Coordinar flujo información
Mantiene permanentemente informada a su jefatura acerca de compromisos, plazos y requerimientos importantes.
Registra y mantiene actualizada toda la documentación requerida (ej.: Controlar documentos correspondencia enviada y recibida). Imprime y registra libro de actas de reuniones, cuando se requiere.
Controlar Controlar stock de insumos
Asegura el abastecimiento de insumos y artículos de escritorio para el área. Recibe y atiende a visitas.
Atender al cliente
Asistir al cliente
Atiende los requerimientos del cliente vía llamados telefónicos, emails y solicitudes formales. Gestiona los distintos requerimientos que soliciten los gerentes (ej.: envío de regalos corporativos de Navidad, gestionar firmas de documentos).
Requisitos de Entrada: ■ Experiencia: ►Deseable 3 años de experiencia en un cargo similar. ■ Estudios: ► Técnico nivel superior en Secretariado, Secretariado Bilingüe o equivalente. ■ Conocimientos deseables: ► MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) nivel intermedio. ► SAP nivel usuario. ► Inglés intermedio. ■ Características personales: ► Conciencia de seguridad y medio ambiente. ► Orientación al cliente. ► Orientación a resultados. ► Compromiso con la excelencia. ► Trabajo en equipo.
1