POLÍTICA CLIMA LABORAL
ENAEX
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
VP PERSONAS
POLITICA CLIMA LABORAL
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
CONTENIDO 1. DEFINICIÓN ........................................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 3 3. ALCANCE ............................................................................................................................... 3 4. INDICADORES ....................................................................................................................... 3 5. PROCESO .............................................................................................................................. 4 6. INSTRUMENTOS/HERRAMIENTAS ..................................................................................... 7 7. RESPONSABLES .................................................................................................................. 7 8. ANEXOS ................................................................................................................................. 7
2
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
1. DEFINICIÓN Definimos Clima Laboral como las percepciones compartidas por los miembros de la organización respecto al trabajo, el ambiente físico en que éste se da, las relaciones interpersonales en torno a él, su relación con su jefatura, entre otros factores que afectan su trabajo.
2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Asegurar condiciones laborales óptimas para que todos los trabajadores puedan desempeñar sus labores adecuadamente. 2.2. ESPECÍFICOS •
Hacer un diagnóstico periódico (indicadores) y un monitoreo constante respecto al Clima laboral, identificando las fortalezas del clima, así como las oportunidades de mejora.
•
Apoyar la gestión de los líderes de equipo con respecto a la gestión del Clima laboral, entendiendo que su rol es fundamental al momento de construir equipos.
•
Implementar planes de acción que apunten a la mejora y mantención del Clima laboral en la organización.
3. ALCANCE Todos los trabajadores del Grupo Enaex.
4. INDICADORES •
Puntaje obtenido anualmente en la medición de clima.
•
El objetivo es incrementar año a año los puntajes y mantenerse al menos en rango “bueno” (puntajes 70-84).
•
Este KPI se define en marzo de cada año y es la forma de medir a los líderes en su gestión de clima. Aplica a todos los ejecutivos de la compañía.
3
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
5. PROCESO 5.1. FLUJO DEL PROCESO “GESTIÓN DEL CLIMA LABORAL” 1. Medición de Clima Anual
5. Seguimien to
4. Implement ación de acciones
Gestión del Clima Laboral
2. Entrega de Resultados
3. Diseño de Planes de Acción
*Flujo anual puede incluir encuestas de pulso intermedias, en caso de ser requeridas. Tienen como objetivo ir viendo avances periódicos en preguntas críticas.
5.1.1
Medición
La medición de Clima se lleva a cabo anualmente de manera online a través de una Encuesta administrada por la Vicepresidencia de Personas por medio de un proveedor externo. Caso excepcional: Aplicación en papel: La encuesta tiene una aplicación online. Excepcionalmente las encuestas que deban ser aplicadas en papel conllevan las siguientes responsabilidades para la Red de Personas: • • • •
Acondicionar un espacio adecuado para responder la encuesta y citar a las personas un día determinado. Imprimir las encuestas que serán enviadas por DO. Cada encuesta contiene el nombre del segmento, manteniendo siempre el anonimato de la persona que contestó. Preparar un buzón cerrado para que los trabajadores ingresen sus encuestas. Enviar al corporativo para su posterior procesamiento realizado por empresa externa.
4
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
5.1.2
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
Entrega de Resultados
Las encuestas son procesadas directamente por el proveedor externo y luego los datos son subidos a una plataforma web desde donde el área de Desarrollo Organizacional y los líderes de la organización pueden ver y extraer los informes de resultados. Los informes son segmentados de acuerdo con la estructura organizacional y según lo previamente definido por DO. No podrán existir segmentos con un N inferior a 6 personas para resguardar la confidencialidad de las respuestas. Los informes son puestos a disposición de los líderes de cada área y redes de personas para que puedan ser comunicados a los diferentes equipos. Estos informes contienen la siguiente información: • • • • • •
Resultados generales del área por tema Preguntas con puntajes más altos Preguntas con puntajes más bajos Dimensiones críticas Comparación con otros grupos de la organización en similares condiciones Otros análisis pertinentes
Los líderes de los equipos deben organizar una reunión con sus colaboradores en los que se revisan los resultados obtenidos en la encuesta poniendo atención tanto en los puntos altos como en los puntos bajos de la encuesta. El objetivo de esta reunión es propiciar una conversación que permita tomar conciencia de aquellos aspectos que tienen un gran impacto en el clima y deben ser mejorados, y en conjunto generar planes de acción de mejora. Rangos de Criticidad La escala de medición de clima se divide en diversos rangos
Critico 0-49%
Regular 50-69%
Bueno 70-84%
Sobresaliente 85-100%
1. Crítico (Menor o igual a 49%): Al menos debe subir a regular y/o 4 puntos 2. Regular (50 a 69%): La meta es subir a bueno 3. Bueno (70 a 84%): Actualmente corresponde al promedio de la compañía y se espera que todas las áreas tengan como meta estar en este rango 4. Sobresaliente (85-100%): La meta es mantenerse
5.1.3
Diseño de Planes de Acción
5
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
Tras la bajada de resultados por equipo, DO genera los planes de acción transversales a la organización y cada área deberá fijar sus planes específicos por área. •
Planes de Acción Transversales: Son aquellos que apuntan a gestionar indicadores de Clima Organizacional que incluyen más de un área de la Compañía. Responsable: Desarrollo Organizacional
•
Planes de Acción Específicos: Son aquellos que apuntan a mejorar indicadores de poblaciones específicas de la Compañía (por ejemplo, un área dentro de la Vicepresidencia de Producción). Deben estar dirigidos a las dimensiones que mayor impacto tienen en los resultados. Los jefes son los responsables del clima de su área, para lo cual deberán definir y hacer seguimiento a los planes definidos en conjunto con el equipo. DO pondrá a disposición de los líderes una guía para ayudarlos a crear planes de acción simples pero que tengan impacto real en los resultados. Se deberá definir un mínimo de 1 y un máximo de 3 planes por segmento.
Respecto a los planes de acción específicos por área:
5.1.4
•
Recordar que cuando hablamos de clima hablamos del ambiente en que se desarrolla el trabajo, por lo que, así como se suele integrar acciones de camaradería como parte de los planes de acción, también sugerimos revisar en profundidad las causas de los puntajes más bajos y realizar acciones que apunten directamente a estas causas
•
No existe presupuesto de parte de DO para financiar acciones de clima, por lo que se sugiere considerarlo en la etapa de presupuesto.
•
Considera que el clima debe ser gestionado durante todo el año, por lo que sugerimos que los planes se instalen como una forma de trabajar, más que como acciones a corto plazo realizadas generalmente antes de las mediciones de clima
Implementación de acciones
Los planes de acción para gestión del Clima Organizacional podrán ser ejecutados por el mismo equipo, el líder del área, o bien por parte de un tercero si se considera necesario. Esta implementación es responsabilidad del líder del equipo y se asocia a una meta dependiendo del rango en que se encuentre el área. Seguimiento: Vicepresidencia de personas
5.1.5
Seguimiento
6
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
Los planes de acción serán monitoreados periódicamente, según las fechas de implementación y/o cierre propuestas en el diseño de las acciones. El trabajo de la red de personas y los líderes de equipo es clave en esta etapa.
6. INSTRUMENTOS/HERRAMIENTAS Plataforma externa de encuesta y gestión de resultados administrada por Vicepresidencia de Personas.
7. RESPONSABLES •
Desarrollo Organizacional: define herramienta de medición, coordina medición por medio de un proveedor externo. Recibe resultados procesados, genera análisis y disponibilizar los datos al resto de la compañía.
•
Líderes de área: generar un ambiente de trabajo grato, de camaradería y respeto, asegurando que sus trabajadores cuenten con los elementos necesarios para realizar su trabajo. Dar las facilidades para que su equipo pueda contestar la encuesta, y una vez realizada la medición comunicar los resultados al equipo, generar y ejecutar planes de acción.
•
Marketing interno: realizar una campaña comunicacional por distintos medios digitales y físicos durante todo el período de medición para asegurar la mayor cobertura.
8. ANEXOS Anexo 1: Cómo interpretar los resultados de clima y conducir una reunión de levantamiento de planes de acción (responsable, plazo, etc.) Cuando recibimos los resultados de clima debemos recordar que ese número, está representando una realidad respecto al ambiente interpersonal y físico en que se desarrolla el trabajo y, por lo tanto, los planes de acción deben apuntar a cambios reales en el clima laboral en que se desenvuelven nuestros colaboradores, y no a subir un número (lo que ocurrirá naturalmente si las condiciones mejoran). Es importante que la reunión de bajada con tu equipo cumpla con los siguientes tres objetivos: 1. Informativo: se presentan resultados 2. Identificación de causas que expliquen los resultados 3. Elaboración de planes de acción Teniendo en claro esto, lo primero es identificar las causas que explican los resultados. Para esto te sugerimos buscar la causa raíz, y entender que lo que primero vemos al examinar el clima, son síntomas de otras situaciones más profundas que pueden estar ocurriendo. Un ejemplo sería, un jefe que organiza actividades de camaradería, pero asiste consistentemente sólo la mitad del grupo. Una opción sería quedarse con las primeras
7
POLITICA CORPORATIVA
CÓDIGO
RH/POL-CORP-003.CL
REVISIÓN Nº
POLITICA CLIMA LABORAL
VP PERSONAS
FECHA INICIO VIGENCIA ARCHIVO
01-02-2019 Procedimientos/RH/POL-CORP003.politicaclimalaboral.docx
explicaciones: que no han tenido tiempo, por ejemplo. Sin embargo, si profundizamos más podríamos identificar situaciones como problemas interpersonales, conflictos entre equipos u otros. Una herramienta para determinar la causa raíz es la técnica de los “5 por qué”. Éste es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema. Es simple y rápida y consiste en preguntar 5 veces ¿por qué? Ejemplo: un asistente a la reunión de equipo dice: “aquí no todos trabajamos como equipo”, y el grupo en conjunto se plantea un por qué a esta frase. Luego se escucha la respuesta, por ejemplo: “porque nunca nos apoyamos frente a la urgencia que tiene el área”. Frente a esta respuesta volvemos a preguntar ¿por qué?... hasta 5 veces. Finalmente, la razón puede tener que ver con problemas en la distribución de las cargas de trabajo, con que no hemos explicitado la pedida de ayuda, etc. Una vez identificada esta causa, nos daremos cuentas que las acciones de corrección o la construcción de planes de acción será mucho más fácil y rápida. Una vez identificada la causa raíz, debemos abocarnos a las soluciones que deben quedar traducidas a un plan de acción. La técnica de "Lluvia de ideas" permite generar muchas ideas en un grupo a través de la participación espontánea de todos. Y la usaremos con el objetivo de: • •
Identificar las “causas” de las evaluaciones negativas Para “proponer” planes de acción que permitan la mejora
¿En qué consiste? • • • • •
Presente las causas que busca identificar, o el problema para el cuál buscará generar planes de acción Dé uno minuto para que los participantes piensen en el problema Solicite, en secuencia, una idea a cada participante Lleve al grupo a discutir las ideas y a escoger aquellas que son posibles de gestionar (en el caso de las causas) y de implementar (en el caso de los planes de acción) Promueva la priorización de las ideas, solicitando a cada participante que escoja las tres más importantes y llegando a consenso
Una vez se ha acordado un plan a seguir te sugerimos dejarlo registrado para posterior seguimiento.
8